Řízení a kontrola ve veřejné správě Řízení změn a řízení konfigurací ve VS Martina Ondrouchová, martina.ondrouchova@econ.muni.cz 2 Změny a konfigurace ̶ Změna je nepřetržitý a částečně nepředvídatelný a nejednoznačný proces, jehož prostřednictvím se organizace vyrovnává nejen se změnami prostředí, ale i se změnami ve vnitřním prostředí organizace. ̶ Konfigurace je definována všemi funkčními a fyzickými atributy výsledku, či výtvoru (produktu) projektu, které jsou jím realizovány nebo zdokumentovány. ̶ Odchylka od očekávaného/plánovaného stavu nebo průběhu procesu. ̶ Vyplývá z nejistoty nebo omezené míry možného poznání budoucnosti v době, kdy se vytváří plán/záměr. ̶ V řízení úkolů/projektů je nevyhnutelná. 3 Řízení změn Původní stav Změna Nový stav Change management 4 Řízení změn ̶ Významnou složkou řízení ̶ Zahrnuje plánování změny od stávajícího k požadovanému budoucímu stavu ̶ Snaha o co nejhladší a nejefektivnější přechod ̶ Je účelné změnu formalizovat a řídit, jinak hrozí ztráta kontroly nad změnami a posléze i nad celým úkolem/projektem ̶ Vhodná formalizace dokáže eliminovat i nejméně podstatné požadavky na změny ̶ Samotný management změn je obvykle chápán jako podproces operačního řízení projektu, event. managementu plánování lhůt, zdrojů a nákladů v rámci projektového managementu. 5 Oblasti řízení změn ̶ Řízení změny (management změn) – proces diagnostikování připravenosti na změnu, provádění změny a udržení změny ̶ Řízení konfigurací (management konfigurace)- je disciplínou managementu, používanou v průběhu životního cyklu příslušného výstupu (produktu) projektu/úkolu, aby byl získán přehled o jeho funkčních a fyzických znacích a umožnilo se jejich řízení. 6 Důvody změn ̶ Vnější vlivy ̶ Změna legislativy ̶ Změna názoru na výsledný produkt ze strany uživatele ̶ Změny na trhu ̶ Bližší a postupná specifikace produktu ̶ Omezení dodávek ̶ Vnitřní vlivy ̶ Organizační změny ̶ Nejistota v projektu/úkolu (nejsnost cíle, nepřesnost odhadu plánu) ̶ Nedostatečné plány (čas, zdroje, náklady) 7 Fáze řízení změn ̶ Identifikace změny ̶ Podnět na změnu nebo potřeba změny ̶ Zpracování a předložení požadavku na změnu ̶ Analýza změny ̶ Schválení/neschválení změny ̶ Implementace schválené změny ̶ Zavedení změny ̶ Sledování změny ̶ Ukončení ̶ Vyhodnocení změny, ̶ Uzavření. 8 Proces řízení změn Start Předložení návrhu na změnu Registrace návrhu na změnu Analýza změny Změna přijata Realizace Změna provedena /nápravné opatření přijata Tvorba a schválení finální zprávy o změně Konec Zdroj: Doležal a kol, 2012, upraveno 9 Předložení požadavku na změnu ̶ Podnět ke změně ̶ Zpracování a předložení požadavku na změnu ̶ Písemné zdůvodnění, proč má být změna provedena, co má být změněno a jaký cílový stav je požadován ̶ Změnový požadavek je dokument, který formalizuje podnět na změnu ̶ Požadavek na změnu může přijít zevnitř i zvenku 10 Registrace návrhu na změnu ̶ Na příslušném místě je proveden záznam, že byl předložen námět na změnu, kdy se tak stalo apod. ̶ Lze automatizovat 11 Analýza změny ̶ Analýza požadavku na změnu, tvorba variant řešení, analýza dopadů dané změny na stávající projekt/úkol ̶ Varianty řešení, hodnocení dopadů změny ve vztahu k variantám řešení, plán zavádění změn ̶ Výběr optimální varianty na základě předem daných kritérií (nákladovost, časová náročnost, specifikace výstupů apod.) 12 Změna přijata ̶ Schválení nebo neschválení změny kompetentním orgánem ̶ Kategorizace změn: ̶ Významné důsledky, které zásadně ovlivní projekt/úkol Schvaluje statutární orgán ̶ Podstatné důsledky významně ovlivňující projekt/úkol Schvaluje řídící výbor projektu/úkolu ̶ Méně podstatné důsledky bez významného vlivu na projekt Rozhoduje projektový manažer nebo vykonavatel úkolu 13 Realizace schválené (přijaté) změny ̶ Provedení změny ̶ Může vyžadovat delší časové období a komplexnější přístup, např. subprojekt komplexního projektu 14 Změna provedena ̶ Prověřit, že bylo provedeno vše, co bylo naplánováno, jaké jsou reálné dopady, zda nevznikly nějaké nové problémy atd. ̶ Prověření stavu konfigurace a případné dodatečné změny konfigurace (např. úprava uživatelského manuálu) ̶ V případě neshod je třeba provést nápravná opatření 15 Tvorba a schválení finální zprávě o změně ̶ Zpracování závěrečné zprávy o změně obsahuje chronologický popis jednotlivých fází změny ̶ Zpracovává se i v případě, že je rozhodnuto změnu nerealizovat, pak se uvádí důvody a argumenty, proč byla zamítnuta 16 Aspekty řízení změn ̶ Intenzivní komunikace a reporting ̶ Ztotožnění a pochopení změny ̶ Využívání tvůrčích technik (brainstorming, brainwriting ̶ Změna je realitou a součástí řízení všech projektů/úkolů ̶ Změny nemohou být řízeny nahodile ̶ Všechny změny musí být zaznamenány ̶ aj 17 Nejčastější chyby při řízení změn ̶ Změny nejsou důsledně dokumentovány ̶ Změny jsou analyzovány a plánovány bez účasti pracovníků, kteří je budou zavádět ̶ O změně nejsou včas informováni lidé pracující na projektu/úkolu ̶ Změna není schválena odpovědným orgánem 18 Řízení konfigurace ̶ „Pokud má produkt, který vyvíjíte, více než jednu verzi, více než jedno téma a více než jednoho člověka, který na něm pracuje, provádíte řízení konfigurací. Jedinou otázkou je, jak dobře to děláte“ (PCMS, SQL Software, Základy metody projektového řízení PRINCE2) ̶ Je potřeba k řízení tvorby, uchování a kontrole změn produktů Konfigurace a změny I. ̶ Svým charakterem je záležitostí objektovou a zahrnuje veškerá technická a organizační opatření pro: ̶ identifikaci konfigurace ̶ kontrola konfigurace ̶ vykazování stavu konfigurace ̶ audit konfigurace 19 Konfigurace a změny II. ̶ Na začátku projektu je předmět projektu, jako představa zadavatele, se systematickým shromažďováním a dokumentováním skutečného stavu konfigurace, kontrolou změn konfigurace, ověřováním transformace předmětu na výsledek a zajištění včasné informovanosti všech členů v rámci projektu. Jakost managementu konfigurace je rozpracována v ISO 10007, tj. Směrnici pro management konfigurace, která je jednou z norem ISO, ke kterým ČR přistoupila. ̶ V ISO 10 006 je tento proces začleněn do skupiny procesů managementu vzájemných závislostí, neboť určitá opatření v kterémkoliv procesu mohou ovlivňovat jiné procesy 20 21 Strategie řízení konfigurací ̶ Tvořena během nastavení projektu/úkolu ̶ Definuje: ̶ Postup řízení konfigurace ̶ Postup řízení problémů a změn ̶ Role a odpovědnosti pro tyto aktivity a všechny nástroje a techniky, které mají být použity ̶ Stupnice pro prioritu problémů/změn ̶ Stupnici pro měření vážnosti problému/změny s propojením na stupeň řízení ̶ Použití změnové komise a změnový rozpočet ̶ Změnová komise ̶ Změnový rozpočet 22 Přehled o řízení konfigurací ̶ Účelem řízení konfigurací je identifikovat, sledovat a ochraňovat produkty během jejich přípravy ̶ Cílem je dosažení řízeného a sledovatelného vývoje produktu prostřednictvím řádně autorizovaných specifikací, designu, vývoje a testování 23 Řízení konfigurací ̶ Proces řízení změn prvků obsažených v produktu ̶ Kterákoliv verze produktu či kterékoliv prozkoumání témat, které produkt tvoří, mohou být kdykoliv opět získány, a že výsledný produkt bude vždy budován stejným způsobem ̶ Vylepšování produktů a speciální varianty tvoří potřebu řídit více verzí produktu 24 Obsah řízení konfigurací ̶ Zaznamenání, jaké komponenty nebo produkty jsou požadovány k vytvoření produktu ̶ Poskytování identifikátorů a čísel verzí pro všechny produkty ̶ Řízení přístupů a změn komponent produktu poté, co byly autorem prohlášeny za ukončené, ̶ Poskytování informací o dopadech možných změn, ̶ Udržování informací o propojeních mezi jednotlivými částmi produktu ̶ Poskytování informací o stavu produktu ̶ Místo pro skladování popisu produktů ̶ Ujištění managementu, že jsou produkty vyvíjeny ve správném pořadí 25 Důležitost řízení konfigurací ̶ Klíčová role v managementu ̶ Poskytují vstup a verifikaci pro plán ̶ Bez řízení konfigurací není možné provádět adekvátní řízení změn ̶ Poskytuje podklady pro řízení kvality ̶ Pomáhá managementu zjistit, jak by měla být aktiva organizace, kdo je odpovědný za jejich bezpečnost apod. ̶ Umožňuje sledovat trendy v problémech (např. které produkty jsou měněny pravidelně – prevence) ̶ Umožňuje sledovat výdaje, kterým se produkty mohou vrátit v případě problémů ̶ V konečném důsledku zvyšuje bezpečnost – svévolná změna je složitější ̶ Z archivu konfigurací lze vydat jakoukoliv předešlou verzi 26 Atributy řízení konfigurací ̶ Baseline – „zmrazený“ obraz toho, které produkty a jejich verze tvoří určitou situaci ̶ Výkaz stavu produktů – umožňuje porovnání s plány a poskytuje sledování změn produktů ̶ Audit konfigurací – kontrola, zda je zaznamenaný popis produktů v souladu s fyzických vyjádřením a zda byly položky zabudovány do jejich specifikace ̶ Řízení balíku vydání – každé vydání produktu musí mít svoje identifikační číslo ve stejné formě jako čísle verze uvedené pro produkt 27 Lewin Sheinův model procesu změny BĚLOHLÁVEK, F., KOŠŤAN, P., ŠULEŘ, O. Management. 2006. 28 Techniky pro překonání odporu ke změně ̶ Osvěta a komunikace. Vysvětlení potřeby a logiky změny je efektivní technikou redukce odporu vůči změně. Častokrát nemají lidé dostatek informací, aby správně pochopili změnu, a vnímají proto nepřiměřeně její vliv na ně. ̶ Participace a zapojení. Manažeři mohou překonat odpor ke změně tím, že pracovníky zapojí do přípravy a implementace změny. Pomáhá to odstranit nejistotu a nedorozumění. ̶ Usnadnění a podpora. Podpora v podobě výcvikových programů, volna v přechodném období apod. rovněž efektivně redukuje odpor. ̶ Vyjednávání a dohoda. Častokrát musí manažeři vyjednávat se silnými individualitami nebo útvary, které požadují za akceptaci změny více zdrojů, protože se obávají omezení svého vlivu. ̶ Manipulace a kooptace. Manažeři mohou rovněž zvolit strategii skryté manipulace s jednotlivci nebo skupinami selektivním užíváním informací. Potenciální odpůrce mohou rovněž dosadit na významná místa v procesu změny. ̶ Explicitní a implicitní donucení. Pokud manažeři usilující o změnu mají nad jejími odpůrci výhodu moci, mohou podporu této změně vyžadovat pod pohrůžkou ztráty peněz nebo pozice. Tato strategie zpravidla má za následek ještě větší odpor v budoucnu. Je proto vhodná jen tehdy, pokud se změna musí uskutečnit rychle a není možnost použít jiné techniky 29 Zdroje, doporučená literatura ̶ Doležal J. a kol.: Projektový management podle IPMA. Grada, 2012. ̶ Bentley, C.: Základy metody projektového řízení PRINCE2. Wolters Kluwer, 2016. ̶ ŠULEŘ,O.: Manažerské techniky. Rubico,1995, 30 Děkuji za pozornost