Úvod do 2. generace Business Process Managementu FIT Brno 26/2/2009 Agenda Teorie úvodem Vymezení základních pojmů Případová studie Preciosa Lustry 2007/2008 Dimenze prakticky Strategie Procesy strana 2 Úvod do 2. generace BPM (2009) Procesy Pravidla podnikání Organizační struktury Znalosti Řízení rizik Služby IT strana 3 Úvod do 2. generace BPM (2009) POJMY Teorie úvodem Business Process Management (BPM) česky procesní řízení Manažerská disciplína a současně technologie využívající pro procesně orientované řízení podniku jeho architekturu podnikání BPM je zaměřen na řízení celého životního cyklu podnikání, což vyžaduje zvládnutí změn ve firemní kultuře. strana 4 Úvod do 2. generace BPM (2009) Širší pohled na BPM BPM lze chápat i jako podmnožinu Computer Science. V širším pojetí je BPM věda o řízení podnikání vůbec (pojem "podnikání" zahrnuje i veřejné služby či jiné neziskové podnikání). Jiným holistním pohledem na podnikání je SSME (Service Sciences, Management, and Engineering), což je manažersko-inženýrská disciplína zaměřená na účinné poskytování služeb. strana 5 Úvod do 2. generace BPM (2009) BPM je manažerská disciplína BPM je multidisciplinární obor zaměřený na proaktivní řízení podnikání, který vychází ze zásad Business Process Reengineering (BPR) integruje celou řadu různých dříve samostatných metodologií, např. Balanced Scorecard (BSC), Lean, Six Sigma, benchmarking, risk management (RM), řízení znalostí (KM) strana 6 Úvod do 2. generace BPM (2009) řízení znalostí (KM) teorii omezení (TOC)... V oblasti IT se opírá o koncept servisně orientované architektury (SOA). Tyto heterogenní přístupy sjednocuje prostřednictvím společné architektury podnikání, která je technologicky řešena v BPMS (platformy Business Process Management Suite ) Integrace metodologií strana 7 Úvod do 2. generace BPM (2009) Koncepty vybraných metodologií Business Process Reengeneering (BPR) reinženýring procesů je jejich radikální narovnání a defragmentace napříč všemi organizačními strukturami a informačními systémy. Předchůdce BPM, autoři M. Hamer a J. Champy. Teorie omezení, Theory of Constraints (TOC) hledá omezení z hlediska definovaných cílů a rozšiřuje nejužší hrdlo procesního nebo výkonového toku. Autor E. M. Goldratt. Balanced Scorecard (BSC) slouží k zachycení a komunikování kauzality strategických cílů, jejich metrik a aktivit, které vedou k jejich dosažení. Autoři R. S. Kaplan and D. P. Norton. Lean manufacturing, česky štíhlé řízení strana 8 Úvod do 2. generace BPM (2009) Lean manufacturing, česky štíhlé řízení soubor zásad pro optimalizaci procesů. Uceleně jako manažerská filozofie je zachycena v konceptu Toyota Production System (TPS). Six Sigma ucelený systém měření a zlepšování zaměřený na eliminaci chyb vyvinutý firmou Motorola. Benchmarking využití standardních metrik nebo postupů pro interní nebo externí porovnání výkonnosti nebo míry využití dobré praxe. Srovnávací data jsou před použitím anonymizována. Knowledge management (KM), česky řízení znalostí systém zajišťující sběr, očišťování, dokumentování, distribuci a sdílení dokumentovaných i tacitních znalostí. Architektura podnikání Business architecture, Enterprise architecture vytváří inženýrskou a znalostní platformu pro BPM formalizuje komplexní struktury podnikání, jeho sémantiku a hodnotové řetězce do business modelu, který zachycuje základní rozměry podnikání dané použitým rámcem (frameworkem) ve vybraných notacích pomocí nástrojů a další technologie BPMS. strana 9 Úvod do 2. generace BPM (2009) Business model Dynamický výkres struktur podnikání, ve kterém jsou zachyceny všechny podstatné objekty podnikové reality a jejich vazby dané použitým rámcem, např. pohled na strategii a výkonnost, procesy, pravidla, organizační struktury, znalosti, strana 10 Úvod do 2. generace BPM (2009) znalosti, rizika služby IT... Sémantika je kódována v příslušné notaci. Model je spravován a využíván technologiemi BPMS. Řízení změn podnikání Business Process Improvement Ucelený cyklus zvyšování výkonnosti zahrnující jak radikální změny na základě strategického zadání, tak průběžnou optimalizaci a zvyšování výkonnosti. strana 11 Úvod do 2. generace BPM (2009) Technologie pro BPM Business Process Management Suite Platforma či soubor nástrojů, které dokážou podporovat uceleně celý životní cyklus podnikání. Jejich využívání je označováno jako BPM 2. generace. strana 12 Úvod do 2. generace BPM (2009) A hned malé opakování 1. Jaké dva základní rozměry integruje Business Process Management (BPM)? manažerský (řídící) technologický 2. Které dva aspekty jsou charakteristické pro BPM jako manažerskou disciplínu? integrace metodologií inženýrský přístup opírající se o architekturu podnikání 3. Které klíčové metodologie BPM integruje? BSC, Lean, Six Sigma, benchmarking, RM, KM, TOC, SOA... 4. Co tvoří jádro architektury podnikání? strana 13 Úvod do 2. generace BPM (2009) 4. Co tvoří jádro architektury podnikání? business model 5. Které základní dimenze podnikání business model zachycuje? strategii a výkonnost, procesy, pravidla, organizační struktury, znalosti, rizika, služby IT 6. Jaké dva odlišné průběhy má řízení změn z hlediska jejich dynamiky? radikální změny na základě strategického zadání, průběžnou optimalizaci a zvyšování výkonnosti 7. Co odlišuje 1. generaci BPM od 2. generace? Business Process Management Suite ­ platformy podporující uceleně celý životní cyklus podnikání strana 14 Úvod do 2. generace BPM (2009) PŘÍPADOVÁ STUDIE Preciosa Lustry 2007/2008 Výchozí stav Na startu projektu společnost vykazovala nedobrou kondici včetně záporného zisku, která byla způsobena řadou faktorů. Jedním z nich byla roztříštěná předvýroba separovaná do řady odborných útvarů (design, konstrukce, technická příprava...), což při akvizicích a přípravě zakázek vedlo k tvorbě front a dílčímu přetěžování, cyklování mezi útvary při změně požadavků zákazníka atd. Společnost měla jen malý podíl zakázkové výroby na celkové produkci, přestože byla několikanásobně ziskovější, protože touto formou podpory strana 15 Úvod do 2. generace BPM (2009) přestože byla několikanásobně ziskovější, protože touto formou podpory prodeje nebyla schopna včas a kvalitně provádět nabídky a reagovat na potřeby zákazníků. Společnost využívala IS SAP v nevhodném nastavení plus celou řadu dílčích systémů vzájemně neintegrovaných. Jakékoliv změny IS trvaly v řádu měsíců. Změny v cílovém stavu 1 Celou oblast předvýroby jsme uspořádali do několika multifunkčních realizačních studií, která si navzájem interně konkurují (nabízejí obchodníkům podporu jejich akvizice) a zajišťují kompletně obchodní případ od identifikace potenciálu až po jeho úspěšné dodání. K založení těchto studií jsme využili interní burzu práce, kdy animátoři studií ,,dražili" pracovníky jednotlivých odborností pro svůj tým. Tím došlo k objektivnímu ocenění přínosu jednotlivých lidí a eliminaci těch, kteří se jen ,,vezli". Motivace studií je nastavena výkonově a studia mají řadu možností strana 16 Úvod do 2. generace BPM (2009) pro svůj další růst. Uvnitř společnosti je spolupráce řízena pomocí jednoduchých a srozumitelných business pravidel. Změny v cílovém stavu 2 Rychlý a nekompromisní start změny předvýroby jsme provedli formou interim managementu, kdy náš pracovník na 2 startovní měsíce převzal klíčové operativní kompetence a zajistil důsledné zavedení navržených změn do praxe ­ od personálních otázek přes stěhování, změny IS a natrénování nových postupů až po kontrolu skutečného provádění včetně hodnocení lidí a nacvičení nového manažera. Pro řízení celého akvizičního cyklu a zvýšení ,,průhlednosti" částečně nezávislých obchodníků byla zavedena predikce prodeje. strana 17 Úvod do 2. generace BPM (2009) Skokové zlepšení výkonnosti předvýroby a podpory prodeje (včasnost nabídek narostla z 32% na 99,8%, délka celého předvýrobního cyklu se zkrátila na šestinu) vedlo k razantnímu nárůstu získaných zakázek. Toho jsme využili při reformulaci strategie, která se zacílila na profitabilní zakázkovou výrobu, což následně vedlo během několika měsíců k ziskovosti společnosti jako celku. Změny v cílovém stavu 3 V rámci tohoto projektu jsme samozřejmě provedli celou řadu dalších systémových změn (např. v plánování výroby, logistice, v řízení kvality zavedení ISO 9001/14000, snížili rizika na necelou desetinu atd.). Při návrhu i implementaci změn jsme se opírali o ucelený business model postavený na hierarchii strategie, business pravidel, procesů a zdrojů, což umožnilo provádět změny holisticky a důsledně. Pro integraci a řízení IS byla využita platforma SAP NetWeaver. Existující IS byly buď nahrazeny funkcionalitou SAP nebo zapouzdřeny do komponent. strana 18 Úvod do 2. generace BPM (2009) byly buď nahrazeny funkcionalitou SAP nebo zapouzdřeny do komponent. Byl zaveden monitoring v reálném čase. Od počátku projektu jsme také byli schopni na základě našich procesních benchmarků definovat reálný potenciál zlepšení a přesně identifikovat, kam je třeba změnu zaměřit. Organizačně jsme společnost zploštili z někde až 6 úrovní řízení na dvě (s využitím vícedimenziálního řízení pomocí seniorátů). Tím došlo k redukci managementu na čtvrtinu, celkově vedl projekt ke zvýšení produktivity práce na dvojnásobek. Výsledky O jeho účinném nastavení svědčí pružnost, která v druhé polovině roku 2008 umožnila firmě dynamicky reagovat na snížení poptávky okamžitým a proporcionálním snížením vlastních nákladů, následně posílením zakázkové orientace a celkově zvýšením tržeb. Firma narůstá zisk, nepropouští, krizi využívá jako vhodnou situaci pro posílení své pozice na trhu. Průběžné zvyšování výkonnosti vede k meziročnímu snížení nákladovosti o více než 10%. strana 19 Úvod do 2. generace BPM (2009) více než 10%. Věcný obsah pojmů ­ malé opakování Jaké dvě základní dimenze bylo nutné v Preciose provázaně řešit? manažerskou (řídící) ­ změna systému řízení technologickou ­ nová sjednocující platforma Které klíčové metodologie jsme v Preciose využili? BSC, Lean, Six Sigma, benchmarking, RM, KM, TOC, SOA... O co se všechny změny inženýrsky opírali? o business model strana 20 Úvod do 2. generace BPM (2009) o business model Které základní dimenze musel business model zachycovat? strategii, výkonnost, procesy, pravidla, organizační struktury, znalosti, rizika, služby IT Kam směřovaly naše radikální změny v dlouhodobém horizontu? k zavedení průběžné optimalizace a zvyšování výkonnosti Byl v Preciose využit BPM 1. nebo 2. generace? BPMS SAP NetWeaver využil z velké části výhod 2. generace strana 21 Úvod do 2. generace BPM (2009) ZÁKLADNÍ DIMENZE Architektura podnikání Architektura podnikání Strategie Procesy Pravidla podnikání Organizační struktury Znalosti Řízení rizik strana 22 Úvod do 2. generace BPM (2009) Strategie Strategie definuje budoucí pozici společnosti a pomocí měřitelných cílů vytyčuje cestu změny, která k ní vede. Je základem řízení změn podnikání, cílovým stavem jeho architektury a imperativem jeho business modelu. Za největší posun v chápání strategie jako definice budoucí pozice podniku můžeme poděkovat konceptu Balanced Scorecard (BSC). Ten přišel se zásadním požadavkem kauzality cílů s časovým posunem jejich dosahování v jednotlivých perspektivách ­ rovinách řezu architekturou podnikání. strana 23 Úvod do 2. generace BPM (2009) Procesy Proces je opakovaná sekvence činností generující přidanou hodnotu. Proces tyto charakteristiky: jedna forma transformace vstupů do přidané hodnoty výstupu (produkt / služba), u hlavních a podpůrných procesů ekonomicky měřitelná přidaná hodnota produktu, opakovanost, zákazník (interní nebo externí) - proces vede od požadavku zákazníka k jeho uspokojení, jasné hranice - začátek a konec včetně návazností na jiné procesy, měřitelná výkonnost - spotřeba zdrojů, ukazatele výkonnosti (průběžná doba, průchodnost, včasnost, kvalita, náklady...), vlastník. strana 24 Úvod do 2. generace BPM (2009) Proces ­ klíčové pojmy Přidaná hodnota j hodnota vytvořená procesem při transformaci vstupů do výsledného produktu nebo služby, kterou oceňuje zákazník procesu. Produkt / služba formalizovaný výstup procesu s přidanou hodnotou. Zdroje měřitelné vstupy do procesu, který se spotřebovávají nebo transformují do přidané hodnoty. Jde o finance, lidé, znalosti, jiná nehmotná aktiva, produkty strana 25 Úvod do 2. generace BPM (2009) přidané hodnoty. Jde o finance, lidé, znalosti, jiná nehmotná aktiva, produkty jiných procesů, externě nakupované produkty a služby, IS&ICT (pokud není poskytováno také jako produkt), stroje a zařízení, budovy, jiná hmotná aktiva, energie... Procesy je možno dekomponovat Subprocesy část procesu, která vykazuje výkonovou, časovou, prostorovou nebo organizační homogenitu. Dělení na subprocesy je pomocné kvůli velikosti a přehlednosti modelů a může být podle míry složitosti i víceúrovňové. Činnosti (aktivity) práce vesměs vykonávaná jedním typem pracovníka nebo týmem v souvislém čase. Aktivity je možné dále dělit na operace a úkony. strana 26 Úvod do 2. generace BPM (2009) Procesy je možné klasifikovat na: Hlavní procesy ((klíčové, core) naplňují účel podnikání a vytváří přidanou hodnotu, kterou platí externí zákazník. Jde o sekvenci činností, která leží na časové kritické cestě od požadavku zákazníka k jeho uspokojení a uhrazení produktu / služby. Podpůrné (supply) procesy zajišťují vnitřnímu zákazníku nebo hlavnímu procesu produkt (službu), který je případně možné zajistit i externě bez ohrožení poslání firmy a vykonávají se interně buď z důvodu omezení rizik nebo pro ekonomickou výhodnost. strana 27 Úvod do 2. generace BPM (2009) Pro průřezové procesy zajišťující konsolidované chování ostatních procesů, se někdy používá označení řídící (control) procesy. Oceňování přidané hodnoty z hlediska zákazníka je složité, protože se mění s preferencemi každého jednotlivého zákazníka. Proto je využíván většinou ekonomický model oceňování přidané hodnoty, kdy za přidanou hodnotu jsou považovány náklady všech nezbytných přímých vstupů do produktu. Příprava modelování procesů Známe účel modelování a ,,čtenáře" našich modelů (výstupů). Známe klienta i interního zákazníka (navazující subprocesy). Známe požadovaná SLA (měřitelné ukazatele). Máme vymezen proces počátečními a koncovými událostmi. Máme stanovené opakované rutiny. Známe možné scénáře. strana 28 Úvod do 2. generace BPM (2009) Známe organizační zajištění. Máme definované role. Máme dekomponovány IS (příp. na úroveň služeb/funkcí). Máme stanoveny úrovně podrobnosti. Máme jasné, zda modelovat i pro IT. Máme představu o instancích procesu (frekvence, délka...). Tradiční modelovací nástroje versus BPMN Komplexní frameworky různé dílčí složité rámce ARIS, Zachman, TOGAF, IAF, FEAF... komplexní pohled na podnik složitá metoda s mnoha modely BPMN Business Process Modeling Notation nyní aktuálně verze 1.1 standard OMG zcela jednoduchý pohled na tok jediný jednoduchý model Business Process Diagram (BPD) strana 29 Úvod do 2. generace BPM (2009) CO KDO KDE KDY PROČ S ČÍM CO KDO KDY Poznámka: Verze BPMN 1.1 byla rozšířena kvůli snazší automatizovatelnosti procesů, nikoliv pro jejich snazší analýzu! S ČÍM Příklad přehledového modelu procesu řízeného událostmi strana 30 Úvod do 2. generace BPM (2009) Pravidla podnikání Pravidlo podnikání je deklarativní vymezení rozhodování na základě faktů, které ovlivňuje nastavení nebo průběh procesů. Pravidla jsou tedy vyjádřena deklarativně, nejčastěji ve větách přirozeného jazyka, aby byla srozumitelná pro lidi z byznysu. Co nelze deklarovat, nemůže být pravidlo. Pravidla jsou byznys entitou sama o sobě, existují nezávisle na cílech, procesech, lidech... Lze je tedy definovat a spravovat samostatně. Běžně jsou pravidla ,,rozpuštěna" do řady řídících dokumentů, ale i strana 31 Úvod do 2. generace BPM (2009) Běžně jsou pravidla ,,rozpuštěna" do řady řídících dokumentů, ale i ,,zadrátována" do informačních systémů. V možnosti spravovat pravidla nezávisle na ostatních entitách spočívá velký přínos - procesy i informační systémy, které je podporují, mohou zůstat relativně stabilní. Postačí, aby na změnu podnikatelské situace reagovaly pouze pravidla. Organizační dimenze pravidel Pravidla jsou definována nezávisle na konkrétních kompetencích, jsou tedy imunní jak k organizačním, tak k personálním změnám. Pravidla jsou dokonce nezávislá na míře závaznosti či vynutitelnosti ­ jak osobu, tak příslušnou závaznost je nutné přiřazovat dynamicky. Existuje 6 úrovní vymahatelnosti pravidel: absolutní pravidlo. Pokud je porušení pravidla zjištěno, vždy automaticky následuje trest. vyšší rozhodnutí. Porušení pravidla je oznámeno pracovníku s vyšší pravomocí a ten má právo udělit trest. oprávnění k porušení. Pracovník se specifickým oprávněním může pravidlo porušit. strana 32 Úvod do 2. generace BPM (2009) oprávnění k porušení. Pracovník se specifickým oprávněním může pravidlo porušit. výjimky. Pracovník může v konkrétním případě výjimečně rozhodnout, že pravidlo poruší. zdůvodnění. Pracovník může pravidlo porušit, ale musí toto porušení zdůvodnit. doporučení. Pokud pracovník porušuje pravidlo, je mu to připomenuto. Je nutné oddělit vlastní pravidla také od nápravných procedur, které jsou spuštěny při porušení pravidla. Závaznosti je tedy třeba přiřazovat k pravidlům jako jeden z jejich atributů. Strukturální pravidla Existuje celá oblast tzv. strukturálních pravidel. Ty popisují základní logiku podnikání a jako taková nemohou být porušena, mohou být pouze nepochopena. Strukturální pravidla zachycují základní logiku tvorby přidané hodnoty v daném oboru podnikání či jinou základní logiku daného podnikání. Jsou esencí jeho fungování. Proto jsou relativně konstantní - mění se výhradně se změnou paradigmat příslušného oboru podnikání, což je ovšem dnes už přestává být výjimečné. strana 33 Úvod do 2. generace BPM (2009) příslušného oboru podnikání, což je ovšem dnes už přestává být výjimečné. Pravidla jsou jednou z klíčových dokumentovaných znalostí podniku popisují, co všechno o sobě, svém požadovaném chování a logice rozhodování podnik ví. Úrovně pravidel podnikání Pravidla mohou být stanovena na různé úrovni architektury podnikání. Od té nejvyšší, kdy mohou být vyjádřena v poslání společnosti, přes úroveň celkového nebo dílčího nastavení podnikatelského prostředí, kdy specifikují podmínky, podle kterých musí být vystavěny procesy, po úroveň vlastního rozhodování v jednotlivých procesech, kde určují buď větvení nebo zpracování výjimek. A na této nejnižší úrovni pak také bývají nejčastěji aplikována přímo prostřednictvím informačních systémů. strana 34 Úvod do 2. generace BPM (2009) Organizační struktury Procesně řízená společnost využívá dynamické přiřazování rolí, kdy výkon role v příslušném průběhu procesu lze přiřadit více lidem a vybrat tak pracovníka, který splňuje znalostní požadavky a současně je nejméně vytížen. Tím jsou odblokována úzká hrdla z hlediska lidí, zvyšuje se flexibilita společnosti a zvolené organizační uspořádání není pro procesy překážkou. strana 35 Úvod do 2. generace BPM (2009) Znalosti Management znalostí je cílená transformace hodnototvorných tacitních znalostí v dokumentované a jejich sdílení, rolování know-how, účinné vyhledávání interního i externího best practices, využívání typových a referenčních řešení a zajišťování kompatibility řešení s komerčními standardy. Data - hodnota atributu určitého objektu. Způsob zjištění: pozorování, měření, odvozování (vypočítávání). Informace - logická souvislost mezi daty. Způsob zjištění: syntéza dat (logika). Znalosti - porozumění ucelené části reality a jejímu chování v čase. Typy znalostí dokumentovaná znalost (popis reality je k dispozici na nosiči informací a nevyžaduje dodatečnou interpretaci) a osobní - tacitní znalost (nositelem znalosti je člověk). strana 36 Úvod do 2. generace BPM (2009) dodatečnou interpretaci) a osobní - tacitní znalost (nositelem znalosti je člověk). Růst znalostí probíhá pomocí dokumentace znalostí, která může být tvořeno textovým popisem, vizuálním popisem, zvukovým popisem, jiným multimediálním popisem, soustavou matematických výrazů, grafickým modelem a kombinací výše uvedených způsobů (jako například u business modelů). Klíčový růst znalostí probíhá sdílením znalostí ­ jen touto formou může být zajištěn růst tacitních znalostí. Řízení rizik Rizika se zvyšují se zvyšováním výkonnosti a se změnami podnikání se objevují rizika nová. Cílem řízení rizik je dostat současná i budoucí rizika pod kontrolu. strana 37 Úvod do 2. generace BPM (2009) Služby IS a řízení společnosti Business model Reálná data (monitoring) strategické řízení procesní řízení operativní řízení výsledky - výkonnost strana 38 Úvod do 2. generace BPM (2009) nastavení IS Základní obsah business modelu ­ business a IT systém motivace business modelování úroveň III /podrobná úroveň II / zevrubná úroveň I / přehledová procesy subprocesy aktivity logické ERM modely fyzické datové modely logické datové modely IS/IT modelování cíle a jejich metriky organizační struktura role oprávnění pozice komponenty komunikace komponentobjektové třídy BPEL strana 39 Úvod do 2. generace BPM (2009) fyzické datové modely modelování vlastní kód BPEL Architektura IS Cílová architektura IS/IT musí být vystavěna na konceptu SOA a doplněna o její dynamické řízení prostřednictvím BPMS. Jednoduchý příklad (banka) ESB (Sběrnice služeb) Procesní server BREWorkflow SOA Governance Monitoring BPMS strana 40 Úvod do 2. generace BPM (2009) IS PC & E-GATE Datový sklad a systém BI Účetnictví TWIST Inspire Personalistika NUGGET ESB (Sběrnice služeb) Governance CC a správa kontaktů MERITUM Další aplikace... Řízení změn v IS Modelování procesů (business modelování) Procesní modely (BPMN) Monitoring požadavky business uživatelů strategické požadavky businessuživatelé strana 41 Úvod do 2. generace BPM (2009) Orchestrace služeb Nastavení BPE (BPEL) Procesní server Design IS IS modely (UML) Vývoj služeb Zveřejnění služeb (WS) Sběrnice služeb ESB SOA governance (repository) ISspecialisté může být outsourcováno Rekapitulace ­ věcný obsah pojmů Strategie Procesy Pravidla podnikání Organizační struktury Znalosti Řízení rizik strana 42 Úvod do 2. generace BPM (2009) IS