Systém pro spisovou službu a správu dokumentů ANALÝZA A NÁVRH ŘEŠENÍ díl první Masarykova univerzita MAGION system, a.s. Verze 2. 5. října 2006 Obsah 1. Vymezení dokumentu. 4 1.1. Struktura dokumentu. 4 1.2. Verzování dokumentu. 5 2. Upřesnění cílů a kriterií úspěchu. 6 3. Organizační struktura uzlů. 7 4. Datové struktury SSL a vazby na ostatní systémy MU.. 41 5. Popis dotčených činností / procesů. 43 5.1. Analýza struktury uzlů. 43 5.2. Analýza práce s doručenými dokumenty. 43 5.3. Analýza práce s vlastními dokumenty. 44 5.4. Analýza práce se spisy. 45 5.5. Analýza práce na podatelnách a výpravnách. 45 5.6. Analýza přípravy dokumentů ke skartaci, předání do archivu. 46 5.7. Analýza požadavků na realizaci webových služeb. 46 6. Popis funkcionality. 47 6.1. Složky podacího deníku. 47 6.2. Založení záznamu nového doručeného dokumentu. 49 6.3. Založení záznamu nového vlastního dokumentu. 57 6.4. Kopie dokumentu. 63 6.5. Předání dokumentu. 64 6.6. Vypravení dokumentu. 66 6.7. Rozdělovník. 68 6.8. Pohyby dokumentu. 70 6.9. Historie dokumentu. 71 6.10. Sdílení dokumentu. 72 6.11. Související dokumenty. 74 6.12. Vytvoření spisu a práce se spisem.. 75 6.13. Vyřízení dokumentu. 78 6.14. Elektronická podatelna. 79 6.15. Vypravení obálek. 80 6.16. Dávková komunikace s aplikací Správce pošty. 83 6.17. Funkce měnící stav dokumentu. 84 6.18. Přehled dokumentů. 85 6.19. Rejstříky. 87 6.20. Předání do spisovny. 89 6.21. Ukládání dokumentů. 90 6.22. Funkce ve spisovně. 91 6.23. Skartační řízení 93 6.24. Zastupování 94 6.25. Spisový a skartační plán. 96 6.26. Uzly. 98 6.27. Věc. 106 6.28. Způsob vyřízení 107 6.29. Jednací čísla. 108 6.30. Řady dokladů. 110 6.31. Kartony. 111 6.32. Kategorie dokumentů. 114 6.33. Způsob doručení 116 7. Sestavy. 118 7.1. Předávací protokoly mezi uzly za zvolené období 118 7.2. Předávací protokol do spisovny. 119 7.3. Obálka spisu. 120 7.4. Sběrný arch. 120 7.5. Podací deník. 121 7.6. Karta dokumentu. 122 7.7. Tisk spisového a skartačního plánu. 123 7.8. Tisk seznamu uzlů. 123 7.9. Jmenný rejstřík. 124 7.10. Věcný rejstřík. 125 7.11. Skartační návrh, návrh na odevzdání archiválií 125 7.12. Přílohy ke skartačnímu návrhu, předání archiválií 126 7.13. Protokol o ztrátě dokumentu. 127 7.14. Kartony – detailní seznam.. 128 7.15. Štítky kartonů. 128 7.16. Podací arch české pošty. 129 8. Požadavky na vlastnosti DMS. 130 9. Rozsah a způsob využití DMS. 130 10. Technické podmínky řešení DMS. 130 11. Specifikace webových služeb pro zobrazování informací SSL na Inet MU.. 131 11.1. Webová služba pro založení nového dokumentu. 132 11.2. Webová služba pro vrácení seznamu pracovních míst uživatele. 133 11.3. Webová služba pro vrácení seznamu záznamů. 133 11.4. Webová služba pro prohlížení detailu dokumentu. 134 11.5. Zabezpečení 137 12. Role, uživatelé. 139 13. Popis rozhraní 140 14. Popis architektury. 143 14.1. Technické požadavky SSL. 143 14.2. Technické požadavky pro dokumentové úložiště MAGION.. 143 14.3. Informační toky v SSL. 143 15. Popis přechodu na rutinní provoz. 145 15.1. Podpora pracovníků Magionu. 145 15.2. Způsoby předávání pošty na fakulty mimo SSL. 145 16. Specifikace dokumentace systému. 146 16.1. Uživatelská dokumentace. 146 16.2. Systémová dokumentace. 146 16.3. Provozní dokumentace. 146 17. Provozní pokyny. 147 17.1. Zálohování a obnova systému. 147 17.2. Monitorování systému. 147 18. Upřesněný harmonogram dalšího postupu. 148 19. Otevřené body. 149 20. Přílohy. 150 1. Vymezení dokumentu Obsahem tohoto dokumentu jsou výstupy analýzy a návrhu řešení projektu Systém pro spisovou službu a správu dokumentů (dále IS SSL) Masarykovy univerzity (dále MU) a jeho návazností v rámci Integrovaného řídícího a informačního systému MU (dále IRIS). Projekt se člení do fází: · Příprava projektu · Analýza a návrh řešení · Realizace · Pilotní provoz · Příprava rutinního provozu · Rutinní provoz se zvýšenou podporou ze strany Zhotovitele Z hlediska postupu plnění jsou smlouvou dány termíny: - Analýza a návrh řešení .................................................................. 30.9.2006 - Realizace – ukončení funkčních a integračních testů ....................... 10.11.2006 - Školení uživatelů........................................................................... 15.11.2006 - Zahájení rutinního provozu s podporou ......................................... 15.11.2006 - Ukončení rutinního provozu s podporou ...................................... 15.12.2006 Dokument zachycuje druhou fázi, tedy výsledky analytických a návrhových prací pro následnou implementaci IS SSL a instalaci DMS. Dokument vznikl ve spolupráci Masarykovy univerzity s dodavatelem MAGION system, a.s. (dále Magion) a subdodavatelem NESS Czech s.r.o. 1.1. Struktura dokumentu · Upřesnění cílů a kritérií úspěchu – v kapitole 2. jsou shrnuty cíle a kritéria úspěchu projektu IS SSL. · Organizační struktura uzlů – kapitola 3. obsahuje návrh struktury uzlů tak, jak byl definován při analýze. · Datové struktury SSL a vazby na ostatní systémy MU – v kapitole 4. je uvedena specifikace datových struktur v IS SSL a vazby na moduly – PaMS a EIS MAGION. · Popis dotčených činností a požadavky uživatelů tak, jak byl jejich popis zaznamenán při analýze. · Popis funkcionality – kapitola 6. obsahuje popis jednotlivých řešených úloh a funkcí. U každé popisované části je v přiměřené míře uveden popis kmenových a pohybových dat, popis funkcionality a popis výstupů (sestav). Návrhové vzhledy obrazovek (formulářů) uvedené v tomto dokumentu vznikaly v průběhu procesu analýzy a byly formou prototypů průběžně projednávány s klíčovými uživateli v rámci projektových pracovních jednání (workshopů). Vycházejí ze standardního řešení zhotovitele a jsou upravovány podle jednotlivých požadavků řešitelů MU. Zhotovitel si vyhrazuje právo změn těchto obrazovek v cílovém řešení (oproti prototypům uvedeným v tomto dokumentu), pokud si to proces tvorby aplikací vyžádá. · Sestavy – kapitola 7. obsahuje popis standardních sestav vytvářených v SSL. · Požadavky na vlastnosti DMS – kapitola 8. popisuje požadavky na vlastnosti DMS. · Rozsah a způsob využití DMS – kapitola 9. obsahuje soupis všech dokumentů definovaných při analýze, které by se měly stát obsahem DMS. · Technické podmínky řešení DMS – v kapitole 10. jsou specifikovány základní podmínky pro technické zajištění DMS. · Specifikace webových služeb pro zobrazování informací SSL na Inet MU – kapitola 11. obsahuje výčet webových služeb pro zajištění funkcionality, kterou bude MU realizovat vlastními silami na Inet MU. · Role, uživatelé – v kapitole 12. jsou specifikovány role IS SSL. · Popis rozhraní – v kapitole 13. jsou specifikována datová a aplikační rozhraní, umožňující integraci IS SSL s dalšími systémy v IRIS. Integrace se týká především systémů Personální a mzdový systém MU (dále PaMS) a Ekonomický informační systém MU (dále EIS), dodaných společností Magion. Jsou zde popsány i soubory pro dávkové napojení na Správce pošty firmy TOMSYSTEM. · Popis architektury – v kapitole 14. jsou popsány požadavky na technické zabezpečení provozu SSL a informační toky SSL. · Popis přechodu na rutinní provoz – v kapitole 15. je popsán způsob přechodu na rutinní provoz a způsoby předávání pošty na podatelny stojícími mimo IS SSL. · Specifikace dokumentace systému – v kapitole 16. je vymezen rozsah jednotlivých typů dokumentace systému. · Provozní pokyny – v kapitole 17. jsou uvedeny základní funkce zálohování, monitorování systému a odkazy na přidání uživatelů, a aktualizace standardních číselníků SSL. · Harmonogram – v kapitole 18. je uveden zpřesněný harmonogram etap realizace projektu. · Otevřené body – v kapitole 19. je uveden seznam otevřených bodů. · Přílohy – v kapitole 20. jsou přílohy: 20.1. Seznam použitých zkratek, slovník termínů 20.2. Struktura a složení řešitelských týmů 20.3. Přehled verzí dokumentu. 1.2. Verzování dokumentu Vývoj dokumentu je zaznamenán ve verzích, označených číslem verze a datem vzniku. Změny oproti předcházejícím verzím jsou vyznačeny ve změnovém režimu MS Wordu. V každé následující verzi dokumentu jsou přijaty změny navržené v předchozí verzi a vyznačeny změny nové. Číslo a datum aktuální verze jsou uvedeny na titulní straně dokumentu. 2. Upřesnění cílů a kriterií úspěchu Zpracování tohoto dokumentu je základem pro třetí fázi „Realizace“ projektu nasazení Systému pro spisovou službu a správu dokumentů. Cílem je zprovoznění systému SSL a jeho převedení do rutinního provozu, včetně zaškolení obsluhy a instalace DMS systému. Navržené řešení (kapitola 6.) zajišťuje realizaci a dodávku samostatného modulu spisové služby pro vysokou školu, který je integrován do systémů zadavatele a je upraven podle požadavků, které vyplynuly z výsledků analýz. Řešení pokrývá funkcionalitu podatelny, výpravny, obecného uzlu, spisovny a poskytuje i webové služby (kapitola 11.), jako rozhraní pro webové řešení, pro občasné uživatele (referenty), vytvářené vlastními silami MU. V řešení je zahrnuto i dávkové napojení SSL na programový systém firmy TOMSYSTEM, zajišťující obsluhu technologických celků frankovacích strojů a vah na jednotlivých podatelnách. Řešení zajišťuje evidenci doručené a vlastní pošty v listinné podobě a e-mailové pošty doručené i vlastní pomocí vnitřních e-mailových adres elektronických podatelen. Modul SSL je na úrovni základních číselníků, definice organizační struktury, správy rolí a uživatelů, správy sestav, číselníků firem a osob integrován (kapitola 4. a kapitola 13.) s ekonomickým informačním systémem MU a Personálním a mzdovým informačním systémem MU. Výsledkem analýzy DMS je souhrn požadavků na vlastnosti DMS (kapitola 8.), návrh využití DMS v prostředí MU (kapitola 9.) a návrh technických prostředků pro instalaci DMS vycházející z výsledků analýz (celkového rozsahu a počtů dokumentů požadovaných k umístění v DMS). Licence DMS budou dodány a nainstalovány v rámci této smlouvy, ale jejich implementace není předmětem plnění této smlouvy. Hlavním kritériem úspěchu je přechod na rutinní provoz na třech vybraných organizačních jednotkách k 15.12.2006 v rozsahu funkcí definovaných tímto dokumentem. Ověření funkčnosti systému ve fázi Realizace bude provedeno pomocí funkčních a integračních testů na základě testovacích scénářů vypracovaných ve fázi Realizace. 3. Organizační struktura uzlů V případě více pracovišť pod jedním uzlem jsou názvy vytvořeny názvem pracoviště, na kterém se nachází distributor, a textem „a...“. Názvy podatelen a výpraven jsou doplněny názvem organizačního celku. Názvy spisoven jsou doplněny názvem pracoviště, jehož pracovník spisovnu vede, a zkratkou organizačního celku. Název uzlu je definován na 40 znaků, proto v některých případech bude nutno použít zkratek pro zápis do IS SSL. Organizační celek: Rektorát Zkratka organizačního celku: RMU Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Rektorát VÝPRAVNA Rektorát SPISOVNA Kancelář rektora RMU 991000 Kancelář rektora 999000 Kancelář kvestora 999400 Ekonomický odbor 999800 Investiční odbor 998200 Kancelář České konference rektorů 991100 Kontrolní odbor 991900 Odbor pro strategii a rozvoj 991700 Odbor pro vědu a výzkum 994200 Odbor vnějších vztahů a marketingu 999200 Personální odbor 991300 Právní odbor 999500 Provozní odbor 998800 Sekretariát Akademického senátu MU Studijní odbor a… 991600 Studijní odbor 991620 Poradenské centrum Organizační celek: Právnická fakulta Zkratka organizačního celku: PrF Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Právnická fakulta VÝPRAVNA Právnická fakulta SPISOVNA Sekretariát PrF 229914 Ekonomické oddělení 229917 Oddělení zahraničních vztahů, výzkumu a vývoje 229913 Pedagogické oddělení 229912 Personální oddělení 229911 Sekretariát Katedra dějin státu a práva a… 221300 Katedra dějin státu a práva 222100 Katedra práva životního prostředí a pozemkového práva Katedra ústavního práva a politologie a… 221200 Katedra ústavního práva a politologie 221700 Katedra mezinárodního a evropského práva Katedra obchodního práva a… 221800 Katedra obchodního práva 221900 Katedra národního hospodářství Katedra trestního práva a… 221600 Katedra trestního práva 222000 Katedra pracovního práva a sociálního zabezpečení 221500 Katedra občanského práva 221100 Katedra právní teorie 221400 Katedra správní vědy, správního práva a finančního práva 229830 Laboratoř výpočetní techniky 229880 Referát správy budov 229840 Ústřední knihovna 229730 Ediční středisko 229710 Knihkupectví 229720 Středisko celoživotního vzdělávání Organizační celek: Přírodovědecká fakulta Zkratka organizačního celku: PřF Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Přírodovědecká fakulta VÝPRAVNA Přírodovědecká fakulta SPISOVNA Sekretariát PřF 319914 Ekonomické oddělení 319930 Oddělení informačních a komunikačních technologií 319917 Oddělení pro výzkum, vývoj, zahraniční vztahy a doktorské studium 319912 Personální oddělení 319911 Sekretariát 319913 Studijní oddělení 319980 Technicko-provozní oddělení 314002 Institut biostatistiky a analýz Přírodovědecké fakulty 314070 Ústav antropologie 314020 Ústav botaniky a zoologie 314010 Ústav experimentální biologie 312060 Biofyzikální centrum 312030 Katedra fyzikální elektroniky 312010 Katedra obecné fyziky 312050 Laboratoř fyziky plazmatu a plazmových zdrojů 312020 Ústav fyziky kondenzovaných látek 312040 Ústav teoretické fyziky a astrofyziky 313020 Katedra analytické chemie 313010 Katedra anorganické chemie 313050 Katedra biochemie 313040 Katedra organické chemie 313030 Katedra teoretické a fyzikální chemie 313080 Laboratoř NMR spektroskopie 313001 Laboratoř výpočetní techniky chemické sekce 313060 Výzkumné centrum pro chemii životního prostředí a ekotoxikologii 311020 Katedra algebry a geometrie 311040 Katedra aplikované matematiky 311010 Katedra matematické analýzy 311030 Katedra matematiky 311001 Laboratoř výpočetní techniky matematické sekce 316000 Národní centrum pro výzkum biomolekul 315030 Geografický ústav 315040 Ústav fyziky Země 315010 Ústav geologických věd 319810 Botanická zahrada 319840 Ústřední knihovna Organizační celek: Lékařská fakulta Zkratka organizačního celku: LF Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Lékařská fakulta VÝPRAVNA Lékařská fakulta SPISOVNA Správa budov LF 119914 Ekonomické oddělení 119917 Oddělení pro výzkum, vývoj a zahraniční styky 119912 Personální oddělení 119919 Právní oddělení 119911 Sekretariát 119913 Studijní oddělení 119980 Správa budov 110122 Anesteziologicko-resuscitační klinika 110125 I. dermatovenerologická klinika 110120 I. chirurgická klinika 110115 I. interní kardioangiologická klinika 110127 I. neurologická klinika 110123 I. ortopedická klinika 110112 I. patologicko-anatomický ústav 110121 II. chirurgická klinika 110116 II. interní klinika 110118 Klinika funkční diagnostiky a rehabilitace 110124 Klinika nemocí očních a optometrie 110126 Klinika otorinolaryngologie a chirurgie hlavy a krku 110128 Klinika plastické a estetické chirurgie 110117 Klinika pracovního lékařství 110119 Klinika zobrazovacích metod 110113 Mikrobiologický ústav 110131 Neurochirurgická klinika 110130 Stomatologická klinika 110114 Ústav klinické imunologie a alergologie 110111 Ústav soudního lékařství 110220 Dermatovenerologická klinika 110223 Chirurgická klinika 110213 Interní gastroenterologická klinika 110212 Interní hematoonkologická klinika 110211 Interní kardiologická klinika 110233 Klinika anesteziologie, resuscitace a intenzivní medicíny 110214 Klinika infekčních chorob 110228 Klinika interní, geriatrie, ošetřovatelství a praktického lékařství 110215 Klinika nemocí plicních a tuberkulózy 110231 Klinika nukleární medicíny 110229 Klinika popálenin a rekonstrukční chirurgie 110232 Klinika úrazové chirurgie 110227 Klinika ústní, čelistní a obličejové chirurgie 110224 Neurochirurgická klinika 110221 Neurologická klinika 110219 Oční klinika 110217 Ortopedická klinika 110222 Psychiatrická klinika 110216 Radiologická klinika 110225 Urologická klinika 110230 Ústav patologie 110315 Dětská oční klinika 110316 I. dětská interní klinika 110317 II. dětská klinika 110313 Klinika dětské chirurgie, ortopedie a traumatologie 110320 Klinika dětské neurologie 110321 Klinika dětské onkologie 110319 Klinika dětské otorhinolaryngologie 110312 Klinika dětské radiologie 110318 Klinika dětských infekčních nemocí 119611 Biofyzikální centrum 119622 Centrum pro léčbu následků spastických obrn 119617 Gastroenterologické centrum 119612 Institut biostatistiky a analýz Lékařské fakulty 119621 Stomatologické výzkumné centrum 119614 Univerzitní centrum pracovního lékařství 119624 Univerzitní centrum pro alergologii 119615 Univerzitní centrum pro biotiku 119613 Univerzitní centrum pro primární imunodeficienci 119620 Univerzitní centrum středoušního zánětu 119616 Univerzitní onkologické centrum 119623 Univerzitní reumatologické centrum 119618 Univerzitní stomatologické centrum 119619 Univerzitní traumatologické centrum 110617 Katedra dentální 110614 Katedra fyzioterapie a RHB 110616 Katedra laboratorních metod 110615 Katedra optometrie a ortoptiky 110611 Katedra ošetřovatelství 110612 Katedra porodní asistence 110613 Katedra radiologických metod 110411 Gynekologicko-porodnická klinika 110811 Klinika komplexní onkologické péče 110711 Klinika traumatologie 110514 Anatomický ústav 110511 Biofyzikální ústav 110512 Biochemický ústav 110513 Biologický ústav 110516 Farmakologický ústav 110515 Fyziologický ústav 110517 Ústav histologie a embryologie 110522 Ústav lékařské etiky 110518 Ústav patologické fyziologie 110519 Ústav preventivního lékařství 110523 Ústav psychologie 110520 Ústav sociálního lékařství a veřejného zdravotnictví 119850 Centrum léčivých rostlin 119830 Centrum výpočetní techniky 119890 Chovné a uživatelské zařízení laboratorních zvířat 119840 Ústřední knihovna Organizační celek: Filozofická fakulta Zkratka organizačního celku: FF Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Filozofická fakulta VÝPRAVNA Filozofická fakulta SPISOVNA Sekretariát FF 219914 Ekonomické oddělení 219919 Oddělení pro přijímací řízení 219915 Oddělení výzkumu a vývoje 219916 Oddělení zahraničních styků 219912 Personální oddělení a PaM 219911 Sekretariát 219913 Studijní oddělení 213100 Historický ústav 213110 Výzkumné středisko pro dějiny střední Evropy 212300 Katedra anglistiky a amerikanistiky 212310 Jazyková škola 211100 Katedra filozofie 211300 Psychologický ústav 211320 Akademické centrum poradenství a supervize 213600 Seminář dějin umění 212600 Ústav archeologie a muzeologie 211600 Ústav české literatury a knihovnictví 211610 Kabinet knihovnictví 211700 Ústav českého jazyka 211710 Kabinet češtiny pro cizince 213300 Ústav evropské etnologie 212200 Ústav germanistiky, nordistiky a nederlandistiky 213400 Ústav hudební vědy 211500 Ústav jazykovědy a balistiky 212100 Ústav klasických studií 211400 Ústav pedagogických věd 213200 Ústav pomocných věd historických a archivnictví 213500 Ústav pro studium divadla a interaktivních médií 213800 Ústav religionistiky 212400 Ústav románských jazyků a literatur 212700 Ústav slavistiky 213900 Seminář estetiky 213700 Ústav filmu a audiovizuální kultury 219830 Centrum informačních technologií 219820 Pobočka Rakouského ústavu pro vědu 219880 Správa budov 219840 Ústřední knihovna Organizační celek: Pedagogická fakulta Zkratka organizačního celku: PdF Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Pedagogická fakulta VÝPRAVNA Pedagogická fakulta SPISOVNA Technicko-provozní středisko PdF 419914 Ekonomické oddělení 419918 Oddělení dalšího vzdělávání 419917 Oddělení pro výzkum, vývoj a vnější vztahy 419912 Personální oddělení 419911 Sekretariát děkana 419913 Studijní oddělení 412700 Katedra anglického jazyka a literatury 412300 Katedra biologie 412500 Katedra české literatury 411300 Katedra českého jazyka 412800 Katedra didaktických technologií 413100 Katedra francouzského jazyka a literatury 411700 Katedra fyziky 411900 Katedra geografie 411500 Katedra historie 412100 Katedra hudební výchovy 411800 Katedra chemie 411600 Katedra matematiky 413000 Katedra německého jazyka a literatury 412600 Katedra občanské výchovy 411100 Katedra pedagogiky 411200 Katedra psychologie 411400 Katedra ruského jazyka a literatury 413200 Katedra speciální pedagogiky 412900 Katedra technické a informační výchovy 412200 Katedra tělesné výchovy 412400 Katedra výtvarné výchovy 413300 Katedra rodinné výchovy a výchovy ke zdraví 413400 Katedra sociální pedagogiky 419830 Centrum informačních technologií 419850 Centrum pedagogického výzkumu 419870 Ediční centrum 419880 Technicko-provozní středisko 419840 Ústřední knihovna Organizační celek: Ekonomicko-správní fakulta Zkratka organizačního celku: ESF Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Ekonomicko-správní fakulta VÝPRAVNA Ekonomicko-správní fakulta SPISOVNA Sekretariát ESF 569914 Ekonomické oddělení 569915 Oddělení pro výzkum a vývoj 569916 Oddělení zahraničních styků 569912 Personální oddělení 569911 Sekretariát 569913 Studijní oddělení 569980 Technicko-provozní oddělení 561400 Katedra aplikované matematiky a informatiky 561100 Katedra ekonomie 561700 Katedra financí 562000 Katedra podnikového hospodářství 561800 Katedra regionální ekonomie a správy 561900 Katedra společenských věd 561300 Katedra veřejné ekonomie 562100 Katedra práva 569850 Centrum distančního a celoživotního vzdělávání 569860 Centrum doplňkové činnosti 569830 Centrum informačních a komunikačních technologií 565100 Centrum výzkumu konkurenční schopnosti české ekonomiky 569870 Institut pro veřejnou správu 569880 Správa budov 569840 Středisko vědeckých informací - knihovna Organizační celek: Fakulta informatiky Zkratka organizačního celku: FI Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Fakulta informatiky VÝPRAVNA Fakulta informatiky SPISOVNA Sekretariát FI 339914 Ekonomické oddělení 339919 Oddělení celoživotního vzdělávání 339915 Oddělení výzkumu a vývoje 339916 Oddělení zahraničních studií 339912 Personální oddělení 339911 Sekretariát 339913 Studijní oddělení Katedry 331300 Katedra informačních technologií 331400 Katedra počítačové grafiky a designu 331200 Katedra počítačových systémů a komunikací 331100 Katedra teorie programování 335400 Centrum analýzy biomedicínského obrazu 335300 Centrum zpracování přirozeného jazyka 335200 Institut teoretické informatiky 335100 Vysoce paralelní a distribuované výpočetní systémy 339830 Centrum výpočetní techniky 339840 Knihovna 339880 Správa budov Organizační celek: Fakulta sociálních studií Zkratka organizačního celku: FSS Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Fakulta sociálních studií VÝPRAVNA Fakulta sociálních studií SPISOVNA Sekretariát FSS 239914 Ekonomické oddělení 239915 Oddělení pro výzkum a vývoj 239917 Oddělení vnějších vztahů 239916 Oddělení zahraničních styků a doktorského studia 239912 Personální oddělení 239911 Sekretariát 239913 Studijní oddělení 231600 Katedra environmentálních studií 231500 Katedra mediálních studií a žurnalistiky 231300 Katedra politologie 231200 Katedra psychologie 231400 Katedra sociální politiky a sociální práce 231100 Katedra sociologie 231700 Katedra mezinárodních vztahů a evropských studií 234020 Centrum praktických studií 234010 Implementace systémového hlediska do vzdělávání 234040 Inkubátor envirionmentálních podnikatelských záměrů 234030 Rozvoj kompetencí studentů v oblasti soft skills 239830 Centrum informačních a komunikačních technologií 239880 Správa budov 239840 Ústřední knihovna 235400 Institut pro srovnávací politologický výzkum 235300 Institut pro výzkum reprodukce a integrace společnosti 235500 Institut regionální žurnalistiky 235200 Institut výzkumu dětí, mládeže a rodiny Organizační celek: Fakulta sportovních studií Zkratka organizačního celku: FSpS Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Fakulta sportovních studií VÝPRAVNA Fakulta sportovních studií SPISOVNA Sekretariát FSpS 519914 Ekonomické oddělení 519930 Oddělení informačních technologií 519916 Oddělení pro strategii a vnější vztahy 519915 Oddělení pro výzkum a vývoj 519917 Oddělení pro výzkum, vývoj a zahraniční styky 519912 Personální oddělení 519911 Sekretariát 519913 Studijní oddělení 511100 Katedra kinantropologie 511500 Katedra společenských věd 511200 Katedra sportovní edukace 511300 Katedra sportovní medicíny a zdravotní tělesné výchovy 511400 Katedra sportovních aktivit 519850 Centrum celoživotního vzdělávání 519870 Ediční centrum 519840 Knihovna 519880 Technicko-provozní oddělení Organizační celek: Mezinárodní politologický ústav Zkratka organizačního celku: MPÚ Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Mezinárodní politologický ústav VÝPRAVNA Mezinárodní politologický ústav SPISOVNA Mezinárodní politologický ústav 992700 Mezinárodní politologický ústav Organizační celek: Ústav výpočetní techniky Zkratka organizačního celku: ÚVT Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Ústav výpočetní techniky VÝPRAVNA Ústav výpočetní techniky SPISOVNA Vedení, Sekretariát ÚVT 920000 Ústav výpočetní techniky Organizační celek: Archiv Masarykovy univerzity Zkratka organizačního celku: AMU Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Archiv Masarykovy univerzity VÝPRAVNA Archiv Masarykovy univerzity SPISOVNA Archiv Masarykovy univerzity 995800 Archiv Masarykovy univerzity Organizační celek: Centrum jazykového vzdělávání Zkratka organizačního celku: CJV Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Centrum jazykového vzdělávání VÝPRAVNA Centrum jazykového vzdělávání SPISOVNA Vedení a sekretariát CJV 961100 Oddělení Centra jazykového vzdělávání na Lékařské fakultě 962100 Oddělení Centra jazykového vzdělávání na Filozofické fakultě a Fakultě sociálních studií 962200 Oddělení Centra jazykového vzdělávání na Právnické fakultě 963100 Oddělení Centra jazykového vzdělávání na Přírodovědecké fakultě 963300 Oddělení Centra jazykového vzdělávání na Fakultě informatiky 964100 Oddělení Centra jazykového vzdělávání na Pedagogické fakultě 965100 Oddělení Centra jazykového vzdělávání na Fakultě sportovních studií 965600 Oddělení Centra jazykového vzdělávání na Ekonomicko-správní fakultě 967100 Oddělení pro pomaturitní studium 969900 Vedení a sekretariát CJV Organizační celek: Středisko pro pomoc studentům se specifickými nároky Zkratka organizačního celku: SPPSSN Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Středisko pro pomoc studentům se specifickými nároky VÝPRAVNA Středisko pro pomoc studentům se specifickými nároky SPISOVNA Středisko pro pomoc studentům se specifickými nároky 840000 Středisko pro pomoc studentům se specifickými nároky Organizační celek: Centrum zahraničních studií Zkratka organizačního celku: CZS Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Centrum zahraničních studií VÝPRAVNA Centrum zahraničních studií SPISOVNA Centrum zahraničních studií 970000 Centrum zahraničních studií Organizační celek: Centrum pro regionální rozvoj Zkratka organizačního celku: CRR Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Centrum pro regionální rozvoj VÝPRAVNA Centrum pro regionální rozvoj SPISOVNA Centrum pro regionální rozvoj 995900 Centrum pro regionální rozvoj Organizační celek: Centrum pro transfer technologií Zkratka organizačního celku: CTT Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Centrum pro transfer technologií VÝPRAVNA Centrum pro transfer technologií SPISOVNA Centrum pro transfer technologií 995500 Centrum pro transfer technologií Organizační celek: Institut biostatistiky a analýz Zkratka organizačního celku: IBA Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Institut biostatistiky a analýz VÝPRAVNA Institut biostatistiky a analýz SPISOVNA Ekonomicko-správní oddělení IBA 850000 Institut biostatistiky a analýz Organizační celek: Správa Univerzitního kampusu Bohunice Zkratka organizačního celku: SUKB Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Správa Univerzitního kampusu Bohunice VÝPRAVNA Správa Univerzitního kampusu Bohunice SPISOVNA Správa Univerzitního kampusu Bohunice 820000 Správa Univerzitního kampusu Bohunice Organizační celek: Univerzitní centrum Telč Zkratka organizačního celku: UCT Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Univerzitní centrum Telč VÝPRAVNA Univerzitní centrum Telč SPISOVNA Univerzitní centrum Telč 830000 Univerzitní centrum Telč Organizační celek: Správa kolejí a menz Zkratka organizačního celku: SKM Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Správa kolejí a menz VÝPRAVNA Správa kolejí a menz SPISOVNA Útvar ředitele SKM 810000 Správa kolejí a menz Organizační celek: Vydavatelství MU Zkratka organizačního celku: VMU Název uzlu Pracoviště uzlu s více pracovišti PODATELNA Vydavatelství MU VÝPRAVNA Vydavatelství MU SPISOVNA Vydavatelství MU 940000 Vydavatelství MU 4. Datové struktury SSL a vazby na ostatní systémy MU Datové struktury vytvářené v SSL. Název tabulky Identifikace tabulky Základní údaje dokumentu podacího deníku SS_DENIK Adresáti dokumentu SS_DENIK_ADR Historie událostí dokumentu SS_DENIK_LOG Pohyby dokumentu mezi uzly a osobami SS_DENIK_POHYB Práva k dokumentu – pracovní místa sdílející dokument SS_DENIK_PRAV Příjemci dokumentu SS_DENIK_ROZ Sběrný arch spisu SS_DENIK_SPIS Zápůjčky dokumentu ve spisovně SS_DENIK_ZAP Jednací čísla SS_JEDN_CIS Kategorie dokumentu SS_KATEG_DOK Řada SS_RADA Karton SS_SANON Dokumenty v kartonu SS_SANON_RAD Spisové znaky v kartonu SS_SANON_SP_ZN Spisový a skartační plán SS_SPIS_REG Spisové uzly SS_UZEL Platnost spisového uzlu v čase SS_UZEL_PL Správci (distributoři) spisového uzlu SS_UZEL_SPRAV Skupiny adresátů SS_UZEL_ADR Adresáti skupiny SS_UZEL_ADR_SK Skupiny příjemců SS_UZEL_PRIJ Příjemci skupiny SS_UZEL_PRIJ_SK Věc SS_VEC Způsob vyřízení SS_VYRIZENI Způsob doručení SS_ZPUS_DORUC Položky obecných číselníků určených pouze pro SSL Název číselníku Hodnoty číselníku Typ dokumentu Doručený Vlastní Stav dokumentu Naveden Přerušen Stornován Vyřízen Vyřazen Vyřizuje se Ztracen Druh dokumentu Dokument Spis Obálka Forma dokumentu Listinná Elektronická Ústní podání Místo podání Hodnoty jsou definovány uživatelem. Při navádění dokumentu není číselník závazný a lze do dokumentů navést i jiné hodnoty. Typ média CD DVD VHS FD Svazek Hodnoty jsou definovány uživatelem. Typ obálky Hodnoty jsou definovány uživatelem. Kromě číselníků využívaných pouze v SSL jsou používány i číselníky z modulů EIS a PaMS. Jsou využívány informace ze souborů: * Pracovní místa – pro adresaci a předávání dokumentů. * Pracoviště – pro vytváření struktury uzlů. * Správa zaměstnanců – informace o aktuálním obsazení pracovních míst. * Obchodní partneři – externí subjekty pro adresování dokumentů spisové služby. * Číselník UIR-ADR (adresní body, poštovní směrovací čísla, pošty, obce, části obcí). * Státy. * Poštovní směrovací čísla. Při zpracování jsou využívány centrální číselníky a funkce z aplikací: * Osoby – pro vytváření uživatelských účtů ve Správě systému. * Správa rolí a uživatelů, sestav – pro kontrolu přístupů uživatelů ke spisové službě. * Přihlašovací funkce do systému. * Správa sestav. * Generátor sestav shodný s EIS. * Logování sestav. * Logování změn údajů. 5. Popis dotčených činností / procesů Níže uvedené skutečnosti byly zapsány při jednání realizačního týmu a analýze přímo na pracovištích vybraných podatelen a archívu. 5.1. Analýza struktury uzlů Uživatelské požadavky: · Na každé fakultě je centrální podatelna sloučená s výpravnou. Každá samostatně komunikuje s externími přepravci pošty. Pokud existuje spisovna, starají se o ni pracovnice podatelny. · Bylo konstatováno, že pro správnou funkčnost IS SSL je nutné, aby všechny katedry měly přístup do systému a mohly rozdělovat zpracování dokumentů na jednotlivá pracovní místa. · Byla učiněna dohoda ke způsobu vytváření názvů spisových uzlů. Názvy obecných uzlů s jedním pracovištěm budou vytvářeny z čísla pracoviště a jeho názvu. V případě více pracovišť pod jedním uzlem bude název vytvořen názvem pracoviště, na kterém je pracovně zařazen správce uzlů a přípony „a…“. Pokud jde o podatelnu, výpravnu a spisovnu, bude název vždy začínat názvem typu uzlu. · V současnosti MU nedisponuje centrální spisovnou. · Archiválie se ukládají do centrálního archivu MU. · Pro realizaci pilotního provozu byly vybrány podatelny a podřízené uzly: Rektorát, Právnická fakulta, Přírodovědecká fakulta. · Zpracovaný návrh struktury uzlů na základě analýzy pro rektorát a dvě fakulty, na kterých bude systém ověřován, je zpracován v kapitole 3. Seznam je doplněn i o struktury uzlů ostatních fakult pro účel implementace SSL v roce 2007. 5.2. Analýza práce s doručenými dokumenty Uživatelské požadavky: · Stávající vedení spisové služby není realizováno pomocí výpočetní techniky. · Dokumenty přijímané podatelnou jsou zaevidovány v podacím deníku a předány na sekretariáty pracovišť. Po vyřízení jsou předávány obálky na výpravnu a do podacího deníku na podatelně se doplní informace o způsobu vyřízení dokumentu. · Neosobní dokumentace se otevírá přímo na podatelně. · Do podacích deníků je zapisována doporučená i obyčejná pošta. · Ve většině případů zůstávají dokumenty u vyřizujících osob nebo na sekretariátech v příručních registraturách. · Dokumenty doručené na jméno jsou předávány pro zaregistrování zpět na podatelnu v případě, že se jedná o poštu organizace. · Pro zpřehlednění naváděcího formuláře vypustit pro doručené dokumenty záložku Adresáti. · Pokud jeden doručený dokument vyžaduje odpověď z více pracovišť, zajišťuje tato stanoviska vyřizující osoba formou vlastních dopisů na zainteresovaná pracoviště. Odpověď je vytvářena vyřizující osobou. · Byl vznesen požadavek, aby IS SSL umožnil založit nový doručený dokument i z pozice obecného uzlu, aby nebylo nutno dokument nosit na podatelnu. · Při diskuzi o možnostech přidělování dokumentů na pracovní místa v systému na univerzitě v Pardubicích bylo konstatováno, že tato funkčnost není na MU požadována a že vždy musí být v systému respektována struktura uzlů a organizační struktura. · Pokud pracovník změní pracovní místo, musí být v IS SSL vytvořena možnost převedení jeho agendy na nové pracovní místo. Převedené dokumenty si mohou ponechat jednací čísla, i když půjde o jinou fakultu. Převod agendy provede pracovník uzlu. · V současné době se dokumenty doručené e-mailem vytisknou a jsou předány na podatelnu k zaevidování. · K dokumentům lze pořizovat pouze evidivané kopie. Nesmí být povoleno vytváření kopií s novým pořadovým číslem (funkce Nový jako nesmí být nabízena). · Při vyřizování v zastoupení doplnit možnost okamžitého vyřízení (označit Vyřízeno, možnost doplnit text vyřízení – nemusí být uveden, přednastavit aktuální datum vyřízení s možností změny, umožnit změnu vyřizující osoby), aby se nemuselo k dokumentu vracet · Byla učiněna dohoda, že pro podatelny budou zřízeny e-mailové adresy, na které budou pracovníci odesílat e-maily, určené pro zaregistrování v podacím deníku. Tyto adresy nebudou veřejně přístupné. · V rámci zjednodušení práce s e-maily byla učiněna dohoda, že i vlastní odesílané e-maily budou zasílány na e-mail podatelny s poznámkou, že se jedná o vlastní dokument. Při zápisu do podacího deníku musí být umožněno obsluze zvolit, o jaký typ dokumentu se jedná – doručený/vlastní. 5.3. Analýza práce s vlastními dokumenty Uživatelské požadavky: · Byl vznesen požadavek, aby „vyřizování v zastoupení“ pracovnicemi uzlu bylo nastaveno jako výchozí způsob vyřizování. Nepožaduje se tisk zpáteční adresy na obálky – zpětná adresa je uvedena na razítku z frankovacího stroje. · Není požadován tisk žádných dokumentů (obálky, podací lístky, dodejky, etikety) s adresou. Pro tisk budou využívány stávající sw produkty. · Byly stanoveny základní (povinné) údaje pro založení doručeného dokumentu do podacího deníku: o Věc o Datum doručení – automaticky přednastavit aktuální datum, s možností změny o Název původce o Obec původce o Způsob doručení – automaticky přednastaveno Doporučené psaní. · Přednastavit počet příloh na 1, u e-mailu 0. · U vlastních dokumentů je při založení nového dokumentu povinně požadovány Věc a alespoň jeden adresát nebo příjemce v rámci organizace. · Byly vzneseny požadavky na úpravu uspořádání údajů na záložkách Detail a Ostatní. · K dokumentům lze pořizovat pouze evidované kopie. Nesmí být povoleno vytváření kopií s novým pořadovým číslem (funkce Nový jako nesmí být nabízena). · Při vyřizování v zastoupení doplnit možnost okamžitého vyřízení (označit Vyřízeno, možnost doplnit text vyřízení – nemusí být uveden, přednastavit aktuální datum vyřízení s možností změny, umožnit změnu vyřizující osoby), aby se nemuselo k dokumentu vracet. · Autora dokumentu ukládat i do údaje Původce. · Byl vznesen požadavek na doplnění SSL o nové funkcionality nad rámec smlouvy. Doplnit funkce vytváření skupin adresátů a vnitřních příjemců pošty ve vztahu k uzlu. Aktualizace těchto údajů musí být zpřístupněna tak, aby pracovníci uzlu mohli aktualizovat pouze data vlastního uzlu. · Byl vznesen požadavek na sloučení funkcí Vyřídit a Uzavřít do jedné funkce s názvem Vyřídit. · Je potřeba cílově doplnit Spisový a skartační řád MU (nebo stanovit obdobnou vnitřní normou MU) o stanovení zodpovědnosti a pracovních postupů při práci se SSL 5.4. Analýza práce se spisy Uživatelské požadavky: · Programy musí pracovat tak, aby spis bylo možno jako celek vyřídit až tehdy, jakmile jsou vyřízeny všechny dokumenty v něm obsažené. · Dokumenty bude možno ze spisu vyjmout a zařadit do jiného spisu. · Nesmí být možno vyjmout iniciační dokument spisu, pokud nejsou vyjmuty všechny ostatní dokumenty. · Po vyjmutí iniciačního dokumentu se spis označí za vyřízený a do textu vyřízení se uvede „Všechny dokumenty vyjmuty“ a dosadí se aktuální datum jako datum vyřízení. · Iniciační dokument musí být ve stavu „Vyřízen“ nebo „Vyřizuje se“, iniciačním dokumentem může být i kopie dokumentu. · Vložením dokumentu do spisu se nesmí měnit stav dokumentu. · Při založení spisu nekontrolovat vyplnění spisového znaku. · Spisový a skartační znak, doba se budou kontrolovat až při vyřízení spisu. · Dokumenty ve spisu budou přístupné pro práci s nimi i mimo spis bez omezení. · Dokument, vyřizující spis, nemusí existovat. · Do spisovny lze předat jen vyřízené spisy a dokumenty. 5.5. Analýza práce na podatelnách a výpravnách Uživatelské požadavky: · Tisk zpětných adres na obálky není požadován. Zpětná adresa je na obálku tištěna frankovacím strojem nebo razítkem. · Dodejky ve formě obálek jsou vypisovány ručně. Na uzlech nejsou k dispozici jehličkové tiskárny umožňující průpis. Nalepovací dodejky se používají také a vyplňují se ručně. · Byl vznesen požadavek na dávkové propojení frankovacích strojů na výpravnách se SSL nad rámec smlouvy. · Adresy jsou v současné době tištěny na etikety i obálky pomocí jiných prostředků. Tisk obálek, dodejek a adresních etiket není požadován. · Je požadováno vytváření podacích archů pro Českou poštu, pro Výpravny nevybavené frankovacími stroji. · Na třech podatelnách, určených pro pilotní provoz, jsou využívány pro frankování shodné frankovací stroje FRAMA a práce s nimi je zajištěna programy od jediné firmy, i když každá instalace je jiné verze. 5.6. Analýza přípravy dokumentů ke skartaci, předání do archivu Uživatelské požadavky: · Při vytváření kartonů musí být do jednoho kartonu ukládány pouze dokumenty jednoho pracoviště, shodného skartačního znaku a doby skartace a musí se shodovat v prvních dvou znacích spisového znaku. · Životní cyklus dokumentu končí skartačním řízením. Další ukládání archivních dokumentů v archivu nebude systémem SSL sledováno. · Dokumenty budou v podacím razítku označovány jednoznačnou identifikací dokumentu z podacího deníku. Uvádění se předpokládá bez vedoucích nul. Stejně budou označeny i obálky předávané z uzlů na výpravny. · U dokumentů musí být možno v rámci skartačního řízení provádět změny spisového znaku. · Výstupy skartačního návrhu a skartačního protokolu musí být ve shodě se spisovým a skartačním řádem MU. · Byl vznesen požadavek na přejmenování Spisového a skartačního registru na Spisový a skartační plán – dle zvyklostí MU. 5.7. Analýza požadavků na realizaci webových služeb Uživatelské požadavky: · Byly definovány požadavky na vytvoření webových služeb: o Založení nového vlastního dokumentu s přidělením čísla jednacího na základě uvedení věci a identifikace zakládající osoby. o V závislosti na oprávnění pracovního místa osoby zobrazit jeho vlastní dokumenty a dokumenty jeho přímých podřízených v seznamu. o Prohlížení metadat dokumentu ze zobrazeného seznamu. 6. Popis funkcionality 6.1. Složky podacího deníku Dokumenty SSL ( dokumenty, spisy, obálky) jsou v podacím deníku organizovány do složek podle stavu pohybu a podle svého stavu (fáze životního cyklu: naveden vyřizován, vyřízen, ztracen atd.). Osobní složky zaměstnanců na pracovních místech Na cestě Dokumenty odeslané na zaměstnance na pracovním místě, které ale prozatím nebyly nadřízeným uzlem přijaty. K příjmu Dokumenty čekající na převzetí zaměstnancem na pracovní místo. Přijato Dokumenty přijaté zaměstnancem na pracovní místo. Předáno Dokumenty předané zaměstnancem z pracovního místa. Ve složce jsou zobrazeny do okamžiku převzetí nadřízeným uzlem nebo výpravnou. Navedeno Nově navedené „vlastní“ dokumenty. Vyřizuji Dokumenty převzaté a vlastní u kterých byl změněn stav na Vyřizuji. Vyřízeno Dokumenty, které byly označeny za Vyřízené. Dokumenty jsou zde zobrazeny do okamžiku předání (na spisovnu, uzel, jinému pracovnímu místu). Přerušeno Dokumenty, u kterých bylo pozastaveno vyřizování. Sdílené Dokumenty, pro které má jiné pracovní místo ve vlastnictví a toto pracovní místo má právo dokumenty pouze vidět. Ztraceno Dokumenty se stavem Ztraceno. Vyřizuje uzel Dokumenty, které za pracovní místo vyřizuje v zastoupení uzel. Zapůjčeno Dokumenty, které má zaměstnanec na pracovním místě zapůjčeny ze spisoven. Vyhledané Vyhledané dokumenty, u kterých je pracovní místo vlastníkem nebo je má sdílené. Složky obecného uzlu a podatelny Na cestě Dokumenty odeslané na uzel, které ale prozatím nebyly předchozím uzlem na standardní cestě přijaty. K příjmu Dokumenty čekající na převzetí na uzel. Přijato Dokumenty přijaté na uzel. Uzel se stává dočasně vlastníkem dokumentu. Předáno Dokumenty předané uzlem osobám, na jiné uzly nebo výpravnu. Navedeno Nově navedené dokumenty uzlem doposud nepředané nebo nevyřizované v zastoupení. Ztraceno Dokumenty ztracené uzlem. Ve složce zůstávají do vyřazení ve skartačním řízení nebo nalezení. Vyřizuji v zastoupení Dokumenty, které uzel vyřizuje za zaměstnance na pracovních místech. Vyřízeno v zastoupení Dokumenty vyřízené uzlem v zastoupení. Dokumenty jsou zde zobrazeny do okamžiku předání do spisovny. Přerušeno v zastoupení Dokumenty vyřizované v zastoupení, s přerušeným vyřizováním. Ztraceno v zastoupení Dokumenty vyřizované v zastoupení, které byly ztraceny. Vyhledané Dokumenty vyhledané z množiny všech dokumentů vlastněných uzlem a vyřizovaných v zastoupení. Složky výpravny Na cestě Obálky odeslané na výpravnu, které ale prozatím nebyly předchozím uzlem na standardní cestě přijaty. K příjmu Obálky čekající na převzetí na uzel z nejbližšího podřízeného uzlu. Přijato Obálky přijaté na výpravnu. Výpravna se stává vlastníkem obálek. Předáno Obálky předané zpět na uzel (špatně vyplněné, nedoručitelné apod.). Převzetím na uzel obálka ze složky zmizí. Vypraveno Všechny obálky označené za Vypravené. Záznamy obyčejných zásilek zmizí ze složky v okamžiku zapsání informací o datu, případně hmotnosti a ceně vypravení. U doporučených zásilek zmizí záznamy ze složky po navedení podacího čísla. Vyhledané Obálky vyhledané z množiny všech obálek vlastněných výpravnou. Složky spisovny K příjmu Dokumenty čekající na převzetí do spisovny. Předání na spisovnu se vždy provádí přímo. Přijato Dokumenty přijaté na spisovnu. Spisovna se stává vlastníkem dokumentů. Předáno Dokumenty předané zpět na uzel k obnovení řízení. Předání se vždy provádí přímo. Ztraceno Dokumenty ztracené ve spisovně. Ve složce zůstávají do vyřazení ve skartačním řízení nebo nalezení. Vyhledané Dokumenty vyhledané z množiny všech dokumentů vlastněných spisovnou. 6.2. Založení záznamu nového doručeného dokumentu Doručené dokumenty jsou standardně naváděny na podatelnách. Je umožněno, aby doručený dokument byl naveden i na obecném uzlu. Typ dokumentu musí být nastaven na DORUČENÝ. Pro doručené dokumenty jsou přístupné tři standardní záložky: · Detail · Ostatní · Přílohy · Příjemci Hlavičkové údaje a záložka Detail V záhlaví formuláře jsou zobrazeny identifikační a stavové údaje dokumentu. Na záložce Detail jsou zobrazeny základní údaje nutné pro navedení doručeného dokumentu. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Pořadí Pořadové číslo deníku v rámci roku a celé MU Rok (ve formuláři neuvedeno) Rok, za který je naváděn záznam do deníku Kopie Číslo kopie dokumentu stejného pořadí a roku, pokud byla použita funkce Kopie ID Jednoznačná identifikace záznamu SSL ve tvaru EAN 13 Typ Typ dokumentu – Doručený, Vlastní Stav dokumentu Stav dokumentu – Naveden, Přerušen, Stornován, Vyřízen, Vložen do spisu, Vyřazen, Vyřizuje se , Ztracen Věc Stručné vyjádření obsahu dokumentu Druh Druh dokumentu SSL – Dokument, Spis, Obálka Ve spisu Indikace vložení dokumentu do spisu Číslo jednací Číslo jednací přidělené dokumentu Spis Číslo spisu doplněné o pořadí spisu na kterém se dokument ve spisu nachází. Č.j. odes. Číslo jednací odesilatele – původce dokumentu Odesláno Datum, případně čas odeslání Doručeno Datum, případně čas doručení Původce Název původce (u doručených dokumentů) Obec Název obce původce Lhůta vyřízení Lhůta vyřízení ve dnech následovaná předpokládaným datem vyřízení odvozeným z data doručení a počtu dnů na vyřízení Vyřízeno Indikace vyřízení dokumentu následovaná textem vyřízení a datem posledního vyřízení dokumentu Způsob doručení Hodnota číselníku stanovující způsob doručení zásilky Místo podání Pošta nebo obec podání doručené zásilky Pod. číslo Podací číslo doručené zásilky Forma dok. Forma dokumentu – Listinná, Elektronická, Ústní podání Listů Počet listů zásilky Příloh Počet příloh zásilky El. příloh Velikost elektronických příloh v MB Právní moc Datum nabytí právní moci dokumentu Obálka Indikace, zda součástí zásilky je i obálka Média Druh a počet příloh zásilky Klíčová slova Klíčová slova oddělená mezerou pro snadnější vyhledávání záznamů v deníku Poznámka Poznámka pro sdělení informace při předání Vlastník Jméno vlastníka Prac. místo Pracovní místo vlastnící dokument Název OJ Název organizační jednotky (pracoviště) pod které spadá vlastník Název uzlu Název uzlu který v daném okamžiku vlastní dokument (hodnota je vyplněna pouze v okamžiku, kdy vlastníkem je opravdu sám uzel) Autor Autor záznamu. U vlastního dokumentu je to i původce dokumentu. Při navádění vlastního dokumentu uzlem je umožněno navést skutečné jméno a pracovní místo původce dokumentu. Za jménem autora je uveden i název pracovního místa autora. Vznik Datu a čas založení záznamu do SSL Povinné údaje: · Věc · Datum doručení · Název původce · Obec původce · Způsob doručení · Podací číslo (pro Způsob doručení = Doporučeně) Přednastavené údaje: · Datum doručení: aktuální datum s možností změny · Forma dokumentu: Listinná – s možností změny · Listů: hodnota =1 – možností změny · Příloh: hodnota = 0 – možností změny · Elektronických příloh: hodnota = 0 – možností změny Generované údaje při uložení záznamu: · Pořadové číslo · Jednoznačná identifikace záznamu · Číslo jednací · Vlastník a jeho pracovní místo – pracovník podatelny nebo uzlu · Název organizační jednotky · Auror záznamu a jeho pracovní místo – pracovník podatelny nebo uzlu · Datum a čas vzniku. Údaje podporované číselníky: · Typ dokumentu · Věc – lze navádět i hodnoty neuvedené v číselníku a také nové hodnoty přímo ukládat do číselníku pomocí tlačítka funkce na konci údaje. Tuto možnost mají pouze uživatelé s oprávněním aktualizace číselníku věcí. · Způsob doručení · Místo podání · Forma dokumentu · Média. Popis funkcionality: · Po zadání volby Nový dojde k zobrazení prázdného formuláře s přednastavenými údaji uvedenými výše. Po vyplnění povinných hodnot, případně dalších známých hodnot i na dalších záložkách, můžeme záznam uložit. · Dokument je uložen se stavem Naveden a nachází se ve složce Navedeno. Uložením se zpřístupní tlačítka v pravé části formuláře pro další funkce. · Do podacího razítka opíšeme z formuláře identifikaci záznamu a případně i pořadové číslo s rokem a číslo jednací. · Nyní, pokud jsme podatelnou můžeme vyvolat funkci Předat, pomocí které dokument předáme na vybraný podřízený uzel (osobu). Po potvrzení předání je dokument přesunut do složky Předáno, kde zůstává do doby, než si příjemce převezme zásilku fyzicky a provede elektronicky převzetí záznamu do svého vlastnictví. · Pokud jsme obecným uzlem, který navedl doručený dokument, můžeme funkcí Předat dokument pracovnímu místu (osobě) pod uzlem, odeslat na jiný uzel nebo funkcí Vyřizuji předat dokument na konkrétní pracovní místo (osobu) (zobrazí se nám číselník všech podřízených pracovních míst a osob) a zahájit vyřizování v zastoupení. Záznam je ve stavu Vyřizuje se a je uložen ve složce Vyřizuji v zastoupení. · Můžeme doklad okamžitě vyřídit nebo můžeme začít navádět další doklad. · V případě potřeby můžeme dát dokument na vědomí dalším pracovním místům, můžeme provést vytvoření evidovaných kopií dokumentu a též je předat na cílová pracovní místa (osob) nebo uzly. Funkce je popsána v dalších kapitolách. · Taktéž pomocí seznamu pracovních míst (osob) sdílení dokumentu můžeme záznam zpřístupnit dalším pracovním místům (osobám). · Po navedení všech dokladů si můžeme vytisknout předávací protokoly na jednotlivé uzly i pracovní místa (osoby). Vazby na ostatní části systému: Pořízení záznamu o doručeném dokumentu je zahájením jeho životního cyklu. Při dalším vyřizování je možno využít při práci se záznamem dokumentu další funkce, které jsou popsány v následujících kapitolách. Zabudované kontrolní mechanismy: Při ukládání je prováděna kontrola na povinné údaje. V případě nevyplnění dojde k nastavení kurzoru do scházejícího údaje a zveřejnění informace o povinnost údaj vyplnit. Záložka Ostatní Záložka obsahuje další základní údaje o dokumentu. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Kat. dok. Kategorie dokumentu – číselník umožňující jemnější členění spisových znaků. Číselník je vytvářen samostatně pro doručené dokumenty a vlastní. Spisový znak Spisový znak ze Spisového a skartačního plánu Skartační znak Skartační znak ze Spisového a skartačního plánu Skartační doba Skartační doba ze Spisového a skartačního plánu Název 1 První část názvu původce Název 2 Druhá část názvu původce Ulice Název ulice z adresy původce Číslo Typ a hodnota čísla – popisné/evidenční Část obce Část obce PSČ, pošta PSČ a název poštovního úřadu doručení Kód státu Kód státu Ověřeno Indikace, že uvedená adresa je v souladu s číselníkem adres UIR_ADR E-mail E-mailová adresa původce při doručení přes elektronickou podatelnu Obálka Označení obálky – u doručených dokumentů se nevyužívá Typ obálky Označení typu obálky Neoznačeno Textové pole pro zformování adresy pro tisk obálek Místo uložení Textová informace o uložení dokumentu Číslo kartonu Identifikace kartonu ve kterém je dokument uložen ve spisovně Uložil Osoba a pracovní místo, která navedla poslední informace o uložení Uloženo Datum navedení posledních informací o uložení Popis Další volná specifikace k uložení dokumentu Přednastavené údaje: · Název 1: nastavuje se název původce uvedený na záložce Detail – s možnosti změny · Obec: nastavuje se obec uvedená na záložce Detail – s možností změny Údaje podporované číselníky: · Kategorie dokumentu · Spisový znak – na základě jeho výběru dojde i k nastavení Skartačního znaku a lhůty · Adresa původce – lze použít adres z číselníku obchodních partnerů · Číslo · PSČ · Kód státu · Typ obálky · Číslo kartonu Popis funkcionality: · Pokud využijeme číselníku kategorie dokladu, přednastaví se automaticky i hodnoty ze Spisového a skartačního plánu. · Pro pořízení adresy můžeme využít číselník adres obchodních partnerů, který vyvoláme tlačítkem pro zobrazení podpory v údaji Název 1. Použití číselníku není povinné. Adresu lze navést naprosto nezávisle. Je provedena její kontrola na číselník adres UIR_ADR. Adresu lze ponechat i když kontrole nevyhoví (nebude zatržena indikace ověření adresy na číselník). · Informace o uložení lze navádět až v okamžiku vyřizování dokumentu nebo jeho uložení do spisovny. Panel uložení se při ukončení skartačního procesu změní na záznam informací o provedeném skartačním řízení, které bude popsáno dále. Vazby na ostatní části systému: Při navádění adres se využívá číselník obchodních partnerů z EIS a číselník UIR_ADR pro kontrolu správnosti navedení adresy. Zabudované kontrolní mechanismy: Kontrola naváděné adresy na číselník UIR_ADR. Kontrola na číselník PSČ a obcí, číselník států. Záložka Přílohy Záložka obsahuje seznam dokumentů uložených v dokumentovém úložišti vzniklých při navedení nového záznamu. Je zde obsažen text elektronické zprávy, přílohy a celý mail v zabaleném tvaru. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Předmět Stručná charakteristika obsahu dokumentu – název uloženého souboru Klíčová slova Vzhledem k automatickému ukládání obsahu e-mailu není vyplněno Typ Typ souboru podle přípony souboru Připojil Jméno osoby, která provedla připojení informací k dokumentu – Autor záznamu dokumentu Zapsáno Datum zápisu do dokumentového úložiště Popis funkcionality: Ukládání e-mailu probíhá automaticky při požadavku o založení e-mailu do podacího deníku v elektronické podatelně. Funkce elektronické podatelny jsou popsány v kapitole 6.15. Vazby na ostatní části systému: Funkce využívá dokumentového úložiště Magion, které sdílejí i ostatní moduly IRIS. Záložka příjemci Záložka umožňuje navedení jednoho nebo neomezeného počtu příjemců pro předání dokumentu. Při Předání lze provést předání na všechny příjemce najednou nebo postupně. Je možno i dodatečně doplnit další příjemce pro předání. Při předání dochází k vygenerování kopií dokumentů (volba Způsob předání = Kopie) nebo se předává dané pořadové číslo.. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Způsob předání Definice, zda bude předáno toto pořadové číslo – tzn. vlastník předává dokument jinému vlastníkovi, nebo zda se předává nová kopie dokumentu - obdoba funkce Kopie. Předat přímo Indikace, zda dokument je předáván mezi předávajícím a příjemcem přímo nebo prochází standardní předávací procedurou ve struktuře uzlů. Název uzlu Výběr uzlu je předcházen volbou rozsahu uzlů zobrazovaných v číselníku názvů: Vše – všechny uzly, Podatelny, Podřízené uzly – pouze uzly pod daným uzlem. Název prac. místa Výběr je předcházen volbou rozsahu pracovních míst zobrazovaných v číselníku názvů pracovních míst: Vše – všechny pracovní místa, Podřízená pracovní místa, Skupiny. Osoba Jméno a příjmení osoby na pracovním místě. Povinné údaje: Pokud není vyplněn na záložce Adresy žádný záznam, musí být vyplněn alespoň jeden příjemce v tomto seznamu. Údaje podporované číselníky: · Způsob předání · Název uzlu · Název pracovního místa Popis funkcionality: Po pořízení alespoň jednoho záznamu příjemce je dokument připravený k předání. Funkce předání je samostatně popsána v kapitole 6.5. Vazby na ostatní části systému: Při výběru pracovních míst se využívá číselník pracovních míst z PaMS. 6.3. Založení záznamu nového vlastního dokumentu Záložka Detail Vytváření vlastních dokumentů probíhá obdobně, jako u doručených dokumentů. Navíc je zveřejněna záložka Adresy. Příklad vzhledu formuláře: Vzhled formuláře je na záložkách Detail, Ostatní, Příjemci a Přílohy shodný s formulářem doručeného dokumentu. Proto bude dále uvedena pouze záložka Adresy. Povinné údaje: · Věc · Na dalších záložkách alespoň jeden adresát nebo příjemce v rámci organizace. Přednastavené údaje: · Forma dokumentu: Listinná – s možností změny · Listů: hodnota =1 – možností změny · Příloh: hodnota = 0 – možností změny · Elektronických příloh: hodnota = 0 – možností změny. Generované údaje při uložení záznamu: · Pořadové číslo · Jednoznačná identifikace záznamu · Číslo jednací · Vlastník a jeho pracovní místo – Osoba na pracovním místě, pracovník obecného uzlu nebo podatelny v případě pořizování záznamu vlastního odeslaného e-mailu · Název organizační jednotky · Autor záznamu a jeho pracovní místo – pracovník podatelny nebo uzlu · Datum a čas vzniku. Údaje podporované číselníky: · Typ dokumentu · Věc – lze navádět i hodnoty neuvedené v číselníku a také nové hodnoty přímo ukládat do číselníku pomocí tlačítka funkce na konci údaje. Tuto možnost mají pouze uživatelé s oprávněním aktualizace číselníku věcí. · Způsob doručení · Místo podání · Forma dokumentu · Média. Popis funkcionality: · Po zadání volby Nový dojde k zobrazení prázdného formuláře s přednastavenými údaji uvedenými výše. Po vyplnění povinných hodnot, i na dalších záložkách můžeme záznam uložit. · Dokument je uložen se stavem Naveden a nachází se ve složce Navedeno. Uložením se zpřístupní tlačítka v pravé části formuláře pro další funkce. · Přidělené číslo jednací se použije do dokumentu a po jeho zpracování může dojít k vyřízení dokumentu. · Pokud dokument navedlo přímo pracovní místo (osoba), může dokument převést do stavu Vyřizuji a pokračovat v jeho vypravení nebo předání. · Pokud dokument navedl obecný uzel nebo pracovní místo (osoba) prostřednictvím Inet MU může taktéž uzel převést dokument do stavu Vyřizuji v zastoupení a pokračovat v jeho vypravení nebo předání. · Funkce Vypravení a Předání jsou samostatně popsány dalších kapitolách. Vazby na ostatní části systému: Pořízení záznamu o vlastním dokumentu je zahájením jeho životního cyklu. Při dalším vyřizování je možno využít při práci se záznamem dokumentu další funkce, které jsou popsány v následujících kapitolách. Zabudované kontrolní mechanismy: Při ukládání je prováděna kontrola na povinné údaje. V případě nevyplnění dojde k nastavení na neuvedený údaj a zveřejnění informace o nutnosti vyplnění údaje. V případě, že není vyplněna žádný adresát ani příjemce je zveřejněna taktéž informativní zpráva o nutnosti vyplnění některé skupiny údajů. Záložka Adresy Záložka umožňuje navedení jedné nebo neomezeného počtu adres pro doručení dokumentu. Při odesílání lze najednou provést vypravení na všechny adresy nebo postupně. Je možno i dodatečně doplnit další adresy pro doručení. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Název 1 První část názvu původce Název 2 Druhá část názvu původce Ulice Název ulice z adresy původce Číslo Typ a hodnota čísla – popisné/evidenční Část obce Část obce PSČ, pošta PSČ a název poštovního úřadu doručení Kód státu Kód státu Ověřeno Indikace, že uvedená adresa je v souladu s číselníkem adres UIR_ADR E-mail E-mailová adresa původce při doručení přes elektronickou podatelnu Způsob doručení Způsob doručení dokumentu na zadanou adresu Obálka Označení obálky – nevyplňuje se v případě označování obálek jednoznačnou identifikací obálky, která vzniká při funkci Vypravení dokumentu. Typ obálky Označení typu obálky Neoznačeno Textové pole pro zformování adresy pro tisk obálek Povinné údaje: Pokud není vyplněn na záložce Příjemci žádný záznam, musí být vyplněna alespoň jedna adresa v tomto seznamu (alespoň v rozsahu: Název 1, Ulice, Číslo, PSČ, Obec). Údaje podporované číselníky: · Adresa původce – lze použít adres z číselníku obchodních partnerů · Číslo · PSČ · Kód státu · Způsob doručení · Typ obálky Popis funkcionality: Pro pořízení adresy můžeme využít číselník adres obchodních partnerů, který vyvoláme tlačítkem pro zobrazení podpory v údaji Název 1. Použití číselníku není povinné. Adresu lze navést naprosto nezávisle. Je provedena její kontrola na číselník adres UIR_ADR. Adresu lze ponechat i když kontrole nevyhoví (nebude zatržena indikace ověření adresy na číselník). Vazby na ostatní části systému: Při navádění adres se využívá číselník obchodních partnerů z EIS a číselník UIR_ADR pro kontrolu správnosti navedení adresy. Zabudované kontrolní mechanismy: Kontrola naváděné adresy na číselník UIR_ADR. Kontrola na číselník PSČ a obcí, číselník států. 6.4. Kopie dokumentu Funkce Kopie provádí vytvoření evidovaných kopií dokumentů. Popis funkcionality: · Při vytváření kopie program automaticky provádí číslování kopií vždy o jednu vyšší než je předchozí číslo kopie. Vzniklý záznam kopie má shodné pořadové číslo v deníku, ale má novou jednoznačnou identifikaci, kterou je nutno zapsat na kopii. Tím je jednoznačně rozlišeno, o kterou kopii se jedná. Originál dokumentu má číslo kopie nula, které se neuvádí. · U kopií nedochází k vymazání informací o vypravení a předání. · Z kopie lze zakládat spis a vkládat ji do do spisu. Všechny vytvořené kopie k dokumentu jsou zobrazeny v seznamu kopií, který je přístupný přes volbu Funkce. · Od okamžiku vzniku kopie má kopie svůj vlastní životní cyklus. Příklad vzhledu formuláře: 6.5. Předání dokumentu Funkce předání umožňuje předat dokument na zvolená pracovní místa (osoby). Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Postup navádění a údaje jsou shodné s aktualizací údajů na záložce Příjemci, popsané v kapitole 6.3. Data z této záložky se zobrazují v seznamu pro předání. Zobrazují se pouze ty řádky, na které nebylo Předání dosud provedeno. Způsob předání Definice, zda bude předáno toto pořadové číslo – tzn. vlastník předává dokument jinému vlastníkovi, nebo zda se předává kopie dokumentu. Předat přímo Indikace, zda dokument je předáván mezi předávajícím a příjemcem přímo nebo prochází standardní předávací procedurou ve struktuře uzlů. Název uzlu Výběr uzlu je předcházen volbou rozsahu uzlů zobrazovaných v číselníku názvů: Vše – všechny uzly, Podatelny, Podřízené uzly – pouze uzly pod daným uzlem. Název prac. místa Výběr je předcházen volbou rozsahu pracovních míst zobrazovaných v číselníku názvů pracovních míst: Vše – všechny pracovní místa, Podřízená pracovní místa, Skupiny. Osoba Jméno a příjmení osoby na pracovním místě Popis funkcionality: · Je možno použít již navedených údajů, případně ještě doplnit další příjemce dokumentu. Řádky, které označíme v prvním sloupci zatržením, budou použity pro předání při potvrzení volby Převzít. · Vlastní funkce předání je provedena v závislosti na přednastaveném typu předání. o Toto pořadové číslo – dochází ke změně vlastnictví dokumentu. Jde hlavně o případy předávání doručených dokumentů z podatelen na uzly, případně osoby. o Nová kopie – dochází k automatizovanému vytvoření nových kopií dokumentů (obdoba funkce Kopie v kapitole 6.4.). Tyto dokumenty jsou standardní cestou nebo přímo (dle volby) předány. Jednoznačná identifikace vzniklých dokumentů, kterou je zapotřebí napsat na fyzické dokumenty, je uvedena na záložce Příjemci, v Rozdělovníku dokumentů (kapitola 6.7.), kde jsou informace o realizovaném předání a vypravení nebo v přehledu Souvisejících dokumentů (kapitola 6.11.). Zabudované kontrolní mechanismy V okamžiku předání může mít pouze jeden řádek zvolen typ předání: Toto pořadové číslo. 6.6. Vypravení dokumentu Funkce vypravení umožňuje vypravit dokument na zvolenou adresu(y). Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Postup navádění a údaje jsou shodné s aktualizací údajů na záložce Adresy, popsané v kapitole 6.3. Data z této záložky se zobrazují v seznamu pro vypravení. Zobrazují se pouze ty řádky, na které nebylo Vypravení dosud provedeno. Název 1 První část názvu původce Název 2 Druhá část názvu původce Ulice Název ulice z adresy původce Číslo Typ a hodnota čísla – popisné/evidenční Část obce Část obce PSČ, pošta PSČ a Název poštovního úřadu doručení Kód státu Kód státu Ověřeno Indikace, že uvedená adresa je v souladu s číselníkem adres UIR_ADR E-mail E-mailová adresa původce při doručení přes elektronickou podatelnu Způsob doručení Způsob doručení dokumentu na zadanou adresu. Obálka Označení obálky – nevyplňuje se v případě označování obálek jednoznačnou identifikací obálky, která vzniká při funkci Vypravení dokumentu. Mimo výpravnu Indikace Vypravení dokumentu mimo výpravnu – osobní předání Typ obálky Označení typu obálky Neoznačeno Textové pole pro zformování adresy pro tisk obálek Vypraveno Indikace vypravení dokumentu na danou adresu Popis funkcionality: · Je možno použít již navedených údajů, případně ještě doplnit další adresáty dokumentu. Řádky, které označíme v prvním sloupci zatržením, budou použity pro vypravení při potvrzení volby Převzít. · Pro vypravené adresy jsou vygenerovány obálky se shodným pořadovým číslem deníku, ale novým jednoznačným identifikátorem obálky. · Jednoznačná identifikace obálek, kterou je zapotřebí napsat na obálku, je uvedena na záložce Adresy, Rozdělovníku dokumentů (kapitola 6.8.) nebo v přehledu Souvisejících dokumentů (kapitola 6.12.). · Před vypravením je možno vytisknout adresy na obálky. · Funkcí Převzít dojde k vygenerování záznamů obálek na výpravnu. · Okno Vypravení se uzavře. Na záložce adresy je následně možno opsat na jednotlivé obálky jednoznačnou identifikaci vypravených obálek. Vazby na ostatní části systému: Při navádění adres se využívá číselník obchodních partnerů z EIS a číselník UIR_ADR pro kontrolu správnosti navedení adresy. Zabudované kontrolní mechanismy: Kontrola naváděné adresy na číselník UIR_ADR. Kontrola na číselník PSČ a obcí, číselník států. 6.7. Rozdělovník Informace o adresátech vypravení dokumentu nebo příjemcích, kterým byl dokument předán, jsou přístupné přes volbu Funkce/Rozdělovník Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Struktura dat je shodná se záložkou Příjemci – Předáno a Adresy – Vypraveno (kapitola 6.3.). Popis funkcionality: · Informace z rozdělovníku jsou přístupné přes volbu Funkce/Rozdělovník. · V seznamu jsou zobrazeny informace o příjemcích předání a adresátech vypravení dokumentu. · Seznam je automaticky vytvářen při funkcích Předat nebo Vypravit. 6.8. Pohyby dokumentu V seznamu jsou zaznamenány všechny pohyby dokumentu mezi uzly a osobami. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Od osoby Předávající osoba Od prac. místa Předávající místo Od uzlu Předávající uzel K osobě Přijímající osoba K prac. místu Přijímající pracovní místo K uzlu Přijímající uzel Popis funkcionality: · Informace o pohybech jsou přístupné přes volbu Funkce/Pohyby. · Záznamy pohybů vznikají automaticky při předávání dokumentu. · Na základě informací o pohybech lze tisknout protokoly o předání (kapitola 7. Sestavy). 6.9. Historie dokumentu Všechny operace, provedené s dokumentem, jsou zaznamenávány v Historii dokumentu – kdy, kdo a co s dokumentem provedl. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Zapsáno Datum provedení operace Zapsal Identifikace osoby a pracovního místa Popis Popis akce Popis funkcionality: · Historie dokumentu je přístupná přes volbu Funkce/Historie. · Všechny operace, provedené s dokumentem, jsou zaznamenávány v Historii dokumentu – kdy, kdo a co s dokumentem provedl. · Záznamy jsou setříděny sestupně podle datumu a času provedení akce. 6.10. Sdílení dokumentu Pro každý dokument/spis lze navést pracovní místa, která mají právo sdílet (vidět) daný dokument. Volba pro aktualizaci seznamu je přístupná přes tlačítko Funkce. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Osoba Osoba na pracovním místě Název prac. místa Název pracovního místa s oprávněním sdílet dokument/spis Autor Osoba, která povolila sdílení Zapsáno Datum a čas, kdy bylo povoleno sdílení Popis funkcionality: · Aktualizace informací o sdílení dokumentu je přístupná přes volbu Funkce/Sdílení dokumentu. · Volba Pracovní místa umožňuje optimalizovat navádění dat. Pomocí funkce volby si stanovujeme množinu nabízených pracovních míst, ze kterých budeme vybírat. o Uzlu – pouze pracovní místa z uzlu pod kterým pracujeme o Vše – všechna pracovní místa MU o Skupin – předdefinované seznamy pracovních míst uzlu · Funkce Přidat vyvolá pomocný číselník pracovních míst podle zvoleného rozsahu. Lze vybrat jedno nebo více pracovních míst najednou, případně celé skupiny. Potvrzením zvoleného výběru jsou pracovní místa (pracovní místa skupin) zařazena do seznamu oprávněných pracovních míst sdílet dokument/spis. · Funkce Odstranit vymaže ze seznamu záznam pracovního místa na kterém stojí kurzor. · Funkce Převzít potvrzuje provedené změny v seznamu. · Funkce Přerušit umožní odchod z aktualizace seznamu bez promítnutí změn. · Pokud dojde ke změně osoby na pracovním místě, je automaticky v seznamu zobrazováno nové jméno osoby. Vazby na ostatní části systému: Pracovníkům na pracovních místech uvedených v seznamu se zobrazuje dokument/spis ve složce Sdílené. 6.11. Související dokumenty Přehled souvisejících dokumentů je přístupný přes volbu Funkce. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Rozsah zobrazovaných údajů je shodný s údaji zobrazovanými v Podacím deníku (kapitola 6.1.). Popis funkcionality: V přehledu jsou zobrazeny záznamy všech dokumentů, u kterých byla vytvořena při vzniku vazba souvislosti. Jako související dokument je označen každý dokument vzniklý z dokumentu pomocí funkce Nový jako, Kopie, Nový spis, Odpovědět (jak vlastní dokument odpovědi, tak i spis vzniklý z původního dokumentu) a dokumenty vzniklé předáním jako Nová pořadová čísla. Přehled lze zobrazit pro všechny dokumenty obsažené v seznamu. Vazby na ostatní části systému: Jde o pohled na dokumenty podacího deníku, které vnikaly ve vzájemné závislosti . 6.12. Vytvoření spisu a práce se spisem Vytvoření spisu slouží ke spojení dokumentů, týkajících se jedné věci. Spis může vzniknout automaticky (volí uživatel) při použití funkce Odpovědět nebo může být vytvořen postupně vytvořením spisu z daného dokumentu a postupným vkládáním dalších dokumentů do spisu. Příklad vzhledu formuláře: Popis funkcionality: Vytvoření spisu z iniciačního dokumentu. · Při vytváření spisu musíme stát v iniciačním dokumentu, ten musí být ve stavu Vyřizuje se nebo Vyřízen. · Volbou Nový spis, skrytou pod tlačítkem Spis, dojde k automatickému vygenerování záznamu spisu z původního dokumentu. Vytvoření spisu funkcí odpovědět s volbou založit spis. · Iniciačním dokumentem je v tomto případě dokument na který odpovídáme. Je to obdoba volby Nový spis z předchozího odstavce. Navíc ovšem dojde i k vytvoření nového dokumentu odpovědi. Odpověď je zařazena na první pozici ve sběrném archu. · Funkci Odpovědět nelze použít na Spis. · Spis má stejné pořadové číslo v deníku jako iniciační dokument, stejné číslo jednací, ale novou jednoznačnou identifikaci, která se v případě tisku obálky spisu (kapitola 7.3.) vytiskne na obálku. Údaj spis zůstává prázdný. K jeho naplnění dojde pouze v případě, že by byl daný spis vložen do jiného spisu. · Do spisu je oproti původnímu dokumentu doplněna záložka Sběrný arch, kde jsou evidovány všechny dokumenty vložené do spisu. · Iniciační dokument, na základě něhož došlo ke vzniku spisu, je uveden na nulté pozici. · Odpověď se zařadí pod číslo 1. · V iniciačním dokumentu i odpovědi dojde k nastavení indikace Vložen do spisu a identifikace spisu rozšířená o pořadí ve spisu je doplněna do údaje Spis. · Iniciační dokument lze ze spisu vyjmout pouze v případě, že jsou vyjmuty všechny ostatní vložené dokumenty. Spis, z něhož byly vyjmuty všechny dokumenty, je převeden do stavu Vyřízen. Do textu vyřízení je automaticky doplněn text Prázdný spis, doplněno datum vyřízení a zapnuta indikace vyřízení. Do historie je založen záznam vyřízení spisu. · Pokud ze spisu vyjmeme některý z dokumentů (funkce Vyjmutí dokumentu), zůstává ve sběrném archu s poznámkou vyňato. Ve vlastním dokumentu je zrušena indikace vložení do spisu. · Údaj spisu, do kterého byl dokument vložen, je přeškrtnut. · Dokument, který vyřizuje celý spis může být onačen „Vyřizuje spis“. Před použitím funkce Vyřízení spisu musí být všechny dokumenty ve spisu vložené vyřízeny, jinak nemůže dojít k označení spisu za vyřízený. Před vyřízením spisu musí být doplněn spisový a skartační znak a skartační doba. Vazby na ostatní části systému: Zabudované kontrolní mechanismy: · Je kontrolováno, že iniciační dokument musí být ve stavu Vyřizuje se nebo Vyřízen. · Při vyřízení spisu je kontrolováno, že všechny vložené dokumenty mají stav Vyřízen. 6.13. Vyřízení dokumentu Funkce vyřízení provede pouze převod stavu dokumentu/spisu na Vyřízen. Příklad vzhledu formuláře: Popis funkcionality: · Je možno doplnit text vyřízení. · Datum vyřízení je přednastaveno na aktuální datum s možností změny. · Vyřízení dokumentu je možno provést násobně. V podacím deníku se zobrazuje vždy poslední informace o vyřízení. Zabudované kontrolní mechanismy: · Je kontrolováno povinné vyplnění Spisového znaku, Skartačního znaku a Skartační doby. · Musí být vyplněno datum vyřízení. 6.14. Elektronická podatelna Příklad vzhledu formuláře: Popis funkcionality: · Emaily doručené i odeslané jsou od pracovníků zasílány na vstupní e-mailovou adresu podatelny. · Podatelna přímo zakládá z poštovního klienta záznamy do podacího deníku. · Volí, zda jde o doručený email nebo vlastní a doplní další údaje podacího deníku. · Vzhledem k tomu, že jednotliví pracovníci MU vyřizují na svých pracovištích e-maily, nebude funkce automatického odesílání potvrzení příjmu zprávy na MU zprovozněna. 6.15. Vypravení obálek Obálky vzniklé na uzlech při vypravení se dostávají standardní cestou na Výpravnu, kde je po Přijetí na výpravnu obálky vypravit. Vypravení bude spočívat na funkci exportu všech převzatých záznamů k vypravení do dávkového souboru pro systém Správce pošty. Příklad vzhledu formuláře obálky: Popis dat: Pořadí Pořadové číslo deníku v rámci roku a celé MU Rok (ve formuláři neuvedeno) Rok, za který je naveden záznam do deníku Kopie Číslo kopie dokumentu stejného pořadí a roku, pokud byla použita funkce Kopie. ID Jednoznačná identifikace záznamu obálky SSL ve tvaru EAN 13 Typ Typ dokumentu – Vlastní Stav obálky Stav obálky – Naveden, Stornován, Vyřízen, Vyřazen, Vyřizuje se , Ztracen Věc Stručné vyjádření obsahu dokumentu v obálce Druh Druh dokumentu SSL – Obálka (zásilka) Způsob doručení Hodnota číselníku stanovující způsob doručení zásilky Pod. číslo Podací číslo doručené zásilky Místo podání Pošta nebo obec podání doručené zásilky Forma dok. Forma dokumentu Listů Počet listů zásilky Příloh Počet příloh zásilky El. příloh Velikost elektronických příloh v MB Média Druh a počet příloh zásilky Klíčová slova Klíčová slova oddělená mezerou pro snadnější vyhledávání záznamů v deníku Obálka Identifikace obálky, bude vloženo jednoznačné identifikační číslo obálky Typ obálky Dle číselníku Hmotnost Údaj hmotnosti obálky v gramech Odesláno Datum, případně čas odeslání Doručeno Datum, případně čas doručení Odvolací lhůta Nedoručitelné Indikace, že zásilka je nedoručitelná Právní moc Datum nabytí právní moci dokumentu v zásilce Vlastník Jméno vlastníka Prac. místo Pracovní místo vlastnící dokument Název OJ Název organizační jednotky (pracoviště) pod které spadá vlastník Název uzlu Název uzlu který v daném okamžiku vlastní dokument (hodnota je vyplněna pouze v okamžiku, kdy vlastníkem je opravdu sám uzel) Popis funkcionality: · Z obálek převzatých na výpravnu provede pracovník výpravny označení těch, které požaduje předat k vypravení do systému správce pošty. · Pomocí funkce Export provede uložení dávkového souboru do pracovního prostoru na disku, odkud jej bude přebírat Správce pošty. · Po ofrankování provede pracovník export informací z frankovacího procesu zpět do pracovního prostoru na disku (kapitola 6.17.). · Z tohoto prostoru bude následně proveden import dat do SSL (kapitola 6.17.). · V datech již bude uložena informace o datu vypravení, hmotnosti zásilky i ceně. · Program zapíše tyto údaje do záznamu obálky a přesune záznam obálky do složky vypravené. Zápis těchto údajů bude umožněn i ručně pomocí funkce Vypravit. · Ve složce vypravené budou vidět pouze Doporučené zásilky. Obyčejné zásilky budou přístupné pouze přes záložku Hledání. · Následující den budou do těchto záznamů provede podatelna doplnění podacích čísel pomocí funkce Vypravit. · Doplněním podacího čísla zmizí záznam ze složky vypraveno a je označen za Vyřízený. · U dodejek bude informace o dodání navádět odesílající uzel po vyhledání podle podacího čísla. Přesný popis funkčnosti bude možno provést až v okamžiku, kdy bude známa verze Správce pošty zakoupená MU. Vazby na ostatní části systému: Funkce vypravení spolupracuje pomocí dávkových souborů s aplikací Správce pošty. 6.16. Dávková komunikace s aplikací Správce pošty Dávková komunikace zajišťuje předávání dat mezi SSL a Správcem pošty. Příklad vzhledu formuláře: Popis funkcionality: · Pracovníkům výpraven se na funkci Export zobrazí formulář pro zadání místa uložení dávkového souboru. · Do exportu jsou zahrnuty pouze způsoby doručení, které podporuje Správce pošty. · Po ofrankování a vyexportování dávkového souboru ze Správce pošty se tento soubor pomocí funkce Import vloží do SSL. Při importu jsou ignorovány záznamy ze správce pošty, jejichž identifikace není obsažena v SSL. Vazby na ostatní části systému: Komunikace pomocí dávkových souborů mezi SSL a aplikací Správce pošty. 6.17. Funkce měnící stav dokumentu Storno – stav Stornován Dokument/spis lze stornovat pomocí tlačítka Storno. U spisu musí být stornovány všechny vložené dokumenty, jinak storno nelze provést. Při stornování je do textu vyřízení automaticky zapsán text „Nerealizováno“. Dokument/spis není viditelný v žádné složce. Lze jej vyhledat přes záložku hledání. Do historie dokumentu/spisu je založena informace o autorovi a termínu stornování. Zrušení stornování Opětovným použitím tlačítka Storno lze dokument/spis vrátit do stavu před stornováním. Do historie dokumentu/spisu je založena informace o autorovi a termínu zrušení stornování. Další uvedené funkce jsou přístupné pod volbou Funkce. Přerušit – přerušení vyřizování – stav Přerušen Funkce umožňuje pozastavit vyřizování dokumentu/spisu. S dokumentem po dobu přerušení nelze provádět žádné operace pomocí standardních voleb funkcí. Při přerušení vyřizování je v případě uvedení doby vyřízení automaticky napočítávána doba přerušení a o tuto dobu je prodlužována i doba očekávaného vyřízení dokumentu. O tuto dobu se oddaluje signalizace zpožděného vyřízení (řádek na seznamu označen červeně). Dokument je možno pouze předávat. Do historie dokumentu/spisu je založena informace o autorovi a termínu přerušení. Přerušení lze ukončit funkcí Obnovení po přerušení. Obnovení po přerušení Dokument/spis je vrácen do stavu před přerušením a lze pokračovat v jeho vyřizování. Do historie dokumentu/spisu je založena informace o autorovi a termínu obnovení po přerušení. Ztraceno V případě ztráty dokumentu lze změnit stav dokumentu/spisu na Ztracen. Dokument je zobrazován ve složce Ztraceno. Dokument lze označit za ztracený v kterýkoliv fázi jeho životního cyklu. U ztraceného dokumentu nelze stav změnit na jiný, kromě převodu do stavu Vyřazeno pomocí funkcí skartace. Do historie dokumentu/spisu je založena informace o autorovi a termínu navedení stavu ztracen. Stav dokumentu/spisu lze v případě nalezení změnit pomocí funkce Nalezen. Nalezen Dokument/spis je vrácen do stavu před ztracením a lze pokračovat v jeho vyřizování. Do historie dokumentu/spisu je založena informace o autorovi a termínu nalezení. 6.18. Přehled dokumentů Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Zobrazení informací dokumentů je stejné jako na záložce seznam podacího deníku. Popis funkcionality: Data v přehledu se zobrazují podle toho, jakou roli má přihlášená osoba v systému SSL. · Zaměstnanec na pracovním místě – vidí pouze dokumenty ve svém vlastnictví a dokumenty u kterých má přidělené sdílení. · Pracovník uzlu – vidí všechny dokumenty uzlu a podřízených uzlů. · Zaměstnanec na pracovním místě vedoucího – zobrazují se všechny dokumenty, které má ve vlastnictví, dokumenty, které má sdílené a všechny dokumenty jeho přímých podřízených. · Dokumenty, které mají vyplněno datum požadovaného vyřízení a nejsou označeny jako vyřízené, přerušené, ztracené, jsou v seznamu od data plánovaného vyřízení zobrazeny červeně. · Ve funkcích je na oprávnění přístupna funkce Převodu agendy. · Na hlavním seznamu je nutno nejprve vybrat záznamy, které požadujeme předat na jinou osobu. · Po vyvolání funkce dojde k zobrazení seznamu vybraných záznamů a zpřístupnění údajů pro zadání nového vlastníka. Volbou převzít dojde k převodu dokumentů. 6.19. Rejstříky Jmenný rejstřík Jmenný rejstřík je sestaven podle jmen (fyzických osob, právnických osob, pracovních míst (osob)). Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Jméno Pracovní místo a jméno, jméno osoby nebo název právnické osoby. ČJ Číslo jednací Identifikace Jednoznačné identifikační číslo dokumentu Věc Věc Spisový znak Spisový znak Název Název spisového znaku Popis funkcionality: Na základě zadání výběru na záložce hledání se vyberou odpovídající záznamy z podacího deníku. Věcný rejstřík Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Spisový znak Spisový znak Název Název spisového znaku ČJ Číslo jednací Identifikace Jednoznačné identifikační číslo dokumentu Věc Věc Jméno Pracovní místo a jméno, jméno osoby nebo název právnické osoby uvedené v původci Popis funkcionality: Na základě zadání výběru na záložce hledání se vyberou odpovídající záznamy z podacího deníku. 6.20. Předání do spisovny Popis funkcionality: · Předání do spisovny probíhá stejně, jako každé jiné předání, pouze je zapotřebí zatrhnout volbu přímého předání, aby nedošlo ke složitému předávání velkého množství dokumentů standardní cestou přes strukturu uzlů. · Lze předávat pouze vyřízené dokumenty nebo spisy. · O předání dokumentů lze vytisknout standardní protokol předání (kapitola 7.2). 6.21. Ukládání dokumentů Informace o uložení nejsou pouze vyhrazeny pro spisovny, ale lze je použít od okamžiku vyřízení dokumentu/spisu, aby v systému byly informace i o dočasném uložení dokumentu před předáním na spisovnu. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Místo Popis umístění dokumentu Číslo kartonu Identifikace kartonu, ve kterém je dokument založen. Uložil Jméno osoby, která provedla poslední opravu údajů o uložení Uloženo Datum posledního navedení údajů o uložení Popis Pole pro další potřebnou specifikaci uložení Popis funkcionality: · Použitím funkce Uložit dojde k zobrazení formuláře pro zápis údajů o uložení. · Pokud při ukládání dochází i k vložení do kartonu, je možné přímo zobrazit číselník existujících kartonů a vybrat karton, do kterého je dokument/spis uložen. · Výběrem kartonu je vytvořena v systému vazba mezi kartonem a daným dokumentem. Daný dokument se zobrazuje i v evidenci kartonů na záložce Dokumenty. · Vložením spisu do kartonu jsou do kartonu vloženy i všechny dokumenty spisu. 6.22. Funkce ve spisovně Spisovna po dobu vlastnictví předaných dokumentů a spisů může navádět informace o uložení dokumentů (kapitola 6.21.) a může vést i evidenci zápůjček jednotlivých dokumentů. Z toho důvodu ve spisovně automaticky u dokumentů a spisů dochází k zobrazení záložky Zápůjčky. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Zapůjčit Výběr pracovního místa a osoby, které je dokument/spis zapůjčován Zapůjčil Pracovní místo a osoba, která provedla zapůjčení Neoznačeno Datum zapůjčení Na dnů Předpokládaná doba zapůjčení. Standardně přednastaveno 30 dnů s možností změny. Předpokládaný návrat Vypočtené datum, kdy by mělo dojít k navrácení dokumentu/spisu. Přijal Informace o pracovním místě a osobě, která přijala dokument/spis zpět – v okamžiku zapůjčování je údaj nepřístupný. Neoznačeno Datum přijetí zpět. Popis funkcionality: · Okno pro zapůjčení lze vyvolat funkcí Zapůjčit. · Dokumenty/spisy zapůjčené spisovnou se zobrazují pro spisovnu v samostatné složce Zapůjčeno. · Obdobně osoba, která má zapůjčeny nějaké dokumenty/spisy, má jejich seznam zobrazen ve složce Zapůjčeno. · Při návratu dokumentu spisovny funkcí Navrátit znovu vyvolá formulář zapůjčení, ve kterém jsou už pouze přístupné údaje přijímajícího pracovního místa (osoby) a data příjmu. Údaje jsou automatizovaně přednastaveny. Datum přijetí je možno změnit. · Převzetím navedených informací dokument/spis zmizí z přehledu zapůjčených na spisovně i u pracovního místa. 6.23. Skartační řízení Skartace je činnost, kterou se oddělují písemnosti trvalé dokumentární hodnoty (archiválie) od písemností určených k likvidaci (skartaci). Popis funkcionality: · Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta. · Vyhotoví se seznamy dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení. Zvlášť se připraví seznamy dokumentů se skartačním znakem "A", zvlášť dokumenty se skartačním znakem "S", zvlášť dokumenty se skartačním znakem "V" (kapitola 7.12). · Tyto návrhy ke skartaci se předají v listinné podobě ve dvojím vyhotovení jako příloha k žádosti o skartaci (kapitola 7.11.) do útvaru Archivu MU pro posouzení. · Při odborné archivní prohlídce archivář: a) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem "A" odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie, b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem "S" nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem "A", c) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem "V" mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení, d) uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu podle písmen a) a c) a seznam dokumentů určených k vyřazení a ke zničení podle písmen b) a c) a tyto seznamy přiloží k protokolu o skartačním řízení, e) dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do archivu. · Navrhované změny skartačních znaků dokumentů od archiváře obsluha IS SSL navede v podacím deníku a vytiskne konečný „protokol o provedeném skartačním řízení“, který se předá do archivu. · Po provedené archivní prohlídce archivář sepíše protokol a vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem "S". Na základě souhlasu ke zničení dokumentů, označených skartačním znakem "S", zabezpečí vedoucí spisovny (není-li spisovna zřízena, vedoucí organizační jednotky) jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Dokumenty se znakem „A“ spisovna předá do archivu. · U všech dokumentů, které jsou součástí skartačního řízení, se do podacího deníku doplní číslo skartačního protokolu a datum skartace, resp. vyřazení. Pokud dojde k předání do archivu, lze volitelně v komentáři uvést, do kterého (pokud je jich více). 6.24. Zastupování Každá osoba (pracovník na pracovním místě) má možnost definovat osoby, které ji mohou v případě nepřítomnosti zastupovat. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Zástupce Osoba oprávněná k zastupování dané osoby v IS SSL Údaje podporované číselníky: Zástupce Popis funkcionality: · Každý z uživatelů může definovat osoby, které jej mohou při vyřizování dokumentů SSL zastupovat. · Těmto osobám je automaticky při přihlášení zveřejněna informace o potřebě zastoupení nepřítomné osoby. · Tato funkce se netýká osob uzlů. Osoby uzlů mající práva k dokumentům uzlu musí být definovány ve struktuře uzlů. Tyto osoby mají automaticky vzájemnou zastupitelnost. · Aby zastupující osoby byly upozorněny na nutnost zastoupení, je zapotřebí, aby zastupovaná osoba navedla informace o své plánované nepřítomnosti. Popis dat: Nepřítomen od Datum počátku nepřítomnosti Nepřítomen do Datum ukončení nepřítomnosti Důvod nepřítomnosti Důvod nepřítomnosti na pracovišti – informativní, nepovinné Povinné údaje: Nepřítomen od Nepřítomen do Popis funkcionality: Na záložce zastupuji se zobrazují informace o možném zastupování jiných osob v době jejich nepřítomnosti. 6.25. Spisový a skartační plán Ve spisovém a skartačním plánu jsou definovány všechny spisové znaky organizace. Příklad vzhledu formuláře: Seznam Detail Popis dat: Spisový znak Spisový znak Platnost Platnost záznamu spisového znaku Název Název spisového znaku Skartační znak Skartační znak Skartační doba Skartační doba Platnost od Datum provedení poslední změny Popis Bližší specifikace spisového znaku Povinné údaje: Spisový znak Název Skartační znak Skartační doba Údaje podporované číselníky: Skartační znak Popis funkcionality: · Při ukládání spisového znaku do podacího deníku v aktuálním roce se ukládá vždy aktuální odkaz – právě platný. Pokud navádíme spisový znak k uzavíranému dokumentu z předchozích let, vždy se přitahuje spisový znak podle časové platnosti ve vztahu k datu vzniku dokumentu. · Spisové znaky jsou jedním ze základních číselníků SSL, a proto je zapotřebí při práci věnovat zvýšenou pozornost provádění změn. · Navedené údaje mají dlouhodobou platnost. 6.26. Uzly Definice struktury uzlů je spolu s organizační strukturou a strukturou pracovních míst a osob základem fungování SSL. Příklad vzhledu formuláře: Seznam Detail Popis dat: Hlavičkové údaje uzlu Název uzlu Název uzlu vytvořený podle zásad definovaných v kapitole 3. Neuvedeno Zkratka samostatného celku MU Nadřízený uzel Přímý nadřízený uzel k uzlu Nadřízená samostatná. org. jednotka Samostatný celek MU (rektorát/fakulta) Podatelna Nadřízená podatelna k uzlu Výpravna Nadřízená výpravna k uzlu Název řady Název číselné řady pro uzel Název Název čísla jednacího pro uzel Poznámka Specifikace doplňující definici uzlu Platnost od Platnost věty od data Typ Typ uzlu: Podatelna, Výpravna, Obecný uzel, Spisovna Elektronická podatelna Indikace u typu Podatelna, že na podatelně lze pracovat i s elektronickou podatelnou Platnost Indikace, zda věta je platná Povinné údaje: Pro obecný uzel jsou povinné všechny vyplnitelné údaje kromě Poznámky. · Typ = Obecný Pro podatelnu jsou povinné údaje: · Název uzlu · Zkratka samostatného celku · Nadřízený uzel se nevyplňuje · Samostatný celek MU · Název řady · Název · Typ = Podatelna. Pro Výpravnu jsou povinné údaje: · Název uzlu · Zkratka samostatného celku · Nadřízený uzel = Podatelna celku · Nadřízená samostatná organizační jednotka · Název řady · Název · Typ = Výpravna. Pro Spisovnu jsou povinné údaje: · Název uzlu · Zkratka samostatného celku · Nadřízený uzel = Podatelna celku · Nadřízená samostatná organizační jednotka · Název řady · Název · Typ = Spisovna. Přednastavené údaje: Všechny údaje je nutno zadat nebo vybrat. Údaje podporované číselníky: · Nadřízený uzel · Nadřízená samostatná organizační jednotka · Podatelna · Výpravna · Název řady · Název · Typ = Výpravna. Popis funkcionality: · Při navádění je zapotřebí věnovat pozornost sloupci zkratek celku, aby ve všech údajích byla shodná hodnota, aby omylem nedošlo k odkazu na uzel z jiného celku. Správci uzlu Údaje Správců uzlu Pracovní místo Definice pracovního místa, které je oprávněno spravovat uzel Osoba na pracovním místě Osoba, která v daném okamžiku zastává toto pracovní místo Popis funkcionality: · Pracovní místa nejsou naváděna, ale dochází pouze k vytvoření vazby mezi pracovním místem a uzlem. Vazby na ostatní části systému: Je využívány číselníky: · pracovišť z modulu EIS · číselník pracovních míst z modulu PaMS · správa osob z PaMS Zabudované kontrolní mechanismy: Žádné kontrolní mechanizmy nejsou. Organizační jednotky Příklad vzhledu formuláře: Popis funkcionality: · Organizační jednotky nejsou naváděny, ale dochází pouze k zobrazení jednotek, které mají v základních informacích uvedenu příslušnost k uzlu. Skupiny příjemců Příklad vzhledu formuláře: Popis funkcionality: Na záložce je umožněno vytvářet skupiny příjemců. Tyto skupiny lze následně zadávat při vytváření seznamu příjemců. Dochází k zařazení všech příjemců skupiny do příjemců dokumentu. Skupiny adresátů Příklad vzhledu formuláře: Popis funkcionality: Na záložce je umožněno vytvářet skupiny příjemců. Tyto skupiny lze následně zadávat při vytváření seznamu příjemců. Dochází k zařazení všech příjemců skupiny do příjemců dokumentu. Nastavení e-mailu Záložka pro navádění údajů pro elektronickou podatelnu se zobrazuje pouze u podatelen se zatrženou volbou Elektronická podatelna. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Přihlašovací jméno Název/login účtu poštovního serveru. Heslo Heslo (přiřazené přihlašovacímu jménu) pro přístup k poštovnímu serveru. Server příchozí pošty (POP3) Adresa serveru, odkud se stahují protokolem POP3 příchozí e-maily, např. pop3.vase_domena - port Pro příjem pošty pomocí protokolu POP3 lze volitelně nastavit jiný než výchozí port (port 110). Server pro odchozí poštu (STMP) Adresa serveru, který odesílá poštu, např. smtp.vase_domena. - port Pro odesílání pošty pomocí protokolu SMTP lze volitelně nastavit jiný než výchozí port (port 25). E-mail pro odpověď E-mailová adresa, která se zobrazí příjemci a na kterou bude moci zaslat svou odpověď na přijatý e-mail. Předmět Předmět e-mailu. Text Text e-mailu. Povinné údaje: Přihlašovací jméno Heslo Server příchozí pošty Server pro odchozí poštu E-mailová adresa pro odpověď Popis funkcionality: Je zapotřebí řádně vyplnit všechny potřebná nastavení poštovního klienta daného uzlu, aby byla zabezpečena správná funkčnost poštovních služeb. 6.27. Věc Číselník umožňuje vytvořit soubor nejčastěji používaných věcí (předmětů) dokumentů. Aktualizace číselníku je pro oprávněné osoby umožněna i přímo z navádění dokumentů. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Věc Textový popis obsahu dokumentu Popis funkcionality: Řádková aktualizace textů. Vazby na ostatní části systému: Číselník je využíván při aktualizaci záznamů podacího deníku. Jeho použití není povinné. Zabudované kontrolní mechanismy: Žádné kontroly nejsou prováděny. 6.28. Způsob vyřízení Číselník umožňuje vytvořit soubor nejčastěji používaných způsobů vyřízení dokumentů. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Způsob vyřízení Textové vyjádření způsobu vyřízení Popis funkcionality: Řádková aktualizace textů. Vazby na ostatní části systému: Číselník je využíván při aktualizaci záznamů podacího deníku. Jeho použití není povinné. 6.29. Jednací čísla Na MU bude využívána jediná struktura jednacího čísla v rámci celé školy. Jediný záznam bude naveden při instalaci systému a nebude nutno ho nijak měnit ani upravovat. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Název Název záznamu jednacího čísla Maska Grafické zobrazení vytváření jednacího čísla Maska s p. sp. Grafické zobrazení vytváření jednacího čísla s pořadím ve spisu Poznámka Poznámka k významu čísla jednacího Generovat automaticky Indikace, zda má být vždy při založení nového záznamu do podacího deníku vygenerováno číslo jednací. Platnost Indikace, zda věta definující číslo jednací je platná. Popis funkcionality: Vytváření masek jednacích čísel je prováděno postupným výběrem z povolených hodnot. Vytvářenou masku lze vymazat a začít vytvářet znovu. Volby jsou zástupnými symboly a jsou v okamžiku generování jednacího čísla nahrazeny skutečnými hodnotami. Významy voleb: · Zkratka původce – zkratka celé organizace (pro MU nerealizováno) · Pořadové číslo deníku v rámci roku · Rok · Zkratka organizačního celku – zkratky fakult, rektorátu · Pořadí čísla jednacího ve vazbě na zkratku uzlu – pořadové číslo v rámci organizačního celku (pro MU nerealizováno) · Zkratka organizační jednotky (pro MU nerealizováno) · Pořadí čísla jednacího ve vazbě na OJ (organizační jednotku) (pro MU nerealizováno) · Pořadí řádku ve sběrném archu spisu · Oddělovací znak lomítko · Oddělovací znak pomlčka Platnost struktury jednacího čísla lze ukončit stornováním záznamu. Vždy musí být naveden alespoň jeden platný záznam struktury jednacího čísla. Vazby na ostatní části systému: Číselník je využíván při generování čísel jednacích v podacím deníku. Zabudované kontrolní mechanismy: Žádné kontroly nejsou prováděny. 6.30. Řady dokladů Na MU bude využívána jediná řada dokladů v rámci celé školy. Jediný záznam bude naveden při instalaci systému a nebude možné ho nijak měnit ani upravovat. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Název řady Název řady Platnost Indikace, zda věta řady dokladů je platná Popis funkcionality: Platnost řady lze ukončit stornováním záznamu. Vždy musí být naveden alespoň jeden platný záznam číselné řady. Změna na novou řadu vyvolá číslování v nové řadě od 1. Vazby na ostatní části systému: Číselník je využíván při generování čísel jednacích v podacím deníku. Zabudované kontrolní mechanismy: Žádné kontroly nejsou prováděny. 6.31. Kartony Informace o kartonech se skládají ze tří částí: · Základní informace o kartonu · Seznam spisových znaků ukládaných do kartonu · Seznam dokumentů obsažený v kartonu Příklad vzhledu formuláře: Seznam Hlavičkové údaje a spisové znaky Popis dat: Hlavičkové údaje Číslo kartonu Pořadové číslo kartonu pro danou organizační jednotku v roce Pořadí kartonu Pořadí kartonu, v rámci čísla kartonu Rok Rok založení kartonu Název OJ Název organizační jednotky, která karton založila Skartační znak Skartační znak Skartační doba Skartační doba Rok vyřazení Plánovaný rok vyřazení Obsah dokumentů Specifikace obsahu dokumentů Platnost Platnost informací o kartonu Spisové znaky Spisový znak Spisový znak Název Název spisového znaku Skartační znak Skartační znak Skartační doba Skartační doba Povinné údaje: Název organizační jednotky Skartační znak Skartační doba Spisový znak Přednastavené údaje: Rok – přednastaven aktuální rok s možností změny Údaje podporované číselníky: Název organizační jednotky (pracoviště) Skartační znak Popis funkcionality: · Evidence obalů dokladů ukládaných do spisovny. Kartony jsou pořadově číslovány v rámci Organizační jednotky (pracoviště) a roku. · Karton je vytvořen pro definovaný rozsah spisových znaků, které mají shodný skartační znak a dobu. · V případě velkého množství dokumentů od spisového znaku lze pomocí funkce Nový jako vytvářet k číslu kartonu i další pořadí kartonu a do takto evidovaných kartonů ukládat další dokumenty. · Karton nelze zrušit, ale pouze stornovat. Pokud jsou všechny dokumenty Vyřazeny ve skartačním řízení, je karton označen za neplatný. Vazby na ostatní části systému: Úloha využívá informace o pracovištích z modulu EIS. Zabudované kontrolní mechanismy: Při navádění spisových znaků je prováděna kontrola na shodu Skartačního znaku a doby s hodnotami definovanými v hlavičce kartonu. Záložka dokumenty Popis funkcionality: · Na záložce dokumenty se údaje nenavádí, ale pouze připojují dokumenty vložené do kartonu. Zobrazení informací dokumentů je stejné jako na záložce seznam podacího deníku. · Dokumenty lze do kartonu připojovat při ukládání dokumentu (kapitola 6.21.). 6.32. Kategorie dokumentů Kategorie dokumentů umožňuje jemnější rozčlenění spisových znaků. Lze navádět kategorie samostatně za doručené dokumenty a vlastní dokumenty. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Název Název kategorie Zkratka Zkratka kategorie Spisový znak Spisový znak ze Skartačního a spisového plánu Počet dnů vyřízení Počet dnů na vyřízení dokumentu této kategorie Dokument Typ dokumentu, pro který je kategorie určena Platnost Platnost kategorie Poznámka Bližší specifikace ke kategorii Povinné údaje: Název kategorie Dokument Spisový znak Přednastavené údaje: Dokument – přednastavená hodnota Vlastní. Údaje podporované číselníky: Spisový znak Dokument Popis funkcionality: · Definice kategorií dokumentů umožňuje jemnější rozlišení dokumentů, než je dáno spisovým a skartačním registrem. · Ke kategorii dokumentu jsou vázány údaje spisového a skartačního registru a při jejím použití dochází automaticky k jejich přednastavení v podacím deníku. · Počet dnů na vyřízení se přenáší do podacího deníku pouze v případě, že hodnota dnů ani data požadovaného vyřízení není vyplněna. Zabudované kontrolní mechanismy: Nelze záznam uložit bez navedení povinných údajů. 6.33. Způsob doručení Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Název Název způsobu doručení dokumentu Platnost Indikace platnosti záznamu způsobu doručení Doporučeně Indikace, že se jedná o doporučené dodání Dodejka Idikace služby, že u doporučeného dokumentu je i dodejka Do vlastních rukou zmocněnce Idikace služby doručení do vlastních rukou zmocněnce Do vlastních rukou Indikace služby doručení do vlastních rukou adresáta Úložní doba 3 dny Indikace služby na uložení pouze v délce 3 dnů Úložní doba 10 dnů Indikace služby na uložení pouze v délce 10 dnů Neprodlužovat lhůtu Indikace služby na neprodloužení lhůty uložení E-Mail Indikace, že se jedná o doručení formou E-mailu Lhůta pro odvolání Stanovení doby odvolání pro daný způsob doručení Pro správce pošty Indikace, že daný způsob doručení je předáván do dávkových souborů správce pošty Hodnota Označení zásilky ve správci pošty použité pro daný způsob doručení Poznámka Bližší specifikace ke kategorii Povinné údaje: Název způsobu doručení Pro záznam označený „Pro správce pošty“ je povinný údaj Hodnota Údaje podporované číselníky: Hodnota Popis funkcionality: · K názvu způsobu předání je nutno zatrhnout odpovídající volby služeb a návaznosti na Správce pošty. · Způsob zatržení jednotlivých voleb ovlivňuje ve Správci pošty hodnotu frankování zásilek. Vazby na ostatní části systému: Číselník je využíván pro předávání obálek do Správce pošty. Zabudované kontrolní mechanismy: Kontrola vyplnění povinných údajů. 7. Sestavy Níže je uveden výčet případně i náhled standardních sestav obsažených v SSL. Kromě těchto standardních sestav lze provádět i volitelné tisky ze záložky Seznam (volby Třídění, Sloupce a Tisk skryté pod pravým tlačítkem myši). 7.1. Předávací protokoly mezi uzly za zvolené období Předávací protokol slouží jako písemné potvrzení o tom, které dokumenty jedna strana předala (předávající) a současně druhá přijala (přijímající). Po odsouhlasení protokolu oběma stranami dojde k jeho podpisu a k fyzickému předání/převzetí dokumentů. Vybírají se dokumenty od zadaného počátečního data a hodiny do konečného data a hodiny (mnohdy je potřeba stanovit si i čas v určitém časovém období, který je rozhodující pro předání dokumentu). Vlastní předávací protokol může vytvořit jak strana předávající, tak přebírající. Protokol vytváří předávající Pokud vytváří protokol strana předávající, vybírá své dokumenty, které předává, ze složky Předané. Komu se mají dokumenty předat, lze určit tak, že lze zvolit buď uživatel, pracovní místo nebo uzel. Protokol vytváří přebírající Pokud vytváří protokol strana přijímající, vybírá dokumenty, které jí přicházejí od druhých stran, ze složky K příjmu. Sestava v záhlaví obsahuje: · Období od-do – časový interval, za který byla tato sestava vytisknuta · Od – označení předávajícího (pracovní místo, osoba, uzel) · Komu – označení přebírajícího (pracovní místo, osoba, uzel) V řádcích sestavy jsou vypsány jednotlivé dokumenty a spisy. Tisknou se údaje: · Pořadové číslo a rok z podacího deníku · Identifikace dokumentu · Číslo jednací · Odesílatel/příjemce · Věc Na konci sestavy se tiskne: · Počet předávaných dokumentů · Předal – předtištěná rubrika pro podpis · Převzal – předtištěná rubrika pro podpis 7.2. Předávací protokol do spisovny Předávací protokol do spisovny vzniká na základě předání mezi uzlem a spisovnou. Je to obdoba předávacího standardního protokolu (kapitola 7.1), ale sestava je upravena podle vzoru Předávacího protokolu do spisovny (příloha č. 3 Spisového a skartačního řádu MU). Sestava v záhlaví obsahuje: · Název součásti MU (vyššího organizačního celku z evidence uzlů) · Název pracoviště V řádcích sestavy jsou vypsány jednotlivé dokumenty a spisy v setřídění dle spisových znaků a roku vzniku v uspořádání údajů: · Spisový znak · Název spisového znaku · Identifikace dokumentu · Pořadové číslo a rok z podacího deníku · Rok vzniku dokumentu · Identifikace kartonu uložení · Skartační znak · Skartační lhůta · Plánovaný rok skartace – vypočtená hodnota ze součtu skartační doby a roku následujícího po roku vyřízení dokumentu V případě, že je v řádku uveden spis, je následován řádky dokumentů vložených do spisu obsahující údaje: · Identifikace dokumentu · Pořadové číslo a rok z podacího deníku · Rok vzniku dokumentu 7.3. Obálka spisu V sestavě se zobrazují základní údaje o spisu. Sestava je přístupná z formuláře spisu. Položky v záhlaví obálky: * Jednoznačné identifikační číslo * Číslo jednací * Věc * Poznámka * Původce/Autor (Autor v případě, že iniciačním dokumentem je dokument vlastní) * Spisový znak * Skartační znak * Skartační doba Za záhlavím následují informace o iniciačním dokumentu spisu: * Číslo jednací původce * Datum doručení/Datum vzniku u vlastních dokumentů * Předpokládaný rok skartace V zápatí sestavy jsou zobrazeny pro ruční vyplňování následující údaje: * Vyřízeno způsobem * Vyřízení schválil (kdo, kdy) * Vyřízení vypraveno (jak, kdy) 7.4. Sběrný arch Výstupem je tisková sestava, obsahující údaje o složení spisu. Může se tisknout pro jeden spis nebo pro více spisů najednou. Tisk sestavy je přístupný z úlohy Sestavy. V tiskové sestavě jsou zobrazeny nejdůležitější údaje o spisu – číslo spisu (pořadové číslo, rok, kopie), identifikaci spisu, název spisu, datum založení spisu, věc a datum jeho případného vyřízení. Jako detailní řádky se vytisknou všechny dokumenty zařazené v tomto spisu podle evidenčních čísel. Jako povinný parametr je nutné zadat jednoznačnou identifikaci spisu (buď čárový kód, nebo pořadové číslo, rok, kopie) nebo provést výběr více spisů, pro které chceme sběrné archy tisknout. Detailní řádky sestavy obsahují údaje: * pořadové číslo, rok, pořadí kopie * číslo jednací * identifikace * věc * název původce * datum vzniku dokumentu Při tisku sběrných archů pro více spisů najednou je tištěn sběrný arch pro každý spis na novou stranu. 7.5. Podací deník Sestavu lze tisknout za samostatnou organizační jednotku (fakultu), nebo celou organizaci. Do sestavy se berou všechny záznamy pořízené za zvolené období. Sestava je dvouřádková a obsahuje údaje: Údaj v prvním řádku sloupce Údaj v druhém řádku sloupce Pořadové číslo lomené rokem Jednoznačná identifikace dokumentu Číslo jednací Skartační znak Skartační doba Datum doručení/odeslání Podací číslo Odesílatel (doručené dok.)/Adresát (vypravené dok.) Příjemce (vnitřní dokumenty) Věc Vyřídil (doručené dokumenty)/Odeslal (vypravené dokumenty.) Autor (vnitřní dokumenty) Předpokládané vyřízení Vyřízeno Způsob doručení (pro doručené a vypravené) V sestavě nejsou uváděny kopie dokumentů. U vypravené pošty je za každý řádek vypravení z rozdělovníku jeden dvojřádek sestavy. U doručených dokumentů se do údaje Vyřídil zapisuje poslední autor vyřízení dokumentu. Pokud dokument není vyřízen, je zde zveřejněno jméno pracovníka, který dokument vyřizuje. 7.6. Karta dokumentu Sestava obsahuje většinu informací o dokumentu. Sestavu lze tisknout z formuláře podacího deníku. Základní údaje o dokumentu: Pořadí Rok Kopie ID Typ Stav dokumentu Věc Druh Číslo jednací Spis Číslo jednací odesílatele Odesláno Doručeno Původce Obec Lhůta vyřízení Vyřízeno Způsob doručení Místo podání Podací číslo Forma dokumentu Listů Příloh El. příloh Právní moc Média Poznámka Vlastník Pracovní místo Název organizační jednotky Název uzlu Autor Vznik Kategorie dokumentu Spisový znak Skartační znak Skartační doba PSČ, pošta Kód státu Ověřeno E-mail Obálka Typ obálky Neoznačeno Místo uložení Číslo kartonu Uložil Uloženo Popis Dále se tiskne rozdělovník dokumentu (blok informací z rozdělovníku je popsán v kapitole 6.8.), historie dokumentu (blok informací historie dokumentu je popsán v kapitole 6.10). Pod historií se tiskne poznámka z dokumentu. 7.7. Tisk spisového a skartačního plánu Výstupem sestavy je obsah spisového a skartačního plánu. Lze zvolit, zda se mají tisknout i detailní popisy k jednotlivým spisovým znakům či nikoliv. Tisk této sestavy je přístupný přímo z formuláře Spisový a skartační plán a z úlohy sestavy. Povinný parametr: * Tisk popisu (ano/ne) Položky sestavy, pokud se zadá Tisk popisu ANO: * Spisový znak * Název * Skartační znak * Skartační doba * Popis Popis se tiskne na dalších řádcích pod sloupcem Název. Položky sestavy, pokud se zadá Tisk popisu NE: * Spisový znak * Název * Skartační znak * Skartační doba 7.8. Tisk seznamu uzlů Výstupem sestavy je seznam uzlů, jež lze volitelně doplnit o údaje o oprávněných osobách na daný uzel. Tisk této sestavy je přístupný přímo z formuláře uzlů a z úlohy sestavy. Povinný parametr: * Tisk oprávněných osob (ano/ne) Položky sestavy s parametrem Tisku oprávněných osob a hodnotou ANO: * Zkratka organizačního celku * Název uzlu * Typ uzlu * Oprávněná osoba * Pracovní místo * Poznámka Položky sestavy s parametrem Tisku oprávněných osob a hodnotou NE: * Zkratka organizačního celku * Název uzlu * Typ uzlu Každý list sestavy obsahuje záhlaví popisující údaje uvedené níže v listu. Prvním údajem je zkratka organizačního celku následována názvem uzlu a typem uzlu. Pokud je parametrem Tisk oprávněných osob nastaveno vytištění oprávněných osob (distributorů uzlů), pak se jméno oprávněné osoby a její pracovní zařazení zobrazí pod názvem daného uzlu. V případě existence poznámky se tato zobrazí pod jménem oprávněné osoby. 7.9. Jmenný rejstřík Jmenný rejstřík je sestaven podle jmen (fyzických osob, právnických osob, pracovních míst (osob)). Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Jméno Pracovní místo a jméno, jméno osoby nebo název právnické osoby ČJ Číslo jednací Identifikace Jednoznačné identifikační číslo dokumentu Věc Věc Spisový znak Spisový znak Název Název spisového znaku Popis funkcionality: Na základě zadání rozsahu období od-do se vyberou všechny záznamy z podacího deníku, které byly v daném období zapsány jak v doručené, tak vlastní poště. Ke jménu se vždy berou všechny záznamy s daným jménem v původci a v rozdělovníku. 7.10. Věcný rejstřík Věcný rejstřík je tříděn podle spisových znaků. Příklad vzhledu formuláře: Popis dat: Spisový znak Spisový znak Název Název spisového znaku ČJ Číslo jednací Identifikace Jednoznačné identifikační číslo dokumentu Věc Věc Jméno Pracovní místo a jméno, jméno osoby nebo název právnické osoby uvedené v původci Popis funkcionality: Na základě zadání rozsahu období od-do se vyberou všechny záznamy z podacího deníku, které byly v daném období zapsány. Ve jménu je uvedeno jméno původce. 7.11. Skartační návrh, návrh na odevzdání archiválií Jedna se o dvě pevné sestavy, které lze tisknout z jediné volby. Skartační návrh je pevná sestava ve formátu jednostránkového dopisu (navržená dle přílohy č. 4. Spisového a skartačního řádu MU), do které se pouze zadává název samostatné organizační jednotky (fakulty) a datum předložení skartačního návrhu a výčet let, ze kterých jsou dokumenty předkládány. Návrh na odevzdání archiválií je též pevná sestava ve formátu jednostránkového dopisu (navržená dle přílohy č. 6. Spisového a skartačního řádu MU), ve které se navíc zadává datum odborné archivní prohlídky. 7.12. Přílohy ke skartačnímu návrhu, předání archiválií Ve vstupním formuláři sestavy volíme, který typ sestavy požadujeme tisknout a součást MU. Sestava přílohy ke skartačnímu návrhu vzniká ze všech dokumentů s prošlou skartační dobou a je členěna do čtyř skupin: · Písemnosti skupiny A · Písemnosti skupiny S · Písemnosti skupiny V, u kterých byl spisový znak změněn na A · Písemnosti skupiny V, u kterých byl spisový znak změněn na S Sestava v záhlaví obsahuje: Název součásti MU (vyššího organizačního celku z evidence uzlů) V řádcích sestavy jsou vypsány jednotlivé dokumenty a spisy v setřídění dle spisových znaků a roku vzniku v uspořádání údajů: · Spisový znak · Věc · Identifikace dokumentu · Pořadové číslo a rok z podacího deníku · Rok vzniku dokumentu · Identifikace kartonu uložení Sestava Přílohy k návrhu na předání archiválií má stejnou strukturu, pouze v tisku je vynechána skupina písemností S. 7.13. Protokol o ztrátě dokumentu Jednostránková sestava obsahující seznam ztracených dokumentů osoby. V záhlaví sestavy jsou následující informace o osobě zodpovědné za ztrátu: * Součást MU * Organizační jednotka (pracoviště) * Pracovní místo * Jméno * Příjmení V řádcích je uveden seznam ztracených dokumentů s následujícími údaji: * Jednoznačná identifikace dokumentů * Pořadové číslo * Rok * Jednací číslo * Věc * Skartační znak * Skartační doba Za výčtem dokumentů následuje místo pro datum a podpis dané osoby. 7.14. Kartony – detailní seznam Sestava slouží k zobrazení kompletního seznamu všech spisových znaků příslušejících do daného kartonu. Sestava je členěna dle organizačních jednotek. Tisk této sestavy je přístupný přímo z formuláře a z úlohy sestavy. Volitelné parametry: * Rok * Číslo kartonu * Skartační znak * Skartační doba Položky sestavy: * Identifikační číslo kartonu * Organizační jednotka * Rok * Skartační znak * Spisové znaky * Název Každý list sestavy obsahuje záhlaví popisující údaje uvedené níže v listu. Údaje v sestavě jsou členěny dle organizačních jednotek. 7.15. Štítky kartonů Sestava slouží k tisku popisných štítků, které se lepí na kartony. Tisk této sestavy je přístupný přímo z formuláře a z úlohy sestavy. Volitelné parametry: * Rok * Číslo kartonu * Skartační znak * Skartační doba Položky sestavy: * Organizační jednotka * Číslo kartonu * Pořadí * Rok * Spisové znaky * Skartační znak * Skartační doba * Rok vyřazení Na jednom listu sestavy se tisknou až čtyři štítky kartonu s oddělovacími znaky mezi sebou tak, aby se daly nastříhat na jednotlivé štítky. Štítek kartonu v záhlaví obsahuje údaje o organizační jednotce, číslu kartonu, pořadí a roku. Níže jsou ve sloupci uvedeny příslušné spisové znaky. Ve sloupci se zobrazuje prvních třicet spisových znaků. V případě většího počtu spisových znaků lze kompletní seznam spisových znaků tisknout ze sestavy Kartony – detailní seznam. Pod sloupcem spisových znaků se nachází skartační znak a skartační doba. Pod skartačním znakem a dobou se nachází údaj o roku vyřazení. 7.16. Podací arch české pošty Sestava je tištěná ve tvaru poštovního podacího archu s vyplněnými údaji. Tisk je prováděn včetně rastru formuláře. Vyplněné údaje formuláře: * Osoba nebo název organizace * PSČ, obec * Ulice, číslo domu * Hmotnost * Cena služby * Datum podání 8. Požadavky na vlastnosti DMS Problematika DMS je řešena v příloze D. – Specifikace vlastností, způsobu využití a technických podmínek DMS. 9. Rozsah a způsob využití DMS Problematika DMS je řešena v příloze D. – Specifikace vlastností, způsobu využití a technických podmínek DMS. 10. Technické podmínky řešení DMS Problematika DMS je řešena v příloze D. – Specifikace vlastností, způsobu využití a technických podmínek DMS. 11. Specifikace webových služeb pro zobrazování informací SSL na Inet MU Seznam služeb: - Založit dokument - Vrácení seznamu pracovních míst daného uživatele - Vrácení seznamu záznamů z podacího deníku - Vrácení detailu záznamu z podacího deníku Princip komunikace mezi klientem (MU) a službou SSL bude následující: 1. Klient MU zajistí přihlášení uživatele do IS MU. 2. Klient MU si zavolá službu Systému, konkrétně funkci SeznamPracovnichMist, té předá ID osoby, pro kterou se má vrátit seznam pracovních míst. 3. Klient MU zobrazí uživateli IS MU seznam pracovních míst, které zastává a uživatel si jedno z nich vybere, tuto hodnotu pak Klient MU pošle službě SSL. 4. Klient MU zavolá službu Spisová služba, funkci SeznamZaznamuDeniku a předá jí dva parametry. Ten první bude identifikátor pracovního místa a tím druhým bude struktura filtru, podle kterého se budou vybírat záznamy v podacím deníku a následně vracet Klientovi MU. Výsledkem tohoto volání bude seznam záznamů podacího deníku pro dané pracovní místo, které splňují podmínky posílané ve filtru. 5. Klient MU tento seznam zobrazí uživateli. Pokud uživatel zvolí zobrazení některého záznamu, pak Klient MU pošle tento požadavek službě, viz další bod. 6. Pokud Klient MU potřebuje získat detaily záznamu podacího deníku, zavolá funkci DetailZaznamuDeniku a předá jí parametr identifikátor záznamu (IdDokument). Služba pak vrátí strukturu obsahující detailní popis zvoleného záznamu. 7. Pokud Uživatel (potažmo Klient MU) potřebuje vytvořit nový dokument v podacím deníku zavolá Klient MU službu Spisová služba a její funkci ZalozDokument, která má dva parametry. První jsou informace o osobě (autorovi dokumentu). Informace o osobě jsou ve formě struktury obsahující dva údaje IdOsoba a PracovniMisto. Druhý parametr funkce ZalozDokument je struktura DokumentInfo, která obsahuje rovněž dva údaje a to Věc a Poznámka. Po založení záznamu službou Spisová služba pošle funkce jako svoji návratovou hodnotu strukturu obsahující Číslo jednací a Čárový kód. Uživatel si pak tyto údaje poznačí. Pro názornost, jak bude probíhat komunikace mezi klientem (MU) a službou SSL, je přiložen následující sekvenční UML diagram: 11.1. Webová služba pro založení nového dokumentu Struktura objektu ZalozDokumentRequest: - identifikace uživatele (login a pracovní místo). Viz tabulka 1. - základní údaj o dokumentu (věc a poznámka). Viz tabulka 2. Struktura objektu ZalozDokumentResponse: - číslo jednací (číslo jednací a čárový kód). Viz tabulka 3. Proměnná Datový typ Popis IdOsoba Integer Identifikace osoby, která zakládá nový dokument PracovniMisto Integer Pracovní místo osoby, která zakládá nový dokument Tabulka 1: Hodnoty potřebné při identifikace uživatele při zakládání nového dokumentu Proměnná Datový typ Popis Vec String Stručný obsah dokumentu Poznámka String Poznámka k dokumentu Tabulka 2: Hodnoty potřebné při zakládání nového dokumentu Proměnná Datový typ Popis CisloJednaci String Číslo jednací IdentifikaceDokumentu String Identifikace dokumentu. Jednoznačná identifikace záznamu ve spisové službě Tabulka 3: Návratové hodnoty při zakládání nového dokumentu 11.2. Webová služba pro vrácení seznamu pracovních míst uživatele Struktura objektu SeznamPracovnichMistRequest: - identifikace uživatele (idOsoba) Struktura objektu SeznamPracovnichMistResponse: - seznam pracovních míst. Tabulka 4. Proměnná Datový typ Popis IdPracovniMisto Integer ID pracovního místa Nazev String Název pracovního místa Tabulka 4: Seznam pracovních míst 11.3. Webová služba pro vrácení seznamu záznamů Struktura objektu VratSeznamZaznamuDenikuRequest: - Potřebné informace pro výběrovou podmínku seznamu záznamů z podacího deníku. Podle těchto údajů se budou vybírat záznamy v podacím deníku. Platí hvězdičková konvence. Tabulka 5. Struktura objektu VratSeznamZaznamuDenikuResponse: - Seznam dokumentů. Tabulka 7. Proměnná Datový typ Popis IdPracovniMisto Integer Pracovní místo osoby, pro které se má výběr provést StavDokumentu String Viz tabulka 6 PoradiDokumentu String Pořadí dokumentu v řadě Rok String Rok CisloKopie Integer Číslo kopie IdentifikaceDokumentu String Identifikace dokumentu. Jednoznačná identifikace záznamu ve spisové službě TypDokumentu String Typ dokumentu. Doručený nebo Vlastní Věc String Stručný obsah dokumentu DruhZaznamu String Druh záznamu. Dokument, Obálka nebo Spis KlicovaSlova String Klíčová slova záznamu Tabulka 5: Údaje potřebné při prohlížení seznamu záznamů v podacím deníku Hodnota Popis 1 Naveden 2 Vyřizuje se 3 Vyřízen 4 Přerušen 6 Ztracen 7 Stornován 8 Vložen do spisu 9 Vyřazen Tabulka 6: Číselník stavů dokumentu Proměnná Datový typ Popis IdentifikaceZaznamu Integer Identifikace záznamu IdentifikaceDokumentu String Identifikace dokumentu Poradi Integer Pořadí dokumentu v řadě Rok Integer Rok CisloKopie Integer Číslo kopie CisloJednaci String Číslo jednací Vec String Stručný obsah dokumentu VlastnikDokumentu String Osoba, která dokument vlastní PracovniMistoVlastnika String Pracovní místo vlastníka dokumentu NazevOrganizacniJednotkyVlastnika String Název organizační jednotky vlastníka NazevUzluVlastnika String Název uzlu vlastníka Stav String Stav dokumentu DruhDokumentu String Doručený, vlastní NazevPuvodnce String Název původce Obec String Obec původce CisloJednaciOdesilatele String Číslo jednací odesílatele Tabulka 7: Struktura seznamu dokumentů 11.4. Webová služba pro prohlížení detailu dokumentu Struktura objektu DetailZaznamuDenikuRequest: - informace potřebné pro identifikaci dokumentu (IdZaznamu) Struktura objektu DetailZaznamuDenikuResponse: - Informace o záznamu. Tabulka 8. - Adresa původce. Tabulka 11. - Kolekce příjemců. Tabulka 9. - Kolekce příloh k záznamu 10. - Kolekce adres. Tabulka 11. Proměnná Datový typ Popis PoradCisloVRoceARade Integer Jednoznačné pořadové číslo dokumentu v roce a řadě RokPrijeti Integer Rok přijetí nebo vzniku dokumentu PoradiKopie Integer Pořadí kopie IdentifikaceDokumentu String Vygenerovaný nebo sejmutý čárový kód dokumentu TypDokumentu String Typ dokumentu Stav String Stav dokumentu. Viz tabulka 6. Vec String Stručný obsah dokumentu DruhZaznamu String Druh záznamu (Dokument, spis nebo obálka) Záložka Detail CisloJednaciVlastni String Jednací číslo – vlastní CisloSpisu String Číslo spisu CisloJednaciCizi String Číslo jednací – cizí, tzn. číslo jednací odesílatele z dopisu DatumACasOdeslani Timestamp Datum a čas odeslání u elektronicky podávaných zásilek DatumACasDoruceni Timestamp Datum a čas doručení NazevPuvodnce String Název původce ObecPuvodce String Obec původce VyrizeniLhuta Integer Počet dnů na vyřízení PozadovaneDatumVyrizeni Timestamp Požadované datum vyřízení Vyrizeno Boolean Vyřízeno A/N ZpusobVyrizeni String Způsob vyřízení DatumVyrizeni Timestamp Datum vyřízení dokumentu ZpusobDoruceni String Způsob doručení MistoPodani String Místo podání PodaciCislo String Podací číslo z doručené/odeslané zásilky FormaDokumentu String Forma dokumentu (Elektronická, Listinná nebo Ústní podání) PocetListu Integer Počet listů PocetPriloh Integer Počet příloh VelikostElektronickychPriloh Integer Celková velikost elektronických příloh v Bytech DatumNabytiPravniMoci Timestamp Datum nabytí právní moci Obalka Boolean Obálka součástí dokumentu A/N DruhPriloh String Druh příloh KlicovaSlova String Klíčová slova Poznamka String Poznámka k záznamu VlastnikDokumentu String Osoba, která dokument vlastní PracovniMistoVlastnika String Pracovní místo vlastníka OrganizacniJednotkaVlastnika String Organizační jednotka vlastníka NazevUzluVlastnika String Název uzlu vlastníka Autor String Autor PracivniMistoAutora String Pracovní místo autora DatumVzniku Timestamp Datum vzniku vlastního dokumentu Záložka ostatní KategorieDokumentu String Kategorie dokumentu SpisovyZnak String Spisový a skartační znak SkartacniLhuta Integer Skartační lhůta v letech SkartacniZnak String Skartační znak MistoUlozeni String Místo uložení CisloKartonu String Číslo kartonu OsobaUlozil String Kdo spis uložil DatumUlozeni Timestamp Datum uložení PopisUlozeni String Popis uložení Tabulka 8: Informace o záznamu Proměnná Datový typ Popis DorucovanoPrimo Boolean Přímé doručení A/N ZpusopPredani String Způsob předání Osoba String Osoba PracovniMisto String Název pracovního místa Uzel String Název uzlu Tabulka 9: Struktura položek v kolekci příjemci Proměnná Datový typ Popis Předmět String Předmět KlicovaSlova String Klíčová slova Typ String Typ přílohy (.doc, .jpg, atd.) Pripojil String Připojil Zapsáno Timestamp Datum a čas zapsání Tabulka 10: Struktura položek v kolekci příloh Proměnná Datový typ Popis Nazev1 String Název 1 Nazev2 String Název 2 Ulice String Ulice CisloTyp Integer Typ čísla (Evidenční nebo popisné) Cislo Integer Číslo (evidenční nebo popisné). CastObce String Část obce Obec String Obec Psc String PSČ Posta String Pošta KodStatu String Kód státu Email String E-mail AdresaProTisk String Adresa pro tisk Tabulka 11: Struktura položek v kolekci adres 11.5. Zabezpečení Služba bude umístěna na serveru, který bude zvenku nedostupný. K tomuto serveru bude přístup jen z určeného počítače, který bude tuto službu využívat, a který bude službou poskytovaná data prezentovat uživatelům. Služby budou implementovány v Microsoft .NETu. Komunikace bude probíhat pomocí protokolu Simple Object Access Protocol. Zprávy tohoto protokolu budou popisovány pomocí Web Services Description Language. 12. Role, uživatelé Uživatelské role představují skupiny uživatelů, kteří mají přístup ke stejným úlohám systému. Jeden uživatel může být členem více rolí, přístupová práva k modulům systému takového uživatele jsou pak tvořena jako sjednocení přístupových práv jednotlivých rolí, jichž je uživatel členem. Přístupová práva lze definovat i na úrovni samotného uživatele, přístupová práva jsou pak definována jako sjednocení přístupových práv zděděných z rolí, jichž je členem a přístupových práv přidělených tomuto uživateli. Přístupová práva k datům se definují pro jednotlivé uživatele. Definice uživatelských rolí vychází z procesů v systému SSL. Uživatele, kteří pracují s jednotlivými úlohami SSL lze rozdělit do rolí: Uživatelé na pracovních místech – koncoví uživatele vyřizující poštovní zásilky. Z analýzy vyplývá, že prozatím tato role nebude využita, neboť veškerou manipulaci s dokumenty v systému budou v zastoupení provádět pracovníci uzlů. Pracovníci uzlů – správci uzlů (distributoři) kteří budou provádět veškerou manipulaci s dokumenty v působnosti uzlů i v zastoupení za koncové uživatele systému. Budou oprávněni (pracovní místo získává oprávnění v okamžiku, kdy je uvede administrátor SSL do seznamu pracovních míst správců uzlu) rozšiřovat číselník věcí (přímo z formuláře podacího deníku) a budou moci aktualizovat údaje vlastního uzlu (přidat další osobu, navádět skupiny příjemců a adresátů pošty). Vedoucí pracovníci – vedoucí pracovníci vykonávající kontrolní činnosti na přímé podřízené, přičemž sami v systému vystupují i jako uživatelé na pracovních místech. Administrátor SSL – pracovník zodpovědný za nastavování parametrizovatelných funkcí SSL, aktualizaci obecných a standardních číselníků SSL. Administrace uživatelů a osob je prováděna jednotně pro celý informační systém MU a nebude předmětem činnosti administrátora SSL. Uživatelé na pracovních místech budou přistupovat k datům přes webové rozhraní vytvořené vlastními silami MU a to pouze pro čtení metadat SSL a zakládání nových záznamů vlastní pošty (výstupem pro uživatele je přidělení čísla jednací bez nutnosti komunikace s pracovníkem uzlu). Uživatelům na dalších úrovních, kteří potřebují rychlý a efektivní přístup k datům jak pro čtení, tak pro zápis, je určen přístup prostřednictvím tlustých klientů. 13. Popis rozhraní Spisová služba využívá standardní centrální číselníky a funkce IRIS MU (PaMS a EIS). Pokud dojde ke změně vazebních tabulek v důsledku změn v navazujících modulech, musí se provést úpravy programů v IS SSL. Pracovní místa – celý systém SSL je postaven na jednoznačném přiřazení vlastnictví dokumentu k pracovnímu místu v každém okamžiku životního cyklu dokumentu/spisu. Bez správného naplnění tohoto souboru a přiřazení pracovníků v PaMS k jednotlivým pracovním nelze systém provozovat. Pracoviště (organizační jednotky) – číselník je využit při definici uzlů SSL, vytváření struktury uzlů a vytváření informací o vlastnictví dokumentu/spisu. Bez správného naplnění souboru nelze vytvářet hierarchické uspořádání uzlů a zajišťovat předávání dokumentů mezi jednotlivými uzly a pracovními místy. Správa zaměstnanců – ze souborů správy zaměstnanců jsou přebírány informace o aktuálním zařazení zaměstnanců na pracovní místa. Obchodní partneři – externí subjekty pro adresování dokumentů spisové služby. Číselník pracuje s celostátním číselníkem UIR_ADR. Do spisové služby lze převzít celou adresu včetně názvu organizace. Číselník UIR-ADR (adresní body, poštovní směrovací čísla, pošty, obce, části obcí) – číselník je využíván ke kontrole naváděných adres pořizovaných přímo v SSL. Státy – číselník států je využit při navádění adres. Poštovní směrovací čísla. Správa rolí a uživatelů, sestav – pro definici práv a kontrolu přístupů uživatelů ke spisové službě. Osoby – soubor slouží pro vytváření uživatelských účtů ve Správě uživatelů. Přihlašovací funkce do systému. Správa sestav. Generátor sestav. Logování sestav. Logování změn údajů. Vazba na rozhraní Správce pošty firmy TOMSYSTEM Níže uvedené datové struktury byly předány firmou TOMSYSTEM. Vazba bude realizována pomocí dvou souborů: Výstupní soubor z SSL. Název souboru: VPtoFSdatumčas.csx, formát datum čas: RRMMDDHHMMSS příklad: VPtoFS070621204533.csx (soubor z 21.6.2007 20:45:33) Umístění souboru: Soubor bude umístěn na PC ve složce, kde je program Správce pošty nainstalován nebo v pracovním prostoru na terminálovém serveru (odvisí od zakoupené verze programu). Popis dat: ID identifikátor zásilky Identifikace obálky FIRMA název firmy nebo 1. řádek adresy (max. 40 zn.) TITUL titul před jménem u fyzické osoby (max. 10 zn.) JMÉNO jméno (max. 20 zn.) PŘIJMENÍ příjmení nebo druhý řádek adresy (max. 30 zn.) ULICE název ulice (max. 40 zn.) PSČ psč ve formátu XXX XX do ČR (max. 10 zn.) MĚSTO město (max. 35 zn.) STÁT zkratka státu,0020např. CA pro Kalifornii (max. 20 zn.) ZEMĚ země (např. USA) pro ČR není vyplněno nebo "Česká republika" (max. 25 zn.) Zásilka označení zásilky, číselná zkratka viz. číselník níže D služba dodejka Ano/Ne hodnotou 1/0 (True/False) VR služba dodání do vlastních rukou výhradně jen adresáta Ano/Ne hodnotou 1/0 (True/False) VZ služba dodání do vlastních rukou adresáta, jeho zmocněnce nebo zákonného zástupce Ano/Ne hodnotou 1/0 (True/False) U3 služba uložit jen 3 dny Ano/Ne hodnotou 1/0 (True/False) UX služba uložit jen 10 dní Ano/Ne hodnotou 1/0 (True/False) NL služba neprodlužovat odběrní lhůtu Ano/Ne hodnotou 1/0 (True/False) Verze verze rozhraní, slouží k ověření shodnosti rozhraní obou systémů (aktuálně verze 1) Významy Označení zásilky: Hodnota Zásilka 1 Obyčejné psaní 2 Doporučení psaní 3 Cenné psaní 4 Obyčejný balík 6 Cenný balík 22 EMS Významy Označení doplňkových služeb: Hodnota Zásilka Dodejka 1/0 (True/False) Do vlastních rukou 1/0 (True/False) Do vlastních rukou zmocněnce 1/0 (True/False) Úložní doba 3 dny 1/0 (True/False) Úložní doba 10 dnů 1/0 (True/False) Neprodlužovat lhůtu 1/0 (True/False) Při analýze bylo konstatováno, že hodnoty pro způsob uložení nebudou na MU využívány. Popis výstupního komunikačního souboru (vstup do spisové služby): Název souboru: vystup.csv Soubor bude vždy obsahovat všechny ofrankované údaje za poslední 3 dny (kvůli ochraně pokud by došlo při ukládání na disk k chybě) a bude se při každém generování přepisovat. Umístění souboru: Soubor bude umístěn na PC ve složce, kde je program Správce pošty nainstalován. Popis dat: ID identifikátor zásilky Identifikace obálky Hmotnost Hmotnost zásilky v g Postovne Poštovné ofrankované v Kč 0.00 (oddělovač tečka) Ucet Číslo účtu vybrané na frankovacím stroji Poducet Číslo podúčtu vybrané na frankovacím stroji Datumofrankovane Datum ofrankované na zásilce (datum skutečného odeslání) formát ddmmyyyy Způsob předávání dávkových souborů zůstává prozatím částečně otevřen a bude se odvíjet od verze tohoto sw, kterou zakoupí MU. Vazba na aplikaci SSL na Inet MU, která bude vytvářená vlastními silami MU, je podrobně popsána v kapitole 11. 14. Popis architektury 14.1. Technické požadavky SSL Pro práci s SSL je nutné minimální rozlišení monitoru 1024x768. Na lokální stanice nejsou kladeny žádné zvýšené požadavky. Musí vyhovovat instalaci klienta terminálového serveru. Plně dostačí PC s operačním systémem WIN2000, WINXP, operační pamětí 500MB a diskovým prostorem pro dočasné ukládání dávkových souborů. Pro zajištění komunikace s frankovacími stroji a ukládání e-mailů do dokumentového úložiště je zapotřebí, aby každý uzel měl v systému po přihlášení namapován svůj disk, který se namapuje i na terminálovém serveru. Pro uložení e-mailů do SSL je třeba, aby uživatel měl možnost mít pracovní prostor na terminálovém serveru, kde se e-mail uloží a následně se připojí do SSL. Po připojení je soubor automaticky smazán. Při dávkovém předávání informací o obálkách do Správce pošty (sw řídící technologický celek frankovacího stroje a váhy) je nutno z SSL vyexportovat soubor a uložit na lokální stanici do sdíleného prostoru, odkud si Správce pošty tento soubor vyzvedne. Po ofrankování Správce pošty předává jiný dávkový soubor nesoucí informace o váze a frankování jednotlivých obálek. Tyto informace budou ze sdíleného prostoru importovány do SSL. 14.2. Technické požadavky pro dokumentové úložiště MAGION Do dokumentového úložiště budou ukládány e-maily při vytváření nových záznamů na elektronických podatelnách. CPU: 1x Intel Xeon 3000 MHz / 2048 kB cache RAM: 3072 MB Diskové rozhraní: Wide Ultra-3 SCSI, cache 128 MB, záložní baterie, WriteBack mode HDD: 3 x 73 GB SCSI disky s 15 000 ot./min Fault tolerance: RAID 5 LAN: 100/1000 Mbit, sběrnice PCI Zálohovací zařízení: SCSI s kapacitou větší nebo rovnou celkové diskové kapacitě Záložní zdroj energie: zálohovací zařízení včetně komunikačního software pro korektní ukončení práce serveru při výpadku napájení, minimální délka bateriového provozu alespoň 10 minut Softwarové vybavení: Microsoft Windows Server 2003 14.3. Informační toky v SSL · Doručené dokumenty vstupují do systému prostřednictvím podatelen, i když je umožněno pořizovat doručené dokumenty na jednotlivých uzlech systému. · Přes podatelny vstupují i doručené a vlastní e-maily, které na podatelnu odesílají jednotliví pracovníci. · Podatelny předávají dokumenty k vyřízení na podřízené uzly. · Předání probíhá fyzicky i elektronicky. Z elektronické evidence lze tisknout protokoly o předání za zvolený časový úsek. · Uzly vyřizují (provádí veškerou manipulaci s doklady v podacím deníku) dokumenty v zastoupení za skutečné osoby, které poštu zpracovávají. · Odpovědi na doručené dokumenty a vlastní dokumenty předávají uzly k vypravení na výpravnu nebo je předávají na jiné uzly/osoby MU. · Výpravna přebírá obálky fyzicky i elektronicky a vytváří dávkové soubory informací o obálkách do systému Správce pošty, který řídí frankovací stroj spojený s váhou. Manipulace s frankovacím strojem je v tomto případě shodná jako při ručním navádění adres, které v tomto případě odpadá. · Po ofrankování obálek je exportován dávkový soubor pro IS SSL nesoucí informace o ofrankování obálek. Při jeho importu do IS SSL jsou informace automaticky uloženy do záznamů obálek a pokud jde pouze o obyčejné zásilky bez dodejek, jsou záznamy obálek automaticky označeny za vyřízené. · Dodejky vrácené poštou předávají podatelny na uzly, které si informace o dodání doplní do záznamů obálek. · Vyřízené dokumenty jsou po stanoveném čase předávány do spisoven, odkud je možno dokumenty zapůjčovat nebo předávat zpět na uzly k dalšímu vyřizování. · Dokumenty, u nichž uběhla skartační doba, jsou vybírány do skartačního návrhu. Po korekcích ze strany archivu jsou vybrané dokumenty fyzicky skartovány nebo předány do archivu k dalšímu uložení (stav Vyřazen). · Uzavřením skartačního řízení končí životní cyklus dokumentu v IS SSL. Metadata zůstávají v systému uložena. Pokud dokument obsahoval v příloze elektronicky uložený e-mail, je při skartaci z dokumentového úložiště vymazán. 15. Popis přechodu na rutinní provoz 15.1. Podpora pracovníků Magionu V etapě spuštění systému s podporou budou v prvním týdnu vždy přítomni pracovníci Magionu na podatelně Rektorátu, Právnické fakulty a Přírodovědecké fakulty. V případě potřeby budou docházet i na pracoviště uzlů. V dalších třech týdnech budou pracovníci Magionu k dispozici vždy v úterý a ve čtvrtek. Po přechodu SSL do rutinního provozu budou služby podpory poskytovány podle závazků vyplývajících ze smlouvy. 15.2. Způsoby předávání pošty na fakulty mimo SSL Do doby, než bude systém rozšířen na další fakulty MU, bude nutno při předávání pošty postupovat následovně: Doručené dokumenty omylem přijaté do evidence SSL, ale určené pro fakulty mimo SSL Tyto dokumenty navrhujeme vyřídit s textem: „Předáno do evidence mimo SSL na fakultu – Název fakulty.“ Vlastní dokumenty určené na fakulty mimo SSL U těchto dokumentů nebude možno provést úplné předání na ostatní součásti MU. Skuteční příjemci budou uvedeni pouze na záložce Příjemci, ale nebude provedeno Předání. Do poznámky dokumentu doporučujeme uvést datum a příjemce Předání, případně tuto skutečnost uvést i do textu vyřízení. Dokumenty jiných fakult zaslané na Rektorát, Právnickou a Přírodovědeckou fakultu. Dokumenty by měly být do systému navedeny jako vlastní dokumenty s tím, že při pořízení vybereme z pracovních míst do autora záznamu osobu, která dokument zaslala. Do čísla jednacího původce uvedeme číslo jednací fakulty odkud jsme zásilku obdrželi. 16. Specifikace dokumentace systému 16.1. Uživatelská dokumentace Určení: Rutinní uživatelé modulu IS SSL – pracovníci uzlů a referenti. Obsah: Obsahuje obecný popis ovládání modulů systému, popis funkcionality modulů IS SSL, vysvětlení významu údajů, vysvětlení pracovních postupů s uvedením příkladů pro typické uživatelské akce, vysvětlení vazeb mezi popisovaným modulem a okolím. Dokumentace bude i ve formě HELPu, řešená totožně jako v IRIS. 16.2. Systémová dokumentace Určení: Správce systému. Obsah: Obsahuje obecný popis ovládání modulů systému SSL, popis funkcionality modulů určených pro správu systému (přidělování přístupových práv, nastavování parametrů systému), vysvětlení významu údajů, vysvětlení pracovních postupů s uvedením příkladů pro typické uživatelské akce, vysvětlení vazeb mezi popisovaným modulem a okolím. Neobsahuje systémovou dokumentaci, která přináleží modulům PaMS a EIS 16.3. Provozní dokumentace Určení: Správce modulu IS SSL. Obsah: Obsahuje popis procesů a postupů prováděných v IS SSL, nastavování a správu číselníků, možnosti zásahů a pomoci ostatním uživatelům systému. Neobsahuje systémovou dokumentaci, která přináleží modulům PaMS a EIS 17. Provozní pokyny Způsoby přidávání uzlů, změny standardních číselníků SSL jsou podrobně popsány v kapitole 6., a proto již v této kapitole nejsou uváděny. Způsoby aktualizace pracovních míst, partnerský organizací a dalších souborů, na které je SSL integrována, jsou popsány v modulech PaMS a EIS a nejsou zde uvedeny. Způsoby aktualizace rolí, osob a uživatelů jsou popsány v PaMS a EIS a jsou dnes již rutinně spravovány administrátory systému Magion a nejsou zde též uvedeny. 17.1. Zálohování a obnova systému Po provozní stránce platí pro SSL analogická pravidla jako pro celý systém EIS Magion. To znamená, že se na něj vztahují stejné zálohovací mechanismy, jako na EIS. Veškerá metadata SSL i dokumentového úložiště jsou uložena v relační databázi magion v prostředí db Oracle, provozované na serverech MU. Zálohování databáze řeší MU ve vlastní režii. Zálohování dokumentů Dokumentového úložiště Magion musí probíhat synchronizovaně spolu se zálohou metadat v databázích, aby byla zajištěna konzistence dat. Bude dodán programový nástroj (mdsbackup.exe), který zálohuje indexové soubory a dokumenty do předem určeného adresáře. Kromě toho je obsah provozní databáze magion dávkově kopírován (v nočním běhu) do cvičné databáze magicv. Součástí kopírování musí být i kopírování dokumentového úložiště. Aplikační sw SSL (stejně jako celý EIS) je instalován na terminálových serverech v klastrovém provedení. Instalace nových verzí aplikačního sw je prováděna pracovníky UVT na základě zaslání této instalace dodavatelem (Magion) – dohodnutým postupem. Provozní záloha aplikačního sw (aktuální verze) je tedy udržována jak v prostředí MU, tak v prostředí dodavatele (Magion). Případná obnova systému by závisela na rozsahu havárie a vždy by byla řešena za potřebné součinnosti pracovníků MU a Magion. 17.2. Monitorování systému Systém SSL je integrován s EIS Magion a využívá jeho monitorovacích mechanismů jako globálního monitorovacího nástroje. Monitorování spočívá jednak v zápisu záznamu o monitorované akci (s uvedením uživatele, času akce, případně informaci o výsledku) do žurnálu pro účely případné budoucí analýzy, jednak ve vedení historie změn u některých vybraných údajů. Kromě toho téměř každá tabulka systému EIS obsahuje údaj o poslední provedené aktualizaci (kdo a kdy aktualizoval). Možnosti mechanismu Centrálního monitorování: · Přihlášení do systému · Odhlášení ze systému · Monitorování SQL příkazů · Monitorování spouštění sestav · Monitorování spouštění úloh 18. Upřesněný harmonogram dalšího postupu Zvýrazněné akce a termíny vychází ze smlouvy. Zhotovení a předání projektového dokumentu 30.9.2006 „Analýza a návrhu řešení“ Ukončení instalace technického zabezpečení 10.10.2006 Dokumentového úložiště MAGION Příprava testovacích scénářů 10.10.2006 Ukončení instalace Správce pošty firmy TOMSYSTEM 23.10.2006 Zahájení instalace programů SSL a dokumentového úložiště MAGION 12.10.2006 Školení klíčových uživatelů (testerů) 17.10.2006 Zahájení funkčních a integračních testů 17.10.2006 Stanovení oprávnění jednotlivých uživatelů 10.11.2006 Zahájení akceptace 1.11.2006 Ukončení funkčních a integračních testů (licence IS SSL) 10.11.2006 Zahájení školení uživatelů 08.11.2006 Ukončení školení uživatelů (dokumentace) 15.11.2006 Zahájení rutinního provozu s podporou (implementace) 15.11.2006 Ukončení instalace technického zabezpečení DMS 8.12.2006 Zahájení instalace licencí DMS 11.12.2006 Ukončení rutinního provozu s podporou (instalace DMS) 15.12.2006 19. Otevřené body Prozatím zůstává jediný otevřený bod a to je způsob předávání dávkových souborů mezi SSL a Správcem pošty firmy TOMSYSTEM, který je závislý na verzi sw, kterou zakoupí MU. 20. Přílohy A. Seznam použitých zkratek, slovník použitých termínů B. Struktura a složení řešitelských týmů C. Přehled verzí dokumentu D. Specifikace vlastností, způsobu využití a technických podmínek DMS. Příloha A. Seznam použitých zkratek, slovník použitých termínů Zkratky: DMS Document Managment System - myšleno systém DOCUMENTUM firmy Ness Czech, s.r.o. EIS Ekonomický Informační Systém firmy MAGION system, a.s HW Hardware – technické vybavení ID Jedinečné identifikační číslo záznamu v systému InetMU Internetový informační systém MU IRIS Integrovaný Řídící a Informační Systém MU IS SSL Informační Systém Spisové Služby MU Masarykova univerzita PaMS Personální a Mzdový Systém firmy MAGION, system a.s. sw Softwarové vybavení UML Unified Modelling Language (Jednotný jazyk pro modelování) UVT Ústav Výpočetní Techniky MU Slovník použitých termínů: * Spisová služba – správa dokumentů doručených a vzešlých z činnosti zadavatele, zahrnujících jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. * Dokument – každý doručený nebo vlastní dokument v podobě písemné, obrazové, zvukové nebo elektronické. * Vlastní dokument – dokument vzniklý z činnosti původce. * Doručený dokument – doručený dokument od externího původce. * Vlastník dokumentu – uživatel (osoba/pracovní místo/akademická funkce), který písemnost „vlastní – má u sebe“. Při distribuci dokumentů se dočasně stávají vlastníky i distributoři jednotlivých spisových uzlů. * Odeslaný dokument – dokument odesílaný na externí subjekt. * Spisový uzel – organizační jednotka nebo jejich uskupení, podatelna, výpravna, spisovna. * Podatelna – místo určené pro příjem a evidenci dokumentů. * Elektronická podatelna – místo určené pro příjem a evidenci elektronické pošty. * Výpravna – spisový uzel, zajišťující odesílání dokumentů přes externí doručovací služby. * Spisovna – místo určené k ukládání vyřízených dokumentů, které příslušné pracoviště bezprostředně nepotřebuje pro svou činnost, do uplynutí jejich skartačních lhůt. * Podací deník – základní evidenční pomůcka pro sledování oběhu dokumentů v organizaci od jejich doručení, či vzniku, až po vyřazení ve skartačním řízení nebo sledování v archívu. * Číslo jednací – jedinečné číslo přiřazené dokumentu * Pořadové číslo – pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku v rámci roku. * Spis – soubor všech dokumentů týkajících se téže věci. * Iniciační dokument – dokument, na základě kterého byl založen spis. * Spisový znak – označuje jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. * Skartace – činnost, kterou se oddělují dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (archiválie) od dokumentů bez trvalé hodnoty. * Skartační znak – vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení „A“ – archiv, „S“- stoupa, „V“ - výběr. * Skartační lhůta – určuje se počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. * Archiválie – dokument, který byl vybrán k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. * Karton – ukládací obal pro předání dokumentů do spisovny opatřený číslem kartonu v rámci ukládané věcné (spisové) skupiny, názvem předávacího útvaru, spisovým znakem, skartačním znakem a lhůtou, rokem plánovaného skartačního řízení. * Podání – příjem a navedení základních informací o dokumentu na podatelně. * Předání – předání dokumentu jinému uživateli nebo distributorovi – jeden dokument lze předat vždy pouze jednomu uživateli. V případě potřeby předat dokument více uživatelům vznikají evidované kopie dokumentu. * Převzetí – převzetí avizovaných dokumentů k přijetí. Převzetím uživatel přebírá zodpovědnost za převzaté dokumenty a stávají se jeho „vlastnictvím“. * Vypravení – převedení vlastního dokumentu na výpravnu k vypravení. * Sdílení – zpřístupnění dokumentu/spisu, který má uživatel ve svém vlastnictví, dalším uživatelům. * Stav dokumentu – informace o okamžitém stavu daného dokumentu. * Vyřízení – změna stavu dokumentu se zaznamenáním vyřizující osoby, data vyřízení a případně textové specifikace způsobu vyřízení. * Vyřízení v zastoupení – distributor provádí navedení informací o vyřízení za uživatele pověřeného vyřízením. * Distributor – pověřený pracovník(ci) spisového uzlu, zajišťující předávání a vyřizování dokumentů v rámci uzlu. * Historie dokumentu – informace o všech operacích provedených s dokumentem, včetně identifikací realizujících osob a času realizace dané operace. * Vyřizující dokument – vlastní dokument určený k vypravení, který danou věc vyřizuje. Příloha B. Struktura a složení řešitelských týmů Řídící výbor projektu Sponzor projektu Objednatele Sponzor projektu Zhotovitele Člen řídícího výboru za Objednatele Člen řídícího výboru za Zhotovitele Hlavní tým projektu Vedoucí projektu za Objednatele Vedoucí projektu za Zhotovitele Člen Realizační tým projektu Projektový tým Členové za Objednatele Členové za Zhotovitele SSL/DMS Infrastruktura Příloha C. Přehled verzí dokumentu Verze číslo 1. Vznik dne: 20.9.2006 Předáno dne: 21.9.2006 Verze číslo 2. Vznik dne: 5.10.2006 Předáno dne: 5.10.2006