P098_1/3 1 PV098 Řízení implementace IS Projekt P098_1/3 2 Úvod 1 P098_1/3 3 Obsah •představení, očekávání •cíle předmětu •literatura •požadavky ZK •Motivace Posun v interpretaci „RIIS“ • Řízení Implementace Informačních systémů a Systémů služeb P098_1/3 5 Cíle předmětu •Vyložit problém implementace IS a SS* z pohledu uspokojení zájmů Klienta, kterému je IS resp SS* implantován •Vysvětlit principy projektového řízení a základní postupy na projektech IS+SS* •Vysvětlit principy řízení soustav vzájemně se ovlivňujících projektů (Programů) a efektivního soužití s chaosem P098_1/3 6 Studijní materiály •Sylaby přednášek •M.D.Rosenau, Jr.: Successful Project Management, vyd. Van Nostrand Reinhold, 1992 •Scott Berkun: The art of Project Management •GOWER Handbook of Project Management, Third Edition •GOWER Handbook of Programme Management •Doležal, Máchal, Lacko a kol.: Projektový management podle IPMA, GRADA, 2009 • • P098_1/3 7 Požadavky k ZK •40% práce (specifikace projektu/řešení) •60% test / ústní (?) (v rozsahu přednášek a k předložené práci) P098_1/3 8 Motivace k předmětu •Gartner group: 12 - 15 - 30 - 43 •slabá kultura klientů •diletantismus dodavatelů •Rozpoznat co lze slíbit, a kdy už lžeme ... –„medvěd“ se porcuje tak dlouho, že už není čas na jeho sežrání … •Zvládnout situaci: –„…Ani jedno tvrzení zákazníka o jeho datech nebylo pravda !“ P098_1/3 9 Projekt 2 P098_1/3 10 Témata •Co je to projekt •Podstata projektového řízení •Problém lidí a týmů •Pět projektových plánů –CO –JAK –S KÝM –KDY –ZA KOLIK •Řízení průběhu, změn, kvality •Rizika, formování P098_1/3 11 Co je to projekt řídící činnosti vývoj. činnosti etapy kroky úkony kvalifikace produkty prostředí informace zadání (cíl) i k z o CÍL PRODUKT PLÁNY POROZUMĚNÍ PROSTŘEDÍ PODNIKU ŘÍZENÍ ZLEPŠOVÁNÍ Výklad pojem projekt v užším a širším smyslu Co je projekt? Má 1 začátek a 1 konec, má jasný cíl (SMART), má vymezeny zdroje tj. musí mít jasné hranice u zdrojů se jejich použitím snižuje jejich disponibilita na projektu probíhají činnosti: řídící, vývojové problém: lidé, kteří mají řídit neřídí, ale provádějí vývojové činnosti Př. princip výběrového řízení: V čem se zlepšili od minulého projektu? Rada: Nechť klient jasně řekne, kolik hodlá investovat Trh je třeba vychovávat Výklad k etapám, krokům a úkonům etapy: řízení rizik kroky : řízení kvality úkon: koordinace postupu Pozn. K ceně: nevím-li jakou cenu něco má, neznamená to, že jí nelze stanovit! P098_1/3 12 Projekt - definice dle ISO normy •Dle normy ISO 10 006 je projekt jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifikovaným požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. •Projekt je sekvence činností mající jeden začátek a jeden konec, přidělené zdroje a směřující k vytvoření určitých produktů. S vytvořením produktů je vždy spojeno riziko. P098_1/3 13 Projekt a jeho okolí Strategie projektu, Cíle Hodnototvorné procesy Řídící procesy Podpůrné procesy Dodavatel X Zákazník Požadavky Požadavky Výsledky Výsledky ICT MY P098_1/3 14 Problémy IT •překračování rozpočtu, termínu dodání projektu •uživatelům se nelíbí výsledek •vysoké procento dodatečných upravujících požadavků •roztříštěnost aplikací - nedostatečná integrace •minimální přínos IT z hlediska uživatelů •pozice IT útvaru v org. struktuře, vysoké zatížení údržbou •nedostupná data •spirálovitý růst nákladů •…. P098_1/3 15 PM •pochopení situace •stanovení cílů a dohoda o nich •volba cesty a dohoda na vybrané cestě •důvěra v cíle a cestu •důslednost • •důslednost ve vyjadřování P098_1/3 16 - a na co soustředit pozornost Otázka •Může v daném projektu být jedna a tatáž věc současně cílem i přínosem ? P098_1/3 18 Dosažení cíle Přínosy vznikají používáním dosažených cílů projektu Cíle a přínosy projektu •Původní vektor směřování businessu •Změněný vektor směřování businessu •Přínosy projektu –Přínosy jsou užitky, které se dostaví používáním cílů projektu. •Cíle projektu –Cíl je popis stavu po realizaci změny. (např. popis služeb, produktů, díla, …) P098_1/3 19 CO KDY ZA KOLIK Trojimperativ projektu P098_1/3 20 Trojimperativ definuje: •Specifikaci provedení (tzn. co a v jaké kvalitě má být provedeno) •Časový plán (kdy má být co provedeno) •Náklady na dodání jednotlivých výsledků (ve spotřebované práci a v penězích) P098_1/3 21 čas Křivka spojující řešení (výsledky) o stejné kvalitě Trojimperativ projektu P098_1/3 22 Problém, lidi, týmy •úkol, jednotlivec, skupina •motivace •zrání skupiny (vývoj) •emocionální inteligence •komunikace, poznávání •osobní poslání (osobní cíle) P098_1/3 23 Problém soustředění pozornosti •Vyřešit úspěšně úkol •Dosáhnout individuální osobní cíle členů týmu •Dosáhnout skupinového cíle: dělat to spolu •Nezbytnost diferenciace rolí na projektu, jejich rozložení, a jejich vzájemného působení P098_1/3 24 3 okruhy pozornosti úkol skupina jednotlivec P098_1/3 25 Splnění úkolu •definovat cíl •splnění cíle - to je konečný test vůdčích schopností •efektivní vedoucí tomu věnuje čas a promýšlí to •třeba porozumět nejen úkolu, ale i jeho širším souvislostem •definovat dílčí výsledky, vysvětlit co projekt zahrnuje •sdílet znalost společného úkolu P098_1/3 26 Soudržnost týmu •sdílet zaujetí pro společný cíl •sdílet přijaté standardy a dohodnutý rámec •každý pracovník si je vědom, že jeho příspěvek k cíli skupiny je významný •všichni vědí, proč vlastně tým existuje, a chtějí v něm pracovat •členové týmu dokáží pracovat i při prostorovém rozptýlení (- test dobrého týmu) P098_1/3 27 Stimulace jednotlivce •každý jednotlivec má jasný svůj osobní cíl •osobní cíle musí přispívat ke společnému cíli •každý musí vidět, že jeho podíl na společném cíli odpovídá jeho možnostem a schopnostem •každý pracovník by se měl na stanovení společného cíle a svého osobního cíle podílet •každý pracovník si je vědom, že jeho podíl na úkolu je významným příspěvkem k celkovému úkolu skupiny P098_1/3 28 PRINCIP VEDENÍ SKUPINY Úkol Jednotlivec Já Skupina P098_1/3 29 •„Vést znamená sloužit, nic více a nic méně.“ – John Adair – •„Skupiny tu nejsou jen proto, aby splnily nějaký úkol – dávají vám řadu jedinečných možností, abyste vyrostli v osobnost!“ – John Adair P098_1/3 30 Pravidla komunikace •poslouchat co druhý říká •respektovat názor druhého •na čem se dohodneme, to platí •je-li nutno rozhodnutí změnit, je třeba vyvolat novou dohodu •svobodný je nejenom jednotlivec, ale i skupina Výklad: celé vedení týmů, strategické plánování a řízení projektu je o komunikaci mezi lidmi technika: před vlastní odpovědí si v duchu zopakujte, co řekl váš oponent snažíme se přijít na to, proč oponent říká to, co říká abychom mu porozuměli cíl je nalézt argumenty k přesvědčení oponenta resp. změna vlastního názoru v dobré víře, že něco individuálně vylepšíme to zhoršíme („schodový efekt“, příklad LEGO důležité je to, dělat věci dohodnutým způsobem výkonnost skupiny se snižuje opozičníky u pravidla č. 5 jde o vhodnou míru uvést analogii s diplomacií, kdy je zdánlivě neřešitelný problém rozdělen na menší části P098_1/3 31 dávat zrození smrt brát Porozumění jednotlivci •Základní princip života: Dávat x Brát •1. kříž: Základní princip života P098_1/3 32 Pojem distributivní spravedlnost •Moje investice/Tvoje investice = = Moje odměna/Tvoje odměna • • George Homans –Je ve skupině velmi vnímána. –Jakmile je tato rovnice porušena roste nespokojenost, pocit nespravedlnosti, pokles produktivity, snížení soudržnosti skupiny. Schopný vedoucí umí využít rovnici distributivní spravedlnosti pro motivaci! P098_1/3 33 Matice „Dávám/Beru“ •Nakreslit na flip-chart •Okomentovat •Princip obchodu •... A princip „pitomců“ •... Nebýt „pitomcem“ je proces P098_1/3 34 Vzorec osobnosti efektivního člověka • 2. kříž : Vzorec osobnosti Vím co chci Efektivní poznání Efektivní komunikace Motivace pro dosahování cílů P098_1/3 35 5 plánů projektu CO-JAK-SKYM-KDY-ZAKOLIK P098_1/3 36 Specifikace projektu •CO •JAK •S KÝM •KDY •ZA KOLIK –+ odzadu Výklad: CO: výsledek JAK: plán postupu (posloupnost, vazby) S KÝM: role (profese)+ konkrétní lidi KDY: (MS Project plán) - kritika SW podpory ZA KOLIK: ceny je třeba zvyšovat, problém: co Čech, to programátor. Pokud vypočtená cena je příliš vysoká, zmenšíme rozsah problému! K danému cíli vede mnoho cest, nejlepší je nejprve specifikovat cíle, následně pak vážit cesty. Problém: popsat auto je triviální proti tomu, popsat IS Princip: čím více informací mám, tím větší je naděje, že plánování bude přesnější, je důležité uplatnit principy projektového řízení! P098_1/3 37 •Věcný pohled • • dílčí cíle / výsledky – •Fázový pohled CO (členění stavby IS nebo SS*) WBS Výklad: CO: cíle projektu Věcný pohled: co bude existovat, z jakých komponent bude systém tvořen Procesní pohled: jaké funkce bude systém zprostředkovávat (podporovat) , jak tyto funkce budou zapojeny do procesů podniku Ve specifikaci je důležité, aby nebylo smícháno CO s JAK (odmyslete si postup - JAK) CO definuje PRODUKTY Pozor! Na preciznosti této specifikace závisí vše další!! P098 - RIIS - 2 38 SOW = Statement of Work •Business cíl, který má být naplněn •specifikace CO jej naplní •stanovení výsledné dodávky •členění do dílčích dodávek (WBS) •popis dílčích dodávek –informační schopnost (intuitivně vs. exaktně) –funkčnost –„okrajové podmínky“ •PŘÍKLADY: zadání projektů ke ZK P098_1/3 39 WWW PREZENTACE Struktura prezentace je hotová Obsah prezentace je vytvořen Grafický návrh je odsouhlasen Stránky naprogramovány Stránky otestovány Vizuální a obsahová část hotova Stránky spuštěny Technické řešení hotovo Specifikace provedení P098_1/3 40 Jak se to dělá •Týmová práce –Vysvětlení cílů a trojimperativu –Brainstorming –Skupinová práce •Používejte lístečky a plán lepte na flipchartový papír. •Plán sestavte jako hierarchický rozpad jednotlivých výstupů projektu. •Pracujete se základní souvislostí „celek-část“ P098_1/3 42 JAK •Naplánovat JAK vzniknou jednotlivé výstupy z plánu CO. –Tj. jaké činnosti a v jaké logické posloupnosti vytvoří výsledky/produkty projektu. •Do postupu nezanášet hledisko času či disponibility zdrojů!! •Získává se zpodrobněním WBS a jeho uspořádáním do logiky postupného provádění činností. –Není-li vzor: ODZADU! P098_1/3 43 JAK Výklad: (šipky značí souvislosti) PDM: k odhalení bílých míst Globální návrh IS: definice architektury srovnávací hodnocení? Stanovení priorit diagnoza stavu: víme, jak jsou podporováni pomocí IS určení budoucí stratgie: jak chtějí být podporováni P098_1/3 44 Projektový graf - příklad P098 - RIIS - 2 45 Jak se to dělá •výběr a přizpůsobení šablony –viz LBMS SE metodika •zkušenost a intuice •stavba „odzadu“ •záznam v „projektovém grafu“ (PG) •uzly: dílčí produkty + kroky •hrany: následnost •každá etapa svůj PG P098_1/3 46 řídící činnosti vývoj. činnosti KROK PROJEKTU Co se musí ještě vykonat pro zabezpečení vzniku výsledku v požadované kvalitě, v daném čase a za dané náklady? výsledek Orientace na výsledky P098_1/3 47 Dvoukolová iterace plánu JAK •První iterace –Vytvořte plán JAK pro věcné výsledky. –Vytipujte výsledky, které potřebují spolupráci „mimo projekt“. •Druhá iterace –Doplňte organizační kroky a jejich výsledky. P098_1/3 48 zaměstnanci odbory konkurence dodavatelé odběratelé PROJEKT firemní OJ řešitelé projektu vlastníci Okolí projektu P098_1/3 49 Projektový graf - příklad P098_1/3 50 S KÝM •Naplánovat S KÝM se dílčích cílů a celkového cíle dosáhne, –tj. v jakých strukturách bude projekt organizován, –jaké zdroje budeme potřebovat –a jak tyto zdroje obsadíme lidmi. P098_1/3 51 Vedení projektu Řešitelský tým Pracovní tým - vytváří výstupy - konzultace - oponentura - řízení postupu - řízení kvality - administrativa - hlavní legislativní orgán - konečné slovo ve všech otázkách Řídící výbor S KÝM - organizace projektu P098_1/3 52 Vedení projektu Řešitelský tým Pracovní tým Řídící výbor - pracovníci dodavatele - pracovníci klienta - pracovníci klienta - autor projektu - koordinátor (HIP) KLIENT - statutář - uživatel výstupů - „platič“ DODAVATEL - statutář - manažer projektu - (HIP) S KÝM - obsazení orgánů P098_1/3 53 výsledek Jiří Karásek členové týmu S KÝM - garance kvality P098_1/3 54 S KÝM • • •Řídící výbor projektu •Vedení projektu •Řešitelský tým projektu •Pracovní tým projektu Výklad: ŘK jmenovitě, hlavní koordinátor za klienta ve smlouvě (často jím bývá šéf informatiky nebo někdo, kdo má věcný zájem - vlastník problému), má veškeré pravomoci k projektu ŘT: funkce, PT: funkce Principem je to, aby si klient na to, co je třeba udělat přišel sám! Je třeba se pokusit, aby klíčoví lidé klient x dodavatel byli v ŘT klient musí být účasten na rozhodnutích lidé v ŘT a PT od lkienta hraí roli Trojského koně P098_1/3 55 Řešitelský a pracovní tým Vtáhnout informatiky klienta Pracovní tým dodavatel klient klient Řešitelský tým P098 - RIIS - 2 56 Jak se to dělá •stanovení týmů (RVP, RT, PT...) •postup určení potřebných rolí (profesí) - ohodnocení PG •výběr množiny možných kandidátů •posouzení jejich disponibility •přiřazení konkrétních lidí •odsouhlasení s nimi a „s jejich šéfy“ •revize přiřazení P098 - RIIS - 2 57 Řídící výbor (SC)- činnosti •studium a schvalování materiálů vytvořených řešitelským týmem •účast na formovacích seminářích •rozhodování o dalším postupu podle kontrol kvality a při řízení změn •přejímka výsledků projektu •je to vrcholový a svéprávný orgán projektu P098 - RIIS - 2 58 Složení Řídícího výboru Ze strany klienta : • platič (FŘ) • vlastník společnosti • šéf informatiky Ze strany dodavatele: • Autor • HIP • statutář P098 - RIIS - 2 59 Organizace SW projektu Řídící výbor Autor projektu HIP Finanční manažer Administrátor / správce metainf. syst. Sekretář projektu Odborná podpora projektu (systémák) Specialista na vztah s klientem Vedoucí školení Šéf etapy n řešitelé dílčí úlohy 1 řešitelé dílčí úlohy k Analytici Programátoři HW specialisti Síťaři SW obchodníci Komentář: autor projektu - architekt (postaví plány) HIP resp. GARANT není odpovědný věcně uvést do souvislosti s maticovou strukturou proces manager: role pro metodika procesů P098_1/3 60 KDY •víme CO •víme JAK •víme S KÝM •KDY znamená určit: –datum zahájení činnosti –datum ukončení činnosti •A to pro každou činnost!!! P098_1/3 61 Příklad: KDY časový harmonogram (MS Project) P098_1/3 62 Seznam úkolů a milniků ÚSEČKOVÉ DIAGRAMY (Ganttovy diagramy) SÍŤOVÉ GRAFY - hranově orientované - uzlově orientované GANTTŮV GRAF Časově rozvržené úkoly s viditelnými vazbami mezi nimi Lineární časová stupnice Grafické zobrazení závislostí NE ANO NE ANO Metody časového plánování P098_1/3 63 Úsečkový (Ganttův) diagram P098_1/3 64 Síťový graf P098_1/3 65 Ganttův graf P098_1/3 66 Členění plánu KDY: řízení rizika, kvality a postupu •ETAPY –řízení rizika •KROKY –řízení kvality •ÚKONY –řízení postupu P098 - RIIS - 2 67 Jak se to dělá •první nástřel harmonogramu časové ohodnocení PG odzadu / od krajů dovnitř / intuitivně ze předu zkušenost s délkou trvání kroků •přechod na „odhad kapacit“ (ZAKOLIK) •revize harmonogramu na základě odhadu kapacit •revize na základě požadavků managementu !!! P098_1/3 68 ZA KOLIK •Stanovit ZA KOLIK se projekt zrealizuje –čld - člověkoden –člm - člověkoměsíc –člr - člověkorok – –odhady pracnosti P098_1/3 69 ZA KOLIK - čld •Odhady kapacit •2 cesty jak odhadovat kapacity : –Shora dolů • analogie •delfská věštírna –Zdola nahoru •Plán financování Komenář: Shora dolů ve vazbě na KDY. Př. Jeden cikán kope 1 m příkopu 1 den, jak dlouho kope 100 cikánů? (Křivka optimálního počtu lidí Počet lidí x čas Zdola nahoru po krocích+ zkušenost (zde potřebujeme metriky) kvůli spotřebě práce Pozor! Výkazy aktivit se nesmějí vázat na hodnocení!!! Př. IDM počet objektů+ počet vazeb udává složitost systému Počítejte cca 30% na řídící činnosti P098_1/3 70 Odhady kapacit •1 rok = 10 měsíců = 200 dní •1 kvartál = 50 dní •1 měsíc = 20 dní • •délka trvání úkonu = 3/2 kapacit (dělá-li to 1 člověk) P098_1/3 71 Finanční plán platby po etapách E1 E4 E3 E2 + - Komentář: nefunguje, je nástrojem pro stresování firmy P098_1/3 72 Finanční plán pravidelné měsíční příjmy - + Komentář: cílem jsou pravidelné platby kompromis : akreditiv u banky P098 - RIIS - 2 73 Jak se to dělá •kumulované zkušenosti: např. Process Engineer (dříve LBMS, dnes Computer Associates) •odhadování zdola nahoru •odhadování shora dolů •ohodnocení PG •porovnání obou odhadů •rizikový koeficient •koeficient na řídící činnosti P098 - RIIS - 2 74 Odhadování •odhadování zdola nahoru vysčítání úkonů a kroků záznamy skutečností z minulých projektů lživost / pravdivost záznamů •odhadování shora dolů analogie Delfská věštírna Analýza funkčních bodů (FPA) Pragmatický přístup P098 - RIIS - 2 75 Analýza rizik •přepočet rizikových faktorů na peníze LBMS Strat Plan - nepoužitelnost teď a tady •rozbor kategorií rizik a jejich ohodnocení viz dále - vyžaduje zkušenost a subjektivní přístup •zjednodušený dotazník analýzy rizik prostředí uživatele složitost systému prostředí řešitelského týmu - použitelné, je to první nástřel pro začátečníky, ale dobrý - viz LBMS kurs Řízení projektů P098 - RIIS - 2 76 kategorie rizik •řešitelská (schopnosti týmu, zkušenost, sehranost - viz vývoj skupiny) •organizační (velikost nutného přizpůsobení Klienta implantovanému systému) •plánovací (krátké - dlouhé termíny, složité závislosti, disponibilita zdrojů, nevěrohodnost podkladů, nepoměr pracnosti a doby) •technická (složitost, nová technologie, nástroje, •obchodní (nezainteresovanost vedení, uhýbání z cílů, ztráta motivace •externí závislosti (meziprojektové závislosti, mnoho dodavatelů, kritická závislost na dodavatelích P098_1/3 77 Postup plánování - shrnutí 1.Nejprve vypracovat postupně plán CO, projektový graf JAK a plán S KÝM. 2.Hrubý odhad délek trvání jednotlivých činností (tj.etap, kroků, úkonů) -- KDY. 3.Pak odhadovat spotřeby práce v člověkodnech nebo člověkoměsících – ZA KOLIK. 4.Tento postup je potřebné iterativně opakovat ve vazbě na již vytvářený projektový tým a dostupnost klíčových zdrojů. 5.Zohledňovat požadavky top managementu a zákazníka na trojimperativ projektu. 6.Finální produkt vzniká jako kompromis mezi optimálním a možným. P098_1/3 78 Řízení •průběhu - rozpisy •změn - nápravné procedury •kvality = produktu / výsledku • •formování •monitorování P098_1/3 79 Pro úkony provádíme- Rozpis prací kdy kdo kde co čld Komentář: dostanou všichni hodí se XLS princip: nepřehnat plánování nikdy není možné rozepsat plnou kapacitu!!! P098_1/3 80 Formování •sebe •klienta •obou (pracovního týmu) • (formování alespoň nahrazuje strategii, když tato není) Komentář: je-li strategie není-li strategie