1 Řízení implementace IS Dodatky Dodatky k řízení programů a portfolií 3 Vstupy Goals/ Přínosy Objective/ Cíle Deliverables/ Produkty Actions/ Činnosti Náklady Logical Framework Matrix (LFM) Logická rámcová matice (LRM) 4 Cíle a přínosy projektu •Goals (Přínosy projektu) –Přínosy jsou užitky, které se dostaví vytvořením či používáním cílů projektu. •Objectives (Cíle projektu) –Cíl je popis stavu po realizaci změny. (např. popis služeb, produktů, díla, …) –Cíl může být i kriterium, které nemá být v průběhu projektu překročeno. Dosažení cíle Přínosy vznikají používáním dosažených cílů projektu 5 Metodické doporučení •Přínosy projektu je vhodné stanovovat podle perspektiv Balanced Scorecard Lidské zdroje a potenciály společnosti Procesy Zákazníci Finance 6 Produkty a činnosti •Deliverables / Produkty (Výstupy) –Seznam hlavních produktů (výstupů) vytvořených projektem. –Je to zkonkretizování cílů. •Actions / Činnosti –Hlavní okruhy činností, které se musí vykonat, aby se vytvořily produkty. 7 Předpoklady dosažení •Předpokladem se rozumí stav okolí projektu, který má zásadní vliv na splnění činností, výstupů, cílů a přínosů projektu. •Jejich změna/dosažení není v pravomoci vedoucího projektu. •Když nebudou naplněny, nemohou být splněny činnosti, výstupy, cíle a přínosy. 8 PŘEDPOKLAD (nutný stav světa) SKUTEČNOST (reálný stav světa) = HROZBA (zpracujeme v analýze rizik) Předpoklad vers. Hrozba 9 Vstupy Goals/ Přínosy Objective/ Cíle Deliverables/ Produkty Actions/ Činnosti Náklady Logical Framework Matrix (LFM) Logická rámcová matice (LRM) - logika 10 Popis sloupců LRM •1. sloupec: POPIS PROJEKTU –GOALS - přínosy projektu. –OBJECTIVES - cíle projektu. –DELIVERABLES - produkty, které je třeba vytvořit pro splnění cílů projektu. –ACTIONS – činnosti, které je třeba vykonat pro vytvoření produktů. 11 Popis sloupců LRM •2. sloupec: UKAZATELE DOSAŽENÍ –Ukazatele dosažení jsou metriky, podle kterých se určuje, jestli bylo dosaženo to, co je uvedeno v prvním sloupci. –Metriky musí být měřitelné!! 12 Popis sloupců LRM •3. sloupec: ZDROJE PRO OVĚŘENÍ –Zdroje, odkud budeme čerpat údaje, pro změření velikosti ukazatelů nadefinovaných ve druhém sloupci. 13 Popis sloupců rámce projektu •4. sloupec: PŘEDPOKLADY DOSAŽENÍ –Předpoklady určují hranici projektu. –Zde se uvádějí ty součinnosti s okolím nebo nutné splnění určitých podmínek mimo projekt, které jsou důležité pro dosažení výstupů, cílů a přínosů. 14 Řádek Přínosů •Odpověď na otázku „PROČ PROJEKT DĚLÁME?“ –Přínosy: •Jaké přínosy pro organizaci jako celek bude mít realizace daného projektu? –Ukazatele dosažení: •Čím změříme, že jsme dosáhli daného přínosu? •Jde o definici kritéria úspěchu projektu. –Zdroje údajů: •Odkud vezmeme údaje pro vyplnění nadefinovaných ukazatelů? 15 Řádek Cílů •Cíl: –Popis změny, která nastane provedením projektu. –Realizační tým má odpovědnost za dosažení cílů. Společně usilují o jejich dosažení. •Ukazatele dosažení: –Podle čeho poznáme, že jsme dosáhli daných cílů? Čím to změříme? –Jde o definici akceptačních kritérií pro ukončení projektu. •Zdroje údajů: –Odkud vezmeme údaje pro vyplnění nadefinovaných ukazatelů? •Předpoklady: –Předpoklady, které musí být splněny, aby dosažení cílů vedlo k přínosům. 16 Řádek Produktů (výstupů) •Produkty: –Hlavní produkty (výstupy) vytvořené v rámci projektu. –Konkrétní realizátoři jsou odpovědní za dosažení daných produktů. Odpovědnost za produkt nese konkrétní jeden garant . •Ukazatele dosažení: –Podle čeho poznáme, že jsme vytvořili dané produkty v požadované kvalitě? •Zdroje údajů: –Odkud vezmeme údaje pro vyplnění nadefinovaných ukazatelů? •Předpoklady: –Předpoklady, které musí být splněny, aby vytvoření produktů vedlo k cílům. 17 Diskuse •Rozdělení odpovědností za dosažení přínosů - cílů - výstupů –Kdo odpovídá za přínosy? –Kdo odpovídá za cíle? –Kdo odpovídá za výstupy? • 18 Řádek Činností •Činnosti: –Hlavní okruhy činností, které se musí vykonat, aby se vytvořily produkty (výstupy). •Vstupy: –Co je potřebné, aby se mohli činnosti vykonat? (lidské zdroje, klíčové profese, vybavení, materiál, …) •Náklady: –Jaké jsou předpokládané náklady na lidské a fyzické zdroje? –Jaké jsou zdroje financování? •Předpoklady: –Předpoklady, které musí být splněny, aby provádění akcí vedlo k vytvoření produktů (v odhadovaném čase, kvalitě a nákladech). 19 Postup vyplňování LRM 1/4 •1. Stanovte cíle projektu – Objectives –Stanovte trojimperativ projektu (nemáte-li jej). –Upřesněte CO z trojimperativu. (Popište stav, který má nastat po realizaci projektu.) •2. Určete hlavní produkty – Deliverables –Vyjmenujte produkty, které „jsou zhmotněním / konkretizací cílů“. •3. Stanovte činnosti – Actions –Pro každý produkt stanovte alespoň jednu činnost, která vytvoří daný produkt. 20 Goals/ Přínosy Objective/ Cíle Deliverables/ Produkty Actions/ Činnosti Lidské zdroje a potenciály společnosti Procesy Zákazníci Finance Postup vyplňování LRM 2/4 •4. Stanovte přínosy projektu – Goals –Přínosy stanovte v dimenzích dle BSC: •Finanční dimenze •Zákaznická dimenze •Procesní dimenze •Dimenze lidských zdrojů a potenciálů firmy • •5. Ověřte logickou správnost projektu –Když provedeme činnosti, vytvoříme dané produkty? –Když vytvoříme produkty, splníme dané cíle? –Když dosáhneme cílů, lze dosáhnout dané přínosy? 21 •7. Stanovte předpoklady –Postupujte od činností k produktům a cílům. •6. Definujte ukazatele dosažení –Pro každý řádek definujte metriky. Metrika musí obsahovat informace o množství, jakosti a případně i čase, ve kterém se má dosáhnout. • • • •8. Definujte zdroje údajů –Ke každému ukazateli stanovte zdroj odkud budete čerpat údaje potřebné pro jeho změření. SYSTÉM SE CHOVÁ JAK JE MĚŘEN! ŘÍDIT MŮŽU POUZE TO, CO UMÍM MĚŘIT ! Postup vyplňování LRM 3/4 22 Postup vyplňování LRM 4/4 •9. Stanovte klíčové vstupy –Uveďte souhrnný přehled uvažovaných zdrojů, přehled nejdůležitějších materiálních prostředků k provedení činností. •10. Určete finanční zdroje –Napište stručný rozpočet. –Uveďte zdroje pro financování nákladů. •11. Udělejte celkovou kontrolu proveditelnosti projektu –Viz následující snímek. 23 Předpoklady Goals Objectives Deliverables Actions Když provedeme činnosti a budou splněny předpoklady, vytvoříme nadefinované produkty v požadované kvalitě? Když vytvoříme produkty a budou splněny předpoklady, splníme cíle projektu? Když splníme cíle projektu a budou splněny předpoklady, dostaví se očekávané přínosy? Kontrola proveditelnosti 24 LRM / plány / strategie projektu = Vstupy Goals/ Přínosy Objective/ Cíle Deliverables/ Produkty Actions/ Činnosti Náklady Shodnout se na problému I. Shodnout se na cíli II. PŘÍNOSY A HLAVNÍ VÝSTUPY PROJEKTU. ZDROJE/OMEZENÍ, PROSTŘEDÍ Popis stavu III. Určit cestu IV. AKCE, RIZIKA = plány 25 Business Proces Model S ČÍM - dokumenty CO - aktivity JAK a KDY - procesy KDO - osoba je schopna vykonávat zodpovídá za garantuje je použita v KDE KDO - role je v útvaru je materializována potřebuje (c) Brno Business School Rizika v projektech, programech a portfoliích ČSN ISO 10006 IPMA PMI 7.7.2 Identifikace rizik 1.4 Risk and opportunity 11.2 Risk identification 7.7.3 Posuzování rizik 11.3 Qualitative risk analysys 7.7.4 Ošetření rizika 11.5 Risk response planning 7.7.5 Řízení rizik 11.6 Risk monitoring and control Které z uvedených výroků jsou riziky? 1)Kolaudace stavebního objektu bude opožděna 2)Protože je ředitel v dubnu na služební cestě v Anglii, posune se termín schválení a podpisu smlouvy nejméně o 14 dnů, což způsobí zdržení projektu alespoň o jeden měsíc. 3)Při převozu strojů po D1 havaruje nákladní auto, stroje se poškodí a kvůli jejich opravě dojde ke zdržení zahájení výroby o cca 14 dnů. 4)Protože se ve třech z posledních pěti projektů nepodařilo provést testování včas, lze očekávat, že se i tentokrát prodlouží předání do zkušebního provozu alespoň o 1 měsíc, což způsobí zvýšení nákladů o 150 - 200 tis. Kč 5)Projekt manažer si na své zimní dovolené při lyžování v Alpách zlomí nohu. •NEBEZPEČÍ HROZBA–SCÉNÁŘ RIZIKO FAKT HROZBA (c) Brno Business School Základní pojmy •Nebezpečí (Risk Factor) •Hrozba (Risk Event) •Scénář (Risk Scenario) •Pravděpodobnost (Probability) •Škoda (Impact) •Riziko (Risk) (c) Brno Business School Nebezpečí •Potenciální výskyt nepříznivé události •Bude silná bouřka PROBLEM (c) Brno Business School Hrozba •Konkrétní projev nebezpečí •Údery blesků •Spustí se vydatný déšť •Bude foukat silný vítr – KTSTROFA (c) Brno Business School Scénář •Nepříznivý děj, který hrozba způsobí a který končí nějakým dopadem na projekt •Úder blesku do stodoly - > způsobí její zapálení -> shoří stodola. •Vydatný déšť způsobí -> vylití potoka ze břehu -> zatopení sklepů v baráku. •Silný vítr způsobí -> polom v lese. ZMATENY (c) Brno Business School Pravděpodobnost •Pravděpodobnost výskytu dvojice hrozba - scénář •Pravděpodobnost úderu blesku do stodoly je… •Pravděpodobnost vystoupení potoka ze břehu je … •Pravděpodobnost polomu v lese je ... KOSTKY (c) Brno Business School Škoda •Újma způsobená v důsledku nepříznivé události •Shoření stodoly = 400 000 Kč •Zatopené sklepy = 100 000 Kč •Polom v lese = až 750 000 Kč MINCE (c) Brno Business School Riziko •Riziko je kvantifikovaná dvojice HROZBA - SCÉNÁŘ –s jakou pravděpodobností –utrpíme jakou škodu • Dle PMI a ČSN ISO 10006: Riziko je nejistá událost, která v případě, že nastane, má negativní (nebo i pozitivní) vliv na dosažení cílů projektu. (c) Brno Business School Navrhuji matici vyhodit a jinak graficky zobrazit větu, že jde o kvantifikovanou dvojici. Dále, když už tam máme difinici rizika dle PMI, určitě bude definice rizika i v ČSN a možná i v IPMA ICB. Fakt chceme na prvním modulu rozebírat, že riziko může být o příležitosti? Nebude to napoprvé matoucí? Procesy řízení rizik na projektech Znalostní báze rizik (Project Risk Knowledge Base) Registr rizik (Risk Register) Identifikuj (Risk Identification) Kvantifikuj (Risk Analysis Qualitative/Quantitative) Eliminuj (Risk Response Planning) Monitoruj (Risk Monitoring and Control) (c) Brno Business School Fáze odpovídají ČSN, IPMA, PMI. Řízení rizik : Odpovědnosti Přínosy rizika provedení podnikatelská rizika (c) Brno Business School Řízení rizik : Odpovědnosti Rizika spojená s vytvořením a předáním produktů Podnikatelská rizika Rizika vlastního provedení Projektový manažer Rizika ze strany organizace realizátora / zadavatele Řídící komise Vedení společnosti, Manažer portfolia, Řídící komise Rizika externího prostředí Projektový manažer a řídící komise Řídící komise (c) Brno Business School 38 Souhrn •shrnutí témat •diskuse •přehled ke ZK