Masarykova Univerzita Fakulta Sportovních studií Seminární práce do předmětu projektový management na téma: Projekt: MČR-14 Vypracoval: Michal Bozděch (učo: 360 366) Petr Nechuta (učo: 357 288) Brno, 2013 Obsah: 1. Úvod.. 2 1.1. Dosavadní praxe. 2 2. Cíl práce. 2 3. Metodika.. 3 4. Vlastní práce. 3 4.1. Přípravná fáze. 3 Hlavní cíl projektu MČR - 13.. 3 Časový prán.. 5 Propozice. 8 Lidské zdroje. 8 Ubytování 9 Občerstvení 9 Doprovodný program... 9 Ceny pro vítěze. 9 Harmonogram... 9 Partneři akce. 11 Medializace. 11 účetnictví 12 4.2. Závěrečná zpráva.. 16 5. kritika a diskuze. 17 6. Seznam použitích zdrojů.. 18 Přílohy.. 19 Úvod Brněnský klub akrobatického rokenrolu pořádal v nedaleké minulosti (2006, 2010 a 2012) nejprestižnější závod v Akrobatickém rokenrolu, který se každoročně na našem území koná. Jednalo se vždy o mistrovství České republiky kategorie „C“ a nejvyšší kategorii „A“. Pořádáním této sportovní akce se vždy ujala pořadatelka a vedoucí zdejšího klubu, Jana Vincencová. Tak bohužel při poslední akci (2012) veřejně prohlásila, že toto byl její poslední pořadatelský počin. Můžeme konstatovat, že rok 2006 byl velice úspěšný, ale soutěž pořádána roku 2010 bohužel skončila v „červených číslech“ a proto byla vyhodnocena jako neúspěšná. Aby nedošlo k pochybnostem, nejedná se o zkopírování projektu, který byl vytvořen k mistrovství České republiky z předešlých ročníků. Od vedoucí projektu jsme obdrželi pouze soupis příjmů a výdajů, zbylé podklady jsme si obstarali řízením rozhovorem, znalostí soutěžního řádu ČSAR, vlastními zkušenosti z obdobných kulturních akcí, či našimi znalostmi ze studia na Masarykové univerzitě. Pokud bychom chtěli charakterizovat tento projekt, tak díky empirickým znalostem z minulých let a vysoké míry strukturalizace můžeme označit tento projekt za rutinní a i proto je projektová hierarchie/struktura, tak málo členěná. Dosavadní praxe v titulárních závodech, všech kategorií, akrobatického rokenrolu je, že se konají vždy jednou ročně a to od konce dubna do začátku června. Tento druh závodů dostávají pořadatelé na starost na své požádání a pouze s podmínkou, že s pořádáním podobné sportovní akce již mají nějaké zkušenosti. Druhou podmínkou pro realizace titulární soutěže, je zajištění televizního vysílání, který zařizuje ČSAR a úlohou pořadatelů je spolupracovat se štábem České televize. Veškeré závody akrobatického rokenrolu se požádají pod záštitou ochranou ČSAR, což přináší pořadatelům hodně pomoci při vytváření harmonogramu a taky svaz propůjčí na závody techniku nutnou pro splnění soutěžního řadu. Celá sportovní akce se pak řídí platným soutěžním řádem. Na oplátku si svaz nárokuje 50% příjmů z registrace každého účastníka soutěže. 1. Cíl práce Cílem práce je analyzovat předešlé ročníky soutěže. Získaná data následně logicky seskupit do projektu, který by mohl vést k metodice pro realizaci dalších závodů v akrobatickém rokenrolu. 2. Metodika Ke splnění cílů této práce jsme zvolili metodiku řízeného rozhovoru s pořadatelkou již zmíněných závodů a důkladně jsme prozkoumali dokumenty evidované k poslednímu z pořádaných závodů (26. 5. 2012) v Brně. K pokladovým materiálům jsme přidali vlastní zkušenosti z pořádání obdobných kulturních akcí (ne jen akrobatického rokenrolu) a teoretické zkušenosti nabyté při studiu na Masarykově univerzitě v Brně. 3. Vlastní práce V této kapitole se budeme zabývat podrobnou analýzou přípravné fáze, v kontextu s výše zmiňovanou soutěží. V práci využíváme zkratku MČR – 14, kterou chceme naznačit možnou realizaci projektu pro rok 2014. 3.1. Přípravná fáze Do přípravné fáze můžeme zařadit veškerou činnost, která je spjata s realizací daného projektu před jeho zahájením. Je to nejdůležitější část celého projektu, která zabere i nejvíce času, proto je dobré si předem organizovat čas a vytvořit milníky projektu. Hlavní cíl projektu MČR – 14 Hlavním cílem projektu je uspořádat mistrovství České republiky v akrobatickém rokenrolu. Pro splnění hlavního cíle projektu je nutno nadefinovat vedlejší cíle, které jde také označit jako milníky. Mezi hlavní milníky patří: · Stanovit časový plán · Povolení svazu na pořádání soutěže · Kalkulace nákladů · Rezervace haly pro pořádání soutěže · Zajištění finančních zdrojů · Zajištění materiálních zdrojů · Zajištění lidských zdrojů · Realizace soutěže · Dokončovací fáze Pro účely tohoto projektu vytvoříme rozhodovací algoritmus (obr. č. 1.). Rádi bychom upozornily na propojení druhého a třetího bodu na obrázku, které je podle nás jedním z nejdůležitější v celém projektovém procesu. Pořádání MČR v Akrobatickém rokenrolu Žádost na ČSAR Nevhodný termín Zajištění prostor ANO Zrušení projektu Hmotné materiál Finanční zdroje Zažádání o dotace Lidské zdroje Vyhodnocení REALIZACE Propagace Vyúčtování NE Finanční zdroje (předběžná domluva) domluva) Textové pole: Spolupráce s ČSAR Obr. č. 1.: Rozhodovací algoritmus (autoři, 2013) hierarchie projektu MČR – 13 Pro realizaci projektu bude vytvořena projektová část v systému Sokola Královo pole, který spadá do Župy J. Vaníčka. Projekt Vedla Jana Vincencová, vedoucí oddílu akrobatického rokenrolu, který je členem Sokola Královo pole. Vedoucí projektu využívala metodickou podporu od ČSAR a oddělení účtárny v již zmiňovaném Sokolu. Další členění už nemůžeme popsat, jelikož žádné nebylo (názor na tuto strukturu najdete v 4. Kapitole – kritika a diskuze). Časový plán Jelikož přípravna fáze je delšího charakteru, je dobré si předem vytvořit přehledný plán, ve kterém si organizátor zakreslí všechny termíny a věci, které bude nutné udělat. Plán uvedený níže jsme vytvořili podle známých náležitostí a posloupností, nutných pro realizace dané soutěže. · Zajistit halu (Květen, 2013) · Sponzor MMB (do konce Srpna) · Zaslat oficiální žádost o pořádání soutěže (do konce roku 2013) · Potvrdit pronájem Haly (leden 2014) · Kontaktovat sponzory (rozpočet cca na 120 000Kč) · Vytvoření propagace (Únor, 2014) · Zajistit služby a vyčíslit ostatní náklady (Únor – Březen, 2014) · Služební cesty (Březen – Květen, 2013) · Vyčíslit a sehnat lidské zdroje (Březen – Květen, 2014) · Spustit propagaci (Duben, 2014) · Přepočítání nákladů (Duben, 2014) · Ukončení přihlašování na závody (11. Května, 2014) · Rozdělení pozic pro lidské zdroje (13 – 23. Květen, 2014) · Přepočet nákladů (13. Květen, 2014) · Pozvat sponzory a čestné hosty (10 – 15. Květen, 2014) · Příprava haly (25. Května, 2014) · Závody (26. Května, 2014) - dokončení příprav haly - poháry, ceny, diplomy - občerstvení - razítka - úklid - harmonogram - porota - bannery - moderátoři - sponzoři · Vyúčtování (Květen – Červenec 2014) Jelikož závody se vždy uskutečnili ve staré hale na Vodové 108, tak i tentokrát jsme se rozhodli pořádat tyto závody na tomto místě a to z důvodů dobré zkušenosti z minulých let a levného pronájmu. Problémem je, že tato hala je velmi vytížená a registrovat si halu je potřeba jeden rok dopředu. To znamená, že prvním počinem je zamluvení haly. Zde může nastat problém, že ve stejnou dobu, na kde je zamluvena hala a tím i pořádání závodů, se může ve světě pořádat větší závody v Akrobatickém rokenrolu. V tomto případě by ČSAR neschválila termín pořádání sportovní akce. Světové poháry a jiné mezinárodní závody se ČSAR dozví na konci roku, což je i termín pro podání žádosti o pořádání titulárních a ostatních soutěží. Nezbytnou součástí pro pořádání neziskové sportovní akce jsou partneři, sponzoři, či právnické osoby, které nám poskytnou finanční nebo nefinanční dary. Sponzory budeme kontaktovat více jak 9 měsíců před pořádání akce. ČSAR na každých závodech spolupracuje s organizátory a pomáhá jim, aby soutěž proběhla v pořádku. S tím jsou spjata různá setkání např.: Výjezdy na jiné sportovní akce akrobatického rokenrolu, telefonické rozhovory, kontrola haly od ČSAR a vyznačení tanečního a rozcvičovacího prostoru atd. Z časového plánu (uvedeného výše) jsme vytvořili definiční tabulku (tab. č. 1.) na které můžete vidět návaznosti jednotlivých bodů projektu a jejich časovou zátěž. Tab. č. 1.: Definiční tabulka (autoři, 2013) Označení činnosti Popis činnosti předcházející činnost Následná činnost Doba trvání (h) A1 Zajistit halu 1 1 A2 Dotace MMB 1 6 3 A3 Žádost na pořádání 1 4 1 A4 Potvrzení pronájmu haly 4 6 1 A5 Vyčíslení nákladů 5 7 3 A6 Kontaktovat sponzory 6 8 10 A7 Propagace - tvorba 6 16 5 A8 Služební cesta 6 10 10 A9 Lidské zdroje - kalkulace 6 11 2 A10 LZ - kontaktovat 10 15 2 A11 Propagace - spuštění 8 15 1 A12 LZ - rozdělení pozic 11 15 1 A13 Pozvánky (sponzoři, hosté) 12 18 1 A14 Příprava haly 15 17 8 A15 Realizace 16 18 12 A16 Vyúčtování 17 19 2 A17 Hodnocení 18 2 Další z metod projektového managementu jsme si pro prezentaci projektu MČR – 14 vybraly metody CPM (obrázek č. 2), ve které jsme vyznačili i kritickou cestu tohoto projektu, jak zvýrazněním pojivé čary, tak odlišným zabarvením jednotlivých buněk. Textové pole: A6/3 Textové pole: A5/1 Textové pole: A3/1 Textové pole: A2/3 Textové pole: A12/2 Textové pole: A8/5 Textové pole: A10/2 Textové pole: A7/5 Textové pole: A8/2 Textové pole: A15/8 Textové pole: A15/8 Textové pole: A11/1 Textové pole: A18/2 Textové pole: A16/12 Textové pole: A16/12 Textové pole: 1 Textové pole: A17/2 Textové pole: A1/1 Textové pole: A6/3 Textové pole: A9/10 Textové pole: Start Textové pole: Konec Textové pole: A10/2 Textové pole: A13/1 Zaoblený obdélník: 1 1/1 Zaoblený obdélník: 2 4/4 Zaoblený obdélník: 12 19/28 Zaoblený obdélník: 11 20/20 Zaoblený obdélník: 10 19/19 Zaoblený obdélník: 9 17/17 Zaoblený obdélník: 8 17/29 Zaoblený obdélník: 6 7/7 Zaoblený obdélník: 5 3/4 Zaoblený obdélník: 3 2/3 Zaoblený obdélník: 18 45/45 Zaoblený obdélník: 17 43/43 Zaoblený obdélník: 16 41/41 Zaoblený obdélník: 15 29/29 Zaoblený obdélník: 14 20/29 Zaoblený obdélník: 13 21/21 Zaoblený obdélník: 7 12/25 Zaoblený obdélník: 0 0/0 Textové pole: Obr. č. 2.: CPM projektu: MČR -12 Propozice Propozice budou zveřejněné v termínu od 10. 5 do 15. 5. 2014 na internetových stránkách MČR akrobatického rokenrolu kat. „C“ a „A“, které budou pro tento účel zařízeny, to považujeme za dobrou praxi. Dále budou umístěny na oficiální internetové stránky svazu akrobatického rokenrolu. Lidské zdroje Nedílnou součástí každé sportovní akce jsou dobrovolníci. V tabulce č. 2, je přehledně ukázaná potřeba jednotlivých dobrovolníků a členů ČSAR ve všech etapách závodů, to jest ve fázi přípravné (stavba kulis, věšení reklamních bannerů, příprava šaten atd.), realizační (dohled nad průběhem závodů) a dokončovací (vypořádání všech faktur a vytvoření seznamu příjmu a výdajů). V Příloze číslo 1 a 2. můžete vidět krátkou fotodokumentaci z minulých let k přípravě haly den před zahájením soutěže. Tabulka 2.: Lidské zdroje (autor, 2013) Lidské zdroje Přípravná fáze Realizační fáze Dokončovací fáze STAFF ČSAR STAFF ČSAR STAFF ČSAR Organizátoři Ředitel závodů 1 1 1 Asistent ředitele 1 1 Technický dozor 2 1 Dobrovolníci Občerstvení 3 Vstupné 3 Startovné 2 Porota 7 Realizační tým 8 Přípravní tým 12 4 Dokončovací tým 8 4 Časomíra 1 Video záznam 1 1 Registrace 1 Placené služby Moderátor 2 Zdravotní služba 2 Hudba a osvětlení 2 1 1 2 Kulisy 2 2 Televize 4 Celkem 18 6 24 16 13 4 Ubytování Jelikož dobrovolníci budou z místa konání soutěže, tak jediným nákladem v položce ubytování bude ubytování pro moderátory. Ostatní členové ČSAR a pomocníci ihned po skončení závodů a po závěrečném úklidu haly odjedou domů. Občerstvení Organizátorka sportovní akce má za povinnost zajistit (dle soutěžního řádu ČSAR) občerstvení pro porotu. K tomuto účelu bude využita blízká restaurace, která je součástí sportovního komplexu Vodová. Pro další členy delegované svazem ČSAR (časomíra, výkonný dozor a další), budou nakoupeny chlebíčky a drobné pochutiny (jedná se o zavedenou praxi). Jelikož závody trvají celý den, bude zapotřebí obstarat jídlo i pro dobrovolníky. Jídlo bude podáváno formou švédských stolů v místnosti, která slouží pro potřeby pořadatelů a ostatních dobrovolníků. Jídlo bude zakoupeno v Makru a chystat jej budou dobrovolníci v průběhu dne. Obdobným způsobem se připravuje i malé občerstvení pro čestné hosty, které se podílí na finančním i nefinančním zajištění závodů. Doprovodný program Doprovodný program vyplňuje čas na konci každé soutěžní kategorie a slouži pro zabavení publika do té doby, než porota vyhodnotí taneční páry a bude připravena udělit patřičné známky tanečním párům. Jako doprovodný program bude zajištěna, 3 měsíce dopředu, taneční skupinu magic free group, krasojízda, skupina Starlet Brno a do programu budou také začleněni i dvě překvapení o kterých věděli jen organizátoři soutěže. Účinkujícím v doprovodném programu obdrží podmínku, že jejich vystoupení musí mít minimálně 8 minut a maximálně 12 minut. Ceny pro vítěze Ceny pro vítěze budou tradičně poháry, ke kterým také dostanou dary od našich partnerů. Tyto dary budou dohodnuty na setkání organizátory s vedením společnosti, kde se dohodne na výši/hodnotě/množství příspěvků na pořádání sportovní akce. Ceny budou předávat zástupci sponzorů a čestní hosté. Harmonogram Harmonogram závodů se vždy připravuje po uplynutí data, pro které se můžou jednotlivé taneční páry přihlašovat na soutěž. Jak už jsme zmínili v minulých kapitolách, tak svaz spolupracuje s vedoucím akce a jedna z jeho pomoci se týká vytvoření reálného harmonogramu pro jednotlivé závody. Harmonogram je vždy vytvořen po předložení informací od pořadatele. Hlavním kritériem v tomto případu je počet tanečních kol (základní, opravné, semifinále a finále) a množství připraveného doprovodného programu. V tabulce číslo 3 a 4 můžete vidět přesnou kopie harmonogramu dopolední i večerní části dne. Tab. č. 3.: Dopolední harmonogram (autor, 2013) Harmonogram MČR – Dop. a odpo. Část 9:30 otevření vchodu pro soutěžící 10:00 - 12:00 Prezentace párů 12:30 Porada poroty 13:00 Začátek soutěže, zahájení 13:15 Základní kolo kat. Dětí 13:30 Základní kolo kat. Žáci 13:50 Opravné kolo kat. Děti 14:05 Opravné kolo kat. Žáci 14:15 Základní kolo kat. Junior 14:30 Základní kolo kat. B kroková část 14:40 semifinále kat. Žáci 14:55 Vystoupení 15:00 základní kolo kat. B, akrobatická část 15:20 základní kolo kat. C 15:40 Opravné kolo kat. Junior 15:50 Opravné kolo kat. C 16:05 Opravné kolo kat B, akrobatická část 16:20 Konec odpolední části Pozn. Prezentace párů kat. A bude od 13:00 hodin pozn. Časový harmonogram může být průběžně upraven pořadateli soutěže Tab. č. 4.: Finálový harmonogram (autor, 2013) Harmonogram MČR – Finále 18:00 zahájení večerného programu 18:10 Nástup finálových párů 18:15 Představení poroty 18:20 Finále kat. Dětí 18:30 vystoupení Magic free group 18:35 Hodnocení kat. Dětí 18:40 Finále kat. Žáci 18:55 vystoupení - Překvapení 19:00 hodnocení kat. žáci 19:05 Finále kat. Junior 19:20 vystoupení - Starlet Brno 19:25 Hodnocení kat. Junior 19:30 Předání cen kat. Děti, Žáci, Junior 19:50 Finále kat. C 20:05 vystoupení - Překvapení 20:10 Finále kat. B - taneční sestava 20:20 Hodnocení kat. B - taneční sestava 20:25 finále kat. A - taneční sestava 20:35 Hodnocení kat. A - taneční sestava 20:40 vystoupení p. Libora Pantůčka 20:55 Finále kat. B - Akrobatická sestava 21:10 Finále kat. A - Akrobatická sestava 21:25 Hodnocení a předání cen kat. C, B, A 21:45 předpokládané ukončení soutěže pozn. Časový harmonogram může být průběžně upraven pořadateli soutěže Partneři akce Partneři akce jsou uvedeni v podkapitole příjmy, kde jsou i přehledně vypsáni výše jejich příspěvků. Partneři budou osobně kontaktováni pořadateli, kteří si s nimi sjednali schůzku, kde je požádají o finanční dar. Partneři budou vybráni podle předchozích zkušeností a i výše finančního daru, o který žádámei, jsme odvodili od minulých ročníků této akce. Na schůzce je také budeme informovat o novince tohoto roku a to povinnosti, zajistit televizní vysílání ve veřejnoprávní televizi, takže můžeme partnerům akce slíbit, že jejich loga budou zařazena do televizního vysílání a to v rozhraní 5s (s ostatními logy partnerů) na začátku vysílání a taky na konci. Vysílací časy budou tři. Dva v rozmezí 16 – 17h a jeden v rozmezí 21-22h (přesnější termín vysílání znán dopředu nebyl). Dále partnerům akce nabídneme tzv.: V. I. P. místa v hledišti a přístup ke švédskému stolu. Partneři mohou dle vlastního přání předávat ceny pro vítězné páry. Medializace Termín pro spuštění internetových stránek bude stanoven na 7. 3. 2014. Budou zvoleny neplacené internetové stránky, které sice neposkytují tolik prestiže, ale jejich výhoda spočívá ve snadném přístupu ke změnám (přidání či úpravě informací) stránek. Pro lepší vyhledávání budou označeny štítky Brno, mistrovství ČR, MČR, Rock and Roll a Rokenrol. Kdokoliv, kdo zadá do vyhledávače tyto údaje, tak by se mu mezi prvními možnostmi měl objevit odkaz na tyto internetové stránky. Je zavedeným zvykem, že na stránkách ke srovnatelným závodům, se můžete dozvědět aktuální informace o probíhající přípravě, počtu zaregistrovaných párů i přehled partnerů. Na obrázku č. 3 a 4 jsou zobrazeny propagace formou internetové reklamy. Obr. č. 3.: Medializace - internetu Zdroj:http://www.sportovni.net/akror (offline) Obr. č. 4. : Propagace - Kam jít v Brně Zdroj:http://www.kamjitvbrne.cz/kamjitvbrne (offline) účetnictví Ze zkušenosti z minulých let (2006 a 2010) Jana Vincencová stanovila přibližnou hodnotu celkových nákladů na 120 000Kč. Z tabulky č. 7.: Výdaje, může vidět, že rozpočet oproti předběžnému předpokladu byl navýšen přibližně o 20 000 Kč. Jelikož akrobatický rokenrol není moc známí sport, tak se ani moc nepředpokládá, že přijde hodně diváků. Je zavedeným zvykem, že se počítá ¼ ze všech přihlášených párů a toto číslo se považuje jako průměrná hodnota příchozích diváků, který budou platit vstupné. Sestavený zdrojového rozpočtu (tab. č. 5) je důležitě pro manažery projektu, zde totiž mohou přehledně vidět, z kterých zdrojů je jaký náklad kryt. V našem případě můžete vidět, že hlavním zdrojem krytí, budou dary, následně vlastní činnost a poslední jsou dotace. Tab. č. 5.: Zdrojový rozpočet (autor, 2013) MČR -Brno Kč Dary Vlastní činnost Dotace MMB Osobní - moderátoři 22 000 7000 15 000 Materiálové - poháry 8 370 8370 - razítka 351 351 - kopie 95 95 - občerstvení 4 121 4121 - kancelářské potřeby 384,5 384,5 - fotky 2 755,50 2755,5 - plakáty 9 963 9963 - nákup - makro 857,5 857,5 - materiál 552 552 Nemateriálové - pronájem haly 24 000 24000 -truhlářská práce (kulisy) 3 332 3332 - ubytování 980 980 -magic free group (vys.) 5000 5000 - krasojízda (vys.) 3000 3000 - účet za telefon 2000 2000 - Trutnov (cestovní výdaje) 704 704 - Praha (cestovní výdaje) 667,5 667,5 - poplatky (vstupné) 1 616 1616 - ostatní 2 516 372 2144 - ozvučení 34 510 34510 CELKEM 139 625 92 000 37 760 15 000 V následující tabulce (č. 6) můžete vyčíst výčet všech příjmů, kdy největší sponzoři akce budou firma Smero a ASA. Dále uvádíme v tab. č. 7 přehled všech výdajů potřebných k realizaci projektu. Tabulka je rozdělena na část platby v hotově a na fakturu. Platby na fakturu budou vypořádány do 2 měsíců po datu soutěže. Tab. č. 6.: přijmi (autor, 2013) Příjmy: f. Smero 35 000 f. ASA 35 000 f. Pařez 5 000 f. Holiday 5 000 f. Tandem 5 000 f. Japo 2 000 MMB 15 000 startovné 21 600 f. Profi comms 5 000 vstupné 16 160 CELKEM: 144760 Tab. č. 7.: Výdaje (autor, 2013) Výdaje Platba: hotově startovné 11 850 moderátoři 22000 ubytování 980 Magic free group (vys.) 5000 krasojízda (vys.) 3000 poháry 8 370 razítka 351 účet za tel. 2000 Trutnov (cesťák) 704 Praha (cesťák) 667,5 kopie 95 občerstvení 4 121 kanc. Potřeby 384,5 fotky 2 755,50 plakáty 9 963 nákup - makro 857,5 poplatky - vstupné 1 616 materiál 552 truh. Práce 3 332 ostatní 2 516 Platba: faktura hala 24 000 ozvučení 34 510 CELKEM: 139 625 3.2. Závěrečná zpráva Druhou a poslední kapitolu naší práce jsme rozdělili na věcnou a finanční část. Ve věcné části hodnotíme, jestli bude projekt úspěšný po hodnotové části a ve finanční části se zaměřujeme na finanční část projektu. Věcná část Cílem projektu bude úspěšné pořádání mistrovství české republiky v Akrobatickém rokenrolu kategorie „C“ a „A“, roku 2012, kdy můžeme říci, že z organizačního hlediska tento cíl byl splněn. Vedoucí projektu úspěšně plnila všechny náležitosti nutné pro realizace mistrovství české republiky v akrobatickém rokenrolu kat. „C“ a „A“. Na základě toho, že poslední ročník splnil svůj hlavní cíl, můžeme ho použít jako vzorový pro vytvoření vlastního projketu. Finanční část Organizátorka projektu sehnala dostatečné množství finančních zdrojů, aby pokryla veškeré náklady spjaty s touto akcí. Hlavními zdroji byli (řazeno sestupně dle finanční výše) dary od právnických osob, vlastní činnost a jedna dotace od magistrátu města Brna. Pro lepší přehled závěrečného salda projektu jsme vytvořili tabulku číslo 8, kde jsou přehledně znázorněny příjmy, výdaje s a konečný hospodářský výsledem projektu V tabulce číslo 9. : účetní deník, můžete vidět jednotlivé účetní operace podle chronologického členění. Jako důležitou bychom vyzdvihli účetní operace číslo 1 – 4, které jako jediné využívali bankovní účet a to z důvodu, že dotace od MMB (a i jiné) se převádějí pouze na bankovní účty. Tab. č. 8.: Závěrečné saldo (autor, 2013) Závěrečné saldo Příjmy: 144.760 Výdaje: 139.625 Celkem: +5 134 Tab. č. 9.: Účetní deník Č. uč. p. Doklad Popis Kč MD Dal Středisko Zdroj 1) VBÚ Dotace MMB - zauč 15 000 Pohledávky Výnos MČR – 12 Dotace MMB 2) VBÚ Dotace MMB - vyuč 15 000 Bankovní účet Pohledávky MČR – 12 Dotace MMB 3) PPD Převod z BÚ do Pok. 15 000 Pokladna Peníze na cestě MČR – 12 Dotace MMB 4) VBÚ Převod z BÚ do Pok. 15 000 Peníze na cestě Bankovní účet MČR – 12 Dotace MMB 5) PPD Dar - f. Smero 35 000 Pokladna Výnos MČR – 12 Smero 6) PPD Dar - f. ASA 35 000 Pokladna Výnos MČR – 12 ASA 7) PPD Dar - f. Pařez 5 000 Pokladna Výnos MČR – 12 Pařez 8) PPD Dar - Holiday 5 000 Pokladna Výnos MČR – 12 Holiday 9) PPD Dar - F. Tandem 5 000 Pokladna Výnos MČR – 12 Tanden 10) PPD Dar - f. Japo 2 000 Pokladna Výnos MČR – 12 Japo 11) PPD Dar - f. Profi comms 5 000 Pokladna Výnos MČR – 12 Profi 12) VPD moderátoři 22 000 N - služby Pokladna MČR – 12 MMB/dary 13) VPD truhlářská práce 3 332 N – služby Pokladna MČR – 12 Dary 14) VPD poháry 8 370 N - služby Pokladna MČR – 12 Dary 15) VPD razítka 351 N - služby Pokladna MČR – 12 Dary 16) VPD kopie 95 N – služby Pokladna MČR – 12 Dary 17) VPD občerstvení 4 121 N – služby Pokladna MČR – 12 Dary 18) VPD kancelářské potřeby 384,5 N – služby Pokladna MČR – 12 Dary 19) VPD fotky 2 755,5 N – služby Pokladna MČR - 12 Dary 20) VPD plakáty 9 963 N – služby Pokladna MČR – 12 Dary 21) VPD nákup - makro 857,5 Náklad Pokladna MČR – 12 Dary 22) VPD materiál 552 Náklad Pokladna MČR – 12 Dary 23) FAP pronájem haly - zauč 24 000 N – služby ZOV MČR – 12 Vl. činnost 24) FAP Pronájem haly - vyuč 24 000 ZOV Pokladna MČR – 12 Dary 25) VPD ubytování 980 N – služby Pokladna MČR – 12 Dary 26) VPD magic free group 5000 N – služby Pokladna MČR – 12 Vl.činnost 27) VPD krasojízda 3000 N - služby Pokladna MČR – 12 Vl. činnost 28) VPD účet za telefon 2000 N – služby Pokladna MČR – 12 Vl. činnost 29) VÚD Trutnov (cestovní výdaje) 704 Pohledávka Pokladna MČR – 12 Dary 30) VÚD Trutnoc (cestovní výdaje) - vyuč 704 N –cestovné Pohledávka MČR – 12 Dary 31) VÚD Praha (cestovní výdaje) 667,5 Pohledávka Pokladna MČR – 12 Dary 32) VÚD Praha (cestovní výdaje) - vyuč 667,5 N – cestovné Pohledávka MČR – 12 Dary 33) VPD Poplatky MMB (vstupné) 1 616 N – ostatní Pokladna MČR – 12 Vl. činnost 34) VPD ostatní 2 516 N - ostatní pokladna MČR – 12 Vl. činnost 35) FAP Ozvučení - zauč 34 510 N - služby ZOV MČR – 12 Dary 36) FAP Ozvučení - vyuč 34 510 ZOV pokladna MČR – 12 Dary 37) PPD vstupné 16 160 Pokladna Výnos MČR - 12 Vl.činnost 4. rizika a kritika Největším rizikem by mohlo být, že by výdaje překročily příjmy, této kritické situaci lze předcházet průběžnou kalkulací nákladů a výdajů. Další problém může nastat, pokud by se přihlásilo málo tanečních párů. Jelikož se ale na titulární soutěže hlásí vždy nejvíce tanečních párů, bude toto riziko nepravděpodobné. Nedodržení ústních a písemních dohod ze strany partnerů, dobrovolníků a dělníků. To by mohlo velmi znepříjemnit pořádání závodů. Tomuto riziku se dá předcházet občasnou kontrolou a potvrzením stavu dohody mezi pořadatelkou a druhou stranou. Před třemi lety, měla být v Jihlavě pořádána taneční soutěž, ale týden před jejím uskutečněním prasklo v hale vodovodní potrubí, což znemožnilo plánovanou akci zrealizovat. V tomto případě se jedná o druh rizika, které se v danou chvíli dá jen opravdu těžce předvídat a lze mu jen částečně předcházet a to důkladným výběrem, či dobrou znalostí místa, na kterém bude daná akce pořádána. Jako hodnotitelé hlavní organizátorky projektu musím negativně kritizovat organizátorky, kdy se snažila sporo celý projekt udělat sama a málem se jednu hodinu před zahájením akce nervově i fyzicky zhroutila. Aby se tato situace neopakovala, doporučoval bych více zapojit manažerský nástroj – delegování. Do budoucích projektů bychom pozměnili moderátora (z finančního hlediska), dále by jsem se zaměřili na propagaci a zvážily bychom taky, jestli je nutné tak velké množství vystoupení, což by pro nás znamenalo úsporu nákladů. I když organizátorka projektu oznámila, že toto byla její poslední projekt tohoto typu, tak bychom doporučily obdobný projekt zopakovat. 5. Seznam použitích zdrojů Řízený rozhovor s Janou Vincencovou, dne 20. Listopadu 2011, vedoucí kluku akrobatického rokenrolu v Brně, organizátorkou MČR akrobatického rokenrolu kategorie „C“ a „A“ 2010. Elektronické zdroje: Rokenrol.cz [online]. 5.11. 2011 [cit. 2011-11-13]. Kalendář. Dostupné z WWW: . MČR v akrobatickém rokenrolu [online]. 4.3. 2010, 24.5. 2010 [cit. 2011-11-13]. Partneři. Dostupné z WWW: . Přednášky předmětu Projektový management. FSpS MU jaro 2013 Přílohy Fotodokumentace přípravy haly: Příloha č. 1.: Kulisy a rozmístění sponzorů (autor, 2013) Příloha č. 2.: Rozmístění světlometů (autor, 2013)