MANAGEMENT SPORTOVNÍCH AKCÍ A KLUBŮ
np2434


LIDSKÉ ZDROJE
 Rozdělit lidi do jednotlivých týmů
 Vytvořit samostatné úseky /úkoly
 Zaměstnanci   x   dobrovolníci
 Nezbytné obsazení funkčních oblastí
Akce
Formální vypořádání akce
Přípravná fáze

ŘÍZENÍ A PÉČE O PERSONÁL
 Personál
Má na starosti průběh akce
Komunikuje se všemi zúčastněnými stranami
Účastníci
Návštěvníci
Sponzoři

ŘÍZENÍ PERSONÁLU V PRŮBĚHU AKCE
 Příjezd
včasný příjezd na místo akce, prvotní kontakt a předání základních informací o úkolech a
zodpovědnostech
 Schůzky
Před každým nástupem zopakovat důležité organizační a provozní záležitosti, případné aktualizace
nebo změny
 Odpovědnosti
Opakování specifických úkolů a povinností (důležité hlavně u dobrovolníků)
 Komunikace
Vysílačky, mobily
 Přestávky, rotace
Hlavně u delších akcí velmi důležité
 Přiřazení pozic
Obsadit pozice vhodnými lidmi vzhledem k schopnostem a zkušenostem
 Porada po akci
Co fungovalo dobře, co je potřeba vylepšit nebo předělat,…

ŘÍZENÍ ÚČASTNÍKŮ V PRŮBĚHU AKCE
 Příjezd a odjezd
Uvítání, zajištění dopravy, bezpečnosti, doprovod na sportovištích
 Zařízení a vybavení
Šatny a odpovídající vybavení
Posilovna, zasedací místnost,…
Speciální požadavky (ochranka, strava,…)
 Komunikace
Průběžně informovat o
Programu, detailech registrace, prostorech areálu a zázemí, kontaktní osoby…
 Doprovodný tým
Osobní trenéři, manažeři, maséři,….

ŘÍZENÍ A PÉČE O NÁVŠTĚVNÍKY
 V průběhu celé akce
Cílem je šíření pozitivního zážitku z akce
 Nabídka tištěných programů a průvodců s mapou areálu, programem a informacemi, ale také o
nabízených službách
 Plán na
Dopravu, vstup do sportovního areálu (zamezení tvoření front), pečlivě sestavit návštěvní řád

ŘÍZENÍ A PÉČE O VIP HOSTY
 Diváci, vyžadující speciální péči
Média, sponzoři, celebrity,…
 VIP doprava, parkování, vstupy i prémiová místa
 Pro sponzory možnost vidět plnění protislužeb (PR, reklama,…)
Přidaná hodnota, speciální servis, vyjádření vděčnosti a vytvoření pozitivního dojmu z celé akce,
udržení dobrých vztahů

FUNKČNÍ OBLASTI
 Průběh akce
Obsluha sportoviště
Uvaděči, security, zdravotníci, úklid
Akreditace
Doprava
Administrativa

 Soutěž / závod / turnaj
Rozvrh / harmonogram
Komunikace s účastníky
Příprava a údržba sportoviště
Zajištění a údržba sportovního zařízení /vybavení
Rozhodčí
Ceremoniály (medaile, ocenění,…)
 Zákaznické služby
Prodej vstupenek
VIP služby a programy
Informační programy / průvodci

 Marketing
Sponzoring
Reklama
Propagace
PR
Merchandising
 Prezentace
Kreativní služby (hudba, kostýmy, maskoti, texty,…)
Produkce (moderátoři, animátoři, hlasatelé,…)
Výsledková tabule
Technická produkce (stavba konstrukcí, ozvučení, osvětlení,…)

DALŠÍ FUNKČNÍ OBLASTI DLE VELIKOSTI AKCE
 Hospitality a společenské akce (recepce, večírky)
 TV / rádio přenosy
 Internetové stránky
 Obchodní záležitosti (závazky, pohledávky,…)

PRACOVNÍCI NA PLNÝ ÚVAZEK
 Hlavní manažer akce /výkonný manažer
 Manažer prodeje /obchodní manažer (zajišťuje akci příjem – prodává ji)
 Ticketing manager
 Finanční ředitel
 Marketing manager (PR, propagace, reklama, image)

DOČASNÍ PRACOVNÍCI /NA ČÁSTEČNÝ ÚVAZEK
 Venue manager /hlavní pořadatel – přípravy sportoviště a pohyb osob v prostorech sportoviště
/areálu
 Team manager – zajištění potřeb účastníků
 Koordinátor financí – zodpovídá za tok hotovosti v průběhu akce
 Tiskový mluvčí – řízení médii a kontakt s nimi
 TV manager – zajištění potřeb TV stanic
 Manažer dopravy – dopravní zabezpečení a doprava důležitých účastníků na akci
 Partners /VIP manager – zajištění potřeba sponzorů a VIP hostů
 Koordinátor dobrovolníků

ZÁSADY PRÁCE S DOBROVOLNÍKY
 Každý by měl znát svou roli před začátkem akce
Za co je odpovědný
Komu je odpovědný
Úkoly
 Identifikace s cíli akce
Posílení vnitřní motivace
Společné oblečení, zapojení do akce,…
 Koordinátor
Rotace dobrovolníků (delší akce – předejít opakování úkolů)
 Smlouva
Vymezení úkolů dobrovolníka
Ochrana dobrovolníka

FINANČNÍ ŘÍZENÍ SPORTOVNÍ AKCE (ČUS)
 Postředky k řízení
Ve stanovách zakotvený požadavek na zpracování finanční (hospodářské) zprávy
Dostatečně vyškolený pokladník
Odpovídající účetní systém (SW)
Ověřené osoby s podpisovým právem;
Stanovené postupy informování předsednictva – otázky financí jsou pevným bodem programu jednání;
       ▪ správa majetku;
       ▪ revizní orgán;
       ▪ pravidelně připravovaný roční rozpočet.

VÝDAJE
 Sportoviště
Nájem, provoz, stavební práce, bezpečnost, pokladny, údržba, úklid,…
 Účastníci + soutěž
Ubytování, doprava, občerstvené, vybavení, prize money, ceny, časomíra, odměna rozhodčím,
zdravotníkům, funkcionářům,…
 Provoz akce (režijní)
Personál, dobrovolníci, pojištění, software, účetnictví, kancelářské potřeby, energie
 Marketing + propagace
Reklama, PR, web, design, tiskové konference, fotografové a kameramani, servis pro média
 Protiplnění sponzorům
Loga, jména sponzorů na určených místech, vstupenky, VIP hospitality, večírky, recepce, dárky,…
 Návštěvníci
Doprovodný program, tabule, infocentra, večírky a recepce, programy a průvodci, ubytování,
doprava,…
 Prezentace
Hudba, video, kostýmy, osvětlení, ozvučení, TV obrazovky, moderátor, vlajky, bannery, provozní
personál
 Rezervy
Krizový plán, neočekávané události

PŘÍJMY
 Vstupenky
 Startovné
 Vysílací práva
 Dotace
Svaz, město, kraj, MŠMT, MV, MO, MZ
 Sponzoři
Reklama, dary, barter
 Merchandising
 Prodej v areálu
Catering, programy,…
 Další příjmy

JAK ZÍSKAT DODATEČNÉ PŘÍJMY? (DOTACE, PARTNEŘI, DIVÁCI,…)
 Rozhodování o dotacích a jejich využívání sportovními organizacemi TRANSPARENTNÍ
Zveřejnění žádostí
Zveřejnění rozpočtů organizací
 Průhlednost řízení organizací
 Větší zapojení občanů do rozhodování
Chtějí akci ve svém městě?
Referendum proti OH v Hamburku