Facilitované jednání Mgr. Michaela Širůčková, Ph. D. Cvičení: Záhada Paní Blahovská byla zavražděna. Byla to bohatá vdova a bydlela v šesnáctipokojové vile na okraji Prahy. Spolu s ní ve vile bydlela služebná, kuchařka a zahradník. Kuchařka a zahradník jsou manželé a jmenují se Novákovi. Služebná je slečna Sýkorová. Paní Blahovská měla tři syny. První dva jsou ženatí a žijí se svými rodinami v Praze. Nejstarší se jmenuje Jan, jeho žena Jitka a dcera je Marcela. Prostřední syn se jmenuje Josef, jeho žena Radka a nemají žádné děti. Nejmladší syn se jmenuje Dan, je svobodný a studuje v Brně. Za pomoci získaných stop zodpovězte otázky: • Kdo zabil paní Blahovskou? • Kdy byla paní Blahovská zavražděna? • Jaký byl vražedný nástroj? • Jaký byl motiv? Pravidla: o Nikdo nesmí do konce hry pustit své stopy z ruky. o Na všechny čtyři otázky musíte najít odpověď společně – musíte se na nich dohodnout. Řešení Vrah: Jan Blahovský Zbraň: pistole Doba: 21.00 Motiv: Janovu podniku hrozí bankrot, a proto rychle potřeboval peníze. Jan měl známost se slečnou Sýkorovou. Loupež měla policii přivést na falešnou stopu. Co je facilitace? o Pomoc či podpora porad, jednání, workshopů: n facilitátor napomáhá v průběhu jednotlivých aktivit při tvorbě podnětů, návrhů, usměrňování a motivování účastníků k dosažení dohody a pokroku. o Podpora při organizování a řízení konferencí: n jako moderátor, který v souladu s koncepcí konference usměrňuje její průběh, udržuje průběh diskuze a plynulost vystupování řečníků. Příležitosti pro facilitaci o Odhalení problémů o Analýza problémů o Řešení problémů o Přijímání rozhodnutí o Sestavení plánů o Stanovení cílů o Výměna informací o Zvýšení produktivity a efektivnosti skupiny o Zlepšení komunikace ve skupině o Vyřešení konfliktů ve skupině Role facilitátora o Je neutrální osobou n nepřispívá vlastními myšlenkami n nekomentuje myšlenky ostatních o Zodpovídá za proces jednání – horský vůdce, který se stará o orientaci skupiny v terénu, zná nebezpečná místa a cestu ke konečnému cíli – Kde? Co? Jak? o Navrhuje způsoby postupu a pravidla jednání o Zajišťuje, aby všichni pracovali na stejném tématu, stejným způsobem a ve stejnou dobu o Vytváří podmínky pro vzájemné porozumění - Shrnuje dosažené o Umožní každému se aktivně zapojit a vyslovit svůj názor o Podněcuje aktivitu účastníků o Chrání účastníky před osobními útoky o Usměrňuje problémové osoby o Úkolem facilitátora je dovést skupinu do cíle porady navzdory úskalí komunikace, nedorozumění a nejasností mezi účastníky. Zodpovídá za proces, nikoli za řešení. Role zapisovatele o Pozorně naslouchá průběhu jednání o Řídí se pokyny facilitátora o Zapisuje návrhy účastníků jejich slovy o Zpomalí diskusi, nestíhá-li zapisovat o Zeptá se, nerozuměl-li něčemu dobře o Chová se neutrálně a nepřispívá svými myšlenkami o Píše rychle, čitelně, dostatečně velkými písmeny o Průběžně nadepisuje a očíslovává papír o Používá barvy: n Na psaní: modrou, zelenou, hnědou, černou n Na zvýrazňování: žlutou, oranžovou n Na podtrhávání: růžovou a červenou o Používá symboly, šipky, obrázky o Nechává širší okraje o Připraví dostatek papírů, fixů, lepící pásky Role časoměřiče o Hlídá včasný začátek o Hlídá časové projevy jednotlivých účastníků o Hlídá čas přestávek Role účastníka o Dodržuje dohodnuté časy o Pozorně naslouchá druhým o Neskáče druhým do řeči o Respektuje odlišné názory o Mluví jasně, stručně, srozumitelně o Nenapadá jiné účastníky ani jejich názory Role vedoucího o Jasně definuje smysl a cíle porady o Chová se jako účastník o Nedává najevo své výsadní postavení Příprava porady o Stanovení cíle porady n K jakému účelu ji svoláváte n Co se bude řešit n Jaký výsledek očekáváte o Určete, kdo se jí má zúčastnit a proč, jaká bude jeho funkce o Stanovte předpokládaný program porady o Vyberte vhodné místo a čas porady o Rozešlete pozvánky obsahující čas a místo jednání, program a základní podklady pro jednání o Přijďte pře začátkem a připravte prostředí o Na viditelné místo umístěte program, časový harmonogram jednání a navržená pravidla Vedení porady - začátek porady o Začněte včas o Představte sebe a svou roli o Představte účastníky o Seznamte účastníky s cílem porady o Zjistěte očekávání účastníků o Seznamte účastníky s programem o Navrhněte pravidla jednání a získejte souhlas účastníků s nimi o Připomeňte závěry, ke kterým jste došli na předchozím jednání a ověřte plnění úkolů z něho vyplývajících o Navrhněte postup, jak bude jednání probíhat Vedení porady - během porady o Zaměřte se vždy na jeden problém o Držte proces porady pevně v rukou Vedení porady – ke konci porady o Zjistěte, zda něco podstatného nebylo opomenuto o Určete, co, kdo a dokdy udělá a nechte si to znovu potvrdit o Shrňte, co bylo dosaženo o Určete program a čas příští porady o Pozitivně a jednoznačně o Poděkujte účastníků za vynaložené úsilí, podnětné připomínky, zapálenou diskuzi, dodržování pravidel nebo příjemnou atmosféru Vedení porady – po poradě o Napište zprávu o průběhu a výsledcích porady a neprodleně ji rozešlete účastníkům o Kontrolujte plnění dohodnutého o Zhodnoťte, zda porada splnila očekávání a byla efektivní. Pokud je, co zlepšit stanovte kroky k tomuto zlepšení. Možnosti facilitátora • Efekt bumerangu – vrácení otázky tazateli nebo skupině • Pojmenování problému – vznikne-li problém, je třeba jej pojmenovat pravým jménem • Péče o orientaci – klíčové, aby všichni účastníci v každém okamžiku dobře orientovali v procesu projednávání • Řešení po krocích – rozdělení problematiky na menší okruhy • Otevřená otázka • Cílená otázka – k pevnějšímu vedení facilitace, určené konkrétnímu adresátovi; hrozí nebezpečí, že jsou příliš návodné – lépe jimi šetřit • Souhlas místo obrany – přijmout námitku než se bránit a vysvětlovat své chování • Společný zápis – orientuje účastníky v projednávání, poskytuje přehled o tom, co bylo vyřešeno, i tom, co ještě bude na programu • Souhlas s postupem • Mimoverbální prostředky • Povzbuzování • Humor Techniky facilitátora o 563 o Akvárium o Ďáblův advokát o Hraní rolí o Kolečko o Kolotoč o Brainstorming o Mnohohlediskový rozbor o Laso o N/3 o Párové srovnávání o Přednáška o Přestávka o Schématické znázornění Použití technik HLEDÁNÍ MOŽNOSTÍ o 563 o Brainstorming o Diskusní štafeta o Papírový kolotoč o Pracovní skupiny HODNOCENÍ o Papírový kolotoč o Laso o Mnohohlediskový rozbor o N/3 o Párové srovnávání o Schématické zobrazení o Využití expertů o Ďáblův advokát DISKUZE o Akvárium o Hraní rolí o Diskusní štafeta o Přednáška o Pracovní skupiny o Přestávka o Schématické zobrazení Zvládání krizí o Zachovat klid o Analyzovat situaci n Co se stalo? n Kam směřujeme? n Jak se tam dostat? o Požádat skupinu o soustředění o Konstatovat stav diskuze o Připomenout cíl diskuze nebo jejího bloku o Připomenout, proč chceme dosáhnout cíle o Pojmenovat překážku, bránící v dosažení cíle o Navrhnout řešení o Povzbudit účastníky Problémový účastníci porad o Mající problém s časem o Problém s ústním projevem a hodnotou informací o Problém s důvěrou v práci skupiny o Nejevící zájem o Vyrušování ostatních o Osobní útoky o Snaha upoutat pozornost