Principy personálního řízení SPP 423 PhDr. Alena Lubasová, Ph.D. Tématický celek B. Lekce 5. Proces plánování v oblasti lidských zdrojů Obsah dnešního tématu: • Podstata, smysl a charakteristika plánování • Typy plánů • Efektivnost a postup plánování • Metody personálního plánování • Tvorba personálních plánů Zdroje & H. Koontz,H. Weihrich:Management. Praha:Victoria Publishing,1992 & J. Koubek: Řízení lidských zdrojů. Praha: Management Press, 2001, & B. Wiliam,Werther, Jr.K.Davis: Lidský faktor a personální management. Praha: Victoria Publishing, 1992 & M. Amstrong: Personální management. Praha: Grada Publishing, 1999, & M. Amstrong: Řízení lidských zdrojů. Praha: Grada Publishing, 2002. & J. Vysušil: Plánování není přežitek. Praha: Profess, 1993 & M. Foot, C. Hook: Personalistika. Praha: Computer Press,2002 & V.Chvalovský: Řízení projektů aneb překážkový běh na dlouhou trať, Praha: ASPI,2005 @ Přednáška @ Edward Cornish, prezident World Future Society, The Futurist, 1, 1966 ( příloha The Cyber Future) & Pozn. : Takto označenou literaturu naleznete v knihovně @ Pozn. : Takto označenou literaturu naleznete v IS - v elektronické podobě Úvod Činnost, označovaná jako plánování je nezbytnou , samozřejmou a neodiskutovatelnou součástí každého řízení. Ten kdo uvažuje do budoucna - ten plánuje. Co neplánuji – nekontroluji. Co nekontroluji – neřídím. Úvod Plány jsou slovním a číselným popisem toho, jak chceme dosáhnout jakéhokoliv cíle. O tom, zda budou plány považovány za solidní a reálné rozhodují 4 základní hodnotící kriteria: • Srozumitelnost • Stručnost • Logika • Pravdivost Plánování lidských zdrojů a veškerých jeho potřeb je strategickou aktivitou personálního řízení. Podstata a smysl plánování Plánování je proces, stavící mosty mezi tím, kde jsme a kam chceme jít , který ovlivňují faktory náhody. Bez plánování ponecháváme věcem pouze náhodný průběh. Objasnění plánování, typů plánů a postupu plánování je východiskem pro pochopení celého komplexu činností, spojených s plánováním v personální oblasti. Charakteristika plánování Plánování je východiskem pro všechny manažerské funkce . Zahrnuje výběr cílů a stanovení úkolů a činností, potřebných pro jejich dosažení. Plánování plní následující úkoly: a Přispívá k dosažení záměrů a cílů a Je prioritní úlohou strategického řízení a Vztahuje se na veškeré aktivity organizace a Umožňuje efektivní provádění činností Charakteristika plánování Neoddělitelnou součástí plánování je kontrolování, pro které vytváří standardy . Není možné odpovědět, zda jdeme tam, kam chceme (smysl kontroly) , pokud si nestanovíme cíl cesty (smysl plánování). Shrnutí úvodu • Plánování tvoří základ manažerské činnosti a je nezbytným předpokladem pro kontrolování. • Chci-li něco kontrolovat, musím mít stanovený plán a kontrolou sleduji odchylky od tohoto plánu a naopak, jestliže něco plánuji , musím mít vytvořenu zpětnou vazbu v podobě kontrolních mechanismů.To se beze zbytku týká řízení lidských zdrojů, ale samozřejmě nejen této činnosti. Typy plánů • Z ČASOVÉHO HLEDISKA • Z časového hlediska rozlišujeme plány dlouhodobé, střednědobé a krátkodobé-operativní. Ø Čím menší je organizace, tím kratší má plánovací období. Ø V případě vaší imaginární organizace/instituce by plánovací hledisko bylo pravděpodobně, denní, týdenní a maximálně roční. Ø U nadnárodních korporací je zcela běžné plánovací období více než 10-leté. Typy plánů TYPY PLÁNŮ Z ČASOVÉHO HLEDISKA • Dlouhodobé výhledy – scénáře budoucího vývoje organizace na základě prognóz s časovým horizontem více jak 5 let • Strategický (dlouhodobý) plán – nejobtížnější plán, neboť jeho údaje mají rozhodují význam pro úspěch organizace. Časový horizont 3-5 let • Operativní (krátkodobé ) plány – taktický plán na období kratší než 2 roky, zpravidla roční, čtvrtletní, dekádní….. Ukázka z výběru dlouhodobé prognózy Devadesát dva trendů pro rok 2005 @ Edward Cornish, prezident World Future Society, The Futurist, 1, 1966 ( příloha The Cyber Future) 4.Informační technika bude rostoucí měrou přenosná a miniaturní. 5. Informační technika bude implantována i do našich těl. 8. Fyzická podoba informační techniky se bude měnit tak, aby odpovídala speciálním potřebám lidí, módě a preferencím jednotlivců 13 .Jak poroste globální kultura, dojde k poklesu lokálních kultur. Zmizí stovky jazyků. 16 .Informační technika zredukuje čas, který lidé věnují místním a národním záležitostem proto, protože vzrostou jejich kontakty se vzdálenými kolegy a přáteli. 17. Venkovské a odlehlé oblasti se mohou rozvinout, protože informační technika umožní lidem pracovat doma a nebudou muset jezdit do práce do vzdálených míst. Ukázka z výběru dlouhodobé prognózy Devadesát dva trendů pro rok 2005 27. Obrovské informační zdroje budou velkou pomocí pro samostatnou práci studentů. 31. Informační technika umožní studentům zapisovat si předměty podle jejich vlastního tempa a získávat známky (kredity) až budou hotovi. 32. Vzdělávání se může stát povinným nejen pro mládež, ale i pro dospělé 35 . V dlouhodobějším výhledu by měla být většina služeb zajišťována pomocí robotů, řízených počítači 40. Rapidně vzroste produktivita v globálním měřítku 45. Kupující i prodávající se k sobě prostřednictvím budoucí kybernetické pošty snadněji dostanou. V důsledku by měly klesnou náklady na marketing a vzrůst spokojenost zákazníků 50.Lidé budou provádět většinu finančních transakcí ze svých domovů pomocí počítačů. Budou tak platit účty, nakupovat i sledovat stav svých účtů. Ukázka z výběru dlouhodobé prognózy Devadesát dva trendů pro rok 2005 59 - Počítačové sítě běžně zpřístupní informace o zákonech, nařízeních, vládních politice v jednotlivých oblastech, kandidátech politických stran i funkcích ve stranách 63.Důležité, složité i citlivé problémy budou předkládány k rozhodnutím počítačům. Lidé však budou odporovat rozhodnutí , činěným počítačem 67. Stále více míst - jak soukromých, tak i veřejných - bude pod kontrolou videokamer. 70. Hráčská závislost na automatech se stane významným společenským problémem. • Internet zpřístupní lidem úžasné množství informací o nesčetných zájmových okruzích a umožní tak, aby byli lépe informovaná než v minulosti 80. Bude obtížnější zachovat si soukromí. Ukázka z výběru dlouhodobé prognózy Devadesát dva trendů pro rok 2005 81. Lidé možná ztratí hodně ze své schopnosti racionálně myslet a činit moudrá rozhodnutí. 82. Otevřou se zavádění hodné možnosti sebepoznání. 83. Je možné, že interpersonální vztahy budou rostoucí měrou nestálé. 84. Informační technika umožní, aby byl každý člověk neustále dosažitelný kdekoliv na světě. Lidé se tomu však budou bránit. 86. Lidé budou rostoucí mírou využívat počítače k rozhodování 91. Lidé budou mít kanceláře jak v autech, tak i doma Je to pro Vás dostatečně inspirující proto, abyste pochopili jak je dobré umět plánovat ? Typy plánů 2. Z HLEDISKA VĚCNÉHO • globální /celkové (plán organizace) • dílčí /speciální plány (investiční, plán práce, plány tržeb, klientské plány apod.) • ostatní typy plánů – akční, reakční, příležitostné • V zahraničních společnostech se nejčastěji využívají akční plány, jejichž metodika je velmi propracovaná a tak usnadňuje realizaci jakékoliv akce v praxi. Efektivnost plánování Efektivnost – účinnost plánování je závislá na tom, jak se nám podařilo exaktně vytýčit záměry či cíle. Sledují se rovněž vynaložené náklady na tvorbu plánů . Efektivní plán Efektivní plán • Identifikuje vše, co je zapotřebí k úspěšnému dosažení cíle • Obsahuje harmonogram úkolů a souvisejících milníků (pozor aby se z milníků nestaly coulníky) • Definuje potřebné zdroje • Obsahuje potřebný rozpočet nákladů na jednotlivé úkoly • Zahrnuje potřebnou rezervu pro nepředvídatelné události (časovou i finanční) Je věrohodný pro všechny zúčastněné Efektivnost a postup plánování Postup plánování má několik závazných kroků : 1. Uvědomění si příležitosti z hlediska trhu, konkurence, silných a slabých stránek organizace není součástí plánovacího procesu , ale jeho začátkem . Definuje nám problémy, které je třeba řešit a zajišťuje realističnost při stanovování cílů • Stanovení cílů – specifikují očekávané výsledky a indikují koncový bod, ukazuje cestu jak jich má být dosaženo a na co má být kladen důraz . Cíle jsou hierarchicky strukturovány. Efektivnost a postup plánování • Vývoj předpokladů- posuzuje vnější i vnitřní prostředí, ve kterém mají být plány realizovány. Při vytváření předpokladů hraje důležitou roli prognozování. • Určování alternativních postupů – jaké jsou nejslibnější alternativy pro dosažení našich cílů. Problémem není hledání alternativ, ale jejich redukce na počet těch nejslibnějších. Efektivnost a postup plánování • Hodnocení alternativních postupů – výběr alternativ z hlediska určených předpokladů a stanovených cílů • Výběr postupu – rozhodnutí o přijetí plánu • Formulace odvozených plánů – jsou podporou hlavního plánu (např. Plán rozvoje zaměstnanců) • Numerizování plánů pomocí rozpočetnictví - převedení plánů do číselné podoby – (Objem mzdových prostředků, objem nákladů na vzdělávání apod) Historický vývoj plánování v ČR • Byrokratický (resp. byrokraticko-politický) přístup (70. a 80. léta) Organizace předkládaly návrhy plánů práce a plánu zaměstnanosti. Stát pak na základě těchto návrhů přiděloval limity pracovních sil, limity přijímaných absolventů a limity celkového počtu přijímaných zaměstnaneců. Tento systém platil až do revoluce v roce 1989. • Operativní přístup ( na počátku 90. let) státní omezení odstraněna a firmy začínaly postupně rozhodovat o personálních otázkách samostatně. Rozhodnutí firem se však v té době řídilo spíše okamžitou potřebou výroby, než dlouhodobým plánováním. Jednalo se tedy o krátkodobé plánování v oblasti personálního řízení. Toto však přinášelo z dlouhodobého pohledu spíše potíže. Historický vývoj plánování v ČR • Strategický přístup (zhruba od roku 1993) spojen s dlouhodobým plánováním veškerých personálních potřeb organizace Zdroj:Bělohlávek (2001, Management) Závěr kapitoly Proces a metody personálního plánování Plánování v oblasti lidských zdrojů - řídící proces, který stanovuje strategie a postupy, týkající se potřeby lidských zdrojů v organizaci. Cílem personálního plánování je dosáhnout dynamické rovnováhy mezi poptávkou po pracovnících a nabídkou pracovních sil, tj. mezi množstvím a strukturou pracovních míst a počtem a strukturou pracovních sil v organizaci. Smysl personálního plánování Personální plánování je odvozeným plánováním z dlouhodobých plánů organizace. Současně však tvoří těžiště všech plánovacích aktivit, neboť je nejdůležitější složkou všech plánovacích procesů. Podceňování personálního plánování, případně špatné plánování degraduje výkon personální práce na nekoncepční a administrativní činnost !!! Smysl personálního plánování Důsledky nedostatečné činnosti v oblasti plánování LZ : • Zhoršuje postavení personálního útvaru - není zapojován do činností strategického charakteru. • Část pracovních míst může zůstat neobsazena, naopak některé pracovní místa jsou neefektivně využívána; • Pohyb pracovníků uvnitř organizace probíhá nahodile • Nejsou využívány vnitřní zdroje pro pokrývání volných míst • Chybí perspektiva pracovníků v jejich osobním rozvoji a kariéře • Finanční zdroje investované do vzdělávání jsou neefektivně a nekoncepčně investovány • Vzniká organizačně-personální chaos, který vyvolává demotivaci a odchod těch nejschopnějších pracovníků z organizace za jasnější perspektivou. Shrnutí Vlastní specifika personálního plánování : • Podceňování plánování v oblasti LZ – degraduje výkon personálních činností na pouhopouhou administrativu a služby a nikoliv na výkon strategických činností. • Dopady pro organizaci – neefektivní využívání nejdražších zdrojů – tj. lidských Metody personálního plánování - úvod Ve zjednodušeném pohledu se plánování rozpadá do tří částí: a plánování potřeby zaměstnanců - kolik a plánování, jak budou tyto potřeby pokryty a Plánování jednotlivých personálních procesů Základním kamenem procesu plánování je prognóza , založená na poznání vývojových zákonitostí a vzájemných vztahů všech činitelů Kvalita prognózy a její reálnost závisí na kvalitě a hloubce provedených analýz dosavadního vývoje a znalostí a zkušeností plánovače. Efektivita personálního plánování Sladění 3 kroků : • Stavět na strategii organizace - konfrontovat s ní všechny postupové kroky • Sladit plány organizace i LZ do stejných časových úseků • Aktivně zapojit do plánování LZ vedoucí zaměstnanec. Personální plánování patří mezi nejméně oblíbené činnosti pro svoji složitost, variabilnost proměnných a také z důvodu neznalosti této činnosti jak personalistů, tak managementu Cíle personálního plánování Plánování lidských zdrojů je procesem předvídání a realizace opatření v: • pohybu pracovních sil uvnitř organizace, do organizace a z organizace • spojování pracovníků s pracovními úkoly ve správném čase a na správném místě • formování a využívání pracovního potenciálů • formování pracovních týmů • personálním a sociálním rozvoji lidí Proces personálního plánování v časovém kontextu Personální plánování je přímým výsledkem strategického plánování organizace a uskutečňuje se v různých časových horizontech: • dlouhodobé – strategické plány zohledňují takové aspekty jako je demografie, ekonomika , technologické trendy, společenské trendy • střednědobé – taktické plány se zabývají kategoriemi jako je mobilita zaměstnanců, úroveň produktivity, absence • krátkodobé – operativní plány, řeší např. výběr zaměstnanců, aktuální potřeby vzdělávání Základ personálního plánování Metody pro: Odhad budoucí potřeby pracovníků • Naráží na řadu neznámých vlivů vnějších i vnitřních, které je nutno odhadnout , např. budoucí technologické změny, chování spotřebitelů, budoucí podoba trhu apod. • Metody pro tento odhad potřeb jsou postaveny na kombinaci intuitivních a kvantitativních metod. R Čím jednodušší a srozumitelnější metodu použijeme , tím reálnějších výsledků dosáhneme) Odhad budoucí potřeby Metody pro: Odhad budoucí potřeby pracovníků • Delfská metoda – poskytuje informace na základě propojení a integraci nezávislých názorů expertů z různých oborů, mající úzký vztah k pracovním silám i plánům organizace a vnějším faktorům, které ji obklopují • Kaskádová metoda – rozepisuje úkoly organizace až do nejnižších řídících článků ve vertikální struktuře, které pak odhadují potřeby pracovních sil a jejich pokrytí z vnitřních zdrojů organizace. Role expertů je nahrazena vedoucími pracovníky na jednotlivých úrovních řízení. • Metoda manažerských odhadů – je obdobou metody delfské a kaskádové a kombinuje přístup odhadu shora-dolů a zdola-nahoru v určitém časovém odstupu. Metody pro: Odhad budoucí potřeby pracovníků • Metoda vývojových trendů – usiluje o výběr jednoho faktoru z řady těch, které potřebu pracovníků ovlivňují. Tento vybraný faktor, který nejvíce ovlivňuje pracovní sílu je zkoumán z hlediska jeho dosavadního vývoje v poměru k počtu pracovníků organizace. Nejobtížnější u této metody je výběr toho nejsprávnějšího faktoru. • Metoda poměru mezi zabezpečovanou prací a počtem pracovníků – je obdobou výše uvedené metody pro oblast obsluhy lidí (školství, zdravotnictví apod.) Vychází z ideálního počtu nějakých jednotek ….např. žáků, lidí, zaměstnanců , připadajících na jednoho pracovníka. Existují i další – vědečtější metody pro tyto odhady. Stále však platí, že čím všeobecně srozumitelnější a jednodušší metodu použijeme, tím reálnějších výsledků dosáhneme. Odhad pokrytí budoucí potřeby Metody pro : Odhad pokrytí budoucí potřeby • Odhad vnitřních zdrojů pracovních sil 1. Bilanční metoda - pracuje ve 4 krocích Krok 1.: Setřiďuje aktuální stav pracovníků do homogenních skupin , vytvářených na základě profesně kvalifikačních (pracovní funkce, apod ) a demografických charakteristik. (věk). Krok 2.: Odhadují se ztráty, ke kterým dojde v každé uvažované funkci v průběhu plánovaného období. Krok 3.: Odhadují se zisky pracovníků v každé uvažované funkci, vyplývající z vnitropodnikového pohybu (z kariérových plánů, informace o vývoji způsobilosti, růstu pracovního výkonu apod.) Krok 4.: Konfrontace výsledků předchozích kroků s odhady budoucí potřeby pracovníků v dané funkci, ze které vyplyne buď dodatečná potřeba či přebytek pracovníků v dané funkci . Schéma personálního plánování Metody pro : Odhad pokrytí budoucí potřeby zaměstnanců 2. Markovovská analýza- se používá v organizacích, kde jde z pracovních funkcí vytvořit určitou hierarchii, kterou pracovníci v průběhu své kariéry procházejí. Pokrytí budoucí potřeby pracovníků se opírá o kariérní plány. (Vhodná pro instituce, vedoucí pracovníky a nedělnická zaměstnání). Metody pro : Odhad pokrytí budoucí potřeby pracovníků B. Odhad vnějších zdrojů pracovních sil Je pro organizaci méně komplikovaný a přitom spolehlivější. Při těchto odhadech organizace vychází z nejrůznějších statistik- např. obyvatelstva a pracovních sil, školské statistiky i statistiky zaměstnanosti. Užitečné zdroje informací poskytují úřady práce a resort práce a sociálních věcí . Jedná se o analýzy a prognózy obyvatelstva, pracovních zdrojů a pracovních sil ve spádovém území organizace , průzkum lokálního trhu práce apod. Z konfrontace perspektivních odhadů potřeby pracovních sil na jedné straně a perspektivních odhadů vnitřních a vnějších zdrojů pracovních sil na straně druhé vzniká materiál , který je podkladem pro sestavování personální strategie , realistických personálních plánů a plánů jednotlivých personálních činností . Praktická část výuky – 5. lekce • Příprava personálních plánů , odhad budoucí potřeby počtu a struktury zaměstnanců ve zvolené organizaci, popis a zdůvodnění metody • Vypracujte akční/projektový plán pro zavedení navržených a rozpracovaných pravidel personální politiky (z lekce 4) do praxe ve vaší organizaci Prezentace výsledků práce Závěrem: KISS – polibek úspěchu „keep it short and simple „