Principy personálního řízení SPP 423 PhDr. Alena Lubasová,Ph.D. lubasova@brno-konsens.cz Připomenutí : schéma výuky Lekce 6. Analýza práce a pracovních míst Obsah dnešního tématu: • Úvod do problematiky • Orientace v základních analytických pojmech • Provádění analýzy pracovních míst • Popis a specifikace pracovního místa • Postup vytváření podoby pracovních míst Literatura k lekci 6 & J. Koubek: Řízení lidských zdrojů. Praha: Management Press, 2001, str. 68-79 & M. Amstrong: Řízení lidských zdrojů. Praha: Grada Publishing, 2002,str. 261-268,301-321 & B. Wiliam,Werther, Jr.K.Davis: Lidský faktor a personální management. Praha: Victoria Publishing, 1992, str. 136-151 & M. Amstrong: Personální management. Praha: Grada Publishing, 1999,str. 209-221, 229-233 & G.T.Milkovich, J.W.Boudreau: Řízení lidských zdrojů. Praha:Grada, 1993,str. 113-122 @ Přednáška Pozn. : Takto označenou literaturu naleznete v knihovně @ Pozn. : Takto označenou literaturu naleznete v IS - v elektronické podobě Cíle tématu • Orientovat se v pojmech vztahujících se k práci a pracovním místům • Chápat účel a důležitost analýz pracovních míst pro tvorbu personální strategie, pro plánování a jejich vliv na produktivitu organizace • Uvědomit si, které informace lze z analýzy pracovních míst získat • Popsat faktory, které determinují vznik nového pracovního místa • Vysvětlit rozdíl mezi popisem pracovního místa a specifikací pracovního místa • Uvědomit si, jak lze využít popisy pracovních míst pro ostatní personální činnosti • Naučit se zpracovat analýzu a popis pracovních míst 1. Úvod do problematiky Provádění analýz v personalistice je důležitou činností, na jejíž kvalitě závisí : • efektivnost vykonávané práce v organizaci, • spokojenost pracovníků • mnoho dalších personálních činností, včetně úspěšnosti personální práce vůbec. Tyto analýzy jsou součástí většiny klíčových procesů personálního řízení. Poskytují nezbytné informace pro tvorbu personálních plánů a formulaci personální strategie. Struktura personálních analýz Pracovní místa a funkce jsou jádrem produktivity každé organizace . Pokud jsou dobře naplánované a vykonávané, organizace se přibližuje směrem ke svým cílům . V opačném případě dochází ke snižování produktivity, snižování schopnosti organizace uspokojovat své potřeby a plnit své cíle. 1. Úvod do problematiky Analýzy pracovních míst odhalují kroky, které musí být učiněny, aby určitá práce byla vykonána co možná nejefektivnějším způsobem. Musí být provedeny před tím, než jsou realizovány další personální činnosti, na které mají výsledky analytické činnosti bezprostřední vliv. Patří mezi ně nábor a výběr pracovníků, vzdělávání a rozvoj, plánování kariéry, mzdové systémy a ergonomické studie. 2. Orientace v základních pojmech • Analýza práce – systematický proces shromažďování a hodnocení údajů o charakteru určité práce v kategoriích pracovní činnosti, pracovní chování, schopnosti • Pracovní operace (činnosti) - jsou základní jednotky , na které může být práce rozdělena a při kterých pracovník vyvíjí určité fyzické a psychické úsilí. • Pracovní úkol – soubor pracovních operací , prováděných pro dosažení daného cíle s určitou odpovědností. 2. Orientace v základních pojmech • Pracovní proces – více pracovních úkolů, které jsou založeny na stejnorodých pracovních operacích, zpravidla vykonávaných několika pracovníky • Pracovní místo – ve svém souhrnu představuje pracovní povinnosti jednoho pracovníka, včetně požadované kvalifikace a rozsahu odpovědnosti. • Počet pracovních míst v organizaci analyzuje celkovou potřebu pracovníků na daný objem činností . • Popis pracovního místa – vyjadřuje účel pracovního místa, jeho místo v organizační struktuře, podmínky za jakých pracovník práci vykonává , hlavní odpovědnosti a hlavní úkoly, které musí být plněny. 2. Orientace v základních pojmech • Analýza pracovních míst – je inventura úkolů, podmínek a požadavků pracovního místa. Soustřeďuje se na to, co se očekává, že držitel pracovního místa bude dělat . Tato inventura se rozpadá na dva okruhy , na otázky týkající a pracovních úkolů a na otázky, týkající se pracovníka . • Analýza počtu pracovních míst – je kvantitativní analýzou , která poskytuje obraz o celkové velikosti poptávky po pracovních silách v podniku. V jeho rámci zkoumáme: Ø Počet obsazených pracovních míst Ø Počet volných pracovních míst Ø Dosavadní vývoj počtu pracovních míst 2. Orientace v základních pojmech • Analýza struktury pracovních míst - naznačuje , jací pracovníci by měli vykonávat práce na určitých místech . Zaměřuje se zejména na : a Pohlaví pracovníků – je vhodnější muž nebo žena a Věk - pracovní schopnost a pracovní výkon jsou věkem determinovány a Požadovaná odbornost - profese • Analýza struktury podle kvalifikovanosti práce – zjišťuje kvalifikační požadavky na pracovní místa (vzdělání, praxe, způsobilost) • Analýza prostorové struktury pracovních míst - zjišťuje jaké je rozmístění pracovních míst v jednotlivých územně oddělených organizačních jednotkách jedné organizace. 3. Provádění analýzy pracovních míst Analýza pracovních míst - systematický proces, který soustřeďuje pozornost nejen na zjištění aktuálního objektivního obrazu pracovního místa, ale současně je rozhodujícím prvkem pro proces vytváření nových pracovních míst /design pracovních míst nebo změnu jejich profilu /redesign. Potřeba vytváření nových pracovních míst i jejich redesignu vyplývá : • z rychle se měnících potřeb trhu • ze změn v technice a technologii • ze změn v organizační struktuře • ze změn sociálních potřeb lidí a jejich pracovního chování. 3. Analýza pracovních míst Schéma tvorby nového pracovního místa 3. Analýza pracovních míst Na základě provedených analýz pracovních míst získáme následující informace: a Celkový účel pracovního místa - proč místo existuje a Obsah práce – co se na místě vykonává a Zodpovědnost – výsledky nebo výstupy, za které držitel místa zodpovídá a Kritéria výkonu – ukazatele , které umožňují zhodnotit uspokojivost s výkonem práce a Úroveň odpovědnosti – rozsah svěřené pravomoci při rozhodování – obtížnost, složitost a velikost problémů a Organizační faktory - vztahy nadřízenosti a podřízenosti a Faktory pracovního prostředí – pracovní podmínky z hlediska zdraví a bezpečnosti , pracovní doba, ergonometrické faktory povahy pracoviště 3. Analýza pracovních míst Podstatou analýzy pracovního místa je sběr údajů a informací o pracovních místech v organizaci. Tyto informace se získávají z následujících zdrojů: a Studiem dokumentů organizace - organizační struktura, organizační schéma, pracovní postupy , výcvikové příručky a Rozhovorem s vedoucími pracovníky - účel místa, hlavní vykonávané činnosti, odpovědnost , návaznost na ostatní pracovníky a Rozhovory s držiteli místa – faktický popis jejich pracovního procesu a Mapováním pracovních procesů a Pozorování – při popisu manuální či administrativní činnosti (snímek pracovního dne ) 3. Analýza pracovních míst • Při provádění analýz by měl být znám jasný důvod a cíl, kterého chceme analýzou dosáhnout - např. prověření nezbytnosti stávajícího místa, vznik nového místa, redesign, produktivita pracovního místa, apod., abychom mohli navázat účinnou spolupráci s ostatními pracovníky . • Čím jednodušeji formulujeme požadavky na informace ,tím adekvátnější a srozumitelnější získáme výsledky , se kterými lze dále pracovat. 3. Analýza pracovních míst Na základě shromážděných a zpracovaných údajů by mělo být možné zodpovědět následující otázky : Čeho si všímat Jaká data shromažďovat a Co pracovník dělá? → Zjistit, jaké úkoly tvoří náplň pracovního místa a Jak to dělá? → Zjistit jak je práce vykonávána: - po stránce tělesné (pohyby, rytmus, stroje a nástroje) - po stránce duševní (přemýšlení, hledání řešení, rozhodování) a Proč to dělá? → Nalézt vysvětlení na předchozí otázky a Jaké požadavky → Zjistit charakteristické rysy: jsou na něho kladeny? - pracovního místa (rozmanitost, odpovědnost, prostor pro samostatné rozhodování) - pracovníka (fyzická koordinace, intelektuální kapacita, povahové rysy) 4. Popis a specifikace pracovního místa 4. Popis a specifikace pracovního místa Výsledky, získané z analýzy pracovních míst se dělí do dvou okruhů : • informace , týkající se pracovních úkolů a podmínek. Z vyhodnocení informací z okruhu A jsou vytvářeny popisy pracovního místa . B. informace týkající se pracovníka Informace z okruhu B vytváří specifikaci požadavků pracovního místa na pracovníka = specifikace pracovního místa 4. Popis a specifikace pracovního místa • Popis pracovního místa je písemným vyjádřením pracovních povinností a podmínek , které napomáhá stanovit mzdové rozdíly mezi různými pracovními místy. • Vzhledem ke svému charakteru a potenciálu je popis pracovního místa vždy citlivá a někdy i kontroverzní záležitost . 5. Postup vytváření podoby pracovních míst - příklad z praxe Zvolený postup: Krok 1. : Ve spolupráci s jednotlivými pracovníky je proveden rozbor a popis jednotlivých pracovních procesů, které pracovník vykonává. Krok 2. : Na základě tohoto popisu stanovil příslušný vedoucí ve spolupráci s personalistou druh a stupeň vykonávané práce každého pracovníka Krok 3. : Každému pracovnímu místu byl systémově přidělen kód pracovního místa dle dvou stanovených kriterií: • charakteru vykonávané práce • míry zodpovědnosti Krok 4. : Každému kódu pracovního místa byl systémově stanoven příslušný tarifní stupeň ve mzdovém systému . Krok 5. : Personalista provedli systémovou specifikaci pracovního místa a charakterizovali požadavky na pracovníka v souladu s přiděleným kódem funkce Charakter vykonávané práce A – Řídící-rozhodovací • Práce při které se řídí nebo rozhoduje o skupině činností, vyžadující uplatnění řídících a manažerských přístupů, včetně kontroly podřízených, nebo při které je v plném rozsahu delegována na zaměstnance rozhodovací kompetence za skupinu činností. B - Tvořivá • Práce , zaměřující se na hledání nebo vytváření nových postupů při řešení úkolů, vytvářející nebo rozvíjející duševní vlastnictví a hodnoty společnosti C- Opakovaná • Zorganizovaná práce se stanovenými postupy řešení pro opakující se skupiny činností, které jsou řešeny známými postupy, jenž je nutné dle potřeby dotvářet a modifikovat D – Rutinní • Práce podle obecně známých nebo stanovených podrobných instrukcí a postupů, činnost se neustále opakuje, variantní řešení se hledá pouze ojediněle E - Jednoduchá –obslužná • Nejjednodušší činnost s převahou prací pomocných nebo obslužných Stupeň vykonávané práce Charakterizuje míru odpovědnosti pracovního místa v organizační struktuře a je rozdělen do následujících kategorií: 1- Odpovídá – zaměstnanec samostatně a v plném rozsahu odpovídá za danou oblast činnosti nebo skupinu činností podle vytýčených základních pravidel/instrukcí 2 – Zabezpečuje – zaměstnanec samostatně řeší či organizuje jednotlivé skupiny nebo oblasti činností. Pracovní postupy jsou zadány v hrubých rysech, konečná odpovědnost za realizaci činnosti je na nadřízeném. 3- Vykonává – Samostatně vykonává zadané dílčí úkoly ve skupině činností nebo vykonává jednu činnost se stanoveným postupem. 4 – Spolupracuje – podílí se na řešení jednotlivých úkolů v činnosti nebo ve skupině činností . Krok č. 3: Charakter a stupeň vykonávané práce Krok č. 3: Charakter a stupeň vykonávané práce Krok č. 4: Zařazení kódů funkcí do tarifních tříd Krok č. 5 : Specifikace pracovního místa Každé pracovní místo , prostřednictvím stanoveného tarifního stupně mělo stanoveno 2 kriteria specifikace pracovního místa: • požadavek na dosažené vzdělání pracovníka • praxe pracovníka na příslušném (nebo velmi obdobném ) pracovním místě. Krok č. 5 : Požadavky na vzdělání Krok č. 5 : Požadavky na praxi Názvosloví funkcí Podle charakteru vykonávané práce lze stanovit i systémové názvosloví funkcí Úroveň I – Administrátor – je nazývána běžná jednoduchá nebo rutinní činnost administrativního charakteru. Tam, kde se jedná o činnost s bližším odborným zaměřením , bývá tato činnost pojmenována dle druhu vykonávané práce (např. sekretářka-asistentka, fakturantka) nebo je obecně užíván název administrativní pracovník. Úroveň II. – Referent – zahrnuje ty funkce, které se v rámci organizace zabývají konkrétní specifickou činností , která se přiřazuje k názvu referent ( např. referent technické kontroly, referent nákupu, referent obchodně-technických služeb a pod.) Úroveň III.- Specialista – zahrnuje funkce, zabývající se konkrétní skupinou činností . Předpokládá dokonalou znalost dané problematiky , které je vyspecifikována v názvu funkce (např. specialista technolog, specialista prodeje, nákupu apod.) Úroveň IV. – Vedoucí/manažer - zahrnuje ty funkce, které vedle definované odborné pracovní náplně odpovídají i za řízení a kontrolu podřízených zaměstnanců (např. vedoucí výrobního útvaru/úseku). Vytváření podoby pracovních míst Vytváření podoby pracovních míst Vytváření podoby pracovních míst Vytváření podoby pracovních míst Vytváření podoby pracovních míst Vytváření podoby pracovních míst Klíčové faktory úspěchu Ledovcová bilance CSF Vytváření podoby pracovních míst Vytváření podoby pracovních míst Vytváření podoby pracovních míst Vytváření podoby pracovních míst Vytváření podoby pracovních míst Vytváření podoby pracovních míst Vytváření podoby pracovních míst Závěr • Každá organizace si vytváří svá pracovní místa v souladu se svojí globální strategií. • Vychází z analýzy požadovaných pracovních činností, které musí organizace zabezpečit. Ty určují popis a specifikaci jednotlivých pracovních míst v provázaném procesu . • Po té definuje nároky na jednotlivá pracovní místa, která ústí do popisu pracovní činnosti (organizační struktura) nebo do pracovní náplně zaměstnance( organizační architektura) Praktická část výuky – 6. lekce • Na základě analýzy proveďte popis a specifikaci klíčových pracovních pozic. Klíčová pozice = nezbytná pracovní činnost , zajišťující dosažení strategických cílů organizace Prostor pro dotazy