Informační báze – archivy

Základní pojmy. Archivy v České republice; Národní archiv. Archivy v zahraničí.

Historické bádání a informační technologie. 

 

 

Studijní literatura:

Ø Úvod do studia dějepisu. 1. díl. Masarykova univerzita, Brno 2014, s. 92-108, 120-160

Ø Vaculík, Jaroslav – Čapka, František: Úvod do studia dějepisu a historický protoseminář. Pedagogická fakulta – Masarykova univerzita, Brno 2011, s. 31-34, 35-50

 

Základní pojmy

Archivní soubory, fondy a sbírky

Archiválie jsou v archivech uloženy jako knihovní jednotky, nebo jsou uloženy v kartonech. Objem archiválií se uvádí v běžných metrech (bm). 

Běžný metr (zkratka je bm) je pomocná jednotka, používaná v různých odvětvích (např. v textilním a papírenském průmyslu, logistice, výrobě stavebního a jiného materiálu). Může kvantifikovat různé veličiny jako obsah, objem, informace nebo samotný předmět nebo materiál, jež se na běžné metry měří. Ve skladnictví, archivnictví a logistice může běžný metr představovat množství skladovaných výrobků nebo dokumentů na 1 metr regálu.

Archivní soubory jsou základní evidenční jednotkou v archivnictví. Dělí se na archivní fondy a archivní sbírky.

Archivní fond je soubor archiválií vzniklý výběrem dokumentů vytvořených činností určité fyzické nebo právnické osoby.

Mezi fondy patří například fondy jednotlivých úřadů, orgánů veřejné správy, soudů, podniků, organizací a spolků a významných osobností.

Archivní fondy se označují podle původce např. jako rodinný, případně rodový archiv, archiv fary, archiv obce nebo města. Vesnice a města odevzdávají svoje písemnosti do příslušných státních okresních archivů, některá větší města mají vlastní archiv – jedná se o archivy územně samosprávných celků, např. Praha. Systém uspořádání archiválií do archivních fondů, tedy s respektováním jejich původce a pokud možno i původní organizační struktury, je dnes nejobvyklejší, což úzce souvisí s prosazením provenienčního principu.

Archivní sbírka je soubor archiválií od různých původců, ale s jedním nebo více společnými znaky. Vznikly záměrnou sbírkotvornou činností bez ohledu na jejich původce. Příkladem sbírek mohou být sbírky matrik, sbírky map a plánů a podobně.

Název fondu (sbírky) vychází z posledního úředního nebo jinak běžně užívaného názvu svého původce, který nemusí být vždy posledním názvem instituce. Nepřihlíží se k tomu, zda písemnosti fondu jsou z období, kdy tento název nebyl ještě užíván. Starší nebo jiné názvy původce se uvádějí v položce Původce fondu (sbírky) i s dobou, po kterou byl název užíván.

Výjimku tvoří názvy fondů vycházející z výstižnějšího a obecnějšího označení původce, shrnujícího různé etapy jeho vývoje, často i větší množství méně užívaných názvů (například Cisterciáci Osek) a pomocný souhrnný název pro orgány městské a místní správy a samosprávy do roku 1945.

Archivní soubory se stejně znějícími názvy se rozlišují římskými číslicemi, přičemž číslice I je obvykle přidělena staršímu z obou archivních souborů. Číslice se píší za plným názvem archivního souboru.

Názvy archivních souborů se uvádějí v plném znění, výjimku tvoří povinně používané zkratky. Metodiku tvorby názvů fondů podrobněji specifikují Všeobecné zásady tvorby názvů archivních fondů a sbírek. 

Skupiny tematické evidence jsou pojmy označující společné znaky určitého typu archivních souborů. Archivní fond nebo sbírka může být zařazen (a) do jednoho nebo více skupin tematické evidence.

Místo vzniku fondu (sbírky) – místní jméno se uvádí v současném úředním znění podle posledního platného lexikonu obcí vždy v nominativu, u zaniklých lokalit podle posledního úředního nebo jinak známého názvu, a to bez ohledu na to, že archiválie jsou z období, kdy toto místní jméno ještě nebylo užíváno.

Původce fondu (sbírky) – uvádí se název původce v původním jazyce a znění a starší nebo jiné názvy původce s dobou, po kterou byl název užíván. Dále se zde uvádějí různé čestné názvy, dedikace a podobně, pokud byly součástí úředního názvu původce.

Časový rozsah fondu (sbírky) – časový rozsah archiválií se nemusí krýt s léty, v nichž původce působil, protože ne všechny dokumenty se dodnes zachovaly.

Časový rozsah může mít obecně tvar: (1450) 1560-1890 (1905)

• hodnota 1450 je datace prior;
• 1560 je dolní hranice časového rozsahu fondu (sbírky);
• 1890 je horní hranice časového rozsahu fondu (sbírky);
• 1905 je datace posterior;

Horní a dolní hranice tvoří takzvaný vlastní časový rozsah fondu (sbírky), podle kterého lze vyhledávat. V uvedeném případě jsou všechny hodnoty přesné (hodnoty dolní a horní hranice časového rozsahu nejsou v závorkách, hodnoty prior a posterior jsou v kulatých závorkách). Pokud je některá z hodnot uzavřena v hranatých závorkách, jde o odhad hodnoty (například zápis [1450]-1890 říká, že dolní hranice je určena jen odhadem).

Priorum – dokument o předchozím jednání v téže věci, vyhledaný a připojený k podání.
Posteriorum – dodatečný dokument (následný doplněk) k již vyřízenému spisu. Podle datace prior a posterior nelze vyhledávat.

Archivní pomůcky

Archivní pomůcky jsou pořizovány k archivním fondům či sbírkám nebo jejich částem, aby sloužily pro potřeby evidence a pro orientaci po jejich obsahu i rozsahu.

 Archivní pomůcka se vytváří a zpřístupňuje se badatelům v listinné i v digitální podobě. Archiv nebo kulturně vědecké instituce, která popisované archiválie vede v základní, druhotné nebo ústřední evidenci Národního archivního dědictví, vždy uchovává příslušnou archivní pomůcku v listinné podobě.

 Archivní pomůcky se člení na:

• základní: prozatímní inventární seznam, dílčí inventář, inventář, sdružený a skupinový inventář a katalog;
• speciální: rejstřík, tematický katalog, soupis dokumentů a tematický rejstřík;
• referenční: soupis fondů, popis fondu, průvodce a edice.

Základní archivní pomůcky

Prozatímní inventární seznam – základní seznam všech inventárních jednotek archivního souboru nebo jeho částí v pořadí vycházejícím z původního uspořádání inventarizovaných písemností nebo v pořadí vytvořeném na základě jiných vnitřních vazeb mezi inventárními jednotkami uvnitř archivního souboru s uvedením evidenčních jednotek, pořízený pro evidenci archivního materiálu a k orientaci v jeho obsahu. Má titulní list a tiráž.

Dílčí inventář – archivní pomůcka k části archivního souboru, která má stejné náležitosti jako inventář. Pořizuje se k uspořádané uzavřené části archivního souboru. Inventární čísla jednotlivých dílčích inventářů na sebe musejí navazovat.

Inventář – základní seznam všech inventárních jednotek uzavřeného archivního souboru v pořadí vycházejícím z původního uspořádání inventarizovaných písemností nebo v pořadí vytvořeném na základě jiných vnitřních vazeb mezi inventárními jednotkami uvnitř archivního souboru s uvedením evidenčních jednotek. Pořizuje se pro evidenci archiválií a jejich uložení a k orientaci o obsahu, časovém rozmezí a množství archiválií. Obsahuje titulní list, úvod se seznamem použitých pramenů a literatury, inventární seznam, rejstříky (pokud jsou účelné) a tiráž. Součástí je i obsah a přílohy k úvodu (registraturní plány, schéma archivní struktury fondu nebo sbírky, konkordanční tabulky starých a nových signatur, seznamy používaných zkratek, převody starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary atd.).

 Sdružený a skupinový inventář – dříve vyhotovovaná archivní pomůcka k více archivním souborům, jejichž původci měli totožné, příbuzné či podobné kompetence působení nebo společné místo činnosti. Obsahuje společný titulní list, společný úvod, případně dílčí úvody k jednotlivým inventárním seznamům, inventární seznamy fondů, případně rejstříky a společnou tiráž. Tento typ pomůcek se nadále nebude vyhotovovat.

 Katalog – archivní pomůcka k archivnímu souboru či jeho částem, poskytující informace o obsahu a formě archiválií. Má titulní list, obsah, úvod, seznam použité literatury, katalogové záznamy, rejstříky a tiráž rozšířenou o počet katalogových záznamů.

Speciální archivní pomůcky

Rejstřík – abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvový) a věcný ukazatel, sloužící k podrobné orientaci po obsahu archivního souboru nebo jeho částí. Musí mít titulní list, úvod, obsah, seznam použité literatury, rejstříkové záznamy a tiráž. Jako samostatná archivní pomůcka je odlišný od rejstříků k archivním pomůckám nebo jejich částem.

Tematický katalog – soupis jednotlivých archiválií, tvořený katalogizačními záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení. Tematický katalog má všechny náležitosti katalogu.

 Soupis dokumentů – soupis jednotlivých archiválií tvořený obsahovými záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení.

Tematický rejstřík – abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvový) a věcný ukazatel vypracovaný k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s údaji o jejich uložení. Tematický rejstřík má všechny náležitosti rejstříku.

Referenční archivní pomůcky

Soupis fondů (sbírek) – soupis archivních souborů z jednoho nebo více archivů s údaji o jejich uložení.

Popis fondu (sbírky) – písemná informace o obsahu, původci, časovém a kvantitativním rozsahu, stavu dochování, zpracování a možnostech využití archivního souboru.

Průvodce – soubor popisů fondů (sbírek) archivu (případně jeho oddělení). Obsahuje úvod se stručnou charakteristikou oblasti, v níž archiv působí, informaci o vývoji a organizaci archivu, popisy archivních souborů, informace o knihovně a pomocný aparát (seznam zkratek, osobní, zeměpisný a věcný rejstřík, soupis použité literatury), případně obrazovou přílohu.

Edice – textová či obrazová reprodukce dokumentu podle stanovených pravidel. Za archivní pomůcku je považována pouze v případě, že jsou v ní publikovány výhradně archiválie uložené v archivu, který ji pořídil.

Archiválie nezpracované, zpracované a inventarizované

U jednotlivých archivních fondů a sbírek se vykazuje metráž v podobě nezpracováno (N:), zpracováno (Z:), z toho inventarizováno (I:), přičemž archiválie inventarizované jsou vždy chápány jako podmnožina archiválií zpracovaných.
Za zpracované jsou považovány archiválie opatřené alespoň prozatímním inventárním seznamem.
Za inventarizované jsou považovány archiválie opatřené dílčím inventářem, inventářem, sdruženým a skupinovým inventářem, katalogem, rejstříkem, tematickým katalogem, soupisem dokumentů a tematickým rejstříkem.

Archivy mezinárodních organizací

K nejvýznamnějším archivům mezinárodních organizací patří:

·         archiv Spojených národů v Ženevě

          (www.unogh.ch);

·         archiv Organizace spojených národů (OSN) v New Yorku

         (www.archives. un.org);

·         archiv Organizace pro hospodářskou spolupráci a rozvoj (OECD) v Paříži

          (www.oecd.org/general(oecdarchives.htm);

·         archiv Mezinárodní organizace pro vzdělávání, vědu a kulturu (UNESCO) v Paříži

          (www.unesco.org/archives);

·         archiv Mezinárodního Červeného kříže a Červeného půlměsíce v Ženevě

          (www.icrc.org/eng/resources/icrc-archives);

·         archiv Mezinárodního úřadu práce v Ženevě

          (www.ilo.org/century/research/archives/lang--eng/index.htm);

·         archiv Mezinárodního měnového fondu v New Yorku

          (www.imf.org/external/np/arc/eng/archive.htm);

·         archiv Severoatlantické organizace (NATO) v Bruselu

          (www.nato.int/archives);

·         archiv Světové banky ve Washingtonu

          (archives.worldbank.org).

 

Veškeré archivní materiály související s činností institucí Evropské unie jsou uloženy v Historických archivech Evropské unie, které spravuje Evropský univerzitní institut ve Florencii

(www.eui.eu(Research/HistoricalArchivesOfEU/Index.aspx).    

Pro koordinaci a přehled o archivech existuje Mezinárodní archivní rada (International Council on Archives, ICA), jež na svých webových stránkách – www.ica.org/99/ica-regional-branches/ica-regional-branches.htm – poskytuje přehled základních kontaktů na další, zejména centrální archivy po celém světě. Jde o mezinárodní nevládní organizaci, která vznikla v r. 1948 a která sdružuje archiváře z celého světa.

Některé archivy Evropy

Soustava veřejných archivů v ČR

·         Národní archiv (NA) se sídlem v Praze je organizační složkou státu a jako takový pečuje o archiválie z činnosti vrcholných orgánů českého státu, Československé republiky, Československé socialistické republiky, České socialistické republiky, České a Slovenské Federativní Republiky a České republiky.

·         Archiv bezpečnostních složek (ABS) se sídlem v Praze je součástí Ústavu pro studium totalitních režimů. Pečuje o archiválie bezpečnostních složek z období komunistické totalitní moci.

·         státní oblastní archivy jsou organizačními složkami státu, pečují o archiválie z činnosti veřejnoprávních i soukromoprávních osob, jež působily ve vymezeném území příslušných krajů. Tvoří je tzv. oblasti: státní oblastní archivy v Praze, Třeboni, Plzni, Litoměřicích a v Zámrsku, dále Moravský zemský archiv a Zemský archiv v Opavě.

·         státní okresní archivy jsou vnitřními organizačními jednotkami státních oblastních archivů pro obvody správních okresů. Do konce r. 2002 byly samostatnými odbornými zařízeními okresních úřadů. V souvislosti s účinností zákona č. 234/2014 Sb. o státní službě se státní okresní archivy od 1. ledna 2015 staly odděleními státních oblastních archivů.

·         specializované archivy, které jsou součástí zřizovatelů (výjimkou je Národní filmový archiv, který má samostatnou právní osobnost) a které pečují o archiválie vzniklých z činnosti těchto zřizovatelů a jejich právních předchůdců; jde např. Archiv Univerzity Karlovy a další univerzitní a vysokoškolské archivy, archivy národních institucí jako Archiv Národní knihovny, Archiv Národního muzea, Archiv Národní galerie, ale i Archiv České televize, Archiv Českého rozhlasu, dále Archiv Akademie věd ČR, Archiv Poslanecké sněmovny, Archiv Senátu a Archiv Kanceláře prezidenta republiky apod.

·         bezpečnostní archivy, které jsou součástí některých ministerstev, Národního bezpečnostního úřadu, bezpečnostních sborů a zpravodajských služeb a které pečují zejm. o archiválie z činnosti svých zřizovatelů a obsahující utajované informace. Jde o Archiv Bezpečnostní informační služby, Archiv Úřadu pro zahraniční styky a informace, Archiv Národního bezpečnostního úřadu, Bezpečnostní archiv Vojenského zpravodajství, Archiv Policie ČR, Archiv Ministerstva vnitra ČR.

·         archivy územních samosprávných celků, které jsou součástí magistrátů příslušných měst a které pečují o archiválie z činnosti městské samosprávy. Většina měst v ČR nemá vlastní archiv a archiválie předává do příslušných státních oblastních archivů, výjimku tvoří jen největší města – historicky tak existuje Archiv hlavního města Prahy, Archiv města Brna, dále Ostravy, Plzně a Ústí n. Labem.

Archivní zkratky v ČR

Konvenční zkratky pro označení archivů:

AHMP - Archiv hlavního města Prahy

AMV - Archiv ministerstva vnitra, Praha

MZA - Moravský zemský archiv, Brno

SOA - Státní oblastní archiv

SOkA - Státní okresní archiv

VHA - Vojenský historický archiv

ZA - Zemský archiv, Opava

AM - Archiv města

Zkratky užívané pro označení některých archivních fondů:

AF - archiv fary

AM - archiv města

AO - archiv obce

RA - rodinný archiv

Vs - velkostatek

Národní archiv (NA), Praha

Národní archiv (do konce roku 2004 pod názvem Státní ústřední archiv) je ústřední archiv České republiky. Stará se především o cenné dokumenty, které vznikly v rámci činnosti státních, městských a obecních orgánů a jejich historických předchůdců (církevní zápisy, matriční záznamy apod.). Národní archiv je rozpočtovou organizací a řídí jej ministerstvo vnitra.

Od 1. ledna 2005 byl na základě § 45 a násl. zákona o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. zřízen Národní archiv jako správní úřad a ústřední archiv státu přímo řízený ministerstvem vnitra. Dle přechodného ustanovení v § 85 jde o přejmenovaný Státní ústřední archiv. Je organizační složkou státu a účetní jednotkou; jeho rozpočet je součástí rozpočtové kapitoly ministerstva vnitra.

Historie

Vývoj ústředního archivu českého státu lze sledovat od 12. století ve dvou liniích.

Za první linii je považován listinný archiv panovnického rodu Přemyslovců, Archiv České koruny, s nejstarší dochovanou listinou z r. 1158. V polovině 18. století byl rozdělen na dvě části, vídeňskou a pražskou. V r. 1884 pražskou část korunního archivu přijal Archiv země České, vídeňská část byla do Prahy vrácena v r. 1920 v rámci archivní rozluky s Rakouskem. Fond Archiv České koruny, který obsahuje celkem 2 824 listin z let 1158-1935, je národní kulturní památkou.

Druhá linie je spojena s existencí ústředních správních institucí, především České královské kanceláře doložené již ve 12. století. Vlastní archiv, dříve nazývaný stará registratura, je ovšem doložen až k r. 1567.

Po vzniku Československa byla kulturním odborem Národního výboru v Praze svolána na 20. listopadu 1918 tzv. archivní anketa, porada předních českých archivářů zabývající se organizací československého archivnictví. Z porady vzešel návrh na vytvoření všeobecného státního archivu v Praze (národního archivu), který měl vzniknout sloučením Archivu země České, místodržitelského archivu a Archivu Národního muzea. Kvůli kompetenčním sporům mezi ministerstvy se však návrh v tomto rozsahu nikdy nepodařilo prosadit, a tak po r. 1918 byla vytvořena pouze řada resortních archivů.

Po druhé světové válce se časem prosadila koncepce ministerstva vnitra, podle níž měla vzniknout síť archivů tvořená ústředním státním archivem, krajskými, okresními a místními archivy, přičemž řízení archivnictví by příslušelo resortu ministerstva vnitra. K vytvoření Státního ústředního archivu došlo v říjnu 1954, když bylo sloučení provedeno začleněním dosavadního Archivu země České do Ústředního archivu ministerstva vnitra. Bezprostředně však nedošlo k zásadním personálním a organizačním změnám. 1. ledna 1956 byl ke Státnímu ústřednímu archivu připojen ještě Ústřední zemědělsko-lesnický archiv.

Organizační struktura

Vnitřní členění archivu vychází především z doby vzniku dokumentů, o které se příslušné oddělení stará. Další oddělení se pak týkají způsobu práce s archiváliemi (jejich studium, zpřístupňování, obnova apod.).

• oddělení fondů samosprávy a státní správy do r. 1848 a církevních institucí
• oddělení fondů samosprávy a státní správy z let 1848-1918
• oddělení státní správy z let 1918-1945
• oddělení fondů státní správy z let 1945-1992
• oddělení předarchivní péče, fondů státní správy po r. 1992 a elektronických dokumentů
• oddělení fondů nestátní provenience a archivních sbírek
• oddělení foto-, fono, kinodokumentů a služeb veřejnosti
• knihovna
• oddělení péče o fyzický stav archiválií
• ekonomicko-provozní oddělení

Sídlo

Státní ústřední archiv při svém vzniku převzal účelovou archivní budovu Archivu země České postavenou v l. 1929-1933 (dnešní adresa Milady Horákové 5/133 na Hradčanech u ulic Na valech a Pod valy), jež prošla v 80. letech 20. století rekonstrukcí. Archiv dále převzal prostory užívané bývalým Ústředním zemědělsko-lesnickým archivem v suterénním prostoru budovy ministerstva zemědělství na Těšnově, nacházející se v záplavovém pásmu.

Archiv ministerstva vnitra se od roku 1931 neúspěšně pokoušel prosadit výstavbu účelové archivní budovy v Praze-Bubenči, Státní ústřední archiv se po svém vzniku několikrát pokusil tuto myšlenku oživit. S realizací tohoto záměru však bylo započato až po listopadu 1989.

Výstavba areálu na Chodovci byla započata v říjnu 1992, první části této budovy byly dokončeny v r. 1994, celý komplex byl pak slavnostně otevřen 25. a 27. září 2001. Národní archiv sídlí v architektonicky výrazné a z dálky viditelné budově na Chodovci nedaleko sídliště Jižní Město. Zde je i většina zařízení pro veřejnost (knihovna, studovna, výstavní prostory). V tomto komplexu sídlí vedle Národního archivu Státní oblastní archiv v Praze a v těsném sousedství pak Archiv hlavního města Prahy.

 

Archiv bezpečnostních složek (ABS), Praha

Úvod do studia dějepisu 1, s. 92-108, 120-160

Úvod do studia dějepisu a historický protoseminář, s. 31-34, 35-50