Self managment Time managment ING. MGR. ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ FSS, PODZIM 2023 Nástroje TM ▪Paretovo pravidlo ▪Důležitost a naléhavost ▪Metoda oblázků ▪NE seznamům úkolů ▪Poměr 60/40 ▪To do – today přehledy ▪Schopnost říkat NE ▪Křivka výkonnosti ▪Práce s dokumenty ▪Kontrolní seznamy ▪Delegování Paretovo pravidlo – dělat SPRÁVNÉ věci, ne dělat věci SPRÁVNĚ 20% úsilí 80% efektu ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Pravidlo 80/20 – shrnutí Vězte, že se nemusíte naučit všechno, abyste dosáhli těch nejlepších výsledků. Paretovo pravidlo – 80 % bohatství vlastní 20 % lidí. Princip 80/20 platí pro všechny oblasti života: UČENÍ – za 20 % času se naučíte 80 % informací, SNAŽENÍ – 20 % úsilí přináší 80 % výsledků, MYŠLENKY – 80 % času věnujeme 20 % myšlenek, SLOVA – 80 % času využíváme 20 % naší slovní zásoby, PENÍZE –80 % peněz utrácíme za 20 % stále stejných věcí, INFORMACE – 80 % informací je zbytečných, jen 20 % využijete, SCHOPNOSTI – 20 % kvalitního tréninku přináší 80 % výsledků. Co je mých 20%? Zamyslete se nad tím, které úkoly, lidé, činnosti… tvoří těch 20%, které vás dovedou k 80% výsledku při naplňování vašich cílů a tím k naplnění vaší vize. ? ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Nepracuj tvrději, pracuj chytřeji! - zjednodušujte – minimalizuj „neziskové“ činnosti - to nejdůležitější dělejte co nejlépe - zbytek „jen tak“ nebo vůbec - rozvíjejte jen něco, nesnažte se zvládnout vše ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Eisnhowerův princip ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ KRIZE PREVENCE KRIZE RUTINA ŽROUT ČASU ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Udělej to! Modli se ať není průšvih! Plánuj to! Nakrájej slona! Naplánuj! Vytvoř návyk! Deleguj! Odmítni! Nedělej to! Naplánuj to! ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Cvičení Ve skupině vymyslete aspoň tři úkoly, které spadají do každé z kategorií. 1. Důležité, naléhavé 2. Důležité, nenaléhavé 3. Nedůležité, naléhavé 4. Nedůležité, nenaléhavé Seznamy? Jak seznam vytvářím? Jak vybírám úkoly k plnění? Jak odhaduji potřebný čas? Úkol Úkol Úkol Úkol Úkol ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Nástroj pro práci s cíli – 60/40 TO DO – TODAY 8:00 – 8:30 9:30 – 11:00 8:30 – 9:30 ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Úkoly pondělí čtvrtek odp. pátek neděle Kdy má být vyřešeno pondělí ráno Kolik času na zpracování xxhodin – začít nejpozději v pátek večer Myslet na „rezervu“ a další úkoly Stanovení nejvhodnějšího termínu řešení – čtvrtek odpoledne ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Interní hodiny Zdroj: Manažerské techniky. Šuleř Oldřich www.contoros.cz Not TO – DO list Napište si úkoly, které před sebou vidíte Vyberte ty, které nejsou pro naplnění vaší vize důležité a nejsou vzhledem k vaší situaci nutné Sepište si je na Not TO – DO list Pravidelně tento list kontrolujte a odškrtávejte úkoly, které jste vědomě NEUDĚLALI, odmítli jste je ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Čemu říkám ANO a čemu NE? Jakým způsobem jste si uvědomili, kdy je třeba říct na některou činnost, požadavek, žádost NE? Jak se vám to dařilo? Co jste u toho cítili, jak jste si připadali? Systém na stole ▪Co mohu zahodit? ▪Co mohu předat dál? ▪Co mám založit? ▪Co mám zpracovat? Kdy? Kolik času? ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Kontrolní seznamy Provozní porada Setkání s příznivci Vánoční večírek Celodenní výlet ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Cvičení Společně navrhněte pět činností, ke kterým si můžete vytvořit kontrolní seznam k ušetření času. 1. 2. 3. 4. 5. Mailová komunikace • Zrušte odběry zpravodajů • Zrušte oznámení o přijetí mailu • Poštu vyřizujte v určený čas, max. 2 - 3x denně (11:00, 15:00, 17:00) • U každé zprávy rozhodněte zda: vyřídit delegovat odložit (zapsat do kalendáře) dát do archívu (do zvláštní složky) smazat ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Delegování Soustřeďte se na to, v čem jste skvělí a na to ostatní si někoho najměte! ▪ Co není nutné, mohu vypustit. ▪ Co udělat musím, mohu upravit. ▪ Co zvládne jiný lépe a rychleji, mohu delegovat. ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Co nedelegovat? 1. Baví mě to, dobíjí mě to, odpočívám u toho 2. Patří to k mým hodnotám 3. Cena je vyšší, než za stejnou dobu vydělám ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Děkuji za pozornost ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ, 9. SEMINÁŘ