Self managment Time managment ING. MGR. ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ FSS, PODZIM 2024 Vím proč? Cesta je můj cíl, ale na cestě míjím „milníky“ – konkrétní cíle. Jdu po správné cestě? Vím PROČ? Dodává mi toto vědomí sílu „milníky“ překonávat? Osobní vize – plusy, vybrané činnosti, hodnoty, motivační činnosti Cíl – SMART S – specifický, konkrétní, pozitivně formulovaný, naprosto jasný M – měřitelný, lze poznat, jestli byl naplněný nebo ne, podle čeho poznám, že je splněn? A – ambiciozní, záleží mi na něm, mám do něho opravdu chuť, je to „můj“ cíl, v souladu s hodnotami R – reálný, lze ho uskutečnit v mé situaci, v mých podmínkách, v daném čase, 100% pod mým vlivem T – „timovatelný“, je stanovený termín, kdy ho chci dosáhnout a pozitivně formulovaný Paretovo pravidlo – dělat SPRÁVNÉ věci, ne dělat věci SPRÁVNĚ 20% úsilí (činnosti, času, energie, peněz, klientů, kolegů) 80% efektu Co je mých 20%? Zamyslete se nad tím, které úkoly, lidé, činnosti… tvoří těch 20%, které vás dovedou k 80% výsledku při naplňování vašich cílů a tím k naplnění vaší vize. ? Student se připravuje na zkoušku. Má velké množství materiálů, které není časově možné všechny nastudovat: • 10 kapitol z učebnice, • 5 souborů poznámek z přednášek, • 2 cvičné testy od vyučujícího. Analýza podle Pareta: 1. Klíčové úkoly (20 %): • Studovat cvičné testy, protože ty pokrývají hlavní témata a ukazují způsob zkoušení. • Projít poznámky z přednášek, kde vyučující zdůraznil klíčové koncepty. 2. Vedlejší úkoly (80 %): • Přečíst celé kapitoly učebnice. • Procházet vedlejší detaily, které nejsou zmiňovány v testech ani přednáškách. Výsledek: Pokud se student zaměří na 20 % materiálů (testy a přednášky), může dosáhnout 80 % úspěchu na zkoušce, protože se soustředí na nejdůležitější části. Nepracuj tvrději, pracuj chytřeji! - zjednodušujte – minimalizuj „neziskové“ činnosti - to nejdůležitější dělejte co nejlépe - zbytek „jen tak“ nebo vůbec - zaměřte se jen na něco, nesnažte se zvládnout vše Cvičení ➢ Sepište si seznam svých aktuálních úkolů. ➢ Očíslujte je podle pořadí, jak je budete plnit. ➢ Podle čeho jste se rozhodovali? Seznamy? Jak seznam vytvářím? Jak vybírám úkoly k plnění? Úkol Úkol Úkol Úkol Úkol ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Eisnhowerův princip KRIZE PREVENCE KRIZE RUTINA ŽROUT ČASU ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Udělej to! Modli se ať není průšvih! Plánuj to! Nakrájej slona! Naplánuj! Vytvoř návyk! Deleguj! Odmítni! Nedělej to! Naplánuj to! Úkoly pondělí čtvrtek odp. pátek neděle Kdy má být vyřešeno pondělí ráno Kolik času na zpracování xxhodin – začít nejpozději v pátek večer Myslet na „rezervu“ a další úkoly Stanovení nejvhodnějšího termínu řešení – čtvrtek odpoledne ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Nástroj pro práci s cíli – 60/40 TO DO – TODAY 8:00 – 8:30 9:30 – 11:00 8:30 – 9:30 ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Umění říkat „ne“ Každý slon v dálce je malý Každé ano znamená ne něčemu jinému Not TO – DO list Vyberte z napsaných úkolů ty, které nejsou pro naplnění vaší vize důležité a nejsou vzhledem k vaší situaci nutné. Sepište si je na Not TO – DO list Pravidelně tento list kontrolujte a odškrtávejte úkoly, které jste vědomě NEUDĚLALI, odmítli jste je ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Osobní výkonnostní křivka - skřivani / ranní typy chodí brzy spát brzy ráno vstávají ráno jsou v okamžiku aktivní, nepotřebující dlouhou „probírací“ fázi již od rána dokáží být plně koncentrovaní pracují raději v ranních a dopoledních hodinách únava na ně přichází odpoledne večer již nejsou schopni pracovat, špatně se soustředí Osobní výkonnostní křivka - sovy / večerní typy chodí spát velmi pozdě, nezřídka až hluboko po půlnoci ráno pozdě vstávají po procitnutí potřebují poměrně dlouhou dobu na to, aby byli vůbec schopni něco dělat výkonnost se dostavuje až po cca 10. hodině dopolední svůj vrchol, plnou koncentraci a výkonnost mívají často až v odpoledních hodinách jsou schopni pracovat dlouho do večera rádi pracují v noci, kdy je nikdo neruší a mohou se ponořit do svých myšlenek Pomodoro ➢ Francesco Cirillo ➢ 25 minut – 5 minut ➢ 4x – 20 minut ➢ Vyrušení – odložit nebo pomodoro ukončit Systém na stole ▪ Co mohu zahodit? ▪ Co mohu předat dál? ▪ Co mám založit? ▪ Co mám zpracovat? Kdy? Kolik času? ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Mailová komunikace • Zrušte odběry zpravodajů • Zrušte oznámení o přijetí mailu • Poštu vyřizujte v určený čas • U každé zprávy rozhodněte zda: vyřídit delegovat odložit (zapsat do kalendáře) dát do archívu (do zvláštní složky) smazat Kontrolní seznamy ➢ opakující se činnost ➢ zjednodušení přípravy ➢ zautomatizování Delegování Soustřeďte se na to, v čem jste skvělí a na to ostatní si někoho najměte! ▪ Co není nutné, mohu vypustit. ▪ Co udělat musím, mohu upravit. ▪ Co zvládne jiný lépe a rychleji, mohu delegovat. Co nedelegovat? 1. Baví mě to, dobíjí mě to, odpočívám u toho 2. Patří to k mým hodnotám/povinnostem 3. Cena je vyšší, než za stejnou dobu vydělám ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ Nástroje TM ▪Paretovo pravidlo ▪Důležitost a naléhavost ▪NE seznamům úkolů ▪Poměr 60/40 ▪To do – today přehledy ▪Schopnost říkat NE ▪Křivka výkonnosti ▪Pomodoro ▪Práce s dokumenty ▪Kontrolní seznamy ▪Delegování Děkuji za pozornost ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ, 10. SEMINÁŘ ELIŠKA VONDRÁČKOVÁ