22 záleží Cíle - na co byste měli myslet nerov 1 • Potřebujete krátkodobé cíle, abyste věděli, do čeho se dnes pustit. Potřebu- Tentc jete ale i dlouhodobé cíle - abyste krátko- a střednědobým cílům dali smys proni a kontinuitu a svému životu požadovaný směr. °Pak 2- Nenechávejte si cíle jen v hlavě. Mnohem lepší je zaznamenat si je, a t0 ^ ideálne do diáře či jiné pomůcky, kterou používáte pro časové plánovaní, snažte se dosáhnout rovnoměrného rozdělení času a rovnováhy všech žitních oblasti (vlče k tomuto tématu viz kapitola 1.6). 3' ľráľľrT-0^"1^" Se S°UStřeďte na své cíle. Ptejte se: „Pomůže mi to, co něco rn ľ d°SaŽení mVch cílů?" Pokud ne, začněte dělat něco jiného; neco, co vas skutečně posune dále. dokud tento dtní^ ^T* ^ CÍI 3 P0tom ^PřestáVCJte' Wovat,a,etk;,;e,L^:ľ:,nľt0 " « SÍ * ' svém plľn'ľnokustľ ^fJ "** r°zh°dil° nebo odhalíte chVbu VC nu, pokuste se najít jmou cestu, Jak ke kýženému cíli dospět. 1.3 Poznejte to podstatné Naléhavé věci jsou jen výjimečně důležité a ty důležité jsou naopak jen výjimečně naléhavé. Proto se naučte rozlišovat mezi naléhavým a důležitým K t vám může pomoci i takzvaný Paretův princip. Pravidlo 80/20 podle Pareta Vilfredo Pareto žil v 19. století a zabýval se různými fjnan-bohatství a příjmů až po pozemky a jejich majitele. Narazil n ami ~ od skutečnost, která mu připadala nanejvýš zajímavá a důležitá Objevil ^ se matematický poměr mezi podílem osob (v procentech celé poPula°Pf kU^'CÍ příjmů či bohatstvím této skupiny. Zjistil například, že v mnoha různých * ^ je 80 °/o majetku soustředěno ve vlastnictví 20 % obyvatelstva, u va pozorování však mnohem spiše než na přesném procentuálním r* ^Xo~ 2d*leni k účinnému řízeni času na skutečnosti, že rozdělení bohatství v populaci bylo prokazatelně 'noměrné. 'jev se přitom vyskytuje i ve všech ostatních oblastech života a později kl též do oborů jako optimalizace procesů a řízeni času. Obvykle se přitom uje rozdělení zhruba 80:20 - 80 o/o důsledků bývá způsobeno 20 o/o priem, 3 výsledků dosaženo 20 % úsilí apod. Toto pravidlo se přitom dá pochopi-- vztáhnout i na rozdělení našeho času a dosažených výsledků. Podružné mnoho situací a problémů Životně důležité málo situaci a problému aretův princip ukazuje, že 80 °/o výsledk ^osáhneme často s pouhými 20% svého času. 3 Další příklady Paretova principu 20 o/o zákazníků generuje 80 % obratu. 20 % produktů přináší 80 °/o zisku. 20 o/o povrchu koberce trpí 80°/o opotřebením, v 20 °/o výroby vzniká 80 °/o chyb. 80 o/o vytvořené hodnoty prameni z 20 o/0 nasazených sil a zbylých 20 % vytvořené hodnoty ze zbývajících 80 °/o nasazených sil. Soustřeďte se tedy na těch málo opravdu důležitých věcí. Abychom se v živote dostali kupředu, nemusíme dělat všechno a zvládnout každý úkol. Odfiltrujte si jen to nejdůležitější Od účinnosti k účelnosti Účinnost rovná se „dělat věci správně". A sice tak, že ve vymezeném čase dospejeme k co možná nejlepšímu výsledku. Toho dosáhneme optimalizováním nezbytných činností tak, abychom je zvládali co nejlépe a nejrychleji. Účelnost rovná se „dělat ty správné věci". Když chceme dosáhnout nějakého účin-nebo vys ledku, měli bychom dělat to, co nás dovede přímo tam, kam se chceme ležto ti kw Prľ-Ťme tehdY' kdyŽ Se neJ'P™ Postaráme o nejdůležitější zá- r'1' neZapad'y V lavině šatních úkolů. Pracovat znamená predevs.m soustředit se na úkoly, které přinášejí největší úspěchy Účinná práce: děláte věci správné? 0 Příklad: Účinná a účelná práce Musíte-li psát mnoho e-mailů, určitě vám k vyšši účinnosti porn" ž umět psát všemi deseti. Čas při zpracovávání e-mailů šetří též technik' ^dete kurzorického čtení a funkce podpisu ve vaší poštovní aplikaci. ^ °^tení To všechno je sice pěkné a nepochybně důležité, ale přesto vám ůc| práce sám o sobě nepomůže, když ve schránce po pěti týdnech dovol ^PůsoK k 25 účinnému řízeni času ěkolik set nových zpráv. Tady může pomoci už jen účelný přistup. Najdete si ty důležitější zprávy a tém se budete věnovat jako prvním. Ostatní protndite podle 'desilatele a budete se jimi zabývat později nebo jakmile začnou být relevantní, dechnu reklamu bez váháni smažete. Stejný přístup můžete použít, pro všemožne ^bové bulletiny a newslettery - případně si je můžete překopírovat do spec.aln. složky a věnovat se jim, až na to budete mít čas, atd. Tento výběr spadá do kategorie účelné práce. 4e/nd práce: Kdo děla to, co je třeba, šetří čas. •vlčení Popište dvě činnosti, při nichž musíte pracovat především účelně 1.4 Správné nastavení priorit ■ " íoředl Určování priorit pak Ve slově priorita je obsaženo latinské slovo „pno w _ ^fm nebQ znamená rozhodovat se každý den znovu o tom, co v ^ musite udělat před všemi ostatními věcmi, abyste dos< 26 Váš klič Práce podle Eisenhowerova principu Eisenhowerův princip vám pomůže přistupovat k úkolům, které vás čekají, systematicky podle jejich priority. Prvním krokem v tomto směru je položit si otázku: Jsou tyhle záležitosti důležité, nebo naléhavé? Díky Paretovu principu už víme, že zhruba 20 % věcí v našem životě jsou věci skutečně důležité. Zbylých 80 % jsou pak záležitosti spíše podružné. Naneštěstí ale take velmi často bývají naléhavé. Důležité činnosti vás přibližují k vašim cílům. Naléhavé záležitosti pouze vyžaduj, nebo pnpoutavají vaši okamžitou pozornost, aniž by přitom měly výraznější vliv na vaše cle. Nejdůležitější z vašich úkolů a činností tedy ty, které mají nejvets, vhv na váš úspěch a dosaženi vašich cílů, nesmějí být nikdy odsunuty do pozad, méně podstatnými záležitostmi. Bohužel však všichni máme tendence věnovat se nejprve podružnostem. Dokumenty ležící na stole nás lákají mnohem více než dlouhé dny odkládaný zasadni projekt. Vybírejte si proto především úkoly, k,eré majf nejv4täi v|„ na M „ éch. Práví při tom varn pomohou priority. 3. R, Pi Lepších výsledků dosáhnete jen tehdy, budete-li věnovat více času skutečně důležitým záležitostem. Malý test: Důležité, nebo naléhavé? Zaškrtněte správnou odpověď (vždy jen jednu možnost): 1 - Dali jste si předsevzetí pracovat na svých ročních cílech. Ty ale zatím pořád leží v šuplíku. □ Důležité, nebo □ naléhavé? 2. Právě přinesli noviny. Hned si je přečíst je □ důležité, nebo □ naléhavé? C Řeše h\ ott Eis k účinnému řízení času zhodli jste se, že alespoň jednou za rok budete c rYč a u zubaře jste se neukázali. ] Důležité, nebo □ naléhavé? ni: otázko 1: důležité; otázko 2: noléhové; otázko 3: důležitě. hodit k zubaři. Rok je dělení činností podle priorit nhowerův princip spojuje obě tato kritéria - důležitost a naléhavost - tak, fikají čtyři kategorie priorit. Při plánováni svých úkolu musíte každou za-tost posoudit a zařadit do příslušné kategorie. Tak získáte jasnou predstavu )m. kdy a jak byste se jednotlivým úkolům měli věnovat. enhowerův princip důležité na\ébove Eisen h owerův princip porn ohó se správným nastavením priorit 28 Takto vypadá hierarchie priorit podle Eisenhowera Priorita A: Jedná se o záležitosti, které musíte vyřídit ještě dnes, protože jso" naléhavé i důležité (například krize). úv vš bi Sl 1» Ú u c Prior důle; j'mél-kteří hned iTnes Nechátert T ****** ^ neni P^eba vyřídit je bezpodmínečně ~"i^ H ' S' Prardně Č3S na ^P—váni svých úkolů kategorie B ^^^^^^ - Proto, že neJ5o, doucnu vůbec nevzniknou. vYndite včas, mnohé problémy v bu- 0 Příklad: Úkoly priority B Ze zprávy pro zasedání představenstva, která vám může zajistit povýšen' ni měsíc času, se stane krize, když ji budete odkládat na poslední chvíli 3 se hekticky budete snažit dát dohromady v posledních dvou dnech. na ho Pi b< či t; iJJčinnénnu řízení času ;olem priority B pro někoho, kdo musí psát hodně dokumentů, muze byt psaní emi deseti. I když na to budete potřebovat třicet hodin času, rychlým psaním do Moučná ušetříte ještě mnohem víc - a to tim vic, čím dřív se vrhnete do učeni, tejní se to má i s průzkumy mínění zákazníků, kterě vám pomohou zlepšit vaše rodukty a zvýšit odbyt i spokojenost zákazníků. 'kolem priority B v soukromé oblasti jsou například pravidelné zdravotní prohlídky 1 lékaře, díky nimž je možno včas rozpoznat možná rizika a předcházet vazným ■horobám, které leckdy mohou znamenat i několik týdnů pracovní neschopnost,. ita C: Věci, které jsou zdánlivě neodkladné, ale ve skutečnosti zároveň i ne-žité. Zde platí: zůstaňte v klidu a vše, co bude možné, delegujte na někoho * nebo odmítněte. Tim získáte čas na skutečně důležité úkoly priority B, e mohou jinak zapadnout. ■ ^,iP7ité ani naléhavé. Ty můžete iorita D: Jedná se o věci, které nejsou ani důležité, ^ ^ íz obav svěřit na starost odpadkovému koši nebo je po se věnujte úkoly, jednoduše odmítnout nebo delegovat na dru . ^ kovým úkolům priority D, které vás baví a u nichž si oap "ĽóU^ -J--- 'ckého dne 3 Příklad: Seznam priorit produktového manažera Priorita A: Projekt s blížícím se termínem odevzdáni, vyřešit chybu na výrobní lince před startem nového produktu a problém s expedicí. Priorita B: Plánováni nových produktů, kontrola a analýza prodejních výsledků, jejich aktivní zvyšování, networking, reakce na důležité poptávky velkých klientu. Priorita C: Kontrola faktur a jejich předáni k dalšímu zpracováni, pročtení méně důležitých zpráv, část pošty; oběžník, návrh inzerátu na místo praktikanta, zpraco- přibliž ,d# jasné váni výrobních dat do formy diagramů, vyhledání fotografií pro prezentaci Pr° a grafické ozvláštnení textů. kteít Priorita D: Reklamní pošta, doručené nevyžádané nabídky na produkty a slUŽ^|(žeií Test: nejsou potřeba, schůzka kvůli výměně zkušeností, o niž požádal pan Zajíc Pr ^ ^ _ řetězových e-mailů s vtipnými videosnímky, zkoušeni různých tapet s m krajiny na ploše počítače. 03 to 1. K C Určování priorit - jak na to? 1. Rozdělte si každý ze svých úkolů do kategorií priority A, B, C a ■ první analýzou oddělíte zrno od plev. Hílné věci 2. Nezapomínejte na to, že důležitost a naléhavost jsou dvě zcela roz ^ Důležité věci vás přibližují k vašim cílům, aniž by se jednalo o skutec léhavé záležitosti; naopak naléhavé věci vyžadují vaši okamžitou poZ° 3. Pamatujte na základni pravidlo, že důležité věci mají přednost pre ležitostmi naléhavými. Ne všechno, co hoří, se musí skutečně vyřídit-takto se vám může podařit nepodřizovat se v budoucnu diktátu naléhavos V opačném případě hrozí, že zapadnete do bažiny naléhavých, ale nepři"' důležitých věcí, a jednou provždy v ní uvíznete. 4. V praxi to pro plánováni času znamená, že byste se měli vždy snažit pracovat na čísle 1 mezi svými úkoly, na úkolu priority A. Ne na číslu 3 nebo 4, i kdyby vás tyhle úkoly bavily sebevíc. Pokud se vám úkol priority A nepodařilo daný den dokončit, vraťte se k němu hned následující den. Nepouštějte se před ním do ničeho jiného. 5. Každý den pracujte i na nějakém dlouhodobém úkolu priority B Kromě každodenních urgentních záležitostí nesmíte zapomínat ani na ..stratégickv" důležité úkoly a cíle. Jen takto se vám podaří už dnes našlápnout k zítřei šim úspěchům! Při tom vám pomůže koncept životních rolí, které si blíže představíme v kapitole o rovnováze (1.6), a princip oblázků při týdenním plánováni (2.4). Už předem byste si měli jasne uvědomit, že nikdy nebudete mit dost easu „a a yste dělali všechno, co byste dělat mohli a co by po vas druž, chtěli. Pos( °. e o abyste svůj ěas věnovali tomu, co je pro vas nejdOleiltíJsI a co vas 1 k účinnému ŕizeni času ,-fcta-T-l^«!rr"""'",," „Ne!" méně důležitým věcem a zapomer Vybíráte si správné priority? ■ te priority. Myslete přitom >věr ještě můžete analyzovat, jak si nastavuje _ ^ ^,lp„iŤosťl , že prioritou A a B by měly být , jak si ridMav^j. ýt opravdu jen ty nejdůležitější záležitosti. °'ik procent svého času věnujete jednotlivým kategoriím priorit (A, B, C, - obrázek Eisenhowerův princip v kapitole 1.4)? V: C: o/o .o/o o/o D: o/o Do jaké kategorie byste zařadili sve ■ Nyní si zapište, co byste chtěli omezit a jakým byste takto uspořený čas chtěli věnovat. úkoly na následující den? _ = priorita_ = priorita_ . = priorita_ = priorita_ důležitým osobám nebo věcem Omezím: Místo toho: 1.5 Jak úspěšně říkat ne BohuM existuje celá řada situací, kdy se nás jiní lidé bez pádnějšího M Z J dat ° čas- NaP«klad kolega, který si s vámi chce poklábosit. pr° Pro, Neb° máte udélat "ř™ * druhé, i když to vůbec není vas stal t T Snahám mUSÍte b0^ - "i"*"' P™*- * P°vídár"' ° " cn a zbytečná pomoc druhým vás okrádají o cenný čas. PotTeTuŕnl^ Sí "dÍlat Čas v P«Pad-h. Wy P" * n«da ChC'd n ce ľ v !a UleÍitrh0' °VŠem och^ Pomáhat druhým musí mltJa^H cflľm Nebo tľhľ ?'kde Se vas nřkd° 5"aži -pHhnoutJH. kvůli vlastný * vlastnim áko V' ,V " Pro d™W -zkrájeli a ned stanete se P«>j jdete "1 dost ľ, VŽ fikáte neUStalei- ano a nikoho neodmítnete, nena" V oost casu na své vlastní úkoly a cíle. Slůvko ne dokáže uv t-bude někdo chtít něccT T* ^ Žádné jiné- Buďte statecm'j KdyŽ P° ^ ^isně a vědomě ne Kdvžh w S aktuálné rokovalo, řekněte zcela nekompro; vám bude vyhovovat Chtít VYhov^ domluvte se na termínu, kter^ Měli byste si však přede druhých nedotklo. Nejjedľoľuf.ľ^'ľ''^' ne takovVm způsobem, aby se to o jeho cíle, ale zároveň mu vysvét ' t0 tak' že dr^ému ukážete zájem nebo v tuto chvíli) neumožňují ^ aktUá,ní sit^ce a úkoly vám M ngazovat se aktivně. / Můžu S n'° neudělá / T^ohlX / nachvil/tku >-—^Vž- rZ3,te ) V vyruš*... ) U-- Jasným NE ve správnou chvíli se bráníte přílišné zátěži. - \^ otázku. Úkol 1. Je m 2- R k k t I 1. Po tis M i F sr o 33 k účinnému řízeni času Pľ0 V3S , •< - otázky Co by mohlo být obec- dnoznačně si pro sebe vyjasněte následující o S príčinou toho, že nechcete nebo nemůžete nct . íbo obavy vám v tom bráni? _ nadřízení ealizace: Jak byste mohli říct ne takovým abyjj^ ^ ^ Olegové a spolupracovníci přijali? Pro tyh P r ^ ^, ^{ Vyberte S1 sl- amarády zkusit zahrát rychlou hru na role ^ ^ budoucnu chtěli uaci z každodenního ^^^^^důvody odmítnuti, imět říkat ne. Předem si promyslete dobre důvody Základní pravidlo managementu zní: Řeknete ne, když je ano, když je to nutné. 6 Najděte životní rovnováhu íčkové výkony můžete podávat jen tehd^bud^^ narůstajícímu dkapitole se proto zaměříme na to, jak zit vyrovn 'ku a nejistotám. ,. vidi životní rovnováhu imochodem, jako zásadní faktor pro úspěšné řízeni ^asu ^ ^ ^ >rof. Dr. Lothar Seiwert, přední evropský odborník na ^ ůp' (více v: Seiwert/Tracy: Jak sladit práci a osobni z, _ duševní pohodu. L/re Leadership. Grada Publ.shmg, )■ ^de musím čelit tlaku? . . a tlak?" si každý musí odpoja základní otázku: „Kdo nebo co mě dostáva pod t»K. 'ědět sám. Promyslete si, co vás osobně zatěžuje. • konflikty s kolegy, • konflikty s nadřízenými, • pracovní situace (přílišné nebo příliš malé vytížení apod.), ik si plánovat své koly a čas - hanět -9ľli P Plánování nemá v krvi každý. Zároveň platí, že nic se nemá ^ nování. Už několik jednoduchých plánovacích technik vam velké množství času a komplikací. V této kapitole se dozvíte, jak: plánováním získat více času, zjistit své časové potřeby a svůj časový rozpočet, realizovat své denni a týdenní plánování, pracovat s kontrolními seznamy a používat diáře a chytré telefony. }-1 Získejte plánováním čas navíc i/j...... Nekdv mi připadá příliš náročné Kd° Příliš plánuje, začne trpět tyranii diare. - .N«oy ^ ^ Se^no si zapisovat. Proč to raději neudělat hned ? Krom spontánnost." '^hno úplně pevně dané. Písemné plánováni ubiji vesK ^ ^ zdobné námitky můžete slýchat velmi často. Ale jsou zkratka ^^.^ ^ da,ši Kdo správně plánuje, ziskává čas pro neplánovane a , 'Jko>Y. Kdo plánuje, může ostatně jednat i velmi spontann . tože se příliš orientuji na ^ozi z nás ale ve skutečnosti vůbec neplánuji, pro ^ g pohybují se ":innost jako takovou. Nakonec se ale vždy dostanou p ^ ^ ustale v oblasti úkolů priority A, které by pn vcasne i ^ B vůbec nemuseli řešit. Někteří možná potřebuji adrenaad. mnonem zajímavější ha^ni vypuknuvši krize. Nebo jim takový postup pnpa ^ ^ .edn0 QVŠem a špinavější než předběžné plánování a včasné resennerTiůžete veci skutečně neni radno zapomínat: při hašení pouze reagujete a n nergiei a|e bývají řidit. Krom toho podobné akce obvykle nejen že stoj. sp ' dražši nežli plánovaný a řízený rutinní postup. Plánování je nejlepši způsob, jak se dostat ze z3C^^^Si aby vůbec lého reagováni. Díky němu budete schopni vyřizovat nedocházelo ke krizím, které bude potreba hasí . h ihleiši určitý úkol nebo propene přitom plati, že čím komplexnější a oosan j váni. Protože j^t je, tim vice času byste měli investovat pravé j ^ realizaci. ^ lépe si celou věc naplánujete, tim více casu ^ pravděpodobnost Samozřejmě díky kvalitnímu plánování take vyraz výskytu chyb. Proč plánovat písemně? na to co je aktuálne Když budete plánovat písemně, zůstane vám čistá hlava n na řadě. * Na nic nezapomenete. dohodu a ***** *> opravdu taky udW* • Uzavřete sami se 44 Plánováním se stanete předvídatelnější pro partnery v týmu. Pouze písemně plánování vám umožňuje zpětný p základem optimalizace vlastního způsobu práce. nirr^P0 ,ohled a W Zvykněte si pomoci písemného plánování zvažovat p tom na silné i slabé stránky své osobnosti. o rity. Přizpůsobte si metody ež jiným- v Kte'3 Některým z nás přijde promyšlené plánování jednodušší ne rnct0 ívat určitou ^yyž* 5> každopádně to, abyste se tvrdošíjně nesnažili využiv, varn osobně nevyhovuje. Námi popisované osvědčené metody Si mV ^ 1 sejte. Až se s nimi seznámíte a získáte s nimi určité zkušenosti, P^^y, t* je podle svých osobních potřeb. To přitom platí jak pro samotní i související pomůcky. chn1 Vy Kdo in ČOS navíc vestuje dostatek času do plánováni, pottebuje méně é«su na rcalizae, „ ^ ušetři ÍWad • m.sto klasictóho Mu papíru ožrú práve pro vás bude plánováni snazs. „„citátovou apbkao P'° ^dete pracovat s nástenkou a barevnými l«*v_«rt ^ ^ budete presne « myšlenkové mapy. Možná vám pomůže, ™* ř dá|e, poM° lánovat i ty nejmenši úkoly. Nebo se ^^JU^*"!^ áplánujete jen pi, nejdůlezitéjšich úkolu spolus W i0 debo 4teO^.«teiev*m|«n0^P^1^M za uplynulým dnem, lne? Nebo naopak upřednostňujete večerní o naváže naplánováni dne následujícího. ladní pravidla plánování čemkoliv plánování byste měli dbát následujících základních pravidel: ^ádné plánování nesmí být bez terminu. NeJvyšší zásadou plánováni je vše písemně zaznamenat. -i/amžitě pozn Á zásadou plánováni je vše písemná ^ ^ ^ Veškeré své aktivity, úkoly a termíny si seznamů. Jen takto si v každé situaci uchováte _ty._j-4- tn nndstatne. Které může lbY vám v hlavě seznamů. Jen takto si v kazoe se moci soustředit na to podstatne. sledujících kapitolách :e k těmto tématům naleznete v nasie eměli zaplňovat úkoly, Svou myšlenkovou kapacitu plánujte písemně, aby převzít diář nebo elektronický kalen zbylo místo na to skutečně dulezit . 2.2 Stanovení časových potřeb a časového rozpočtu Kolik času si rozplánovat? by Vždy si dělejte plény |en na "^^Ä- Z se mělo jednat zhruba o 60 « Zbyva)K**^ „„ abv se varn kvul. čekané záležitosti, především vyrušeni a zrou v f e tak nedostanete0 celé plánováni nevymklo z rukou. Zároveň s^ ^eU. ' nějaký úko\ zabere vice času, nez jSte p pova pí\-. Pravidlo 60:40 Pracovni oe2ervováno P« 40°/° f3 ,0« • to 60:40 zna^cná^o^ Například u desetlhodinového pracovního dne PraV^° Zb^aÍÍC^ľf\e^1 byste měli mít zhruba šest hoďm realistický rozpUno ^l si pak necháte volné na nečekané události a **rzen». za£něte VC - _ ^ reagovat. Když se žádné nečekané události bude m* čase jednoduše s dalším úkolem na svém 5eznamU,.ko\0 výpadal' S chv\V\ nejvyšší prioritu. (Jak by měl takový seznam u v kapitole 2.4.1 Pro Kd\ K; Přípravné otázky pro plánování ■ Plánovat? )^°% Kolik času z vyhrazených 60 o/o můžete ještě sami nap po^uSte se vám už zaberou pevné dané schůzky a pokyny nadřízeného, podíl procentuálně odhadnout. Me ká Vrt.* ka ne ar neic a*' 2. 03" Určete s\ důležité žrouty času. Jaký druh lidí, úkolů nebo situaci vaS tějl zdržuje? Existují zde nejaké zákonitosti? Jaké? . Vedoucí a manažeři mohou obvykle svůj čas plánovat svobodněji n^e příklad operátoři na fuemni zákaznické lince. Zato se jich vsa^ t0\ týká též více nečekaných rušivých faktorů. Stanovte si připadne ^ Wlt. který odpovídá vašemu pracovnímu prostředí a povinnostem- ^ potřeba, aby se vám ideální rozděleni času na plánované a nep^ aWlvlty podarilo určit naprosto p^né hned fc. Můžete na\ na, a dva tri týdny j zkoušet. Když budete mít pocit že vám toto rozd* ví nraxi vyhovuje, zůstaňte u n» m - ^ --.nríVr zkľseností přizpůsobte. ^ ***** * *° ^ se >ju)te podobné činnosti 3 abyste úkoly vyřizovali tak, jak průběžně Vr^ff' ^{tečný zejména t činnosti obdobného raženi do bloků. Tento přístup j 'yřizování telefonátů, )saní e-mailů a dopisů, opracovávání odborných časopisů, zúčtovávání výloh, strategických pracích, plánováni cilů apod. VAmživat vy. , i,- hvste prakticky mohu myslete si, jaký druh tematických bloKu uY ' a s jakými omezeními? echáte vyrušovat aplánujte si dobu, kdy $e nen ticná noď.n- věřili byste, jak výrazný nárůst P^U^Ä ^Ä^i " - doba, kdy se nenecháte vyrušovat ostat acim apod., rne * jsou ostatním vždy rádi k dispozic'^uU mod B, ždý den vyhradit nejméně jednu hodinu Koy^ ^ důležite uko y rušené. V této době se můžete napnklao úl byste neustále ztráceli nit. ^„amená^ ter _ ■ meTl do diáře záznam ^ k„entu 'kovouto „tichou hodinku" byste s. m^ konzultaCe neb >mi se sebou úplně stejně jako nap lnepakkazdÝden- °M máte pružnou pracovní dobu, muzet.r za odchäzet 0 h0 hodinu dřiv než vittina vašich spoluP™obéd v „e zcela standardn. inu později. Nebo si můžete udíl.^ mnonenl méně kolegu nebo tele-lobu. Už jen diky tomu vás bude vyrúba ^ m k neb onátu. Nelepší nicméně Je P'vyřizoval za vá, Na oplatku pak * domluvit s kolegou, aby P^PJ^ ^ ^ro něj totéž jindy můžete u - > 48__ nec*cetU cil Vt ven si promyslete, jak svému okolí sdělíte, že v danou dobu „ dvetľ'ľŕ1- MŮŽe Se jednat naPřík,ad o cedulku „Prosím nerušit z termín V $ někd° bude chtít novořit' nabídněte mU kdY*5' dodrž/' nekterycn Pracovních kolektivech pak velmi dobře fong^e, > mezi nnn domlu^é doby ke komunikaci s kolegy ' »aP r komo om 3 UrČÍt0U dobu si« budete ko.egy muset přátelsky, 3 vľmaiľr UP0Z0rň0Vat' že s výjimkou skutečně urgentních záleží**'* tenhle systém funguje ^ P°té VŠak bUdete Překvapen' I ^^z:t vv,,rn(,,<"vjednu hodjnu'kdy naprosto nerušeně pracovat. 1, K ri n r k/ 2.3 Denní plánovaní - jak na to? Orientujte se podle své výkonnostní křivky Výkonnost každého člověka v průběhu dne podléhá určitým cna ^. .^P výkyvům. Často se v této souvislosti hovoří o „skřivanech" a „sovác . ^^Q^ z těchto druhů osob nepracuje lépe nebo hůře než ten druhý, a každý pracuje jinak. Jak se mění výkonnost v průběhu dne Obecně platí, že vrchol a spodní hranice výkonnostní křivky je u každého Z n individuálni, ovšem všichni lidé maji relativní a rytmické výkyvy výkonnost'- Například po obědě se u nás všech dostavuje všeobecně známý polední útl^' Kdo se proti němu snaží bojovat konzumaci silné kávy, měl by vědět že taK útlum jenom prodlužuje. Pozitivní vliv na výkonnostní křivku má nanříU H wrát^ spánek po obědě (ideálně 15 minut), procházka nebo půlhodink ' IhO svalového uvolňování - a diky energii, kterou na odnoledn 3 pro9res,vnl ^ investovaný čas bohatě vyplatí. eQne 2'^áte, se tak*0 k si a čas 49 s' to může ^eŕi- U? veU2evdovo'it:' měl by si podobnou relaxační přestávku dopřát i po °Ur>ou nn-C Stredově! - nap ,ľ*y C a °- Mnoho z nicn se vejde, vied" I tal< se sn^ W ^^'^ Sd* to"" ' Va!eh° Wn* - nevejde vše* *tos*«rn. " V5ak dojde. připadne Černýš h,avn''iste si potřebný čas toť* :f se Důležité je to, že kdvv vám jich výrazně vlSůsSÍ? nejprve Panovat největší oříšky, pOda PeSně lousknout a zvládnout. « Příklad: TYdenní 1 ^-botaapanNovákkonřl realizací týdne nedujícího. Vf^%^ Pracovn. týden palhodinovym plánoví úkolu se všemi nevvři/emw a rekapitulari = u ■ . cP7na^ v5ak íkrtne a do í" h„ 3 to tmi\í*51" * ""^ "* Jivntnlrh mil . - , SKIttw ie „. m''Mřnř důležité nevyřízené na konci týdne Lov 'a L" *" » '*UZľľ ?" " n¥ni ' * v5em svým ynrad, 90 minu, řasu Ta| z desetihodinového dne a naplánuje s» tak ce ^ prioritou jednotlivých úkolů. gehem dne se na ^ ^ ^ V pondělí dorazí do prace a řidl * * **" jeden kolega s problémem, na který sc \ překvapem se ^ časU tak hodiny. Jinak má štěstí - žádná další nece - rezervo .£ na Plánováni se spletl jen o hodinu. U ještě 5lruWury může rozdělit podle svého uváženu Pan ^ ^ ^ zaklade y pf.praVl dalších bodech na svém seznamu ukoiu. g schůzky s Irozděleni úkolů priority B P^J^^Je k omezeni pfestas podrobný plán na úterek a zbývajíc* o ^ wiázků osvedčil nejlépe- Muz ro plánováni na úrovni týdne se princip <* ^ pr0jektu. \e použit i pro denni plánováni nebo p a - 5i rezervuješ Týdenním plánováním především na skutečně důležité u YdstavUje klič pro vy všechny méně důležité záležitosti, u a životní rovnováhu. 2.5 Práce s kontrolními seznamY kontrolní seznamy. Do nich S\ zazn ^ _^o: Tyto kontrolní seznamy odpovídají na zasa Co k danému úkolu patri-Co je třeba udělat nejdřív? Jsou splněny předpon7 Mysleli jsme na v> je všechno vyřize^7 Lidé, kteří - dl ^ kontrolní seznam!0 pracují Pravidelně, vám nepochybně času- Kontro|ní seT ^kt^Qh ob'astech a situacích umožňují enormní ^ ale 1 Při soukromé^? PŕÍt°m daJř skvě|e použít nejen v pracovním "lťm Plánování. *ýhodv w0,níno se2namu Kontrol"f seznarn nebo «ejných siium ujl r'z'kc chyby' protože u opaNWoi * ^"^se,namnemUSiteVŽdV2n0VUPřemýš,et /'Pocházení kontroľíh 6 "^'^ "acnazite "a "Sté k daläi"1 „„W Ce"' 3 optimálne ľ " ho můžete přijít na nové možnosti ob»« Zároveň v, PraC0Unih° Procesu. řít zdlouh^ :/ch se po- zlepši — Pracovního,:.. ^aroveň vám osvědč pování. Když podř k°ntr0lní sezn^y mohou někdy ušetřit zuV Se 5 přís|ušnými úko^a záTr ^ k°legům dáte kontrolni Za ežlt°stmi moci velmi rychle seznámit- lk0'Va zi»^tolZK°'egŮm dátek°^olnisez Jak Si Dři„ ",oci vélmi rychle seznám kriynni e;a a^se ob m'seznam Pak Postupy ^ smyslua,l<' Ze ^ všechny kroky nezbyt" *m» Zatr<^"kh a I"/"". P°řadí- VSr je Přitom tře* ľ- b°dy moh„, äfch mezích. Dokončené krok/ dob* -ho°dnp:;dpokia;b^^, které. unuti. y> Které r>, e Je třPK ' b*ř ^P'nét T°VéSt' ale se jedn*< tomu, abyste mohli urin'1 držet se Jed ^jjplánovat své úkoly a čas ® Přiklad-. Kontrolní seznam pro mítinky Mítink dne ... od ... do... • Rozeslat pozvánky e-mailem • Zarezervovat jednací místnost • Požádat o technika • Sestavit seznam účastníků a rozdělit je • Objednat sendviče a nápoje k obědu • Zarezervovat restauraci na večer • Vyžádat si všechny podklady • Dát dohromady materiály, ser Rozdělit reklamní vzorek pro nový produ .řadit je a rozmnožit ». *t kontrolní seznamy? Jak a kdy je možné používat opaku.. é - „w použivat všude tam k praVldla Kontrolní seznamy je v zásade možne P dodržovat činnosti, Hni podobná rozhodnuti, kde £ pr nebo kde probíhají jiné podobne pro • Musíte připravit smlouvu. • Připravujete pracovní posudek. • Vedete přijímací pohovor. • Plánujete nový projekt. . Provádíte průzkum trhu. ^.^^y . Provádíte kontrolu (napr. ^ ^ dovolené? věk zaskakuji" . Na co musí myslet »o ^ potfeba udělat? Kontrolní seznamy se nicméně hodí i v soukromé oblas • Musíte si připravit daňové přiznání. • Jedete na dovolenou. • V rodině se rozdělují domácí práce. lis Tipy pro práci s kontroln imi seznamy n ta^ si J Třeba naJ seznamy už pracuji- '"= ^ nejake, které si budete moci jednoduše přizpůsobit individuálním v Dbejte na jasnost a přehlednost. Dobré kontrolní seznamy Js0 s nimiž budete skutečně též pracovat. Kontrolní seznamy nesmite brát jako příliš těsný korzet. Projdete seznam na zkoušku a podle potřeby ho opravte nebo doplňte. Zeptejte se kolegů, s jakými kontroln nejal kům své práce. • V některých diářích a pořadaeich 4asové ,ánován| „ajdete i °T ľ'"""17' napřik,ad « Panování cesty. Do kroužkových porada^ můiete pf1(,ávat, vlastni kontrolnj 5eznamy. 2.6 Plánovací diáře a chytré telefony Jehkož ne všechno zvládnem i dě nouze i nakouVk;,;:ru\Ufet V ^ ~ SÍ ^ ^^'^ ale může vést k rychlľa toí«ľ* ^™ zaznamenávání úkolů a pozr* plánovací diáře a chytré telefony °rgan,Zaci- M™^m lepSI je proto po" Přehled různých systémů Plánování se seznamy úkolů jeden z nejednodušších způsobů jak jsou seznamy úkolů. Vše, co k tomuto ^ í*"™* P°d kontrolou své povinnost1' ácnosti i kanceláři. Zaěít tak můžetehT ľUKP°trebuicte- naJdete v každé d°' ed-Na jednu stranu papíru jednodu^ m 59 mx Na druhou stranu •PBttft, co všechno dnes musile bezpodmínečné vy ^obJhnu týdne, nebo *M si pak můžete napsat úkoly, které musíte ^ s\oUpec na zanes testi, kterým se potřebujete se věnovat. Pak si vy 'tortty a nutného data dokončeni. nedostanete , úkolů7 NijaVt do ne) ^výhody takovéhoto obyčejného seznamu uKoi _ ^ ^ tematícK v» WW* dlouhodobější piány s časovým den zaznamenáva ^ámky. Když byste všechno z uvedeného ch e ^ ^ cha0S. ■den a tentýž list papíru, znamenalo by to je » i • vačnětehneo - sového píánovam.zacn Pokud zatím nepoužíváte žádný systém ca teď pracovat se seznamy úkolů. nepostradatelným pomocníkem pro PW"° jedno, zda se J« _ ^. ka\en-tesický a cenově výhodný kaíendár. Je P zc to. y se roCne nástěnnou, stolní, týdenní nebo ^°^w nap^ V *J sta^ * 1« s trochou místa pro denní záznamy. ka\endař&. * ft žádný ^ prodá a formou dárků bezplatne rozdá to ^ procent^^ přeh|edem každý musel mít tři kalendáře, nepou enky s hruW zäznamV dář - dokonce ani ty malé kartičky P ^ jeden az t ^t ctatek m>sta ^ rhuzek a nci Klasické kalendáře často poskytují dos ^^véni sc za den. Krom toho jsou určeny jen ^ misto pro zapisování úkolů. ^ zaeátek s tuálni seznam úkolu, 17 _ Jednoduché diáře o poznámky a vám. při- »* v « ceno. «^Ä"ÄT SSS5S přičemž v případě krouzkovyc