Základy práce s PC

6. cvičení

Tabulkový kalkulátor

Co to je?

Tabulkový kalkulátor je program určený ke zpracování dat, která jsou uložena v tabulkách. Jak už název napovídá, není to jen program pro tvorbu tabulek, ale, a to zejména, program, který umí s daty pracovat. Na základě jedněch údajů vypočítá další údaje, údaje statisticky vyhodnotí a sestaví z nich graf.

Dokument v tabulkovém kalkulátoru se nazývá sešit a je tvořen listy. Každý list je (neviditelnou) mřížkou rozdělen na až 256 sloupců a až 65536 řádků (v některých programech to může být i více). Jednotlivá políčka této mřížky se nazývají buňky.

Buňky mohou být nebo mohou obsahovat hodnotu nebo vzorec. Pokud buňka obsahuje vzorec, na listě se příslušné buňce zobrazuje jeho výsledek.

Typy buněk

Tabulkové kalkulátory lze použít pro práci i s jinými než číselnými daty. Obsahem buňky může být:

  • číslo
  • znakový řetězec
  • datum
  • čas

S typem buněk souvisí i způsob jejich zobrazení. Čísla například chceme zobrazit na určitý počet desetinných míst, odlišně formátovat záporná čísla (např. v účetnictví), k číslům přidávat jednotky (např. Měnu). Způsob zobrazení se nazývá formát.

Je třeba rozlišovat mezi hodnotou buňky a jejím formátem (způsobem zobrazení). Je-li například například obsahem buňky číslo 2,6 a je nastaveno zobrazení bez desetinných míst, v buňce je zobrazena hodnota 3. Vnitřně ale tabulkový kalkulátor pracuje s hodnotou obsaženou, tedy 2,6. Pokud potřebujete hodnotu zaokrouhlit, je třeba použít zaokrouhlovací funkci, ne změnu formátu.

Praxe (MS Excel, část 1)

Prostředí programu

Prostředí programu Excel

 

Zápis hodnoty do buňky (první způsob)
Klikněte na buňku. Bude označena tlustým černým orámováním. Hodnotu vepište do řádku vzorců a stiskněte klávesu Enter.
Zápis hodnoty do buňky (druhý způsob)
Najeďte myší na buňku, do které chcete zapsat hodnotu a proveďte dvojklik. Hodnotu vepište přímo do buňky a stiskněte Enter.
Zápis stejné hodnoty do více buněk
Hodnotu napište do první buňky oblasti. Najeďte myší do pravého dolního roku této buňky. Kurzor se změní na jednoduchý křížek. Stiskněte levé tlačítko myši a tažením označte oblast, kam se m hodnota zkopírovat. Pak uvolněte tlačítko myši. Viz obrázek. (Poznámka: V tabulkovém kalkulátor OpenOffice Calc se takto vytváří posloupnost)
Kopírování hodnot
Automatické vytváření posloupnosti
Do dvou sousedních buněk napište první a druhou hodnotu posloupnosti. Označte tyto dvě buňky a najeďte myší do pravého dolního rohu druhé buňky. Dále pokračujte jako v příkladu výše. Tabulkový kalkulátor sám zjistí rozdíl hodnot a dále pokračuje v posloupnosti s tímto krokem.
Barva pozadí buněk a písmo v buňkách (první způsob)
Označte buňky a stiskněte příslušnou ikonu z panelu nástrojů formát (podobně jako v programu MS Word)
Barva pozadí buněk (druhý způsob)
Označte buňky a jděte do nabídky Formát/Buňky nebo nad oblastí stiskněte pravé tlačítko myši a vyberte položku „Formát buňky“. Klikněte na záložku „Vzorky“ a vyberte požadovanou barvu stínování.
Formát buňky
Barva a druh písma
Jako výše, vyberte ale záložku „Písmo“.
Při výběru barev vezměte v úvahu, že nejvíce je čitelný černý text na bílém pozadí. Jakékoliv jiné barevné kombinace snižují čitelnost, byť mohou upoutat pozornost. Čitelnost se také snižuje při tisku barevného dokumentu na černobílých tiskárnách (například černý text na červeném pozadí je při barevném tisku ještě jakžtakž čitelný, při tisku na černobílé tiskárně ale dostáváme černý text na tmavě šedém podkladu).
Typ a formát buněk
Označte buňky a jděte do nabídky Formát/Buňky nebo nad oblastí stiskněte pravé tlačítko myši a vyberte položku „Formát buňky“. Klikněte na záložku „Číslo“ a vyberte požadovaný typ buňky a způsob zobrazení.
Vzorce
Síla tabulkové kalkulátoru se projeví zejména ve výpočtech. Obsahem buňky může být
  • zadaná hodnota
  • nebo vzorec. Buňka se pak chová tak, jakoby jejím obsahem byla hodnota vypočtená podle vzorce.
Každý vzorec začíná znakem „=“ a lze jej zadat jen v řádku vzorců.
Příklad: =1+1
V buňce tedy bude zobrazena hodnota 2.
Základní matematcké operátory jsou: + (sčítání), - (odčítání), * (násobení) a / (dělení). Násobení a dělení má přednost před sčítáním a odčítáním. Prioritu operací lze upravit kulatými závorkami.

Adresy

Převážná část výpočtů bude pracovat s hodnotami jiných buněk. Potřebujeme tedy mít způsob, jak se ve vzorci odkázat na jinou buňku. K tomu slouží adresa. Ta je tvořena písmenem (nebo písmeny) označujícím sloupec a číslem řádku, kde se buňka nachází. Například A1 je buňka zcela vlevo nahoře, B3 je buňka ve druhém sloupci třetího řádku. Pracuje-li vzorec s celou oblastí (např. funkce SUMA pro součet oblasti), je adresa oblasti tvořena adresou levého horního rohu a pravého dolního rohu oblasti, mezi nimiž je dvojtečka. Například C3:D4 je tvořena buňkami C3, D3, C4 a D4. (Vyznačeno na obrázku žlutě.)
 
Adresy buňek a oblastí
 
Nachází-li se buňka na jiném listě, musí být před adresou buňky název listu následovaný znakem "!" (vykřičník).Například List!A2 je adresa buňky A2 na listě s názvem List1.
Takto vytvořené adresy nazýváme volné. Jestliže bude vzorec zkopírován do jiné buňky, dojde k přepočítání všech volných adres, a to podle toho, o kolik řádků a sloupců byl vzorec posunut. Například pokud je v buňce C1 vzorec "=A1+B1" (bez uvozovek) a ten bude zkopírován do buňky C2, změní se v buňce C2 na "=A2+B2".
Někdy ale toto chování není vhodné. Chceme ve vzorci použít vždy stejnou buňku nebo vždy zachovat řádek nebo sloupec. V tom případě použije pevnou adresu. Část adresy, která se nemá měnit, "uzamkneme" tím, že před ní napíšeme symbol dolaru '$¨'. V pevné adrese jsou tedy dolary dva, při adrese s pevným řádkem je dolar pouze před číslem řádku a při adrese s pevným sloupcem je dolar před označením sloupce.
 
Příklad kopírování vzorce s volnou adresou
Původní data a vzorec Vzorec po zkopírování Výsledná data
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       =A1  
4          
5          
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       =A1 =B1
4       =A2 =B2
5          
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       1 2
4       3 4
5          

Příklad kopírování vzorce s pevným sloupcem

Původní data a vzorec Vzorec po zkopírování Výsledná data
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       =$A1  
4          
5          
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       =$A1 =$A1
4       =$A2 =$A2
5          
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       1 1
4       3 3
5          

Příklad kopírování vzorce s pevným řádkem

Původní data a vzorec Vzorec po zkopírování Výsledná data
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       =A$1  
4          
5          
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       =A$1 =B$1
4       =A$1 =B$1
5          
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       1 2
4       1 2
5          

Příklad kopírování vzorce s pevnou adresou

Původní data a vzorec Vzorec po zkopírování Výsledná data
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       =$A$1  
4          
5          
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       =$A$1 =$A$1
4       =$A$1 =$A$1
5          
  A B C D E
1 1 2      
2 3 4      
3       1 1
4       1 1
5          

Názvy buněk

Buňky mohou být také pojménovány (může jim být přidělen název). Pak místo pevné adresy ve tvaru $R$S píšeme návev. Je-li například buňka A2 pojmenována "SAZBA", pak můžeme ve vzorci psát např "=B2*SAZBA" (bez uvozovek) místo "=B2*$A$2".

Funkce

Převážná většina výpočtů se děje prostřednictvím funkcí. Tabulkové kalkulátory obsahují celou řadu funkcí různého zaměření (matematické, statistické, finanční). Je nad rámec tohoto textu je uvádět.

Pro volání funkce napíšeme ve vzorci její název a těsně za něj napíšeme do kulatých závorek její argumenty. Je-li jich více, oddělují se středníkem. Používání funkcí ve vzorcích může činit nepočítačníkům problémy, protože vzorec se tvoří jaksi naruby. Má-li se na nějakou hodnotu aplikovat více funkcí, jako první se píše tak, která se použije jako poslední. Do ní se jako argument píše funkce, která se má aplikovat před ní. Například ve vzorci "=FUNKCE3(FUNKCE2(FUNKCE1(K34)+2)*C1)" se nejprve aplikuje funkce FUNKCE1 na buňku K34. K výsledku se připočte číslo 2 a co celé zpracuje funkce FUNKCE2. K výsledek funkce se vynásobí hodnotou v buňce C1 a na to se použije funkce FUNKCE3.

Praxe (MS Excel, část 2)

Zápis vzorce

Klikněte na buňku, do které chcete vložit vzorec. Do řádku vzorců napište symbol "=" (rovná se) a za něho vlastní vzorec. Odkazy na buňky nemusíte psát ručně. Při psaní vzorce stačí kliknout na buňku nebo označit oblast a odkaz na ni nebo na tuto oblast se ihned vloží na pozici kurzoru v řádku vzorců. Psaní vzorce ukončíte klávesou ENTER. Ihned uvidíte výsledek.

Vložení funkce

Funkci můžete napsat buď "ručně" do řádku vzorců nebo k tomu použijete průvodce. Na místě, kde chcete mít volánu funkci, klikněte na ikonu označenou fx. Zde vyberete funkci, kterou potřebujete. Průvodce Vás navede i při vyplňování argumentů. Nemusíte se tedy vůbec pamatovat názvy funkcí a významy jejích argumentů.

Názvy funkcí jsou v programu MS Excel přeloženy. Uživatel české verze MS Office tak pro zaokrouhlení čísla použije funkci ZAOKROUHLIT, uživatel anglické verze ale funkci ROUND. Což může způsobit problémy, pokud potřebuje pracovat s cizojazyčnou verzí programu, zejména pokud ten jazyk nezná.

Kopírování vzorců tažením

Vzorec napište do první buňky oblasti. Najeďte myší do pravého dolního roku této buňky. Kurzor se změní na jednoduchý křížek. Stiskněte levé tlačítko myši a tažením označte oblast, kam se má vzorec zkopírovat. Všechny volné adresy se ve vzorci přepočítají.
Přepínání mezi pevnou a volnou adresou
Umistěte kurzor v řádku vzorců na místo odkazu a stiskněte klávesu F4. Při první stisku se doplní oba dolary, další stisky přepínají mezi odkzaem s pevným řádkem, pevný sloupcem a volnou adresou. Toto ocení například uživatelé české klávesnice, na které dolar není, a kteří by tak museli by přepínat na anglickou klávesnici.
Funkce KDYŽ (IF v anglické verzi)
Funkce se používá, pokud má výpočet probíhat různým způsobem v závislosti na nějaké podmínce. Má až tři parametry. Prvním podmínka, což je logický výraz, tedy výraz jehož výsledek je buď PRAVDA (true) nebo NEPRAVDA (false). Nejčastěji to bude nějaká relace. Druhý parametr je výraz, jehož hodnotu funkce vrátí, pokud je podmínka splněna (hodnota výrazu v podmínce je PRAVDA). Třetí parametr je výraz, jehož hodnotu funkce vrátí, pokud podmínka není splněna. Jestliže třetí parametr chybí a podmínka není splněna, výsledkem je prázdná buňka.
Příklad (část výpočtu daně z příjmů fyzických osob při základu daně menším než 218400. Ve skutečném výpočtu by se musely použít vnořené funkce KDYŽ.)
=KDYŽ(ZAKLAD<=121000;0,12*ZAKLAD;14544+0,19*(ZAKLAD-121000))
 
 
Předchozí
Následující
Operace
Prohlédnout vše