Modul s názvem Elektronické dokumenty ve veřejné správě bude zaměřen na elektronickou komunikaci a archivaci dokumentů v rámci výkonu veřejné správy. Tato problematika bude rozebrána ze z čtyřech pohledů:

• Právní rámec pro použití elektronických podpisů ve veřejné správě
• Doručování písemností prostřednictvím systému datových schránek
• Konverze dokumentů z listinné do digitální formy
• Archivace elektronických dokumentů - elektronická spisová služba

 

Právní rámec pro použití elektronických podpisů ve veřejné správě

 

Elektronický podpis je termín, který může být použit pro prakticky jakoukoliv formu identifikace autora - dokonce i uvedení jména na konci emailu, nebo dopisu. Zákon o elektronickém podpisu tak rozlišuje různé formy elektronického podpisu dle úrovně zabezpečení. Pro účastníky kurzu je důležité rozlišovat mezi:

 

• elektronickým podpisem 
• zaručeným elektronickým podpisem
• uznávaným elektronickým podpisem
• elektronickou značkou

Zákon rovněž v § 11 stanovuje okolnosti, za kterých musí být použit uznávaný elektronický podpis. 

 

Při studiu externích zdrojů upozorňujeme na poměrně nedávné novelizace z roku 2012, které činí řadu současných zdrojů neaktuálními. K problematice elektronických podpisů nedoporučujeme nekriticky spoléhat na neaktualizované stránky Ministerstva vnitra, v praxi však může být užitečný rozcestník na seznamy akreditovaných poskytovatelů elektronických podpisů v zahraničí. Tyto seznamy Vám pomohou určit zda se zahraničním podpisem zacházet jako s uznávaným elektronickým podpisem. 

Datové schránky a konverze dokumentů

Systém datových schránek lze považovat za unikátní datovou síť provozovanou nezávisle od internetu, která je kompletně spravovaná centrálními orgány státní správy, přesněji Ministerstvem vnitra ČR.

Pro absolvování kurzu je důležitá znalost zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů , a povědomí o obsahu prováděcích vyhlášek č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů a 94/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových schránek.

Uživatelsky příjemnějším zdroje se zaměřením pro praktické otázky je Oficiální informační portál datových schránek    na kterém naleznete i testovací platformu, kde si lze vyzkoušet práci s datovými schránkami nanečisto.

 

Přehled relevantních právních předpisů:

 

 

• zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, 
• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,
• zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu),
• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, 
• nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), v
• vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ( „spisová vyhláška“)
• vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů
• vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových schránek