Tento modul bude zaměřen na elektronickou komunikaci a archivaci dokumentů v rámci výkonu veřejné správy. Konkrétně se zde budeme zabývat následujícími otázkami:

• Pojem elektronického dokumentu a elektronické písemnosti
• Doručování písemností prostřednictvím systému datových schránek
• Konverze dokumentů z listinné do digitální formy
• Archivace elektronických dokumentů a elektronický spis

K pojmu elektronického dokumentu a elektronické písemnosti resp. elektronického právního jednání můžete využít následujícího článku, který vyšel v časopisu Bulletin advokacie:

Základními instituty pro užití elektronických dokumentů v současném českém právu jsou elektronický podpis, zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, elektronická značka a časové razítko. S těmito pojmy pracuje především zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů.

Vzhledem k nedostatečné interoperabilitě zaručených elektronických podpisů v rámci EU a k poptávce po zákonném řešení problému zaručeného doručování a jednotné úpravy poskytovatelů důvěryhodných služeb (resp. "služeb zajišťujících důvěru") vzniklo Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice č. 1999/93/ES. Součástí tohoto nařízení je vedle úpravy elektronických podpisů též nový institut elektronické pečeti a služby vytvářející důvěru.

Změnám oproti stávající úpravě se věnuje následující článek publikovaný v Revue pro právo a technologie:

Datové schránky jsou systémem pro doručování elektronických dokumentů, který spravuje Ministerstvo vnitra. Základem právní úpravy jejich užití je zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Technické podrobnosti užití systému datových schránek upravuje vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů.

Popularizačním nástrojem k užívání datových schránek je informační portál datových schránek:

Nedostatky právní úpravy i technické implementace datových schránek přinesly české správní a soudní praxi řadu vážných problémů. Z právního hlediska jsou problematickými zejména otázka okamžiku doručení datové správy a dále pak právní důsledky komunikace s pověřenou a oprávněnou osobou resp. užití datových schránek k podání třetích osob. Pro ilustraci těchto problémů můžete využít například několika anotací aktuální judikatury z časopisu Revue pro právo a technologie:

Všechny české procesní předpisy nyní umožňují vedení elektronického spisu. Vedle spisu, které je přímo veden elektronicky (tj. spisu, jehož součástí jsou elektronické dokumenty) lze vést ještě elektronickou evidenci listinného spisu a zákon umožňuje též vedení tzv. hybridního spisu (tj. spisu, jehož část je vedena elektronicky a část má listinnou formu). Základním předpisem upravujícím vedení elektronického spisu je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Nejdůležitějšími prováděcími předpisy jsou vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.

Pro vedení elektronického spisu má zásadní význam rovněž technický standard (nejde o právní předpis), kterým je Národní standard pro elektronické systémy spisové služby vydávaný Ministerstvem vnitra. K tomuto dokumentu vydalo ministerstvo ještě tento metodický návod.

Specifickou problematiku užití elektronických dokumentů představuje konverze forem. Vedle konverze upravené zákonem č. 300/2008 Sb. mohou určení původci provádět též konverzi dokumentů dle zákona č. 499/2004 Sb. Postup upravují následující ustanovení:

- § 22 - § 26 zákona č. 300/2008 Sb.

- § 69a zákona č. 499/2004 Sb.