Tento modul bude zaměřen na elektronickou komunikaci a archivaci dokumentů v rámci výkonu veřejné správy. Konkrétně se zde budeme zabývat následujícími otázkami:

• Pojem elektronického dokumentu a elektronické písemnosti
• Doručování písemností prostřednictvím systému datových schránek
• Konverze dokumentů z listinné do digitální formy
• Archivace elektronických dokumentů a elektronický spis

K pojmu elektronického dokumentu a elektronické písemnosti resp. elektronického právního jednání můžete využít následujícího článku, který vyšel v časopisu Bulletin advokacie:

Základními instituty pro užití elektronických dokumentů v českém právu jsou elektronický podpis, zaručený elektronický podpis, kvalifikovaný elektronický podpis, unávaný elektronický podpis (tento pojem označuje kvalifikovaný el. podpis nebo el. podpis založený na kvalifkovaném certifikátu), elektronická pečeť (včetně kvalifikované) a elektronické časové razítko (včetně kvalifikovaného). S těmito pojmy pracuje především nové Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice č. 1999/93/ES. Užití těchto institutů v české veřejné správě podrobněji upravuje zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce​

Změnám oproti aktuálně zrušené úpravě zákona o el. podpisu se věnuje následující článek publikovaný v Revue pro právo a technologie:

Datové schránky jsou systémem pro doručování elektronických dokumentů, který spravuje Ministerstvo vnitra. Základem právní úpravy jejich užití je zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Technické podrobnosti užití systému datových schránek upravuje vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů.

Popularizačním nástrojem k užívání datových schránek je informační portál datových schránek:

Nedostatky právní úpravy i technické implementace datových schránek přinesly české správní a soudní praxi řadu vážných problémů. Z právního hlediska jsou problematickými zejména otázka okamžiku doručení datové správy a dále pak právní důsledky komunikace s pověřenou a oprávněnou osobou resp. užití datových schránek k podání třetích osob. Pro ilustraci těchto problémů můžete využít například několika anotací aktuální judikatury z časopisu Revue pro právo a technologie:

Všechny české procesní předpisy nyní umožňují vedení elektronického spisu. Vedle spisu, které je přímo veden elektronicky (tj. spisu, jehož součástí jsou elektronické dokumenty) lze vést ještě elektronickou evidenci listinného spisu a zákon umožňuje též vedení tzv. hybridního spisu (tj. spisu, jehož část je vedena elektronicky a část má listinnou formu). Základním předpisem upravujícím vedení elektronického spisu je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Nejdůležitějšími prováděcími předpisy jsou vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.

Pro vedení elektronického spisu má zásadní význam rovněž technický standard (nejde o právní předpis), kterým je Národní standard pro elektronické systémy spisové služby vydávaný Ministerstvem vnitra. K tomuto dokumentu vydalo ministerstvo ještě tento metodický návod.

Specifickou problematiku užití elektronických dokumentů představuje konverze forem. Vedle konverze upravené zákonem č. 300/2008 Sb. mohou určení původci provádět též konverzi dokumentů dle zákona č. 499/2004 Sb. Postup upravují následující ustanovení:

- § 22 - § 26 zákona č. 300/2008 Sb.

- § 69a zákona č. 499/2004 Sb.

Prezentaci k přednášce si můžete prohlédnout na odkazu níže.