BKMOF011 – Aplikace MS Office Word 2016 Bloková výuka Matěj Karolyi (karolyi@iba.muni.cz) IBA, 15. 9. 2017 BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 2 Cíl a obsah kurzu ▪ Vytvářet textové dokumenty a ukládat je ▪ Provádět základní operace v aplikaci ▪ Formátovat a upravovat text ▪ Vkládat do textu grafiku a vizualizace ▪ Pracovat s nástroji pro týmovou spolupráci ▪ Efektivně pracovat s bibliografií a automatickými obsahy Informace o aplikaci Word 2016 ▪ WYSIWYG editor ▪ Produkt společnosti Microsoft ▪ Formát dokumentu je .docx nebo .doc (starší verze) ▪ Výhoda nového formátu je v separaci dat a formátování – snadnější a bezpečnější práce (rychlejší načítání, při poškození prvku je snazší obnovit celý dokument) ▪ Strukturu souboru .docx je možné si zobrazit pomocí kompresní aplikace (WinZip, WinRar) ▪ Soubor dělen na dílčí podsoubory s různou funkcí BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 3 Osnova lekce ▪ Instalace balíčku MS Office 2016 ▪ Seznámení s pracovním prostředím MS Word 2016 ▪ Užitečná nastavení prostředí ▪ Tvorba dokumentu ▪ Pokročilé formátování a funkce ▪ Tvorba automatického obsahu ▪ Tvorba bibliografie (citační manažer Zotero) BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 4 Instalace balíčku MS Office 2016 ▪ Studenti a zaměstnanci Masarykovy univerzity mají zdarma balíček MS Office ke stažení a nainstalování ▪ Odkaz ke stažení - https://is.muni.cz/auth/extservices/ ▪ V rámci licence umožněno více než jedna instalace balíčku MS Office BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 5 SEZNÁMENÍ S PROSTŘEDÍM BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 6 Seznámení s pracovním prostředím MS Word 2016 ▪ Orientace v menu ▪ jednotlivé kontextové karty hlavního pásu ▪ Karta „Domů“ ▪ Základní formátovací nástroje a přístup ke stylům ▪ Karta „Vložení“ ▪ Obrázek, tabulka, tvary, … ▪ Šablony ▪ Poskytují obsah, jeho rozložení a formátování ▪ Při otevření se vytvoří automaticky kopie a využije se předdefinované nastavení BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 7 Orientace v hlavní nabídce ▪ Na prvním řádku se nachází panel „Rychlý přístup“ ▪ Dá se upravit, aby obsahoval nejčastější funkce ▪ Pod ním se nachází hlavní pás karet (Ribon) ▪ Obsahuje základní typy karet (Domů, Vložení, Návrh) i karet s pokročilými funkcemi, či aplikacemi třetích stran (Foxit PDF, Zotero) ▪ Úkol: prozkoumejte karty v hlavním pásu a upravte si rychlý přístup dle potřeby BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 8 Funkce karty „Domů“ ▪ Schránka, Písmo, Odstavec, Styly, Úpravy ▪ Písmo: ▪ Základní formátování písma – font, velikost, barva, … ▪ Odstavec: ▪ Styly pro odstavce textu – seznamy, zarovnání, odsazení, zobrazení formátovacích znaků ▪ Styly: ▪ Nastavení globálních stylů dokumentu (více příště) BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 9 Úprava textu ▪ Možnost nastavení fontu, barvy, velikosti, zvýraznění, stínu, indexu, … ▪ Umístění v kartě „Domů“ nebo rovnou vedle označeného textu ▪ Symbol dovoluje vymazat veškeré formátování textu BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 10 Styly písma: hlavní nabídka Styly písma: inline v textu Řádkování, odstavce, zalamování ▪ Styly odstavce nezahrnují pouze typ a velikost písma, ale také formátování pro umístění a velikosti mezer celého textu odstavce ▪ Styl odstavce můžete použít pro jeden i více odstavců ▪ Velikost odsazení řádků (např. 1,5), zarovnání odstavce, stínování, ohraničení ▪ Symbol zobrazí formátovací značky BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 11 Hromadné úpravy ▪ Úpravy ▪ Poskytuje funkci „Najít“ (Find), která zobrazí boční panel (také pomocí Zobrazení -> Navigační podokno) s boxem pro hledané slovo a výsledky hledání ▪ Dále se zde nachází funkce „Nahradit“ (Replace) pro hromadné nahrazení slov v celém dokumentu, či jeho části (po označení dané části) ▪ Úkol: Na třech odstavcích textu si vyzkoušejte představené nástroje z karty „Domů“ BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 12 Funkce karty „Vložení“ 1/2 ▪ Stránky, Tabulky, Ilustrace, Doplňky, Multimédia, Odkazy, Komentář, Záhlaví a zápatí, Text, Symboly ▪ Stránky: ▪ Umožňuje vložit konec aktuální stránky ▪ Ilustrace: ▪ Vložení obrázků z počítače nebo online, vložení obrazců ▪ Odkazy – hypertextové i křížové BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 13 Výběr, kopírování, přesouvání, mazaní ▪ Výběr – Ctrl+A (vše), Ctrl+myší (vybrané části), Shift+myší (od kurzoru po klik), „Domů“->Úpravy->Vybrat ▪ Kopírování do schránky – Crtl+C (a Ctrl+V) ▪ Přesouvání – Ctrl+X (a Ctrl+V) ▪ Mazání – zpět (Backspace), vpřed (Delete) BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 14 Funkce karty „Vložení“ 2/2 ▪ Záhlaví a zápatí: ▪ Vytvoření obsahu do horní a dolní části stránek celého dokumentu nebo oddílu ▪ Symboly: ▪ Vložení matematických rovnic, chemických vzorců nebo symbolů co nejsou na klasické QWERTY klávesnici ▪ Úkol: Vložte do dokumentu obrázek, SmartArt a graf. Následně vytvořte záhlaví a zápatí stránek BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 15 Šablony ▪ Při vytvoření nového dokumentu je možnost jej vytvořit ze šablony ▪ Takto vytvořený dokument má předdefinované styly a také několik vzorových stránek ▪ Vzorový text si autor může nahradit za svůj BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 16 FORMÁTOVÁNÍ DOKUMENTU BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 17 Klávesové zkratky (Funkce programu a práce s poli) ▪ CTRL+SHIFT+C – Kopíruje pouze formát ▪ CTRL+SHIFT+V – Vloží pouze formát (jen v kombinaci s CTRL+SHIFT+C) ▪ CTRL+F – Funkce Najít – vyhledá text, formátování a speciální položky ▪ CTRL+H – Funkce Najít a nahradit – nahradí text, formátování a speciální položky ▪ ALT+CTRL+I – Přepne do náhledu tisku a zpět ▪ ALT+SHIFT+D – Vloží aktuální datum ▪ ALT+SHIFT+P – Vloží číslo stránky ▪ ALT+SHIFT+T – Vloží aktuální čas ▪ CTRL+F – Funkce Najít – vyhledá text, formátování a speciální položky. ▪ CTRL+H – Funkce Najít a nahradit – nahradí text, formátování a speciální položky. ▪ ALT+CTRL+I – Přepne do náhledu tisku a zpět. ▪ ALT+SHIFT+D – Vloží aktuální datum ▪ ALT+SHIFT+P – Vloží číslo stránky ▪ ALT+SHIFT+T – Vloží aktuální čas BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 18 Tvorba a práce s obsahem dokumentu ▪ Základní práce demonstrovány ve videotutoriálu (viz Interaktivní osnova kurzu) ▪ V kartě „Domů“ se u sekcí nachází symbol pro otevření dialogového okna s rozšířenými možnostmi ▪ Pokročilého a globálního formátování lze dosáhnout definicí vlastních stylů nebo úpravou stávajících v sekci „Styly“ BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 19 Seznamy ▪ Číslované a nečíslované ▪ Jejich nastavení je součástí sekce „Odstavec“ ▪ Pomocí rozbalovací nabídky je možné blíže definovat jejich vzhled (například uvozovací odrážky) ▪ Úkol: Vytvořte v dokumentu dva odstavce, jedním číslovaným a jedním nečíslovaným seznamem. Vyzkoušejte jak pracují víceúrovňové seznamy. BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 20 Pokročilá editace textu ▪ Schránka ▪ Možnosti oprav (zpět, opakovat) ▪ Automatická oprava textu ▪ Číslování stránek BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 21 Klávesové zkratky (Písmo a speciální znaky) ▪ CTRL+D – Otevře dialogové okno Písmo za účelem změny formátování znaků. ▪ CTRL+B – Nastaví tučné písmo. ▪ CTRL+I – Nastaví kurzívu. ▪ CTRL+U – Nastaví podtržené písmo. ▪ CTRL+SHIFT+D – Nastaví dvojité podtržení textu. ▪ CTRL+SHIFT+W – Podtrhne slova, ale ne mezery. ▪ CTRL+= – Nastaví dolní index (automatické mezery mezi řádky). ▪ CTRL+SHIFT+= – Nastaví horní index (automatické mezery mezi řádky). ▪ CTRL+SHIFT+POMLČKA – Pevný spojovník (na konci řádku nedovolí rozdělení slov spojených tímto znakem – např. Brno-venkov) ▪ CTRL+SHIFT+MEZERNÍK – Pevná mezera (na konci řádku nedovolí rozdělení slov spojených touto mezerou – např. k výtahu, 10 km) ▪ ALT+CTRL+R – Symbol registrované ochranné známky ® ▪ ALT+CTRL+T – Symbol ochranné známky ™ ▪ ALT+CTRL+TEČKA – Výpustek … BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 22 Klávesové zkratky (Odstavce a zalamování textu) ▪ CTRL+SHIFT+1 (na hlavní části klávesnice) – Jednoduché řádkování ▪ CTRL+SHIFT+2 (na hlavní části klávesnice) – Dvojité řádkování ▪ CTRL+SHIFT+5 (na hlavní části klávesnice) Řádkování 1,5 ▪ CTRL+L – Zarovná odstavec doleva. ▪ CTRL+E – Zarovná odstavec na střed. ▪ CTRL+J – Zarovná odstavec do bloku ▪ CTRL+R – Zarovná odstavec doprava ▪ CTRL+T – Předsadí první řádek. ▪ CTRL+SHIFT+L – Zapne odrážkový seznam. ▪ SHIFT+ENTER – Konec řádku ▪ CTRL+ENTER – Konec stránky ▪ CTRL+SHIFT+ENTER – Konec sloupce BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 23 Schránka ▪ Rozšířená funkcionalita klasické Windows schránky ▪ Přístupná v kartě „Domů“ ▪ Umožňuje vložit text s různými možnostmi formátování ▪ Použít cílový motiv ▪ Zachovat formátování zdroje ▪ Jako obrázek ▪ Sloučit formátování ▪ Odstranit všechno formátování ▪ Kopírování formátu a aplikace na jiný obsah BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 24 Možnosti oprav ▪ Dostupné v rychlé nabídce a klávesových zkratkách ▪ Zpět (Undo) Ctrl+Z ▪ Vrátí o jeden krok zpět (obsahově nebo formátově) ▪ Udržuje historii kroků (možno se vrátit i o více najednou) ▪ Znovu (Redo) Ctrl+Y ▪ Opak Undo ▪ Opakovat (Repeat) Ctrl+Y ▪ Zopakuje poslední provedený krok ▪ Nahrazuje Redo pokud není možné jít vpřed ▪ Vhodné při časté aplikaci jednoho kroku BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 25 Automatická oprava textu ▪ Slova se automaticky opravují při překlepech ▪ Uživatel si toho ani nemusí všimnout ▪ Pozor na případy, kdy se snažíte napsat slovo, které je nestandardní (například název projektu), které vypadá jako jiné spisovné slovo – Word opraví, vlastně špatně ▪ Opravy záleží na volbě jazyka ▪ Úkol: Na vzorovém dokumentu si vyzkoušejte představené editační funkce. BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 26 Číslování stránek 1/2 ▪ Karta „Vložení“->Záhlaví a zápatí->Číslo stránky ▪ Výběr umístění čísla ze čtyř kategorií, které obsahují přesnější pozicování ▪ Možnost číslovat jednotlivé části (oddíly) dokumentu separátně (více příště) BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 27 Číslování stránek 2/2 ▪ Přesnější formátování číslování ▪ Volba formátu číslic ▪ Začít od konkrétního čísla ▪ Navázání na předchozí oddíl ▪ Úkol: Do vzorového dokumentu vložte do zápatí text i číslování stránek zároveň. BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 28 POKROČILÁ PRÁCE S OBSAHEM BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 29 Co jsou to oddíly a proč je používat ▪ Oddíly umožňují lepší kontrolu nad strukturou a vzhledem dokumentu ▪ V jednom dokumentu můžete mít několik různých oddílů ▪ Každý oddíl může mít vlastní záhlaví a zápatí, orientaci, formátování, atd. ▪ Můžete mít i víc oddílů na stejné stránce BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 30 Typy konců oddílů BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 31 Číslování stránek v oddílech ▪ Karta Vložení -> sekce Záhlaví a zápatí -> číslo stránky ▪ Nejdříve se vloží do všech oddílů navazující číslování (následující oddíl je propojený se svým předchůdcem) ▪ Každý oddíl může mít vlastní styl a pozici číslování ▪ Každý oddíl může začínat od libovolného čísla nebo pokračovat v číslování předchozího BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 32 Záhlaví a zápatí v oddílech ▪ Karta Vložení -> sekce Záhlaví a zápatí ▪ Opět je při prvním vložení záhlaví/zápatí v celém dokumentu shodné ▪ Pro úpravu v každém oddílu zvlášť je nutné rozvázat závislost na předchozím (Návrh -> Navigace -> Propojit s předchozím) ▪ Možnost nastavení výjimek pro titulní stranu a sudé/liché stránky BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 33 Práce s tabulkami 1/3 ▪ Karta „Vložení“ -> Tabulky -> Tabulka ▪ Velikost tabulky se vybírá pomocí gridu (větší tabulky přes „Vložit tabulku“) ▪ Po přidání přibydou dvě další karty (Nástroje tabulky) – „Návrh“ a „Rozložení“ ▪ Lze vybírat mnoha předdefinovaných stylů tabulky, nebo definovat vlastní ▪ Poskytované styly se mění v závislosti na výběru v „Možnostech stylů tabulky“ BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 34 Práce s tabulkami 2/3 ▪ Karta rozložení tabulky dovoluje rozšířenou manipulaci s jejím obsahem ▪ Tabulka se dá navrhnout kreslením ▪ Dialogové okno „Vlastnosti tabulky“ shrnuje nejfrekventovanější nastavení BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 35 Práce s tabulkami 3/3 - Data ▪ Seřadit ▪ Řazení dle sloupce (primární a sekundární) ▪ Typ porovnání ▪ Opakování řádků záhlaví na nových stranách ▪ Převedení tabulky na text (s výběrem oddělovačů) – užitečné pro vytváření soborů CSV ▪ Možnost vkládání vzorců (vkládání předdefinovaných funkcí) ▪ Úkol: Vložte tabulku a naplňte testovacími daty. Poté seřaďte. BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 36 NÁSTROJE PRO TÝMOVOU PRÁCI BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 37 Revizní nástroje ▪ Kontrola pravopisu, Jazyk, Zámek ▪ Inteligentní vyhledávání – propojení s vyhledávačem Bing ▪ Komentáře ▪ Sledování, změny ▪ Porovnání BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2016) 38 Komentáře ▪ K vybraným částem textu mohou autoři vytvářet komentáře (zobrazí se informace o času přidání a jméno autora, který komentář vytvořil) ▪ K danému komentáři se dá vytvářet vlákno navazujících komentářů ▪ Komentáře se dají hromadně zobrazit/skrýt ▪ Pozor – při odstranění textu, na který je komentář navázán, se smaže i samotný komentář BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2016) 39 Sledování změn ▪ Dokument se dá upravovat v režimu sledování změn ▪ Autor provádí změny tak, že nepřepisuje natrvalo předchozí obsah – změny jsou potom viditelné, pokud je režim sledování změn zapnutý BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2016) 40 Přijímání a zamítání změn 1/2 ▪ Změny se dají přijímat -> zůstane nový text a starý se smaže ▪ Nebo se dají zamítat -> Zůstane starý a nový se smaže ▪ Přijímání hromadně nebo postupně BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2016) 41 Porovnávání a slučování dokumentů 1/2 BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2016) 42 AUTOMATICKÉ OBSAHY, BIBLIOGRAFIE BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 43 Proč automaticky generovat obsah? ▪ Rychlost ▪ Změny se promítnou bez manuálního zásahu uživatele ▪ Bezstarostnost ▪ Stačí jednou nastavit ▪ Jednotnost ▪ O jednotnost se stará aplikace ▪ Snadná změna v pozdějších částech tvorby ▪ Například změna číslování nebo citační normy ▪ Bezpečnost ▪ Nenastane případ opomenutí aktualizace jednotlivých částí BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 44 Vkládání referenčního obsahu ▪ Karta „Reference“ v hlavním pásu ▪ Logická posloupnost nástrojů v kartě kopíruje výskyt prvků v dokumentu ▪ Úkol: Seznamte se s nástroji v kartě „Reference“ BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 45 Automatický obsah ▪ Nastavením kurzoru v dokumentu zvolíte místo, kam obsah vložit ▪ Možnost využít předdefinované styly, vybrat online nebo definovat vlastní ▪ Nutno provádět průběžnou aktualizaci tabulky při změnách obsahu dokumentu (i při změně stránkování) BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 46 Citace a bibliografie 1/2 ▪ Tento nástroj umožňuje vložení záznamů citací a jejich následnou správu ▪ Pomocí dialogového okna je možné vyplnit informace záznamu (typ, autor, název, rok, …) ▪ Záznamy lze spravovat i hromadně pomocí funkce „spravovat prameny“ ▪ Umožněno hledání a řazení záznamů ▪ Možnost importů pramenů ve formátu XML do hlavního seznamu ▪ Náhled citace v dolní části dialogového okna BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 47 Citace a bibliografie 2/2 ▪ Vložení seznamu literatury je možné z předdefinovaných stylů ▪ Možnost změny stylu literatury napříč dokumentem (při změně citační normy) BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 48 Citační manažer Zotero 1/7 – motivace ▪ Vyhnout se manuálnímu vkládání bibliografie (i přesto, že Word 2016 už poskytuje robustní práci s bibliografií) ▪ Přímou vazbu na pramen při vyhledávání v prohlížeči ▪ Automatické vkládání informací o pramenu ▪ Automatická aktualizace informací v pramenu ▪ Řazení pramenů do skupin (dle článku, dle tématu) ▪ Výběr z mnoha citačních stylů (8000+) ▪ Každý časopis či organizace mají vlastní sadu stylů odlišujících se od sebe malými detaily BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 49 Citační manažer Zotero 2/7 – instalace ▪ Zavřete aplikaci Word 2016 ▪ Otevřete prohlížeč Mozilla Firefox (MF) a přejděte na stránky Zotera: https://www.zotero.org/download/ ▪ Klikněte na „Install Zotero for Firefox“ a povolte stažení instalaci balíčku ▪ Klikněte na „Add a plugin for Word or LibreOffice“ a nainstalujte verzi pro Word (Windows) ▪ Restartujte MF a opět zapněte Word BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 50 Citační manažer Zotero 3/7 – stahování pramenů ▪ Záložka v horní liště MF pro otevření Zotera a přímé stahování literatury ▪ Různé typy ikony pro stahování vám napoví typ pramenu ▪ Ikona adresáře umožní hromadné stahování ▪ Záznam se stáhne do aktuálně aktivního adresáře a jeho náhled se otevře v okně Zotera přímo v MF BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 51 Citační manažer Zotero 4/7 – orientace v okně aplikace ▪ V rámci MF po kliknutí na ikonu „Z“ se objeví rozhraní Zotera ▪ Horní lišta nabízí funkce pro přidání knihovny, import ze souboru, přidání dle identifikátoru a další nastavení ▪ Přehled knihoven | Výpis knihovny | Detail pramenu BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 52 Citační manažer Zotero 5/7 – vložení záznamu ve Wordu ▪ Ve Wordu přibyla záložka „Zotero“ ▪ Poté co je záznam stažený z webu, může být vložen skrze funkce této záložky („Add/Edit Citation“) ▪ Pomocí vyhledávacího okna vyhledáte pramen a potvrdíte (vložení více pramenů je podporováno) ▪ Citace je načtena a vložena do dokumentu BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 53 Citační manažer Zotero 6/7 – vložení a úprava seznamu ▪ Po kliknutí na „Insert Bibliography“ se automaticky vygeneruje seznam literatury na místo kurzoru ▪ Při prvním vložení citací je potřeba nastavit „Document Preferences“ (citační styl, vzhled seznamu literatury, …) ▪ Pro aktualizaci seznam použijeme „Refresh“ ▪ Upozornění: informace o pramenech upravujte vždy z rozhraní v Mozilla Firefox! BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 54 Pokryté výstupy z učení ▪ Student zná základní nastavení aplikace MS Word 2016. ▪ Student popíše strukturu jednotlivých kontextových karet a zná jejich klíčové funkce. ▪ Student umí vytvořit dokument v prostředí MS Word 2016. ▪ Student se orientuje v klávesových zkratkách. ▪ Student aplikuje dosažené dovednosti na vzorový dokument. ▪ Student umí pracovat s formátovacími prvky. ▪ Student srovná výhody a nevýhody nastavení vlastních stylů oproti manuálnímu stylování. ▪ Student umí používat revizní nástroje v aplikaci MS Word 2016. ▪ Student vytvoří manuálně seznam bibliografie. ▪ Student zná možnosti citačních manažerů. BMOF011 – Aplikace MS Office (podzim 2017) 55 „Když nevíte, Googlete!“ Matěj Karolyi V případě dotazů a podnětů pište na karolyi@iba.muni.cz