SPRÁVNÁ LABORATORNÍ PRAXE NORMA ISO 15189 Mgr. Alice Hoffmannová, Ph.D. Systém managementu kvality  Systém managementu– systém ke stanovení cílů a politiky (obecného postupu) k dosažení těchto cílů, platí pro kteroukoliv organizaci  Systém managementu kvality (SMK) – systém řízení s ohledem na kvalitu  Posouzení kvality – soubor požadavků, který je potřeba splnit – standard – norma – ISO norma Systém řízení kvality  ISO – mezinárodní organizace pro normy se sídlem ve Švýcarsku a je celosvětovou federaci národních normalizačních orgánu, jednotlivé ISO normy vytvářejí technické komise  ČSN EN ISO – České technické normy přejímají mezinárodní nebo evropské normy (EN)  Příklady ČSN EN ISO norem 9001, 17025, 15189 ….. Systém řízení kvality Norma EN ISO 9001:2015  Stanovuje požadavky na systém managementu (řízení) kvality - SMK  Uznáním, že systém managementu kvality je ve shodě s požadavky této normy je certifikát  Toto uznání dává certifikační orgán, který provede certifikační audit  Certifikační orgán musí také splňovat požadavky předepsané normy a musí být akreditovaný národní institucí Systém řízení kvality  Certifikace – potvrzení shody produktu, procesu a systému s požadavky normy  Akreditace ("Accredo - dávám důvěru„) – uznání způsobilosti vykonávat určitou činnost, případně tuto činnost provádět na zaručené úrovni - všeobecně jde o zajištění vysoké kvality informací poskytovaných ošetřujícímu lékaři pacienta v čase a takové kvalitě, která umožňuje správně a efektivně rozhodnout o diagnóze a stanovení účinné léčby. - tyto procesy zahrnují prvky trvalého zlepšování a to vše se zaměřením na potřeby a spokojenost zákazníka (ošetřujícího lékaře pacienta). Systém řízení kvality ISO 9001 – certifikace 80% SMK + validace metod návaznost, nejistota ISO 17025 – akreditace (kalibrační laboratoře) 90% + preanalytický proc. postanalytický proc. ISO 15189 – akreditace zdrav. laboratoře ČSN EN ISO 15189:2013 Akreditace zdravotnických laboratoří prováděna podle mezinárodně platné normy ČSN EN ISO 15189, dle doporučení organizacemi IFCC a plátci zdravotního pojištění. Akreditace je založena na zásadách: ➢ nezávislosti, ➢ nediskriminačního přístupu, ➢ jasně stanovených a dokumentovaných kritérií posuzování, ➢ transparentnosti procesů posuzování ČSN EN ISO 15189:2013 Akreditovaná laboratoř poskytuje služby na vysoké odborné úrovni a prokazuje: ➢ shodu s požadavky uvedenými v příslušné normě, ➢ funkčnost zavedeného systému řízení kvality, včetně interního a externího zabezpečení kvality, ➢ na posuzování v rámci akreditace se podílí odborníci doporučeni jednotlivými odbornými lékařskými společnostmi, proškolení v požadavcích příslušných norem, v principech akreditace a auditorských praktikách. ČSN EN ISO 15189:2013  Akreditaci v ČR provádí Český institut pro akreditaci o.p.s.  Specifické požadavky na personální obsazení zdravotnických laboratoří jsou stanoveny Vyhláškou MZ 99/2012 Sb.  při akreditaci zdravotnických laboratoří akceptuje ČIA kromě požadavků normy a vyhlášky také tzv. „Nepodkročitelná minima“ stanovená pro jednotlivé laboratorní odbornosti.  Metodické pokyny pro akreditaci ČIA (MPA pro metrologii….) Český institut pro akreditaci o.p.s.  obecně prospěšná společnost,  národní akreditační orgán založený Českou republikou a notifikovaný Evropskou komisí,  poskytuje své služby v souladu s platnými právními předpisy ve všech oblastech akreditace jak státním, tak privátním subjektům.  princip jednotného evropského akreditačního systému tvořeného národními akreditačními orgány funguje podle jednotných pravidel  akreditace probíhá podle definovaných mezinárodně uznávaných norem, vychází z legislativního rámce EU ČSN EN ISO 15189:2013  Po posouzení (auditu) způsobilosti laboratoře je ČIA vydáno „Osvědčení o akreditaci“, kde je definován rozsah udílené akreditace na 5 - leté období  v průběhu tohoto období proběhnou 3 „pravidelné dozorové návštěvy“ ČSN EN ISO 15189:2013 Rozsah akreditace - např.: „Laboratorní diagnostika v oboru klinické biochemie včetně screeningu kongenitální adrenální hyperplazie, kongenitální hypotyreózy a cystické fibrózy a sdílených vyšetření“ Příloha - nedílnou součástí osvědčení o akreditaci je „seznam akreditovaných metod“ ČSN EN ISO 15189:2013 Výsledkový list akreditované laboratoře ČSN EN ISO 15189:2022 ČSN EN ISO 15189:2013 Kapitoly 1. Předmět normy 2. Citované dokumenty 3. Termíny a definice 4. Požadavky na management: 4.1 – 4.15 5. Technické požadavky: 5.1 - 5.10 Tuto strukturu by měla příručka kvality kopírovat. KAPITOLA 4 POŽADAVKY NA MANAGEMENT 4.1.1 Organizace  Akreditovat lze pouze zdravotnickou laboratoř registrovanou jako zdravotnické zařízení pro daný druh a rozsah laboratorní diagnostické péče. Nelaboratorní zdravotnické činnosti jako např. ambulantní činnost lékařů v ordinacích nelze akreditovat dle této normy  Definována právní subjektivita laboratoře  Etické chování – laboratoř musí zajistit etické chování vedení a pracovníků laboratoře tzn. nestrannost, nezávislost a věrohodnost laboratorních vyšetření  Vedoucí laboratoře: osoba s potřebnou odbornou způsobilostí (stanoveno Vyhláškou MZ 99/2012 Sb.) s přesně delegovanou odpovědností – např. musí efektivně řídit činnost laboratoře včetně plánování finančního rozpočtu aj. 4.1.2 Odpovědnost managementu Musí být definováno vedení laboratoře (ved. laboratoře, ved. laboratka, MK), které zajišťuje uplatňování SMK: ➢ stanovení odpovědnosti a pravomoci všech pracovníků ➢ stanoví komunikační procesy ➢ zajišťuje, že všichni pracovníci jsou odborně způsobilí k výkonu svých určených činností ➢ zajišťuje odpovídající zdroje pro bezproblémový provoz laboratoře ➢ stanoví politiku a cíle kvality a plánování ➢ provádí přezkoumání systému managementu (viz 4.15); 4.2 Systém managementu Laboratoř musí mít stanoveny procesy a jejich provázanost tak, aby zajištovaly systém managementu kvality s možností neustálého zlepšování Procesy v laboratoři ❑ Hlavní proces ❑ Prostředí umožňující hlavní proces ❑ Zdroje, prostředky a předměty umožňující hlavní proces ❑ Podpůrné procesy umožňujících realizaci projektu SMK ❑ Realizace činností k trvalému zlepšování jakosti Vzájemné vztahy a působení jednotlivých procesů Hlavní proces 1. preanalytická fáze - přezkoumání smluv a příjem vzorků (směrnice) - pravidla pro kontrolu požadavků, identifikace vzorků, kritéria odmítnutí vzorku, neshody - rutinní, statimová vyšetření a vitální indikace 2. analytická fáze - měření analytických vzorků (směrnice) - jednotlivé měřící potupy (SOPV, SOPT….) - návrh a vývoj nového produktu 3. postanalytická fáze - systém kontrol IKK a EKK (směrnice) - vydávání výsledků (telefonické sdělování), supervize - TAT Definování politiky a cílů kvality  Proces se řídí podle předem stanovených kritérií (politika, cíle, audity…)  Politika kvality – deklaruje závazek vrcholového vedení k poskytování spolehlivých výsledků laboratorních vyšetření tak, aby byla pacientům zajištěna odpovídající a včasná péče. K tomu bude používat účinné postupy s použitím odpovídající technologie zajištěné vyškoleným a kompetentním personálem. A to vše v rámci dodržování právních a technických předpisů.  Cíle kvality jsou konzistentní s politikou jakosti, vyjadřují konkrétní priority pracoviště a jsou měřitelné ve svém plnění. Cíle na konkrétní časové období jsou stanoveny každoročně. https://abraham-hicks.cz/nevytycujte-si-cile-pokud/ Vzájemné vztahy a působení jednotlivých procesů Prostředí umožňující hlavní proces - Organizační řád (zařazení laboratoře do struktury nemocnice – organizační schéma) - Provozní řád - Hygienický a epidemiologický řád - Bezpečnost práce a požární ochrana Přehled cílů kvality pro rok 2022 ÚLM-OKB FN Brno 4.2.2.2 Příručka kvality  Organizační a funkční struktura laboratoře – postavení v mateřské organizaci  Popis funkcí a odpovědností managementu laboratoře  Vhodné mít i stanovené pravomoci  Dostupná všem pracovníkům https://www.alik.cz/a/knizni-tipy-letni-knizky-pro-holky 4.3 Řízení dokumentů  Řídící dokumentace - dokumentace kterou se řídíme, určuje co a jak se má provádět  Řízená dokumentace - je identifikována (číslováním, platí od) - je kontrolována a schválena (stvrzeno podpisem) - je v pravidelných intervalech přezkoumávána (revize) - dostupnost v místě použití - zabránění neúmyslného použití zastaralých dokumentů, archivace, skartace - seznam řízené dokumentace Řídící dokumentace je řízena. Nemusí být jen tištěná, může být i v elektronické podobě. Dokumentace – zbytečná byrokracie? Vytvořena na podkladě skutečností přispívá ne zatěžuje 4.3 Řízení dokumentů  Ideálně stejná šablona pro všechny dokumenty  Interní x Externí dokumentace  Legislativa, normy, příbalové letáky, bezpečnostní listy  Přezkoumání, schvalování a vydávání  Postupy pro řízení dokumentů  Od vzniku až po zánik  Evidence dokumentů  Pravidelné revize dokumentů Dokumentace systému managementu kvality podle požadavků normy  Dokumentace (směrnice o dokumentaci a záznamech) III.úroveň - základní podrobné pracovní postupy, instrukce a záznamy (SOPV,SOPT…) II.úroveň - směrnice - obecné předpisy pro procesy a postupy I.úroveň - příručka kvality- vrcholový dokument - oblast použití SMK - dokumentované postupy vytvořené pro SMK - popis vzájemného působení mezi prvky a procesy SMK Dokumentace systému řízení kvality podle požadavků normy SOP – Správný Operační Postup  SOPV - správný operační postup vyšetření popisuje veškeré potřebné informace pro provedení vyšetření - princip metody, materiál, stabilita, úprava před vyšetřením, reagencie, pracovní postup, kalibrace a kontrola, klinický význam, referenční rozmezí….  SOPT – správný operační postup technický - popis přístroje, obsluhy, údržby…  SOPL – logistický, popis činnosti  Instrukce – popis neanalytické činnosti např.Instrukce pro ukládání vzorků Dokumentace systému řízení kvality podle požadavků normy Směrnice – mají obecnější platnost než SOP Osnova směrnice  oblast platnosti – pro koho je závazná  pojmy a zkratky  popis  odpovědnosti  účel  související dokumenty 4.4 Smlouvy o službách  Uzavírání smluv o službách  Laboratorní příručka  Přezkoumávání smluv o službách  Provádí pověřená osoba  Vzorek a žádanka, přijetí do laboratoře  Lze využít jako indikátor kvality  Doplnění smlouvy  Popsat proces TAT – 90% vzorků musí splňovat garantované TAT – vitální indikace 30 min., ABR do 30 min., statim 60 min., rutina týž den -sledované dny čt, so, po 4.5 Laboratorní vyšetření ve smluvních laboratořích  Výběr a hodnocení smluvních laboratoří  Evidence zaslaných vzorků  Požadavky a výsledky nutno uchovat po předem stanovenou dobu https://www.irozhlas.cz/fotogalerie/8181783 4.6 Externí služby a dodávky  Postup a politika pro nakupování  Nakupování – zajišťování zdrojů - objednávání (kdo, co) - příjem – kontrola a evidence - reklamace - uložení (sledování exspirace) - výběr a hodnocení dodavatelů  Seznam dodavatelů, záznamy z nakupování  Kontrola exspirace  Taktika a postupy pro nakupování  Výpadek klíčového dodavatele?  Hodnocení dodavatelů Hodnocení dodavatelů - příklad 4.7 Poradenské služby 4.8 Řešení stížností 4.9 Zjišťování a řízení neshod  Poskytování poradenství (pouze lékař)  Postupy pro řešení stížností zákazníků  Musí existovat postup a odpovědnosti pro řízení neshodné práce  Stanovení závažnosti neshody  Klinický dopad na pacienta  Nutné přijmou nápravné opatření  Podnět na zlepšení https://www.vaslekar.eu/prakticky-lekar.php List reklamací a stížností ➢ Evidovány: reklamace uplatněné písemně, ústní reklamace oprávněné i neoprávněné, končící nedohodou ➢ stěžovatel, ➢ forma stížnosti, ➢ kdo stížnost přijal ➢ obsah ➢ postup řešení ➢ Závěr ➢ nápravné opatření ➢ zpráva o výsledku šetření . 4.10 Nápravné opatření  Vymezení odpovědnosti  Postup:  Formulace neshody  Analýza příčin  Kontrola realizace  Kontrola účinnosti  V případě, že je opatření nefunkční, vracíme se k analýze příčin • Popis neshody- vliv na pacientské vzorky • Potvrzení neshody • Určení příčin • Opatření k nápravě • Přezkoumání případného opatření k nápravě • Závěr – efektivní zavedení opatření Nápravné opatření 4.11 Preventivní opatření  Odhalení potenciálních příčin neshod  Cílem je reagovat dříve, než vznikne neshoda nebo stížnost Preventivní opatření • návrh preventivního opatření a jeho přezkoumání - popis potencionální neshody • Vyhodnocení potřeby opatření k zabránění výskytu neshod • Určení a uplatňování potřebného opatření • PŘEZKOUMÁNÍ EFEKTIVNOSTI potřebného opatření 4.12 Neustálé zlepšování  Akční plán pro zlepšování  Laboratoř musí zavést ukazatele kvality  Pravidelně přezkoumávat své postupy 4.13 Řízení záznamů  Typy záznamů: formuláře, deníky, elektronické žádanky  Prázdný formulář = dokument, po vyplnění se stává záznamem  Dostupnost, důvěrnost, čitelnost  ČIA – vyžaduje dohledatelnost všech záznamu po dobu jednoho cyklu ➢ Záznamy - poskytují důkazy o vykonaných činnostech Identifikace, ukládání, ochrana, dohledání, doba uchovávání, vypořádání záznamu ➢ Povinné záznamy – požadované normou: např.: zápisy z auditů, přezkoumání, nápravná a preventivní opatření, záznamy o kalibraci, výpisy z analyzátoru, zápisy o údržbě, záznamy o vzdělávání, žádanky… - povinné záznamy musí mít definovanou dobu uchovávání (požadavky organizace, skartační řád) 4.14 Hodnocení a audity  Měření, analýza a zlepšování - sledování a vyhodnocování indikátorů kvality a výkonnosti, periodické přezkoumávání - spokojenost zákazníka – dotazník, připomínky pracovníků - reklamace a stížnosti - shoda s požadavky na produkt (IKK a EKK) - časová odezva vyšetření TAT - počty a trendy neshod - hodnocení dodavatelů - sledování výkonnosti přístrojů (náklady na opravy) - neshody při příjmu, lékařské kontrole - ukazatelé výkonnosti laboratoře (počty vyšetření, bodová produkce) - ekonomické ukazatelé (náklady a výnosy) Vhodné sledovat a vyhodnocovat v kratších intervalech, slouží pro podklady k přezkoumání. 4.14 Hodnocení a audity  Interní audity - slouží ke zjištění zda zavedený systém je průběžně uplatňován a dodržován - směrnice o auditech - plán auditů - provádění auditů - záznam z auditů - vypořádání neshod zjištěných při interních auditech - školení interních auditorů Plán interních auditů Interní audit - zápis • VÝSLEDEK AUDITU - Zjištění vyplňuje auditor • Odkaz na nesplněný postup stanovený ve směrnicích, nebo v pracovních postupech • Určení příčin neshody: vyplňuje vedoucí úseku • OPATŘENÍ K NÁPRAVĚ - vyplňuje vedoucí úseku, na kterém se neshoda vyskytla • Určení a uplatnění potřebného nápravného opatření (včetně termínu a odpovědné osoby): • Přezkoumání provedeného opatření k nápravě - vyplňuje auditor Obr.č. 1 – zdroj: https://generi-training.cz/events/interni-auditor- laboratore-doskoleni-dle-iso-iec-170252018-praha-kat-c-9934_1/ 4.14 Indikátory kvality  Laboratoř si musí určit indikátory kvality  Sledovat a vyhodnocovat v kritických bodech procesu  Např. doba odezvy, spotřeba reagencií, neúspěch v EHK, sledování IKK, počet nepřijatých vzorků, přístrojové chyby… Stanovení glukózy v séru pacientky Potrubní pošta – OUP: vloženo v 6,51 hod., odešlo v 6,54 hod., na OKB v 6,55 hod. (údaje z velínu) Laboratoř OKB:  centrifugace ihned  během centrifugace načtení vzorku v 6:57:26 hod.  pipetování vzorku v analyzátoru 7:02:35 hod.  první výsledek glukózy v 7:13:46 hod. (hodnota 51,4 mmol/l, mimo rozsah měření , nutné ředění) )  opakování analýzy po ředění v 7:13:47 hod.  výsledek opakovaného měření v 7:24:59 (hodnota 53,3 mmol/l)  hlášeno v 7,17 hod. –všechny výsledky kromě glukózy  v 7,25 hod. hlášena glukóza na oddělení  laboratorní TAT = 28 min Pacientka přivezena na OUP v 6:25 jako porucha vědomí, dle ZZS hyperglykémie > 40 mmo/l Vzorky odeslány do laboratoře v režimu vitální indikace asi v 6,30 h.,výsledek stanovení až 7,20 hod. 2019 Počet analytů (počet chyb) / úspěšnost (%) Pracoviště I.Q. II.Q. III.Q. IV.Q. Celkem pracoviště PMDV 148 (2) / 98,6 238 (3) / 98,7 146 (2) / 98,6 269 (3) / 98,9 801 (10) / 98,8 PDM 55 (1) / 98,2 73 (2) / 97,3 61 (4) / 93,4 72 (0) / 100 261 (7) / 97,3 PRM 31 (0) / 100 32 (1) / 96,9 34 (0) / 100 39 (0) / 100 136 (1) / 99,3 Celkem kvartál 234 (3) / 98,7 343 (6) / 98,3 241 (6) / 97,5 380 (3) / 99,2 1198 (18) / 98,5 90 92 94 96 98 100 I.Q II.Q III.Q IV.Q PMDV PDM PRM Úspěšnost (%) EHK za rok 2019- pracoviště 4.15 Přezkoumání systému managementu  Přezkoumání SMK vedením – vedení musí provádět v pravidelných intervalech Vstupy - výsledky auditů (interní i externí) - výsledky EHK (shoda produktu) - preventivní a nápravná opatření - výsledky z analýz a měření - plnění usnesení z minulého přezkoumání - změny, které by mohly ovlivnit SMK (nové analyzátory, větší změna sortimentu vyšetření - doporučení pro zlepšení Výstupy - rozhodnutí a opatření k zlepšování SMK a procesů, zlepšení produktů, potřebám zdrojů Komunikace - příklad ➢ zaveden systém pravidelných porad se zápisem - porada vedení, operativní porady na pracovištích, provozní porady zaměstnanců pracovišť, porada úsekových laborantek, rada kvality. Zápisy z porad jsou distribuovány elekt. cestou a zveřejněny na nástěnce ➢ nejnovější důležité informace z provozu jsou zveřejňovány na aktuálních nástěnkách umístěných na všech úsecích. ➢ o odborných informacích a novinkách získaných na externích školeních informuje pracovník vyslaný na školení ostatní zaměstnance na interních školeních laboratoře ➢ pro uživatelé laboratorních služeb je k dispozici Laboratorní příručka na webu, kde jsou popsány náležitosti pro postupy v požadování služeb laboratoře KAPITOLA 5 TECHNICKÉ POŽADAVKY 5.1 Pracovníci  Kvalifikace pracovníků – minimální požadavky  Pracovní náplň  Školení + plán vzdělávání  Posuzování odborné způsobilosti  Přezkoumání výkonnosti 5.2 Prostory a podmínky prostředí  Řízení vstupu do prostoru laboratoří  Odpovídající skladovací prostory  Prostory pro pracovníky  Zařízení pro odběr vzorku pacientů  Tiché a nerušené pracovní prostředí duševní pohoda, lidský faktor = největší riziko https://www.tetratech.com/en/markets/high-performance-buildings/insights/innovation/the-future-of-laboratory-design 5.3 Laboratorní zařízení, reagencie a spotřební materiály  Ke všemu musí existovat evidence  Kalibrace zařízení, metrologická návaznost  Údržba, servis, opravy  Karta měřidla: identifikace zařízení, výrobce, stav  Provozní deník  Reagencie: příbalový leták, identifikace, šarže, uvolnění do provozu, postup pro objednání, příjem, skladování Záznamy o zařízeních jsou vedeny v provozních denících u každého měřidla nebo přístroje (zařízení). Na titulní straně každého provozního deníku je identifikace měřidla, přístroje nebo zařízení obsahující tyto údaje:  název měřidla, přístroje (zařízení), typ,výrobce, výrobní číslo, rok výroby,inventární číslo  datum uvedení do provozu ( datum přijetí je na dodacím listu)  typ provozu (nepřetržitý...), kontakt na výrobce, dodavatele (servis) Dále obsahuje:  seznam zaškolených pracovníků nebo odkaz na uložení  záznamy o provedení údržby, kontrole funkcí  záznamy o poruchách a jejich odstranění  záznamy o provedení odborného servisu  údaje o jakémkoliv přemístění U každého záznamu se uvede datum, kdy byla činnost provedena, popis úkonu, podpis pracovníka, který úkon provedl. Záznamy do provozního deníku provádí obsluha přístroje, případně servisní technik. 5.4 Procesy před laboratorním vyšetřením  Preanalytická fáze  Laboratorní příručka  Informace v žádance  Odběr a zacházení se vzorky  Pokyny pro STATIM 5.5 Procesy laboratorních vyšetření  Výběr, verifikace a validace postupů laboratorních vyšetření  Validace: používané mimo rámec zamýšleného rozsahu  Verifikace: ověření vhodnosti validované metody před zahájením rutinní činnosti  Referenční intervaly  Nejistota měření – rozsah hodnot, ve kterém mohou ležet skutečné hodnoty  SOP 5.6 Zajištění kvality výsledků laboratorních vyšetření  Interní kontrola kvality  Externí kontrola kvality – mezilaboratorní porovnávání  Účast je povinná 5.7 Procesy po laboratorním vyšetření  Přezkoumání výsledků  Skladování, uchování a likvidace vzorků https://www.happyend.cz/box-s-vikem-s-uchopem-na-sber-biologickeho-odpadu-30-l 5.8 Sdělování výsledků  Formát zprávy  Pravidla pro přepis výsledků a zpoždění laboratorního vyšetření  Interpretace a komentáře 5.9 Uvolňování výsledků  Datum a čas uvolnění  Telefonické sdělování  Uvolňovat výsledky může pouze atestovaný člověk  Přepracované zprávy – musí existovat nová i původní verze 5.10 Řízení informací v laboratoři  LIS  Zavázání k mlčenlivosti  Určené odpovědnosti a pravomoci pracovníků používajících LIS  Dokumentovaný postup při selhání informačních systémů http://ciselniky.dasta.mzcr.cz/CD/hypertext/WWAAY.htm Přínos x nevýhody ❖ Přínos - řád a pořádek - jasně stanovené odpovědnosti a pravomoci pro všechny činnosti a osoby ❖ Nevýhody - udržování aktuálnosti dokumentace je náročné - finanční nároky značné