PedF, katedra geografie 1
Projektový management
a projektové řízení
jarní semestr 2009/2010
Co je to projekt
a projektové řízení?
PedF, katedra geografie 2
Projekt - definice dle ČSN ISO
Dle ČSN ISO 10 006 je projekt jedinečný proces sestávající
z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení
a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného
cíle, který vyhovuje specifikovaným požadavkům, včetně
omezení daných časem, náklady a zdroji.
Projekt je sekvence činností mající jeden začátek a jeden
konec, přidělené zdroje a směřující k vytvoření určitých
produktů. S vytvořením produktů je vždy spojeno riziko.
PedF, katedra geografie 3
CÍL
PRODUKT
KZ
řídící činnosti
vývoj. činnosti
zadání
produkty
informace
prostředí
kvalifikace
PLÁNY
STRATEGIE
PROJEKTU
ŘÍZENÍ
ZLEPŠOVÁNÍ
PedF, katedra geografie 4
Životní cykly v projektu
Shodnout se
na problému
I.
Shodnout
se na cíli
II.
PŘÍNOSY A HLAVNÍ
VÝSTUPY PROJEKTU.
ZDROJE/OMEZENÍ, PROSTŘEDÍ
Popis stavuIII.
Určit
cestu
IV.
AKCE, RIZIKA
PedF, katedra geografie 5
Fáze projektu
Příprava
Plánování
Realizace
Ukončení
Vyhodnocení
Proč projekt realizovat? Co chceme projektem
dosáhnout?
CO, JAK, S KÝM, KDY, ZA KOLIK
Vytvoření produktů
Akceptace zákazníkem
Vnitřní ukončení a úprava interních metodik
PedF, katedra geografie 6
Trojimperativ projektu
CO
KDY ZA KOLIK
PedF, katedra geografie 7
A) Specifikaci provedení (tzn. co a v jaké kvalitě má být
provedeno).
B) Časový plán (kdy má být co provedeno).
C) Náklady na provedení jednotlivých činností
(ve spotřebované práci a v penězích).
Trojimperativ projektu
PedF, katedra geografie 8
Plánování projektu
Jakost projektu dle ČSN ISO 10 006
PedF, katedra geografie 9
Pět kroků projektu
CO Specifikace dodávek
JAK Cesta jejich vytvoření
S KÝM Kdo je udělá a jak bude řízen
KDY Kdy vzniknou
ZA KOLIK Kolik to bude stát
PedF, katedra geografie 10
Plánujeme projekt 1)
Přesně definovat CO se má udělat.
Tj. definovat produkty projektu
Aspekt věcný - definuje, co bude existovat.
Aspekt procesní říká, jaké činnosti budou
vykonány. (Pozn.: Vhodné pouze když
neumíme nadefinovat produkt, např. provedení
konzultace.)
Vždy je potřebné definovat metriky (kritéria
kvality)!
PedF, katedra geografie 11
Cíle projektu
Nová hodnota ­ předmět, produkt nebo služba, která je
výsledkem projektu a je reprezentována popisem určitého
stavu, jenž má v budoucnosti existovat.
cíl by měl dodržovat pravidlo SMART:
S (Specific) ­ specifický a konkrétní
M (Measurable) ­ měřitelné
A (Assignable) ­ přidělitelné pouze jednomu projektu a subjektu
R (Realistic) ­ dosažitelné
T (Time-bound) ­ časově ohraničené
PedF, katedra geografie 12
Globální cíl (Goal)
Všechny projekty musí začínat jasnou definicí cílů
projektu a určením specifik výsledků.
Určuje celkový směr a jeho konečný výsledek.
Je v něm obsažena strategická potřeba.
Shrnuje nejdůležitější informace o projektu.
Podrobněji rozpracováván do hierarchické struktury
dílčích cílů.
PedF, katedra geografie 13
Dílčí, specifické cíle (Objectives)
Konkretizují globální cíl.
Jasný a jednoznačný popis vlastností projektu.
Charakteristika cílů:
popis výstupu, který má být vytvořen;
očekávaný časový rámec dosažení výstupu;
měřítka, podle kterých se bude cíl považován za splněný;
podmínky, zpřesňují informace o způsobu splnění.
PedF, katedra geografie 14
Specifikace provedení
WWW PREZENTACE
Struktura prezentace
je hotová
Obsah prezentace
je vytvořen
Grafický návrh
je odsouhlasen
Stránky
naprogramovány
Stránky
otestovány
Vizuální a obsahová
část hotova
Stránky
spuštěny
Technické řešení
hotovo
PedF, katedra geografie 15
Plánujeme projekt 2)
Naplánovat JAK vzniknou jednotlivé výstupy
z plánu CO
Tj. jaké činnosti a v jaké logické posloupnosti
vytvoří produkty projektu.
Do postupu nezanášet hledisko času či
disponibility zdrojů!!
Není-li vzor: ODZADU!
PedF, katedra geografie 16
Projektový graf - příklad
Krok 1
Zahájení projektu
Krok 2
Návrh obsahu a
struktury stránek
Krok 3
Návrh grafické
podoby stránek
Krok 4
Vytvoření
prototypových
stránek
Krok 5
Schůzka UAP
(uživatel - autor -
prototyp)
Krok 6
Vytvoření
výsledných stránek
Krok 7
Odsouhlasení a
předání do rutinního
provozu
PedF, katedra geografie 17
Plánujeme projekt 3)
Naplánovat, S KÝM se dílčích cílů a celkového cíle
dosáhne.
Tj. v jakých strukturách bude projekt
organizován.
Jaké zdroje budeme potřebovat.
A jak tyto zdroje obsadíme lidmi.
PedF, katedra geografie 18
Organizační struktury
Útvarové (odbory městského úřadu) - horizontální.
Věcné (týmový aspekt, určeno pro projekt napříč odbory)
- vertikální.
PedF, katedra geografie 19
externí subjekt
PedF, katedra geografie 20
Okolí projektu
zaměstnanci
odbory konkurence
ext. dodavateléuživatelé
PROJEKT
ZO, MO
řešitelé
projektu
"vlastníci"
PedF, katedra geografie 21
Pozice na úrovni města
Vedení
projektu
Řešitelský
tým
Pracovní
tým
Řídící
komise
- pracovníci odborů, oddělení
- externí osoby
- zástupci partnera, sponzora
- manažer projektu
- administrátor
- ekonomka, účetní
- statutární zástupce
- vedoucí odboru
- manažer projektu
- pracovníci odborů, oddělení
- pracovníci zřízených organizací
PedF, katedra geografie 22
Definice projektu ­ projektový tým
Vytvoření projektového týmu zodpovědného za přípravu
a realizaci projektu.
Určit zodpovědnost.
Delegovat úkoly.
Modelové složení projektového týmu.
Projektový manažer (ředitel projektu).
Koordinátor projektu.
Technická asistence.
PedF, katedra geografie 23
Role členů projektového týmu
Projektový manažer (ředitel projektu).
Odpovídá za dosažení cílů projektu a dodržení všech
stanovených charakteristik projektu, nejvyšší řídící autorita.
Koordinátor projektu.
Odpovídá za faktickou realizaci projektu, tj. za realizaci dílčích
činností a úkolů s jasně definovaným zadáním, výstupy
a výsledky, rozpočetem a časovým obdobím.
Technická asistence.
Účetní ­ odpovídá za účetnictví projektu dle pravidle dotačního
titulu.
Asistent/ka ­ odpovídá za podpůrné činnosti (archivace).
PedF, katedra geografie 24
S KÝM - garance kvality
produkt
manažer projektu
členové
týmu
garantuje
vytváří
PedF, katedra geografie 25
Manažer projektu 1
Osoba svázána s odpovědností a pravomocí k řízení
projektu a dosažení stanovených cílů.
Syntéza
- odpovědnost za projekt,
- hlavní odpovědnost za dosažení cílů,
- řízení projektu,
- rovnováha odpovědnosti a pravomoci.
PedF, katedra geografie 26
Manažer projektu 2
Monitoruje a hlásí vývoj projektu.
Vytváří časové rozvrhy práce.
Vytváří individuální plány pro členy projektového týmu.
Získává závazek k úkolům od členů týmu.
Provádí každodenní vedení.
Identifikuje hlavní problémy a rizika.
Je zodpovědný za jakost projektu.
Má znalosti, zkušenosti a schopnosti provádět činnosti
v rozsahu daném projektem.
Manažer projektu je profese!
PedF, katedra geografie 27
Další kroky plánování
víme CO
víme JAK
víme S KÝM
KDY znamená určit:
datum zahájení činnosti
datum ukončení činnosti
PedF, katedra geografie 28
Harmonogram
Rozvržením aktivit projektu do časové řady vznikne
harmonogram projektu (časový plán).
Dostatečnou pozornost věnujte propočtu délky trvání
projektu (mnohé administrativní úkony trvají déle, než by
se mohlo na první pohled zdát).
Na harmonogram posléze navazuje konstrukce finančního
plánu a rozpočtu projektu.
Protože projekty ze své podstaty zahrnují určité riziko, je
dobré s ním počítat a naplánovat rezervy časové
a finanční.
PedF, katedra geografie 29
Síťové grafy (hranově nebo uzlově definované)
Příklad KDY: Ganttův graf
Příklad KDY: Ganttův graf
Klíčová aktivita/rok (2010) I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII.
Výběr a analýza témat vhodných ke komplexnímu
zpracování
Odborné přírodovědné zpracovávání šesti témat
Didaktické a metodické zpracovávání
přírodovědných témat
Recenzování učebních textů k tématům
Pilotní ověřování na partnerských školách
Zpracování připomínek recenzenta učitelů
partnerských škol
Tutorovaný e-learningový kurz a jeho aktivní
provozování
Návrh, zpracování a spravování webových
stránek projektu
Vybavení mobilní laboratoře
Provedení kurzů a workshopů
Zpracování souborného učebního textu
Překlad učebního textu vybraného tématu do
anglického jazyka
Zpracování příručního anglicko-českého slovníku
Tvorba interaktivního a multimediálního textu
Organizace závěrečné odborné konference
Tvorba harmonogramu
Nerealistické odhady = hrob projektu!
Časové rezervy jednotlivých kroků.
Buffer časových rezerv na konci projektu.
Započítání disponibility pracovníků ŘT, PT
i ostatních zdrojů.
Milníky nebo prémie za zkrácení?
PedF, katedra geografie 33
Plánujeme projekt 5)
Stanovit ZA KOLIK se projekt zrealizuje
čld - člověkoden
člm - člověkoměsíc
člr - člověkorok
odhady pracnosti
PedF, katedra geografie 34
Odhady kapacit
2 cesty jak odhadovat kapacity :
Zhora dolů
analogie
delfská věštírna
Z dola nahoru
vysčítáváním na základě metrik a výkazů
práce, shromážděných na předchozích
projektech.
PedF, katedra geografie 35
Rozpočet projektu
Základem je co nejpodrobněji zpracovaný rozpočet
projektu.
Nutnost rozdělení nákladů na uznatelné a neuznatelné dle
podmínek programu.
DPH ­ uznatelný náklad pro neplátce (nemožnost odpočtu
daně na vstupu).
Nutno přihlížet na potřebnost (oprávněnost) nákladů
vzhledem k výstupům projektu (někdy je určení
jednodušší, někdy komplikovanější).
PedF, katedra geografie 36
Uznatelné x neuznatelné náklady
Uznatelné náklady ,,lze uplatňovat" nejdříve od doby registrace
projektu (za předpokladu, že tyto náklady byly prokazatelně
proplaceny konečným příjemcem). Výjimka se vztahuje na náklady
k projektové dokumentaci.
Dle typu projektů (investiční, neinvestiční) jsou některé druhy nákladů
omezovány (limit X % z celkových nebo uznatelných nákladů
projektu).
Neuznatelné náklady nejsou podporovány (např. DPH u plátců, pokuty
a penále, nákup osobních vozů, náklady na opravu a údržbu strojů
a zařízení, ostatní daně a správní poplatky, úroky z úvěru).
PedF, katedra geografie 37
Specifika jednotlivých programů
Každý dotační titul má svá finanční specifika, kterými se
musíme řídit nebo nám mohou pomoci.
Patří mezi ně ­ např.:
min. a max. výše celkových uznatelných nákladů,
množství peněz alokovaných na výzvu (-> kalkulace
naší ,,šance"),
% podpory z různých zdrojů (liší se dle typu žadatelů).
PedF, katedra geografie 38
Postup plánování
1) Nejprve je nutné mít
vypracován plán CO,
vytvořen projektový graf
(plán JAK) a plán
S KÝM.
2) Hrubý odhad délek trvání
jednotlivých činností
(tj.etap, kroků, úkonů).
3) Pak odhadovat spotřeby
práce v člověkodnech
nebo člověkoměsících.
4) Tento postup je potřebné
iterativně opakovat ve vazbě
na již vytvářený projektový
tým a dostupnost klíčových
zdrojů.
5) Zohledňovat požadavky top
managementu a zákazníka na
trojimperativ projektu.
6) Finální produkt vzniká jako
kompromis mezi optimálním
a možným.
PedF, katedra geografie 39
Projektové řízení v praxi
aneb
krátký návod jak připravit
projekt.
PedF, katedra geografie
Obecný projektový cyklus
Konceptuální návrh
Definice projektu
Produkce
Operační období
Vyřazení projektu
PedF, katedra geografie 41
Konceptuální návrh
Formulace základních záměrů, hodnocení přínosů a dopadů
realizace projektu, odhady nákladů a času potřebného na
vlastní realizaci, předběžná analýza rizik.
Příprava projektu.
Proč projekt realizovat?
Co chceme projektem dosáhnout?
Výstup => Projektový záměr
PedF, katedra geografie 42
Konceptuální návrh ­ přípravná fáze
Příprava projektu.
Proč projekt realizovat?
Co chceme projektem dosáhnout?
Jakým způsobem bude výstupů a výsledků projektu dosaženo?
Informace o dotacích.
Získání dostatečného množství informací (podmínky programu,
text výzvy, hodnotící tabulka).
Seznámení se s programovými dokumenty (operační program,
prováděcí dokument, výzva, příručka pro žadatele a příručka pro
uživatele)
Prostudovat hodnotící tabulku!
PedF, katedra geografie 43
Předběžné zjištění/ověření přijatelnosti žadatele.
Konzultace projektového záměru.
Akceptace podmínek čerpání dotace (povinnost
archivovat dokumentaci, respektování zásad výběrových
řízení, podrobit se kontrolám celé řady oprávněných
orgánů a institucí, atd.).
Předběžná představa o zajištění finančního krytí
projektu.
PedF, katedra geografie 44
Projektový záměr
..."záměr" znamená popis produktu projektu, jeho znaky a jak se
mají tyto znaky měřit nebo posuzovat. (ISO 10006)
Převedení požadavků zákazníka a ostatních zainteresovaných stran
na činnosti, které se mají provádět pro dosažení cílů projektu a pro
organizování těchto činností.
Záměr rozpracovává strategii, součástí dokumentu záměru projektu
jsou cíle a způsob jejich dosažení, určené ve strategii.
PedF, katedra geografie 45
Definice projektu
V podstatě se jedná o zpřesnění výstupů první fáze.
Diversifikace cílů, příprava metodik a disponibilních znalostí
a dovedností, identifikace zdrojů, nastavení realistického časového
rámce a propočet nákladů, definice rizik a předpokladů omezení
jejich dopadů, příprava detailních plánů na realizaci projektu.
Plánování projektu.
Co, jak, kdy, s kým a za kolik?
Výstup => Podrobný plán projektu ­ projektová žádost včetně
příloh.
PedF, katedra geografie 46
Vlastní příprava projektu
Vytvořit plán.
Zajištění a příprava ,,podkladů".
Interní podklady (rozpočet, složení projektového týmu,
harmonogram realizace).
Externí podklady (výpisy z rejstříků, územní rozhodnutí, stavební
povolení, EIA a NATURA 2000).
Zpracování projektu včetně příloh a kontrola kvality.
Vypracovat projekt/žádost.
Vyřídit povinné přílohy.
Registrovat včas.
PedF, katedra geografie 47
Časový prostor
přestože se může zdát, že je na přípravu projektu
dostatek času, je dobré si zajistit dostatečnou časovou
rezervu;
tato fáze může zabrat až půl roku (v závislosti na typu
projektu);
časová rezerva je důležitá především kvůli pevnému datu
podávání žádostí.
PedF, katedra geografie 48
Měření cílů projektu
Indikátory vstupů představují vynaložené finanční prostředky
na projekt. Př. otázka: Kolik to bude stát?
Indikátory výstupů jsou podpořené aktivity projektu.
Př. otázka: Co projekt podpoří?
Indikátory výsledků vyjadřují přímé a okamžité účinky
podpory. Př. otázka: Čeho bude dosaženo?
Indikátory dopadů sledují dlouhodobější pozitivní následky
podpory udržitelnost toho, čeho bylo v projektu dosaženo.
PedF, katedra geografie 49
Partneři a zainteresované skupiny
Při přípravě projektu je důležité zamyslet se nad prostředím, ve
kterém se vše bude realizovat. Na základě toho a obsahu
projektu pak v dostatečném předstihu zajistit partnery pro
projekt.
partneři by měli mít možnost účastnit se přípravy;
přesně určená role, popis zapojení a podíl partnera je nutné
uvést i v žádosti.
v této fázi projektu vymezte i tzv. zainteresované skupiny;
jde o instituce, jednotlivce či skupiny, které se projektu přímo
neúčastní, ale přesto jsou nějakým způsobem ovlivněny;
je dobré zvážit jejich vliv, případně účast v projektu, čímž se
zamezí možným rizikům.
PedF, katedra geografie 50
Zpracování projektu - žádost
Žádost o přidělení dotace bývá většinou zpracovávána
elektronicky.
Vlastní zpracování se provádí obvykle na konci přípravy
projektu a je jeho celkovým zhodnocením a shrnutím.
Vychází z ostatních příloh (především studie
proveditelnosti) a dalších výsledků celého přípravného
období.
Žádost musí obsahovat všechny důležité části projektu,
jako jsou konečné cíle, aktivity a výstupy, včetně co
nejpřesnějšího popisu realizace projektu a jeho vlivu na
okolí či ostatní subjekty.
PedF, katedra geografie 51
Projektová žádost
Obtížná překážka při získání oprávněných finančních
prostředků.
Administrativní nástroj nutný k tomu, aby financující
subjekt doložil, že prostředky vynaložil správně.
Souhrn podstatných informací, aby se mohl financující
subjekt přesvědčit o potřebnosti, účelnosti a efektivitě
navrhovaného projektu.
PedF, katedra geografie 52
Přílohy projektu
Povinné X nepovinné
seznam povinných příloh je stanoven vždy ve výzvě
k předkládání projektů;
při dokládání nepovinných příloh je důležité zohlednit, zda
jsou bodově hodnoceny, resp. zda rozvádí bodované otázky;
např. čestné prohlášení x výroční zprávy.
Předkládané spolu s žádostí X předkládané při podpisu
smlouvy
v textu výzvy k předkládání projektů je stanoveno, kdy musí
být jednotlivé přílohy nejpozději doloženy;
je vhodné opět zvážit, zda nepředložit přílohu, kterou je
možné dokládat až při podpisu smlouvy, již v momentě podání
žádosti;
např. doklad o zajištění finančního krytí projektu.
PedF, katedra geografie 53
Produkce
Vlastní realizace neboli pořízení projektu.
Řízení prací a subdodávek, kontrola postupu podle
časového plánu a rozpočtu, řízení komunikace
a nezbytné projektové dokumentace, kontrola kvality
a účinnosti dosažení jednotlivých dílčích cílů, testování
výstupů, pořízení dokumentace jako podklad pro užívání
předmětu projektu a tvorba plánu podpory v operačním
období.
PedF, katedra geografie 54
Operační období
Vlastní užívání předmětu projektu.
Integrace předmětu projektu do existujících
organizačních systémů společnosti uživatele, hodnocení
technologických, sociálních a ekonomických dopadů
realizovaného projektu v rámci předpokladů daných
v konceptuálním období, zpětná vazba pro plánování
dalších projektů a hodnocení úrovně spolupracujících
systémů.
Monitoring realizace, výstupů a výsledků projektu.
PedF, katedra geografie 55
Vyřazení projektu
Převedení předmětu projektu do stadia podpory
a do případné odpovědnosti organizace, která podporu
poskytuje, převedení zdrojů (např. pracovníků nebo
technologií) na jiné projekty, zpracování poučení a získaných
zkušeností z řízení daného projektu.
Vnitřní ukončení a úprava interních metodik.
Vyhodnocení projektu.
Po ukončení doby udržitelnosti projektu.
PedF, katedra geografie 56
Desatero úspěšného žadatele
Definování projektu
Konzultace projektu
Posouzení svých možností
Výběr zpracovatele
Začít včas
Kontrola zpracovatele
Dodržovat pravidla pro předkládání žádostí
Finanční krytí projektu
Výběr dodavatele
Udržitelnost
Rada na závěr ­ konzultovat, konzultovat, konzultovat !
PedF, katedra geografie 57
Pro dnešek vše!!!
Pokračování za týden
Aplikovaná kartografie
ve veřejné správě
PedF, katedra geografie 58