Correspondance Commerciale_ Simulation Globale
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PRÉSENTATION DE LA SIMULATION .................................................................................................................2
DOSSIER FINAL .................................................................................................................................................3
CARACTÉRISTIQUES DE VOTRE DOSSIER......................................................................................................................... 3
RETOUR DE VOS TRAVAUX HEBDOMADAIRES.................................................................................................................. 4
DESCRIPTIF DES CORRESPONDANCES............................................................................................................................ 5
 Préambule.............................................................................................................................................. 5
 Demande de renseignements ................................................................................................................ 5
 Rédiger une note de service/d’information (voir premier semestre)..................................................... 6
 Rédiger/répondre à une commande...................................................................................................... 6
 Rédiger une lettre de réclamation......................................................................................................... 7
 Rédiger une lettre relative au paiement................................................................................................ 7
 Rédiger une lettre pour sa banque/ son assurance ............................................................................... 7
 La lettre de vente................................................................................................................................... 7
TRAVAIL PERSONNEL........................................................................................................................................7
ENTRETIEN/ORAL .............................................................................................................................................8
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Présentation de la simulation
Tout au long de ce semestre, vous allez évoluer dans l’univers d’une entreprise fictive
que vous allez créer et qui s’inscrit dans un espace géographique réel. Elle interagira avec
certaines des entreprises fictives créées par vos collègues mais aussi avec d’autres réelles.
Après avoir défini les caractéristiques de votre entreprise – voir ci-après – vous serez
amenés à composer différentes lettres commerciales selon un planning qui vous sera
communiqué ultérieurement. Ces activités font automatiquement appel à des compétences
transversales notamment grammaticales et discursives, quelques compétences informatiques –
word pour l’essentiel – et bien entendu des notions culturelles et vos propres connaissances
dans le domaine d’activité choisi. Il est recommandé de privilégier les petites structures.
Vous avez toute latitude pour faire les recherches nécessaires à la réalisation de vos
tâches aussi bien en cours que chez vous. Il est important de bien poser votre cadre afin
d’assurer dès le début une cohérence à votre travail. À noter que quelques communications
internes à votre entreprise viendront compléter vos communications.
La totalité de ce travail à la fois collectif et personnel sera compilé dans un dossier
répertoriant toutes les communications réalisées durant le semestre. Il devra obligatoirement
contenir les lettres reçues de vos partenaires en réaction à vos lettres/courriels ou conduisant à
vos réponses.
Il est donc vivement recommandé de tenir à jour vos correspondances, de prendre des
notes sur vos interactions afin de récupérer un exemplaire des lettres nécessaires au montage
de votre dossier à rendre pour le « zapocet » final. Celui-ci se compose de 3 parties :
- le dossier pour 60%
- le travail personnel effectué dans les délais impartis pour 10%
- l’entretien oral sur le dossier pour 30%. À noter qu’une courte simulation téléphonique sera
effectuée lors de cet oral de fin de semestre sur une des situations de votre dossier.
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Dossier final
Caractéristiques de votre dossier
- format .doc
- Taille de police : 12
- Police d’écriture : Times new Roman
- Interligne : entre 1,3 et 1,5 selon votre mise en page et la quantité de texte.
Vous enregistrerez votre dossier dans IS.MUNI, rubrique « Odevzdávárny » puis Dossier
Final. Ce dernier est déjà créé. Allez le consulter pour connaître la date butoir. Votre
document sera automatiquement nommé sous la forme suivante :
 Nom_Prénom_Nom de l’entreprise
Vos premières pages seront obligatoirement :
- une page de garde
- une page de présentation avec le logo, les coordonnées ainsi que la capture d’écran de
la situation géographique.
- le sommaire
Suivront les 3 documents suivants qui sont expliqués un peu plus loin.
- l’historique
- la fiche signalétique
- le catalogue des prix
Concernant l’organisation des pages suivantes, je vous laisse libre mais gardez en tête qu’elle
doit être pertinente et cohérente. En effet, veillez à bien insérer les correspondances au regard
de votre progression, il n’y a pas d’ordre donné et unique pour tous - une lettre de vente peut
intervenir juste après une reprise d’activité, suite à un élargissement de l’offre, etc.
Le dossier doit contenir les travaux suivants :
- la demande de renseignements (courriel ou lettre au choix)
- 2 commandes adressées à des membres du groupe de cours
- une modification de commande (en réponse à une des commandes reçues)
- un refus de commande
- 2 réclamations (dont au moins une adressée à un de vos collègues du groupe)
- une relance de paiement avec facture
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- une lettre pour l’assurance, une autre pour la banque
- une note de service/d’information
- une lettre de vente
Le tout devra me parvenir pour le 21 mai. Aucun dossier ne sera accepté passé ce
délai. Le dernier cours du 24 avril vous permettra de poser des questions, faire le point avec le
groupe sur les courriers échangés dont vous aurez besoin pour vos dossiers (ex. Anna
demandera à celui/celle qui lui a envoyé une commande de la lui envoyer par courriel pour
qu’elle puisse la joindre à son dossier avant sa réponse).
Retour de vos travaux hebdomadaires
Chaque document mentionné ci-dessus devra être mis en ligne sur IS.MUNI dans des dossiers
distincts à des dates précises (dans tous les cas pour dimanche midi).
 01. Préambule
 Historique
 Fiche signalétique
 Catalogue des prix
 02. Demande de renseignements
Pour ceux qui opteront pour la forme du courriel, votre capture d’écran sera donc insérer sur
une page au format « paysage » pour plus de clarté.
 03. Commandes
Il s’agit des 2 commandes que vous allez adresser à vos partenaires du groupe. Il vous
appartient d’envoyer un exemplaire à la personne concernée.
 04. Réponses
Il s’agit des 2 lettres envoyées en réponse aux 2 commandes reçues. Si vous n’avez qu’une
commande, celle-ci sera acceptée mais modifiée.
La seconde devra être un refus pour une commande fictive reçue de la part d’une entreprise
locale.
 05. Réclamations
 06. Relance
 07. Assurance
 08. Banque
 09. Lettre de vente
 10. Dossier final
 11. Dossier après consultation
Il s’agira de mettre en ligne votre dossier mis à jour après les recommandations faites durant
l’entretien oral du zapocet si vous ne l’avez pas obtenu au premier tour.
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Descriptif des correspondances
De natures différentes, toutes ont pour objectif de communiquer un message structuré, précis
et cohérent. Après avoir défini dans les grandes lignes le cadre créé pour votre entreprise, il
s’agira de produire plusieurs écrits.
 Préambule
Première étape : réfléchir et faire les recherches nécessaires concernant les points suivants :
 l’entreprise
- nom et logo (simple !)
- bref historique : date de création, type de société, son passé (contexte), les relations déjà
existantes avec d’autres entreprises du groupe de travail.
- objectifs : ouverture d’un nouveau marché, d’une nouvelle antenne, reprise d’une clientèle,
nouvelle implantation, etc.
- lieu d’implantation
- personnages importants et leur fonction.
 fiche signalétique (voir la documentation mise en ligne)
 le secteur d’activité (quelque chose que vous aimeriez faire, dont vous connaissez
un peu le domaine par exemple)  recherche d’entreprises françaises de ce secteur
- import/export
- besoins (demande)/offre
- partenaires potentiels :
 réels  l’existant et les interactions possibles avec la réalité
 collègues  un client et un fournisseur minimum
 les entreprises proposant des services incontournables à la vie d’une
entreprise (téléphonie, banque, assurance, etc.)
Voici le plan des lettres/courriels à joindre à votre dossier final. Un dossier intitulé
« document » sera disponible sur la plateforme IS pour vous aidez à repérer la structure et
l’essence de ces correspondances. De plus amples informations seront données en cours.
 Demande de renseignements
Elle doit être connue de tous les autres au moment de la rédaction des renseignements. Pour
cela, je vous renvoie au dossier « documentation » en ligne.
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Une fois votre lettre partagée dans le dossier prévu à cet effet sur le système IS et accessible
de tous, vous rédigez un courriel de renseignements à destination d‘un de vos
fournisseurs/partenaires sur la base de leur lettre de vente.
Attention, nous partons du principe que tous vos fournisseurs/partenaires possèdent un site
web ou un blog sur lesquels figurent des renseignements classiques et une adresse de contact.
Votre objectif : obtenir des renseignements relatifs à une demande/offre de partenariat, à des
précisions sur certains produits, à une demande spéciale, à des conditions de vente/livraison,
etc. (au choix). Tenez compte de votre historique si nécessaire.
Vous écrirez votre courriel à partir d’un modèle réel type communiqué dans le dossier
« document » réelle dont vous ferez une capture d’écran et intègrerez dans votre dossier.
 Rédiger une note de service/d’information (voir premier semestre)
La note est rédigée suite à une importante décision, un événement extérieur qui a un impact
sur la vie de l’entreprise, un changement à venir pour une raison précise, etc.
Pour les petites structures, une information pour le client dans la devanture/vitrine/étagères
sur les produits offerts, leur provenance, recherche de personnel, etc. suffit.
 Rédiger/répondre à une commande
2 étapes :
1/ À partir d’un catalogue de prix, passer deux commandes auprès de compagnies
différentes. Les deux doivent faire partie du groupe de travail. Vous pouvez vous inspirer des
exemples de lettre fournis dans le dossier « documentation ». Veillez bien à repérer/identifier
les différentes étapes de la lettre.
2/ Parmi les comandes reçues :
- Choisissez en une, y répondre favorablement mais en apportant une
condition ou une modification pour des raisons que vous expliquerez de manière concise.
Vous pouvez utiliser la forme du courriel (dans ce cas, faites une capture d’écran de votre
production).
- L’autre fera l’objet d’un refus motivé
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 Rédiger une lettre de réclamation
Il s’agit de faire suite à deux commandes passées, dont une obligatoirement du groupe. Un
problème est survenu et vous n’êtes pas satisfait du résultat. Deux réclamations sont à
produire :
- La commande passée est incomplète ou erronée
- La commande n’a toujours pas été livrée, les produits sont en mauvais état, etc.
 Rédiger une lettre relative au paiement
Votre client n’a toujours pas réglé sa facture. Vous décidez donc de le relancer par lettre sans
oublier de rappeler les faits/processus et autres conditions de ventes.
- La facture n’a pas été réglée
- rappel de la facture (la joindre au rappel, se référer aux modèles proposés dans le dossier
« document » au besoin)
 Rédiger une lettre pour sa banque/ son assurance
Certains aléas de la vie, imprévus ou pas, vous amènent à contacter votre banque (nouvel
achat de matériel, problème de financement, etc.) et votre assurance (renouvellement,
accident, sinistre, etc.). Après avoir analysé la structure des documents du dossier, vous devez
rédiger une lettre pour chaque institution :
- Demande d’autorisation de découvert, de prêt à taux préférentiel ou contestation d’opération
bancaire (banque)
- Déclaration de vol/sinistre/accident de travail (assurance)
 La lettre de vente
Nous y reviendrons durant notre séance de cours.
Travail personnel
Je vous rappelle que votre rigueur dans ce travail compte pour 10% de votre note finale, ne
le négligez pas ! Il s’agit d’un travail collectif et tout retard aura un impact sur le travail d’un
ou plusieurs collègues. Un travail régulier est nécessaire à la bonne conduite du projet. Veillez
bien à la cohérence de vos écrits par rapport au contexte mais aussi par rapport à votre
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environnement, aussi bien naturel qu’humain. Enfin, ce travail hebdomadaire tient compte du
volume horaire correspondant au cours.
Entretien/oral
Celui-ci interviendra après la remise du dossier. Il consiste en une discussion autour de votre
dossier, réflexion, cohérence et une des communications écrites fera l’objet d’un appel
téléphonique. Il vous faudra réagir, comme vu au premier semestre, à une situation simple
mais cette fois impliquant une personne externe à votre entreprise. Le tout durera environ 15
minutes.