Dotace a úskalí Dotační příležitosti Časté chyby §nekvalitní záměr §chybné pochopení dotačního programu a snaha o „napasování“ projektu do určitého programu §nedostatečné prostudování relevantních dokumentů k operačním programům §chybějící údaje v žádosti §ponechání podání žádosti na poslední den (podaní může ohrozit výpadek proudu, dopravní zácpa, kolaps počítače aj.) §nesplnění podmínek dané výzvy nebo operačního programu, pod níž podnikatelský záměr spadá (např. nedoložení 2 let historie společnosti) §chybějící přílohy doložené k žádosti (např. doklad o právní subjektivitě, dokument pro finanční a ekonomické hodnocení projektu, stavební povolení s vyznačením nabytí právní moci, smlouva o vedení účtu a další přílohy uvedené v sekci doporučení) Zdroj: Banka projektů, http://www.banka-projektu.cz/sablony/spolufinancovani-z-fondu-eu/nejcastejsi-rizika-a-chyby/ § Formální chyby •Žádost nebyla vyplněna na správném formuláři – pro každý operační program a danou oblast podpory existuje samostatný formulář v aplikaci BENEFIT7 (např. regionální operační programy, Integrovaný operační program, atd.), BENE-FILL (Operační program životní prostředí), eAccount (Operační program Podnikání a inovace, který nabízí pro obce jen několik dotačních titulů). J •Žádost byla podána do jiné oblasti podpory – nejčastější chyba žadatelů, kdy dojde k nedůslednému prostudování podporovaných aktivit příslušné výzvy, a žadatelé předloží projekt do jiné oblasti podpory. Věcná náplň projektu, tedy konkrétní aktivity, musí naplňovat pouze jednu oblast podpory. Nelze projektem realizovat aktivity z jiné oblasti podpory! •Žádost není pevně spojená – je nutné zajistit, aby jednotlivé listy nebyly od sebe lehce oddělitelné a zamezilo se tak záměně listů. •Žádost obsahuje nesprávný kód – žadatel je povinen dle Příručky pro žadatele a výzvy předložit žádost v listinné a elektronické podobě. Při finalizaci projektu získává Vaše žádost unikátní tzv. HASH klíč, který slouží k identifikaci projektové žádosti. Tento unikátní kód je kontrolován v listinné i elektronické formě žádosti. Stává se, že na poslední chvíli žadatelé mění žádost, ale mají ji již finálně uloženou či dokonce vypálenou na CD. „Odfinalizováním“ projektové žádosti dochází ke ztrátě tohoto klíče a musíte opět vygenerovat nový kód. •Nesprávně vyplněné záložky v žádosti – např. špatná struktura financování projektu, zahrnutí DPH do uznatelných nákladů v případě nároku na odpočet, nedostatečné popsání projektu. •Chybějící přílohy - jestliže žádost obsahuje přílohy, je nutné na začátek uvést seznam těchto příloh. Seznam musí odpovídat požadovanému členění příloh uvedeném ve výzvě či Příručce pro žadatele. •Přílohy nebyly pevně spojené – všechny přílohy je nutné svázat do druhého svazku opět dle číslování a seznamu příloh. Zamezí se tak ztrátě, výměně listů či poškození. Formální chyby - pokračování •Přílohy nebyly očíslované podle podepsaného seznamu příloh – obsahují-li přílohy na začátku seznam, je nutné také jednotlivé přílohy dle tohoto seznamu očíslovat. •Přílohy nebyly nazvány správným jménem – názvosloví příloh je nutné zachovat v souladu s Příručkou pro žadatele a výzvou. Platí to také pro dokladování nepovinných příloh. •Žádost či přílohy nejsou podepsány statutárním zástupcem – každou přílohu musí zvlášť podepsat statutární zástupce. V případě více podpisových práv je nutné doložit oprávnění osoby žádost a přílohu podepsat (plnou moc, výpis z obchodního rejstříku apod.). •Ze zakladatelské listiny ani z jiného dokumentu nebylo zřejmé, kdo je statutární zástupce – v případě, že doložíte pouze živnostenský list či zřizovací listinu, není zřejmé, kdo je statutárním zástupcem instituce. Proto je nutné doložit ještě další dokumenty, např. jmenovací dekret, usnesení správní rady atd. •Některé přílohy nebyly originálem nebo ověřenou kopií – pozor na častý výskyt této chyby. Žadatel musí doložit přílohu v originále nebo ověřené kopii. Při doložení ověřené kopie pozor na platnost ověření, což bývá často 90 dní. – •Žádost i přílohy nejsou podány v odpovídajícím počtu – příručky i výzvy definují přesný počet paré, které musíte odevzdat. •Projekt není v souladu s legislativou ČR a EU – problémy nastávají se zaměřením projektu z ekonomického hlediska, kdy projekt např. spadá do oblasti veřejné podpory, či generuje příjmy. Podepisujete četné prohlášení, ve kterém deklarujete, že s podmínkami a legislativou souhlasíte! – •Projekt nespadá do územní podpory – projekt musí být realizován pouze v území, které je vymezeno jako území realizace příslušného operačního programu. Častější chyby se dělají v regionálních operačních programech, kdy aktivity musí být realizovány v příslušném regionu. U ostatních tematických operačních programů je územím realizace projektu celé území České republiky mimo území hl. m. Prahy a pro programy Adaptabilita a Konkurenceschopnost je území realizace projektu území hl. m. Prahy případně vybraných městských částí. - Projekt má vyšší celkové způsobilé náklady, než dovolují pravidla - projekt musí být v rozmezí minimálních (a, jsou-li stanoveny, také maximálních) celkových způsobilých výdajů stanovených pro danou oblast podpory. •Žadatel nesplňuje definici oprávněnosti – žadatel si musí přečíst, zdali vůbec jeho právní postavení umožňuje žádat o dotaci. Okruh žadatelů je uveden vždy ve výzvě a Příručce pro žadatele. •Termín realizace akce není v souladu s podmínkami daného kola výzvy – pozor na časovou alokaci projektů. Každá výzva má omezenou dobu realizace Vašeho projektu, pokud ji překročíte, je to pádný důvod k vyřazení Vašeho projektu. •Financování projektu •Způsobilost výdajů – žadatel musí mít na paměti, že existují způsobilé a nezpůsobilé výdaje. Předmět financování pomocí dotace jsou pouze způsobilé výdaje. Příručka obsahuje výčet způsobilých i nezpůsobilých výdajů. Podle toho rozdělení je nutné zpracovat i i projektovou žádost. Nedostatky v projektech •Nedostatečné zkušenosti s realizací podobných projektů – pokud žadatel neuvede, že má jisté zkušenosti s řízením projektů (POZOR! – nemusí to být pouze projekty financované ze Strukturálních fondů EU!), získává automaticky méně bodů. •Nedostatečně popsaná zvolená technologie – záměrem technického zhodnocení projektu je popsat co nejpodrobněji zvolené prostředky k dosažení cílů projektu. U investičních projektů takový problém nebývá, jelikož vše obsahují technické dokumentace (např. dokumentace ke stavebnímu povolení). •Nedostatečně popsána udržitelnost projektu – dotační podmínky říkají, že služby, zboží musí být používáno i nadále po skončení projektu, a to 5 let. Také pracovní místa, která projektem vytvoříte, musíte 5 let po skončení projektu udržet! Nelze toto pracovní místo zrušit dříve! V projektové žádosti byste měli správně a důkladně popsat finanční a věcnou udržitelnost. •Nedostatečně popsaný realizační tým - kompetence jednotlivých členů projektového týmu musí být přesně vymezeny, tzn., každá osoba v projektu musí mít přesnou pracovní náplň. U projektové žádosti nemusíte zatím uvádět konkrétní jména osob, nicméně je nutné právě popsat činnost této osoby pro projekt, zvláště, když víte, osoba je zaměstnána pro více takových projektů, či má i jiné zaměstnání. •Nesoulad mezi údaji v žádosti a ekonomické části projektu – jestliže zpracováváte nejdříve ekonomickou studii, měli byste údaje z této studie používat také v žádosti. Stává se, že napíšete do žádosti jiná technická data, případně jiný projektový tým apod. •Nejasný harmonogram – aktivity nebyly časově vymezeny. Pozor na víceetapové projekty, kdy musíte doložit jasné rozdělení projektu do jednotlivých etap. Aplikace BENEFIT 7 žádá rozdělení harmonogramu na denní periody. •Partnerem byl dodavatel – partnerství v projektu je založeno na dobrovolnosti, nicméně partnery nemohou být potencionální dodavatelé služeb, stavebních prací apod. Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, jste povinni vybírat dodavatele na základě transparentnosti a nediskriminace. Z tohoto důvodu je nutné vždy počítat se situací, kdy musíte vyhlásit výběrové řízení na dodavatele. V žádném případě nemůže být znám předem, natož aby byl Vašim partnerem. •Veřejné zakázky – jestliže v projektu pořizujete dodávky, služby či stavební práce, musíte v projektové žádosti vyplnit záložky týkající se specifikace veřejné zakázky. Mnozí žadatelé na toto opomínají. Některá dotační pravidla (např. ROPy či OP VK) vyžadují provedení základního typu výběrového řízení, již pokud dodávka, či služba přesahuje hodnotu 10 tis. Kč. Obvykle bývá min. hranice pro konání výběrového řízení nastavena na 100 tis. Kč. Zákon č. 137/2009 Sb., o veřejných zakázkách - může být dotace krácena nebo dokonce odebrána. K tomu ještě budete obtěžováni Úřadem pro hospodářskou soutěž, protože nakládáte s veřejnými prostředky Nedostatky v projektech – pokr. •Nebyla dostatečně doložena potřebnost projektu – potřebnost projektu vychází z nějakého nedostatku např. služeb, který chybí v okolí. Z tohoto důvodu se v projektové žádosti vyžaduje přesný popis potřebnosti. Nejjednodušeji se potřebnost dokazuje kvantitativně, tedy na základě čísel. Použitím různých statistických ukazatelů dokázat, že projekt je důležité zrealizovat, vždy potřebnost kvantifikovat. •Monitorovací indikátory – v projektové žádosti musíte zvolit správné monitorovací indikátory a poté je také vykázat. Při stavebních projektech není problém zjistit délku nové silnice, či plochu nového objektu. U neinvestičních projektů se monitorovací indikátory vykazují pomocí různých prezenčních listin, fotografií, pozvánek apod. Proto musíte z každé akce pořizovat pozvánky, zápisy, prezenční listiny a fotodokumentaci. Vykazování monitorovacích indikátorů popsat již v projektové žádosti, tedy jakým způsobem naplnění indikátorů bude vykázáno •Rozpočet projektu – někteří žadatelé si myslí, že z veřejných zdrojů lze zaplatit úplně všechno. Proto rozpočty bývají často nadhodnoceny. Před podáním žádosti ověřit dle zveřejněných hodnotících kritérií pravděpodobnost úspěchu a optimalizovat rozpočet. Některé operační programy – OP VK mají metodické pokyny ke stanovení mezd pro jednotlivé pozice členů projektového týmu v jednotlivých krajích ČR. Problémem se také stává uznatelnost výdajů, především u DPH. Pokud je žadatel plátcem DPH, nemůže uplatňovat uznání výdajů na DPH v rámci projektu. Výjimku tvoří pouze takové projektové aktivity, které se nevztahují k běžné činnosti, ze které daň odvádí. Žadatel je v tomto případě povinen předložit čestné prohlášení, že aktivity nejsou totožné s běžnou činností subjektu. Pokud žadatel není plátce daně, může si uplatnit DPH jako uznatelný náklad v projektu. Musí však DPH zahrnout do celkové struktury rozpočtu. •Zdroj: Ing. Josef Abrhám, Ph.D. Zdroj •Jak napsat projektovou žádost studijní podklady ke vzdělávacímu programu v rámci projektu „Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje“, reg. č. CZ.1.11/4.2.00/39.01659 Rizika §Často neovlivnitelná §Zmírnění rozsahu jejich důsledků – seznámit se s nimi, počítat s nimi, vyvarovat se jich, psychicky se na ně připravit §nespolehlivost projektové firmy (manažera) §neschválení předložené žádosti o dotaci §zaneprázdněnost projektového manažera, který nestíhá vykonávat všechnu svou práci, projekty se mohou zbytečně zpožďovat §krácení, či odebrání dotací již schválenému projektu § Zdroj: Banka projektů, http://www.banka-projektu.cz/sablony/spolufinancovani-z-fondu-eu/nejcastejsi-rizika-a-chyby/ • Úskalí dotací •výběr dodavatelů - včas zrealizovat výběrová řízení •dodržet proces zadávání veřejných zakázek, zejména u investičních projektů •důsledně ohlídat termíny a parametry stanovené v rozhodnutích (v případě nedodržení termínu jsou poskytovatelé povinni podle zákona o rozpočtových pravidlech nahlásit na místně příslušný finanční úřad) •nepodceňovat lidské zdroje – nedodržení termínů v drtivé většině vzniká při odchodu pracovníka, který žádost o dotaci připravoval a dohlížel na realizaci projektu •zajistit udržitelnost a povinná hlášení o naplnění výsledků (např. reálně dosažené úspory energie) •dohlédnout na správnou fakturaci •zajistit vedení odděleného účetnictví finanční podpory tam, kde je vyžadováno •publicita •zajistit tzv. udržitelnost projektu, kdy je po dobu až pěti let třeba zachovat výstupy projektu např. v podobě pořízeného majetku (budova, SW řešení apod.) Nevýhody dotací §EU dotace - především náročná administrativní práce (externí dotační firma). Spoluprací vzniká další možná nevýhoda kdy: specialista na dotace čili „cizí člověk“ chce vědět, potřebuje vědět, o všech detailech projektu, co se v projektu děje §více informací, např. Svět úspěšných.cz https://svetuspesnych.cz/dotace-pro-podnikatele-spanelska-vesnice-nebo-cesta-jak-financovat-svoje-p rojekty/ •