9. Organizační struktura Řízení institucí výchovy, vzdělávání a veřejné správy Organizační struktura •Kostra řízení •Organizační proces Øefektivnost koordinace v systému Østanovení činností (funkcí), které musí organizace provádět k dosažení svého cíle Ørozdělení pravomocí i činností do menších souborů Økoordinaci činnosti různých složek organizace a různých oblastí činnosti Øpřizpůsobení změnám v okolí • •jednoduchá, průhledná z hlediska členitosti, hierarchie i komunikačních vazeb, přehledná •musí být prostředkem zkvalitnění řízení, nikoli jeho cílem Význam organizační struktury •Proč OS (obecně)? oVedoucí pracovník (manažer) je schopen „uřídit“ efektivně jen omezený počet osob a oblastí oNa úrovni „top“ managementu obvykle cca do 8 osob oS klesající úrovní řízení může být až 15, i více oPočet ovlivněn: složitost práce, prostorové rozmístění pracovišť, spolupráce oS rostoucím počtem organizačních úrovní rostou také náklady na řízení • Počet podřízených v podniku •Podle Američanů –Vrcholoví manažeři: 4 – 9 –Manažeři na nižší úrovni: 9 – 20 •Podle Britů – Vrcholoví manažeři: 4 –Manažeři na nižší úrovni: 8 – 12 •Vrcholoví manažeři mají nižší počet podřízených -> zastávají velký počet funkcí • Metoda OSKAR •využívaná při tvorbě organizační struktury firmy •metodu organizování vypracovaná Ernestem Daleem (am. profesor, teorie řízení) •Objectives – cíle (jaký cíl sledujeme) •Specialization – specializace •Coordination – koordinace (umístění pracovníků) •Authority – pravomoc (pracovníků) •Responsibility – odpovědnost; správné nastavení u každé pozice a organizačního útvaru jasné, jakou má odpovědnost • Aspekty ovlivňující OS •Velikosti organizace •Účelu, který má organizace plnit •Podmínky •Převažující strategie •Používaných technologiích Organizačně-řídící dokumentace (organizační normy) •Statutární dokumenty (statut, stanovy) – vymezují postavení, statutární osoby •Řády (organizační, provozní, podpisový, pracovní) – vymezuj vnitřní pravidla a chování •Směrnice (nákupy, skladování) – stanovují podrobnější postup jednání při realizační činnosti •Pokyny a instrukce (přejímky, kontroly) •Metodiky • Organizační struktura •Pravomoc – formální právo činit rozhodnutí, vydávat příkazy a alokovat zdroje tak, aby bylo dosaženo cílů požadovaných organizací •Odpovědnost – povinnost prokázat, že daný úkol byl splněn •Diferenciace – způsob přidělení pravomoci, odpovědnosti a rozdělení úkolů jednotlivým pracovníkům •Vertikální diferenciace •Horizontální diferenciace • • • Organizační struktura podle časového trvání •Dočasná organizační struktura – časově omezené trvání (akce) •Trvalá organizační struktura (školní rok, doba jmenování ředitele apod.) Organizační struktury podle míry delegace pravomoci a zodpovědnosti •Centralizace •Pravomoci a odpovědnosti jsou soustředěny v rukou omezeného okruhu vedoucích, kteří rozhodují všechna důležitá řídící rozhodnutí •Manažeři na vyšších úrovních organizační hierarchie si ponechávají větší rozsah pravomocí a odpovědností •Vysoká (úzká) organizační struktura •Těsné vazby mezi nadřízenými a podřízenými, velký počet hierarchických úrovní •Decentralizace •Pravomoci a odpovědnosti delegovány na větší okruh vedoucích a vrcholové vedení přebírá především funkci kontrolní a koordinační •Část pravomocí a odpovědnosti postoupena nižším složkám •Plochá (široká) organizační struktura •Volnější vazby mezi nadřízenými a podřízenými, nutnost kvalitních pracovníků v manažerském týmu OS podle způsoby dělby práce Byrokratické a adaptivní •Byrokratické – pevné -Liniové -Liniově-štábní -Funkcionální -Divizionální - •Adaptivní - pružné -Maticová -Projektová -Virtuální - Druhy organizačních struktur •Nejdříve vznikly liniové, určené pro menší organizace •Jednotky na stejné úrovni řízení vykonávají totožnou práci, mají stejnou pracovní náplň •Specializované činnosti jsou buď řešeny dodavatelsky (outsorcovány), nebo jsou v obsahu odborníka •Větší organizace – štáb vykonává specializované funkce (liniově štábní) •Středně velké organizace – funkcionální linie, funkční oblasti. •Největší organizace – divizionální OS Nejčastější OS •Nediferencovaná •Liniová (lineární) •Liniově-štábní •Funkcionální •Divizionální •Maticová •Týmová •Síťová •Cílově programová Organizační struktura „široká; plochá“ •Nízká vertikální členitost •Velký počet pracovníků podléhá jednomu řízení •Nebezpečí přetížení vedoucího (ztratí přehled) Organizační struktura „vysoká; štíhlá; strmá“ •Nízký počet podřízených jednomu nadřízenému •Každá úroveň „filtrem“ komunikačních toků – komunikační šum •Nebezpečí pomalého • a nepružného řízení •Velké organizace • • Nediferencovaná OS •„chaos management“ •Specifická forma organizační struktury •Stanoveny cíle organizace jako celku i základní vztahy liniové nadřízenosti a podřízenosti •Vzájemné vztahy velmi volné •Koordinace prací – neformální schůzky a diskuse •Výhody – vyšší pružnost a adaptabilita, nižší riziko z vážných chyb v personální organizaci Liniová OS •První vývojový typ útvarové struktury •V současnosti uplatnění pouze v malých organizacích •Jediný odpovědný vedoucí •Jednoznačné vazby mezi podřízenými a nadřízenými •Podřízený dostává informaci pouze z jednoho nadřízeného místa •Liniová úroveň – přímá (přikazovací) pravomoc Liniově štábní •Štáb •Zabezpečuje speciální činnosti - podpora liniových pracovních skupin •Další linie mají možnost konzultací, doporučení, rad • •Hlavní slabinou administrativně úkolová orientace místo cílové orientace • •Možné konflikty mezi liniovými a štábními útvary •Neschopnost linie chápat úlohu štábu •Neochota linie ke spolupráci a neschopnost užívat štábu •Štáb si osvojuje nebo dubluje pravomoc linie •Politika štábu často zmate linie Liniově štábní OS •. Funkcionální OS •Důraz na odbornost – mnoho specializovaných odborných útvarů podle funkcí řízení •Objekt řízení je podřízen více řídícím pracovníkům •Velmi málo uplatňován v praxi •specialisté sledují své odborné (dílčí) zájmy a cíle bez vazby na hlavní cíle firmy. (Účetní mohou mít zájem pouze na řešení specifických účetních problémů a přehlížejí vazbu jiné cíle.) • • Maticová OS •Spojuje prvky funkcionální a divizionální org. struktury •Každý pracovník má dva nadřízené -> odborný vedoucí a vedoucí týmu •Odborné týmy jsou tvořeny pracovníky několika útvarů -> všichni se podílejí na řešení jednotlivých úkolů •Jedním z obtížných míst při používání maticové organizační struktury je rozdělení zodpovědnosti a pravomocí mezi projektové a tradiční (liniové)manažery •V maticové organizační struktuře se po skončení projektu pracovníci vrací na svá stálá místa •Novým prvkem je zde vedoucí (manažer) projektu. Ten má na starosti koordinaci týmu, stmelování týmu, zaměření týmu na cíl projektu •Varianta: v týmu není žádná hierarchie -> všichni jsou si rovni •Varianta: Projektů může být i více •Nebo jeden pracovník může být zároveň podřízen dvěma i více vedoucím • Maticová OS • Améba •původ v Japonsku, ve firmě Kyocera Corp. •vyšší forma „vnitropodnikání„ •organizační jednotky flexibilně vznikají, rozšiřují se, či zanikají v závislosti na podmínkách - na poptávce, množství práce, využití kapacit, zdrojů apod. •zatím jen v zemích JV Asie a Americe améba | Tardie.cz Fraktalizace a fraktály •malé přehledné produkční jednotky, fraktály, popř. „závody v závodě" - řeší samostatně dílčí úkoly jednoho společného cíle •každá jednotka má navíc plnou odpovědnost za dosažení svých cílů: objemu výroby, nákladů a kvality •každá produkční jednotka je v rámci výroby v podstatě dodavatelem následujícím jednotkám, zároveň ale ovšem i zákazníkem jednotky předcházející •i uvnitř firem se vytváří řetězec vztahů podobných vztahům dodavatele k zákazníkovi. Delegování - přenesení úkolů •přenesení úkolů a práv příjemce, který na sebe vezme odpovědnost •pracovníkům se nemusí nic nařizovat, mají prostor pro to, zda chtějí či nechtějí úkol zvládnout •nadřízený je pouhým koordinátorem, motivátorem a informátorem •má charakter neformální týmové spolupráce Manažerské funkce vedoucích pracovníků •plánování (planning) •organizování (organizing) •výběr a rozmístění spolupracovníků, resp. personální zajištění (staffing) •vedení lidí (leading) •kontrola (controlling) •nebo •řízení (management) •vedení (leadership). Stupeň řízení podle zákoníku práce