LES ACTIVITES COMMERCIALES La comptabilité 161 La comptabilite I Tenir les comptes d'une societe pour veiller ä son equilibre financier est indispensable. Tout commercant est oblige de par la loi de tenir une comptabilite (articles 8 ä 11 du Code du commerce) et done d'inscrire ses operations dans des livres comptables susceptibles de contröle par les autorites Cette obligation s'applique quels que soient le regime fiscal applicable et le Systeme de comptabilite utilise Quelques notions de comptabilite, page 160; L'examen des comptes annuels, page 170 Quelques notions de comptabilite II existe trois livres comptables qui doivent etre tenus chronologi-quement, sans blanc ni alteration d'aucune sorte. lis doivent etre cotes et paraphes soit par un des juges du tribunal de commerce soit par le juge du tribunal d'instance, soit par le maire ou un adjoint, lis doivent etre conserves, ainsi que les correspondances et les photocopies de lettres, pendant un delai de dix ans. Le livre journal Cest un livre dans lequel on enregistre les acceptations ou endossements d'effets, les creances et les dettes, ainsi que toutes les operations qu'effectue le commercant. Le commercant y enregistre ses operations jour par jour, ou bien y recapitule les totaux de ses operations au moins une fois parmolS-Mais, dans ce cas, il doit conserver tous les documents permettan l'examen des activites quotidiennes, ce que Ton appelle le «broui de caisse». Le grand-livre II se compose de I'ensemble des comptes 9^ner^et qui constituent le plan comptable. Cest sa recapitulation qui Pe d'etablir la balance generale des comptes. |S Le livre d'inventaire On y recopie chaque annee les comptes ann ^ II n'y a pas lieu de copier I'inventaire proprement dit (les sto ^ marchandises) sur le livre d'inventaire. Cependant les supp°rts .tlient doivent etre conserves dix ans (fiches de stock, const' II est possible d'utiliser des documents informatiques compte merits, edites sur support '"f un tableau dans lequel sont papier, qui tiennent lieu de C'est en au ' qjstrees les operations relatives meme objet. C'est un moyen de ivre |es flux quotidiens des entrees gt des sorties. II peut done y avoir des comptes de caisse, quotidiens ou hebdomadaires, des comptes de charges, etc. La principale difficulty consiste ä ventiler entre ces differents comptes toutes les operations qui vont se pro-duire au cours de I'exploitation com-merciale. Pour cela, il faut bien se rappeler les principes suivants : • les augmentations d'actif et les charges s'inscrivent au debit des comptes; • les augmentations de passif et les produits s'inscrivent au credit des comptes; •chaque inscription au credit dans un compte s'accompagne d'une inscription au debit dans un autre. C'est le principe de la comptabilite en partie double oü toute ecriture dans un compte a sa contrepartie dans un autre compte. En general, on inscrit les comptes de I'entreprise par categories, ncore appelees «classes*, qui sont numerotees de 1 ä 7. N'est indi- ?Ue ci"aPres que ce qui apparaitra au bilan, mais il existe encore eaucoup d'autres subdivisions. Comptes de bilan Uassp i r Cla uomPtes de capitaux (le capital et les reserves), bjj^^^rinptes d'immobilisations corporelles et incorporelles (les livre-journal et de livre d'inventaire. Les documents informatiques doivent étre identifies, numerates et dates děs leur établissement par des moyens off rant toute garantie en matiěre de preuve. Dans ce cas, le systéme informatique doit utiliser un procédé technique inviolable, empéchant, aprěs validation, toute modification ou suppression děs I'enregistrement des mentions obligatoires. Cla ,s d équipement et leur amortissement). narchandises). comptes de tiers (les fournisseurs et clients). 3 Comptes de stocks et en-cours (les stocks de matiěres et de 162J LES ACTIVITES COMMERCIALES Classe 5 Comptes financiers (les banques, les cheques nnct \ ^ustauy u caisses). *• 'es Comptes de resultat Classe 6 Comptes de charges (les achats, les frais). Classe 7 Comptes de produits (les ventes). Pour donner un exemple precis, nous reproduisons un table inspire de Albert Rapin (Cours de comptabilite, Paris, Dunod 1Q7U sedition). ' 9| II envisage la plupart des operations comptables auxquelles peut avoir a se livrer une secretaire, meme sans I'aide dun cornptabl specialise. Frais salariaux Lors de la remuneration des salaries, on remet& chacun d'entre eux un bulletin de salaire. Tous ces comptes indivi-duels sont rassembles dans un autre livre comptable, le «livre de paie», qui peut etre presente de la maniere suivante (voir tableau ci-contre). Ce livre n'est cependant pas obligatoire, I'employeur peut se contenter de conserver durant 5 ans un double des bulletins de paie. Ceux-ci peuvent meme etre conserves sur support informatique. La comptabilite ^riture Comptable Classes Comptes Sommes Df§bit Credit coerce et je verse: £n,aisse200€ 5 Caisse 200 1 Capital 200 5 Banque 5 000 1 Capital 5 000 ^Seetje"paie. par un cheque tire sur la banque.unmobiiier commercial de 1 500 € 2 Mobilier 1 500 5 Banque 1 500 "j'achetea credit ä Y... des marchandises pour 4000« 6 Achats 4 000 4 Fournisseurs 4 000 je vends au comptant contre cheque des marchandises pour 100 € 6 Caisses 100 7 Ventes 100 J'achete au comptant 120 €de marchandises que je paie en especes 6 Achats 120 5 Caisse 120 Je vends ä credit ä Z... des marchandises pour 500 € 4 Client Z 500 7 Ventes 500 Z... me remet un cheque de 200 € que je verse ä la banque 5 Banque 200 4 Client Z 200 Je paie en especes 250 €de frais divers 4 Frais de gestion 250 5 Caisse 250 Je retire de ma banque 200 € que je verse dans la caisse 5 Caisse 200 5 Banque 200 Le client Z...accepte une lettre de change de •«Jtquejetiresurlui 5 Effets ä recevoir 200 4 Client Z 200 J^cepteune lettre de ^nqedeioooetireesur ___^°r rournisseur 4 FournisseurY 1 000 5 Effets ä payer 1 000 ^egooeäma banque ^»e de change tiree 5 Banque 200 5 Effets ä recevoir 200 La banque m'avise eU*-«enu5€sur eP'odu,tderescomPte 6 Frais de gestion 5 5 Banque 5 13 475 13 475 LE5 ACTIVITES COMMERCIALES La comptabilite Journal de paie i p bilan un tableau resume de la comptabilite d'une entreprise. Pour ^e5t|e bilan d'une societe a un moment donne, il faut connaitre ce ^'^lle possede et ce qu'elle doit. On va done utiliser ces deux don-C|U sous les noms d'«actif» et de « passif». n L'actif II est constitue de tous les biens que possede I'entreprise exercer son activite, les biens d'equipement, les marchandises, les creances sur les tiers et la tresorerie disponible en especes. Le passif C'est I'ensemble de toutes les dettes de I'entreprise. Si Ton retranche le passif de l'actif, on obtient le resultat de sexploitation, profit ou perte. Le bilan, generalement annuel, est un instrument complexe et peu maniable qui donne la photo d'une entreprise a un instant donne. II est interessant parce qu'il permet d'etudier revolution financiere d'une societe et d'orienter les decisions qui la concernent. Les petites et moyennes entreprises font souvent appel a un expert-comptable pour superviser leurs calculs au moment des bilans et de la cloture d'exercice, ou du reglement des impots. Les comptes annuels, ou etats financiers, ainsi etablis sont ensuite presentes par le chef d'entreprise devant son conseil d'administration, ou devant les banques auxquelles il ira demander un credit. Une analyse comparee des bilans au cours de plusieurs annees permet den degager les principales caracteristiques financieres. L'examen du bilan Void un exemple devolution de bilan sur trois annees successives, suivi de son analyse. Cette etude a lieu dans le cadre d'une horloge-r|e-bijouterie de moyenne dimension dans une petite ville. Donnons d'abord, comme references, les chiffres des bilans corn-Pares sur trois annees (voir tableau page 167). A partir de ces tableaux, dresses par le comptable, quelles sont les Pnncipales conclusions que peut tirer I'assistant? Lanalyse de l'actif El le permet de faire ressortir, au niveau : 'des immobilisations: defaibles investissements et un amortissement e ces dernieres, d'ou leur diminution. Elles passent de 26,54 % a '44 % la troisieme annee, ce qui montre que I'outil de production commence a vieillir; st°ck : une augmentation tres sensible; il passe de 52,89 % a -60 % |a troisieme annee. Les capitaux degages par I'entreprise sont 1 2 Date 30/09/20.. 30/09/20.. 3 Traitement 4 170 20 170 ~]Q~~~~~ 5 Taux 25 25 25 ~25 ~~ 50 50 6 Montant 4 250 510 4 250 255 - - 7 Brut 4 760 4 505 - - 8 BaseSecurite sociale 4 760 4 505 - - 9 Securite sociale 285 270 60 30 10 11 Total des retenues 285 270 60 30 12 Net 4 474 3 834 13 Acomptes - - 14 a payer 4 224 3 834 40 70 IS Nom Mallarmey H. Benoit A. 16 N°de Securite sociale 2 50 04 63 081 12 1 59 06 63 103 207 17 Qualification PI PI LES ACTIVITES COMMERCIALES La comptabilite 167 done reinvestis non pas dans l'outil de production mais dans le parce que I'activite augmente, mais cela peut alourdir la gestion"^' • des valeurs realisables: une croissance reguliere (de 6,13 %ä 104g liee ä la progression de I'activite et done des ventes. Elles sont r sentees par le poste clients (factures non encore encaissees) et &" les «autres realisables» qui comprennent notamment la TvA^ recuperer; • des valeurs disponibles: une diminution reguliere (de 14,44 % ■ 6,47 %), due ä l'augmentation des besoins de financement d'une activite en pleine croissance. L'analyse du passif Elle permet de constater: • une diminution de la part des capitaux propres (de 38,04 ä 33,32%); • une diminution de la dette ä long terme, qui tombe de 19,58 % ä 13,35 % avec la fin de l'emprunt contractu lors de la renovation du magasin; • une dette ä court terme sensiblement stable; • un aecroissement continu du resultat, qui passe de 21,59 % ä 33,73 %. Cette entreprise est en tres bonne sante, eile regorge de capitaux, mais ces derniers ne sont peut-etre pas employes de la meilleure maniere puisqu'ils servent notamment ä financer un stock trop important. La tresorerie permet de faire face aux echeances sans difficulty. Les comptes de resultats L'analyse de revolution des resultats tels qu'ils apparaissent sur les comptes (voirtableau pages 168-169) conduit aux memes conclusions satisfaisantes: • une progression sensible du chiffre d'affaires: de 587 742 € la Pre' miere annee ä 848 303 € la troisieme annee, soit une augmentation de presque 45 % en deux ans; • un resultat d'exploitation qui progresse puis se stabilise ä un bon niveau (31 %); • une augmentation reguliere des frais de personnel (4,51 % 'a Pr miere annee, 5,74 % la troisieme annee) qui est sans doute due l'augmentation des charges veritables des commerciaux; • un resultat net en constante progression (16,84 %, puis 19,77 %, enfin 2 la troisieme annee) indique que I'affaire est largement rentable et prosper Elution du bilan I 01 Z 5 Ö c c F= .0 5 < I-, p CO TO C j ,5 H SZ ;— i/1 -O O E E -3- o S 5 CT. LO O Xf OO «— on o a% rN \D 0\ r-» 00 Qj 111 01 c ac tn lu O c 1— > 0 h- TO UR rec O -TO B u 0 -< E uj E _) cd CO LTt < ¥ ^c ul U Zi c O < -o {J cc 38 un en TO a. tu T3 Q Q ul < 168 j LES ACTIVITES COMMERCIALES La comptabilite [169 Analyse de revolution des comptes de resultats uasse comptable 1re annee % 2e annee % 3e annee % 70 Total produits d'exploitation (1) 587 047 100,00 662 815 100,00 848 218 100,00 60 achats matieres premieres 304 097 51,80 306 227 46,20 394 592 46,52 61-62 autres achats et charges externes 34 795 5,92 35 646 5,37 45 256 5,33 63 impots 4 629 0,79 5 025 0,76 4 899 0,57 64 frais de personnel 26 508 4,51 32 052 4,83 48 679 5,74 68 amortissements et provisions 22 343 3,80 26 703 4,02 27 251 3,21 65 autres charges 42 673 7,27 46 739 7,05 59 398 7,00 Total charges d'exploitation (II) 435 045 74,09 452 392 68,23 580 075 68,37 Resultat d'exploitation (1 - II) 152 002 25,91 210 423 31,77 268 143 31,63 76 total produits financiers (III) - - - - - - 66 total charges financiers (IV) - - - - - - Resultat financier (III - IV) 0 0 0 0 0 0 Resultat courant avant impöts (1 - II + III - IV) 152 002 25,91 210 423 31,77 268 143 31,63 77 total produits exceptionnels (V) 695 17 609 — 85 _ 67 total charges exceptionnelles (VI) 596 - 897 — 10 869 _ Resultat exceptionnel (V - VI) 99 16 712 +2,52 -10 784 -1,27 69 participation des salaries aux resultats (VII) - ,__ _ _ — — _ 69 impots sur les societes (VIII) 53 235,35 -_________ 9,07 79 497,25 12,00 90 075,65 10,63 Total des produits (1 + III + V) 587 742,00 ^ 100,00 680 424,00 100,00 848 303,00 100,00 Total des charges (II + IV + VI + VII + VIII) 488 876,35 .___ 83,16 532 786,25 80,23 681 019,65 79,00 Resultat net (total des produits - total des charges) 98 865,65 16,84 147 637,75 19,77 167 283,35 21,00 170J LES ACTIVITÉS COMMERCIALES La comptabilité t171 L'examen des comptes annuels Les comptes annuels (qui comprennent le bilan et le compte d resultats) sont indispensables pour mieux connaitre la marche d ^ entreprise et la situer par rapport au marche. A l'assemblee general6 annuelle, le chef d'entreprise presente le compte de resultats de l'exercice aux actionnaires. Ces demiers, apres avoir approuve I comptes, decident de l'affectation des resultats. En cas d'operations commerciales defavorables, une entreprise s trouve parfois en cessation de paiements. Elle doit alors demander au tribunal de commerce l'ouverture d'une procedure qui peut conduire l'entreprise soit ä une situation de redressement, soit, si le redressement est impossible, ä une situation de liquidation judiciaire. Rapport financier avec bilan favorable Madame/Mademoiselle/Monsieur, Voici les resultats financiers de l'exercice 2010, en tout point satisfaisant. Produits de ľannée 2009 Produits de ľannée 2010 Soit une augmentation de Charges de ľannée 2009 Charges de ľannée 2010 Soit une augmentation de € € € € € € Augmentation moderee, compte tenu de revolution generale des prix. Les benefices s'elevent done ä ... € et leur repartition sera precisee lors de la prochaine A.G. Apres avoir procede au controle annuel de nos finances, notre commissaire aux comptes a constate leur parfaite exactitude et la sincerite de ceux qui vous sont presentes. Veuillez croire, M..., ä l'assurance de nos sentiments les meilleurs. Rapport financier avec bilan favorable Madame/Mademoiselle/Monsieur, J'ai l'honneur de presenter ä l'assemblee generale le compte exploitation de l'exercice 2009-2010. Recettes Dépenses Actif de la société Estimation du portefeuille Comptes courants Créances Total de ľactif . € .. € .. € .. € ..€ ..€ .. € Remarques : les comptes de l'exercice 2009 sont marqués par deux points importants : - pour la premiére fois depuis plusieurs années, le fonetionnement courant de ľassociation est équilibré par les contributions annuelles de ses membres. Cela est dü ä la fois au relévement des cotisations annuelles et aux efforts accomplis pour comprimer les dépenses ordinaires (voir Annexes, ci-joint); - notre société a bénéficié du legs de la société Quibolle, dont ľimportance change ďun seul coup les dimensions de notre portefeuille. La situation de notre trésorerie est done parfaitement saine et je remercie tous les membres qui ont compris la nécessité d'un effort financier aceru. Je vous prie d'agréer, M..., ľexpression de mes sentiments dévoués. PJ : Annexes du rapport financier. Avis de suspension de paiement Madame/Mademoiselle/Monsieur, Durement touché par la crise économique et ä la suite de lourdes P6' ies causées par la faillite de deux de mes principaux clients, je me vois dans la nécessité de suspendre mes paiements ä dater de ce jour. Je fais établir en ce moment la balance de mes comptes et je pense convoquer mes créanciers avant la fin du mois pour leur presenter un bilan exact. 19 172 J LES ACTIVITÉS COMMERCIALES La comptabilité [173 S'ils veulent bien m'accorder les delais suffisants, j'ai lieu de croire je serai en mesure de faire honneur a toutes mes obligations, m§me sans realiser entierement les stocks et les immeubles qui forment la plus grande partie de l'actif. J'espere, M..., que vous aurez Fobligeance, en raison de nos excellentes relations anterieures, d'attendre cette convocation et de vous faire representer par un fonde de pouvoir si vous ne pouvez vous y rendre en personne. Veuillez agreer, M..., l'expression de mes sentiments distingues. de concordat a lamiable Madame/Mademoiselle/Monsieur, La maison X, 435, rue Reaumur, a Paris, qui existe depuis pres de quatre-vingts ans et qui a toujours fait honneur a sa signature, se trouve actuellement dans l'impossibilite absolue de faire face a ses paiements. Elle vous prie done de bien vouloir retirer de la circulation tous vos effets a echeance prochaine. Un bilan actif et passif va etre etabli de toute urgence. II vous sera alors demande de l'examiner et de preter votre concours au redressement au mieux des interets de l'ensemble des creanciers. Le passif «fournisseurs» s'eleve a environ ... €, reparti sur 60 creances. Je vous serais particulierement oblige de vous rappeler la valeur morale de cette maison et de m'aider a parvenir au reglement amiable de cette affaire en acceptant un echelonnement de la dette. Avec mes remerciements anticipes, je vous prie de croire, M..., a l'assurance de mes sentiments les meilleurs. declaration de créances aprěs liquidation judiciaire Cher Maitre, Nous avons été informés du jugement rendu le ... par le Tribunal de Commerce de ... ayant declare la société ... en liquidation judiciaire. En ma qualité de gérant de la société Ulysse diffusion, j'ai l'honneur de produire au passif du débiteur les créances suivantes : • Prestations fournies fiée sincere, vous trouverez ci-joint, • Traite acceptée • Dommages-intéréts Soit un montant total de Á cette declaration signée et certii un bordereau qui énonce les documents justificatifs que nous vous soumettons. Vous en souhaitant bonne reception, je me tiens á votre disposition pour toute information complémentaire. Je vous prie de croire, cher Maítre, á l'assurance de ma respectueuse consideration. PJ : Documents justificatifs. Communication des comptes annuels Monsieur le Commissaire aux Comptes, Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint les comptes annuels de notre société et le rapport de gestion pour l'exercice clos le ... Nous nous tenons á votre disposition pour répondre á toutes demandes ďinformations qui vous seraient nécessaires pour établir votre rapport general et votre rapport special des comptes. Dans cette attente, nous vous prions de croire, Monsieur le Commissaire aux Comptes, á l'assurance de notre consideration.