Seminář informačních dovedností

Týden 8 - Práce s Microsoft Word

Hromadná korespondence
Revize

Sledování změn
Komentáře

Reference
Automatický obsah

Čísla obrázků
Čísla tabulek
Číslování kapitol

Číslová stránek od různé strany
Rejstříky

Revize

V aplikaci Microsoft Office Word můžete sledovat každé vložení, odstranění, přesun, změnu formátování nebo komentáře, což umožňuje pozdější revizi všech provedených změn.
V Podokně revizí jsou zobrazeny veškeré změny aktuálně provedené v dokumentu, celkový počet změn a počet změn každého typu.
Při revizi sledovaných změn a komentářů můžete jednotlivé změny přijmout nebo odmítnout. Do přijetí nebo odmítnutí všech sledovaných změn a komentářů v dokumentu se uživatelům v dokumentech, které odešlete nebo zobrazíte, zobrazí i skryté změny.

Na kartě Revize ve skupině Sledování zvolte Sledovat změny.

Chcete-li zobrazit souhrn po straně obrazovky, klikněte na kartě Revize ve skupině Sledování na položku Podokno revizí. Jestliže chcete souhrn zobrazit v dolní části obrazovky a ne po straně, klikněte na šipku vedle položky Podokno revizí a pak na příkaz Podokno revizí – vodorovně.

Postupná revize všech změn a komentářů

Na kartě Revize klikněte ve skupině Změny na položku Další nebo Předchozí.

Proveďte jeden z následujících kroků:

Ve skupině Změny klikněte na položku Přijmout.
Ve skupině Změny klikněte na položku Odmítnout.
Ve skupině Komentáře klikněte na tlačítko Odstranit.

Klikněte na šipku pod položkou Přijmout a pak klikněte na příkaz Přijmout všechny změny v dokumentu.
Klikněte na šipku pod položkou Odmítnout a pak klikněte na příkaz Odmítnout všechny změny v dokumentu.

Komentáře

Užitečnou a podobnou funkcí jsou komentáře. Někdy není potřeba text opravovat, ale pouze k němu přidat nějakou poznámku. Nalevo od skupiny tlačítek Sledování je skupina Komentáře. Kdokoli, kdo text opravuje, může přidat k nějakému označenému textu komentář. Ten se pak promítne na pravé straně v samostatném sloupci. Jednoduše si tedy můžete přečíst poznámky "mezi řádky". Stejné skrývání komentářů (nevhodné pro tisk) platí jako pro revize.

Automatický obsah

U vytvořeného obsahu můžete přizpůsobit jeho vzhled. Můžete třeba vybrat, kolik úrovní nadpisů se zobrazí nebo jestli se mají mezi položkami a čísly stránek zobrazovat tečkované čáry. Můžete taky změnit formátování textu. Word toto formátování zachová bez ohledu na to, kolikrát budete obsah aktualizovat.

Klikněte na Reference > Obsah > Vlastní obsah.

Pokud chcete mezi položky a čísla stránek přidat přerušované nebo tečkované čáry, vyberte v seznamu Vodicí znak styl čáry. Pokud chcete čáry odebrat, klikněte na (žádné).
Pokud chcete změnit celkový vzhled obsahu, klikněte v seznamu Formáty na formát, který chcete použít.
Pokud chcete změnit počet úrovní, které se v obsahu zobrazí, klikněte na šipku nahoru nebo dolů vedle možnosti Zobrazit úrovně.

Stejným způsobem se vytváří Seznamy obrázků, jenom se na obrázku výše zvolí záložka Seznam obrázků a zvolit titulek obrázků.

Číslování stránek od různé strany

V různých částech dokumentu můžete použít různé formáty číslování.

Můžete například požadovat, aby bylo v obsahu a úvodu použito číslování ve formátu i, ii, iii, ve zbývající části dokumentu ve formátu 1, 2, 3 a v rejstříku žádné číslování stránek.

Klikněte na začátek stránky, kde má záhlaví, zápatí nebo číslování stránek začínat či končit, případně být změněno.
Na kartě Rozložení stránky ve skupině Vzhled stránky klikněte na možnost Konce.
V části Konce oddílů klikněte na položku Další stránka.
Na stránce za koncem oddílu poklikejte na oblasti záhlaví nebo zápatí (v blízkosti horního nebo dolního okraje stránky). Zobrazí se karta Návrh oddílu Nástroje záhlaví a zápatí.
Ve skupině Navigace na kartě Návrh kliknutím vypněte možnost Propojit s předchozím.
DŮLEŽITÉ : Pokud je číslo stránky v záhlaví, vypněte propojení pro záhlaví. Pokud je číslo stránky v zápatí, vypněte propojení pro zápatí. Propojení záhlaví a zápatí je oddělené.
Postupujte podle pokynů pro přidání čísla stránky nebo pro přidání záhlaví a zápatí s číslem stránky.
Chcete-li zvolit formát číslování nebo počáteční číslo, klikněte ve skupině Záhlaví a zápatí na tlačítko Číslo stránky, klikněte na položku Formát – číslování stránek, klikněte na požadovaný formát, do číselníku Začít od zadejte číslo, které chcete použít, a potom klikněte na tlačítko OK.
Chcete-li se vrátit do dokumentu, klikněte na kartě Návrh (v oddílu Nástroje záhlaví a zápatí) na tlačítko Zavřít záhlaví a zápatí.

Hromadná korespondence

Když budete chtít vytvořit sadu dokumentů, jako je například formulářový dopis odesílaný velkému množství zákazníků/respondentů pomocí hromadné korespondence. Každý dopis má stejný druh informací, ale obsah je jedinečný.

Hromadnou korespondenci lze zpracovat také za použití podokna úloh Hromadná korespondence, které vás provede jednotlivými kroky procesu. Chcete-li použít podokno úloh, klepněte ve skupinovém rámečku Spustit hromadnou korespondenci na kartě Korespondence na položku Spustit hromadnou korespondenci a pak klepněte na možnost Podrobný průvodce hromadnou korespondencí nebo Normální dokument aplikace Word.

Výběr datového souboru:

na kartě Korespondence klikněte ve skupinovém rámečku Spustit hromadnou korespondenci na tlačítko Vybrat příjemce.
Použití stávajícího souboru zdroje dat: Jestliže používáte list aplikace Microsoft Office Excel, databázi aplikace Microsoft Office Access nebo jiný typ datového souboru, klikněte na položku Použít existující seznam a vyhledejte soubor v dialogovém okně Vybrat zdroj dat.
Následně zvolte který list obsahuje požadovaná data, a zda je první řádek záhlavím sloupců

Poté již lze do dokumentu vkládat tzv. Slučovací pole

a lze potom již generovat dokument