Plánování Ing. Nikola Straková Plánování ̶ Výchozí manažerská sekvenční funkce ̶ Pro úspěšné plánování je od manažera vyžadváno rozhodování v následujících oblastech: • Vytyčování cílů • Určení aktivit • Určení zdrojů • Implementace plánu (určení pracovníků a jejich úkolů při plnění plánu) ̶ Zda byly plánované cíle dosaženy zjišťuje manažer kontrolou Význam plánování ̶ Určuje směr rozvoje organizace ̶ Koordinuje činnost lidí a vnitropodnikových jednotek při plnění plánů ̶ Snižuje podíl zbytečných činností a ztrát ̶ Vypracovává standardy výkonnosti pro kontrolní činnosti ̶ Orientuje práci manažera na plánovité a koncepční řízení vývoje organizace ̶ Rozvíjí jejich schopnosti a dovednosti předvídat budoucí vývoj Plány podle různých hledisek 1/2 ̶ Podle druhu organizace ̶ Plány výrobních podniků, plány podniků služeb, plány univerzit, … ̶ Podle velikosti organizace ̶ Plány malých a středních podniků, plány velkých podniků ̶ Podle fáze životního cyklu podniku ̶ Plány při zakládání podniku (podnikatelské záměry), plány rozvoje podniku Plány podle různých hledisek 2/2 ̶ Podle hierarchie cílů a stupně konkrétnosti ̶ Poslání, strategie, taktiky, operativní plány, postupy, pravidla, rozpočty ̶ Podle rozsahu úkolu ̶ Plány celopodnikové, plány vnitropodnikových jednotek ̶ Podle obsahu a věcného zaměření ̶ Plán nákupu, plán výroby, plán prodeje, plán tržeb, plán zisku, plán počtu zaměstnanců,… Stanovení cílů ̶ Rozhodující význam v procesu plánování! = vědomé zaměřování budoucí činnosti organizace určitým směrem ̶ Stanovování cílů je ovlivňováno externími a interními zájmovými skupinami Oblasti zájmu externích zájmových skupin ̶ Věřitelé ̶ Jistota vkladů, výhodné zúročení kapitálu ̶ Dodavatelé ̶ Stabilita prodeje, výhodné prodejní podmínky, platební podmínky a schopnosti ̶ Zákazníci ̶ Kvalitní zboží a služby, přiměřené ceny, platební podmínky ̶ Stát ̶ Daňový přínos, pracovní příležitosti, sociální jistoty a služby, dodržování právních norem, přínos ke kulturnímu a kvalifikačnímu rozvoji obyvatelstva Oblasti zájmu interních zájmových skupin ̶ Vlastníci ̶ Výnosy, uchování a zhodnocení investovaného kapitálů, finanční samostatnost ̶ Management ̶ Pravomoc, vliv na rozhodování, prestiž postavení, možnost realizace svých schopností ̶ Zaměstnanci ̶ Mzdy/platy, pracovní zařazení, sociální jistotu, možnost uplatnění kvalifikace, mezilidské vztahy, sociální postavení, uznání, prestiž Hierarchie cílů v organizaci ̶ Cíle vrcholové (nadřazené, celopodnikové) ̶ Určují směr rozvoje organizace ̶ Motivátor společného úsilí všech zaměstnanců organizace ̶ Cíle podřazené (pro nižší stupně řízení, pro vnitropodnikové organizační jednotky) ̶ Určují strategie, jakými má být dosaženo hlavního vrcholového cíle ̶ Cíle provozní ̶ Jsou podřízeny strategickým cílům Způsoby plánování ̶ Z jaké řídící úrovně se odvozují cíle a plány nižších nebo vyšších řídících stupňů • Retrográdní plánování (Top-Down) ̶ Cíle a plány pro nižší stupeň řízení se odvozují shora dolů ̶ Vrcholový management-nadřazený dlouhodobý plán ->střední stupeň řízení-podřazený plán+nadřazený střednědobý plán->základní stupeň řízení-podřazený krátkodobý plán ̶ Nevýhoda: riziko ukládání nesplnitelných plánů • Progresivní plánování (Bottom-Up) ̶ Navrhování cílů a plánů začíná na nejnižší plánovací úrovni ̶ Nevýhoda: dílčí plány si mohou protiřečit, nemusí být akceptovatelné nadřízenými • Protisměrné plánování (Top-Down, Bottom-Up) ̶ Uplatňují se oba předchozí způsoby Time Management – Osobní plány práce „Umění plánovat práci a využívat čas je faktorem úspěchu a neúspěchu každého člověka.“ Spočívá v: • Stanovení cílů • Plánování času • Rozhodování • Plnění plánu Stanovení cíle = formulace přání, zájmu, potřeby, úkolu ̶ Rozlišujeme cíle: ̶ životní, pracovní, v současném zaměstnání, cíle v aktuálně vykonávané funkci ̶ Krátkodobé, střednědobé, dlouhodobé ̶ Princip SMART (správný postup tvorby cílů) S – specifický: konkrétní, nic obecného M – měřitelný: kvantifikovatelný, kontrolovatelný v průběhu plnění A – akceptovatelný: přijatelný pro interní i externí zájmové skupiny, dosažitelný pro nás R – realizovatelný: splnitelný z hlediska disponibilních zdrojů, reálný T – termínovaný: měl by mít uvedený požadovaný termín splnění Plánování času ̶ Skládá se z: ̶ Ročního a čtvrtletního plánu: pro pravidelné a předvídatelné úkoly Obsahuje: název úkolu, počet pracovních dní potřebných ke splnění, plánovaný a skutečný termín splnění ̶ Měsíčního plánu: převádějí se do něj čtvrtletní plány + nedokončené úkoly z předchozího měsíce a zařazují se nové úkoly + rezerva pro nepředvídatelné úkoly Obsahuje: název úkolu, potřebu času v hodinách, označení priorit, plánovaný a skutečný termín splnění ̶ Týdenního plánu: úkoly vyplývající z plánu měsíčního + nesplněné úkoly z předešlého týdne + úkoly nové Obsahuje: název úkolu, denní hodinu, den a celkový čas plnění a záznam o jeho splnění ̶ Denního plánu: nejdůležitější stupeň plánování, výchozí jednotka pro plnění ostatních plánů Pořadí plnění úkolů: • Periodicky se opakující úkoly • Nevykonané, nesplněné úkoly • Aktuální nové úkoly Rozhodování ̶ Volba druhů a množství činností a úkolů, které je třeba vykonat. ̶ Volba pořadí, v jakém mají být plněny (priority). ̶ Rozhodování o tom, které činnosti bude manažer vykonávat sám a které bude delegovat. Metodické pomůcky při rozhodování • Paretovo pravidlo • Metoda ABC • Eisenhowerův princip Paretovo pravidlo – pravidlo 80/20 =umění, jak dosáhnout co nejlepších výsledků s co nejmenším úsilím ̶ 80 % výsledků, které dosáhne manažer v práci vyplývá z 20 % vynaloženého času (=> 80 % času je vynakládáno na činnosti méně důležité) ̶ Aplikace pravidla spočívá v rozdělení úkolů na 2 skupiny: • Úkoly, které plní manažer bez odkladu a sám, je jich málo, mají velké důsledky, jsou velmi důležité a vyžadují menší podíl času (20 %) • Úkoly, které manažer může delegovat/odkládat, je jich mnoho, jsou méně naléhavé a důležité, ale vyžadují velkou spotřebu času (až 80 %) Metoda ABC – pravidlo 15:20:65 ̶ Vychází ze stejných předpokladů jako Paretovo pravidlo ̶ Nerovnováha mezi příčinami a důsledky je vyjadřována ale poměrem 15:20:65 ̶ 15 % úkolů je velmi důležitých ̶ Manažer vykonává sám, bez odkladu ̶ 20 % středně důležitých ̶ Větší část vykonává sám a část může delegovat ̶ 65 % méně důležitých ̶ Měl by převážně delegovat, poze výjimečně vykonávat sám Eisenhowerův princip ̶ Rozlišuje činnosti podle 2 kritérií: ̶ Důležitosti ̶ Naléhavosti ̶ Priority pro vyřizování se stanoví podle matice ̶ Podle ní lze všechny činnosti rozdělit do 4 skupin A, B, C, D = pořadí plnění činností A – manažer vykonává sám a okamžitě B – deleguje a kontroluje dodržení termínu C – deleguje jejich přípravu, ale v konečné fázi plní sám manažer D – všechny deleguje Plnění denního plánu 1/2 ̶ Velmi individuální ̶ Někdo plní raději důležité úkoly ráno, někdo odpoledne, někdo využívá raději týmové práce, někdo pracuje raději sám => každý má svůj osobní styl plnění úkolů ̶ Obecné zásady pro realizaci osobního plánu dne ̶ Úvodní část dne Začínat přibližně ve stejný čas, Zkontrolovat denní časový plán z hlediska obsahu a priorit Provést případné změny Vyřídit nejdůležitější úkol dne ̶ Střední část dne Vyřizovat další nejdůležitější úkoly Započaté úkoly ukončovat/upravit termín plnění Prověřovat nové úkoly z hlediska důležitosti a delegovatelnosti Odmítat nové, dodatečně naléhavé úkoly (vede k nesplnění úkolů plánovaných) Racionálně pracovat s informacemi a komunikovat Kontrolovat čas a pravidelně dělat přestávky Zavést si nerušenou hodinu Plnění denního plánu 2/2 ̶ Závěrečná část dne: Vyřídit drobné záležitosti a úkoly Zkontrolovat plnění denního plánu Vypracovat časový plán na další den ̶ Připravenost člověka k pracovnímu výkonu v průběhu dne (https://zsbozp.vubp.cz, 2019)