Деловая переписка требует чёткого соблюдения норм и правил письменной речи, т. е. того, что называют речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общую договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке, а что неправильным. В настоящее время деловая переписка носит общественный характер. Это привело к значительным упрощениям словесных формул (клише) для выражения делового этикета. Уже сложились устойчивые формы обращения, изложения просьб, напоминаний, отказов, гарантий и т. п. Но речевой этикет проявляется также при использовании местоимений, форм глагола, вводных слов, обращений и т. п.

• Так как информация, представленная в деловом письме, очень стандартна, её излагают не от собственного «Я», а от собственного «Мы».
• Выбор формы залога глагола очень важен с этической точки зрения. В качестве примера приведем такую фразу: «Вы не выполняете принятые на себя обязательства». И та же фраза, но с использованием страдательного залога, выглядит уже по-другому: «Взятые Вами обязательства не выполняются». В первом случае в невыполнении обязательств вы обвиняете конкретного человека. Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте невыполнения обязательств, а конкретный виновник прямо не называется. Страдательный залог используется в случаях, когда само действие имеет гораздо большее значение, чем его источник. Например, «Оплата гарантируется», «Письмо отправлено», «Ваша телеграмма получена», а также тогда, когда источник действия вполне очевиден. Например, «Сроки начала работ еще не определены». Выбор вида глагола также имеет отношение к нормам деловой переписки. Когда необходимо подчеркнуть нежелательность или незаконность действий, которые происходят постоянно, используется несовершенный вид глагола, например: «Ваши сотрудники постоянно нарушают технику безопасности». Если же нужно подчеркнуть, что действие уже совершилось, используется совершенный вид глагола, например: «Коллектив сборочного цеха уже приступил к своей обычной работе».
• Вводные слова и обороты позволяют внести различные оттенки в тон служебной переписки. При помощи таких слов и выражений можно, например, смягчить напряженность тона изложения. Например, «Просим выслать техническую документацию, находящуюся в Вашем отделе». Эта же фраза, но с вводным словом: «Просим выслать техническую документацию, находящуюся, по-видимому, в Вашем отделе» сразу делает высказывание более тактичным. Если сравнить две фразы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена» и «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена», то можно сделать вывод, что вторая, с точки зрения норм этикета, выражает большее уважение к адресату. Насколько вводные слова снижают сухость деловой переписки и придают ей оттенок уважительности, можно видеть на примере такой фразы: «Фирма просит, если возможно, прислать своего представителя». Таким образом, использование вводных слов помогает устранить излишнюю категоричность и безэмоциональность деловой переписки, а также дает возможность внести в неё элементы доброжелательности, уважения и деликатности по отношению к партнеру. А это, в свою очередь, поможет установлению более прочных и долгосрочных деловых отношений между Вашими фирмами.

В деловой переписке наиболее распространенной формой обращения является слово «уважаемый» (или «уважаемые»). Среди людей одной профессии наиболее предпочтительна форма обращения «Уважаемый коллега» (или «Уважаемые коллеги»).

В деловых письмах грубость, нетактичность и другое проявление неуважения к адресату недопустимы. Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения.