Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 1 Plánování Ing. Nikola Straková Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 2 Plánování ̶Výchozí manažerská sekvenční funkce ̶Pro úspěšné plánování je od manažera vyžadváno rozhodování v následujících oblastech: 1.Vytyčování cílů 2.Určení aktivit 3.Určení zdrojů 4.Implementace plánu (určení pracovníků a jejich úkolů při plnění plánu) ̶Zda byly plánované cíle dosaženy zjišťuje manažer kontrolou Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 3 Význam plánování ̶Určuje směr rozvoje organizace ̶Koordinuje činnost lidí a vnitropodnikových jednotek při plnění plánů ̶Snižuje podíl zbytečných činností a ztrát ̶Vypracovává standardy výkonnosti pro kontrolní činnosti ̶Orientuje práci manažera na plánovité a koncepční řízení vývoje organizace ̶Rozvíjí jejich schopnosti a dovednosti předvídat budoucí vývoj ̶ Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 4 Plány podle různých hledisek 1/2 ̶Podle druhu organizace ̶Plány výrobních podniků, plány podniků služeb, plány univerzit, … ̶Podle velikosti organizace ̶Plány malých a středních podniků, plány velkých podniků ̶Podle fáze životního cyklu podniku ̶Plány při zakládání podniku (podnikatelské záměry), plány rozvoje podniku Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 5 Plány podle různých hledisek 2/2 ̶Podle hierarchie cílů a stupně konkrétnosti ̶Poslání, strategie, taktiky, operativní plány, postupy, pravidla, rozpočty ̶Podle rozsahu úkolu ̶Plány celopodnikové, plány vnitropodnikových jednotek ̶Podle obsahu a věcného zaměření ̶Plán nákupu, plán výroby, plán prodeje, plán tržeb, plán zisku, plán počtu zaměstnanců,… ̶ Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 6 Stanovení cílů ̶Rozhodující význam v procesu plánování! = vědomé zaměřování budoucí činnosti organizace určitým směrem ̶Stanovování cílů je ovlivňováno externími a interními zájmovými skupinami Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 7 Oblasti zájmu externích zájmových skupin ̶Věřitelé ̶Jistota vkladů, výhodné zúročení kapitálu ̶Dodavatelé ̶Stabilita prodeje, výhodné prodejní podmínky, platební podmínky a schopnosti ̶Zákazníci ̶Kvalitní zboží a služby, přiměřené ceny, platební podmínky ̶Stát ̶Daňový přínos, pracovní příležitosti, sociální jistoty a služby, dodržování právních norem, přínos ke kulturnímu a kvalifikačnímu rozvoji obyvatelstva Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 8 Oblasti zájmu interních zájmových skupin ̶Vlastníci ̶Výnosy, uchování a zhodnocení investovaného kapitálů, finanční samostatnost ̶Management ̶Pravomoc, vliv na rozhodování, prestiž postavení, možnost realizace svých schopností ̶Zaměstnanci ̶Mzdy/platy, pracovní zařazení, sociální jistotu, možnost uplatnění kvalifikace, mezilidské vztahy, sociální postavení, uznání, prestiž Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 9 Hierarchie cílů v organizaci ̶Cíle vrcholové (nadřazené, celopodnikové) ̶Určují směr rozvoje organizace ̶Motivátor společného úsilí všech zaměstnanců organizace ̶Cíle podřazené (pro nižší stupně řízení, pro vnitropodnikové organizační jednotky) ̶Určují strategie, jakými má být dosaženo hlavního vrcholového cíle ̶Cíle provozní ̶Jsou podřízeny strategickým cílům Adobe Systems 10 Způsoby plánování ̶Z jaké řídící úrovně se odvozují cíle a plány nižších nebo vyšších řídících stupňů 1.Retrográdní plánování (Top-Down) ̶Cíle a plány pro nižší stupeň řízení se odvozují shora dolů ̶Vrcholový management-nadřazený dlouhodobý plán ->střední stupeň řízení-podřazený plán+nadřazený střednědobý plán->základní stupeň řízení-podřazený krátkodobý plán ̶Nevýhoda: riziko ukládání nesplnitelných plánů 2.Progresivní plánování (Bottom-Up) ̶Navrhování cílů a plánů začíná na nejnižší plánovací úrovni ̶Nevýhoda: dílčí plány si mohou protiřečit, nemusí být akceptovatelné nadřízenými 3.Protisměrné plánování (Top-Down, Bottom-Up) ̶Uplatňují se oba předchozí způsoby ̶ Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 11 Time Management – Osobní plány práce „Umění plánovat práci a využívat čas je faktorem úspěchu a neúspěchu každého člověka.“ Spočívá v: 1.Stanovení cílů 2.Plánování času 3.Rozhodování 4.Plnění plánu Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 12 Stanovení cíle = formulace přání, zájmu, potřeby, úkolu ̶Rozlišujeme cíle: ̶ životní, pracovní, v současném zaměstnání, cíle v aktuálně vykonávané funkci ̶Krátkodobé, střednědobé, dlouhodobé ̶Princip SMART (správný postup tvorby cílů) S – specifický: konkrétní, nic obecného M – měřitelný: kvantifikovatelný, kontrolovatelný v průběhu plnění A – akceptovatelný: přijatelný pro interní i externí zájmové skupiny, dosažitelný pro nás R – realizovatelný: splnitelný z hlediska disponibilních zdrojů, reálný T – termínovaný: měl by mít uvedený požadovaný termín splnění ̶ Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 13 Plánování času ̶Skládá se z: ̶Ročního a čtvrtletního plánu: pro pravidelné a předvídatelné úkoly Obsahuje: název úkolu, počet pracovních dní potřebných ke splnění, plánovaný a skutečný termín splnění ̶Měsíčního plánu: převádějí se do něj čtvrtletní plány + nedokončené úkoly z předchozího měsíce a zařazují se nové úkoly + rezerva pro nepředvídatelné úkoly Obsahuje: název úkolu, potřebu času v hodinách, označení priorit, plánovaný a skutečný termín splnění ̶Týdenního plánu: úkoly vyplývající z plánu měsíčního + nesplněné úkoly z předešlého týdne + úkoly nové Obsahuje: název úkolu, denní hodinu, den a celkový čas plnění a záznam o jeho splnění ̶Denního plánu: nejdůležitější stupeň plánování, výchozí jednotka pro plnění ostatních plánů Pořadí plnění úkolů: 1.Periodicky se opakující úkoly 2.Nevykonané, nesplněné úkoly 3.Aktuální nové úkoly Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 14 Rozhodování ̶Volba druhů a množství činností a úkolů, které je třeba vykonat. ̶Volba pořadí, v jakém mají být plněny (priority). ̶Rozhodování o tom, které činnosti bude manažer vykonávat sám a které bude delegovat. Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 15 Metodické pomůcky při rozhodování 1.Paretovo pravidlo 2.Metoda ABC 3.Eisenhowerův princip Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 16 Paretovo pravidlo – pravidlo 80/20 =umění, jak dosáhnout co nejlepších výsledků s co nejmenším úsilím ̶80 % výsledků, které dosáhne manažer v práci vyplývá z 20 % vynaloženého času (=> 80 % času je vynakládáno na činnosti méně důležité) ̶Aplikace pravidla spočívá v rozdělení úkolů na 2 skupiny: 1.Úkoly, které plní manažer bez odkladu a sám, je jich málo, mají velké důsledky, jsou velmi důležité a vyžadují menší podíl času (20 %) 2.Úkoly, které manažer může delegovat/odkládat, je jich mnoho, jsou méně naléhavé a důležité, ale vyžadují velkou spotřebu času (až 80 %) Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 17 Metoda ABC – pravidlo 15:20:65 ̶Vychází ze stejných předpokladů jako Paretovo pravidlo ̶Nerovnováha mezi příčinami a důsledky je vyjadřována ale poměrem 15:20:65 ̶15 % úkolů je velmi důležitých ̶Manažer vykonává sám, bez odkladu ̶20 % středně důležitých ̶Větší část vykonává sám a část může delegovat ̶65 % méně důležitých ̶Měl by převážně delegovat, poze výjimečně vykonávat sám Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 18 Eisenhowerův princip ̶Rozlišuje činnosti podle 2 kritérií: ̶Důležitosti ̶Naléhavosti ̶Priority pro vyřizování se stanoví podle matice ̶Podle ní lze všechny činnosti rozdělit do 4 skupin A, B, C, D = pořadí plnění činností A – manažer vykonává sám a okamžitě B – deleguje a kontroluje dodržení termínu C – deleguje jejich přípravu, ale v konečné fázi plní sám manažer D – všechny deleguje ̶ Velmi důležité úkoly Úkoly C Úkoly A Méně důležité úkoly Úkoly D Úkoly B Méně naléhavé úkoly Více naléhavé úkoly Adobe Systems 19 Plnění denního plánu 1/2 ̶Velmi individuální ̶Někdo plní raději důležité úkoly ráno, někdo odpoledne, někdo využívá raději týmové práce, někdo pracuje raději sám => každý má svůj osobní styl plnění úkolů ̶Obecné zásady pro realizaci osobního plánu dne ̶Úvodní část dne Začínat přibližně ve stejný čas, Zkontrolovat denní časový plán z hlediska obsahu a priorit Provést případné změny Vyřídit nejdůležitější úkol dne ̶Střední část dne Vyřizovat další nejdůležitější úkoly Započaté úkoly ukončovat/upravit termín plnění Prověřovat nové úkoly z hlediska důležitosti a delegovatelnosti Odmítat nové, dodatečně naléhavé úkoly (vede k nesplnění úkolů plánovaných) Racionálně pracovat s informacemi a komunikovat Kontrolovat čas a pravidelně dělat přestávky Zavést si nerušenou hodinu Adobe Systems Definujte zápatí - název prezentace / pracoviště 20 Plnění denního plánu 2/2 ̶Závěrečná část dne: Vyřídit drobné záležitosti a úkoly Zkontrolovat plnění denního plánu Vypracovat časový plán na další den ̶Připravenost člověka k pracovnímu výkonu v průběhu dne (https://zsbozp.vubp.cz, 2019) mentalni_vykonnost.png