K záznamu rozhovoru zpravidla užíváme diktafon, za jistých podmínek také videokameru. Záznamová zařízení nám umožňují zachytit nejazykové projevy řeči (např. přeřeknutí, zkomolení, vynechání či dlouhé mlčení před odpovědí). Je důležité zachytit právě i neverbální součásti promluvy jako jsou pomlky, smích nebo zvýšení hlasu respondenta. Někdy se v terénu můžete setkat s tím, že  záznamové zařízení ovlivňuje průběh samotného rozhovoru. Jednak z něj můžete být sami trochu nervózní (např. při sledování délky záznamu či správného nasměrování mikrofonu). Někteří respondenti kvůli němu své vyprávění více dramatizují, aby bylo poutavější. Jiní vás klidně vyzvou, ať si diktafon vypnete. Řada lidí má zase pocit, že musí odpovídat přesně a pečlivě, vyjadřují se zdvořile a užívají fráze, protože se třeba obávají, kdo by to po nich mohl číst a že nebudou mít možnost vyřčené opravit. Se všemi takovými eventualitami je třeba dopředu počítat a ještě před začátkem rozhovoru respondenta ujistit o zásadách, jako jsou informovaný souhlas, autorizace, anonymizace a využití takto získaných dat čistě k vědeckým účelům (viz předchozí podkapitola).

Stejně jako při systematické přípravě na rozhovor záleží rovněž na jeho přesném přepisu dle transkripčních pravidel, aby se zachovala vědecká povaha metody a takto získaná data se neznehodnotila. Vyhotovený transkript je hlavním zdrojem pro vaši analýzu a interpretaci dat. Ačkoliv přepis samotný není komplikovaný, jedná se o časově velmi náročnou činnost (deset minut rozhovoru přepisujete zhruba hodinu). Nicméně je žádoucí přepsat veškerý získaný materiál, neboť při analýze a interpretaci se k údajům budete opětovně vracet, pročítat si je a kódovat konkrétní pasáže. Data následně můžete vizualizovat (tj. zvýrazňovat, dělat si poznámky, komentovat, pátrat po protiřečících si vyjádřeních různých respondentů, identifikovat doplňující se úryvky, vytvářet kódovací schémata a sítě vztahů na všech analytických úrovních). Přepisem také rozvíjíte své schopnosti vést rozhovor, jelikož při jeho čtení můžete reflektovat své chyby a poučit se z nich. Příprava rozhovoru vám s přibývajícími zkušenostmi zabere méně času. Proto pokud s výzkumem začínáte, je určitě přínosné si přepisy coby součást školení kvalitativního výzkumníka provádět samostatně. Do začátku se hodí konvenční značky

Existují hardwarové i softwarové pomůcky pro snazší přepis textu ze zvukového souboru, jehož digitální kopii si pro jistotu zálohujte. Jedná se např.  o nožní pedály s funkcemi převíjení a přehrávání a programy jako f4 (freeware), HyperTranscribe, Express Scribe, Transana či InqScribe. Podobný software se dodává i s některými záznamovými zařízeními (např. Sound Forge), zdarma ke stažení je také do češtiny přeložený Transcriber, který umožňuje delší interview rozdělit na úseky dle mluvčího a k těm se pak libovolně vracet s klávesovými zkratkami pro opětovný poslech. Při přepisu vidíte zvukovou stopu a jednotlivé úseky, text se dá posléze exportovat do formátu HTML.

Pro úplně nejjednodušší aplikace (např. pro přípravu seminární práce) je vhodné využít online aplikaci oTranscribe, která nabízí jednoduché ovládání přehrávání záznamu přes funkční klávesy a možnost vkládání časové značky.