Kolaborativní systémy Kolaborativní systémy umožňují co možná nejkomplexnější správu týmů a projektů, nejen u virtuálních, ale také u skutečných týmů. Jde o oblast relativně širokou, která zahrnuje nástroje na správu projektů jako takových, ale také systémy na správu dokumentů či firemní sociální sítě. Jednotné prostředí pro organizaci projektů může posloužit jako velice dobré vodítko proto, jak takové projekty vlastně řídit. I relativně nezkušený leader se relativně snadno seznámí se vším, co je k úspěšné činnosti na projektu potřeba. Díky této univerzálnosti balíčků se může relativně dobře obejít bez předchozího školní z managementu a řízení lidských zdrojů. Mezi základní komponenty, které by měly tyto balíčky obsahovat, patří Ganttův diagram, který umožňuje sledovat vývoj jednotlivých fází projektu, diskusní skupiny, wiky, nástroje na sdílení informací a dat, elektronické nástěnky, seznamy úkolů, aktivit, kalendáře nebo informační centrum. Na základě toho, jakou kdo v projektu hraje roli, by měl mít k jednotlivým komponentám systému patřičný přístup. Užitečné jsou také různé systémy, které umožňují upozorňovat jednotlivé aktéry, že se blíží uzávěrka jejich činnosti, přibyl nový úkol, nebo že mají zpoždění. Pokud je nutné nějaký projekt řídit čistě online, je nutné, aby byl doplněn dalšími komunikačními kanály – ať již jde o e-maily, videokonference, užití IM či VoIP. Osobní kontakt je stále ale hodně důležitý a není možné jej zcela vyřadit jen proto, že máme k dispozici vhodné online nástroje. Nástroje pro správu a řízení projektů (groupware) představují jeden z prvků, kterým je možné pro tuto činnost použít. My se zaměříme na vybrané aplikace, které jsou k dispozici zdarma (alespoň v základním provedení) a online. Díky tomu jsou ideálně dostupné a snadno použitelné také v edukačním procesu.  Zoho Project (https://projects.zoho.com) představuje jeden z nejkomplexnějších systémů na práci s projekty, který si lze vůbec představit. Systém umožňuje definovat projekt a v rámci něj mít řadu dílčích úkolů, které jsou přiřazovány jednotlivým účastníkům nebo celým skupinám. Mezi nimi je možné vytvářet závislosti, vykreslovat Ganttův diagram nebo řešit chyby, které se v rámci projektu objevují. Nechybí ani integrovaný chat, diskusní fórum, kalendář, systém na sdílení souborů nebo organizátor schůzek. Ke každému projektu je navíc možné mít Wiki, která slouží jako jednotné informační centrum. Každý uživatel disponuje vlastním profilem a je možné sledovat, co dělá a jaká je jeho pozice uvnitř projektu. Zajímavostí je určitá variace na Twitter, v rámci které má každý možnost napsat ve 140 znacích co právě dělá. Tento prvek může být dosti motivující. Přítomná je také ale řada dalších funkcí, jako je vyhledávání, práce s milníky atp. Robustnost celého projektu podpírá fakt, že po registraci získá každý uživatel přístup k Zoho Office, v rámci kterého získá kompletní online kancelář, včetně možnosti online spolupráce, třeba na jedné tabulce nebo vybraném dokumentu s dalšími uživateli. Jeho součástí jsou také nástroje na práci s databázemi, HR a řada dalších, takže je možné v něm velice efektivně online kooperovat.  Chili project (http://demo.chiliproject.org/) je relativně robustní nástroj na organizaci projektů, který je možné provozovat buď na vlastním serveru nebo jako službu. Pro rozsáhlejší aplikace doporučujeme první variantu. Zvládá většinu potřebných úkolů – od Ganttových digramů a správy projektů, zdrojů či úkolů, přes kalendář, sdílení dokumentů a souborů a diskuse, až po Wiki. Práce s ním je rychlá, jednoduchá a přehledná. Po přihlášení každý člen projektu hned vidí, jaké jsou jeho úkoly, zda stíhá a co by vlastně měl dělat. Díky dobrým možnostem sdílení dat a komunikace je možné tuto aplikace jen doporučit. Je bezplatná a stejně jako Zoho je lokalizovaná do češtiny, což je velice příjemné. Jelikož nejsou k dispozici žádné nástroje na spolupráci například na dokumentech, je vhodné jej propojit třeba s Google Apps.  TeamLab (http://www.teamlab.com) je open source aplikace a je zcela bezplatný. Funguje jako služba, takže není třeba jej instalovat na vlastní server. Pro vzájemnou komunikaci slouží speciální IM či diskusní fórum, je možné sdílet soubory, fotografie a další dokumenty (zdarma do 1 GB) nebo třeba odkazy. Připravená je také Wiki, Ganttův diagram, práce s milníky, zdroji či úkoly. Nechybí ani nástroje na počítání času, což jistě může řada uživatelů ocenit. Přítomný je také editor dokumentů, mobilní přístup (což je dnes velice užitečná funkce) nebo integrovaný CRM systém, e-mailový klient nebo třeba kalendář. Zásadním problémem může být jen absence podpory českého jazyka, neboť má TeamLab často problémy si diakritikou.  Dnes jsou také populární systémy, které stojí na platformě Google Dokumentů, jako je například ComindWork Project Manager či Gantter for Google Drive. Firemní sociální sítě Jednou z cest, o které se dnes intenzivně diskutuje, jsou firemní sociální sítě, jejichž nárůst je spojený také se změnou struktury firem a způsobu řízení. Jde o relativně novou a moderní formu kolaborativní spolupráce, která postupně získává na význam. Zatímco dříve byl klasický model řízení organisace nejčastěji řešen strmou pyramidovou strukturou, kdy každý mel jasně definovanou množinu podřízených a strukturu nadřízených, dnešní trend je spíše takový, že se objevují modely dynamické, ploché, kdy se struktura mění často podle konkrétního úkolu či činnosti, která se provozuje. Autoritativní model je tak částečně umenšován adhokratickým či demokratickým systémem fungování. Tyto skutečnosti s sebou nesou nové požadavky na to, jakým způsobem probíhá komunikace uvnitř organisací. Zatímco dříve převládala tvorba reportů, dnes jde o druh zpráv, které jsou svým způsobem překonané. Firma potřebuje rychlé a dynamické informace o tom, co se děje na konkrétní pobočce, co potřebují které organisace či jak se cítí jejich zaměstnanci. Důraz na dynamiku je přitom stěžejní, zvláště když uvážíme, jak rychle se zkracující inovační či výrobní cykly. Základní myšlenkou je vytvořit prostředí, které by se na jednu stranu co možná nejvíce podobalo klasickým sociálním sítím (především Facebooku), avšak současně bylo uzavřené pouze pro jedinou organisaci. Obvyklou součástí systému je zeď, chat či sdílení dokumentů. Na rozdíl od klasických sociálních sítí je kladen velký důraz na bezpečnost. Vizuální podoba je často taková, že neznalý uživatel má problém prostředí odlišit od Facebooku. Příkladem těchto sítí mohou být Yammer, Chatter, Jive či MangoApp. Díky tomuto komunikačnímu kanálu má vedení společnosti tak má přístup k problémům a tématům, které řeší zaměstnanci ve frontální linii, aniž by musely být zpracovány středním managementem. Současně je akcentován rozměr vyšší spoluúčasti zaměstnanců na řízení firmy, prostřednictvím rychlých anket, dotazníků a dalších prvků. Lze říci, že firemní sociální sítě vytvářejí jeden z možných prvků, které mohou pomoci nejen k lepšímu provozu a řízení knihoven, ale také k posilování a rozvoji sociálního a intelektuálního kapitálu těchto organisací.