PRVKY PREZENTACE Cíle 7i Identifikovat základní, nevynechatelné prvky každé prezentace. 71 Uvědomit si jejich význam pro výsledný účinek prezentace. Prezentace je jako dětská skládačka. Celkový efekt, účinek naší prezentace závisí na souladu všech základních prvků, které se na výsledku podílejí. Těmito základními prvky jsou v každé prezentaci vždy lidé. sdělení, které si předávají, a okolnosti, za kterých k tomuto předání dochází. Pojďme se společně podívat 11:1 obsah základních prvků a jejich vzájemné propojení a souvislosti. „Řečnik má vyčerpá! téma a ne posluchače. " W. Clmrchill Prezentaíni skládačka aneb prvky prezentace Lidé Pro každou prezentaci musí být alespoň dva. Jeden, který prezentuje, a druhý, který poslouchá: ti já (řečník), ti ti, kdo poslouchají (posluchači). Možná, že to bude znít na první poslech zvláštně, ale i prezentace je dialog. Dialog, který vedeme se svými posluchači. Dialog o to složitější, že jej obvykle vedeme ne s jedním, ale někdy i se stovkami posluchačů. V každém dialogu jako v každé jiné komunikaci záleží na obou stranách, zda a v jaké míře bude úspěšný. Na jedné straně jste vy jako řečník, mluvčí, prezentující. Na vaší straně jsou osobní zkušenosti, znalosti, pověst a reputace, důvěryhodnost a přesvědčivost Na druhé straně pak jsou vaši posluchači se svými znalostmi, zkušenostmi, očekávánim, zájmem, postavením a angažovaností. V případě prezentace jde o to, aby se tyto dvě různé množiny alespoň do určité míry překryly, a tak došlo k pochopení, porozumění. Většina průměrných řečníků se v první řadě zajímá o sebe, o své cíle, které prezentaci sleduje, co a jak řekne. Jak to těm druhým dokáže a ukáže! Daleko méně se ti průměrní zabývají (pokud vůbec) svými posluchači. Jejich pořadí důležitostí je: l.já 2. to, co řeknu 3. posluchači Chcete být dobrými, nadprůměrnými, vynikajícími řečníky? Potom obraťte pořadí! 1. posluchači 2. to, co řeknu j. ja Pokud dokážeme tento krok udělat, měníme zásadním způsobem svůj přistup a pokládáme pevné základy pro úspěch jakékoli komunikace s druhými lidmi. Jen tehdy, pokud budeme schopni na prvním místě vidět svého posluchače, co o věcí asi ví, jaké může mít zkušenosti, co očekává, čemu věří a co by jej mohlo přesvědčit -můžeme najít cestu, skutečnou a doslovnou „komunikaci" ke svému posluchači. Snaha o pochopení, respektování a vcítění se do partnera je v každé komunikaci základem 16 Lidé pro pochopení a dorozumění. Neni nic horšího než řečník, který si neváži svých posluchačů. Řečník, který si neuvědomuje, že už posluchače nudí, který není schopen mluvit pro ně srozumitelným jazykem, neumí oslovit jejich zájmy, neboje dokonce byť i z nevědomosti uráží. Dobrý řečník je ten, který myslí na své posluchače, který jim má co říci a umí své sdělení formulovat pro posluchače srozumitelné a zajímavě. Dobrý řečník se nerodí, ale roste a vytváří. Jedna z nejstarších systematických studií veřejného projevu, více než dva tisíce let stará Aristotelova „Rétorika", uvádí tři druhy důkazů: logos (logický důkaz), pathos (emocionální výzva) a ethos (výzva založená na povaze mluvčího). Osobnost mluvčího je významným faktorem ovlivňujícím výsledek prezentace. Vy sami jste ten nejlepší nástroj, který máte! Interkulturní pohled V našem kulturním okruhu platí, že prezentujíci. mluvčí, řečník je odpovědný za to. co říká, a měl by tedy vědět, o čem mluví, měl by být důkladně připraven. Měl by uvádět pravdivé informace o svých zdrojích, neměl by záměrně klamat nebo šířit lži, pomluvy a neověřené zprávy. Žijeme ve světě, kde jedinou konstantou je změna, a informace se mění, pohledy se prohlubují, stanoviska rozšiřují, nosiče informaci mění nejen formu, ale i obsah zprávy. To, co tvoři součást naší profesionality, je i schopnost kritického zhodnocení použitých údajů, dat a informací, ale také zdrojů, ze kterých čerpáme. Není tomu tak ale všude. Pro asijské kultury, zejména čínskou a japonskou, je zdvořilost důležitější než poctivost, pravdivost a otevřenost a při skupinových diskuzích a rozhovorech zejména na veřejnosti zachovávají zásadu mírumilovných vztahů.1 Porušení této zásady je tvrdě společensky odsuzováno. Tato zásada je natolik primární, že potlačuje ostatní - například může požadovat, abyste neříkali pravdu. Pro nás, jako příslušníky kultury vyznávající jiné pořadí hodnot, to znamená při prezentaci v takovém kulturním prostředí mimo jiné velmi opatrně zacházet s kritickými a negativními informacemi, které potřebujeme posluchačům sdělit. Daleko více než v domácím kontextu zvažovat, jak a zdaje vůbec použijeme. „Jak něco říkáme, je stejně důležité jako to, co říkáme." J Joseph A, De Vito: Základy mezilidské komunikací: Praha. Grada. 200/. s. 337 Lidé 17 BRNO prezentační skládačka aneb prvky prezentace 2 Sdělení Každé naše sdělení má svůj obsah i formu, své co i jak. Slovní (verbální) sdělení, to jsou naše slova a jejich význam, terminologie a výrazy, které používáme, argumenty, otázky a jejich uspořádání, struktura. Patří sem ale i textová část v podkladech, tiskovinách a psaných pomůckách, které předkládáme svým posluchačům. Mimoslovní (neverbální) část našeho sdělení tvoří všechny mimoslovní signály, počínaje naším vzhledem a oblečením, sebejistotou a organizovaností, pohledem, gesty, postojem, mimikou a hlasovým projevem a celkovým chováním a vystupováním. Součástí mimoslovního písemného sdělení jsou pak použité obrázky, piktogramy, grafy, filmy, obrazové pomůcky. V komunikaci s druhými lidmi si zdaleka nepředáváme jenom informace, fakta, čísla, racionální argumenty a podklady. Naše sdělení vždy obsahuje i zprávu o tom, co si myslíme o sobě, za koho se považujeme a za koho považujeme své posluchače. Vždy je v našem sdělení obsažena zpráva o tom, co si myslíme o věci samé - zdají věříme, jak ji hodnotíme, jak si za ní stojíme. Předáváme si nejen racionální a věcné informace, ale i informace o svých postojích, hodnoceních, emocích, očekáváních. A právě v této neracionální oblastí našeho sdělení se projevuje jako minimálně stejně důležitý faktor neverbální komunikace. Ba co více. právě tady začíná být naše prezentace buď efektivní - to v případě, že naše slovní i mimoslovní sdělení říká jedním hlasem ano. ano, anebo naopak neefektivní, neúčinné - to v případě, že naše slova říkají ano a naše neverbální signály říkají posluchačům ne. Koneckonců to, že se posluchači dozví nejen informaci, ale i to, jak šijí mají vysvětlit a jak s ní naložit, právě to od nás očekávají. Jinak by přece stačilo, aby šiji sami přečetli. Proč je mimoslovní část naší komunikace tak významná a silná? Důvodem je především fakt, že je vývojové daleko starší a daleko významnější pro přežití člověka jako biologického druhu, než jsou slova. Mimoslovní signály oslovují přímo podvědomí našeho posluchače a podvědomí je „šéfem" naší psychiky a má hlavní slovo při rozhodování, zda nám posluchač věří nebo ne. Pokud jako řečník dosáhneme toho, že naše slova i mimoslovní signály budou v souladu, zvládli jsme základní kámen v mozaice naší úspěšné prezentace. Jinými slovy řečeno: mluvte jen, máte-li co říci, mluvte jen o tom, o čem jste sami přesvědčeni a čemu rozumíte a věříte. „Jen ten, kdo je sám přesvědčen, dokáže přesvědčovat druhé." ..Chceš-li mne rozplakat, musíš nejdříve plakat ty sám. " Hora t i us 18 Sdělení Sdělení 1 f>rezentačni skládačka aneb prvky prezentace Ostatní okolnosti Na prvním místě jsme začali uvažovat o svých posluchačích a jejich zájem dali do popředí. Dobře jsme odhadli i jejich znalosti, názory a zkušenosti, jejich očekávání a výborné jsme se připravili. Naše prezentace, naše sdělení je co do obsahu i formy působivé, naše pomůcky fungují a posluchači se zájmem poslouchají. Je něco, co by mohlo výsledek a efektivitu naší prezentace oslabit? Odpověď zní ano, je. 3.1 Čas Když má prezentace končit ve dvanáct hodin a my ještě ve dvanáct hodin dvacet minut mluvíme, trpělivost i pozornost posluchačů klesá k nule. Dodržet stanovený čas prezentace považuji v našem kulturním okruhu za významný ukazatel profesionality přednášejícího. Dodržením času nesděluji svým posluchačům jenom to, že jsem profesionál, který zvládne téma ve vymezeném čase, ale daleko více. Sděluji jim neverbálně: „Vážení posluchači, respektuji váš čas a dohodnuté podmínky, respektuji a vážím si vašeho času i vás." Čím méně času máme k dispozici, tím více času potřebujeme na přípravu. Každý spisovatel a novinář vám potvrdí, že je jednodušší napsat na dané téma tři stránky než „jenom" krátký novinový sloupek. Povzdechy typu: „Kdybych na to mě! více času, bylo by to daleko lepší... " nebo „Tohle téma se prostě nedá zvládnout za deset minut. Na to potřebuji alespoň hodinu!" - tyto povzdechy přenechejte začátečníkům, pro vaše posluchače to není argument. Interkulturní pohled Asi už tušite, že to, co jste si právě přečetli, také neplatí beze zbytku všude na světě. Dochvilnost, přesnost, časový rámec a jeho dodržování - to jsou požadavky, kterými se budeme řídit především u posluchačů v západní, severní a střední Evropě, v USA a v Japonsku. Už ve Španělsku, Řecku, Latinské Americe a v arabských zemích je přístup k času odlišný a účastníci konverzaci většinou neukončí jen proto, že už čas vypršel. Naopak, považovali by to za nezdvořilé.2 3. 2 Místo, podmínky, okolnosti a technika Dodnes si s mrazením vzpomínám na prezentaci projektu nového výcvikového programu pro telefonické vymáhání pohledávek, který jsem představovala marketingovým a personálním ředitelům českých a zahraničních firem. Tehdy jsem to byla pouze já, komu stékal pot po zádech - moji posluchači se na rozdíl ode mne třásli po i první půl hodině chladem a své myšlenky věnovali zcela jednoznačně ne tomu, co \ program obsahuje, ale tomu, jak se zahřát. Proč? Protože jsem v přípravě podcenila prostředí a nedostatečné vytápění prostoru, kde se prezentace pořádala. Pokud jste na vlastní kůži zažili, co dokáže s pozorností a zájmem posluchačů udělat jakékoli vyrušení, nefungující zařízení, horko, zima, hluk - potom víte, o čem mluvím a do jaké míry to může narušit celkový výsledek. Posluchačům, kteří se tetelí zimou a jejich jedinou touhou je trocha teplého do žaludku, dalším, kterým je naopak vedro nebo strádají vydýchaným vzduchem - těmto posluchačům můžeme vykládat se sebevětším zanícením - jejich pozornost bude stále odváděna k elementárním fyziologickým potřebám. Na počátku své poradenské a konzultační kariéry jsem si také říkala, že to nejdůle-žitéjší je zájem posluchačů a to, jak já profesionálně zvládnu svou prezentaci. Všechno to ostatní, jako čas, pomůcky a podmínky - na tom tolik nezáleží. Vlastní nepříjemné zkušenosti mne ale poučily, že ani tyto zdánlivě okrajové prvky prezentace není možné podceňovat, protože i ony utvářejí a podílí se na celkovém výsledku naší prezentace. Představíme-li si výsledný efekt prezentace jako ideální kruh, potom je jasné, že oslabením nebo selháním kteréhokoli prvku se cílový efekt narušuje. 2 Joscph A. Dc Vito: Základy mezilidské komunikace. Praha, Grada. 2001. s.iíi 20 Ostatní okolnosti Ostatní okolnosti 21 Příprava prezentace připral prezentace 1.1 Stanovení cíle Představte si, že jste obžalováni ze zločinu, který'jste nespáchali, a váš obhájce odpoví na váš dotaz, jak se budete připravovat na obhajobu, asi takto: „Vite, já se neobtěžuji s přípravou a plánováním nebo studiem případu. Prostě přijdu do soudní síně. řeknu dobrý den soudce a nějak vaši obhajobu zaimprovizuj!." Chcete ho ještě jako obhájce? To byla typická řečnická otázka, protože my víme, že příprava je nezbytná pro výsledný efekt a znamená promyslet si mnoho věcí. Podívejme se na první z nich. Jirásek pracovat a ze kterých bude vycházet, budou stejné. To, co se výrazně změní, bude jejich výběr, uspořádání, gradace, argumentace, interpretace a forma prezentace.' Otázka proč na začátku nám totiž rozhodujícím způsobem určuje i odpověď na otázku, co budu říkat (a také co říkat nebudu). Je to první základni směrovka pro naši prezentaci. Co chci, aby posluchači věděli? Co chci, aby posluchači udělali? Jak chci, aby se posluchači cítili? „Pane Jiráska, zítra je schůze správní rady a já musím odjet v naléhavé záležitosti. Budete muset zítra místo mne prezentovat dosažené výsledky. Samozřejmě vám předám všechny podklady a moje sekretářka vám pomůže se zpracováním." Co si asi říká pan Jirásek v duchu kromě toho, že proklíná svého šéfa? Možná, že něco ve smyslu - „No to je nadělení! Co já jim tam budu vlastně říkat?" Otázka, kterou si pan Jirásek položil jako první (Co jim budu říkat?), nám ukazuje, že pan Jirásek asi moc zkušeností s prezentacemi nemá. Ne, že by tato otázka neměla s přípravou co dělat! Dobrý řečník si ale současně polož: další klíčovou otázku. Nikoli jen co všechno, ale proč budu něco říkat. Nikoli jen téma, aie i účel, cíl. smysl prezentace. Co je účelem, cílem mojí prezentace? Co vůbec může být cílem jakékoli prezentace? V zásadě jde u prezentace o jednu z následujících možností nebo jejich kombinací, Cílem prezentace je: ti informovat. ti přesvědčit (motivovat k jednání). ti pobavit. To je stále velmi obecné a náš pan Jirásek by si měl položit otázku ještě poněkud konkrétněji. Jestliže je cílem prezentace podat informace, potom otázka zní: které informace konkrétně chci, aby se moji posluchači dozvěděli? V případě, že chci o něčem své posluchače přesvědčit, potom je třeba stanovit, co chci, aby udělali. Součástí by měla být i odpověď na otázku, jak chceme, aby se naši posluchači cítili. Asi není potřeba zvláště zdůrazňovat, že i v případě našeho pana Jiráska bude jinak vypadat prezentace, která má za cíl pouze informovat správní radu o dosažených výsledcích, a jinak prezentace výsledků, která má za cil přesvědčit správní radu o tom, že na základě daných výsledků je potřeba přijmout opatření. Podklady, se kterými bude pan K zamyšlení Vzpomeňte si na svou poslední prezentaci. Jak jste si definovali její cíl a jak se to projevilo v prezentaci? Splnili jste cíl prezentace a do jaké míry? Mysleli jste v první řadě na své posluchače? Zahrňte otázku proč? na počátek své připravované další prezentace a sami zvažte, do jaké míry ovlivní obsah vaší prezentace. 28 Stanoveni cíle Stanoveni cíle 29 Příprava prezentace Analýza posluchačů a situace Druhým krokem, který předchází úvahám o obsahu naší prezentace, druhou směrovkou na naší cestě je analýza. Analýza posluchačů a situace, vyhodnocení podmínek, ve kterých prezentace bude probíhat. Analýza posluchačů Kdo jsou ti. kdo mne budou poslouchat? Pokud si neodpovíme na tuto otázku, nemůžeme zodpovědně začít s přípravou prezentace. Ne vždy můžeme dát na tuto otázku naprosto přesnou odpověď. Ne vždy známe osobně ty, ke kterým budeme mluvit. Většinou ale známe alespoň základní charakteristiky svých posluchačů. Jsou to odborníci, nebo laici, jsou to řídící pracovníci nebo specialisté, jsou to začátečníci nebo zkušení v oboru, jsou mladí nebo starší, jen ženy nebo jen muži? Co o tématu asi vědí a co očekávají, co je bude zajímat? Jinak budeme prezentovat svůj podnik při náboru studentů na vysoké škole a jiné argumenty budeme používat, budeme-li chtít získat staršího odborníka nebo specialistu. Kromě sociálního složení svého publika zvažujeme také jejich „psychologické nastavení" k danému tématu a kulturní zázemí. Co to znamená? p/iprava prezentac cosi o „pánbíčkářích". Oba manželé se zarazili, podívali se na sebe a potom manžel řekl: ,,Pane Tomku, promiňte, ale my s Vámi tu životní pojistku neuzavřeme. Víte, my jsme také oba hluboce věřící." Všechny omluvy a vysvětlování byly zbytečné. Analýza situace a okolností V této části přípravy je třeba zabývat se okolnostmi, které vytvářejí základní rámec a podmínky pro naši prezentaci. Kolik máme na prezentaci Času, v jakých podmínkách a prostředí bude probíhat, co je k dispozici a jaké technické pomůcky můžeme využívat a v jakém rozsahu vzhledem k času a okolnostem je použijeme. Jestliže víme proč a vzali jsme v úvahu své posluchače a okolnosti - vymezili jsme si základní směr prezentace a můžeme ji začít naplňovat obsahem, můžeme udělat další krok. 1. 3 Zpracování prezentace Psychologické nastavení znamená míru ochoty posluchačů naslouchat vám a vašemu tématu, míru, v jaké jsou ochotni téma přijmout nebo zda jej odmítají. Při analýze kulturního zázemí zvažujeme postoje a hodnoty kulturně odlišného publika, což je stále více a více realita, se kterou budeme pracovat a ve které budeme žít. Při vašem projevu bude publikum, ve kterém budou napřiklad také Američané, zřejmě rozpačitě reagovat na vtipy o „ ženském mozku", přestože v publiku budou jen muži. Vědět, zda posluchači jsou tématu nakloněni nebo naopak, je velmi důležité zejména tam, kde je cílem prezentace přesvědčit. Přítel Jiří Tomek, jinak studnice životních příběhů a zkušeností, „pojišťovák" tělem i duší, mi vyprávěl, jak se mu jednou podařilo neuváženou poznámkou ztratit klienty v okamžiku, kdy už se chystali podepsat smlouvu o životním pojištění. Jeho prezentace produktu byla přesvědčivá, na všechny dotazy a námitky přesvědčivě odpověděl a manželský pár projevil zájem o uzavření životní pojistky. Při přípravě potřebných formulářů Jiří povídal s klienty o všem možném a neuváženě pronesl 1. 3. 1 Stanovení obsahu prezentace, teze a výběr hlavních bodů Jednou z metod pro stanovení obsahu prezentace, která je do značné míry zárukou, žc nezapomeneme na nic důležitého, je brainstorming. Tuto metodu většinou známe a používáme při skupinovém řešení problémů a hledání nových řešení. Možná se ptáte, jak mohu sám na sobě praktikovat brainstorming? Pokud dodržíme pravidla: z uvolnit se a rychle zaznamenat všechny nápady například formou hesel a zkratek, ti zaznamenat každý nápad a souvislost včetně „nesmyslných", ti nehodnotit nápady a nekritizovat, ti nesnažit se je pořádat ve fázi nápadů, ti ignorovat gramatiku, potom je brainstorming využitelný velmi dobře i pro přípravu prezentace. Po zachycení všech nápadů nastává fáze jejich hodnocení, uspořádávání, strukturování, ale také výběru a vyřazování. Základním kritériem a sítem je náš cíl a výsledky naší analýzy. 30 Analýza posluchačů a situace Zpracování prezentace 31 Příprava prezentace Příprava prezentace Je mnoho dalších technik, které můžeme používat při přípravě prezentace, a z osvědčených ještě alespoň dvě, a sice technika myšlenkových map3, která respektuje naše myšlení, nebo technika analogramů a „kamenů" v řečnickém řečišti\ které najdete v knize paní V. F. Birkenbiehl. Jako „kameny v řečišti" označuje V. F. Birkenbiehl vědomostní moduly, jakési informační jednotky pro prezentaci, kterou si připravujeme, něco, co opravdu dobře a důkladně známe a co z naši paměti nezmizí například následkem trémy a napětí v průběhu prezentace. Více informací o obou metodách najdete v přiiohách. Teze, výběr hlavních bodů a jejich uspořádání Teze je hlavní myšlenka, kterou chceme sdělit. V případě informativní prezentace je teze zaměřena na to, co chceme, aby se posluchači dozvěděli, v připadě prezentace, která má za cíl přesvědčit, motivovat k jednání, je teze to, čemu chceme, aby posluchači věřili. Například, že produkt, služba, firma Kuptesito je něco, co by měli kupovat, využívat nebo na to spoléhat. Nebo výzvy k aktivitě a angažovanosti: „Šikanu ve školách mohou ovlivnit nejen učitelé, ale i rodiče dětí", „Poslance Nováka bychom měli ve volbách podpořit", „Nebezpečí obezity můžeme předejít!" ... Teze je jako prohlášení, které v prezentaci dokládáme, a definovat si ji hned na počátku významně pomáhá ve všech dalších krocích přípravy i vlastní prezentace. O Leonardu Bemsteinovi se vypráví kouzelný příběh. Jednoho dne se k němu ohlásil mladý muž s nápadem na nový muzikál a Bernstein, tehdy už proslavený muzikálem West Side Story, mu řekl: „Napište mi to, mladíku, tady na rub svojí vizitky." „To nejde," odpověděl mladík, „tam se to přece nemůže vejít!" „V tom případě to nemáte hotové," řekl mu na to Bernstein a vrátil se k dirigentskému pultu. Interkulturní pohled Zatímco některé kultury (zejména USA, Švédsko, Finsko, Dánsko, Německo...) očekávají a vyžaduji, aby mluvčí výslovně vyjádřil své stanovisko, sdělil to. oč usiluje, co chce, aby lidé udělali, další kultury dávají přednost tomu, aby vyjádření prezentujícího nebylo tak jednoznačné, chtějí být k závěru vedeny nepřímo. Prohlášení „Hlasujte pro poslance Nováka" by například v Číně, Japonsku nebo arabských zemích považovali nejen za neotesané, ale někdy dokonce až za urážlivé vůči posluchačům. 3 T. Buzcin: The Mindmap Book. London. BBC Books. I9V0 4 Vera F. Birkenbiehl: Nebojte se myslel klamu. Praha, Portál, 2002, s. 26 Velmi důležitým krokem je výběr hlavních bodů a toho. co do své prezentace zařadíme a naopak - co nemilosrdně vyřadíme. Setkali jste se při prezentaci s řečníkem, který trpí „syndromem experta"? Většina z nás jej (nebo ji) asi v životě potkala. Je to člověk, který své posluchače zavaluje obrovským množstvím detailů, podrobností, termínů, odborných výrazů tak, že i při dostatečném zájmu z naší strany a dobré vůli po půl hodině „vypináme" a přestáváme vnímat. Typickým příkladem je specialista, který se domnívá, že není důležitějšího oboru, tématu, oblasti, že není vědy kromě matematiky (trigonometrie, fyziky, historie, chemie a dosaďte si ze školních i neŠkol-ních let další příklady). Přežít v tomto světe pak můžeme jen vybaveni důkladnou a detailní znalostí právě jeho předmětu, oboru a zaměření. Syndrom experta se projevuje uvažováním typu: 7i když to vím. umím já, rozumím tomu - rozumí tomu i ostatní, 71 termíny a odborné výrazy, zkratky, které používám, musí přece znát každý, ti posluchači vědí, proč je právě toto důležité, 7i musím jim dát všechna fakta, informace a podrobnosti, vše, co o věci vím, ti používám co nejvice podrobných pomůcek, 7i všechno, co říkám, je důležité. 32 Zpracováni prezentace Zpracováni prezentace 33 Příprava prezentace příprava prezentace Pokud se chcete vyhnout syndromu experta, neustále si při přípravě prezentace připomínejte, že: 7i vaši posluchači musí dostat pouze ty informace, které potřebují a které musí znát. Ne vše to, co víme my. ale to, co potřebují, aby pochopili - uvěřili - rozhodli se. 71 méně je většinou více, 71 mluvíme organizovaně, systematicky a říkáme jen to nejdůležitější. Řekneme-li, že budeme miuvit o A potom o B a na závěr o C, potom bychom toto pořadí také měli dodržet, nevracet se a nepřeskakovat z jednoho bodu a tématu na druhý. Vyhnout se syndromu experta tedy znamená především nepředpokládat u posluchačů důkladnou a zevrubnou znalost, nepokrývat vše do detailu a nepoužívat odborný žargon a zkratky. Hlavní body pro svou prezentaci vybíráme velmi pečlivě a jen ty nejdůležitější. Ideální počet hlavních bodů pro naši prezentaci je číslo tři - magické číslo, které si posluchač snadno zapamatuje. Maximální počet hlavních bodů by neměl přesáhnout číslo pět. Jak vybírat a zužovat počet bodů? Vylučte ty, které se zdají méně důležité, stanovte svým bodům priority, dále zkombinujte ty body, které mají společný základ, do jednoho bodu a třetím kritériem je publikum. Vyberte ty, které se nejvíce týkají vašich posluchačů. Hlavní body dále zpracováváme slovně i obrazem (vizuálně). Pro slovní argumentaci používáme definice, statistiky, citace, data, výsledky výzkumů a studií - tedy argumenty, kterými dokládáme svá tvrzení racionálně. Druhým důkazem jsou důkazy emocionální - příklady, zkušenosti druhých. Pro vizuální zpracování používáme vizuálních prostředků, jako je flipchart, zpětný projektor, videozáznam, film, počítač, dataprojektor a multimedia, tabule, obraz, mapa nebo konkrétní předměty. Každé své tvrzení musíme deklarovat, doložit příklady, argumenty a shrnutím důkazů znovu potvrdit. Pro tento postup lze použít snadno zapamatovatelného pravidla ODS: 71 Označit ti Doložit 7i Shrnout Označit znamená říci srozumitelně a stručně své tvrzení: „Ekonomický vývoj se v Irsku, jí: dva roky po vstupu do Evropské unie, výrazné zrychlil. " Doložit znamená uvést fakta, která výrok potvrzují formou čísel a příkladů: „Hrubý národní produkt se ve srovnáni s rokem X zvýšil o 21 %. daňové zalíceni na jednoho obwatele se ustálilo na úrovni 28 %. Každá irská rodina, která pocítila nárůst produkce a rozvoj podnikáni i služeb ve svých peněženkách, si dnes už může dovolit spotřebitelský standard srovtiaielný s ostatními zeměmi EU, Za prací už do světa nejezdi Irové, ale svět jezdi za prací do Irska. Jen za rok 2003 se zvýšil počet legálních pracovníků ze zahraničí o 12 000 pracovních míst. " Shrnout fakta a argumenty podporujici deklarované tvrzení: „2 uvedených čísel a přikladu vvplývá. že pro Irsko znamenal vstup do EU výrazný krok k urychleni ekonomického rozvoje." 1.3.2 Struktura prezentace - úvod, stať, závěr a uspořádání materiálu „Dámy a pánové! Ještě před pěti minutami, když jsem se připravovala na své vystoupeni před Vámi. věděl jen Bůh a já. co Vám budu říkal. Teď už lo ví jenom Bůh. " Funkce úvodu Položili jste si někdy otázku, kolik času má kdokoli, kdo nás v dnešním uspěchaném světe oslovuje s libovolnou informací, zprávou, prezentací? Zkusme si vzpomenout, po jaké době „vypínáme" při referátu svého šéfa nebo kolegy na poradě. Kolik času jsme dali přednášejícímu na posledním odborném školení, než jsme se začali zabývat svými myšlenkami? Byly to zhruba 3 minuty, minuta? Nebo jen 30 sekund? Zatímco ještě na přelomu osmdesátých a devadesátých let dvacátého století jsme mohli počítat více než s minutou, či dokonce s optimistickými třemi minutami, dnes už je nemáme! Proud změn a informací nutí posluchače k tomu, aby si závěr o tom, zda je prezentace zajímá nebo nikoli, udělali daleko dříve. Dnes již máme u většiny lidí opravdu jen minutu na to. abychom své posluchače zaujali. Navázat kontakt se svými posluchači, v průběhu pár desítek vteřin je zaujmout a přesvědčit o tom, že k tématu máme co říct, že je to něco, co se jich týká - to vše musíme stihnout během prvních pár desítek vteřin. Teprve potom budou ochotni vyslechnout také o čem konkrétně budeme miuvit, jak dlouho a jak to celé bude probíhat -tedy vše to. co musí v úvodu zaznít. Zdá se vám, zeje to příliš náročné? Kdybych parafrázovala „klasika" Járu Cimrmana, mohu říci, že: „Může se nám to nelíbit, můžeme s tím i nesouhlasit, ale to je tak vše, co s tím můžeme dělat!" Pro prezentační praxi to 34 Zpraca vě ni prezentace Zpracování prezentace 35 Příprava prezentace Příprava pre2entace znamená daleko více si uvědomovat hlavní smysl a cíl úvodu a tím je, jak už víme. na prvním místě zaujmout posluchače! V naší přípravě je proto naprosto nezbytné velmi pečlivě úvod promýšlet a připravovat. Musíme počítat s tím. že posluchač je zhýčká-ný, že chce být baven a bude nás porovnávat s tím nejlepším. Zaujmout, získat zájem a pozornost posluchačů je jedna ze tří základních funkcí úvodu každé prezentace. Další funkcí je seznámit posluchače s osobou řečníka a přesvědčit je o naší „kompetenci". Poslední, třetí základní funkcí úvodu je seznámit posluchače s obsahem, hlavními body a organizací své prezentace {seznámit se vzorem, který budeme sledovat, postupem prezentace). Pro naplnění základních funkcí úvodu může posloužit následující vzorec. ÚVOD = P+ P+ 0 + 0 Kde P znamená pozdravit své posluchače a představit se a O znamená oslovit své posluchače a seznámit je s obsahem prezentace. Tento vzoreček bude vždy naplněn jiným obsahem podle toho, kdo bude před námi jako náš posluchač. Je pochopitelné, že v případě prezentace na poradě svým kolegům, stálým zákazníkům, posluchačům, kteří nás již znají, se nebudeme v úvodu představovat. Zbylá část vzorce - tedy pozdravit, oslovit a seznámit s obsahem, však platí beze zbytku pro jakoukoli prezentaci. O tom, jak posluchač vnímá, jak ho zaujmout a udržet jeho pozornost, budeme podrobně hovořit v následující části. V úvodu posluchače připravíme na téma, navna-dime. ale neprozrazujeme argumenty a závěry, ke kterým chceme dojít. Rozhodně nezačínáme informací, že chceme své posluchače o něčem přesvědčit. ,. Účelem řeči je vyvolat trojí účinek. Posluchač má být poučen, jeho smysl pro krásu uspokojen a jeho viíle k činu mocne povzbuzena. " Stať Tělem a vlastním jádrem prezentace je stať. Základem pro úspěšnou prezentaci je mít co říci. Ten. kdo jen mlátí prázdnou slámu, těžko druhé o něčem přesvědčí. Pokud nás téma nezajímá, neovládáme ho, raději ho odmítněme. Při zpracování statí máme stále na paměti svůj cíl a své posluchače. Nikoho nepřesvědčíme jen nadšením nebo silou hlasu, svá tvrzení a závěry musíme podložit, dokázat. Pro každé naše tvrzení, které není samozřejmé, hledáme důkazy. Citujeme odborníky, uvádíme výsledky šetření, průzkumů, statistiky, dokládáme zkušenostmi a příklady. Při přípravě své řeči promýšlíme i možné námitky a to. jak na ně zareagujeme. Na to. že s námi všichni nebudou souhlasit, musíme být připraveni a mít argumenty „těžšího kalibru"'' v záloze. Teď, když máme shromážděn potřebný materiál, argumenty, návrhy řešení a jejich zdůvodnění, začínáme dávat obsahu své řeči tvar - kompozici. Uspořádáme myšlenky tak, aby jedna navazovala na druhou nebo jedna z druhé vycházela. Pracujeme 36 Zpracování prezentace Zpracování prezentace 37 Příprava prezentace Příprava prezentace s argumenty a jejich gradací a nemilosrdné vyřazujeme vše, co je nadbytečné. V této fázi musíme být na sebe tvrdí. Neprezentujeme přece proto, abychom posluchačům řekli vše, co o tématu víme, ale abychom dosáhli svého cíle. Co není nezbytné pro náš cíl, je zbytečné a nemá v prezentaci co dělat! Znovu si připomínejme, že méně je vždy více. Cílevědomě vybíráme a uspořádáváme svou řeč. Vzpomeňte si sami, co vám u řečníků často vadí, a nedělejte to při své prezentaci. Stručnost, srozumitelnost, jednoduchost, uspořádanost, organizováno st -to jsou charakteristiky účinné prezentace. Vybírejte taková slova, kterým většina lidí rozumí, a nesnažte se ohromit posluchače odbornými termíny a cizími slovy. Mark Twain kdysi řekl: ..Nikdy jsem nenapsal slovo metropole tam, kde dosáhnu stejného účinku slovem město." V jednoduchosti je síla i krása. Pokud si chcete vyzkoušet, zda je vaše řeč opravdu srozumitelná, vyprávějte stručně její obsah desetiletému dítěti. Porozumí-li, můžete bez obav před své posluchače. ..Co je poslední, to se počítá. " Funkce závěru Představte si, že jste na divadelním představení. Hraje zajímavá, má zápletku i vtip a vy se dobře bavíte. Najednou je představení přerušeno, opona jde dolů a vy rozpačitě odcházíte domů. Každý příběh musí mít svůj začátek i svůj konec. Stejně jako vaše malé dítě dychtivě čeká na závěr pohádky, kde zlá ježibaba byla potrestána a princ s princeznou žili šťastně až do smrti - stejně i váš posluchač očekává, že to nejdůležitější bude shrnuto, že se s ním řečník rozloučí a poděkuje za pozornost nebo účast. Shrnout to nejdůležitější, připomenout posluchačům hlavní body a zdůraznit to, co podporuje vaše cíle - to je základní funkce závěru prezentace. V některých případech je velmi účinné nechat na posluchačích, aby si závěr vytvořili v duchu sami. Znovu si připomeňme, že takto se ty nejdůležitější informace, které chceme, aby naši posluchači znali, ty nejdůležitější závěry, ke kterým jsme v diskuzi dospělí, dostávají k uchu posluchače potřetí. Poprvé jsme informovali v úvodu, o čem to bude, potom jsme o tom hovořili a argumentovali v průběhu prezentace, a na závěr znovu shrnujeme to nejdůležitější. Na závěr svým posluchačům poděkujeme a rozloučíme se s nimi. Děkujeme za pozornost a aktivitu, pokud byli posluchači pozorní a aktivní, za přítomnost, pokud vydrželi až do konce, a vždy můžeme poděkovat minimálně za čas, který naši prezentaci věnovali. Asi není třeba zvláště zdůrazňovat, že prezentace by měla končit pozitivně, protože to. co utkví v paměti našich posluchačů, je právě to, co je jako poslední. Tyto zdánlivé samozřejmosti je potřeba dostat „do krve", připravit a zafixovat si je tak, abychom nad nimi nemuseli přemýšlet. Naše prezentace neprobíhá vždy v ideálních podmínkách, spolupůsobí tady řada činitelů, včetně našeho napětí, trémy a stresu. Proto je se závěrem, ale i úvodem spojena poslední závěrečná zkušenost dobrých a profesionálních řečníků: TIP „Minimálně úvod a závěr si nejen připravit, ale naučit se jej i zpaměti." Nenechte si uniknout promyšlený a působivý závěr své prezentace. To bude ten dojem a pocit, který si budou posluchači odnášet. Celá vaše prezentace může být skvělá. Pokud ale zkazíte nebo promarníte závěr, zkazili jste celou svou prezentaci. Už jste byli letos na dovolené? Možná i vám se stalo, že jinak báječnou dovolenou pokazila nějaká drobnost v jejím závěru. Pokud bychom to posuzovali jen věcně a logicky, tak bychom nad tím jenom mávli rukou. Nikdo z nás ale není jen věcný a logický a naše emoce a dojmy jsou pro hodnocení naší spokojenosti nebo nespokojenosti stejně důležité. Struktura naší prezentace je vytvořena a zbývá zdůraznit to nejdůležitější. Jestliže jsme označili stať za jádro projevu, potom jádrem celé prezentace jsme my, naše osobnost. Jsme to jen a jen my, kdo dokáže v úvodu udělat z příchozích posluchače, v hlavní části projevu přeměnit posluchače v aktivní posluchače a v závěru přetavit aktivní posluchače v nadšené šiřitele. 38 Zpracování prezentace Zpracováni prezentace 39 _ Příprava prezentace Uspořádání materiálu Kromě struktury úvodu, hlavní statě a závěru pomáhá k pochopení posluchačům také vnitřní uspořádání tématu, pro které můžeme použít následující vzory: Časový vzor - uspořádání podle času nebo časového vztahuje oblíbeným vzorem u informativní prezentace, kdy začneme minulostí přes přítomnost do budoucnosti, nebo naopak. Většina historických témat je uspořádána takto. Prostorový vzor je také vhodný u informativního projevu a můžeme s jeho pomocí popsat služební cestu, dovolenou, strukturu firmy nebo konstrukci automobilu. („Naše expedice začala v Itálii, druhou zastávkou bylo Řecko a iřetim místem byl Kypr, ") Tematický vzor rozděluje naši prezentaci do podtémat a celků. Budu-li mluvit o kultuře, podtématy mohou být literatura, hudba, film, divadlo a další. Vzor problém - řešení je častým vzorem tam, kde chceme své posluchače přesvědčit, motivovat. Budu-li chtít přesvědčit své posluchače v poslaneckých lavicích, že by měli přidat na platech například učitelům základních škol, budu v první části konfrontovat posluchače s problémy, které v základním školství existuji, jako je například feminizace školství, nedostatek mužských vzorů, únik kvalifikovaných a kvalitních učitelů ze školství, nízké hodnocení profese. Ve druhé části budu navrhovat řešení situace včetně zvýšeni platů a dokládat své návrhy argumenty. Motivované pořadí je vzor vhodný jak pro informativní, tak pro přesvědčující prezentaci a skládá se z pěti kroků:* 1. pozornost, 2. potřeba, 3. spokojenost, 4. vizualizace, 5. činnost. První krok znamená přimět publikum, aby nám věnovalo pozornost, aby doslova dychtilo po tom, slyšet, co říkáme. Prostředky, které k tomu můžeme využívat, najdete v kapitole Jak zaujmout a upoutat. 5 Joseph A. Dc ľiiti: Základy nwzilidskr kmnunikun: Praha, Gradu 200!. s. 2'J'J Příprava prezentace Druhý krok vede posluchače k přesvědčení, že existuje potřeba, že by se něco měli naučit, udělat, něco by se mělo stát - teď nebo v budoucnosti. Například potřebu pojištění budeme ilustrovat statistikami, příklady, grafy a zaměříme se na to, jak by mohlo pojištění ovlivnit naši cílovou skupinu posluchačů, jejich finanční, profesní, ale i individuální cíle a kvalitu života. i Spokojenost je krokem, ve kterém prezentujeme řešení toho, co jsme doložili v předchozím bodě, ukazujeme na příkladech, jak to uspokojí jejich potřebu. ' Vizualizace posiluje pocity a důvěru posluchačů, umožňuje jim představit si, co bude, když například pojištění mít budou, nebo naopak, jaké negativní situace mohou ; nastat, pokud pojištěni nebudou. | Pátým krokem poskytujeme posluchačům návod - co by měli dělat, aby (zůstane- i me-ii u našeho přikladu) „pojištění" získali. Zatímco u informativního projevu stačí první tři kroky a naši posluchači jsou spokojeni, při přesvědčující prezentaci jsou minimálně vizualizace, nejlépe však i návod k činnosti nezbytné. j Pro a proti je vzor využívaný v informativních projevech, kde chceme vysvětlit roz- i dily, výhody a nevýhody dvou produktů, služeb řešení. Více o argumentaci využívané í v tomto vzoru najdete v kapitole Argumentace v kostce. I Prezentace důkazu je vzor užitečný při přesvědčovacím projevu, kde potřebujeme prokázat pravdivost nebo užitečnost. Je složen podobně jako vzor „problém - řešení" ze dvou části. V první části je tvrzení „Obžalovaný je vinen a důkazy jsou usvědčující"- Ve druhé části nabízíte důkazy: „Obžalovaný měl motiv, měl příležitost, nemá žádné alibi a na místě činu jej poznal svědek obžaloby." R. Kipling vyslovil pravidlo, \ kterým se řídí nejen spisovatelé a novináři, ale které je užitečné i pro kohokoli z nás ! Při prezentaci. Měli bychom odpovědět na Šest základních otázek: kdo, co, proč, kde, kdy a jak. Ať už zvolíme jakýkoli vzor, seznamujeme s ním své posluchače v úvodu ■ sve prezentace například takto: „V přednášce o významu veřejného projevu budeme ; sledovat vývoj řečnictví od jeho kolébky v antickém Řecku přes křesťanské chápání ; řečnictví a přínosy renesančního myšlení až po smysl řečnictví v současnosti a mož- [ nosti vývoje v 21. století." } l \ ■ 40 Zpracováni prezentace Zpracování prezentace 41 Příprava prezentace Příprava prezentace Shrnutí struktury prezentace 71 Úvod seznamuje posluchače s tématem, osobou řečníka a s tím. proč by měli dále poslouchat. 7i Hlavním cílem úvodu je zaujmout. Závěr a úvod se naučíme zpaměti. ti V hlavní části přinášíme tvrzení, návrhy a myšlenky, doložené důkazy a argumenty. 7i Prezentaci uspořádáme podle vhodného vzoru (časový, prostorový, tématický ...) 7i V závěru prezentace shrnujeme nejdůležitčjší body projevu, děkujeme a loučíme se s posluchači. 7i Co není nezbytné pro dosažení cíle, je zbytečné. 7i Úvod. vlastní prezentaci a závěr lze vyjádřit třemi větami: 1. Řekni, co budeš fikat! 2. Řekni to! 3. Řekni, cos řekl! Cvičení Připravte si prosím alespoň tři verze úvodu, který by zaujal, a myslete přitom na posluchače, na smysl a cíle své prezentace: „Slyšíme to. co chceme slyšet." ..Člověk má proto dvě uši a jeden jazyk, aby dvakrát tolik poslouchal, než mluvil." Epiktětos 1.3. 3 Jak posluchač vnímá, co si pamatuje Nejlepší odpovědna otázku, jak zaujmout a přesvědčit ty druhé, je představit si sebe na jejich místě. Otázka, jak můžeme zaujmout svého posluchače, by tedy měla správně znít, jak my, jako posluchači, vnímáme, co nás přesvědčí a co si budeme pamatovat. Jak vnímáme Sebekriticky si přiznejme, že jako posluchači vnímáme to, co druzí říkají, většinou nevalně. Co je příčinou toho. že naše schopnost naslouchat a vnimat, naše schopnost soustředit se a udržet pozornost je omezená? Příčiny zkreslení při vnímání a poslechu 1. Individualita posluchače a s ní související výběrovost našeho vnímání a naslouchání je důvodem, proč si nerozumíme, i když se snažíme. Každého člověka můžeme přirovnat k naprosto jedinečné „množině" dědičných faktorů, vlastností, znalostí, zkušeností, názorů, návyků, postojů i předsudků. Toto vše a řada dalších faktorů jsou jakési individuální „filtry". Prostřednictvím těchto filtrů výběrově a selektivně vnímáme jen určitou část informací, které k nám plynou. Jen tu část, kterou naše individuální filtry propustí. Proto má jedno a totéž slovo, výraz nebo fakt pro každého z nás poněkud jiný význam. To je současně příčinou a důvodem pro to, že některé informace „neslyšíme" - jinak řečeno, že slyšíme to, co chceme slyšet. 2. Omezená koncentrace a pozornost, asociatívnost a rychlost myšlení - to jsou vlastnosti a parametry naší psychiky. Z vlastní zkušenosti vime, že se nedokážeme většinou soustředit naplno déle než třicet minut, že naši pozornost upoutá a odvede prakticky cokoli (ozve se nenadálý zvuk. přinesou kávu, začne pršet, vstoupí opozdilec...). Důvod je zakódován v nás, protože základním principem pro upoutání pozornosti je změna. Kdyby tomu tak nebylo, nepřežili bychom jako jednotlivci ani jako živočišný druh. Když k tomu přidáme další v zásadě neměnnou skutečnost, a to zhruba čtyřnásobně rychlejší myšlení ve srovnání s rychlosti mluvení a asociativní charakter našeho myšlení, máme ideální půdu pro to, aby se na základě jakéhokoli nového impulzu (venku vyšlo po týdnu deště sluníčko) začala u posluchače odvíjet myšlenka na to. že by bylo fajn po přednášce zajít na procházku. K tomu si okamžitě vybaví loho. s kým by bylo hezké jít. a na to se naváže vzpomínka na minulé setkáni a k čemu pří něm došlo a jak vznikla ta hádka s číšníkem v restauraci a jak jsou dnes ty restaurace drahé a ... Rozhodně je náš posluchač hodně vzdálen tématu, o kterém právě mluvíme. 3. Okamžitě hodnotíme a nemáme návyk naslouchat. Představte si situaci, kdy na zasedání vědecké rady přišel referovat o výsledcích svého projektu nový kolega, kterého nikdo z přítomných osobně nezná. Vstupuje velmi nervózně působící vysoký mladý muž, který začne referát tím, že se zakoktá, mluví téměř nesrozumitelně a je rudý jako rak. Asi už tušíte, o čem bude řeč. Ano, jde o „zhoubný návyk" hodnocení, první dojem a princip haló efektu. Vytváříme si velmi rychle úsudek o neznámém člověku a velmi easto si utvoříme názor a zhodnotíme (nebo znehodnotíme) mluvčího podle prvních vět. podle toho, jak na nás působí mimoslovně svým oblečením, vystupováním, sebejistotou a dalšími signály, a často přestaneme poslouchat! „No, co ten nám asi řekne!" „To zas bude přehlídka ztraceného času!" Přesto, že víme ze zkušeností, jak je první dojem ošidný, velmi rychle lidi „škatulkujeme". Chybí nám trpělivost a návyk naslouchat až do konce, snaha pochopit a porozumět. Také „klipovitost" informací, které se na nás valí, nutí k rychlému zhodnocení, zda to, co přichází, stojí nebo nestojí za to poslouchat. 42 Zpracováni prezentace Zpracováni prezentace 43 Příprava prezentace A co to znamená pro prezentaci? Důsledky uvedených objektivně existujících zákonitostí lidského vnímání a naslouchání se při prezentaci budou projevovat i u našich posluchačů. Omezená pozornost a soustředění znamená, že nestači upoutat pozornost posluchačů jednou a máme vyhráno. Po celou dobu prezentace je nutné posluchače sledovat a znovu a znovu jejich pozornost získávat - doslova po celou dobu bojujeme o pozornost a zájem našich posluchačů. My už víme. že principem upoutání pozornosti je změna. Abychom mohli upoutávat pozornost posluchačů, musíme s nimi vést dialog, sledovat, co se s nimi děje, jak reagují a zda vůbec reagují. Sledovat své posluchače a reagovat na ně můžeme jen tehdy, pokud mluvíme o věci, kterou známe, kterou máme promyšlenou a připravenou. Znamená to také pracovat nejen se slovy, měnit hlasitost, modulací, využívat pauzy, ale také s mimoslovními prostředky. Pro znovuzískávání posluchačů využívat vizuální prostředky, pomůcky, zapojení do diskuze. Jestliže si uvědomíme zákonitosti našeho vnímání, potom nezapomeneme to důležité posluchačům opakovat a zdůrazňovat. V mluveném projevu se posluchač nemůže vracet, když se jeho myšlenky zatoulají. Proto je potřeba strukturovat a shrnovat, aby po návratu ze svých myšlenkových toulek věděl, o kterém bodu našeho programu se hovoří a diskutuje. Protože náš posluchač rychle hodnotí, je nezbytné věnovat tolik pozornosti tomu, abychom profesionálně působili na posluchače od prvního okamžiku. Proto tolik pozornosti věnujeme mimoslovní komunikaci, od oblečení až po úsměv, gesta, držení těla a využíváni pomůcek. Prezentace není divadlo ani televizní show. Prezentace je dialog, který vedeme se svými posluchači podle dobře připraveného a propracovaného scénáře, který směřuje k předem stanovenému cíli. příprava prezentace Co si posluchač zapamatuje? Statistiky sledující množství zapamatovaných informací při poslechu nejsou příliš optimistické. Do dvaceti čtyř hodin zapomínáme zhruba polovinu toho, co jsme pouze slyšeli, a do čtyřiceti osmí hodin další polovinu. Výsledkem procesu zapomínání je tedy po dvou dnech jedna čtvrtina vnimaných informací, a to nehodnotíme obsahovou kvalitu zapamatování! Většina naši populace navíc vnímá primárně očima, a to až SO % veškerých informací. Nezní to příliš optimisticky, že? Možná vás potěší trochu více následující údaje. Výsledky sledování dopadu přednášek o snižování nadváhy u posluchačů, kteří si vyslechli tradiční přednášku, byly neuspokojivé. Pouze 3 % posluchačů začala se svou nadváhou něco dělat. Ve druhé sledované skupině byla tradiční přednáška doplněna o možnost posluchačů okamžitě se ptát v průběhu přednášky na to. co je nejvíce zajímalo, a také ze strany přednášejícího byli posluchači dotazováni a zapojováni. Výsledek? 20 % posluchačů začalo po přednášce na snižování nadváhy pracovat! Co z toho plyne pro nás? Posluchač si zapamatuje to, co jej zajímá, a do čeho se může aktivně zapojit třeba jen formou dotazu, poznámky, diskuze. Posluchačům musíme dát odpověď na nevyslovenou otázku: „A k čemu mi ta informace bude? Je tam něco zajímavého i pro mne?" Pokud si na ni odpovi kladně, potom si můžeme být jisti jeho zájmem a zvyšuje se šance na to. že si z naší prezentace odnese ty informace, které byly cílem (vzpomeňte sí na základní funkci úvodu - zaujmout, aby dychtivě poslouchali). Posluchač si více zapamatuje, pokud se při naši prezentaci bude cítit dobře a v bezpečí. Pokud řečník ocení jeho přínos, jeho dotazy, aktivitu. V neposlední řadě je to opět zrakový vjem. To, že se může na vzorek podívat, že vidí barevný graf, obraz budovy, zařízení nebo výrobku. To, že vidí základní přehled s hlavní body našeho programu před sebou napsané na tabuli, flipehartu nebo promítací ploše, že to. co chceme, aby se do jeho pozornosti a paměti zapsalo, nějakou vhodnou formou vizualizujeme. Jednou vidét je víc než stokrát slyšet! Nevěříte? Zkuste si sami udělat test. Aniž byste se podívali na obálku této knihy, vzpomeňte si na jméno a příjmení autorky. Podařilo se? Pokud ne. nezoufejte a zkuste si vybavit, v jakých barvách je obálka knihy, kterou držíte v ruce. To už šlo asi daleko snadněji a potvrdili jste si, že i vy patříte k většině populace, která přijímá 80 % informací zrakem. Málokdo si koupí nový oblek, křeslo, byt či auto, aniž by předmět své koupě viděl alespoň na obrázku. Dalším závažím na misce vah ve prospěch co největší vizualizace v průběhu prezentace je možnost zapojit do procesu vnímání a zapamatování obě poloviny našeho mozku. Pracujeme-li jen se slovy, fakty, čísly a logikou, pracujeme převážně s naší levou, logickou a racionální polovinou mozku. Začncme-lí pracovat s obrazem, emocí. 44 Zpracováni prezentace Zpracováni prezenta ce 45 L Příprava prezentace Příprava prezentace barvou, oslovujeme a aktivujeme i druhou, emočně zaměřenou polovinu mozku. Znamená to, že tutéž informaci ukládáme daleko pevněji, protože ji přijímáme na více vstupních „kanálech" a ukládáme na více spojích. Tak vytváříme i základ pro její budoucí snadnější vybavení z paměti. Je to podobný obrázek, jaký můžeme vidět na sídlišti. Cestu přes trávník si začne zkracovat jeden člověk a nic není vidět. Postupně se přidají další a cesta je za pár dnů vyšlapána. Stopa je trvalá. Využívejte při prezentaci humor, emoce a příklady. Samozřejmě jen v míře odpovídající posluchačům, tématu, prostředí i vám. Vždyť kolik je skutečně smrtelně vážných témat? Když se vaši posluchači zasmějí tam, kde chcete, aby se zasmáli - vždyť to je důkaz, že je to zajímá a že vaši prezentaci sledují! Smích uvolňuje, zahřívá vztahy, a protože smích je změna, posiluje i další pozornost posluchačů. Smích je jako malá „psychopřestávka", vnitřní sprcha, která osvěžuje a podporuje pocity vnitřní pohody. Interkulturní pohled V anglosaském světě se prezentace bez humoru téměř nevyskytuje. Možná si vzpomenete na úspěšný anglický film „Čtyři svatby a jeden pohřeb", kde se při vzpomínce na nebožtíka sluší zažertovat a připomenout něco z jeho života s nadsázkou a humorným nadhledem. O prezidentu Nixonovi se traduje, že žertoval i ve velmi vážných mezinárodních situacích v úvodu porad se svými spolupracovníky. Na druhou stranu není snad nebezpečnější situace, než v kulturně odlišném prostředí vyprávět vtip, který doma tak dobře zabral. Je jen málo oblasti, ve kterých se odlišujeme tak výrazně, jako ve smyslu pro humor, a to i v rámci vlastní kultury. Elegantním řešením je prodiskutovat to, co vtipného chceme říci, s partnerem, který zemí a její kulturu zná a řekne nám, jak bude asi vtip působit. 46 Zpracováni prezentace 1. 3. 4 Jak zaujmout své posluchače? Většina lidí udrži pozornost jen velmi krátce, a navíc se pozornost a zájem rozšiřuje postupně, jakoby ve vrstvách. My už víme, že první vrstva pozornosti nevydrží déle než minutu, a my tedy máme necelých šedesát sekund na to, aby si posluchači řekli: „Ahíi, to by mohlo být zajímavé, poslouchám, mluvte dál." Výzkumy sledovanosti i účinnosti reklamy a reklamních spotů prokazují, že minuta je maximum, které ještě posluchači vnímají pozorně, a proto také jak rozhlasové, tak televizní reklamy trvají většinou kolem třiceti sekund. Tváří v tvář máme o dalších třicet sekund více k získání pozornosti posluchačů proto, že reklama je neosobni, zatímco nás posluchači vnímají „na živo". Pojďme si popsat nejdůležitější a nejčastěji využívané prostředky, jejichž pomoci můžeme své posluchače zaujmout a upoutat. 1. Zaujme osobnost mluvčího Zkuste si vzpomenout na člověka, který vás o něčem přesvědčil, zaujal, který vás pro něco získal. Jak to dokázal? Bylo to ve slovech, která zvolil, nebo v modulaci hlasu, který obyčejným slovům dodal jiný, hlubší význam? Nebo to bylo ještě něco jiného, co vyzařuje z člověka samého? Něco jako vnitřní plamínek, energie, oheň, který prosvítá gesty, postojem, mimikou a vyzařuje směrem k posluchačům. „Jen len. kdo sám hoři, může zapaloval druhé. " Naše století prostoupené tisíci prostředky, zdánlivě usnadňujícími a urychlujícími vzájemnou komunikaci, propadlo jednostrannému a mylnému názoru, že jde jen o to, co se řiká. Ve skutečností daleko více záleží na tom, kdo to říká, jak to říká a zda slova jsou v jednotě s člověkem. Fakta, myšlenky, nápady mohou přesvědčit a strhnout druhé jen prostřednictvím člověka, který je o nich přesvědčen. Náš posluchač není počítač srovnávající jednotlivá fakta a údaje, ale živá bytost. Vnímá to. co říkáme, i nás samotné všemi smysly, vnímá komplexně. Působí na něho naše sebedůvěra, upřímnost a zaujetí v našem hlase, energie, která z nás vyzařuje v gestech, pohybech, očích a prostřednictvím celého těla. Od školních let se učíme a důraz klademe na slova a zase jen na slova a většinou máme tendenci přeceňovat jejich význam. Zpracováni prezentace 47 Příprava prezentace Příprava prezentace Ani v nejmenším to neznamená, že slova nejsou důležitá, a od příští prezentace postačí, když se na své posluchače budete jen přesvědčivě usmívat, vstřícně se tvářit a gestikulovat a oni v závěru udělají to, oč je požádáte. Podstatné je uvědomit si, že to, co říkáte, ale i to, jak to říkáte, je důležité. Počítat ve svém projevu nejen s racionalitou svých posluchačů, ale také s jejich emocemi. Možná si říkáte: no dobrá, ale není přece dobré v každé situaci ukazovat otevřeně své pocity! Odpovědna tento názor je možné shrnout do dvou zásad: 1. Čím více chceme posluchače přesvědčit, tím více nejen můžeme, ale doslova musíme do svého projevu vložit emocí, nadšení, enrusiasmu a vlastního přesvědčení. 2. To, co potlačujeme, jsou negativní emoce, jako je zlost, vztek, odmítání. Pozitivní emoce necháme působit. TIP Vědět a znát, být přesvědčen o důležitosti, zajímavosti toho, co říkáte. 2. Posluchače zaujme, když budeme mluvit o nich Základní zákon, kterým se řídí vše živé na této planetě, přikazuje každému živoucímu tvoru: přežij! Je to zákon zakódovaný v každém z nás a znamená mimo jiné, že se v první řadě zajímáme o sebe, o uspokojeni svých potřeb, motivů a zájmů. Nejčastěji vyslovovaným slovem v našem projevu je slovo já. „Přesvědčovat kapry, že je dobré vypustit jim lybnik. může jen..." První otázkou, která zni v hlavě každého našeho posluchače a na kterou musíme odpovědět, je: „Co je v tom zajímavého pro mne? Stojí to za to, abych poslouchal?" Jak to udělat? Jak sdělit svým posluchačům, že vaši prezentaci stoj: za to vyslechnout, že právě vy jim máte co říci a že vy jste ten. kdo s nimi má něco společného? . Zahájit svou prezentaci nového systému služeb, který vaše firma zavádi na pobočce v Českých Budějovicích, slovy - „Na naši centrále v Praze jsme zpracovali nový systém služeb. Nevim, jak to vidíte vy tady v regionu, ale u nás v Praze se osvědčil velmi dobře" - asi nevyvolá u vašich posluchačů velké nadšen: a pocit, že jste na jedné lodi. Všimli jste si někdy, jak vtipně a účinně to dělá dobrá reklama? I reklama musí zaujmout a dobrý reklamní slogan se tváří, že vás osobně zná, snaží se vás oslovit. Ano, právě vás, protože vy potřebujete dobře prezentovat. Co je podle vás účinnější: „Je třeba, abychom se zapojili všichni!" nebo „Potřebujeme právě vás!" „Whiskas - výborné krmivo pro kočky." nebo „Whiskas - pochoutka pro vaši kočku." Už jenom tím, že se budeme snažit omezit ve svém projevu slova já, my, naše firma (já, který přináším světlo pokroku vám nevědoucím, my přeborníci z centra, proti kterým nemáte šanci), děláme první krůček k tomu, abychom mezi sebe a své posluchače nekladli další bariéry, ale naopak, abychom se jim přiblížili. Na vernisáž výstavy svého oblíbeného malíře Vladimíra Komárka jsem šla sama a z lidí, kteří se tam sešli, jsem nikoho neznala. Protože nejsem právě hvězda salónů, která dokáže být okamžitě středem pozornosti, cítila jsem se trochu jako cizorodé tělísko. Najednou se vedle mne ozvalo: „Jé, Ivano, pamatujete se na mne, byli jsme spolu na zájezdu v Itálii před dvěma roky." Najednou bylo o čem povídat a začala jsem se cítit daleko lépe. 48 Zpracování prezentace Zpracování prezentace 49 Příprava prezentace Příprava prezentace Možná si ten pocit vybavíte také. Když mezi neznámými lidmi zjistíte, že někdo z nich pěstuje kaktusy stejně jako vy nebo se zabývá parašutismem. rád vaří nebo hraje šachy. Když se narodil v Jindřichově Hradci jako vy nebo chodil do stejné školy s vámi - není ten cizí člověk najednou o něco méně cizí než ti ostatní? To společné může být cokoli. Udělat z cizince našince! To je, oč tu běží. Ukázat posluchačům, že o jejich městě, profesi, skupině, o jejich problémech a radostech něco vim - to je základni piliř mostu, který začínáte ke svým posluchačům stavět. Oslovujete je, jejich zájmy, to co znají a čemu rozumí, a proto zaujmete. „Chápu, že jste nespokojeni s poklesem úrovně služeb naši banky. I já jsem jejím klientem a uživatelem služeb." „Vždycky, když se vracím do Tábora, připomenu si. jak jsem denně chodil do školy v Piaristické ulici." „Jako základ jsem vybrala středně velké město, protože většina z vás žije v blízkosti Jičína." TIP Oslovte ihned jejich zájmy a dejte jim najevo, že jste jeden z nich, že chápete jejich situaci, že jste na jejich straně. Udělejte z cizince našince! 3. Posluchače zajímá to, čemu věří „Hec, můj láta je pilot a litá v letadle, " vytahuje se před skupinou kluků malý Jirka, který se nedávno přistěhoval. „Jo. to by moli říct každej. Tak nám ukaž jeho pilotskou čepici!" ozve se vzápětí mezi kluky. Je dávno pryč doba, kdy lidé netrpělivě čekali, až přijde pocestný nebo krajánek, a oni budou moci zasednout kolem stolu a poslouchat, co je ve světě nového. Vzpomeňte si. jak jsme při zpracování našeho projevu hledali pro každou myšlenku a tvrzení ten nejvhodnějši argument. Stejně jako chtěli naši kluci po Jirkovi jako důkaz ukázat tátovu čepici, tak i naši posluchači si kladou v duchu další otázku: „Mohu tomu člověku věřit? Mohu věřit tomu, co říká?" Pokud vás posluchači neznají, pokud mezí nimi nemáte pověst odborníka, znalce, člověka se zajímavými nápady - jaký by měli mít důvod věřit právě vám a tomu, co tvrdíte? Proto hned v úvodu musíme posluchačům odpovědět i na tuto nevyslovenou otázku, podat důkaz o své kompetenci, odbornosti, profesionalitě. Důkazy a argumenty nebudeme šetřit ani v dalším průběhu své prezentace. „Problematikou efektivní komunikace a prezentace se zabývám už druhou desítku Set, a přesto, nebo právě proto je to téma, které mne stále více fascinuje." „Když jsme před rokem začali používat náš nový motivační systém pro naše zaměstnance, začala produktivita práce narůstat už po dvou měsících a za půi roku činil nárůst již 20%." „Tato metoda výuky angličtiny je ve srovnání s klasickými metodami o 50 % efektivnější. V šedesáti hodinách za rok se naučíte klasickou metodou v průměru 1000 slovíček, aie pomoci superleamingu zvládnete stejný objem za 30 hodin." Interkulturní pohled V našem českém prostředí se, pokud možno, obejdeme bez Jirkova „hec" a vynecháme také nadměme zdůrazňováni vlastní osoby. O svých „hrdinských" činech budeme mluvit poněkud skromněji a poněkud ubereme v používání superlativů. Podobně budeme prezentovat například i před Holanďany, Švédy, Finy a Dány -zatímco u Američanů, jak asi tušíte, naopak vice ., přitlačíme na pilu". Ukažte svým posluchačům, že stojí za to vás poslouchat! Podejte jim důkaz o své kompetenci, o věrohodnosti své a svých tvrzeni. Důkaz logický, rozumový, jako je citace, čísla, statistiky, údaje, výsledky výzkumů, analýz, srovnání, dokumentární záznam nebo produkt. Podejte jim ale také důkaz emocionální - užitečný příběh, jak vy sám nebo někdo další věc vyzkoušel, co se podařilo. Už se těšíte na Argumentaci v kostce? Jestli je právě argumentace to, co vás zajímá, nahlédněte do kapitoly Argumentace v kostce, kde najdete i strategii používání argumentů. TIP Podejte důkaz o věrohodnosti a kompetenci své i svých tvrzení. 4. Nikdo nemá rád poučování Máte rádi, když vás někdo poučuje a dává vám najevo, že toho ví daleko vice než vy? Opět typická řečnická otázka. Těžko totiž najít člověka, kterému by se něco takového líbilo. Je jen jediný okamžik, kdy je dobré druhému člověku poskytnout radu. Je 50 Zpracování prezentace Zpracováni prezentace 51 Příprava prezentace Příprava prezentace Ve svých příbězích buďte konkrétní. Román také není o lidech, ale o Josefu Švejkovi, není o letištích, ale o jednom konkrétním letišti v Los Angeles. Neříkejte auto. když chcete popsat limuzínu, a neříkejte film, když máte na mysli sci-fí Matrix, neříkejte, že vydělává pěkné peníze, ale řekněte, že jeho příjem je dva miliony ročně. Slova a příběhy si jako posluchači vizualizujeme a vytváříme si své konkrétní detailní představy. Je proto důležité nejit do druhého extrému a snažit se líčit v mluveném projevu vše do detailu a do nejmenších podrobností. Pravdepodobnejšie zažili projev vypravěče vtipů, při kterém jste již po prvni minutě začali zívat nudou. Každý dobrý příběh i dobrý vtip je jednoduchý, srozumitelný a stručný. Nezabývá se podrobnostmi, ale říká kdy, kde, kdo. proč, co a jak (vzpomeňme opět na R. Kiplinga). Nikoli tedy: „Potka! se Rus, který by! vysoký 280 centimetru, stihlý, tmavovlasý, s rovnŕm nosem a modrýma očima, oblečený do šedého tesilového suka a hnčdvch kalhot s černými proužky, hile košile a obutý v botaskách, s Američanem v černém obleku a..." Už spite? Nebo jste se zatoulali v myšlenkách úplně jinam? Není divu - protože příběh nemá spád! Děj, akce, co. kdy. kde a komu se přihodilo, to je to. co nás zajímá. Stejně jako dobrý příběh působí na naše posluchače i další prostředky, včetně přísloví, metafor, které náš příběh umocňují, protože aktivují nejen rozum, ale i srdce našich posluchačů. „Víte, dobře prezentovat, to je jako dobře hrát fotbal. I tady musíte znát pravidla hry, ale musíte také trénovat." „Člověk má proto dvě uši a jen jedna ústa, aby více poslouchal než mluvil." „Příběhům se naslouchá, prohlášení jsou ignorována." „Ten dům volá po údržbě." „Mám hlad jako vlk!" TIP Příběh je jako obraz, který vydá za tisíce slov. Využívejte emocionální sílu příběhů, přirovnání, analogií, přísloví, metafor, podobenství i humoru. Neplýtvejte slovy, buďte srozumitelní a živí. 7. Otázka je klíčem k dialogu O tom, že je důležité vést s posluchači dialog, vtáhnout je do diskuze, aktivizovat jejich zájem a pozornost, jsme se již zmínili. Když se Sokrates procházel athénskou agorou, kladl lidem otázky, které je nutily k zamyšleni a formulaci vlastních závěrů. Něco podobného bychom měli dělat i my jako řečníci. Podnítit a přimět své posluchače, aby sami došli k myšlence, názoru, závěru, který jim chcete sdělit. ..Lidé přijmou myšlenku lépe. pokud ji považují za svou. " Pokud položím otázku, druhý člověk na ni vždy odpoví, musí. byť i jen třeba v duchu. Zkuste to sami a zeptejte se sami sebe: Umím řídit auto? Vaše mysl odpoví ano nebo ne. podle stavu vašich dovedností a sebevědomí. Pokud odpovídáme na otázku ano. zaujímáme pozitivní postoj a naopak. V komunikaci to znamená, že pokud chceme, aby partner v rozhovoru nebo naši posluchači zaujímali pozitivní postoj, je důležité formulovat otázky tak, aby odpověď na ně byla „ano". Znamená to naučit se a věnovat velkou pozornost tomu, jakou otázku posluchačům položíme: „Fialovou barvu asi nemáte rád. že?" změňme za otázku „Máš asi rád jiné barvy než fialovou, že?" Barvu nahraďte zvýšením platu, úklidem pokoje, žádostí o práci přesčas. Když řeknu svému partnerovi nestůj, bude mu trvat o něco déle. než si sedne (pokud se nerozhodne odejít či běžet), než když mu řeknu, posaď se. Platí i pro příkazy a otázky, které klademe sobě v samomluvě. Pro aktivizaci posluchačů můžeme využít sílu otázky také tak. že to podstatné z našeho vystoupeni formulujeme jako řečnické otázky. „Proč nepoužít právě tuto metodu pro realizaci našeho záměru?" „Jsou ještě jiné možnosti, jak dosáhnout plánovaného výsledku?" „Myslíte, že máme kapacity pro nastartování nového programu?" „Předpokládáte, že bude jednoduché zavést nové metody výuky do státních škol?" Pokud pracujeme s otázkami, aktivizujeme své posluchače, přimějeme k přemýšlení a podnítíme jejich zájem. Otázky můžeme použít i v úvodu své prezentace a mohou to být otázky nejen řečnické. Můžeme jimi zjišťovat i některá fakta, ověřovat si pochopení. Kromě aktivizace je otázka prostředkem k tomu, abychom své posluchače přiměli k zamyšlení a krok za krokem jsme spolu s nimi dospěli k závěru. 54 Zpracování prezentace Zpracováni prezentace 55 Příprava prezentace Cvičení Následující tvrzení se pokuste formulovat jako řečnické otázky. „Naše výsledky jsou srovnatelné s výsledky předních výrobců." „Pro zavedení nového projektuje nezbytná aktivizace všech zdrojů, které máme." „Zaměstnanci nebudou nadšeni změnami, které s sebou přinášejí snižování počtu pracovníků a zvyšování nároků na jejich výkonnost." „Měli byste uvážit, zda na tyto speciální akce nebude vhodné najmout externího odborníka." TIP Otázka aktivizuje posluchače, vede k zamyšlení a aktivnímu přijetí diskutovaných závěrů. Podstatné části prezentace formulujte do otázek. 8. Nechte své posluchače přemýšlet Základem výcviku prezentačních dovedností je nácvik zadané prezentace včetně záznamu videokamerou a vyhodnocování záznamu spolu s prezentujícím i ostatními účastníky. Pří tomto vyhodnocování velmi často zaznívá z úst účastníků: ..To je zajímavé, já jsem měl při prezentaci pocit, že mlčím hrozně dlouho, a na záznamu to vypadá naprosto přirozeně?" V mluveném projevu, na rozdíl od psaného, nemá posluchač šanci vracet se k již řečenému a pauza je nutná pro uložení a pochopení informace, kterou sdělujeme. Celé tempo svého projevu musíme přizpůsobit posluchačům. Mluvíme-li rychle, záměrně zvolnit tempo a naopak, mluvíme-li pomalu, zrychlit. „Nechte svá slova působit!" Umíte si představit hudební skladbu bez pauz? Pauza je součástí hudby, komunikace i prezentace. Nebojte se za významnými sděleními a argumenty nechat dostatečnou pauzu na to, aby si posluchači význam řečeného stačili uvědomit. Odmlčení můžete využít také jako účinný nástroj při utišení hovoru mezi vašimi posluchači a k obrácení pozornosti zpět k vám. Je to daleko účinnější než zvyšování hlasu. Funguje zde princip, který už známe - naši posluchači reagují na změnu a tou je v tomto případě to, že mlčíme a čekáme, až se utiší. Ke konkrétnímu využití pauzy se ještě vrátíme, až se budeme zabývat hlasem. Příprava prezentace 9. Méně je vždy více Před cestou do Brna jsem si nechala rámcově vysvětlit, jak se dostanu do ulice Tábor 50 D, ale na jedné z křižovatek jsem špatně zabočila a musela jsem se zeptat kudy dál. Oslovila jsem paní středního věku a její odpověď zněla: „No, to musíte jet támhle doprava, tam je taková veliká budova banky. Počkejte, já teď nevím, co je to za banku. Nevadí - tak za tou bankou se dáte doleva. Jsou tam tři ulice, jedna doprava, jedna rovně a vy se dáte doleva a potom za rohem doprava. Aha, už jsem si vzpomněla, ona tam vlastně už není banka, ale spořitelna. No, tak jak jsem říkala, na dalším rohu pak musíte zahnout zase doleva. Ale víte co, ono bude lepší když pojedete raději..." A byla jsem ztracena. Nejen při vysvětlováni cesty bývá méně více. Stejně to platí i pro naši prezentaci. Posluchač musí dostat jen ty informace, které jsou nezbytné k tomu, abychom dosáhli stanoveného cíle. Ne více a ne všechno, co my víme. Vzpomeňte si na syndrom experta. Mluvka na dlouho nikoho neupoutá. Věcný, promyšlený, strukturovaný a stručný projev je znakem profesionality. TIP Méně je více. Pracujte s pauzou a nechte své sdělení zapůsobit. Stručnost, věcnost a srozumitelnost vaši posluchači ocení. 56 Zpracováni prezentace Zpracování prezentace 57 Příprava prezentace Příprava prezentace 10. Mluvím, mluvíš, mluvíme - magická slova a tabu Představte si, že jste pracovně v zahraničí nebo na dovolené a mluvíte například s Italem. Protože vy neumíte italsky, on neumi česky, ale oba umíte anglicky, budete spolu mluvit anglicky a budete své angličtině vzájemně docela dobře rozumět. Zatim-co u cizího jazyka - v našem případě angličtiny, se dobře domluvíme, protože používáme podobná, učebnicová slova, v rámci svého jazyka máme každý svůj preferovaný způsob vyjadřování. Když se v roce 1972 Richard Bandler a John Grinder začali zabývat neurolingvistickým programováním, přišli kromě jiného s myšlenkou, jak těchto preferovaných slov využít. Přizpůsobíte-]i se totiž v rodném jazyce preferovanému stylu svého partnera, vnímá vás a chápe to. co mu sdělujete, daleko lépe. jedno z oblíbených rčení neurolingvistíckého programování říká: „Mapa není území." Co to v praxi znamená? Znamená to, že i když například všichni strávíme dovolenou v jednom letovisku a potom budeme doma vyprávět, jak to tam vypadalo, budou popisy v řadě věci odlišné. Všichni totiž máme svůj typický způsob vnímáni, a proto, přestože místo je stejné, jeho popis je u každého z nás jiný. Pokud nasloucháte a porozumíte „mapě" druhého a potom použijete jazyk jeho ..mapy", nejenže si více porozumíte, ale vytvoříte mezi sebou vazbu, pocit, že máte něco společného. Existuje pět preferovaných způsobů, v praxi ale nejčastěji většina lidí používá tři z nich: vizuální, auditívni nebo kinestetický způsob (další dva jsou chuťový a čichový). Tedy někdo vidí, druhý slyší a třetí má pocit. Pochopitelně, že všichni používáme slova ze všech kategorií, jen některou z nich preferujeme. Pokud jste o svých preferovaných slovech ještě nepřemýšleli, snadno to zjistíte. Představte si, že jste v soutěží milionář vyhráli milion, ale pravidla se změnila a vy nedostanete milion v hotovosti, ale auto v hodnotě jednoho milionu. Položte si otázku, jaké auto byste si koupili a proč. Pokud vás jako první napadne barva, tvar, jak by mělo vypadat-jedná se o vizuální vnímání. Chcete-li auto bezpečné, rychlé, prostorné, napadá vás, že se v něm budete dobře cítit - potom vnímáte kinestetický. Co tomu řeknou doma, bude tam stereo souprava, harmonické uspořádání - pravděpodobně bude vnímání orientováno na sluch. Co s tím můžeme udělat ve své prezentaci? Naši posluchači jsou přece různí a nemůžeme vědět, jaký typ vnímání převažuje. Prvním krokem je uvědomit si, že mám svůj preferovaný styl, a druhým je zahrnout do svého projevu více i ostatní styly například takto: „Nyni postoupíme důle a podíváme se, co odbornici říkají k problematice řeči a jazyka. " Postoupíme - kinestetické, podíváme se - vizuální a co říkají - sluchové typy vnímání. Mimochodem, už dokážete odhadnout, jaký preferovaný styl používám v této publikaci? Odpověď najdete na konci publikace. Pokud se chcete o neuroling-vistickém programováni dozvědět více, nahlédněte do přílohy. Magická slova Všimli jste si toho, jak většina důležitých a velkých věcí v našem životě nese prostá, jednoduchá jména a označení? Láska, život, mír, štěstí, rodina. ... Thomas Jefferson řekl: „Nejcennějším ze všech talentů je nikdy nepoužívat dvě slova tam, kde by stačilo jen jedno." Neplýtvejte slovy. Já sám osobně, úplná a kompletní zpráva, začali jsme nejprve s debatou o ... - když vyloučíme psané kurzívou, smysl zůstává. Používáme pro posluchače srozumitelných výrazů a termínů blízkých jejich profesi či zaměření. Důležité je uvědomit si, že profesionální „slang" usnadňuje komunikaci právě jen těm, kteři v dané oblasti pracují a terminologii v oboru používanou znají. Pokud je cílem naší prezentace přesvědčit klienta o tom, že naše služba, produkt, systém - je přesně to, co potřebuje, musí nám v prvé řadě rozumět. Kromě již zmíněných příkladů, příběhů a konkrétních údajů naši prezentaci oživíme i náhradou pasivních tvarů aktivními a častějším používáním přítomného času. Ne výsledek bude garantován. ale budeme garantovat výsledek. Ne závazky budou splněny, ale závazky splníme. Ne projekt bude zahájen, ale projekt zahájíme. Vybírejte silná slovesa: „Pochybuji o výsledcích zkoušky" je silnější než „Nevím, zda výsledky té zkoušky jsou přesvědčivé". Namísto „Ty výrobky jsou pro naše zákaz- 58 Zpracování prezentace Zpracováni prezentace 59 Příprava prezentace niky výborný sortiment" použijte například „Ty výrobky naše zákazníky nadchnou". Navrhuji, namísto navrhla bych, je přesvědčivější. Omezte v prezentaci přídavná jména a nakupení příslovcí a zbavte se svých oblíbených balastních slov: víceméně, jaksi, tedy, něco jako. jasně, samozřejmě... další si dosaďte sami. Buďte jako lékárník, který váží přesnou gramáž podle receptu, buďte jako seřizovač, který seřizuje soustruh na setiny. Personifikujte abstraktní koncepce a neživé předměty: „Tenhle stroj je náladový, ta firma je jako chobotnice, organizace je nemocná..." Mluvte v metaforách - vytváří mocné, silné obrazy. Proč metafory, přirovnáni i příběhy fungují? Lidé mohou „strávit" a vstřebat jen určité množství faktů a příběh, humor, metafora je jako most. spojuje logiku i emoce. O humoru už jsme se zmiňovali jako o prostředku pro získání zájmu. Smích a humor ale také zvyšuji vnímavost posluchačů a zmenšují obranné reakce. Neříkejte co se stane, kdyby, ale co se stalo Petrovi, když se mu zhroutil celý hard disk - buďte konkrétní. Dávejte věci do trojic: .. Vláda Udí, s lidmi a pro lidi. " „Jasně, rychle a výstižně. " „Chtějí práci, chtějí spravedlnost, chtějí úctu." Připomeňme si: Buďme jako lékárník, který váží přesnou gramáž podle receptu, jako seřizovač, který seřizuje soustruh na setiny. Tabu je, jak už víme, zdůrazňovat já oproti my a vy, tabu jsou negativní formulace, útok, agresivita, ironie a shazování. Tabu je být rozvláčný, trpět syndromem experta, být chaotický a přeskakovat z jednoho tématu na druhý. Tabu je používat zkratky a nevysvětlit je. Cvičení na vytváření příběhů Vyberte si libovolný předmět, na který vám padne pohled: kniha, papír, noviny, židle, okno, obraz, strom... Nechte chvilku pracovat své vzpomínky a paměť a najděte nějaký příběh, situaci nebo zážitek z va'šeho života, ve kterém tento předmět hrál nějakou roli. Je důležité, aby vaše historka byla pravdivá. Příprava prezentace Strom Od deseti let jsem pravidelně jednou ročně zůstávala doma s angínou. Rodiče a sourozenci byli v práci, kamarádi ve škole a antibiotika většinou zabrala lak, že třetí den až jsem se cítila zdravá a doma se nudila. Když všichni odešli, potají jsem vyklouzla z domu a běžela lak, aby mne nikdo neviděl, na hráz rybníka, kleň' bvl asi dvě stě metrů od našeho domu a kde rostly nádherné veliké staré duby. Na ty chvilky napěli a polom snění ve větvích dubu, na kleň jsem si vždy vylezla, si vždy vzpomenu, když se na hrázi procházím dnes. A teďje řada na vás. II. Hlas je důležitý nástroj Představte si. že sedíte na koncertu své oblíbené skupiny, zpěváka nebo orchestru a těšíte se na krásnou hudbu. Koncert začal, ale co to? Všechny zvuky, tóny jsou stejně hlasité a maji téměř stejnou výšku a délku. Jako bublající potůček nebo zvuk hlasů za stěnou nás pomalu ukolébává a začínáme si přemýšlet o svých záležitostech, pospávat. Lidský hlas je úžasný nástroj. Nástroj, který vydá za celý orchestr! Oslovuje svým zabarvením, hloubkou, intonací, hlasitosti, sytostí, rychlostí a dynamikou, emocemi, které dokáže vyjádřit. Právě v našem hlase se nejvíce projevují naše emoce, postoje, sebevědomí' i nadšeni. Znovu si připomeňme, že to, co zaujme, je změna, a my musíme do našeho hlasu dostat dynamiku a pracovat s modulací hlasu. Celá naše prezentace včetně hlasového projevu se snaží pracovat s pozorností a koncentrací posluchačů. Přirozená křivka koncentrace vypadá následovně. 50 Zpracováni prezentace Zpracování prezentace 61 Příprava prezentace Příprava prezentace Na vrcholech křivky jsou naši posluchači nej vnímavější. To je také další důvod, proč je tak důležitý začátek a konec, úvod a závěr naší prezentace. My ale potřebujeme, aby naši posluchači byli pozorní nejen na začátku a na konci, ale i během prezentace. Jak to uděláme? Tak. že používáme všechny dosud zmíněné klice, včetně hlasu, mimoslovních signálů a audiovizuálních a předmětných pomůcek. Snažíme se. aby se křivka koncentrace našich posluchačů formovala v zásadě do následujícího tvaru: CAS Využijte možností svého hlasu Pokud mluvíme příliš potichu, může to posluchačům signalizovat nejistotu, nedostatek sebevědomí. Svou prezentaci začínáme dostatečně hlasitě a hlasitost v průběhu prezentace měníme. Důležitá místa svého sdělení můžeme označovat zvýšenou, ale také naopak sníženou hlasitostí, zpomalením a v každém případě pauzou. Dalším prvkem změny v našem projevu je střídání rychlosti řeči. Pokud při prezentaci pracujeme s poznámkami, diapozitivy, zpětným projektorem a dalšími pomůckami, je možné si ty části, které posluchači nevidí, pokyny pro určité změny hlasu, pohybu, postoje, pohled a další označit. Jedna a tatáž věta může mít naprosto jiný význam v závislosti na intonaci. Jste například soudce, který má vynést rozsudek nad obviněným. Zkuste si nejdříve sami následující větu intonačně zpracovat různým způsobem: „Popravit ne osvobodit." Můžete se stát lidumilem, když zvoláte: „Popravit? Ne! Osvobodit!" Také se můžete stát katem, když tatáž věta bude znít: „Popravit! Ne osvobodit!" Svůj hlas můžeme a musíme trénovat, a především je třeba vědět, zda a jaké chyby děláme. Zjistíme například při poslechu nahrávky svého projevu, že používáme příliš Často některá „plevelná" slůvka. Do repertoáru oblíbených patří: prostě, přirozeně. 62 Zpracováni prezentace takže, tedy, pochopitelně a řada dalších. Pokud tato slůvka přebují na naší prezentační zahrádce - je třeba s nimi udělat to, co s každým plevelem - vytrhávat! Jinak nám hrozí, že se posluchači soustředí právě na tato slůvka a na místo toto, aby poslouchali, co jim sdělujeme, začnou s napětim čekat, kdy zase řekneme „takže", a začnou si dělat čárky, kolikrát jsme toto slovo použili. Jak „plevelná" slůvka vytrhávat? Poproste kolegy, známé, aby vás upozorňovali, když je řeknete, pokutujte se za ně, sami se nahrávejte a zkoušejte to bez nich znovu a znovu. Velmi účinným prostředkem, který' si v souvislostí s hlasem připomeňme ještě jednou, je pauza. Pauza v přechodových místech, pauza před důležitým slovem, ale i po důležitém tvrzení, pauza po položeni řečnické otázky, pauza před tím, než začnete, a nesmíme zapomenout i na pauzu na konci věty. Zkusili jste si někdy ..posadit" hlas záměrně trochu níž, než jak obvykle mluvíte? Pokud máte hlas trochu výše posazený, neváhejte a zkuste to. Nahrajte si sami sebe a zkoušejte různou výšku, tempo, modulaci. Sami se přesvědčíte, oč působivější je níže položený hlas. Říkáte si možná, proč tolik úsilí, hlas mám takový jaký mám a posluchači se s tím musi smířit. Důvod je prostý - hlubší, níže položený hias působí serioznějšim, věrohodnějšim dojmem a uklidňuje. Snadno si to uvědomíme na běžné každodenní situaci, když se s někým pohádáme, křičíme. Co se děje s naším hlasem v takové situaci? Hlas jde nahoru, do vyšších poloh. Když se řekne ,ječák", asi si většinou představíme, jak to zní, tahá za uši a je nepříjemné. Naše negativní emoce se právě takto v hlase projevuji a ucho posluchače a jeho podvědomí je přesně takto vnimá. Dodnes si vzpomínám na velmi zajímavou, velmi barvitou a dobře připravenou obchodní prezentaci člověka, který měl hlas posazen vysoko. Bohužel to, co ze vzpomínky zůstalo, je jen téma a právě onen nepříjemný „ječák". Základní tón hlasu je každému dán v určitém rozsahu a v tomto rozsahu jsme schopni jeho výšku či hloubku měnit. Modulace naší řeči dotváří i osobnost mluvčiho. Nedávno mi vyprávěla lékařka, která často prezentuje výsledky výzkumů na odborných konferencích, že má na konci své prezentace pocit, že se udusí. Pro práci s hlasem je důležité správné dýchání. Dobře mluvit a dobře dýchat jsou spojité nádoby. Možná jste zažili řečníka, který polykal konce slov a vět, kíerý se zadýchával a zalykat. Kromě toho, že to nepřispívá srozumitelnosti projevu, může to signalizovat spěch, trému, odvádět pozornost posluchače a působit neprofesionálne. Dobře dýchat, zvyšovat kapacitu plic a umět dobře hospodařit s dechem, zejména s kapacitou výdechu, ovlivňuje znělost, barvu, výslovnost a artikulaci naší řeči. Technikami správného Zpracováni prezentace 63 Příprava prezentace Příprava prezentace dýchání, tvoření hlasu a artikulace se zabývají velmi podrobně a s celou řadou praktických cvičení publikace uvedené v doporučené literatuře, například kniha Antonína Langera: Úspěch veřejné promluvy. Kapitoly z rétoriky a další literatura. Některé vybrané najdete v přílohách. Kdo z vás se živi tím, že mluví (herci, politici, moderátoři, tiskoví mluvčí, obchodníci, ...) neváhejte investovat do dobrého rétora nebo kurzu nebo se zapojte do některého z řečnických klubů, kde s hlasem pracují. Hlavně ale cvičte, cvičte a cvičte. Hlas je energie a mluvit znamená dávat energii, rezonovat s posluchači. Cvičení Zkuste si sami nahrát svůj hlas a vyzkoušet si různé modulace téže věty, různé tempo, výšku a silu hlasu. Sami uvidíte, jak na vás která modulace bude působit a co zní přesvědčivě. Rozšiřujte svůj repertoár, aby váš hlas nezněl monotónně, nesrozumitelně, ale naopak. Přehánějte při cvičeních dramatičnost a říkejte si tutéž větu jako seriózni vědec, rozčilený zákaznik, překvapený kolega, znechucený posluchač nebo milující rodič. Nebojte se, nezůstane vám to. ale rozšíříte výrazovou škálu svého hlasu. TIP Pracujte se svým hlasem. Hlubší hlas je přesvědčivější a uklidňuje. Hlas citlivě zaznamenává naše emoce, postoje a sebedůvěru. Změny v modulaci, jako je intonace, síla, barva, výška a mluvní tempo, zvyšují pozornost posluchačů. Interkultumí pohled Když se sblížíte s Američanem. Italem, Francouzem, Rusem či Řekem, možná vám po čase upřímně řekne, jak vnímá běžný český hlasový projev. Většinou ho označí jako monotónni. A skutečně, když se zaposloucháte, uslyšíte, oč barevněji cizinci mluví a jak v běžném hovoru a často i v prezentaci neumíme náš hlas opravdu přesvědčivě využívat. TIP Dodejte důraz tam, kde chcete zdůraznit, klesněte hlasem na konci oznamovací věty a skutečně udělejte tečku. Posílíte tak přesvědčivost toho, co říkáte. 12. Využívejme prostředky mimoslovní komunikace „Dávejte si pozor na člověka, jehož břicho se při smíchu nepohybuje. " Kanronské přísloví ..Nejkratši vzdálenost mezi dvěma lidmi je úsměv. " Victor Borge Jak by to bylo krásné, kdyby komunikace s druhými byla tak přímočará jako komunikace s naším psem! Stačí když vstanete a řeknete:,Jdeme ven Rexi!" a pes už vrtí ocasem, radostně skáče a vidíte, jakou má radost ve všech jeho pohybech, očích, hlasitém štěkotu. Naštěstí i my lidé také trochu „vrtíme ocasem", máme radost v očich nebo se smutně stahujeme do sebe, podle toho. na jaká slova a situace reagujeme. Než se pustíme do účinných prvků mimoslovní komunikace, které působí v prezentaci, je užitečné uvědomit si všeobecně platné principy a východiska. Ptáte se proč? Protože když znáte princip, snadno si konkrétní kroky odvodíte sami. Principy - co platí pro všechny mimoslovní signály 1. Mimoslovní signály nejsou jednoznačné První důležitou věcí je uvědomit si, že stejně jako slova ani neverbální signály nejsou jednoznačné a není možné říci: „Když si posluchač dá nohu přes nohu, znamená to, že se uzavírá." S neverbálními signály je to jako se slovy ve větě. Teprve v kontextu věty. při posouzení všech aspektů a okolnosti, můžeme říci, co partner pravděpodobně signalizuje. To. že mi tečou slzy, může znamenat, že jsem smutná, pláču bolesti, ale také, že pláču dojetím, radostí, tečou mi slzy smíchu, anebo jsem právě krájela cibuli. Nestačí tedy vidět slzy, abychom si udělali jednoznačný závěr, musime posoudit i další signály. 2. Přirozenost je působivá Druhou důležitou zásadou, která je výsledkem zkušeností ze stovek výcviků a která platí vždy a pro každého, je být sám sebou, být přirozený. Každý člověk má jinou dynamiku, jiný přístup, zaujme druhé něčím jiným. Někdo umi vyprávět vtipy, druhý zaujme suchým humorem, další srdečnosti a otevřeností. Osobnost zaujme víc, než vycvičený dokonalý robot. 3. Odstraňujeme jen negativní signály Pracujeme jen na těch neverbálních signálech, které mohou působit nepříjemně, snižovat naši důvěryhodnost, rušit naše sdělení, rušit pozornost posluchačů. Neverbální komunikaci nelze mít trvale pod kontrolou, protože je podvědomá. Nemůžeme uhlídat své tělo! 64 Zpracováni prezentace Zpracováni prezentace 65 Příprava prezentace Příprava prezentace Pokud máme co říci, mluvíme o tom, čemu věříme, nemusíme si většinou dělat starosti s neverbální komunikací. A nyní již k jednotlivým mimoslovním signálům. Kontakt očima a mimika Pohled je první kontakt. Umíte si představit, že byste od této chvíle absolvovali všechny kontakty s druhými lidmi se zavázanýma očima? Nebo jiná představa: když potkáme na ulici známého uprostřed horkého léta a on má na očích brýle tak tmavé, že mu nevidíme do očí, pravděpodobně za chvíli řekneme: „Prosímtě, sundej si ty brýle, ať s tebou mohu mluvit!" Představa, že by s námi někdo mluvil a přitom se na nás nedíval, není příjemná, a asi bychom začali přemýšlet, co je v nepořádku, co se děje. Když se partner v rozhovoru na nás nedívá, může to signalizovat mnoho věcí. Je nejistý, stydí se, má trému, jsme mu protivní, něco provedl, lže. je uzavřený - ano, to všechno to může být. Prezentace je, jak už jsme zdůrazňovali, také dialog, a proto se musíme na své posluchače dívat. ., Oko - do duše okno." Co se stane, když se na posluchače díváme? ti Ještě předtím, než řekneme dobrý den, když vstoupíme do místnosti, už jsme s přítomnými zahájili komunikaci pohledem. ti Slova následují. Pohledem aktivizujeme dialog, signalizujeme, že jsme připraveni věnovat svým posluchačům pozornost. ti Dáváme najevo, žé jsme připraveni a otevření, nemáme co skrývat, nestydime se, nebojíme, jsme sebejistí. 7i Sledujeme reakce posluchačů a můžeme na ně reagovat. 7i Udržováním kontaktu očima udržujeme jejich pozornost. Co se stane, když se na posluchače nedíváme? ti Přestanou nás za chvíli poslouchat. 7i Začnou pochybovat o tom, zda jim máme co říci, o naší kompetentnosti, sebejistotě. ti Negativně ohodnotí nás, téma i způsob projevu. Po celou dobu prezentace se na všechny posluchače střídavě díváme alespoň polovinu celkového času a raději ještě více. Je to základní podmínka pro udržení jejich pozornosti a zájmu zejména v menších skupinách. Znamená to už v přípravě promyslet s ohledem na prostředí, kde budeme stát či sedět tak, abychom skutečně na všechny viděli. Co když je jich hodně? Častou otázkou bývá: „Co dělat v případě, že posluchačů je hodně a máme před sebou padesát nebo dvě stovky lidí? Přece se nemohu podívat na každého!" Je to stejné, jako když sedíme v divadle a máme pocit, že se účinkující dívají právě na nás, a stejný pocit maji i všichni ostatní diváci. Uděláme to stejně jako herci a budeme křižovat pohledy prostor, kde sedí naši posluchači. Přesto, že se budeme vždy dívat v daném prostoru jen na jednoho, budou mít všichni v jeho okolí dojem, že se díváme právě na ně. Když máme před sebou zvláště důležitou prezentaci nebo jdeme prezentovat poprvé či podruhé, snažíme se najít mezi lidmi nějakou vstřícnou a spolupracující tvář. Jedna taková se většinou najde a my se na ni upneme a nejčastěji se na ni obracíme po celou prezentaci. Ten prvni krok - zachytit se někoho pozitivně naladěného - je dobrý, protože pomůže překonat trému. Později ale musíme zhruba stejnoměrně zahrnovat všechny a nikoho nevynechávat, nikoho neupřednostňovat. Pokud se na svou vstřícnou duši upnete, odradíte nakonec i tu, o ostatních nemluvě, protože ty jste ani nezískali. ..Co se dívá pořád jenom na mne? Copak tu nejsou další? Proč se ptá jen mně?".začne si říkat naše „oběť" v duchu a možná i nahlas. Jedny ztratíte tím, že se nedíváte, druhé tím, že se díváte příliš. Nejvíce pohledů je při komunikaci zaměřeno na obličej. To. jak se tváříme, mračíme, usmíváme, je našimi posluchači spolehlivě odečítáno a porovnáváno s obsahem našich slov. Pokud to téma a prostředí dovoluje, působí daleko vstřícněji, otevřeněji úsměv, než nehybná nečitelná „maska", za kterou není vidět a která není posluchačům srozumitelná. Z celé živočišné říše máme my lidé nejsložitější obličejové svalstvo a to nám umožňuje dokonalejší, zrakem vnímanou komunikaci a mnoho jedinečných a pouze lidských výrazů. Jedním z nich je právě úsměv, viditelný až na vzdálenost čtyřiceti metrů. 6S Zpracováni prezentace Zpracováni prezentace 67 Příprava prezentace Příprava prezentace Gesta, pohyby, postoje, vzdálenost „Co dělat a co nedělat při prezentaci, mám gestikulovat hodně nebo málo, mám stár nebo chodit, mohu si sednout a co ruka v kapse? Dočetl jsem se, že se nemá gestikulovat pod pasem! Když si někdo podpírá bradu, poslouchá, nebo se nudí?" To jsou příklady dotazů účastníků při vyhodnocování videozáznamů jejich prezentací při výcviku. Gesta Jedním z nejdiskutovanějších gest při prezentaci na veřejnosti je ruka v kapse. Je to zároveň typický příklad toho, jak lze toto gesto různě chápat v závislosti na osobnosti mluvčího. U člověka velmi dominantního a razantního může ruka v kapse u posluchačů vyvolat negativní reakce - pocit přezírání, agresivity a potřebu bránit se tomu. U jiného člověka může být totéž gesto vnímáno jako znak nervozity a nejistoty - neví, kam s rukama. U dalšího řečníka může naopak působit uvolněně a přátelsky. Vždy pochopitelně záleží i na tom, koho máme před sebou jako posluchače. Co s tím? Moje osobní doporučení je výsledkem debat a diskuzí s účastníky prezentačních výcviků, lidí z nejrůznějších oblastí, od manažerů přes obchodní zástupce až k reklamním a mediálním pracovníkům. Zní takto: ruka do kapsy na začátku prezentace zásadně ne před neznámými posluchači. V další fázi ano. pokud signalizuje uvolněnou a přátelskou atmosféru. To, co bychom měli v gestikulaci uplatňovat bez ohledu na své individuální zvláštnosti, jsou především otevřená gesta a postoje. I tady platí, že pokud skutečně jsme otevření, vstřícní, potom tato gesta spontánně vyplynou při naší komunikaci sama. Kde je potřeba šije kontrolovat, to je začátek naši prezentace, kdy pod vlivem trémy, napětí máme přirozeně tendenci zaujímat více obranné a bariérové postoje a gesta. Velmi detailně zpracovává oblast neverbální komunikace celá řada publikací, z nichž ty, které považuji za dobré, jsou uvedeny v doporučené literatuře. Proto jen základní charakteristiky otevřených gest a postojů a důvodů, proč je dělat. Další zajímavosti na vás čekají v příloze věnované mimoslovní komunikaci. 68 Zpracováni prezentace Otevřená a uzavřená gesta Když si váš psí miláček lehne před vámi na záda, všechny čtyři tlapky nahoře, a s naprostou důvěrou ve vás tak odkrývá nejcitlivější a nejzranitelnějši část svého těla - své břicho - dělá otevřené gesto. Gesto, kterým vám říká: „Pane, bezmezné ti věřím, nic před tebou neskrývám, mé úmysly jsou čisté, dělej si se mnou. co chceš - jsem tvůj." Nebojte se, není třeba, abychom si před svými posluchači lehali na záda jen proto, abychom jím dokázali svou otevřenost a dobré úmysly. Stačí, když nebudeme křížit ruce ani nohy, nebudeme si před sebe dávat desky, stavět stoly, krčit se za řečnickými pulty. To vše jsou drobné signály ochranných bariér, za kterými schováváme svou trému a nejistotu - signály uzavřených gest a postojů. K zamyšlení Jdete naprosto sami neznámým, temným lesem. Cesta je vidět jen v záblescích měsíce, když vítr na chvilku odvane těžká mračna. Z lesa se ozývá praskot, šum a neznámé zvuky. Kde asi budete mít ruce a jak se budete tvářit? Napětí, pocit nejistoty a ohrožení se projeví ve všech gestech, pohybech, postoji a mimice. Královská zóna Většina z nás si umí představit krále s jablkem v jedné a žezlem v druhé ruce. jak přijímá vyslance a hovoří se svými rádci. Už ho vidíte? Pokud budeme gestikulovat převážně od pasu nahoru, gestikulujeme jako pravý, sebevědomý vladař. Naše ramena se automaticky napřímí, hlava narovná a naše sebedůvěra se upevní. Královská zóna -to je to místo, kde se budeme snažit dělat vstřícná, otevřená gesta. Moje velmi schopná kolegyně Jana Beránková nosila ráda halenku, která se zapínala od krku na spoustu malých knoflíčků. Při prezentaci nového projektu měla trochu větší trému než obvykle a její ruce hledaly záchytný bod. Vida, knoflíčky! Jana začala po chvíli naprosto mechanicky a pravidelně rozepínat prvních pět knoflíčků jeden po druhém a zase znovu zapínat. Projekt byl zajímavý, ale stejně zajímavé bylo sledovat, jak se pozornost posluchačů pomalu upíná na ten pravidelný pohyb ruky rozepínající a zapínající knoflíčky. „Bude to zase jen pět knoflíčků, nebo půjde dál? Kolikrát už to vlastně udělala ... ?" To, čemu se budeme snažit vyhnout při své prezentací, jsou pravidelná, opakující se gesta a pohyby. Je až neuvěřitelné, jaké taneční kreace dokážeme nevědomky dělat Zpracováni prezentace 69 Příprava prezentace I Příprava prezentace před svými posluchači. Vše, co říkáme, a také vše. co děláme, by mělo sloužit jednomu cíli. Tím cílem je efektivní, účinná prezentace a naše gesta, pohyby a postoje by měly podtrhovat to, co říkáme, zdůrazňovat důležité části, aktivovat pozornost a zájem posluchačů a oživovat náš projev. V okamžiku, kdy se gesto, pohyb stane samoúčelným, spolehlivě odvede pozornost posluchačů jako ony zmíněné knoflíčky. Otevřený postoj vyjadřuje směrem k posluchačům stejný signál jako otevřená gesta. Přijít mezí neznámé lidi doslova s holýma rukama, nemít možnost schovat se za stůl, řečnický pult a nedržet nic v ruce, to je velmi náročné i pro zkušeného řečníka. Většinou potřebujeme v první fázi nějakou oporu, něco, čeho bychom se mohli zachytit a odvést do jakéhokoli předmětu své napětí a trému. Samozřejmě, že ideální je nedělat to. Kdo z nás je ale vždy a za všech okolností ideálním řečníkem. Osobně doporučuji raději vědomě zvolit vhodný „odvaděč napětí", který' bude působit přirozeně, než být statečný za každou cenu a působit nervózně gesty, pohyby a postojem. Velice dobře působí vhodné desky, pokud je držíme v jedné ruce. vhodné ukazovátko, pokud ho budeme v průběhu prezentace používat a pokud si s ním nezačneme hrát a odvádět tak pozornost posluchačů. Interkulturní pohled Od dob starých Římanů je známé gesto symbolizující mužský pohlavní úd a je to známý vztyčený prostřednik. kdy ostatní prsty jsou ohnuté do dlaně. Zkuste je udělat v Itálii za volantem svého vozu na před nebo za vámi jedoucím řidičem a budou se dít věci! To asi na své posluchače dělat nebudeme, ale mohli bychom se například v Řecku dopustit jiného přestupku. Ruku s roztaženými prsty dlaní proti posluchačům, kterou bychom chtěli vyjádřit „od toho raději dá)", by naši řečtí posluchači mohli chápat jako urážku a projev pohrdání. Když si Ital sáhne na ušní lalůček a jeho posluchači jsou muži, říká tím ..jsi teplý... měl bys nosit náušnice", zatímco když to udělá Portugalec, vyjadřuje tím, že je něco výborné, skvělé, a totéž gesto ve Španělsku znamená, že dotyčný je příživník. Takže na ucho si raději při prezentaci nesahejte. Pro jistotu. Cvičení Zkuste si na chvíli odložit knihu a postavit se hezky zpříma. Nadechněte se, narovnejte záda a ramena, postavte se rovně, nekřižte ani ruce. ani nohy. Podívejte se zpříma a usmějte se na sebe třeba před zrcadlem. Pomalu zvedněte jednu nebo obě ruce do královské zóny nad pasem a vyzkoušejte si, jak vaše gestikulace a postoj vypadá. Jaké to bylo? Vzdálenost Jakou roli hraje vzdálenost při vzájemném kontaktu? Půjdeme blíž k člověku, kterého známe, neboje vzdálenost u každého člověka stejná? Jak ovlivňuje a ovlivňuje vůbec vzdálenost naši vzájemnou komunikaci? Vzdělávací program pro mistry výrobního podniku na Moravě byl zaměřen i na komunikací. Z diskuze se všemi mistry vyplynulo jméno jednoho z jejich vedoucích výroby. „Je to správnej chlap, férovej, dá se s ním mluvit. Na co si nezvyknu, že mně při každým rozhovoru chytá za ruku nad loktem. I když už o tom vím, vždycky se leknu." V tom se většina mistrů shodovala. V dalším kole programu byl účastníkem i tento vedoucí výroby. Jeho lidé měli pravdu, byl to správný chlap. Během přestávky za mnou přišel a řekl: „Já o tom vím, že lidi chytám za ruku, a vím, že jim to vadí. Už to ale nedělám často." To řekl a při tom mne chytil za ruku nad loktem. Vzpomeňte si, co se děje, když jdete s někým blízkým ruku v ruce. Najednou se o něco začnete přít a dojde i k hádce. První věc, kterou okamžitě uděláme, je, že už se nedržíme za ruce a popojdeme od sebe trochu dále. abychom na sebe viděli. Další představa: jste zabráni do práce nebo četby a někdo vás zezadu a zblízka osloví. Nebo sedíte v kině, kde je diváků méně než zaměstnanců kina. Přijde poslední divák, pečlivě prohlíží svůj lístek, počítá řady a sedadla, až dojde k vašemu místu. „Tohle je moje místo, patnáctá řada, číslo osm." řekne nad vaší hlavou. Všechna ostatní místa ve vaší řadě jsou volná. Neptáme se už, kdo seděl na mé židli, kdo jedl z mé misky a spal v mé posteli jako v pohádce, většinou nám ale tato otázka v hlavě zazní. Všechny tyto příklady se snaží ilustrovat, jak funguje teritoriální princip, který známe ze světa zvířat i u lidí. Stejně jako zvíře „ví", že se na určitém území uživí pouze určitý počet jedinců téhož druhu, stejně tak to víme instinktivně i my lidé. Mluvíme o třech zónách, třech bublinách nebo ochranných obalech, které si v prostoru od druhých jedinců udržujeme. Intimní zóna je místo, kam pustíme jen toho, koho dobře známe. Matku, otce, dítě, partnera, tedy ty, kterým věříme, a pustíme je k sobě doslova „na tělo", kde už nemáme kontrolu očima. Osobní zóna je další bublina, určená pro všechny ostatní. Je různá podle toho, jaký vztah máme k člověku před sebou. Kratší bude vzdálenost mezi lidmi, kteří se znají. 70 Zpracováni prezentace Zpracováni prezen tace 71 Příprava prezentace Příprava prezentace jsou přátelé, delší bude u cizích lidí, u lidí, kterým nedůvěřujeme, u těch, kteří vzbuzují naše obavy, a u přátel, se kterými jsme se pohádali. O společenské zóně mluvíme například u veřejné prezentace, ale i večírku, společenské akci, kde komunikujeme se skupinou lidí. Není potřeba chodit s metrem a měřit si svou vzdálenost, stačí, budeme-li sledovat reakce druhých a „naslouchat" jim. Jak? Jakmile zaznamenám, že partner v komunikaci ustupuje, odklání se, že vzdálenost, kterou já zcela podvědomě zaujímám vůči němu. jemu nevyhovuje - zastavím se! Respektovat prostor druhého, jeho individuální osobní vzdálenost, kterou potřebuje, aby se v komunikaci cítil bezpečně, to je základ pro komunikaci vůbec. Jakmile totiž tuto osobní zónu narušíme, nastává reakce, a to buď útěk. nebo útok. Současně partner v rozhovoru přestává rozumově vnímat obsah toho. co mu říkáme. Vždyť mu jde možná o život, je ohrožen! Neznámého člověka si nemůže pustit tak blízko, že už ho nemůže kontrolovat očima. Neviděl by totiž, co dělá s rukama (třeba drží v ruce nůž), jak se tváří (možná se výhružně mračí), jaký má postoj (mohl by se chystat ke skoku). Čím vřelejší je vztah, tím jsou si lidé skutečně i vzdáleností blíž a naopak. Interkulturní pohled Opět v tomto případě nalezneme i kulturní rozdíly. Možná si vzpomenete na svou dovolenou v Itálii, Španělsku nebo Řecku a uvědomíte si, že tam jsou lidé nejen vřelejší a přátelštější, ale také jdou k druhým na kratší vzdálenost. Směrem k jihu se vzdálenost mezi lidmi v komunikaci zkracuje, cestou na sever je tomu naopak. Respektovat a využít vzdálenosti a principu teritoriality v prezentaci můžeme ve dvou úrovních. Především respektujeme teritorium našich posluchačů. Znamená to nechodit k nim zpočátku příliš blizko, zejména pokud se s nimi vidíme poprvé. Znamená to také neodkládat si bez dovolení na jejich stoly materiály. Pokud chceme něco v jejich blízkosti dělat, odložit nebo vžit, musime vyslat siovní signál: „Dovolíte, mohu si položit fólie sem k vám?" Postupně se vztahy otepli a my můžeme ke svým posluchačům blíže. Druhou úrovní je využití zkracováni vzdálenosti k upoutání pozornosti posluchačů. Představte si, že se dva posluchači zabrali do rozhovoru a nejenže neposlouchají, co říkáte, ale také ruší ostatní. Můžeme zvýšit hlas, odmlčet se, můžeme se jich na něco zeptat. Současně tím ale přerušíme prezentaci a vyrušíme všechny ostatní. Můžeme ale také pokračovat, nerušit ostatní a pomalu se přibližovat k těm, co jsou zabráni do diskuze. Cizí neznámé „zvíře" se přiblížilo, něco se děje, pozor! To jsou signály, které spolehlivě přeruší jejich rozhovor, a my jsme vlastně vůbec nic „neřekli". Všechny naše mimoslovní signály, ať už si je uvědomujeme nebo nikoli, ať se usmíváme, potřásáme rukama, utíráme si nos, kroutíme hlavou - jsou jako vlastnoruční podpis. Jak výstižně říká Desmond Morris, mluvou svého těla jsme bytosti zvykové, a pokud nejsme jakkoli vyvedeni z rovnováhy, držíme se pozoruhodně pevné škály individuálních činností, které jsou pro nás typické, stejně jako jsou jedinečné naše otisky prstů. Cvičení Toto cvičeni provádějte jen s velmi dobrými přáteli. V kavárně, restauraci i na návštěvě, aniž byste věc vysvětlovali, začněte pomalu svému dobrému známému posouvat postupně a nenápadně svoje věci na jeho polovinu stolu. Sklenici, popelník, cigarety, papíry, cokoliv. Dál si povídejte a sledujte, co se bude dít. Možná vám rovnou řekne, nestrkej to na mou půlku. Pravděpodobnější je, že začne být nesvůj nebo začne vaše věci bezděky posunovat zpět na vaši pomyslnou půlku. 72 Zpracováni prezentace Zpracováni prezentace 73 Příprava prezentace Příprava prezentace „Je w pravda odvěká, šaly délaj člověka. Kdo v hadrech čeká na štěstí, ten se načeká." J. Werich, J. Voskovec Celkový vzhled, oblečení, osobní image Image, celkový dojem, je to. jak působíme a jak nás vnímají ti ostatní kolem nás. Každý z nás je něčím jedinečný. Naši osobnost tvoří nejen geneticky zakódované faktory (talent, charakter, temperament, fyzické rysy a kondice, ...). ale i faktory proměnné a měnitelné (úprava, vlasy, oblečení). Celkový dojem dotváří i naše pověst a zkušenost, kterou s námi druzí mají. Věříme tornu, co vidíme. Ještě než člověk otevře ústa. usuzujeme podle sebe a svých zkušeností, koho že to máme před sebou, jaký je uvnitř, jakou má pro nás hodnotu. Již zmiňovaný první dojem a zařazení člověka do příslušné „škatulky" podle několika málo signálů, ze kterých domýšlíme celý zbytek. Naše očekávání, že bankéř bude vypadat jako bankéř (a ne jako neoholený pobuda v Čemé bundě pobité stříbrnými cvočky ve tvaru lebky), že ředitel významné instituce bude prezentovat v obleku s bílou košilí a decentní kravatou (a ne v „džínách" a vytahaném svetru), že lékaře najdeme v ordinaci v bílém plášti (a ne v montérkách) a naopak, půjdeme-li nabízet sportovní program mládeži do tělocvičny, přijdeme ve sportovním oblečení (a ne v kostýmu a lodičkách) - tato očekávání ovlivňují, kam si mluvčího zařadíme hned v počátku jeho vystoupení. Představa policisty v růžové uniformě, který s úsměvem na tváři zastavil naše auto proto, aby nám pověděl nejnovější vtip. by nás asi více vyděsila, než rozveselila. První dojem nelze udělat dvakrát. Pochopitelně, že nepříznivý í příznivý dojem můžeme v dalším průběhu kontaktu změnit. Dá nám to ale daleko více práce, než když první dojem uděláme co nejlepší. Samozřejmě, že samotný první dojem nestačí, a získáváme posluchače po celou dobu své prezentace. Dobrý dojem je dobrý start, který využívá přirozeného zájmu a zvýšené koncentrace posluchačů na začátku, a my víme, že mnoho času nemáme (pouhá půl minuta). Dobrý první dojem posiluje i naše sebevědomí, a to se odrazí v celkovém projevu. Když něco dobře začne, je velmi pravděpodobné, že to bude i dobře pokračovat a dobře to skončí. 74 Zpracováni prezentace To. co si oblékáme, nese a neslo vždy a ve všech kulturách svůj význam. Oblečením vyjadřujeme nejen svou osobní identitu, ale i společenský status, příslušnost k určité skupině, vyjadřujeme své postoje k ostatním lidem a názory na ně. Oblečeni je symbol a důležitá zpráva pro naše okolí. Náušnice v uchu muže byla dlouho symbolem pirátského řemesla, ve dvacátém století symbolem hnuti punk a v devadesátých letech dvacátého století jsme ji mohli vidět i v uchu manažera v obleku a košili s kravatou. Pokud jsou příjemci naladěni na stejnou vlnu. pomáhá oblečeni a vzhled navodit vztah, najít ten společný znak a prvek. Kdo se obléká stejně jako já. má přece jistě i podobné názory, myslí stejně. Na druhou stranu asi hodně z nás zažilo ten nepříjemný pocit, pokud někam přijdeme oblečeni zcela jinak, než je zbytek přítomných. Umět se vhodně obléci je možné považovat za určitý druh sociálni dovednosti. Zatímco pro prezentaci ředitelům nadnárodního společenství zvolíme velmi formální oblečení, při jednáni na stavbě to bude oblečení mnohem méně formální v závislosti na cíli, kterého chceme prezentaci dosáhnout. Na celkovém dojmu se podílí nejen oblečeni, ale i náš účes, doplňky, upravcnosl. barvy a čistota. Všechny signály jsou důležité, protože jak už víme, vnímání našich posluchačů je komplexní. Jejich pozornosti neujdou ani špinavé boty. ani okousané nehty či neumyté vlasy. Vše se bleskově skládá do mozaiky prvního dojmu a rozhodnutí: „Toho si poslechnu" nebo „To nebude stát za nic!" O vhodném oblečeni pro různé příležitosti pro muže i ženy pojednává řada publikací, ve kterých najdete řadu doporučení a příkladů včetně fotografií a barevných škál. My si shrneme zásadu, která platí vždy a v každé prezentaci. Pro prezentaci platí: oblékáme se minimálně stejně nebo malinko lépe než naši posluchači. Na formální setkání formálně, na neformální neformálně. V případě, že se svým oblečením „netrefíme", a přišli jsme například v obleku a kravatě a všichni ostatní mají džínsy a trička, upravíme, co se upravit dá. Odložíme sako a kravatu, vyhrneme rukávy košile. Ženy to budou mít v takovém případě složitější, ale i lady se dá najít vstřícný krok. Z našich posluchačů se pomalu stávají aktivní posluchači. Protože máme za sebou velký kus práce a před sebou část, ve které se budeme věnovat pomůckám, shrňme si, co použít pro získání zájmu našich posluchačů. Ale ještě předtím se podíváme do světa. Zpraco váni prezen ta ce 7 S Příprava prezentace Interkulturní pohled Někteří z vás, kteří spolupracujete s americkými kolegy nebo s Kanaďany, jste možná zaprotestovali při Četbě doporučeni, že ruka v kapse na počátku prezentace a před neznámým publikem raději ne. Možná si říkáte, že ruka v kapse je přece naprosto v pořádku! Máte pravdu. Ale pozor, je to v pořádku pro Američany, ne pro nás! Nejen ruka v kapse, ale i další gesta nesou různý význam v různých kulturních okruzích, a to přes všechny globalizační vlivy. 1 když budu manažerkou mezinárodní firmy a budu se pohybovat v mezinárodním prostředí, kde se rozdíly stírají a vytváří se skutečně globální prezentační kultura a styl. přesto budu komunikovat na pře-zentacích i s těmi, kdo se v mezinárodním prostředí nepohybují a nejsou jím formováni. Navíc globalizované prostředí stejných konferenčních místností, hotelů, letišť a firemních prostor, stejně jako téměř stejné „business" oblečeni, svádí k předpokladu, že už slovní i mimoslovní signály vnímáme velmi podobně. Přestože se nepochybně některé věci velmi podobají, pod slupkou tenkého globalizačniho nátěru najdeme hluboké vody a kořeny původního kulturního naprogramování. Když poprvé mluvíte s Indem na ulici v jihoindickém Tinivannamalai a ten čisťoučký, upravený, vyžehlený a neupocený člověk si během rozhovoru třikrát uplivne, několikrát říhne a přitom se s vámi dále baví, jste nejdříve v šoku. Následuje tichý rozhovor s našim vnitrním rodičem, který říká: „To je ale neslušné chování!" abyste po třech týdnech zjistili, že je to daleko zdravější a přirozenější způsob než „civilizované" zadržováni fyziologických pochodů. Podobně bychom mohli dopadnout při obchodní prezentaci s čínským partnerem, který si při závěrečné večeři pěkně pomlaskává, vždyť tak dává najevo hostiteli, že mu chutná! Pojďme na opačnou stranu planety a podivejme se na zcela běžnou věc - smrkání na veřejnosti. Zatímco my považujeme za nezdvořilé popotahovat a klidně se vysmrkáme před ostatními (i na prezentaci můžeme mít rýmu), pro Američana není smrkat před druhými slušné. Nedorozuměni může způsobit i pohleddo oči, podle kterého v našem kulturním okruhu posuzujeme nejen zájem, ale i upřímnost, sebevědomí, a dokonce i pravdivost sdělení, abychom už nedaleko za hranicemi, například ve Španělsku, zjistili, že se můžeme v interpretaci „nedívání se do očí" mýlit. Budu-Ii mladík prezentující na poradě významných starších osob a budu se dívat otevřeně a přímo, mohu naopak působit dojmem nevychovance. Zvláště pozor si musíme při prezentacích v mezinárodním prostředí dávat na gesta -stejná gesta v různých kulturních okruzích znamenají zcela různé věci: v Evropě je to napřiklad známé anglické V znamenající Vítězství! Ale pozor! Jen tehdy, pokud 76 Zpracováni prezentace Příprava prezentace je při gestu naše dlaň se dvěma prsty ve tvaru V obrácena k našemu obličeji. Pokud dlaň obrátíme směrem k druhému, znamená to posměšné gesto, které se traduje ze staletí svárů a nepřátelství mezi Francouzi a Angličany." O neslušných významech spojeného palce a ukazováku, kterým budeme chtít vyjádřit, že je něco v pořádku, že je něco O.K.. nemluvě. Podání ruky a podání vizitky - tak běžná a neproblémová činnost, a presto se můžeme nechtěně dotknout svých posluchačů. Je dobré si uvědomovat, že podání ruky a doteků vůbec směrem na sever ubývá, že Japonci i Indové se raději uklánějí a podáním ruky před obchodní prezentací nebo pří uvádění svého hosta bychom je mohli uvést do rozpaků, nebo že doteky na veřejnosti mezi pohlavími v muslimských zemích nejsou dovoleny a i podání ruky by mohlo být vykládáno jako neúcta, narušení tabu. Podáni vizitky je pro Japonce rituál a vizitku, kterou dostane i předává, vnímá jako dar, se kterým je potřeba také uctivě zacházet, a dát tak najevo úctu k tomu. kdo vizitku podal. Shrnutí: co si posluchač pamatuje, jak zaujmout ?i Posluchač vnímá výběrově, individuálně, s omezenou pozorností a komplexně - slova. Mimoslovní signály i postoj prezentujícího, a Posluchače zajímá to, co se ho týká. co může využít, do čeho se může zapojit, čemu věří. ti Zapamatujeme si obrázek, příklad, humor, dobrý' pocit. Co říkáme i jak to říkáme, je důležité. zi Základním principem upoutání pozornosti je změna. zi O pozornost posluchače „bojujeme" po celou dobu prezentace, nejen na začátku. ti Osobnost mluvčího je jádrem prezentace: mít co říci a věřit tomu. Buďte sami sebou, zi Dejte jim najevo, že vám mohou věřit že jste na jedné lodi. 7i Méně je více. Buďte struční, věcní, srozumitelní a organizovaní. ti Neraďte, nepoučujte. 7i Plejte se, přimějte posluchače, aby na řešení přišli sami. 7) T\ 'rzení dokládejte příklady, příběhy, fakty, důkazy a arcumenty. ti Nechejte svá tvrzení působit, pracujte s hlasem, pomůckami, aktivizujte posluchače. 7i Buďte vstřícní, usmívejte se. dívejte se na své posluchače a naslouchejte jím, 7i Vytvořte dobrý první i poslední dojem. 7i Respektujte své posluchače. 6 Morris. D.: Lidský živočich. Osobní pohled na lidský druh. Prahu. Kniini kluh. 19V7. Zpracováni prezentace 77 Príprava prezentace Příprava prezentace 1. 3. 5 Argumentační minimum „Statistika není náhražkou úsudku. " Henry Clay Ještě se pamatujete na Jirku, který přesvědčoval kamarády, že jeho otec je pilot? 1 on musel dokazovat, přestože jeho posluchači byli kamarádi, stejně jako my dokládáme svá tvrzení v jakékoli prezentaci argumenty. Také už víme, že posluchačům nestačí jen fakta, čísla, statistiky, výsledky šetřeni a další racionální informace, ale že svá tvrzení dokládáme také emocionálně, příběhem, zkušeností, metaforou, analogií, přirovnáním a že čím více potřebujeme přesvědčit, tím více emocionálních argumentů budeme přidávat. Pravidla argumentačního minima ledy zní takto: První pravidlo: Každé tvrzení doložte emocionálně i racionálně Každé tvrzení, které není většinou lidí přijímáno jako realita (jako například, že po neděli následuje pondělí), musíme dokládat, a to nejen fakty, čísly, statistikami a dalšími racionálními důkazy, ale také důkazy emocionálními - příběhem, metaforou, analogií, humorem... Čím více chceme přesvědčit, tím více emočních argumentů uvádíme. Druhé pravidlo: Jeden argument navíc Už velký myslitel René Descartes v 17. století dospěl k poznání, že cokoli se argumentačně dá doložit, ale stejně tak i vyvrátit. V debatě a v reakci na otázky většinou u posluchačů zabodujeme také „prostou přesilou" jednoho argumentu, který máme navíc ve srovnání s naším diskuzním protějškem. Z toho vyplývá i strategický požadavek, abychom všechny své argumenty v debatě neuváděli, ale ponechali si některé z nich v záloze pro případ, že bychom je potřebovali použít. Třetí pravidlo: Nabízejte varianty Když tvrdíme, že je jen jedno možné řešení, že není jiná možnost, jak situaci řešit, stáváme se pro své posluchače méně věrohodnými, než když nabídneme varianty a ty doložíme a podpoříme argumentačně tak, jak potřebujeme. Působí to daleko seriózněji, objektivněji a psychika posluchačů nesklouzne tak snadno do skepse a typického českého postoje, který se dá vyjádřit: ..No to ti tak věřím, určite by to šlo i jinak!" Představte si, že se snažíte přesvědčit manželku nebo partnera, že byste měli jet na dovolenou do hor. Když budete stále argumentovat jen horami, tvrdit, že žádná jiná dovolená se horám nevyrovná, můžete pochopitelně uspět, zvláště pokud jste to vy, kdo drží v ruce rodinnou kasu. Vyzkoušejte místo toho při nejbližši příležitosti, jak jiná 78 Zpracování prezentace bude reakce vašeho protějšku, pokud porovnáte dvě varianty - hory a moře (či rybník u babičky) a uspořádáte argumentaci trochu jinak: „Mohli bychom jet na dovolenou k moři (k babičce a rybníku) nebo na hory. Když pojedeme k babičce (k moři), rak ... " A teď už se dostáváme k dalšímu pravidlu. Čtvrté pravidlo: Kombinujte pozitiva a negativa strategicky ......■>'' odpočineme, bude to měně náročně, budete to stát zhruba tolik. Jako kdybychom jeli do hor. Na druhou stratu/ jsou dálnice o prázdninách přecpané turisty, všude je plno lidí a v minulém roce jsme se vraceli lak unavení, jako by to ani nebylo z dovoleně. " V případě dovolené u rybníka u babičky můžete uznat, že.....to bude výrazné levnější, uvidíme se s příbuznými a potěšíme babičku. Je tady ale jedna méně příjemná stránka věci. ani já. ani ty neumíme plavat, a navíc u babičky bude celá rodina celé léto a my jsme si chtěli užít více v klidu po všem tom shonu a starostech. Kdvž pojedeme na hory. budeme sice musel více chodit a bude to určitě fyzicky náročnější. Faktem aleje, že po celoročním pobytu ve městě a sezen! většinou u počítače nám všem hoiy prospěji. Navíc je tam daleko měně lidi a daleko čistší prostředí a vzduch. Finančně nás to také vyjde trochu levněji než moře a budeme mil daleko více času sami na sebe. " Strategicky kombinovat výhody a připouštět možné nevýhody znamená, že tou variantou, kterou nechceme, začínáme a jako první uvedeme pozitiva (snažte se prosím nějaká najít, i když se bude zdát. že tam vůbec žádná nejsou, určitě nějaké najdete). Potom uvedeme nevýhody a měly by být silnější, závažnější nebo jich musí být alespoň o jednu více. Variantu, kterou chceme prosadit, uvádíme jako druhou a asi už i z příkladu vidíte, že tady to děláme přesně naopak - připustíme drobné nevýhody a zakončíme zásadními výhodami. Výhod je alespoň o jednu více než nevýhod (v souladu s druhým pravidlem) a v záloze máme ještě další argumenty. TIP Když očekáváte nepřátelské posluchače, představte různé pohledy, možnosti a veškeré jejích výhody a nevýhody - budete působit věrohodněji. Zpracován! prezentace 79 Příprava prezentace i Příprava prezentace 1. 3. 6 Příprava pomůcek Proč používat pomůcky Znovu si připomeňme naše klíče k tomu, jak zaujmout a přesvědčit posluchače. Jedním z klíčů k paměti a pozornosti posluchačů je vizuální podnět, obrázek, pomůcka, symbol. Slova jsou jako kámen vhozený do vody. Kruhy se šíří po vodě a vyvolávají v naší mysli další a další osobní představy, asociace a interpretace. Smysl původního slova se posouvá, měni a vytrácí. Jistě si mnozí z nás z dětství pamatujeme na „tichou postu". Na počátku se řekne věta: „Mařenka má dnes dobrou náladu." A než si ji řada posluchačů šeptem předá až k tomu poslednímu, vznikne nám z ní: „Mařenka dnes zajde na zahradu." Používáme-li vizuální pomůcky, zvyšujeme množství, ale především kvalitu toho. co posluchač slyší a co si zapamatuje. Kvalitní vizuální pomůcka může zvýšit příjem informací z naší prezentace až o 43 %. Dokonce i průměrný řečník, který bude používat dobře připravené pomůcky, bude efektivnější než výborný řečnik, který nebude používat žádné vizuální pomůcky. Většina lidí si pamatuje to, co viděla, a nepamatuje si slova. Shrňme přínosy dobré vizuální pomůcky pro prezentaci: 7i upoutá a zvyšuje pozornost posluchačů (změna). 7i umožňuje objasnit složité a komplikované jevy, ti šetři čas, ti zvyšuje množství a přesnost zapamatovaného, 7i usnadňuje pochopení, ti může vyvolat reakce posluchačů, přivodit změnu (smích, humor). Nepodařená vizuální pomůcka má účinek zcela opačný. Může zmást naše posluchače, odvádět jejich pozornost a vyvolat nesouhlas a pochybnosti. Jak připravit dobrou vizuální pomůcku Názorná pomůcka má pomoci vnímat, pochopit a zapamatovat si - nic více, ale také nic méně! I v případě pomůcek platí, že to. co není nezbytné, je zbytečné. „Tohle sice s tématem tak úpfně nesouvisí, ale možná se to může hodit." „Mám tu připraveny ještě další grafy. Pár grafů navíc nemůže uškodit," říká přednášející pan Karel Dvořák. 80 Zpracováni prezentace Pan Dvořák se mýlí. Pár grafů navíc a něco, co nesouvisí, může škodit a škodí. Odvádí totiž a rozptyluje pozornost posluchačů. Pomůcka je od slova pomáhat a slouží jako podpora důležitých, podstatných a složitějších částí našeho sdělení. Proto musí být také pomůcka jednoduchá, srozumitelná a snadno zapamatovatelná. Jestliže do ní dáme příliš mnoho údajů, čísel, informací -nebudou si posluchači pamatovat nic! Podrobné informace mají místo v materiálech, které posluchačům dáváme a které si odnášejí z prezentace, ne v pomůckách, které používáme při vlastní prezentaci. Pamatujete si ještě? Méně je více! Dobrá pomůcka je ta, kterou si sami vytvoříte a která nese pečeť vaší osobnosti, která je nápaditá, možná neumělá, ale jiná, než ty ostatní. Taková pomůcka zaujme a udrží se v paměti proto, že nedokonalý obrázek z vlastní ruky je jiný a zajímavější než možná dokonalý, převzatý a standardně užívaný způsob zobrazení. Posuďte sami, co vás v následujícím zobrazení na první pohled upoutá: y y y y w nebo (g) (X) (g) (x) Základem dobrého obrázku je dobrý nápad. Nápad, který vznikne na základě otázky, kterou si položíme a která zní: „Kdybych měla jednou větou vyjádřit to, co chci, aby si zapamatovali, jak bych to řekla?" Ne vždy bývá ten první nápad také ten nej-lepší. Klidně nápad odložte na chvilku stranou, napište si ho třeba barevným fixem a zabývejte se něčím jiným. Po chvilce nebo i delším čase se k němu vraťte. Váš mozek mezitím pilně pracuje, protože jste obrázkem a barvou stimulovali pravou hemisféru a textem levou, a donutili je tak spolupracovat. Netlačte na ně a nechejte svůj mozek pracovat. Můžete také svůj nápad někomu ukázat, aniž byste k tomu cokoli říkali, a ověřit si tak, zda a jak působí, zda je pochopitelný, srozumitelný. Snažte se být co nejjednodušší, nejstručnější. Zpracováni prezentace 81 Příprava prezentace Možná si teď říkáte: „Já ale přeci vůbec neumím kreslit!" To vůbec nevadí, nemusíme umět kreslit, a přece všichni poznají, co jsme namalovali. Pokud ukážete posluchačům výstižný obraz, znázornění - nechte svůj obraz mluvit! Nevysvětlujte ho. Podobenství, analogie i vtip ztrácí účinek, když se začne vysvětlovat. Barva oslovuje naši pravou, emocionální hemisféru, zvyšuje pochopení a upoutává pozornost a zájem. Základní barvy, které při prezentaci používáme, musí být především viditelné na větší vzdálenost a dobře čitelné a kontrastní. Takovými barvami jsou čemá, modrá, zelená a červená. Proto pro texty, grafy, tabulky jsou určeny černá a modrá jako základní barvy, červená a zelená slouží ke zvýraznění a podtržení. Pokud si zkusíte zpracovat text nebo graf celý například červeně a podíváte-li se na něj z místa, kde sedí nejvzdálenější z vašich posluchačů, sami můžete vidět rozdil v čitelnosti ve srovnání s černou nebo modrou barvou. Červená barva ve větším množství navíc unavuje zrak a působí agresivně. Při použiti červené a zelené je také nutno si uvědomit, že zhruba 9 % mužské populace je postiženo barvosleposti, a to je další z argumentů pro to, abychom používání této barvy omezili. I v případě barev budeme dodržovat naše osvědčené pravidlo, že méně je více. Na jednu folii, na jeden list. na jeden obrázek použijeme maximálně tři rozdílné barvy. Toto pochopitelně neplatí v případech, kdy předvádíme barevné škály, vzory a podobně. Pří zpracování pomůcek si neustále připomínejme, že účelem pomůcky je vést posluchače k pochopení a k celkovému cíli naší prezentace - nejsou samoúčelné. Zásady pro vytvoření dobré, účinné vizuální pomůcky 71 Pomůcka je vždy součástí našeho sdělení. zi Zpracováváme ji k hlavním, nejdůležitějším nebo složitým bodům. 7) Pomůcka musí být jednoduchá, srozumitelná, přehledná. 7i Originální, nápaditá a třeba i řemeslně méně dokonalá pomůcka upoutá pozornost. 7i Jedna myšlenka = jedna pomůcka. 7i Pomůcka musí být pochopitelná do 10 vteřin. 7i Použití barev napomáhá zapamatování, upoutává pozornost. 7i V jedné pomůcce kombinujeme optimálně tři barvy - pozor na čitelnost světlých barev. 7i Každý obrázek s titulkem, nadpisem. 71 Písmo ěemé nebo tmavomodré a dostatečně velké - čitelné z poslední řady. ti Jen jeden typ písma, jednoduché ne zdobné. 7i Pozor na pravopis - chyba spolehlivě odvede pozornost posluchačů. 7i Nej důležitější doprostřed. ti Jednotně pro všechna vyobrazení. Příprava prezentace Ncjčastější typy vizuálních pomůcek: 7i tabule, ti flipchart, 7i zpětný projektor, ti diaprojektor, 7i multimediální (digitální) prezentace, 7i objekty, modely, vzorky, 7i obrázky, 7i video, film, ti příručky, letáky, brožury, sylaby a další tištěné a obrazové materiály. Každá z pomůcek má své klady a zápory, každá má specifické nároky na přípravu a zacházení s ní při prezentaci. Podívejme se na přehled výhod a nevýhod u vybraných pomůcek. Tabule Výhody 7i většinou k dispozici 7i lze zaznamenat nápady 7i lze použít barvy ti lze smazat 7! nezávislá na energii Nevýhody ti je třeba psát velkým písmem 71 při zápisu na velké ploše lze ztratit nit ti připomíná školu 71 většinou nepřenosná ti okamžitý zápis bývá méně čitelný a je náročný na čas Některé z nedostatků lze odstranit tak, že například zápis si můžeme připravit i na tabuli předem, větším písmem, a ověřit si z posledního místa našich posluchačů Čitelnost zápisu. Stojime zásadně vedle tabule, aby na ni posluchači viděli. Klasická tabule se stala mediem využívaným prakticky pouze ve Školství, na místo černé či tmavě zelené tabule nastoupila tabule bílá. Princip zůstává stejný. 82 Zpracováni prezentace Zpracováni prezentace 83 Příprava prezentace Příprava prezentace Flipchart Výhody ti fmančni dostupnost ti přenosnost 7i nezávislost na energii 7i možnost zápisu nápadu 7i možnost připravit předem 7i možnost rozmístit jednotlivé papíry po stěnách - aktivizace paměti Nevýhody ti nevhodný pro větší prostor a větší počet posluchačů nad 30 lidí 7» menší skladnost při převozu 7i při okamžitém zápisu snížená čitelnost Flipchart je vhodný také všude tam, kde potřebujeme zachytit nápady, (workshopy. porady) a spontánní příspěvky. Přípravou je možné zcela eliminovat nedostatky v čitelnosti. Používáme minimálně tři centimetry vysoké pismo, v maximálně třech barvách, pokud možno píšeme tiskacím písmem, většinou je čitelnější. Na jednom papíru je jedna myšlenka, heslovitě. Stojíme vždy vedle flipchartu. a pokud píšeme, nemluvíme. Doporučené barvy jsou černá a modrá, pro zvýraznění červená a zelená. TIP Pokud si uděláte poznámky tužkou po stranách papíru, jsou pro posluchače neviditelné, ale vás spolehlivě vedou a zabraňují obavám, že něco zapomenete. V nabídce řady dodavatelů jsou nejen přenosné závěsné flipeharty, ale také jen samonalepovací listy papíru, které můžete pověsit i bez jakékoli tabule kdekoli na dveře, stěny a využít pro svou prezentaci na cestách, při obchodních prezentacích, v netradičních prostorech. 84 Zpracováni prezentace Zpětný projektor Výhody 7i dobrá viditelnost i na velkou vzdálenost 7i lze i okamžitý zápis a dramaturgie tím, že klademe fólie na sebe 71 možnost přípravy 7i profesionální vzhled Nevýhody 7i závislost na energii, součástkách (žárovky, kabely) ti větší riziko poškození 7i nároky na prostor (plátno, zatmění, umístěni projektoru) 7i zvýšená hlučnost Při zpracování folií (siidů) pro zpětný projektor je vhodné používat dostatečně velké pismo v závislosti na prostoru, který máme při prezentaci k dispozici. Minimální velikost písma je pět milimetrů. Text a informace je vhodné umísťovat do středu plochy a nevyplňovat okraje. Údaje a tabulky je pro vlastní promítání výhodné rámovat, opatřovat nadpisy a pro snadné použití při prezentaci číslovat. Před prezentací vyzkoušet zařízeni, umístění projektoru i plátna a ověřit si, zdaje viditelnost dobrá i v poslední řadě posluchačů. Současně si promyslíme, kde budeme stát my, abychom nevstupovali do světla, mohli ukazovat buď na projektoru, nebo přímo na plátno a současně stáli v centru pozornosti my a nikoli zařízení. V úvahu je potřeba vzít také přirozenou tendenci posluchačů číst si text. který se objeví dopředu. Řešením může být „striptýzová technika" - tedy zakrývat ty části textu na foliich, o kterých ještě nemluvíme - například čistým papírem - a postupně je odkrývat jako krásné tělo. Tak v centru pozornosti posluchačů bude vždy jen ta část textu, nebo zobrazení, o které se hovoří, t v případě zpětného projektoru platí zásada: nepreplfiovat informacemi, nekupit data. TIP Očíslujte si folie pro případ, že by se zpřeházely nebo vyklouzly. Pokud víte, že delší čas nebudete promítat, přístroj vypněte. Umístěte všechny kabely a propojení tak, abyste o ně nezakopávali, kde to nejde, přilepte je lepicí paskou k zemi. Zpracováni prezentace 85 Příprava prezentace Příprava prezentace Diaprojektor V zásadě stejné výhody a nevýhody má i prezentace s pomoci diaprojektoru. V uvedených případech odpadá výhoda okamžitého zápisu. Rizikem je zatemněná místnost -uspává a lidé se mohou dívat na obrázky, ale myšlenkami být zcela jinde. TIP Když rozsvítíte, mluvte hlasitěji a postupte si k publiku, aby se soustředilo na vás. Multimediální prezentace a prezentační software (digitální prezentace) Výhody 71 profesionální vzhled ?t možnost animace, efektů a vkládání obrázků, filmových ukázek, fotografií, zvuků, grafů 7i možnost přípravy ti rychlé úpravy, výběr a flexibilita Nevýhody 7i spolehlivost techniky 7i nároky na prostor ti připoutání pozornosti posluchačů k pomůcce ti zvýšené nároky na pozornost, omezení světla, například pokud si dělají současně poznámky (zvyšují hodnověrnost) Multimediální prezentace se začala rodit v 60. letech dvacátého století, ale její rozmach a široké uživatelské využití se datuje od 90. let. Abychom mohli prezentaci realizovanou prostřednictvím výpočetní techniky nazvat multimediální, musí být její obsah tvořen minimálně kombinací dvou následujících typů médií: obrazu, textu, zvuku (hlasu), grafickou animací, videem (filmem). Jak media zkombinujeme, záleží na nás. tématu a účelu prezentace a na podmínkách, ve kterých prezentace probíhá. Multimediální prezentace vytváříme pomoci prezentačního softwaru a typickými aplikacemi jsou: MS Power Point, Lotus's Freelance Graphic, Adobe Persuasion, Astound, Asymetrix Compel, Coreldraw, Paintbrush, Harward Graphic. U nás nejrozšířenější je, právě prvně jmenovaný MS Power Point. 86 Zpracováni prezentace Digitální prezentace využívající počítače (s příslušným softwarem) a dataprojektoru je v současností velmi využívaná zejména v podnikatelské sféře a v obchodních prezentacích. Přes široké využití stále přetrvávají některé nedostatky. Mezi nejčastější patří nevhodné použití kombinace pozadí a písma (na tmavším pozadí světlé písmo) - což je možná esteticky zajímavé, ale pro posluchače obtížněji čitelné. Velmi časté je okouzlení technikou a tím. co vše umí. takže prezentace je přeplněna efekty. To může pří nepřesném odhadu délky nebo při nutnosti prezentaci operativně přímo na místě zkracovat vést k prodlevám, nervozitě a vytvoření dojmu neprofesionálni a nedostatečné přípravy. Klasickou ,.botou" je přeplněnost textem, a to navzdory tomu, že jeden z nejčastěji využívaných programů pro přípravu prezentaci - Power Point - si už ve svém názvu nese slovo bod. A navíc silný bod, ke kterému prezentujíci pomocí pomůcky (nikoli naopak) doplňuje io, co posluchače zaujme. Velmi často se v praxi také setkávám s tím, že prezentace sice pracuje s počítačem a dataprojektorein, ale v podstatě tyto pomůcky využívá a pracuje s nimi jako s klasickou tabulí a nevyužívá ani možnosti animace textu, a už vůbec nepracuje s obrázky a dalšími efekty, které multimediální prezentace nabízí - a umí a nabízí toho opravdu hodně. Znovu si připomeňme, že jsme vizuálně orientovaná kultura a v této pomůcce máme výborný nástroj - jen jeho možností plně využívat. Více užitečných informací o přípravě multimediální prezentace najdete například v Bradburyho knize Jak úspěšně prezentovat a přesvědčit.7 Protože v okamžiku, kdy budete držet v nice tuto knihu, budou pravděpodobně na trhu již další zajímavé programy, nová média a pomůcky, usnadňující prezentaci - jen několik praktických doporučení. TIP Potřebujete spolehlivý hardware, který' má kromě dostatečně výkonného procesoru také grafickou, zvukovou kartu a videokartu a CD-ROM mechaniku. Všechna data musíte do počítače nejprve dostat (fotografie, grafy, nákresy, videonahrávky, zvuky, hudbu...), a buď si je externě objednáte u firem, které tyto služby poskytují, nebo potřebujete scanner, videorekordér propojitelný s počítačem, videokameru, případně další zařízení. Nezbytností je odpovídající software (viz jmenovaný přehled). ''Bradbury. A..-Jak úspíšni prezentovat a přesvědčil, Computer Press, Praha. 20111. Zpracováni prezentace 87 Příprava prezentace Příprava prezentace TIP Při zpracování textu je důležité vybrat odpovídající velikost fontů podle prostoru, kde bude prezentováno, jednotný typ písma (opět ne zdobný, ale co nejčitelnější). Pozor na autorská práva. Multimediální prezentaci nacvičte - musíte přesně vědět, kde co máte umístěno, a zajistěte si, abyste se v případě dotazů mohli vracet. Počítejte s katastrofickým scénářem - tedy, že nebude fungovat nic. Objekty, modely, vzorky Výhody 7i vizualizace, okamžité pochopení ti možnost fyzického kontaktu Nevýhody tí náročnost přípravy ti riziko poškození 7i kolování narušuje pozornost Při používání objektů, modelů a vzorkuje v malých skupinách namísto kolování jednoho předmětu vhodnější držet jej tak, aby na něj všichni posluchači viděli v okamžiku, kdy o něm mluvíme. Letáky, příručky, záznamy, sylaby, zprávy, zápisy a další, které dáváme do rukou každému z posluchačů Výhody 7i sumarizují důležité informace 7i k písemnému záznamu se mohou vracet 7i nezkreslené informace Nevýhody 7! posluchači v nich listují, čtou, ztrácíme pozornost U textových a obrazových materiálů, které předáváme posluchačům, musíme zvážit, jak budeme v jednotlivých připadech postupovat. Pokud materiály rozdáme před pre- 88 Zpracováni prezentace zentaci, máme jistotu, že si v nich posluchači budou listovat a číst (i během naší prezentace), a nebudou nám věnovat soustředěně svou pozornost. Řešením může být obsah materiálů s posluchači projít a potom s nimi v průběhu prezentace pracovat tak, že budeme na detailní informace a údaje odkazovat k jednotlivým stránkám. Materiály můžeme také zpracovat jen v základních heslech a ponechat volné listy a prostor na poznámky posluchačů. Další možností je dát posluchačům materiál až na závěr prezentace s tím, že jim předem oznámíme, že jej dostanou v závěru a jaké informace bude obsahovat. Nevýhodou je v tomto případě to. že v diskuzi mohou zaznít zajímavé informace, které v materiálu obsaženy nejsou. Kompromisním řešením může být předávání částí materiálu v průběhu prezentace tak, aby posluchači měli vždy v ruce právě tu část. o které se mluví nebo se kterou se pracuje. V tomto případě můžeme využít kroužkových vazeb nebo šanonů a do nich materiály ukládat postupně v průběhu prezentace. Tento způsob není možné použit ve velkých skupinách, kde by rozdáváni jednotlivých části materiálu zabralo příliš mnoho času a rozptylovalo pozornost. I v malé skupině budeme načasování rozdávání jednotlivých stránek věnovat velkou pozornost, aby se stalo vitaným momentem změny, aby aktivovalo a nerozptylovalo. Při rozdávání materiálů pamatujeme na přesné instrukce, co s nimi mají posluchači udělat (založit do složky, předat dál ostatním posluchačům, vrátit zpět). Společné zásady při používání vizuálních pomůcek Přes specifičnost jednotlivých pomůcek je možné vytipovat to, co je při jejich používání společné a co bychom měli při prezentaci vždy vzít v úvahu. 7i Na prvním místě vždy vzít v úvahu publikum, čas, který máme k dispozici, a prostorové a technické vybavení. ti Připravit a zkontrolovat vše předem, zejména techniku. ti Ujistit se o čitelnosti pomůcek. 7i Vyzkoušet si fungování, rozmístění a čitelnost předem. 71 Mluvit k lidem, ne k pomůckám. ti Prezentujete vy, pomůcka je jen pomůcka a nestojí v centru pozornosti posluchačů. 7i V pomůckách, textech i prezentaci používat shodných výrazů, termínů, nadpisů a označení. ti Předcházet čtení dopředu zakrýváním nebo animací těch částí, o kterých se nemluví. Zpracováni prezentace 89 příprava prezentace Příprava prezentace 7i Dávat posluchačům dostatek času na přečtení nebo přečíst text s nimi. ti Když píšeme, nemluvíme. ti Zobrazovat jen základní, důležité a složité myšlenky a informace. 7i Efektivní je použití makro a mikro zobrazení informací. Napsat například na tabuli nebo flipehart hlavní body prezentace a postupně je odškrtávat a na zpětném projektoru, diaprojektoru nebo počítači pracovat s detailními informacemi. Příklady vhodných zobrazení Grafy Představte si, že prezentujete údaje o vývoji obratu jednotlivých produktů vaší firmy za uplynulé tři roky a děláte to pouze slovy, bez možnosti předat informace svým posluchačům vizuálně. Kolik čísel asi budou schopni si přesně zapamatovat i v případě, že budou soustředěni a bude je to zajímat? Zejména v případě, kdy jde o porovnáni čísel, se bez zobrazení formou grafů těžko obejdeme. To, co bychom vyjadřovali mnoha slovy, umožní graf vyjádřit jednoduše, srozumitelně, názorně a zapamatovatelně. Graficky čísla nejčastěji vyjadřujeme formou: 7! sloupců a bloků, 7i křivek a přímek, 7i kruhů. Sloupce a bloky nejčastěji používáme pro porovnání v rámci časového úseku. Součtové sloupce a bloky pak udávají podíl jednotlivých částí na celkovém množství. Křivky a přímky pomáhají znázornit časové průběhy, rozložení, četnosti, souvislosti, závislosti, profily. Kruhy a koláčové grafy umožňují velmi názomě zobrazit podíly jednotlivých částí v rámci daného celku a zejména v posledních letech se staly velmi oblíbenými v počítačovém zpracování a s využitím barev. 90 Zpracování prezentace Nejčastější chyby, kterých se při zpracování pomůcek dopouštíme Číselné přehledy a digramy jsou nejčastějším místem, kde se dopouštíme zahlcení posluchače údaji a informacemi. Porovnejte sami následující příklady: Takto ne! Měsíční vvkaz Takto ano! úbytek součet zrušeno částka 1179.88 1423.36 967 334,07 1128,86 11 345.76 860 287,74 34,21 12 321.45 720 148,60 1125.81 8475.34 145 198,45 126,45 21 474.45 897 298,41 2S9,S9 1458,78 589 789.56 celkem 4578,50 58 125.34 409 S 1840.23 Měsíční výkaz celkem úbytek součet zrušeno částka 4578 58 125 4098 1840 Jakmile je Číslo vice než pětimístné, je vizuální pomůcka přetížená, koncentrace posluchačů se ztrácí. Přesná čísla můžeme uvést v materiálu, který předáváme každému jednotlivému posluchači. Na pomůcku patří jen to nejdůležitějši. a to je v tomto případě celkový měsíční výsledek. Rozsah textových informací Další oblast, kde se ve snaze dát posluchačům co nejvíce informací dopouštíme chyb, je množství textových informací. Pro textové informace, definice, citace, důležitá shrnuti, body se snažíme na jednu folii (diarámeček. stranu flipchartu,...) dát maximálně šest řádek o šesti slovech. Máme-li méně slov na řádku, můžeme zvětšit počet řádků. Tato čísla jsou jen orientačním doporučením. Jsou jen vodítkem pro to, abychom nepře-těžovali pomůcku nadbytečnými informacemi. Zpraco vání prezentace 91 Příprava prezentace Příprava prezentace Názornější bude následující příklad: Příprava prezentace Takto ne! Je třeba jako první stanovit cíle své prezentace, analyzovat publikum, prostředí a čas. V další fázi potom stanovit obsah své prezentace, hlavní body a zpracovat v rámci přípravné fáze pomůcky. Po přípravné fázi následuje doladění a vlastní prezentace. Po ukončené prezentaci by neměla chybět etapa vyhodnocovací, ze které si konkrétně odvodíme případné úpravy svého budoucího vystoupení. Takto ano! 71 Stanovit cíle, zi analyzovat posluchače, prostředí a čas. 7i stanovit obsah a hlavní body. 7i zpracovat úvod. závěr a pomůcky, 7i doladit, 7i prezentovat, 7t vyhodnotit. Označování nadpisy Označit jednotlivé vizuální pomůcky nadpisem je velmi důležité pro posluchače, který se zamyslí nad některým faktem nebo se asociacemi v myšlenkách zatoulá jinam. Nadpis na vizuální pomůcce umožní posluchači rychle se zorientovat v tom, o čem se právě mluví. Z hlediska působivosti a ukládání do paměti posluchačů je velmi důležité stále na pomůcce zdůrazňovat to, co potřebujeme, aby si odnášeli. Minimálně je to jméno a logo firmy, jméno přednášejícího, název akce, produktu služby anebo kombinace uvedených informací. Práce s pomůckami Závěrem dovolte několik osobních zkušeností z práce s pomůckami. Pokud svou prezentaci postavíme pouze na využití technických zařízení, riskujeme, že při jakékoli poruše nebo výpadku energie ztrácíme i svou prezentaci. Je proto důležité, abychom již v přípravě počítali i s případnou náhradní variantou a uměli si v rámci „katastrofického" scénáře poradit. Každý, kdo přednáší a prezentuje pravidelně, si časem oblíbí svoji pomůcku, svou techniku, a tu používá nejčastěji. Mým oblíbencem v tomto smyslu jc jednoznačně flip-chart v případě, že pracuji se skupinami do maximálně 15-20 lidí a multimediální pre- 92 Zpracováni prezentace zentace u větších skupin a všude tam. kde potřebuji obrázek, videosekvenci, ukázku rozhovoru, situace. Důvod? V prvním případě jsem s malou skupinou naprosto nezávislá na funkci nebo dysfunkci technických zařízení a máme k sobě v malém prostoru blíž. Flipchart podle potřeby a prostoru doplňuji videozáznamem nebo jinou pomůckou. Dalším důvodem, proč právě toto zařízení preferuji ve své práci, jsou různorodé a nestandardní podmínky, ve kterých moje prezentace probíhají. Podmínky a prostory, které nemohu ovlivnit (horská chata, salónek v restauraci, školicí zařízení, učebna). Důležitým faktorem pro výběr vhodné pomůcky pro prezentaci je čas. Máme-ii k dispozici hodiny, můžeme a budeme pomůcky střídat a kombinovat. Máme-li na prezentaci dvacet minut, vybereme jednu, která bude pro dané téma. místo a čas nej vhodnější. Při práci s pomůckou je nezbytné, abychom zařízení ovládali a nepokoušeli při prezentaci trpělivost a toleranci naších posluchačů. Pokud už potřetí vkládáme folii s textem a potřetí chybně, hledáme odkazy a data v digitální prezentaci a nemůžeme otevřít příslušný odkaz nebo soubor - nepřispívá to k našemu zklidnění ani k přesvědčení posluchačů, že před nimi stoji profesionál. Uspořádat si pomůcky tak, abychom nezasahovali tělem do obrazu, aby byla pomůcka pro posluchače viditelná a čitelná, a hlavně mít na paměti zásadu, o které jsme mluvili v úvodu této části: prezentujeme my, ne pomůcka. Přípravě pomůcek jsme se věnovali podrobněji proto, že i méně zkušený řečník s dobře připravenou pomůckou dosáhne svého cíle lépe, než zkušený řečník bez pomůcky. TIP Pozor - cokoli přeženeme, ztrácí účinnost! Když na každé místo na zdi rozvěsíte obrazy, nikdo si nevšimne mistrovského díla nad vodovodním kohoutkem. Shrnutí: vizuální pomůcky ti Vizuální pomůcka je klíč k paměti a pozornosti posluchačů. Zvyšuje příjem informací až o 43 %. 7i Pří zpracování pomůcek platí beze zbytku, že méně je více. Musí být jednoduchá, srozumitelná a zapamatovatelná. ti Pomůcka je vždy součástí prezentace. Vytvářejte ji jen k základním, důležitým nebo složitým bodům. Zpracováni prezentace Příprava prezentace Příprava prezentace 7\ Nápaditá, osobitá pomůcka zaujme posluchače vice. než dokonaiý stereotyp. ti Při práci s pomůckou nezapomínejte, že prezentujete vy, a ne pomůcka. Vy jste v centru pozornosti a pomůcka stojí stranou. Pokud píšete, nemluvte. Pokud mluvíte, mluvte k lidem, ne k přístroji, k papíru. 711 méně zkušený řečník bude efektivnější s dobrou pomůckou než výborný řečník bez pomůcky. 71 Každá z často užívaných vizuálních pomůcek má své přednosti a své slabiny. Výběr vhodné pomůcky a zařízení závisí na cíli prezentace, posluchačích, tématu. čase a podmínkách, ve kterých prezentujete. 7i Vhodná je kombinace více pomůcek a příprava náhradní, alternativní varianty pro případ technické poruchy zařízení nebo výpadku energie. 7t Před prezentací vždy všechny pomůcky a zařízení zkontrolujte a prověřte, zda ve všech pomůckách, textech používáte stejné terminy, stejná označení. 7i Používejte pro zpracování pomůcek barvy. Barva aktivuje emoce a přispívá k zapamatování. 7i Černá a modrá barva je určena pro text. červená a zelená pro zvýraznění podtržením, symbol. V jednom obraze kombinujeme maximálně tri barvy. Jedna myšlenka = jedna pomůcka. 7i Pracujte s možnostmi, které Vám technika dává - využijte je, ale nepřežeňte to. „ Těžko na cvičišti, lehko na bojišti. " Suvorov 1-4 Doladění Ve fázi přípravy prezentace jsme dospěli k poslednímu kroku. Máme stanoven cíl, analyzovány všechny prvky prezentace. Cíl a analýzy určily obsah naší prezentace i její formu, víme jak se pokusíme své posluchače zaujmout a přesvědčit, vybrousili jsme své argumenty a zvážili strategii jejich použití. Připravili jsme vhodné pomůcky a máme zpracovaný scénář prezentace, včetně úvodu a závěru. Doladění začíná v okamžiku, kdy svou prezentaci na nějaký čas přerušíme a necháme svůj scénář „uležet". Nějaký čas může být půl nebo dvě hodiny, půl dne, nebo i více podle toho. kolik času na přípravu prezentace máme. Tento čas pro „uležení" je důleži- 94 Doladěni tý proto, že umožňuje aktivaci obou hemisfér a zapojení našeho podvědomí. Když se po uplynutí stanoveného času ke své prezentaci vrátíme, vidíme ji totiž trochu jinýma očima. Najednou si všimneme, že se někde opakujeme, že tenhle bod patři úplně jinam a tenhle příklad nahradíme lepším a naopak tato fakta vynecháme. Ladíme slova, termíny, výrazy a znovu kontrolujeme text, pomůcky a zpracováváme si poznámky. Doladění znamená, že si sedneme s kolegou, přítelem, manželkou a svou prezentaci si před nimi vyzkoušíme. Ověřujeme si, zda dává smysl, je srozumitelná, zajímavá, co se nelíbilo, co nudí, co je moc složité, zdlouhavé. Pokud máme magnetofon nebo videokameru, nahrajeme a natočíme si alespoň část své prezentace a sami vyhodnotíme. Vyzkoušet svou prezentaci je možné i před zrcadlem a výborným a vděčným posluchačem je pes nebo jakýkoli jiný domácí miláček. Minimálně úvod a závěr prezentace si připravujeme velmi důkladně, nejlépe je naučit se je zpaměti. Mohu vás ujistit, že tuto fázi nepodceňuji ani po letech praxe, protože v úvodu před neznámými posluchači pracujeme s prvním dojmem. Tím, že se naučíme úvod zpaměti, děláme sami pro sebe maximum pro překonání trémy. Překonání trémy a stresu je především založeno na důkladné přípravě a naučit se úvod nazpaměť do dobré přípravy patří. Forma a způsob dolaďování závisí na vás a je individuální. Každému z nás bude vyhovovat jiný způsob, jiný postup, který si vyzkouší a který se mu osvědčí. Výsledkem dolaďování je definitivní scénář naší prezentace ve formě poznámek. Poznámky jsou ideální formou pro většinu z nás (80 % populace vnímá vizuálně). Důvodů je několik. Za prvé psaním, fixací informací na papír si utřiďujeme, uspořádáváme myšlenky a celek se stává přehlednější. Snáze také odhalíme souvislosti, vazby i chybějící místa. Druhým důvodem je, že při psaní poznámek znovu procházíme celý obsah a scénář prezentace a soustřeďujeme to podstatné a nejdůležitější do poznámek. Vybíráme a označujeme to, co říci musíme, a to, co řekneme, uvedeme v případě, že bude čas. Posledním faktorem je funkce poznámek jako protistresového opatření. Víme, že všechno důležité je v poznámkách zachyceno, a pokud by došlo k „výpadku" paměti, dokážeme nahlédnutím do připravených poznámek navázat a pokračovat v prezentaci. Aby poznámky skutečně tuto funkci plnily, musíme si je připravit sami a musíme dodržet určité osvědčené zásady. Jak si udělat poznámky Poznámky musíme mít připraveny nejen v odpovídajícím obsahu, ale i formě. Stručná výstižná hesla, příklady, přesné citace, přesná čísla a údaje, přehledně strukturova- Doladěni 95 Příprava prezentace ne zapsaná větším tiskacím písmem. Optimální je zápis na tvrdší papír formátu A 5 či kartičky menšího formátu. Takový papír se nám nebude chvět v rukou, tiskací a větší písmena budou čitelná i ve stresu a snadněji se budeme v poznámkách orientovat. Pokud je položíme nebo vložíme do vhodných, dobře vypadajících desek, máme zároveň v jedné ruce spolehlivý „odvaděč" napětí. Vzpomeňte si na školní léta. Také jsme psali před písemkou taháky a potom jsme je třeba ani nepotřebovali. Stačilo, že jsme věděli, že jsou po ruce! Podobné je to i s poznámkami při prezentaci. Většinou je vůbec nepoužijeme, ale ta jistota, že jsou po ruce nebo v ruce! To je to, co nás uklidňuje. Vše máme připraveno, vyzkoušeno, prověřeno, vše důležité máme pod kontrolou. Může naše prezentace začít? Pokud zvolíme vhodnou formu prezentace, zvládneme práci s otázkami, techniku řeči a trému, potom můžeme začít svůj projev. A právě to je náplní další části naší příručky. Shrnutí: doladění : 7i Doladit znamená podívat se na svou prezentaci s časovým odstupem, požádat o hodnocení někoho blízkého, vyzkoušet si nebo nahrát nejdůležitější pasáže prezentace. ti Na závěr zpracujte stručně, heslovitě poznámky na tvrdší papír, větším a tiskacím písmem. ti Přípravu zakončete kontrolou všech pomůcek, zařízení, prostředí. Jste připraveni. Vlastní prezentace Cíle 7i Seznámit se s optimálními formami prezentace. ti Zvládnout trému a seznámit se s postupy zvládání stresu a trémy. ti Uvědomit si sílu otázek a naučit se používat je v prezentaci. 7i Ziskat informace o nejčastějŠích chybách při prezentaci a o tom, jak se jich vyvarovat. 2. 1 Formy prezentace Prezentace mívá nejčastěji následující formy: 7i prezentace spatra. bez přípravy, improvizovaná. 7i s textem v ruce, který čteme, 7i s poznámkami, 7i zpaměti. Bez přípravy, spatra, improvizovaná Někdy se stane, že jste vyzváni, abyste právě teďk danému tématu na veřejnosti promluvili. Účastníte se například semináře nebo porady jako účastník a je potřeba na tuto výzvu zareagovat. Označení bez přípravy je vlastně věcně nepřesné, protože se připravujete vždy, příprava ale probíhá ve zlomcích minuty. „Pane řediteli, pro účastníky porady by bylo zajímavé vědět, jak vaše firmy řeší netradičně přechod na ISO 9000 a jaké s tím máte zkušenosti," oslovil vás přednášející specialista Jaroslav Novák na poradě věnované tomuto tématu. Už v průběhu otázky probíhá ve vaší hlavě příprava. 96 Doladění Formy prezentace 97 Vlastni prezentace Vlastni prezentace Už pri tom, kdy nás někdo vyzývá k vyjádření, promýšlíme v duchu, co a jak bychom mohli říci a řekneme. Máme v zásadě dvě možnosti: buď budeme skutečně reagovat ihned, nebo požádáme o nějaký čas na prípravu. Pokud budete reagovat ihned, jste buď velmi pohotový, nebo velmi prozíravý ředitel či ředitelka nebo kombinace obojího. Znamená to, že na tuto problematiku máte vyhraněný názor, znáte fakta a možná, že jste si před poradou pomysleli: „S Jardou Novákem seznám a ten se mne možná zeptá, jak to vypadá u nás." Na základě toho jste si pro jistotu pár čísel a údajů připravil a vzal je s sebou. V tom případě můžete začít, jste přípraven. Jak ale získat čas tehdy, když nás požadavek opravdu překvapí? I v takové situaci jsou možné dva postupy. Můžeme otevřeně říci: .. Velmi rád. ale aby lo pro vás bylo zajímavé (a abych mohl uvést konkrétní čísla, aby to pro vás bylo přínosem), potřebuji pět minut (připravím si přehled a seznámím vás s nim velmi rád po přestávce) na jejich vyhledání (ověření a uspořádáni). " Druhým postupem je blesková příprava, kterou provádíme v průběhu požadavku a prodlužujeme pomocí otázky, kterou dáme přednášejícímu: „Domníváte se. pane Nováku, že by účastníky více zajímaly celkové zkušenosti, nebo konkrétní výsledky v rámci vvroby a zkušenosti a problémy, které se vyskytly? " nebo „Zajímá vás naše zkušenost globálně, nebo máte na mysli nějaký zcela konkrétni úsek. například výrobu?" Zatímco pan Novák odpovídá na naši otázku, my už promýšlíme proč. co a jak řekneme. Otázka neslouží v tomto případě primárně pro upřesnění, ale pro získání času. S textem v ruce Tento případ bychom neměli připustit, pokud je prezentace v našich rukou. S textem, který při prezentaci čteme, se totiž připravujeme o velkou část kontaktu s posluchači a kontakt očima je, jak víme. jednim ze základních kamenů a kličů pro ziskání pozornosti a zájmu. Pokud už se z jakéhokoli důvodu musíme držet napsaného textu, je naprosto nezbytné si tento text před prezentací zpracovat. Barevně si například značkovači, podtrháním, zarámováním, poznámkami na okrajích zpracovat text tak, abychom jej mohli snadněji sledovat a měli v něm své záchytné body. Umožní nám to častěji se dívat i na své posluchače. Součástí našeho zpracování textu budou i technické poznámky, kdy co ukázat, rozdat, kdy se podívat na publikum. S poznámkami O tom, jak by měly vypadat naše poznámky a o jejich důležitosti pro naše sebevědomí a pocit kontroly, jsme mluvili v předchozí části. Připravené poznámky jsou ideální formou přípravy, i když je ve vlastní prezentaci nepoužijeme. Někdy se setkávám s názorem, že poznámky v ruce a občasné nahlédnutí do nich je něco, co narušuje ide- ální profesionální prezentaci. Mnoho lidí se snaží obejít bez nich a nejistota a stres se potom projeví v jejich postoji, strnulosti gest - vyjadřujeme to slovy: ..Neví, kam s rukama." Jsem zastáncem názoru, že na řadu lidí může zapůsobit profesionálněji člověk, který občas nahlédne do svých poznámek, aby citoval přesná čisia, údaje a formulace, než ten, který ve snaze být ideální přenese své napětí do jiných neverbálních projevů. Poznámky jsou dokladem toho, že jsme se na prezentaci připravovali, a jsou také pomůckou pro zvládnutí napětí a trémy. Zpaměti Nejefektnčjší, ale také nejnáročnější forma prezentace. Můžeme si ji dovolit jen v případě, že téma zvládáme a máme je zažité. Umožňuje optimální dialog s posluchači a okamžité reakce na jejich podněty, verbální, ale zejména neverbální signály. Technika řeči Každý malíř, výtvarník musí v první řadě ovládnout techniku malby, stejně jako musí technickou stránku své profese ovládnout zedník, řezbář. obchodník, manažerka či lékařka. Bez zvládnutí techniky řeči nemůžeme pracovat tvůrčím způsobem ani my při prezentaci. Jazyk je nástroj porozumění i myšlení Lidská řeč vznikla z potřeby dorozumět se v okamžiku, kdy řeč posunku, gest, mimických výrazů a skřeků našich prapředků přestala postačovat rozvíjejícímu se rozumovému vývoji. S rozvojem řeči se rozvíjelo i lidské myšlení. Především pomocí řeči si sdělujeme své myšlenky, pocity, názory a požadavky. Je nepochybně velký rozdíl mezi řečí člověka, který dokáže svoje myšlenky plné, srozumitelně a účinně sdělit, a člověka, který se vyjadřuje zkratkovitě, nesrozumitelně a druzí lidé mu nerozumí. V okamžiku, kdy se lidská pospolitost začíná rozvíjet, vzniká potřeba ovlivňovat ostatní prostřednictvím mluveného slova. Je příznačné, že to byla právě rozvíjející se athénská demokracie, která před dva a půl tisíci lety poskytla svým občanům nejen právo, ale i povinnost vystoupit se záležitostmi veřejného zájmu i s osobním sporem či problémem před shromážděním lidu na veřejném fóru. Už tehdy se ukázalo, že ne vždy vyhraje ve sporu a prosadí své názory ten, který je v právu, ale že více šancí má ten, kdo umí dobře mluvit a nadchne pro svou záležitost posluchače. Už Athéňanům začalo být zřejmé, že výmluvnost a schopnost přesvědčivé řeči může být a je mocným nástrojem. Stejně jako se může nůž v rukou řezbáře stát neocenitelným nástrojem pro 98 Formy prezentace Technika řeči 99 Vlastni prezentace Vlastni prezentace stvořeni krásy a užitku, tak se může tentýž nástroj stát v rukou vraha nebezpečnou zbraní. Stejně je tomu i s řečí. Vždy záleží na tom, kdo nástroj používá. To, že myšlení a řeč se vzájemně ovlivňují, neznamená, že mezi myšlení a řeč můžeme položit rovnítko. Slova vyjadřující myšlenku nejsou jejím mechanickým odrazem. Tutéž myšlenku můžeme vyjádřit různým způsobem a tato tvůrčí činnost závisi také na osobnosti a individuálních schopnostech mluvčího. Základní složky řeči Technika mluveného slova, dikce zahrnuje tři základní složky: ti dýchání (respirace), 71 tvoření hlasu (fonace). ti tvoření hlásek (artikuiace). Dýchání Umění správně a účelně dýchat a umění správně mluvit jsou spojené nádoby, které nelze oddělit. Pravidelný výdechový proud ovlivňuje plnost a barvu hlasu, plynulost řeči, tónový rozsah i artikulační přesnost. Při dýchání můžeme rozlišit dýchání hrudní, brániční a smíšené. Za ideální je možné označit dýchání smíšené. Před začátkem řeči nadechneme dostatek vzduchu do plic (ne maximum!) a nadechnutý vzduch zvolna a plynule vydechujeme. Pokud při nádechu vdechujeme nosem i ústy. posilujeme současně rozeznění obličejových rezonančních dutin. Současně držíme hruď nenápadně vypjatou, abychom aktivizovali hrudník, a současně dýcháme bránící. Pokud potřebujeme zvýšit hlas, musíme počítat se zvýšenou spotřebou vzduchu. Hospodaření s výdechem je velmi důležité. Ovlivňuje kvalitu, znělost hlasu, a pokud je zvládáme, zabraňuje polykání koncovek, hlučným nádechům a nepřesné výslovnosti. 100 Technika řeči Tvoření hlasu Při tvorbě hlasu máme tři pomocníky: vydechovaný proud vzduchu z plic, pružné hlasivky a rezonanční dutiny. Změny a pestrosti dosahujeme přízvukem, melodií řeči (intonací), tempem a barvou hlasu. Díky hlasivkám, které regulují vzduchový sloupec, vzniká základní tón, který pak v rezonančních dutinách (ústa, nos, hrdlo a dutina čelní) získává svoji sílu a barvu. Cvičením a rozezníváním rezonančních dutin můžeme dosáhnout znělého hlasu při minimální námaze a šetřit tak svoje hlasivky. Našim hlasivkám škodí kromě kouření a přepínání také příliš studené nebo naopak příliš horké nápoje, prach a „drobečkovi-té" potraviny nebo oříšky. Pro koho je hlas „výrobním" prostředkem, musí o něj také jako o výrobní prostředek pečovat, Když bude nejhůř, zkuste učitelský čaj. Jeden díl řepíku lékařského, jeden díl meduňky a 3 lístky červené růže na jednu polévkovou lžíci, spařit, nechat odstát a vypít před spaním. Cvičení Nadechněte se nosem a pootevřenými ústy zhluboka nejprve do břicha, potom pomalu do hrudníku a až ke klíčním kostem. Na jednu až dvě vteřiny zadržte dech a opět od břicha směrem k hrudníku a klíčním kostem vydechněte. Alespoň třikrát nebo pětkrát. Potom nadechněte zhluboka a při výdechu si říkejte slabiky ma - ma - ma a přitom mějte ruku položenou na vrcholu hlavy. Jakmile ucítíte vibrace, podařilo se rozeznít dutiny v hlavě, které dodají hlasu znělost a hloubku. Pokud máte raději smysluplnější texty, opakujte si při výdechu říkanku „Mezi domama má má máma malou zahrádku". Velmi dobrým způsobem rozeznění je při výdechu použít slabiku óm vyslovovanou jako aum. Vyzkoušejte, co bude fungovat, a pro další inspiraci nahlédněte do přílohy. Artikuiace Na artikulaci se podílejí naše mluvidla (rty, čelisti, jazyk, měkké patro, čípek a hlasivky). Nejčastější závadou při vyslovování je nedostatečné otvírání úst. Otázky techniky řeči včetně příslušných cvičení a textů vhodných pro procvičování jsou podrobně a velmi kvalitně rozpracovány v řadě u nás dostupných publikací. Pro ty z vás, kteří se prezentacemi nezabýváte profesionálně, opět mohu doporučit knihu Antonína Langera: Úspech veřejně promluvy. Pro vás, kteří se prezentacemi živíte, nezbývá než zopakovat, že ve vašem případě se rozhodně vyplatí investovat do dobrého rétora, kurzu a hlavně neustále cvičit. Inspiraci a možnosti dalšího rozvoje nabízejí také řečnické kluby, které najdete v příloze. Technika řeCi 101 Vlastni prezentace Vlastni prezentace O to více prostoru věnujeme v následující části práci s otázkami, která je v dostupné literatuře zpracována jen okrajově. Cvičení Jakýkoli text. který máte před sebou, si záměrně, s plnou pozorností přečtěte nahlas tak, že budete skutečně naprosto perfektně a přehnaně vyslovovat slabiku po slabice, nic nevynecháte a tam. kde je čárka, skutečně necháte hlas čárku „udělat". Budete přitom více než při běžném rozhovoru otvírat ústa - opět záměrně a koncentrovaně. Většinou totiž zlenivíme a mluvíme, jak by trefně řekl Karel Čapek, jen tak „na půl huby" a srozumitelnost i barvitost projevu klesá. 2.3 Práce s otázkami ,, Nejsou hloupé otázky, jsou jenom hloupě odpovědi." Kdo se ptá, vede dialog, a my už vime, že máme v sobě zakódovanou reakci odpovídat na otázky a že otázka aktivuje pozornost. Otázka je i jednou z možností, jak svou prezentaci zahájit, a s otázkami pracujeme v průběhu celé prezentace. Současně předpokládáme, že i posluchači se budou ptát. Jde tedy na jedné straně o to, jak reagovat na nejrůznější typy dotazů, a na druhé straně o to. jak publikum k otázkám vyburcovat. Otázky, které nám posluchači mohou položit, jsou velmi různorodé. Nás budou zajímat především ty, které můžeme označit jako problematické. Nejčastějším typem problematického dotazu je takový dotaz, na který neznáme odpověď - nevíme. Jako druhou skupinu můžeme označit otázky provokační. Cílem takových otázek může být zpochybnění tématu, přednášejícího, inteligence posluchačů, schopnosti organizátorů a řada dalších cílů. Tazatel nechce znát odpověď, ale touží vyvolat konflikt. Další skupinkou jsou dotazy spáčů - tedy otázky na něco. o čem už se diskutovalo, ale nas tazatel to nezaznamenal a ptá se na to znova. Možná, že se vzdálil a naši diskuzi neslyšel, možná se v myšlenkách zatoulal někam jinam a diskuze mu unikla, i když nás fyzicky neopustil. Otázky dlouhé, komplikované a nesrozumitelné zařadíme pod označení nekonečný příběh a pod nálepkou otázka-neotázka si představme posluchače, který' pod záminkou dotazu prezentuje svůj problém, předvádí sebe. své znalosti. Poslední skupinkou jsou otázky časově nevhodné, které aktivni posluchač položí v samém počátku k tématu, o kterém budeme mluvit na závěr, nebo které by nám narušily celkovou gradaci naší prezentace. Než se podíváme na postupy zvládání jednotlivých typů otázek, definujme si nejprve všeobecně platná pravidla reakce na jakoukoli otázku. Jak reagovat na otázky posluchačů 1. Pozitivní přistup 2. Pozorně vyslechnout 3. Ověřit si pochopení 4. Zodpovědět, posunout, prodiskutovat 5. Ověřit si správnost odpovědi 1. Pozitivní přístup Věci samy o sobě mohou být dobré nebo špatné podle toho, z jakého úhlu se na ně díváme a hodnotíme. Když jsem se po gymnáziu nedostala na studium archeologie, bylo to zklamání. Dnes hodnotím tutéž událost úplně jinak. Historie zůstala krásným koníčkem a já dělám práci, která mne naprosto uspokojuje. Namísto památek na minulost našich předků odkrývám možnosti osobního růstu u svých současníků. Na našem postoji také závisí, jak budeme hodnotit otázky posluchačů. Můžeme je chápat jako něco, co přináší problémy, stres a nejistotu. Můžeme ale změnit postoj, a každou i sebenepříjemnější otázku chápat jako signál zájmu posluchačů. Změnit znaménko mínus na znaménko plus. Provokující dotaz posluchače musel být něčím vyvolán. Nemohlo to být něco, co jsme řekli, a posluchač to pochopil tak, že se ho to dotklo? Mohly tu být okolnosti a souvislosti, které neznáme, a ve spojení s určitým slovem vznikly emoce, které jsme nemohli čekat? Všichni ostatní posluchači sledují, jak na otázku zareagujeme. Je to test, podle kterého nás budou hodnotit. Zvládne to přednášející, nebo se rozčilí, znervózní a „ztratí tvář"? Zkusme si zejména u provokujících otázek v duchu říci: „Určitě má k tomu, co dělá, nějaký důvod. Budu na něho vlídný, určitě to potřebuje." Musím přiznat, že mám tyhle 102 Práce s otázkami Práce s otázkami 103 Vlastni prezentace Vlastni prezentace provokatéry, kteří si mne hned na začátku testují, co vydržím a jak si s nimi poradím, hrozně ráda. Rozhýbávají diskuzi, nutí i ty ostatní, aby zaujali stanovisko a vyjádřili názor, provokují i mě k maximálnímu výkonu. Víte, jaký je to pocit, když na závěr takový člověk přijde, aby se s vámi osobně rozloučil a řekl vám, že mu to hodně dalo! V každém dotazu se dá najít něco konstruktivního. Otázku spontánně vnímáme jako útok, ohrožení, a to zejména pokud nemáme dost zkušeností. Otázka nám narušuje připravený scénář. Proto je změna přístupu k otázce tak důležitá. Jediné, co nikdy nesmíme udělat, je zaútočit na tazatele, odmítnout, devalvovat jeho otázku a s ní i jeho. Připomeňme si, že nejsou hloupé otázky, jsou jen hloupé odpovědi a vy jste autor scénáře, režisér i hlavní představitel! Pokud jste podle scénáře hned v úvodu posluchačům sdělil(a), že prostor pro otázky bude až na konci, můžete se na tuto informaci odvolat, a získat tak čas. 2. Vyslechnout Jestli něco opravdu málo umíme, tak je to právě schopnost naslouchat. Rozhlédněte se kolem sebe a zaposlouchejte se do rozhovorů kolem vás. Kolik z nich jsou skutečné dialogy (dia logos = skrze slovo) a kolik souběžně probíhající monology? Při otázce z publika nedomýšlejte, co je za tím a jak to vlastně myslí. Poslouchejte! Poslouchat znamená pozorně sledovat, co mi ten druhý říká, a plně se na jeho otázku soustředit. Můžeme si pomoci a navodit neverbálními signály to, co se spontánně děje při koncentrovaném poslechu a soustředění. Jsme k tazateli otočeni celým tělem, pozorně ho sledujeme očima, mírně se k němu přikloníme, nic nepřemísťujeme, nechodíme -jsme jedno velké, pozorné ucho. Už jenom tím získáváme body na svou stranu, a to jak u tohoto konkrétního tazatele, tak u ostatních posluchačů. Současně všem ostatním neverbálně říkáme, že právě tak pozorně vyslechneme i je, až se budou chtít na něco zeptat, a tak je povzbuzujeme k budoucím dotazům. Pozorně vyslechnout nám umožní nejen získat informace potřebné pro zodpovězení dotazu. Naslouchání je silný signál pro tazatele, že ho berete vážně, že si vážíte jeho názorů, a tedy i jeho samého. 3. Ověřit pochopení Není příjemné, když pracně a detailně zodpovíte otázku a tazatel vám řekne: „No, já jsem to myslel jinak. Chtěl jsem vědět..." Této možnosti můžeme předejít, když si do svého modelu reakce na dotazy zařadíme vždy fází ověřovací. Vzpomeňte si, jak jsme komunikaci přirovnali k průniku dvou množin. Místu, kde si vzájemně rozumíme a chápeme věc podobným způsobem. Parafrázování toho, co druhý řekl, tedy opakování toho, co jsem slyšel svými slovy (Angličané pro to maji krásný výstižný název parroting = papouškování), je jedním z nejúčinnějších postupů, jak se vyhnout tomu, abychom reagovali na něco, co bylo míněno jinak. „Jestli jsem tomu dobře rozuměl, pane doktore, zajímá vás, jaké testy můžeme při osobním hodnocení používat bez konzultace se specialistou? Je to tak?" „Promiňte, ale nejsem si jistá, jestli jsem vám rozuměla přesně, jde o to ... ?" „Jde o zachycení mikroskopických vláken prostřednictvím filtrů, je to tak správně?" Pozor! Z jakékoli formulace, kterou použijeme, musí být zřejmé, že chyba v nepochopení je ve vás nebo je dána snahou, co nejpřesněji zodpovědět otázku. Ani stín náznaku, že by se posluchač vyjadřoval nepřesně, že jeho formulace je nesrozumitelná! Důležité je také vyjadřovat se svými slovy, a nejen stereotypně opakovat „Jestli vám dobře rozumím..." Po třetí a čtvrté stejné reakci by to už našim posluchačům připadalo mírně řečeno podivné a opravdu bychom se podobali papouškovi, který má v repertoáru jen tuto jednu reakci. 4. Zodpovědět Známe-li odpověď, odpovíme, řekneme své stanovisko, názor. Pokud nevíme, řekneme, že nevíme. Pokud předstíráme, vymlouváme se, zamlouváme, posluchač to pozná. Pokud naši diskuzi až do této chvíle nesledoval nikdo, tak v tom okamžiku, kdy se začneme zaplétat, je pozornost všech posluchačů téměř stoprocentní. Jak říká s oblibou moje sestra, která učí na zdravotní škole: „Nikdo tě neposlouchá, dokud se nespleteš." Autoritou se nestaneme, budeme-Ii předstírat, že všechno víme. Daleko více si nás posluchači budou vážit, pokud otevřeně přiznáme, že neumíme odpovědět, že něco nevíme. I naše odpovědi na dotazy budou stručné, srozumitelné, věcné, podložené fakty a příklady. Odpověď na dotaz budeme organizovat podle vzorce: 7\ základni odpověď na dotaz, 7\ podpora a argumentace. Ti shrnutí, 7i ověření, zda to stačí. V úvodu prezentace vás jeden z posluchačů testuje otázkou: „Zajímal by mně váš názor na ty nové postupy, vedení si od nich slibuje kdovíco?" Cílem vaší prezentace je přivést posluchače k tomu. aby o nových pracovních postupech začali přemýšlet a neodmítali je jako nesmysl, který si vymyslelo nové vedení firmy. Bylo by netaktické na počátku na tuto diskuzi přistoupit a říci na rovinu, že souhlasíte s vedením, protože nové postupy jsou dobré, fungují a osvědčily se jinde. Smys- 104 Práce s otázkami Práce s otázkami 105 Vlastni prezentace Vlastní prezentace lem vaší prezentace je. aby o přednostech a výhodách začali uvažovat sami a postupně byli schopni přijmout je sami. V tomto případě můžeme použit užitečnou techniku vrácení otázky. „To je závažná otázka, pane Nováku, a týká se nás všech. Zajímalo by mě, co si o tom myslíte?" „Na co se ptáte, je opravdu zásadní věc. Myslíte si, pane Jílku, že zavedeni postupů přinese jen problémy a žádné změny k lepšímu?"' „Dobrá otázka na začátek, děkuji. Co myslíte, mohou nové postupy přinést nějaké pozitívni změny, a kde vidíte největší problémy při jejich zavádění?" Co jsme touto odpovědí udělali? Jako první krok jsme tazatele pochválili, ocenili jeho otázku (důležitá, podstatná, klíčová, zásadní, dobrá, správná). Když na dotaz nebudeme moci vybrat žádné z přídavných jmen v závorce, máme v záloze slovo „zajímavá": „To je zajímavý přistup (názor, dotaz), zajímalo by mě, co tomu říkají ostatní?" Oceněním dotazu skládáme pochvalu i tazateli. „Podívejme, já jsem ho chtěl naštvat a ono to je vážně důležité, udělat si v tom jasno! Správně." - říká si možná tazatel. Je odzbrojen. Vrácením dotazu tazateli a do publika děláme něco podobného, jako když ponoříme lakmusový papírek do roztoku, abychom zjistili jeho ph. Testujeme názory a postoje posluchačů o podle zjištěných informací korigujeme svůj postup a získáváme odrazový můstek názorů, o které se budeme moci opřít, zjišťujeme citlivá místa. Aještč něco získáváme - čas na promýšlení, shrnutí! 5. Ověřit, zda jsme odpověděli 1 při nejlepší vůli, nasloucháni a parafrázování se může stát, že posluchač není s odpovědí zcela spokojen. Tuto ověřovací otázka na závěr je naší pojistkou. Co je stejně důležité, je dalším signálem směrem k posluchačům, že jejich dotazy, a tedy i je bereme vážně. „Je to dostačující odpověď? Stačí takto?" „Nevím, zda jsem dostatečně odpověděl na váš dotaz, pane Rybičko?" „Je to velmi stručně, stačí vám taková odpověď?" Otázku můžeme také odsunout na pozdější, vhodnější dobu, kdy se o dané otázce bude podrobněji mluvit. V tom připadě odpovíme velmi stručně s tim, že podrobně se tím budeme zabývat později v rámci programu. Pokud prezentace v programu počítá s dotazy až v závěru, zdvořile to posluchačům připomeneme. „Děkuji za dotaz, pane Dufku, je to zajímavá otázka a vrátíme se k ní v závěrečné diskuzi." Otázku si zapamatujeme nebo si jí poznamenáme, případně poprosíme posluchače, aby šiji poznamenal a připomenul ji v závěrečné diskuzi. Co je zakázáno v odpovědi na dotaz Za ironii a sarkasmus nám v prezentaci patří červená karta a vyloučení ze hry. Ironie a sarkasmus patří mezi jednoznačně zakázané fauly, kterých se vůči posluchačům nesmíme dopustit. Humor a úsměv lidi sbližuje, protože vidí věci z komické a současně dobrosrdečné stránky. Dobrý humor je laskavý a taktní a je to vzácné koření. Pokud jsme dobrými kuchaři, víme, že ho smíme použít právě jen někdy, a musíme vědět, do kterého pokrmu toto koření přimíchat. Karel Čapek napsal, že smích je demokratický, sbližuje ty, co se spolu smějí. Tropit si posměch z druhých - ironie - nebo trousit zraňující poznámky - sarkasmus - to je v komunikaci s druhými.a navíc na veřejnosti přísně zakázáno. Co vám vadilo na poslední kritice vašeho nadřízeného, rodiče, partnera víc? To, co řekli, nebo to, že to řekli před další osobou či lidmi? Sebeúcta, vlastní obraz o sobě, to, aby mne ti druzí oceňovali, uznávali, to je jedna z nejdůležitějších sociálních potřeb člověka, kterou uspokojuje prostřednictvím kontaktu a komunikace s drahými lidmi. Jsme společenské bytosti a ty druhé potřebujeme jako zrcadlo, které nám říká. za koho nás okolí považuje. Ironizovat a zesměšnit, ponížit člověka před těmi ostatními (ať už mu na nich záleží, nebo nezáleží) je stejný přečin jako podrazit mu nohu, uhodit ho pěstí do obličeje nebo ho jinak fyzicky zranit. Biblické „Nečiň druhým to, co nechceš, aby oni činili tobě" platí beze zbytku a zdaleka nejen pro veřejnou prezentaci. Pokud tyto prostředky někdo používá, ukazuje, že si s otázkou neví rady, ,, Je jediný člověk, ke kterému si můžeme ironii dovolit, a to jsme my sami. " Pokud bude součástí našeho projevu takt a ohled na druhé, snaha nezranit je, nejdříve přemýšlet a potom mluvit, můžeme druhým říci prakticky cokoli. Cokoli, co řekneme tak, aby to ti druzí mohli přijmout a neponížilo to jejich osobnost. 105 Práce s otázkami Práce s otázkami 107 Vlastni prezentace Vlasmi prezentace Když vám položí místo jedné hodně otázek, můžete s nimi naložit takto: a) poznamenat a odpovidat postupně na všechny, b) vybrat jednu nebo dvě a ty zodpovědět, c) dát jc dohromady a odpovědět obecně na to, co je v nich společné. Interkulturní pohled Velké kulturní rozdíly existují v tom, co se považuje za správné, pokud dojde ke kritice, zejména ke kritice veřejné. Východní kultury (Japonsko, Indonésie. Mexiko, Korea) nedovolují nijakým způsobem snižovat prestiž druhého člověka, a to znamená, že není možné jakékoli negativní hodnocení na veřejnosti. Nejen že není vhodné upozorňovat na chyby, ale také není možné dávat obtížné otázky, které by mohly druhého člověka uvést do rozpaků. V kladení otázek musíme být velmi obezřetní, protože zdvořilost je důležitější než upřímnost. Nebuďte překvapeni, když přestože jste jako řečník zaujali a prezentace se posluchačům líbila, nebudou vyjadřovat svůj zájem množstvím otázek, tak jak jsme zvyklí v našem kulturním prostředí. Individualistické a soutěživé kultury očekávají a kladou otázky, protože upřímnost a přímost hodnotíme výše než zdvořilost. Vzpomeňme na již zmiňovanou zásadu mírumilovných vztahů. Jako prezentujícího nás může zaskočit, že když Japonci přikyvují a usmívají se, vůbec to neznamená, že souhlasí. Pouze nám dávají najevo, že poslouchají. Reakce na jednotlivé typy otázek „Nevím" Předpokládejme, že nikdo z nás není Děd Vševěd a občas jsou věci, na které neumíme odpovědět. Můžeme posluchačům nabídnout, že jim odpověď zjistíme a dodatečně příště zodpovíme, můžeme je kontaktovat na odborníky, kteří se problematikou do hloubky zabývají. Bez přiznání - nevím - se neobejdeme. „Je mi líto. ale na tohle vám neumím odpovědět. Nevím." '^Přiznávám, že na tohle vám nejsem schopen odpovědět. Informaci si ověřím, a pokud mi na sebe necháte kontakt, budu vás informovat." 108 Práce s otázkami „Provokace" Někdy se může stát, že otázka je míněna jako osobní útok, je vysloveně urážlivá. V tom případě se můžeme zeptat, co tim tazatei přesně myslel, a pokud jej toto varování už samo o sobě nezastaví, použijeme trochu silnější formulace: „Promiňte, rozuměl jsem vám dobře? Vy jste opravdu řekl, že ...?" Většinou to stačí k tomu. aby si „útočník" sám uvědomil, že přestřelil a že je na veřejnosti. Pokud pokračuje, můžeme jako další krok zvolit formulaci: „Tak tohle jsem neslyšel!" a ignorovat jeho prohlášení a pokračovat v prezentaci nebo diskuzi s ostatními. Případně můžeme zvolit módní verzi „No comment!" V případě otázky, která vyjadřuje nesouhlas s tím, co říkáme, je principem zodpovídání hledání shody. Snažíme se najít shodu s: 7i názorem posluchače, 7i nebo s jeho částí, 7i nebo alespoň s tím, že by se to tak mohlo jevit, ti nebo, že má právo to takto vidět. Posluchačka Alena Masopustova vyslovila názor, že se zaváděním nových postupů nesouhlasí, protože všechny ty novoty přinesou jen problémy a žádný užitek. Všechno se jen rozvitá, copak si vedení myslí, že to zvýší produkci? Můžeme zareagovat takto; „Souhlasím s vámi, paní Masopustova, že zavádění nových postupů se neobejde bez mnoha změn. Z jakého důvodu se domníváte, že nemůže ovlivnit výši produkce? ..." nebo „Naprosto s vámi souhlasím v tom, že změn bude hodně a budou nezbytné. V čem se moje informace a názory liší je ..." Pokud nenajdeme nic, s Čím bychom mohli souhlasit věcně, odsouhlasíme možnost a právo vidět to právě takto. „Určitě máte své důvody a zkušenosti, které vedly k tomuto názoru. Mohu se zeptat...?" „Je to neobvyklý pohled na věc a já ho respektuji, i když můj pohled je jinv." „To je dost zásadní názor. Mohu se zeptat z čeho vycházíte při... ?" Práce s otázkami 109 Vlastni prezentace Vlastni prezentace Pozor! Bez ironie asarkasmu. To, žejá nosím své ružové brýle, přes které vidím svět, ještě neznamená, že svět je růžový a ti co nosí brýle zelené, modré a vidí svět v jiných barvách, vidí špatně. Brýle zkušeností, znalostí, postojů a názorů máme nasazeny všichni. To, co hledáme, je shoda, to, na čem se dokážeme domluvit, že to společně vidíme podobně. Jakmile se budeme snažit vyvracet někomu jeho názor přímým protiútokem, dojde k zakopání se do pozic a jejich hájení. Názor splyne s obráncem a on už nehájí názor, hájí sám sebe a bude neústupný. TIP Vždy reagujte nejdříve na pocity a teprve potom na fakta. Výroky typu ^ „Uklidni se prosím tě a podívej se na to rozumně!" - nefungují. Účinnější bude: „Chápu, že je to nepříjemná situace a..." teprve potom věcné řešení. nete: „Ale kam byste chodili. Jen poseďte." A oni si sednou a vy kolabujete, protože jste to tak vůbec nemysleli. Náš diskutér šanci, kterou mu ze zdvořilostí dáte, také beze zbytku využije. Co platí beze zbytku, je respekt k osobě tazatele. Jak rozhýbat posluchače k otázkám Nastal čas pro diskuzi a dotazy posluchačů, ale nikdo se na nic neptá a všichni mlčky sedí. Je totiž jedna celkem spolehlivá metoda, jak omezit dotazy posluchačů na minimum. Asi již tušíte jaká. Ano, je to otázka v závěru prezentace: „Má někdo nějaké otázky? No nestyďte se, jen se klidně na cokoli zeptejte." Pokud spěcháte domů, nejste si jistí v tématu - potom položte podobnou otázku. Je to uzavřený typ otázky a ten posluchače moc nerozhýbe. Zkusme to s otevřenou otázkou: Dlouhá otázka a otázka neotázka Zatímco u většiny otázek pozorně vyslechneme až do konce, v tomto případě se o to sice také pokusíme, jakmile ale identifikujeme, oč běží, snažíme se tazatele zdvořile přerušit. „Promiňte, nerada vás přerušuji, tomuto problému se dnes bohužel nemůžeme věnovat, i když je jistě zajímavý. Je ale mimo rámec našeho programu i našich časových možností.** „To, co říkáte, je zajímavé a je mi lito, že se tomu nemůžeme věnovat. Přesahuje to téma našeho setkání." „Omlouvám se, ale musím vás přerušit. Souhlasím, že tahle otázka je velmi důležitá, musíme se ale vrátit k našemu programu. Rád bych si s vámi o tomto problému popovídal o přestávce nebo po skončení programu, budete-H mít chvilku času." „Promiňte, musím vás přerušit. K tomuto problému budeme diskutovat na závěr. Mohl byste si svou otázku poznamenat, abychom na ni v závěrečné diskuzi nezapomněli?" Na výřečné diskutéry, kteří se rádi poslouchají, a dostanou-li se ke slovu, nemíní už nikoho dalšího ke slovu pustit (včetně prezentujícího), platí i další výjimka z našeho postupu zodpovídání dotazu. Nikdy se jich na závěr neptáme, zda je naše odpověď uspokojila! Dopadlo by to podobně, jako když se hosté, kteří jsou u vás na návštěvě od sedmi hodin večer, v půl druhé konečně zvedají k odchodu a vy ze zdvořilosti řek- 110 Práce s otázkami „Jaký máte názor na likvidaci odpadu tříděného do kontejnerů přímo na sídlištích? Co to vlastně přináší?" „Jak by v provozu fungovala malá mechanizace ve srovnání s dosavadním stavem?" Otevřená otázka není jediná možnost, jak rozhýbat diskuzi. Protože jsme profesionálové, dobře jsme se připravili, a to znamená, že jsme si promysleli i otázky, které položíme, abychom nastartovali diskuzi. „Častou otázkou je, jestli je vůbec při prezentaci vhodné dát ruku do kapsy. Jakv na to máte názor?" „Při zavádění tříděného odpadu se lidé často ptají, zda se to vůbec ekonomicky vyplatí. Moje odpověď je: Může být ale cena jediné kritérium? Nebojsou tu další faktory?" Vtip je v tom, že my si otázku položíme sami a sami si na ni odpovídáme, současně jsme ale zahájili diskuzi a to. že jsme odpověděli na vlastní otázku, neni podstatné. Vhodnou možností zejména u některých témat je forma písemných dotazů, které si na připravené lístky posluchači zapisují v průběhu prezentace a během přestávek. Dotazy se v závěru shromáždí a anonymně zodpovídají. Příprava na otázky je důležitá i jako obrana proti stresu. Práce s otázkami 111 Vlastni prezen face 2.4 Zvládání trémy a stresu Žaludek sevřený, sucho v ústech, zpocené ruce, pocit prázdné hlavy, ve které se honí otázky: „Nezapomněla jsem něco? A co když je to nebude zajímat? Páni, to je lidí, mys-lelajsem, že jich bude tak maximálně patnáct dvacet! No toje konec, to bude trapas..." „Někdo se bojí tmy. hodné Udí se boji myší. pavouků, vŕ.čŕy, samoty nebo nemoci. Všichni se hojíme vystoupeni na veřejnosti. " Pokud jste něco z toho sami zažili nebo zažíváte, vítejte, jste na správné adrese. Trému, napětí a stres před vystoupením na veřejnosti zažíváme všichni a jsou naprosto přirozené. Člověk, který' by nepociťoval trochu napětí před tím, než vstoupí do prezentační „jámy lvové", takový člověk se snad ještě nenarodil. Pravdou je. že někdo trémou trpí více a druhý méně, že na někom napětí není vůbec vidět, i když i on má žaludek sevřený. Vzpomeňte si na historky slavných i méně slavných herců - kolik z nich se točí kolem trémy, kterou zažívali, a to se vystupováním na veřejnosti profesně „živí". Stres dodá jiskru do oka a vyhlazuje vrásky! Kromě toho každý živý organismus potřebuje stres k tomu, aby se efektivně vypořádal se svým okolím. Stres nám umožňuje biologicky přežít. Co škodí, to je nadměrný stres. Jen si sami představte svůj běžný, všední den. Kolikrát se za den lekneme, rozčilíme? Padesátkrát, stokrát za den? A stejně tolikrát se náš organismus připravuje na reakci boj nebo útěk, jako když našeho praprapra...dědečka honil před snad milionem let šavlozubý tygr. I ve dvacátém století se nás organismus snad stokrát za den připravuje na boj nebo útěk a roli šavlozu-bého tygra hraje náš šéf nebo řidič tramvaje nebo milované pubertální dítko. K této reakci stokrát za den aktivuje náš organismus všechny své síly a prostředky. Jsou mezi námi lidé, které přivede do stavu blízkého infarktu čekání u bankovního automatu, a jiní, kterým běžné vzrušení všedního dne nestačí a vyhledávají další vzrušení a stres například v bungee jumping. Stresu se nelze vyhnout, protože stresorem, podnětem pro reakci našeho organismu může být cokoli, tedy i věci radostné, působící vzrušení a žádoucí stres (láska, sex). Rozlišujeme stres na žádoucí - eustres (láska, radostné vzrušení při sportu) a distres -nežádoucí stres s negativními účinky. Při zvládání stresu jde tedy nikoli o jeho odstranění, ale o to. abychom snížili množství podnětů, které hodnotíme jako stresory způsobující nežádoucí distres. To, co jsme až dosud udělali v rámci přípravy a doladění Vlastni prezentace své prezentace, byla prevence trémy a stresu. Odstranili jsme některé stresory. jako je možnost selhání techniky {vše jsme odzkoušeli, prověřili), možnost výpadku paměti (máme poznámky). Dalším krokem v úrovni psychické je pokusit se změnit nežádoucí stres na příjemné, žádoucí napětí a vzrušeni. Je to především otázka osobni individuální interpretace, postoje a dialogu se sebou samým. Já se přece mohu místo obav začít těšit na to. co vše nového, zajímavého a užitečného budu moci svým posluchačům sdělit. Těšit se na to. co se zajímavého dozvím od nich. těšit se na jejich reakce a výsledek, cíl, kterého dosáhnu. Jinými slovy udělat si z obávané prezentace svůj „bungee jumping". Důležité je také zapůsobit na sebe v rovině fyziologické, protože naše tělo i psychika jsou spojené nádoby a změnou v jedné dosáhneme změny i v druhé z nich. Fyzickou aktivitou sice zdánlivě paradoxně dochází k dalšímu zatížení, současně ale dochází i k přeladění do žádoucího eustresu. Pozitivně zabarvené napětí rychle odeznívá, což ví každý, kdo se těšil na to. že bude s milovaným partnerem konečně moci být celý den. a najednou po pěti hodinách zjišťuje, že to radostné vzrušení a pocit štěstí už není tak intenzivní, a on začíná (proboha opravdu je to tak!) myslet na to, že by si dal něco k jídlu. Negativně zabarvené napětí naopak přetrvává dlouhodobé. To, co potřebujeme pro prezentaci, je dostat se do stresového optima, potřebného pro dosažení dobrého výkonu. 112 Zvládá ni trémy a stresu Zvládáni trémy a stresu 113 Vlastni prezentace Vlastní prezentace Co můžeme udělat před tím Začínat se zvládáním stresu až v okamžiku, kdy nás přepadne, není právě nejprozí-ravější cesta. Například pokud někdo začne zkoušet relaxaci až v okamžiku, kdy je ve stresu, vybral si ten okamžik, kdy relaxace stoprocentně selže. Je to podobné, jako kdybychom se začali zajímat o to. jak se otevírá padák, až v okamžiku, kdy už jsme vyskočili z letadla. S vaničkou potom dotyčný vylije i dítě a prohlásí, že relaxace je k ničemu, protože on ji zkusi! a nezabrala. Prevence je vždy účinnější než léčba. Existuje několik možností, jak se s napětím, úzkostí a obavami z prezentace před lidmi vypořádat. Z dlouhodobého pohledu jsou to především: a) příprava a zkušenost. b) snižováni citlivosti sebe sama. c) vizualizace. d) ovlivnění psychického stavu pomocí fyzických cvičení. „ Veškerá dovednost pochází teprve z praxe." dcero Základem pro snížení napětí a stresu je příprava. Jestliže vím, že mám vše připravené, že jsem si to prodebatovala s kolegou, procvičila, zkontrolovala, budu trpět trémou a stresem daleko méně, než pokud mne bude před prezentací napadat, co vše jsem nestihla prověřit a co vše by se mohlo stát. Pokud jsme investovali čas a naučili se úvod zpaměti, můžeme se teď více věnovat tomu, abychom si ohlídali své neverbální signály směrem k posluchačům, co nejdříve se zbavili napětí a chovali se přirozeně. Prohlédnout si své oblečení, vše je zapnuté, nikde nic nevisí a nečouhá, vlasy jsou učesané, kravata je rovně, kapesník připravený. Teď se projít, protáhnout, odkašlat si. promluvit a vědomě otevírat ústa a zřetelně artikulovat. Jeden z důsledků napětí je tendence minimálně otevírat ústa, a tím se snižuje srozumitelnost. Nadechnout se, narovnat ramena, vzít své pomůcky, desky s poznámkami, usmát se a jdeme uvolněně mezi posluchače. Díváme se na ně, zdravíme dostatečně hlasitě, usmíváme se a jdeme na své místo. Očima se znovu ujistíme, že je vše v pořádku a na svých místech. Trochu se napijeme, protože tréma nám vysušuje ústa. Dalším protistresovým pilířem je zkušenost. Čím častěji budeme prezentovat, tím si budeme jistější a tréma bude mít menší šanci. Snižování citlivosti Systematické snižování citlivosti je technika, která nám pomůže postupně se vypořádat se strachem z veřejného vystoupeni krok za krokem. Je to jako otužováni. Také nepůjdeme hned na Štědrý den plavat do ledové řeky, ale budeme se otužovat postupně, krok za krokem. Konkrétní postup by v připadě „otužováni" k veřejnému vystoupení mohl vypadat například tak, že jako první krok si dáme úkol častěji se na prezentacích ptát - nestydět se zvednout ruku a položit otázku, reagovat na výzvu přednášejícího. Dalším krokem může být krátké uvedení a představeni někoho, kdo bude prezentovat, a vy jste jen organizátor, a předposledním potom třeba krátká prezentace před jedním nebo dvěma lidmi. Postupně zvyšujeme náročnost a skutečně se „otužujeme", učíme se nejen připravená, ale i improvizovaná vystoupení a naše řečnická sebedůvěra a sebejistota postupně narůstá. Vizualizace Mužstva košíkové byla na počátku experimentu otestována pomocí trestných bodů a potom jedno trénovalo, druhé nikoli a třetí trénovalo mentálně, tak, že si představovalo úspěšnou hru. Skupina trénující na hřišti se zlepšila o 2 %, skupina, která netrénovala se o 2 % zhoršila a mentálně trénující skupina? Ano, tušíte správně, zlepšila se o 3.5 %! Jak je to možné? Kouzlo je v tom, že náš mozek nedokáže rozlišit živou představu a realitu. Vizualizace dobrého výsledku bude pochopitelně fungovat i při přípravě naší prezentace, pokud ji ještě podpoříme důkladnou přípravou, která nám dodá sebejistotu. S efektem očekávaného výsledku pracuje dnes i věda - vědec, který očekává, že pokus dopadne záporně, bude mít výsledek záporný a naopak. Proto například lékaři a farmaceuti pracují s dvojitými slepými studiemi účinnosti léků, kdy nejen pacient neví, zda bere lék nebo placebo, ale neví to ani jeho lékař. Znovu opakuji, protože je to důležité: připravte se a představujte si kladný výsledek a on se dostaví! Představujte si výsledek co nejkonkrétněji - jak to bude vypadat, co uslyšíte, co budete cítit, vnímat. Jak budou lidé odcházet a pokyvovat hlavami, že to bylo velmi zajímavé, jak vám ředitel přijde potřást rukou, jak se vaše partnerka čí partner budou obdivné dívat a... další představy už ponechávám vaší fantazii. Pečujte o svůj hlas a kondici, trénujte dlouhodobě nácvik rychlé relaxace, uvolňovacích cvičení. Možností, jak zvládat stres, je řada a každý z vás si najde tu svou cestu, jak trému zvládat. Pokud ve vašem postupu zvládáni stresu nebudete uplatňovat takové „dobré" rady jako dát si skleničku (ono to na chvilku pomůže, ale ty konce!), pak se vaší tvořivosti meze nekladou. Jsou lidé, pro které je představa relaxace ve stresu 114 Zvládáni trémy a stresu Zvládáni trémy a stresu 115 Vlastni prezentace Vlastni prezentace absurdní. Tito lidé použijí dynamický, aktivní fyzický pohyb. Pro někoho jiného to bude naopak relaxace, která pomáhá. Důležité je hledat svou cestu předem, a ne až v okamžiku, kdy tréma a stres přijdou. Tělo a psychika jsou spojené nádoby To, co pomáhá vždy a každému, je uvědomělé dýchání a pohyb. K tomu patří také vědomé odvedení zejména počátečního napětí vhodnou a přijatelnou formou, kterou jsou například elegantní desky na poznámky, které držíme ne kvůli poznámkám, ale pro to, abychom věděli, co s rukama. S deskami si navíc nelze hrát tak. jako s tužkou či ukazovátkem. Proto je vhodné na počátek prezentace předem naplánovat něco. co bude vyžadovat náš pohyb, protože pohybem se zbavíme napěti snáze, než budeme-li muset stát. Vizuálni pomůcka, kterou v úvodu použijeme, také může odvést pozornost posluchačů od nás a pomoci nám trému zvládnout. Hluboké a uvědomělé dýchání, úsmev a vědomá zvýrazněná artikulace také výrazně pomáhají první vteřiny nejistoty rozmluvit. Jógový dech. nadechování nosem i pootevřenými ústy a již zmiňovaná sklenka vody, kterou máme vždy připravenu, také pomáhají ke zklidnění. Před vstupem mezi posluchače se nadechněte, udělejte si svá vyzkoušená cvičeni, proveďte svá opatření, promluvte nahlas, aby se vám uvolnila mluvidla, a jděte ke svému místu. Postavte se, rozhlédněte, usmějte a mlčte. Očima si najděte někoho z posluchačů, kdo je vám vstřícně naladěn. Chvíle ticha a do ticha promluvte: „Dámy a pánové, dobrý den." Co dělat, když nás tréma přepadne Dá se tréma úplně odstranit? Častá otázka a jednoduchá odpověď - nedá. A ještě bych dodala, naštěstí nedá, a je dobré mít v záloze svá vyzkoušená opatření. To, co pomáhá vždy, je uvědomělé dýchání a pohyb. Hlavní je v okamžiku, kdy se stres objeví, něco dělat! Pokud sedíte - vstaňte, pokud stojíte - udělejte pár kroků, pokud nemůžete promluvit - napijte se, vědomě se zhluboka nadechněte a vydechněte. Začaly se vám neovladatelně třást ruce? Vezměte si do jedné ruky desky a dejte je do oblasti královské zóny, použijte ukazovátko, tužku pro odvedení napětí. Chvěje se vám hlas? Napětí a tréma se velmi často projevuje právě v hlase, zrychlujeme, popadáme dech, neni nám rozumět. Vědomě začněte otvírat ústa, dýchejte, udělejte nějaký pohyb. Svírá se vám navíc i žaludek? Pokud nepomohlo prozatím 116 Zvládáni trémy a stresu vůbec nic, zkuste to nahlas vyjádřit. Pokud to vyslovíte a vyslovíte to s humorem, přestává napětí působit. Humor uvolni každé napětí. Představte si. že to neříkáte desítkám lidí. ale jednomu člověku, svému známému. Vždyť cizí člověk je přítel, se kterým jsme se zatím ještě nesetkali. Stres a napětí patří do našeho života. Právě proto, že nám záleží na výsledku, na tom. aby posluchač: naše sděleni přijali, cítíme napětí. Kdybychom byli lhostejní, nemohli bychom druhé přesvědčit o ničem. 2. 5 Co dělat a nedělat při prezentaci - praktická doporučení „Pan ředitel musel nečekaně odjet v naléhavé záležitosti, a tak za něj narychlo zaskakuji já." „Pan Tošovský se omlouvá, má naléhavé jednání na zasedání bankovní rady a já se ho pokusím zastoupit." „Nevím, zda vám budu moci podat všechny informace jako pan Kocourek, pracuji zde krátce, ale udělám ,co budu moci, abych../' Zabraňte „sebevražedným začátkům" V úvodu říkáme posluchačům, proč nás mají poslouchat, ne proč jsme začali mluvit. Malá sebejistota, nedostatek sebedůvěry, že říkáme něco důležitého a zajímavého právě těmto lidem - jak nám mohou věřit oni, když si my sami nevěříme? Sebejistota do úvodu patří stejně, jako patří ústa k mluvení. Naopak v úvodu je to jediné místo, kde můžeme svou sebejistotu trochu nahrát a předstírat, že je větší, než skutečně je. V průběhu další prezentace už si můžeme skromnost dovolit v úvodu nikdy. To samozřejmě neznamená vychloubání typu: „Konečně máte příležitost slyšet to nejlepší, co v tomto oboru existuje," ale reálně ocenit sami sebe a naznačit, že jsme někdo, koho stojí za to poslouchat. „Budeme se zabýva/problematikou aplikace výsledků kosmického výzkumu v našich podmínkách. Po třech letech práce v NASA mohu říci. že možnosti, které máme před sebou v léto oblasti, jsou obrovské a rád bych se s vámi o některé představy podělil. " Co délat a nedělat při prezentaci 117 Vlastni prezentace Vlastni prezentace „Opatřeni, která by měla zabránil lomu, aby se neopakovala katastrofální sintaee při povodních v roce 2002. vycházejí z podrobné analýzy a zmapované situace v terénu a zkušeností, které získala naše organizace při budováni protipovodňových projektů v Nizozemsku a v Anglii na Temži. " Nezačínejte organizačními záležitostmi „Dobrý den, dnes se budeme věnovat aplikaci nového softwaru. Pauzy si uděláme vždy po dvou hodinách, oběd bude ve dvanáct. Toalety jsou dole v přízemí a káva se bude podávat v deset třicet v salónku v prvním patře..." Po třiceti až čtyřiceti pěti minutách je potřeba udělat malou pauzu, nebo alespoň psychopauzu. Psychopauza znamená, že v rámci tématu povíme posluchačům nějaký příběh, zajímavou zkušenost, humorně laděný zážitek, vtip vztahující se k tématu... Je to takové malé „osprchováni mozků". Pokud posluchače zapojime do nějaké aktivity, necháme je něco dělat, diskutovat, únava se snižuje. Důležité je sledovat své posluchače a v okamžiku, kdy signály únavy a nepozornosti zaznamenáme, na ně reagovat. Mít připraveny zásoby aktivit, které můžeme k tomuto účelu využít. Podle tématu, posluchačů a typu prezentace a cílů můžeme použít nějaký minitest, malé cvičení, společnou, individuálni nebo skupinovou práci. Po celou dobu prezentace mějte na paměti svůj cíl, své posluchače. Vše, co v tomto duchu uděláte a řeknete, bude dobré a účinné. V závoru neodcházejte, dokud neskončíte Řada řečníků dokončuje svoji prezentaci, děkuje za pozornost a při tom už sc vydává na cestu ke dveřím. Signál pro posluchače může být - aha. ten už je rád, že to má za sebou. Domluvit, podívat se na své posluchače a teprve potom odejít. V případě, že naší prezentaci akce končí, odcházíme pokud možno jako poslední. Omluvte se za své chyby i chyby druhých Poctivá a otevřená omluva napraví i hodně velkou chybu. Lidé nám odpustí, pokud chybu přiznáme, omluvíme se a snažíme-li se ji napravit. „Omlouvám se za hlučnost prostředí. Podcenila jsem zvýšenou hlučnost za plného provozu. Je to moje chyba a názorná ukázka toho, jak se vymstí podcenění přípravy." Zařazujte přestávky a psychopřestávky Ani mistrné využití všech nástrojů k upoutání pozornosti posluchačů nemůže odstranit přirozenou fyziologickou i psychickou únavu. I tady platí, že méně je více. Při delší prezentaci je přestávka nezbytně nutná, protože pasivita je daleko únavnější než aktivita. Prezentující, který aktivně pracuje, je daleko méně unaven, než posluchači, kteří mu naslouchají. To si musíme často připomínat a nejlépe je to vyzkoušet na vlastní kůži a hlavně vlastní sedaci části například tak, že se účastníme prezentace někoho jiného. Teprve potom citíme. jak je i sebepohodlnější židle tvrdá, když na ní musíme sedět příliš dlouho, a jak je nezbytné změnit polohu a protáhnout se. Naše tělo není stvořeno k sezení, ale k pohybu. Za jak dlouho udělat přestávku? 118 Co dělat a nedělat při prezentaci Co dělat a neděla t při prezentaci 119 Vlastni prezentace Vlastni prezentace 2. 6 Co když je jich moc? Co bude jiné v naši prezentaci, pokud našich posluchačů budou stovky nebo dokonce více? V kapitole Jak zaujmout jsme se již dotkli jednoho prvku a sice očního kontaktu a víme. že prostor, kde sedí naši posluchači, křižujeme, a vytvoříme tak u každého z nich pocit, že se na něj nebo na ni díváme. Pojďme shrnout další praktické tipy, které nám pomohou velký prostor a velký počet posluchačů zvládnout. TIP Zatímco v malém prostoru by velká, rozmáchlá gesta působila přehnaně, ve velkém prostoru je naopak použijeme a zdůrazníme. Pokud nevládnete silným a rezonujícím hlasem a používáte mikrofon, je důležité vyzkoušet si ho, nedávat jej příliš blízko ani příliš daleko od úst, držet jej v zafixované poloze a nemávat s ním, nedělat z něj ukazovátko, když mluvíme. Do mikrofonu nekřičte - opravdu zesiluje a vaši posluchači by mohli prchat s rukama na ušich. TIP Pozor na kabely, překážky - zafixujte je nebo alespoň označte. Prvním krokem do prostoru prezentace budujete první dojem - vstupujte připraveni a vyladěni - tím předáváte posluchačům mimoslovní „vizitku". Do velkého prostoru vcházejte diagonálně a nestůjte čelem, ale s jednou nohou nakročenou a diagonálně k posluchačům. Platí i pro menší prostor. Shrnutí: vlastní prezentace 7i Prezentace může probíhat bez přípravy, s textem v ruce, s poznámkami nebo spatra, zpaměti. ti Jazyk je nástroj porozumění a musíte se naučit jej ovládat. 7i Trému a stres zvládnete kombinací dlouhodobého nácviku vhodných technik, přípravou a zkušenostmi z prezentací. Okamžitý stres před prezentací a v jejím začátku zvládnete fyziologicky především dýcháním a pohybem, nacvičenými individuálními postupy odvádění napětí. 7i Otázky posluchačů zvládejte pozitivním přístupem a přípravou, pozorným vyslechnutím, ověřením pochopení dotazu, oceněním dotazu a jeho zodpovězenim s využitím argumentace a ověřením, zda byl dotaz zodpovězen. 7i Diskuzi a dotazy posluchačů podporujte otevřenými otázkami. 7i Vyhněte se sebevražedným začátkům, nezačínejte organizačními záležitostmi a neodcházejte, dokud neskončíte. 7i Omluvte se za chybu svou i chyby druhých. ti Respektujte přirozené kolísání pozornosti a zařazujte přestávky a psychopřestávky. 7i Myslete na svůj cíl a na své posluchače. 120 Co když je jich moc? Co když je jich moc? 121 LU Vyhodnocení „Jen hlupák se nedokáže poučit ani z vlastních chyb. " Cíle ti Uvědomit si nezbytnost vyhodnocení jako nástroje pro zdokonalováni dalších prezentací. ti Seznámit se s možnostmi vyhodnocování vlastní prezentace. Prezentace byla úspěšná a my dosáhli svého cíle, nebo naopak. Nepodařilo se nám posluchače přesvědčit, z dotazů vyplynulo, že některé věci se nepodařilo objasnit a řada informací nedosáhla svého cíle. Říci si na závěr prezentace: „Tak už to mám za sebou, dobře to dopadlo!" nebo „Raději už na to fiasko zapomenout!", to není nejlepší řešení. Chybovat je normální, pokud chyby neopakujeme a vezmeme si z nich poučení do příští prezentace. Smyslem vyhodnocení je najít zcela konkrétně, co se podařilo a fungovalo a co se naopak nepodařilo, nefungovalo a proč. Vyhodnocení budeme vždy dělat bezprostředně po prezentaci, dokud máme vše v paměti, poznámky si zaznamenáme pro další prezentaci. Pokud máme s sebou kolegu, přítele, spolupracovníka nebo někoho, koho můžeme požádat o otevřené kritické zhodnocení své prezentace, názor, dojem nebo postřeh - je to neocenitelná pomoc a zpětná vazba. Současná technika nám umožňuje nahrát si svou prezentaci na kazetu či magnetofonový záznam, popřípadě ještě lépe na videozáznam. V tomto případě si nejen poslechneme celý záznam, ale část po části si jej pečlivě analyzujeme a věnujeme pozornost všem aspektům. 1. Hodnotíme, zda jsme stanovili správně cí! nebo cíle, a jak se podařilo jich dosáhnout? 2. Jak bylo zvoleno téma s ohledem na posluchače, bylo to pro ně přínosné, důležité, zajímavé? 122 Vyhodnoceni Krok za krokem aneb etapy prezentace 3. Jak jsem působil? Byl jsem já sám přesvědčen o důležitosti a významu toho, co jsem říkal? 4. Odhadl jsem správně v přípravě posluchače? 5. Jak se mi podařilo oživovat jejich zájem a pozornost? 6. Na co reagovali, na co nikoli a proč? 7. Měla prezentace gradaci, strukturu, logiku, jak dobře jsem zvolil argumenty? S. Který příklad, argument působil, který méně a který vzbudil pochybnosti? 9. Zařazoval jsem přestávky a měli možnost si vydechnout? 10. Sledoval jsem dostatečně reakce posluchačů a jak působily pomůcky? S1. Podařilo se vytvořit dobrou atmosféru, rozesmát posluchače? 12. Nebylo příčinou nepozornosti a únavy něco v uspořádání místnosti, hlučnost, světlo a jiné vnější vlivy? Vyhodnocením uzavíráme právě uskutečněnou prezentaci a děláme první krok pro zlepšení naší budoucí prezentace. Naše společná cesta k úspěšné a účinné prezentaci se chýlí ke konci a nám zbývá shrnovat, děkovat a loučit se. Zkusme shrnout naše společné poznatky formou desatera přikázání dobrého řečníka. Vyhodnoceni 123 Desatero úspěšné prezentace „Základní rozdíl mezi průměrným a dobiým řečníkem je v tom. že průměrný řečník má pořadí: já - moje sdělení - posluchači. zatímco dobrý řečník má pořadí naopak. " 1. Mějte stále na paměti svůj cíl a myslete na své posluchače. 2. Dokonale se připravte. 3. Zaujměte své posluchače. 4. Buďte sami sebou, používejte originální pomůcky. 5. Nebojte se projevit zaujetí, emoce. 6. Přimějte své posluchače k přemýšlení. 7. Nejdůležitější body zformulujte do řečnických otázek. 8. Formulujte z pozice posluchačů, podporujte zájem a přesvědčivost příběhem. 9. Neustále sledujte posluchače a znovu získávejte jejich pozornost. 10. Připravte se a vstřícně reagujte na dotazy, děkujte, udržujte pozitivní klima. Vážený čtenáři a čtenářko, děkuji vám za to, že jste spolu se mnou došli na společné cestě až sem. Hodně jsem přemýšlela o tom, jak se s vámi v závěru rozloučit tak, aby se z aktivního čtenáře stal nadšený šiřitel, dobrý a ještě lepší řečník. Pomohu si moudrým citátem: „ Básníkem se člověk rodí, řečníkem se stává." Cicero Z celého srdce vám přeji, abyste se stal(a) i vy dobrým řečníkem, řečníkem, který poroste s každou další prezentací. Vaše Ivana Hospodářova P.S: Odpověď na otázku, jaký je preferovaný styl autorky, zní: Vizuální. Uhodli jste? Gratuluji. Desatero úspéSné prezentace Jste zkušeným řečníkem? Podívejte se prosím na své dosavadní prezentace a posuďte do jaké míry při nich postupujete podle níže uvedených doporučení. Ze škály 1 až 5. kde jedna znamená „nikdy nedělám při prezentaci" a pět znamená „vždy takto postupuji", vyberte to číslo, které podle zkušeností ve Vašem případě odpovídá. Vyhodnocení najdete na konci testu. 1. Stanovuji si základní cíle předtím, než začnu s přípravou prezentace. 2. Zvažuji a analyzuji složení posluchačů, jejich potřeby. 3. Přemýšlím o podmínkách, okolnostech, prostředí a čase, který mám na prezentaci k dispozici, a zohledňuji je v přípravě. 4. Připravím si základní body, myšlenky a nápady, které dále rozvíjím. 5. Svá tvrzení a závěry dokládám racionálními (čísla, fakta, grafy...) i emocionálními (příklady) argumenty. 6. Připravuji důkladně zejména úvod a závěr své prezentace. 7. Při prezentaci používám a pečlivě si připravuji vizuální pomůcky. 134 Jste zkuíeným řečníkem ? © © CD ® © © ® ® © © © © © © © © © © © © © © © © © © © © © © © © © © © S. Používám při prezentaci poznámky a klíčová slova, nečtu z textů. © © ® 9. Připravuji se i na dotazy a připomínky mých posluchačů. © © ® 10. Před prezentací kontroluji svou přípravu, pomůcky a technická zařízeni. © © © 11. Snažím se svá sdělení formulovat působivě a zajímavě. © © © 12. Umím se vypořádat s nervozitou, stresem, trémou. © © © i 13. Udržuji kontakt s posluchači po celou dobu prezentace. © © © i.. 14. Pracuji s hlasem - jeho sílou, rychlosti a dynamikou. © © © C 15. Moje pohyby, gesta a neverbální projev je přirozený. © © © G 16. Zvládám nepříjemné dotazy a protiargumenty posluchačů. © © © Q 17. Mám připraveny otázky na rozhýbání diskuze. © © © © 18. Naslouchám a vedu s posluchači dialog, © © © © 19. Po ukončeni prezentace analyzuji její průběh a vyhodnocuji © © © © splnění stanovených cílů. 20. Výsledky analýzy a vyhodnocení používám při přípravě další prezentace. © © © © Celkový součet dosažených bodů: Vyhodnocení 80 -100 bodů 60-79 bodů 40-59 bodů méně než 40 bodů Jste zkušený řečník a potřebujete pouze vybrušovat a udržovat své dovednosti praxí a zpětnou vazbou. Vaše prezentační dovednosti jsou nadprůměrné, potřebujete pravděpodobné zlepšit některé oblasti. Více praxe a zpětné vazby vám přinese výrazný užitek. Nejvyšši čas pustit se do práce. Jste zkušeným řečníkem? 13 Za tajemstvím myšlenkových map Kdo je otcem? Myšlenkové mapy byly oficiálně představeny světu na jaře 1974 v publikaci „The Mind Map Book's - Use Your Head" z autorské dílny Tonyho Buzana. Od té doby se myšlenka radiálního myšlení a myšlenkových map jako nástroje, který odpovídá přirozenému způsobu našeho myšlení, postupně Siřila a nalézala své dalši příznivce. Kniha byla přeložena do více než 20 jazyků a vyšla v 50 zemích světa. Byla to jedna z prvnich „uživatelských příruček pro používání mozku" a soustředila se na objasnění příčin, proč naše duševní výkonnost neodpovídá ani minimu potenciálu našeho myšlení. Jak pracuje náš mozek Když se podíváme na poznámky významných tvořivých osobností, zjistíme, že v sobě velmi často obsahují grafické symboly, barvy, obrázky, piktogramy, asociativní nápady, prostor - nejlépe je to vidět na přípravných nákresech u Leonarda da Vinci, ale i u dalších osobností (Picasso. Einstein,...). Výsledky průzkumů současné populace naopak ukázaly, že 95 % lidí si dělá poznámky lineárně, zapisuje to, co slyší bez kategorizace, zapojeni obou hemisfér, většinou jednou nebo dvěma barvami a celý proces je monotónní, nudný. Co dělá náš mozek, když se nudí? Přestane se o aktivitu zajímat a vypne se, spí, bloumá někde jinde. Největší nevýhodou standardních poznámek v lineámim tvaruje, že neobsahují zvýrazněná klíčová slova, na která bychom mohli zavěšovat další asociace. Naopak díky lineárnosti zápisu jsou tato klíčová slova „ztracena" v množství dalších informací někde v zápisu. Další nevýhodou je, že díky monotónnosti a jednobarevnosti jsou většinou nudné a to, co mozek nudí. to si nepamatuje. Lineami zápis je také velká ztráta času, protože obsahuje mnoho zbytečných slov. která nemají pro zapamatování žádný význam a nutí nás vše znovu celé pročítat, když vyhledáváme to podstatné. To vše v konečném důsledku znamená, že nepodnecuje aktivitu a tvořivost našeho mozku, a dá se říci, že čím usilovněji děláme poznámky touto cestou, tím menších výsledků dosahujeme. Tím, že jsou klíčová vybavovací slova oddělena v čase (při čtení) i v prostoru {rozmístěním na stránce) ostatními slovy, má paměť, která pracuje s asociacemi, mnohem menší šanci na vytvoření správného spojení. Co se naopak děje v našem mozku, když posloucháme hudbu, díváme se na krásný podzimem zabarvený les, dotýkáme se někoho, koho máme rádi, zakousneme se do krásného zralého jablka? Každá informace, která vstoupí do našeho mozku, každá myšlenka vyvolá kolem sebe obrovské množstvi asociací, které jsou s ní spojené. Množství asociaci závisí na tom, co obsahuje naše paměť, naše vnitřní informační databáze, a tyto asociace vytvářejí mapy vzájemně propojených informací. Radiální myšlení je způsob práce našeho mozku, je to myšlení, které se pohybuje vždy od daného bodu (myšlenky, podnětu, slova, informace..), a je spojeno s asociativním myšlenkovým procesem. Myšlenková mapa je potom vnějším vyjádřením tohoto přirozeného způsobu práce našeho mozku. Je to grafická technika, která nám při dodržení několika málo pravidel umožňuje zvýšit potenciál našeho myšlení. Principem mentálního mapováni je spolupráce obou polovin mozku. Každá z nich totiž pracuje s různými typy mentální aktivity. Zatímco levá polovina pracuje se slovy, čísly, seznamy a posloupnostmi, pravá pracuje s barvami, rytmem, představivosti a rozměry. Abychom tedy mohli lépe využít kapacitu mozku, je potřeba spojit aktivity obou jeho polovin a pracovat tak, jak to uměl už Leonardo da Vinci. Základ mentálního mapování Základním stavebním kamenem mentálního mapování jsou klíčová slova. Protože mozek nezpracovává informace jako jednoduché seznamy nebo řádky, měly by být poznámky a ostatní materiály strukturovány tak, aby se daly co nejsnáze zařadit. Místo postupování po větách nebo odrážkách od začátku stránky shora dolů je vhodnější začít hlavní myšlenkou uprostřed a s využitím kličových slov pokračovat ve větvení v závislosti na významu a vzájemných vazbách ostatních informaci. Misto tradičních poznámek tak vzniká mentální mapa. Mentální mapa jako strukturovaný záznam myšlenek a informací, přizpůsobený pro snadné zapamatování, záznam, vybavování nebo reprodukování. Pravidla mentálního mapování 1. Začněme výstižným obrázkem ve středu, nebo alespoň slovo - termín prostorově, obrazově, barevně ztvárníme. 2. Od něho vytváříme hlavní a další úrovně větví. 3. Na každou větev, linku použijeme klíčová slova. 4. Píšeme velkými tiskacími písmeny. 5. Zapojujeme představy, prostor, barvy, symboly, rytmus, souvislosti, celek všude, kde je to možné namísto slov. 6. Používáme šipky a další prostředky a symboly pro vyjádření vzájemných vazeb. 7. Začínáme zprava nahoře. Výhody myšlenkových map jsou především v tom, že jasně definují ústřední myšlenku a téma, ukazují relatívni význam každé zahrnuté myšlenky a prostřednictvím 136 Za tajemstvím myšlenkových map Za tajemstvím myšlenkových map 137 i spojení a sousedství určuji jejich vzájemné vazby a vztahy. Tím, že respektuje přiro- | zený způsob práce našeho myšlení, umožňuje mapa snadné vstřebávání informací, j jejich zapamatování a vybavování. Umožňuje snazší vytváření nových nápadů, propojení a souvislostí. Podstata mentálních map je úzce spojena s fungováním paměti a z toho vyplývá, že mentální mapy mohou být využity téměř při každé činnosti, která se nějakým způso- i bem týká myšleni, vybavování, plánování nebo hledání nových nápadů. Oblasti, kde můžeme mentální mapy využít | Psaní poznámek Nejlépe na formát papíru A3 a důležité je soustředit se na klíčová slova, a ne přesný zápis. Mapa je hotova až po ukončeni přednášky nebo lekce a umožňuje zachytit a správně umístit myšlenky a informace, které nejsou vždy podávány strukturovaně. Psaní článku, zprávy Shromáždíme si všechny důležité informace a myšlenky a zpracujeme formou mentální mapy. Logickým sledem jednotlivých větvi určujeme jejích význam a vzájemné vazby a potom vybereme konečné pořadí, jak je budeme písemně zpracovávat. Většinou si tak ušetříme mnohé přepisování a utřídíme informace už ve stádiu tvorby mentální mapy. Prezentace, přednášky, vystoupení I zde si připravujeme informace, podklady, nápady, náměty, citáty, fakta a další informace a ty podobné jako u článku zpracujeme do mentální mapy a klíčová slova převádíme do slovní formy a formulací. Výhodou v prezentaci je, že nejsme v zajetí souvislého textu a můžeme daleko operativněji měnit podle podmínek, času a reakce posluchačů délku a čas věnovaný jednotlivým klíčovým bodům. Několikanásobným zpracováním se téma ukotvuje v paměti. Myšlenkové mapy můžeme použít pro záznam porad nebo při řízení projektů, s jejich pomocí můžeme analyzovat své cíle a záměry, hledat nová řešeni, rozhodovat se. Pomocí myšlenkových map můžeme zpracovat své záznamy o knihách, zajímavé informace. Další informace najdete: Tony Buzan. The Mind Map Book. ISBN 0 563 86373 8, 1993. www.buzan.co.uk. Tony Buzan. Jděte na to chytře, Praha, Columbus, 2003. Kameny v řečišti - vědomostní modu ty, informační jednotky pro prezentací Stalo se vám někdy, že jste v prezentaci přistihli sami sebe, jak si nemůžete vzpomenout jak dál? Nebo jste začali usilovně přemýšlet, kde jste vlastně v tématu byli než jste se trochu rozpovídali a zatoulali dál? Někdy nás takhle překvapí tréma, někdy neobvyklá otázka a často nedostatečná příprava. Originální metoda paní V. F. Birken-bihl nabízí obraz naší prezentace jako plynoucí řeky, po které můžeme přecházet svobodně as jistotou z jednoho břehu na druhý díky tomu, že v řečišti naší prezentace jsou ve vodě kameny, na které v případě jakékoli nejistoty můžeme vstoupit a znovu svou prezentaci zakotvit. Kameny v řečišti jsou obrazem, metaforou vědomostních modulů, samostatných informačních jednotek, které jsou dobře zpracované a opravdu jako ty stabilní kameny v řece dobře zakotvené v naší paměti. Jsou tam tak dobře uložené, že se o ně můžeme kdykoli bezpečně opřít, nezmizí pod tlakem stresu a trémy, jak se to může stát s novými informacemi, které ještě nemáme tak bezpečně a jistě zakotveny. 138 Za tajemstvím myšlenkových map Kameny v řečišti 139 Metoda je, jak s oblibou říká paní Birkenbihl, brain-friendly, tedy mozku přátelská, protože respektuje zákonitosti našeho myšlení a zapamatování si. Jak si své kameny v řečišti vybudovat? Autorka metody nabízí pět následujících kroků: 1. krok Pokud začínáme budovat nové téma, připravujeme novou prezentaci, začneme přípravou prvních hesel a základních myšlenek. Ty si zpracováváme nejrůznějšími způsoby, někdo si dělá kartičky a tématicky třídí, kreativnější a mozku přívětivější je zapojení obou hemisfér a vytváření asociací, myšlenkových map nebo analogramů. Analogram pochází rovněž z autorské dílny paní V. F. Birkenbihl a je odvozen ze slov analog - obrazné, provázané, symbolické myšlení, a große (grafein) - psát, kreslit, vyrývat. Analogram může být formou grafické asociace, kdy se snažíme obrazem, tužkou, koláží sledovat cestu našich myšlenek a nacházíme nové nápady a pohledy. Druhou formou analogramů je slovní analogram. kdy se snažíme na dané slovo, téma, pojem nebo jméno najít pro každé jeho písmeno nejméně jeden význam, který začíná stejným písmenem. Opět popustíme uzdu asociacím a necháme pracovat své podvědomí a intuici. Jak grafický, tak slovní analogram je proces, proces našeho myšleni a hledání nových, neotřelých nápadů. Je to další cesta, jak získat nápady k tématu podobně jako brainstorming nebo technika myšlenkových map. V první etapě vyhledáváme zajímavé citáty, sbíráme další materiály, konzultujeme téma s dalšími lidmi, hledáme nápady, jaké prostředky využijeme k tomu, abychom posluchače zaujali. 2. krok Namluvíme si na záznam první hrubou verzi své prezentace na základě všech shromážděných podkladů, materiálů, nápadů a představ. 3. krok Tuto hrubou verzi si několikrát poslechneme a sledujeme dvě základní věci: co se nám opravdu dobře podařilo a co se nám ještě nelíbí. Sledujeme, která formulace je zvlášť vydařená, co nás u toho dále napadá a všechny nápady zaznamenáme - jinak to dopadne jako u snů. Znáte to? Po probuzeni si říkáme: „To je úžasný sen, ten si budu 140 Kameny v řečišti pamatovat," a když se vrátíme z koupelny a usadíme se ke snídani, zjistíme, že si nic nepamatujeme. Při dalším poslechu hledáme slabá místa a kriticky hodnotíme, zda například některá pasáž není nudná, zdlouhavá a možná zbytečná - škrtáme, zkracujeme, nahrazujeme. 4. krok Zpracujeme a nahrajeme si další hrubou verzi, do které převezmeme to dobré, co se nám líbilo a vynecháme a nahradíme slabá místa. 5. krok Před vlastní prezentací si tuto další hrubou verzi přehráváme tak často, jak je to jen možné, nejméně dvakrát až třikrát, a zabudováváme tak stabilní kámen do našeho řečiště. Jestliže jsme si téma tolikrát prošli - počítejte se mnou - v prvním kroku o něm přemýšlíme, konzultujeme a shromažďujeme materiály, v druhém namluvíme, potom několikrát kriticky posloucháme první verzi a namluvíme druhou hrubou verzi a tu opět několikrát posloucháme - téma se zakotvuje v naší paměti. Pokud je téma pro nás hodně nové a obtížné, v pátém kroku zapojíme „spřátelenou duši", někoho, kdo nás vyslechne a kdo pomůže objevit nejasnosti, na které jsme nepřišli, položi otázku, kterou jsme si nepoložili. Jak asi tušíte, uvedený postup nám přináší i nesrovnatelně větší sebejistotu při vlastní prezentaci. Tak hodně štěstí! V. F. Birkenbihl. Nebojí e se myslel hlavou. Praha, Portál 2002. Kameny v řečišti 141 Co se skrývá za slovy neurolingvistické programování (NLP)? , Všechno by mělo hýl zjednodušeno luk, jak je lo jen možné, ne však více. " Albert Einstein Neurolingvistické programování (NLP) - jak to vlastně vzniklo? Co konkrétně dělají mistři komunikace takového, že se jim daří snáze vycházet s lidmi, lépe je motivovat a přesvědčovat? Co jim umožňuje dosahovat takovým účinným způsobem cíle, který si vytyčili? Je rok 1972, Santa Cruz. Kalifornie, a John Grinder, asistující profesor lingvistiky, a Richard Bandler, student psychologie, se společně zabývají studiem tři význačných terapeutů: Fritze Perlse, zakladatele Gestaltterapie. Virginie Satirové, vynikající rodinné terapeutky, a Miltona Ericksona. světově známého hypnoterapeuta. Pokládají si stejnou otázku: jak to dělají'1 A pouští se do hledání vzorců jednání používaných vynikajícími terapeuty, s cílem předat je dalším lidem. Podařilo se a naše dvojice vytváří model použitelný pro účinnou komunikací, osobni změny a zrychlené učení. Své objevy popsali v letech 1975-1977 v knihách: The Structure oť Magie 1 and 2, Pattems 1 and 2 a dvou knihách o Ericksonově hypnoterapii. Dalším významným „otcem" NLP je Gregory Bateson - britský antropolog a autor publikací, o komunikaci a teorii systémů. NLP se tak později rozvinulo do dvou vzájemně se doplňujících směrů: a) Proces rozpoznávání vzorců výjimečnosti kdekoli - modelováni, b) Jako účinný způsob myšleni a komunikace používaný výjimečnými lidmi. V Santa Cruz na jaře roku 1976 vzniká název neurolingvistické programování - NLP. Co to vlastně je? NLP můžeme označit jako disciplínu, která zkoumá strukturu úspěchu. Výjimečně úspěšní lidé se podvědomě řídí určitými principy. Nej důležitější čtyři principy tvoři základ, na kterém staví všechny vyspělejší komunikační techniky. Možná ani nebudete překvapeni principv samotnými, podstatné je řídil se jimi. a to už neni lak jednoduché. Princip 1: Mít přesně stanovený cil Pavel se předčasně vrátil z diskotéky u na otázku, jak to. že už je doma, odpovídá, že „to dnes nebylo ono". Sám začne přemýšlet, proč ho to dnes nebavilo, když všechno bylo stejně jako před týdnem. A tehdy se výborně bavil. A už to má! Vidí v duchu tu příjemnou blondýnku, které si minule všiml, a uvědomí si. že tajně doufal, že tam bude i tentokrát a že se s ni dá do řeči. Tajně doufal, ale nepoložil si to za cíl. Hrál sám před sebou, že jde na diskotéku kvůli zábavě. Svoje cíle musíme formulovat konkrétně a přesně. Nestači si říci: chci, aby byli lidé spokojeni, ale co konkrétně chci, aby se v mé prezentaci dověděli, co chci, aby udělali, a jak chci. aby se cítili. Představte si konkrétně, co budete vidět, slyšet a cítit, až zjistíte, že vaše prezentace dosáhla cíle. Představte si konkrétní barvy a tvary, konkrétní chutě, vůně, slova, tváře, scény, pocity. Příjemné pocity! Princip 2: Rozvíjet svoji vnímavost Výjimeční lidé si dělají ze svých očí, uší, ze všech svých smyslů, nejlepší spojence. Nová mistryně světa v pokeru vysvětlovala novinářům své vítězství takto: „Já jediná jsem si všimla, že se Paulovi občas chvěje chloupek na nose. Bylo to ve chvílích, kdy dostával dobré karty." Výjimeční lidé jsou všímaví a vnímaví. Princip 3: Rozvíjet svoji flexibilitu Vzpomenete si na Edisona a jeho stovky pokusů a omylů, než dospěl k žárovce? Výjimeční lidé, skuteční odborníci, se nespokojí s nalezením jednoho řešení, ale navrhnou jich více. Jedno pro případ, že bude svítit slunce, to druhé do deště. A další pro případ tajfunu. Často usoudíme, že něco je neřešitelné jen proto, že náš dosavadní postup nezabírá. Co děláme? Opakujeme stejný postup jednou, dvakrát, třikrát a potom prohlásíme, že problém nemá řešení. Výjimeční lidé hledají a mění své postupy, nečekané okolnosti -vnímají jako příležitost k tomu. něco nového se naučit. 142 Neurolingvistické programováni Neurolingvistické programováni 143 Princip 4: Respektujme model světa druhých lidí Miltona Ericksona. amerického terapeuta, postavili před těžký případ. Měl léčit pacienta psychiatrie, kteiý si sám pro sebe mumlal nějakou nesrozumitelnou hatmatil-kou. Navic nechtěl s nikým komunikovat. Erickson si nechal nahrát pacientovy projevy na pusku. Studoval je a naučil se mluvil stejným způsobem. Ba co ještě, naučil se chodit a dýchat jako pacient. Pak na muže promluvil jeho „řeči". Muž byl přetápěný. Ericksonůvprojev mu by! známý. By! pro něj přijatelný. Po nějaké chvíli tuto zdvořilost Ericksonovi vrátil. Oslovil ho korektní, gramaticky správnou angličtinou. Byl to začátek jeho uzdraveni. Víme, že nový šéf si potrpí na různé výkazy, grafy a tabulky, a my se mu právě chystáme předložit návrh na reorganizaci našeho oddělení. Proč k tomu nevyužít také statistické přehledy, nákresy a tabulky? NLP je komplexní, je jako hologram, kde vše souvisí se vším. je to systémový model. Je o dovednosti vynikat v jakékoli oblasti činnosti a o tom, jak to naučit sebe i druhé. Je to umění i věda o osobní výjimečnosti. Přiklad, kteiý uvádí J. O 'Connor a J. Seymour v knize Úvod do NLP. Na ulici se setkal se známým, se kterým se delší dobu neviděl. ., Co děláš? " zeptal se ho známý. „ Píšu knihu, " Odpověděl jeden z autorit. ...4 o čem to bude?" zněla další otázka. „O NLP. " Nastalo ticho a potom mu známý řekl: .. No nápodobně a jak se má žena? " Komentář autora - „ Chtěl vědět co dělám a očekával, že mu to řeknu tak, aby tomu rozuměl. Já jsem věděl, o čem mluvím, ale neřekl jsem mu to tak. aby tomu rozuměl. " Neuro - pokrývá vše. co se týká mozku a nervové soustavy. Naše chování pochází z našich neurologických procesů - vidění, slyšení, chuti, dotýkání, čichového a citového vnímání. Svět vnímáme našimi smysly, zjistíme smysl informace a jednáme podle toho. Lingvistické - ukazuje na způsob, jakým používáme slova, a jeho dopad na naše vnímání vnějšího světa a naše vztahy s ním. Pro uspořádání našich myšlenek i pro komunikaci s druhými používáme jazyk. Programování jako interaktivní proces, který nám umožňuje velmi přesný výběr způsobů našeho myšleni, řeči a pocitů. Od počátku založeno na modelování úspěšných lidí. Podaři-li se nám modelovat chování určité osoby, můžeme toto chování srovnat s chováním jiných, méně úspěšných, v daném oboru a vysledovat rozdíl, který způsobuje rozdíl. „Zjisti, co funguje, a potom to dělej!" NLP se zabývá strukturou subjektivní lidské zkušenosti - jak si uspořádáváme to, co vidíme, slyšíme a pociťujeme, jak upravujeme a filtrujeme vnější svět pomocí našich smyslů a jak to popisujeme jazykem. Jak často jste slyšeli někoho říci, tenhle člověk mne vždycky rozčilí? Přitom jde o typický příklad, jak nesprávně přisuzujeme velký vliv chování druhých lidí na nás. Vždyť kdyby mne někdo jiný skutečně dokázal rozzlobit, znamenalo by to, že má na moje emoce větší vliv než já sám!! Naše citové reakce na události jsou přímo založeny na našich vjemech a naše vjemy jsou (nebo mohou být) pod naší kontrolou. NLP umožňuje programovat (řídit) své vnímání a následně i emoce, a dosáhnout tak prospěšnějšího stavu své mysli. Předpoklady, ze kterých NLP vychází Mapy a filtry Svět je nekonečno možných vjemů a my jsme schopni vnímat jen malou část tohoto nekonečna. Svět je bhatý a složitý' a my jej musíme zjednodušovat, aby doslal smysl. Analogii je tvorba map. Mapy jsou selektivní, vynechávají i poskytují informace, jsou neocenitelné pro prozkoumáni území. Kdykoli se setkáváme s lidmi a prostředím kolem nás, jednáme na základě mnoha předpokladů a závěrů o lom, co v dané situaci platí, vycházíme z informaci a vlastních zkušeností. Předpoklady jsou důležitou a užitečnou součástí našeho života - přesto -ani ty, které bereme za dané. nemusí být správně. Z předpokladů vychází i NLP a vyjadřuji jeho základní filosofii. Posuďte sami. do jaké mhy mohou být pro vás užitečné. 1. Mapa není území, které popisuje. Soustředíme se na ty stránky světa, které nás zajímají, ostatní ignorujeme. Naše jedinečné zkušenosti, jazyk, kultura, přesvědčení, hodnoty, zájmy a předpoklady = filtry. Naše filtry určují druh světa, ve kterém se pohybujeme. Umělec, botanik, dřevorubec uvidí ve stejném lese každý svůj les. „Kus chleba vypadá podle toho, zda jste hladoví nebo ne." Arabské přísloví 144 Neurolingvistické programováni Neurolingvistické programování 145 Máme-li úzká přesvědčení a zájmy - svět je chudý, naopak široké, bohaté zájmy -svět je barevný a vzrušující. Schopnost jednat v součinnosti s okolním světem je dána do značné míry velmi omezenými schopnostmi našeho vnímání. Zatímco každou minutou přijímáme všemi smysly odhadem asi 2,4 miliony „bitů" informací, vědomě zvládáme jen asi 300-600 „bitů". NLP nazývá tento proces výběru z celkové skutečnosti mapováním, vytvářením individuálni mapy světa kolem nás. Je zřejmé, že při takovém množství informací nenajdeme dva lidi, kteří by si vytvořili přesně stejnou myšlenkovou mapu vnějšího světa. Připočítáme-li k tomu naše individuální filtry - vychází nám jednoznačný výsledek: každý z nás má svůj osobní pohled na svět. svou vlastni „mapu skutečnosti". Mapy potřebujeme, protože nám pomáhají pohybovat se ve světě kolem nás. je třeba si ale uvědomit, že i ta nejlepší mapa je jen velmi přibližným průvodcem po krajině, kterou se pohybujeme a kterou naše mapa reprezentuje. Realita je taková, že naše poznání jakéhokoli objektu, který chceme pojmenovat, bude vždy neúplné, a i když budeme věnovat jakékoli události, věci nebo popisu člověka sebevětší úsilí, přesto nedosáhneme nikdy dokonalé přesnosti. Neporozumění se nikdy úplně nezbavíme, ale nemělo by nám to bránit v tom, abychom se toto neporozumění snažili minimalizovat. Jinými slovy: 2. Každá naše komunikace je jen více nebo méně užitečné nedorozumění. Vědomi možností ale i omezení naší vzájemné komunikace může napomoci k jejímu zefektivněni. Malé dítě si musí vytvářet množství map, které slouží k uspořádávání obrovského množství nových zkušeností a poznatků, které jsou nové. V dospělosti se ale naše mapy mohou stát a často i stávají vyjetou kolejí, hluboce vyrytou cestou úvozem, který nám znemožňuje z této cesty (mapy) vybočit a stále nás stahuje zpátky. Naopak jsou mezi námi lidé, kteří vytvářejí své mapy po celý život, hledají nové zkušenosti. V Čem je nebezpečí neměnných map? V první řadě je mapa vždy omezený pohled na skutečnost a tato skutečnost se navíc sama mění. Neměnná mapa a proměnlivá skutečnost. Čím déle mapu používáme, tím je pro nás těžší rozeznat její nedostatky a omezení, stává se pro nás hlubokou úvozovou cestou, ze které není jednoduché vybočit a je pro nás o to těžší připustit platnost map jiných lidi, které popisují totéž území. Navíc do každé mapy, která je nutně neúplná, zahrnujeme informace selektivně, a to podle map, které jsme si vytvořili dříve {filtry), takže generalizujeme, překrucujeme a ignorujeme informace, které jsou v rozporu s našimi mapami. Jedním z užitečných a potřebných filtrů je jazyk. 3. Jazyk je mapa našich myšlenek a zážitků. Slovo není věc, kterou popisuje, symboly nejsou věci, které popisují. 4. Za každým chováním se skrývá pozitivní záměr. Nikdo si vědomě a záměrně nevybere špatnou možnost - každý děláme v každém okamžiku tak, jak nejlépe umíme. Kdybychom to uměli lépe, dělali bychom to. 5. Šílenec je člověk, který' dělá stejné věci a očekává jiné výsledky. Když budeme dělat stále to, co děláme teď, je velmi pravděpodobné, že budeme dosahovat také stejných výsledků. V jakékoli situaci máme na výběr. Nemůžeme sice ovlivňovat to. co se děje kolem nás, vždy ale máme pod kontrolou alespoň jeden prvek situace - sebe sama, a můžeme ovlivnit své reakce. Paměť a představivost využívají stejné nervové obvody a potenciálně mají stejné účinky. 6. Změna způsobuje změnu. I malá změna jednoho prvku ovlivňuje celý systém. 7. Význam sdělení je dán reakcí, kterou dostaneme při komunikaci. 8. Nelze nekomunikovat. 9. Mysl a tělo jsou nedělitelné. 10. Každý máme všechny zdroje, které potřebujeme. Stačí jen vědět, že je máme, a vědět, jak je využít. 11. Není neúspěch, je jen poučení. Nejsou chyby - jsou jen výsledky. Neexistuje omyl, je to jen zkušenost a každá zkušenost je neopakovatelná možnost poučit se. 12. Co jeden člověk dokázal, to se mohou druzí naučit. Neurologický základ máme stejný. Pokud to ještě nikdo nedokázal, potom budu já první. Klíčovou metodou NLP je modelování. Je to hledání rozdílů, které způsobují rozdíl. Zjisti, co funguje, a potom to dělej!!! Přesvědčení Naše přesvědčení funguje jako filtr a NLP nabízí jen jiný způsob, jak přemýšlet o nás a o světě - je tedy také filtrem. 146 Neurolingvistícké programování Neuroling vistické programo vá ni 147 I NLP si nedělá nárok na objektivní pravdivost. Je ío model, a existuje proto, aby byl užitečný. Změnou filtrů můžeme změnit svůj svět. Filtry NLP - rámce chování ( způsob přemýšlení o našem chování) 71 Orientace směrem k cíli spíše než na problém 7i „Jak" spíše než „proč" ti Zpětná vazba spíše než selhání 7i Možnosti spíše než nutnosti 7i Zvědavost a fascinace spíše než předpoklady Orientace na problém - rámec obviněni. Proč se mi to stalo? Čije to vina, kdo za to může? - takové otázky nevedou k užitku, zůstávají po nich nepříjemné pocity. Orientace k požadovanému cíli znamená zjišťovat, co chci, jaké k tomu mám zdroje a využít je k tomu, aby mne k cíli posunuly. „Jak" spíše než „proč" - otázka „jak" pomáhá porozumět struktuře problému, „proč" obvykle přináší spíše soudu a důvody, aniž by došlo ke změně. Zpětná vazba (ZV) proti selhání. Selhání, chyby neexistují, jsou jen výsledky. Výsledky můžeme použít jako korekci. ZV, která nám pomáhá udržet cíl v zorném poli. Selhání je slepá ulička. Dvě siova. dva odlišné způsoby myšlení. Myslíme ve slovech. Možnosti spíše než nutnosti. Jde o posun pozornosti k tomu, co jde, jaké volby jsou k dispozici od překážek a omezení. Zvědavost a fascinace místo předpokladů - děti se učí nádherně rychle, jsou zvídavé, nevědí a přitom vědí, že nevědí - takže se zeptají. V určitém období také všichni věděli, že země je placka a že nic těžšího než vzduch nemůže létat. Více o NLP najdete: Ivan Kupka. Zdravá sebedůvěra pro samouky. Internetový Inzine. lan Mc Dermoít-Joseph O'Connor. Neurolingvistické programováni v manažerské praxi. Praha, Management Press. 1999. Joseph O'Connor-John Seymour. Úvod do NLP. Praha, Institut pro NLP, 1998. 148 Neurolingvistické programováni Co možná nevíte o mimoslovní komunikaci Víte, že 7i Úsměv se objevuje už ve čtvrtém týdnu našeho života a je to vrozená reakce, kterou mají i slepé děti? 7i Havajané mají velmi zvláštni místní pozdrav, při kterém se malíček a palec zvednuté ruky drží směrem nahoru a ostatní prsty jsou ohnuté, a takto drženou rukou vám pokynou. Je to mimoslovní verze pozdravu „aloha" a jeho původ je odvozen od španělských námořníků a přistěhovalců, kteří kdysi pili z malých kožených lahví, které si drželi u úst tak, že jim proud kapaliny vtékal přímo do otevřených úst. Dodnes Španělovo gesto ..pojďte se napit" vypadá tak. že se vystrčený palec a malíček namíří do otevřených rtů. Havajané přátelské pozváni k napiti pochopili i jako přátelský pozdrav a zkombinovali španělské pijácké gesto s pokýváním rukou dopředu a dozadu. ti Severoevropané kynou rukou opačně než Jihoevropané? 7i Špatný lhář se trochu kroutí, protože podvědomě by chtěl být už někde docela jinde? 7i Čím dále jdeme od hlavy směrem k nohám, tím hůře ovládáme své pohyby a gesta a další mimoslovní projevy? 7i Že antický řečník nejen pečlivě zvažoval svá slova a argumenty, ale i svá gesta? 7i Mimoslovní komunikace je z velké části srozumitelná všude na světě? 7i Když si ženy líčí obličej, dělaji to proto, aby jejích oči byly větší, přitažlivější podobně jako oči malého ditěte? 71 Bychom nikdy neměli používat direktivní ukazováček, ale spíše ukazovat celou dlaní? 7i Tzv. Makatonský slovník - speciálně upravená znaková řeč, obsahuje 350 jednoduchých znaků a je určena pro mentálně postižené? 7i Znaková řeč pro neslyšící se v souladu s doporučením UNESCO uznává za hlavní - mateřský jazyk a mluvená řeč za jazyk druhý? Mimoslovní komunikace 149 i ! 7i V USA se při pozdravu mává celou paží. zatimco ve velké částí Evropy to znamená ne? 7i Sevřená pěst se vztyčeným ukazovákem a malíčkem je v Texasu signálem pozitivní podpory (symbolizuje texaského býka), zatímco v Itálií je to gesto pro paroháče? 7i Mimikou dokážeme vyjádřit nejméně osm emocí: štěstí, překvapení, strach, hněv, smutek, odpor, opovržení a zájem podle dalších odborníků ještě i úžas a rozhodnost? ti V japonské kultuře není vhodné, aby se ženy na veřejnosti příliš usmívaly, a proto Japonky úsměvy potlačují a někdy si smějící se ústa zakrývají dlaněmi? 7i Lidé stejného společenského postaveni udržují menší vzájemný odstup než lidé nestejného postavení? 7i Zeny u sebe stojí blíže než muži? ti V Číně je červená barva znakem prosperity, ve Francii a Velké Británii symbolem mužností, ale v Japonsku symbolem nebezpečí a hněvu? 7i Že malé děti jsou schopny podle čichu rozeznat trička svých sourozenců? Ti Při prvním setkání na Středním východě může být dárek považován za úplatek? Ti Číňané nemají ve zvyku otevírat dárek před dárcem, protože nože a nůžky symbolizují přerušení vztahů? Malé nahlédnutí do hlasové dílny Rétorické rozcvičky a antistresová opatření před vystoupením. Rétorické rozcvičky najdete ve dvou verzích: mini rozcvička, kterou zvládnete během 3-5 minut a standardní, pravidelná důkladnější rozcvička. Antistresová a pro-titrémová opatření jsou zaměřena na akutni situaci, kdy přes všechnu přípravu na nás tréma přece jen dolehne a my potřebujeme „první pomoc". Minivcrze rétorické rozcvičky 1. Rozdýchat sc pro posazení hlasu. Nejprve do břicha, ramena se nehýbou a pracujeme se sloupcem vzduchu nad bránicí. Nádech nosem, výdech ústy. Podruhé celkové prodýchání - nejen břicho, ale i hrudník až ke klíčním kostem - opakujeme alespoň třikrát až pětkrát. 2. Artikulační cvičení na rozmluvení, intonaci a posazeni hlasu - artikulaci - i intonaci záměrně přeháníme - je to cvičení a vyberte si z následujících variant: a) pomalu po slabikách a přehnanou artikulaci si přečteme článek v novinách nebo jiný text b) vybereme si některý z následujících minitextů a záměrně intonačně í artikulač-ně pečlivě vyslovujeme jako překvapení, pohoršení, pohádku na dobrou noc. šeptané tajemství ... • Kudy? Tudy! • Mezi domama má má máma malou zahrádku. • Loutnou pouhou hrou. • Koiouch. kohout s mouchou mnohou, s hloupou chloubou houpou nohou. PIovou dlouhou strouhou ouzkou, chroupou oukrop s pouhou houskou. • Můj dům je tvůj dům. • Jednou dolů, jednou nahoru. • Já fárám dolů do dolů a dolujú rudu. 3. Několik jazykolamů • Zaželezilo-li se to železo, nebo nezaželezilo-li se to železo. • Pštros s pštrosici a pštrosáčaty šli pštrosí ulici. • Rozprostovlasatila se dcera krále Nabuchodonozora nebo nerozprostovlasatila se'? • Desetkrát si řekněte „Drbu vrbu", a pokud se podařilo, máte rozhýbaná mluvi-dla a s nádechem, vzpřímeným postojem, sklenkou vody po ruce a případnými deskami s poznámkami můžete vykročit před své posluchače. 150 Mimoslovní komunikace Malé nahlédnutí do hlasové dílny 151 Doporučená literatura ARGYLE, M.: Bodily Communication. London, Methuen, 1975. ARISTOTELES: Poetika. Rétorika. Politika. Bratislava, 19S0. AUSTIN, J.L.: Hov-' to Do Things with Words. Cambridge. M. Harvard University Press. 1975. BEČKA, J.V.: Základy kompozice jazykového projevu. Praha. SPN, 1960. BEČKA. J.V.: Slovník synonym a rrazeologismú. Praha, Novinář. 1979. BOOHER, D,: Komunikujte s jistotou. Vice než 1000 rad a návodů jak dosáhnout co nejlepšiho účinku při jednání s lidmi. Praha, Computes Press, 1999. BRADBURY.A.: Jak úspěšně prezentovat a přesvědčit, Praha. Computer Press. Praha. 2001. CARNEGIE. D.: Jak získávat přátele a působit na lidi. Praha, Talpress. 1992. CARNEGIE. D.: Jak mluvit a působit na druhé při obchodním jednáni. Praha. Talpress. 1994. CICERO. M.T.: O řečníkovi. Praha. 1940. DANES, F.: Intonace a věta ve spisovné češtině. Praha. SPN. 1956. DANES. F. a kol.: O mluveném slově. Praha. SPN. 1954. De VITO, Joseph. A.: Základy mezilidské komunikace. Praha . Grada. 2001. DOHALSKÁ, M. a kol.: Mluvím, mluvíš, mluvíme. Praha. SPN, 19S5. EHRENBORG, J. - MATTOCK. J.: Přesvědčivé vystupováni. 50 originálních námětů jak zapůsobit na posluchače. Praha. Management Press. 1995. E1CHER,).: Making the Message Clear. Portland. Grinder Deloziie and Ass, 1993. FÜRST, M,: Psychologic. Praha, Votobia. 1997. GRUBER. D: Řečnické triky aneb nenechte se ukecat. Ostrava , Repronis, 2001. HARPER. R.G.: Non-verbal Communication. N.York. Wiley. I97S. HILTY. C: Veřejná tajemství řečnického uměni. Praha. Svoboda. 19SS. HALA, B.: Technika mluveného projevu. Praha. SNTL, 195S. 11A LADA. V.: Technika jevištní řeči. Praha. Orbis. 1961. IIAUSENBLAS. J. a kol.: Čeština za školou. Praha, Orbis, 1974 HAVRÁNEK. J. - JEDLIČKA. J.: Česká mluvnice. Praha, Svoboda 19S6 HOLASOVÁ, Z.; Umíte dobře mluvit? Praha. 1992. HOLMAN, J.: Moderní rétorika. Praha. SPN, I9S3. HOSPODÁŘOVA. I.: Prezentace od A do Z. Praha, Expertis. 1997. 1. vvd. HUBÁČEK, J.; Jak mluvit a přednášet. Ostrava, Profil. 19S3. HURSTOVÁ, B.: Encyklopedie komunikačních technik. Praha. Grada, 1994. CHLOUPEK. J. a kol.: Stylistika češtiny. Praha. SPN. 1991. Chvála české řeči, Praha. Čs. spisovatel. I9SS. JIRÁK. J.: Antologie komentovaných textu i dějin rétorické praxe. Praha. Universita Karlova 19S9 JURÁNEK. F.X.: Dobrý- řečník. Praha, 1946. JUST. V.: Slovník tloskuli. Malá encyklopedie polistopadového newspeaku: klišé, sloganv, hamvrkv. tikv partiové metafory, slovní smogy. Praha. Academia, 2003. KELLEY.T.: Nenavlékejtc hrochovi ponožky a další pravidla byznysu. Praha. Management Press. 2002. KHAN-PANNI. P.: Mluvte k věci! Brno. £ro Group, 2002. KHELEROVÁ, V.; Komunikační dovednosti manažera. Praha. Grada. 1995. KOHOUT, J.: Rétorika. Uměni mluvit a jednat s lidmi. Praha. Management Press. [995. KOMENSKÝ. J.A.: Naučení o kazatelstvi. In: Dílo J.A.Komenského, Sv,4. Praha. Academia. I9S3. KOŽMÍN. Z.: Uměni stylu. Praha. Český spisovatel. 1967. KOŽNAR. J.: Skupinová dynamika. Praha. Universita Karlo\a. I*'2. KŘIVOHLAVÝ, J.: Jak si navzájem lépe porozumíme. Praha. Svobodu. KŘIVOHLAVÝ. J.: Neverbální komunikace. Praha. SPN. 19KS. KŘIYOHLAVÝ. J.; Povídej, naslouchám. Praha. Návrat. IWJ, KŘIVOHLAVÝ. J.: Tajemství úspěšného jednání. Praha. Grada. iwj. KŘIYOIILAVS'. J.: .l-jk si navzájem lépe porozumíme. Praha. Svoboda. iw.s. 235 «. KL'BÁT. V.: Základní otázky rétoriky. Brno. Svoboda. 19NS. LANGER, A.: Úspěch veřejné promluvy Kapitoly i rétoriky. Praha. Fortuna, ]oo;,. Let's Talk.An Introduction to Inlcrpersonal Communication. t!lcfivicvv.I977. LEVI. V.: Umění jednat s lidmi. Praha, Mladá fronta. I9.N5. M.ALCOLM. ?.: Improving Your Communication Skill>. London. Kogen P.tge. |9v)(i. MANDEL S.: Jak úspěšně vystupovat. Osvědčené techniky ke zvýšeni vaši sebejistoty a schopnosti motivovat, přesvědčovat. Praha. Lindo. 1994. MAŠKA. E.: Řečnictví. Praha, 1956. MATHESIUS, V,: Řeč a sloh. Praha. Československý spisovatel. 1966. MĽCHUROYÁ. A.: Jak dobře a úspěšně jednat. Praha. Magnet Press. 1992. MISTRÍK. J.: Rétorika. Bratislava. Allá. WS. MORRIS, D.: Lidský živočich. Osobni pohled na lidsky druh. Praha, Knižni klub. 1997. NÓLLKE. C: Uměni prezentace. Jak přesvědčivé, srozumitelně a působivě prezentovat. Praha. Grada. 2(104. 162 Doporučené literatura Doporučené literatura 1 S3 PAPIRNiK, F.: O umění řečnickém. Praha, Unie, 1914, PARRY, J,: The Psychology of Human Communication. London. London University Press, 1967. 24S s. PEASE, A.: Řci těla. Citanic a použivanie gest. Bratislava, Erudis, 1993. PLÁŇAVA. L: Jak (to) spo!u mluvíme. Psychologie dorozumívání i nedorozumění. Brno, Masarykova Universita. 1992. POKORNÝ. J.: Psychologie pro každý den. Brno. CERM, 1994. QUNTILIANUS, M.F.: Základy rétoriky. Praha, Odeon, 1985. ROMPORTL. M.: K tónovému průběhu v mluvené češtině. Praha, 1948. STEVENS, Michael: Improving Your Prescntation Skills. London. Kogen Page 1989, 125 s. 100 přísloví nikoho neumofi. Praha, Lidové nakladatelství, 1987. SWETS, P.W.: The Art oFTalking so that Peoplc Will Listen. London, Prcntice Hall, 1983. THICH, E.: Řeč lidského téla prozradí vic, než tisíc slov. Bratislava, Plasma Service, 1993. THOMSON, Peter: Tajemství komunikace. Bmo, Alman. 2001. TUŠL, J. a kol.: Řečnické umění. Plzeň, KKS, 1938. TOMAN, J.: Jak dobře mluvit. Praha, Svoboda, 1981. Tribuni výmluvnosti. Gorgias, Démosthenés, Cicero. Praha, Odeon. 1974. VÁVRA.V.: Mluvíme beze slov. Praha, Panorama, 1990. VRCHOTOVÁ. J.: O kultuře mluveného projevu. Praha, I9S3. WAGE. J.L.: Řeč těla jako účinný nástroj prodeje. Praha. Management Press, 1997. www.whatis.com výkladový online slovník pojmů používaných v informačních technologiích 164 Doporučená literatura