Creative Information Work    Module 5 Time management 
 
Time management 
 
Dear students,  
we  mentioned  the  issue  of  time  management  in  the  second  module  devoted  to 
information hygiene. As this is a current and useful topic not only for university students, 
we have decided to devote an entire module to it. With regard to the fact that the topic 
falls  more  within  the  category  of  soft  skills  and  its  e‐learning  teaching  is  thus  slightly 
“complicated”,  we  will  give  you  rather  practical  advice  and  recommendations.  The 
material will also briefly mention the issue of procrastination. The module objective is not 
for  you  to  start  applying  all  rules  immediately;  you  should  rather  think  about  them, 
choose one which suits you best, and start using it step by step. 
 
Key concepts 
Time  management  ‐  a  set  of  general  recommendations,  instructions  and  tools  for  an 
effective organization of your time with the purpose of its more effective use 
Procrastination  ‐  a  pathologic  postponement  of  tasks  and  decisions  accompanied  by 
unpleasant feelings, most often anxiety. 
 
 
Contents 
 
1 What can we imagine under the concept of time management? 
2 Priorities and objectives 
2.1 The Pareto principle 
2.2 The Eisenhower principle 
3 Time planning 
3.1 Planning tools 
4 And what about procrastination?  
4.1 How to fight procrastination? 
- 1 -
Creative Information Work    Module 5 Time management 
1 What can we imagine under the concept of time management? 
Time management may be viewed from several angles although 
we usually end up with its traditional perception in the form of 
effective time planning. The objective of this material is to show 
you  that  this  discipline  includes  far  broader  connections.  Time 
management is actually a paradoxical phrase. Time flows by and 
we can hardly manage it. Therefore, the phrase rather means its 
effective  use.  In  the  most  general  terms  we  can  say  that  time 
management  tries  to  give  time  (equal  to  all  of  us)  an 
unambiguous sense. 
An  effective  time  management  should  enable  you  to  spend  the 
minimum amount of time solving critical situations, and thus focus 
on the most beneficial things. 
Some sentences from this material may seem mere phrases to you. Who does not want 
to use their time in such a way that they might get the most out of life, though? 
One  of  the  many  mistakes  associated  with  time  management  is  the  idea  that  it  is 
intended  only  for  managers.  Selected  techniques  will  have  the  best  effect  on  busy 
people, that is true; however, anyone can use them. All you have to do is determine your 
personal priorities and objectives, and believe that every change (even a change in time 
organization) stems mainly from inside of you, not from your surroundings. 
As you may read in John Caunt’s Time Management – 
Unlike most other sources, time is equally divided among people. 
 Everyone has the same amount of time every day.  
The difference lies in the way we use it and to what degree we try to extend it. 
 
With regard to progress in time management, we may speak of the so‐called generations. 
1. First time management generation ‐ based on the creation of lists of tasks and 
activities which need to be solved. Put simply ‐ my head is clear and I still know 
what to do. 
2. Second time management generation ‐ deadlines are added to the list of tasks ‐ 
the use of diaries and planning systems. It is no longer only WHAT needs to be 
done,  it  is  also  WHEN  it  must  be  done.  Many  of  you  undoubtedly  use  such  a 
system. 
3. Third time management generation ‐ expands the previous two generations and 
adds a new aspect, i.e. HOW to complete these tasks. At this point we can speak 
of  setting  objectives  and  priority  according  to  importance.  This  generation  is 
upgraded with a system of performance control. In the centre of it there is still 
time and tools for its effective management. 
4. Fourth time management generation ‐ it again uses the effective methods of the 
previous  generations,  only  it  adds  the  missing  human  factor.  That  is,  this 
generation  focuses  on  people  and  their  contentment  rather  than  on  time 
management; after all, this contentment will lead to a long‐term effectiveness of 
work. 
- 2 -
Creative Information Work    Module 5 Time management 
“I don’t have time” is a mere pretext. That I really do not have time for trifles, that is the 
hard truth! 
 
2 Priorities and objectives 
If we look at priorities from the viewpoint of the different time management generations, 
then  the  third  generation  creates  priorities  based  on  objectives,  and  the  fourth 
generation adjusts objectives to priorities. To set a principle is nothing more or less than 
to be able to choose what to prefer. 
David Allen presents an interesting analogy to priorities and objectives in his book Getting 
Things Done. It is a parallel with altitude as used in aviation: 
 above 50,000 feet ‐ life 
 40,000 feet ‐ an idea of the next 3‐5 years 
 30,000 feet ‐ objectives for the next year or two 
 20,000 feet ‐ areas of responsibility 
 10,000 feet ‐ current projects 
 runway ‐ current activities 
 
This parallel, however, only offers a certain general view which should remind you that 
not only your work should be seen from a variety angles, and that all realized activities 
should be in accordance with a “higher altitude”. Let us now have a look at two selected 
methods of setting priorities: the Pareto principle; the Eisenhower principle 
 
2.1 The Pareto principle 
This is a principle widely used not only in time management 
but  in  other  connections  as  well.  Vilfredo  Pareto,  an  Italian 
economist, formulated it at the beginning of the 20th century; 
he  works  with  a  simple  ratio  of  80:20.  Pareto  originally 
claimed  that  80 %  of  wealth  is  controlled  by  20 %  of  people. 
Therefore, this principle was then most frequently applied in 
the  area  of  business  (20 %  of  products  of  a  given  company 
often generates 80 % of profit etc.). 
If  we  should  express  the  Pareto  principle  in  more  general  terms,  we  might  say  that 
important  elements  form  only  a  relatively  small  part  of  the  whole.  In  terms  of  time 
management, this means that 80% of your time brings only 20% of results!  
This sounds rather depressive, though? 
Let us do it the other way round then!  
20% of your time is enough to bring you up to 80% of results.  
 
- 3 -
Creative Information Work    Module 5 Time management 
- 4 -
2.2 The Eisenhower principle 
This  principle  divides  all  activities  into  four  groups  according  to  their  urgency  and 
importance: 
I. Urgent  and  important  ‐  current  problems  or 
pressing matters usually need to be dealt with 
today 
II. Non‐urgent  but  important  ‐  this  category 
contains  for  instance  further  education, 
personal growth, maintaining social relations or 
relaxation. If there are such tasks, they do not 
need  to  be  dealt  with  immediately;  however, 
you should bear them in mind so that they do 
not end up in the previous category one day. 
III. Urgent but unimportant ‐ this category usually 
comprises matters you have to deal with, even 
if  they  distract  you  from  your  tasks.  Among  practical  examples  may  be  certain 
phone calls or answering your mail. 
IV. Non‐urgent  and  unimportant  ‐  some  publications  call  this  group  trash  basket;  it 
contains  trivial  and  unimportant  things.  These  activities are  best  ignored  or  dealt 
with as fast as possible because they will not bring any benefit. 
Scientific  literature  sometimes  states  that  it  is  ideal  to  deal  only  with  activities  falling 
within the first quadrant, and to plan those falling within the second quadrant well but 
not to deal with them. Such a principle would, however, often lead to constant stress and 
hurry, and such people would become mere “fire‐fighters”. 
We  recommend  you  to  devote  as  much  time  as  possible  to  activities  in  the  second 
quadrant.  Activities  in  the  first  quadrant  usually  result  from  activities  in  the  second 
quadrant (provided you solve those, they will not arise at all) or come of their own accord 
‐ mostly unexpectedly, e.g. you get a pressing task from your boss.  
 
3 Time planning 
The basis of every planning is to start from already defined priorities. Always remember 
that an ideal start of planning is writing things down. Do not be afraid to write down even 
minor and possibly negligible tasks. 
Before you start using any planning system (see below), we recommend you to make the 
so‐called time survey, i.e. a description of activities you usually pursue, and whether they 
agree with your priorities. 
Try to follow the activities you pursue every day (all day) for two weeks.  
It is not necessary to write everything down precisely every minute; however, at the end 
of the period you should be able to say to what you devote most time. It is then up to you 
whether you choose the system of daily or weekly planning. 
 
Creative Information Work    Module 5 Time management 
3.1 Planning tools 
The basis of each planning is notes. If you make a list of all items you need to buy before 
every shopping, you are halfway to victory. All you have to do is apply this habit on other 
common situations. 
Making  notes  eliminates  stress  that  you  might  forget 
something,  and  your  subconscious  will  be  free  for  other 
more  important  activities.  As  the  saying  goes,  what  is 
written is given! 
There  is  an  unlimited  number  of  tools  you  can  use  for 
regular planning ‐ from a blank sheet of paper and diaries 
to PC and mobile devices such as smartphones. 
It is only up to you what system suits you most, and it is not possible to recommend one 
most  suitable  system.  Whether  you  decide  for  a  paper  diary  or  a  mobile  phone 
application, remember that your choice should correspond with your needs and, above 
all, your habits. 
In the following chapter we will describe three selected (very frequently used) web tools 
which  are  not  only  multi‐platform  but  also  supported  as  mobile  applications,  which 
means you can use them both on your PC and on your smartphone. There is an unlimited 
number of such tools and you can use even for example Microsoft Outlook, Microsoft 
OneNote, Things on a Mac, or tasks in Gmail. 
If you are interested in this topic, have a look at http://www.gtdtimes.com. 
Perhaps it is not worth it to buy a new super‐powerful mobile phone only because of an 
effective time management; at the same time, a web tool or a mobile application will suit 
people who spend most of their time on the PC. 
 
Examples 
 Doit.im  
 Toodledo.com  
 Rememberthemilk.com  
 Linoit.com  
 
4 And what about procrastination?  
Never put off till tomorrow what you can do today... but the day after tomorrow is a day, 
too. :) 
 
Most  of  us  have  experienced  procrastination  in  our  lives;  some  people  fight against  it 
constantly and there are even those who lose the battle from time to time. In this study 
material we will learn what procrastination is and how to fight it successfully. 
 
- 5 -
Creative Information Work    Module 5 Time management 
What is procrastination, what are its symptoms and who is most often in danger? 
“Procrastination (also sluggishness or loitering) is a pathologic postponement of tasks 
and decisions accompanied by unpleasant feelings, most often anxiety.” 
For the purposes of this material, we will deal, above all, with academic procrastination, 
which we most often feel during our studies in the exam period and while writing papers. 
Procrastination usually has an increasing tendency. “Surveys indicate that the longer a 
student studies at university, the higher their procrastination tendencies are.” 
 
Procrastination is most frequent in the case of students but it might show up in other 
groups as well, e.g. at work or anywhere else while completing deadline tasks. 
 
A procrastinated day usually starts with your reluctance to get 
up; then you spend a long time in the bathroom and even a 
longer  time  having  breakfast.  Then  you  get  to  your  task.  If 
you  work  with  your  computer,  you  check  your  e‐mails, 
Facebook, blogs etc. Then you go to make tea/coffee and get 
to work. You read the instructions and think for a while, and it 
is time for lunch. In case you are productive, you have come 
up  with  the  paper  title.  Then  you  spend  a  long  time  cooking  and  eating.  You  should 
return to your work but first you have to do the washing up after all! In the afternoon 
you return to your work, read the instructions again and reformulate the title. It is time 
for another coffee. By now you are so exhausted that you watch a TV series. One, two, 
three episodes... In the evening you get to your work again and come up with a few 
keywords.  It  is  time  for  dinner  and  the  evening  news,  and  you  do  not  feel  like  doing 
anything.  You  watch  a  movie  and  go  to  bed.  The  following  day  is  similar,  only  your 
apartment  is  more  tidy  and  you  feel  growing  dissatisfaction  over  the  (un)completed 
task. Finally you do write the paper in the last minute but you are far more stressed than 
you need to be. 
 
If  this  fits  to  you  perfectly,  there  is  no  need  to  worry;  many  people  deal  with  this 
problem. “In university population the estimates in developed Western countries speak of 
values  from  20%  over  50%  up  to  unbelievable  90%!”  If  you  do  not  suffer  from 
procrastination, then, you are rather an exception. Now we will discuss a few methods 
hich may help us overcome procrastination successfully. 
ur PC from the Internet, lock the 
w
 
4.1 How to fight procrastination? 
 Focus ‐ get rid of things which distract you, arrange your work environment, do 
not let yourselves be distracted (i.e. disconnect yo
kitchen, take your hamster to a different room...) 
 Be motivated => make your task more pleasant by means of a positive motivation 
(tell yourselves the reason why you want to work on the task, determine a reward 
- 6 -
Creative Information Work    Module 5 Time management 
- 7 -
l 
 a pressing deadline, do not start working thinking that you will 
ing.  Just  choose  carefully  so  that  your  fellow 
n  is  not  a  problem  of  bad  time  management: 
u are simply afraid that your work will not be 
rocrastination (but do not do so instead of writing papers and 
studying!),  test  yourselves  and  enrol  in  an  online  program  of  the  fight  against 
Try to start with an hour of concentrated work every day and gradually form fixed habits. 
 
for its completion, make a list of tasks ‐ and put it where you can see it well ‐ cross 
out completed items, stop looking for excuses why you could not do this and that) 
 Divide your task into several smaller tasks => if you get up and decide you will 
finally start writing your Bachelor’s thesis, you are not likely to do much. If you 
make a list of minor tasks, e.g. I will find 10 sources I could use, I will make the title 
page,  I  will  write  the  introductory  paragraph  etc.,  there  is  a  chance  you  wil
complete such tasks and your work will move on. (And this is when a list of tasks is 
useful because what can be more beautiful than a long list of crossed‐out items?) 
 If you do not have
complete your work today! Or at least write down minor tasks so that you can see 
the progress! 
 Work together with more people => you will force yourselves to study/work more 
easily. If you invite a friend to study with you, you will not feel the need to tidy up, 
be  on  Facebook  or  go  shopp
student/colleague does not procrastinate even more than you. You should pick a 
careful and disciplined person. 
 Try  to  improve  your  “time  management”  =>  set  your  priorities,  do  not  tell 
yourselves that it is not worth to start anything for half an hour, try to use one of 
the  proven  methods  (e.g.  Getting  Things  Done,  the  effort  not  to  break  the 
chain...). This recommendation should be taken with some reserve because some 
specialists  say  that  procrastinatio
“Telling someone who procrastinates to buy a diary is like telling someone with 
chronic depression to cheer up.” 
 Do  not  try  to  be  perfect  =>  problems  with  procrastination  are  said  to  be 
connected with perfectionism ‐ yo
perfect ‐ you are afraid to start in the first place, so you usually submit your papers 
five minutes before the deadline. 
 If nothing helps, enrol in a help centre => at the beginning of 2011, an online help 
centre  for  students  fighting  against  procrastination  and  Internet  addiction  was 
founded  (http://poradna.adiktologie.cz/).  There  you  can  read  much  interesting 
information on p
procrastination.