ERMS - eSSL Co je to spisová služba •životní cyklus dokumentů zahrnující příjem, označování, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování •formy: olistinná – listinné evidence, doručené/vlastní dokumenty v digitální podobě původce pro účely uchování převádí do listinné formy oelektronická – doručené/vlastní dokumenty v listinné podobě původce zpravidla převádí do „digitální“ formy, digitální/digitalizované dokumenty jsou zpracovávány prostřednictvím elektronického systému spisové služby, v něm jsou evidovány i listinné dokumenty • Veřejnoprávní původci a forma výkonu spisové služby Listinná Listinná/omezeně eSSL •státní podniky •obce (s výjimkou uvedených ve sloupci „Omezeně“ a eSSL) •veřejné výzkumné instituce •školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování •právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky •organizační složky územních samosprávných celků •obce bez pověřeného obecního úřadu, bez stavebního nebo matričního úřadu, městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města, na něž nebyla přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem •organizační složky státu •ozbrojené síly •bezpečnostní sbory •státní příspěvkové organizace •vysoké školy •zdravotní pojišťovny •právnické osoby zřízené zákonem •kraje a hlavní město Praha Povinnosti při uchování digitálních dokumentů •§ 3 odst. 5 archivního zákona •zajištění ověrohodnosti původu dokumentů oneporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti otvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu archivním zákonem opřipojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase •tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií • • Zajištění věrohodnost původu dokumentů •procesní postupy identifikace původu dokumentů ou doručených dokumentů – odesílatel ou vlastních dokumentů – zpracovatel a schvalovatel •ověření elektronických zabezpečovacích prvků ouznávaný elektronický podpis – identifikace podepisující osoby, projev její vůle ouznávaná elektronická značka/pečeť – identifikace označující osoby, integrita dat a správnost původu okvalifikované elektronické časové razítko - existence dat v daném čase • • • Zajištění neporušitelnosti obsahu dokumentů •procesní rovina (koncepce úložiště) onastavení přístupových práv ooprávnění k operacím pro jednotlivé uživatele •technická rovina onapř. elektronická značka, ukládání otisků dokumentů (hashovací funkce) – transakční protokoly o • Zajištění čitelnosti dokumentů •ukládání dokumentů ve výstupních formátech stanovených vyhláškou č. 259/2012 Sb. ostatické textové dokumenty - PDF/A, ISO 19005 ostatické obrazové dokumenty - PNG, ISO/IEC 15948; TIF/TIFF, revize 6 – nekomprimovaný; JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918 odynamické obrazové dokumenty - MPEG-2, ISO/IEC 13818; MPEG-1, ISO/IEC 11172; GIF ozvukové dokumenty - MP2; MP3; PCM odatabáze - XML • • Tvorba a správa metadat dokumentů •dokumenty jsou v eSSL označovány jednoznačným identifikátorem •v eSSL jsou o dokumentu vedeny povinné údaje: o pořadové číslo (základ čísla jednacího), datum doručení/vzniku (zaevidování), údaje o odesílateli/vlastní, údaje o kvantitě – počet listů (listinný dokument), počet listů/svazků příloh (listinný dokument), počet a druh příloh (nelistinný a digitální dokument), stručný obsah, označení organizační jednotky/fyzické osoby, které je dokument přidělen k vyřízení, údaje o vyřízení (způsob vyřízení, identifikace adresáta, údaje o kvantitě odesílaného dokumentu), spisový znak a skartační režim, forma dokumentu, zařazení do výběru archiválií, identifikátor přidělený digitálním archivem • • • Tvorba a správa metadat spisů •spisy jsou v eSSL označovány jednoznačným identifikátorem •v eSSL jsou o spisech vedeny povinné údaje: o stručný obsah, spisová značka , datum založení , datum uzavření, spisový znak, skartační režim, údaje o uložení spisu, (počet uložených listů dokumentů v listinné podobě tvořících spis, popřípadě svazků příloh v listinné podobě dokumentů tvořících spis), informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění, informace o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie, identifikátor, který spisu obsahujícímu dokumenty v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv • • • Údaje prokazující existenci dokumentu v čase •kvalifikované elektronické časové razítko •transakční protokoly osoubor informací o operacích provedených s dokumenty, které je ovlivnily nebo změnily oumožňují rekonstrukci historie a kontrolu provedených operací • • • • eSSL – transakční protokol •eSSL automaticky sleduje prováděné operace s dokumenty, informace o nich ukládá do transakčního protokolu, ve kterém nemůže správce nebo uživatel provádět změny •v protokolu se ukládají údaje oo operacích prováděných s dokumenty oo uživateli, který operaci provádí oo času a datu operace •eSSL denní obsah transakčního protokolu automaticky na konci kalendářního dne uloží jako ztvárnění dokumentu ve formátu PDF/A • • • • • eSSL – vyřazování dokumentů a jejich předávání k trvalému uložení archivu •eSSL umožňuje oexport XML pro skartační řízení (SIP balíčky podle přílohy č. 2 a 3 národního standardu) oimport metadat obsahujících informace o rozhodnutí ve skartačním řízení (XML podle přílohy č. 4) oexport nebo přenos dokumentů a jejich metadat do archivu (SIP balíčky podle přílohy č. 2 a 3 národního standardu) oimport metadat obsahujících informace o uložení archiválií v archivu a zničení jejich replik v eSSL na základě potvrzení přenosu do archivu • • • • • Postup skartačního řízení • •na základě žádosti původce, jejíž přílohu tvoří seznamy vyřazovaných dokumentů •archivář posoudí navrhované dokumenty •na základě rozhodnutí jsou zpracovány definitivní seznamy, které jsou součástí protokolu o skartačním řízení odokumenty S původce zničí ovybrané archiválie původce předá do příslušného archivu (o předání vyhotoví archivář záznam) • • • • Seznamy vyřazovaných dokumentů z eSSL • • • • • • •A to je vše. • •