Digitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb Plán 1. části kurzu digitálního archivnictví •28. 2. 2017 - legislativní východiska pro digitální archivnictví •7. 3. 2017 (9:00-11:00) - KÚ JmK– výkon spisové služby v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby - praxe na úřadě •14. 3. 2017 (8:30-10:00) - MZA– práce se systémem GINIS - tvorba a popis dokumentů v elektronickém systému spisové služby •28. 3. 2017 (8:30-10:00) – MZA – práce se systémem GINIS – ukládání dokumentů a příprava skartačního řízení • Legislativní východiska digitálního archivnictví •1. Elektronická komunikace (eGovernment) •Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi, v platném znění •Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, v platném znění •Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění • • Legislativní východiska digitálního archivnictví •2. Náležitosti digitálních dokumentů a systémů, ve kterých jsou zpracovávány •Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění •Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce •Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění •Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb (Věstník MV, částka 64/2012) • Digitální vs. digitalizované •Digitální dokument - dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v digitální podobě. •Digitalizovaný dokument - výstup převodu dokumentu v analogové podobě do podoby digitální způsobem zajišťujícím shodu mezi oběma dokumenty a jejich věrohodnost, aniž by integrita vzniklého dokumentu byla garantována zvláštními technologickými prostředky. •Analogový dokument - dokument vytvořený a pevně spojený s papírovým nebo jiným hmotným nosičem. • Původci a jejich povinnosti •Veřejnoprávní původci • •§ 3 odst. 1 archivního zákona •povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií • •povinnost výkonu spisové služby •Soukromoprávní původci • •§ 3 odst. 2 archivního zákona •povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií za podmínek stanovených archivním zákonem Co je to spisová služba •životní cyklus dokumentů zahrnující příjem, označování, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování •formy: •listinná – listinné evidence, doručené/vlastní dokumenty v digitální podobě původce pro účely uchování převádí do listinné formy •elektronická – doručené/vlastní dokumenty v listinné podobě původce zpravidla převádí do „digitální“ formy, digitální/digitalizované dokumenty jsou zpracovávány prostřednictvím elektronického systému spisové služby, v něm jsou evidovány i listinné dokumenty • Veřejnoprávní původci a výkon spisové služby Plný rozsah Omezeně V ERMS •§ 3 odst. 1 s výjimkou původců uvedených ve sloupci „Omezeně“ •§ 3 odst. 1 písm. g), h), j) •obce bez pověřeného obecního úřadu, bez stavebního nebo matričního úřadu, městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města, na něž nebyla přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem •organizační složky státu •ozbrojené síly •bezpečnostní sbory •státní příspěvkové organizace •vysoké školy •zdravotní pojišťovny •právnické osoby zřízené zákonem •kraje a hlavní město Praha Společná povinnost původců při uchování digitálních dokumentů •§ 3 odst. 5 archivního zákona •v případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění •věrohodnosti původu dokumentů •neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti •tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu archivním zákonem •připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase •tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií • • Zajištění věrohodnost původu dokumentů •procesní postupy identifikace původu dokumentů •u doručených dokumentů – odesílatel •u vlastních dokumentů – zpracovatel a schvalovatel •ověření elektronických zabezpečovacích prvků •uznávaný elektronický podpis – identifikace podepisující osoby, projev její vůle •uznávaná elektronická značka/pečeť – identifikace označující osoby, integrita dat a správnost původu •kvalifikované elektronické časové razítko - existence dat v daném čase • • • Zajištění neporušitelnosti obsahu dokumentů •procesní rovina (koncepce úložiště) •nastavení přístupových práv •oprávnění k operacím pro jednotlivé uživatele •technická rovina •např. elektronická značka, ukládání otisků dokumentů (hashovací funkce) – transakční protokoly • • Zajištění čitelnosti dokumentů •ukládání dokumentů ve výstupních formátech stanovených vyhláškou č. 259/2012 Sb. •statické textové dokumenty - PDF/A, ISO 19005 •statické obrazové dokumenty - PNG, ISO/IEC 15948; TIF/TIFF, revize 6 – nekomprimovaný; JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918 •dynamické obrazové dokumenty - MPEG-2, ISO/IEC 13818; MPEG-1, ISO/IEC 11172; GIF •zvukové dokumenty - MP2; MP3; PCM •databáze - XML •u dalších dokumentů zajištění průběžné migrace za pomoci změny datového formátu dle § 69a archivního zákona • • Tvorba a správa metadat dokumentů •popisné údaje dokumentu •datum doručení/vzniku •jednoznačný identifikátor, evidenční číslo •odesílatel u doručených dokumentů, zpracovatel/schvalovatel vlastního dokumentu •obsah •kvantitativní údaje – počet listů/příloh •spisový znak a skartační režim • • • Údaje prokazující existenci dokumentu v čase •kvalifikované elektronické časové razítko •transakční protokoly •soubor informací o operacích provedených s dokumenty, které je ovlivnily nebo změnily •umožňují rekonstrukci historie a kontrolu provedených operací • • • • Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb •vychází z evropské specifikace MoReq2 (Model Requirements for the management of electronic records) •popisuje příjem dokumentů, označování a evidenci dokumentů, vyhledávání, odesílání a zobrazování dokumentů, ukládání dokumentů, vyřazování dokumentů a výběr archiválií, dokumentaci životního cyklu elektronického systému spisové služby, spisový a skartační plán, transakční protokol, správcovské funkce a metadata •je závazný i pro samostatné evidence dokumentů, pokud jsou vedeny v elektronické podobě • • • ERMS – jeho funkce •specializovaný systém na podporu příjmu, evidence, zpracování, oběhu a ukládání dokumentů v klasické „listinné" podobě a také v podobě elektronické (e-podatelna, datová schránka) •podstatou práce uživatele v systému je práce s virtuálním pracovním "stolem", na který "přicházejí" dokumenty přidělené uživateli ke zpracování •systém zajišťuje oběh dokumentů mezi jednotlivými pracovními stoly - o všech krocích zpracování dokumentu se vedou záznamy v historii, takže je možno zpětně určit kdo, kdy a jak s dokumentem pracoval • • • • • ERMS – jeho funkce •systém podporuje osobní zodpovědnost za zpracování – v historii se zaznamenává nejen funkční místo, které činnost provedlo, ale i jméno konkrétního uživatele •činnosti v systému obsažené kopírují klasické postupy s listinnými dokumenty •příklady ERMS: GINIS, eSpis, ATHENA, WISPI, VERA, GEOVAP, KEO, TRIADA, OPÁL • • • • • ERMS – příjem dokumentů •ERMS umožňuje přijímat a odesílat datové zprávy prostřednictvím ISDS (informační systém datových schránek) •ERMS automaticky zajistí stažení a uložení informace o dodání/doručení datové zprávy •ERMS podporuje automatickou podporu při příjmu příchozích a odchozích e-mailových zpráv do ERMS vč. příloh s automatickým vyjmutím těchto metadat: •datum a čas odeslání e-mailu, adresát, předmět, odesílatel e-mailu, připojený podpis, značka, razítko – poskytovatel certifikačních služeb • • • ERMS – příjem dokumentů •pokud je přijat dokument složený z několika komponent, ERMS přijme všechny jeho komponenty •ERMS obsahuje nebo je konfigurován ke spolupráci s počítačovými programy zajišťujícími bezpečnost systému •u doručené datové zprávy se zjišťuje, zda je podepsána nebo označena elektronickou značkou/pečetí a časovým razítkem, tyto údaje ověřuje – záznam o ověření je součásti záznamu o přijatém dokumentu v ERMS • • • ERMS – evidence dokumentů •dokumenty jsou v ERMS označovány jednoznačným identifikátorem •v ERMS jsou o dokumenty vedeny povinné údaje (metadata) •pořadové číslo dokumentu, datum doručení/vzniku dokumentu, údaje o odesílateli, identifikace dokumentu z evidence odesílatele, údaje o kvantitě dokumentu, stručný obsah, označení organizační jednotky/fyzické osoby, které je dokument přidělen k vyřízení, údaje o vyřízení dokumentu, spisový znak a skartační režim, forma dokumentu, zařazení do výběru archiválií, identifikátor přidělený digitálním archivem • • • ERMS – rozdělování a oběh dokumentů •ERMS umožňuje sledovat veškeré úkony s dokumenty a změny jejich přidělení •ERMS zaznamenává historii všech provedených úkonů • • • ERMS – vyřizování a uzavírání dokumentů/spisů •ERMS umí ztvárnit odesílaný dokument do výstupního datového formátu •ERMS umí připojit k dokumentu autentizační prvky •ERMS umí spojit dokumenty do spisu, který umí znázornit a exportovat ve formátu XML •v ERMS jsou o spisech vedeny povinné údaje •jednoznačný identifikátor, stručný obsah, spisová značka spisu, datum založení/uzavření spisu, spisový znak a skartační režim, údaje o uložení spisu, zda obsahuje dokumenty v digitální nebo analogové podobě, fyzické umístění, informace o výběru archiválií • • • ERMS – vyřizování a uzavírání dokumentů/spisů •ERMS umožňuje vést typové spisy •ERMS umožňuje přidělit dokumentu/spisu odpovídající spisový znak a skartační režim podle platného spisového a skartačního plánu •nejpozději při vyřízení •uzavřením spisu jsou současně vyřízeny všechny vložené dokumenty, které současně po spisu dědí spisový znak •skartační režim spisu se řídí nejzávažnějším skartačním znakem v pořadí A-V-S •nejpozději při vyřízení jsou dokumenty převedeny do výstupních datových formátů • • • • ERMS – zálohování, obnova •ERMS pravidelně zálohuje nebo umožňuje zálohování dokumentů a metadat tak, aby byly neprodleně obnovitelné v případě jejich ztráty, při poruše systému, nepředvídatelné události nebo narušené bezpečnosti systému •ERMS zajišťuje, že při obnově informací ze zálohy je zachována plná integrita dat, vč. transakčního protokolu • • • • • ERMS – transakční protokol •ERMS automaticky sleduje prováděné operace s dokumenty, informace o nich ukládá do transakčního protokolu, ve kterém nemůže správce nebo uživatel provádět změny •v protokolu se ukládají údaje •o operacích prováděných s dokumenty •o uživateli, který operaci provádí •o času a datu operace •ERMS denní obsah transakčního protokolu automaticky na konci kalendářního dne uloží jako ztvárnění dokumentu ve formátu PDF/A • • • • • ERMS – vyřazování dokumentů a jejich předávání k trvalému uložení archivu •ERMS umožňuje •export XML pro skartační řízení (SIP balíčky podle přílohy č. 2 a 3 národního standardu) •import metadat obsahujících informace o rozhodnutí ve skartačním řízení (XML podle přílohy č. 4) •export nebo přenos dokumentů a jejich metadat do archivu (SIP balíčky podle přílohy č. 2 a 3 národního standardu) •import metadat obsahujících informace o uložení archiválií v archivu a zničení jejich replik v ERMS na základě potvrzení přenosu do archivu • • • • • • •A to je vše. • •