Práce s dokumenty
v ERMS (GINIS)


SYSTÉM GINIS – k čemu slouží
•specializovaný systém na podporu příjmu, evidence, zpracování, oběhu a ukládání dokumentů v
klasické „listinné" podobě a také v podobě elektronické (elektronická adresa podatelny, datová
schránka)
•podstatou práce uživatele v systému je práce s virtuálním pracovním "stolem", na který
"přicházejí" dokumenty přidělené uživateli ke zpracování - činnosti v systému obsažené kopírují
klasické postupy s listinnými dokumenty
•systém zajišťuje oběh dokumentů mezi jednotlivými pracovními stoly - o všech krocích zpracování
dokumentu se vedou záznamy v historii, takže je možno zpětně určit kdo, kdy a jak s dokumentem
pracoval

Dokument a jeho formy
•každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či
digitální1/, která byla původcem vytvořena nebo byla původci doručena2/
•1/ forma dokumentu:
o analogová  - listinná
o digitální
•2/ podání:
o doručený dokument
o vlastní dokument
•

Co dělají s digitálními dokumenty původci, kteří ERMS nemají?
•dokumenty převedou do listinné podoby (vytisknou) a:
oopatří je autorizovanou ověřovací doložkou z CzechPointu – autorizovaná konverze
§ právní účinek originálu, lze je využít pro jednání s jinými subjekty
oopatří je doložkou podle archivního zákona
§ právní účinek ověřené kopie,  lze využít pro vlastní potřebu
•listinné výstupy označí podacím razítkem a zaevidují je do příslušné evidenční pomůcky (základní
evidenční pomůckou je podací deník)
•digitální vstup uchovají alespoň po dobu 3 let

Životní cyklus dokumentu
•příjem a evidence podání (v ERMS a podacím deníku tzv. číslo jednací)
•zpracování doručených a vlastních dokumentů
•tvorba spisů
•vypravení dokumentů
•vyřizování dokumentů, uzavírání spisů
•uložení vyřízených dokumentů/ uzavřených spisů – spisovna
•skartace/trvalé uložení (archiv)

ŽIVOTNÍ CYKLUS DOKUMENTU a role v systému GINIS
Role v GINIS (modul)
Popis činností
Podatelna (POD)
příjem, označování a evidence doručených dokumentů, přidělení na USU
Referent (USU)
běžná činnost s dokumenty a spisy – evidence, oběh, vyřizování, tisk, ……
Výpravna (VYP)
vypravení dokumentů externím subjektům
Spisovna (SPI)
ukládání, zapůjčování, vyřazování dokumentů a spisů

Objekty (entity) v systému GINIS
•
•
•
Symbol
Název objektu
Doručený dokument – analogový, datová zpráva, e-mail
Vlastní dokument
Elektronický obraz dokumentu – nepodepsaný, podepsaný s časovým razítkem
Spis – analogový, digitální, hybridní
Dokument zařazený do spisu
Ukládací jednotka - balík

•
•A to je vše.