Bibliografický záznam se skládá z

• Popisných údajů
• Selekčních údajů
• Obsahové charakteristiky

Popisné údaje vytváří více méně adekvátní obraz dokumentů na základě vystižení atributů popisovaného dokumentu (tedy entit 1) pomocí údajů.  Zásadou je, že se přebírají údaje tak, jak jsou zapsány v dokumentu. Selekční údaje slouží k vyhledávání dokumentu podle různých kritérií, jsou pomocí nich zohledněny vztahy entit 1 mezi sebou a jejich vztahy k entitám 2 a 3. Obsahová charakteristika vystihuje obsah dokumentu, týká se tedy entity dílo.