Slezská univerzita v Opavě
Filozoficko-přírodovědecká fakulta
Ústav bohemistiky a knihovnictví
Implementace databáze KAIZEN do firemního IS
zápočtová práce předmětu Teoretické základy informačních systémů
Vypracovala: Pomothyová Marta
Číslo studenta: F100379
e-mail: marta.p68@seznam.cz
Obor: Informační studia a knihovnictví B7201(kombinované) druhý ročník
Anotace
Záměrem projektu je návrh databáze nápadů KAIZEN podávaných pracovníky firmy za
účelem zlepšení firemních procesů a její implementace do firemního IS v prostředí firmy
s více organizačními jednotkami v různých lokacích.
Obsah
I. Předprojektová fáze....................................................................................................................4
1. Koncepce ................................................................................................................................4
1.1. Cíle......................................................................................................................................4
1.2. Analýza výchozího stavu ......................................................................................................4
1.3. Rozbor vývojových trendů ...................................................................................................5
1.4. Koncepce systému...............................................................................................................6
1.4.1. Vstupy: ........................................................................................................................6
1.4.2. Výstupy:.......................................................................................................................6
1.4.3. Funkce:........................................................................................................................7
1.4.4. Architektura systému:..................................................................................................9
1.4.5. Zabezpečení systému.................................................................................................10
Uživatel.....................................................................................................................................11
Autor nápadu............................................................................................................................11
Manažer kvality ........................................................................................................................11
Garant odbornosti.....................................................................................................................11
Odborný pracovník....................................................................................................................12
Administrátor............................................................................................................................12
1.4.6. Komentář k technické proveditelnosti........................................................................12
1.4.7. Požadované dokumenty.............................................................................................13
1.4.8. Finanční náklady pro realizaci ....................................................................................13
1.4.9. Časový harmonogram postupu ..................................................................................13
1.4.10. Personální kritéria......................................................................................................14
1.5. Podmínky realizace koncepce ............................................................................................14
1.6. Harmonogram postupu .....................................................................................................14
1.7. Odpovědnosti za naplnění koncepce..................................................................................14
2. Propagace řešení systému.....................................................................................................15
II. Projektový úkol .........................................................................................................................16
3. Osnova projektového úkolu...................................................................................................16
3.1. Úvodní zpráva....................................................................................................................16
3.2. Předpokládané chování systému........................................................................................16
3.3. Vymezení etap výstavby systému ......................................................................................17
3.4. Souhrn nákladů na realizaci projektu .................................................................................18
Použitá literatura ..........................................................................................................................19
I. Předprojektová fáze
1. Koncepce
Návrh databáze nápadů pracovníků firmy v rámci hnutí „KAIZEN“ a předložení analýzy pro
optimální implementaci do stávajícího informačního systému. Připravit podklady pro volbu a
rozhodnutí TOP managementu firmy.
1.1. Cíle
Hlavní cíle
Vytvořit databázový systém, který by efektivně využíval návrhy pracovníků.
Sledovat realizaci návrhů
Podpořit standardizaci na obdobných pracovištích
Zamezit plýtvaní tvůrčího potenciálu – nevymýšlet vymyšlené
Vedlejší cíle
Tvorba reportu pro TOP management
Kontrola stavu realizace
Evidence ekonomických přínosů
1.2. Analýza výchozího stavu
Každá organizační jednotka vede samostatně evidenci podaných nápadů KAIZEN ve vlastním
souboru MS-Excel podle jednoduchých kritérií. Tyto nápady jsou podávané v různých
formách: vyplněné tiskopisy, soubory *.xls(xlsx), maily, telefonní záznam apod. Každý měsíc
manažer kvality vyhodnotí nápady vedené v evidenci a zašle jejich přehled v souboru MSExcel
na centrálu firmy. Přehledy jednotlivých organizačních jednotek jsou dále zpracovány a
sumarizovány do jednoho souboru MS-Excel. Tento soubor slouží jako databáze nápadů a je
přístupný na intranetu firmy pro každého firemního uživatele přihlášeného do intranetu. Tato
„databáze“ několik souborů MS-Excel, každý rok je v samostatném souboru. S „databází“ je
možné pracovat jako s každým souborem MS-Excel, neobsahuje žádné blokace nebo ochranu.
Soubor je tedy možné posílat, kopírovat, tisknout, provádět výběry, úpravy, vyhledávat
pomocí „Ctrl+F“ atd. Ochrana údajů je částečně zajištěna výběrem zveřejněných dat v těchto
přehledech – z původních přehledů z organizačních jednotek jsou ručně odstraněná „citlivá“
data jako údaje o autorovi a přiznané odměně, ekonomické přínosy a podobně. Zájemce o
bližší informace k vybranému KAIZENu musí kontaktovat manažera kvality z příslušné
organizační jednotky.
1.3. Rozbor vývojových trendů
V současné době je ve firmě heterogenní IS, který je vyvíjel dle okamžitých potřeb a
organizační struktury. Množství různých jednoúčelových aplikací často vyvíjených na míru
jednotlivých organizačních jednotek, bylo zaváděním doménového síťového systému a
intranetu sjednocováno a kodifikováno. Dalším krokem bylo zavedení firemního IS SAP.
První nasazený modul byl MM (skladové hospodářství a logistika). Část původních
jednoúčelových síťových aplikací je postupně nahrazována dalšími moduly IS SAP R/3.
Příslušné moduly SAP jsou v přípravné fázi výrazně modifikovány (personifikovány) dle
potřeby firmy.
Přehled modulů:
 FI (Financial Accounting) Finanční účetnictví zaveden
 CO (Controlling) Kontroling zaveden
 AM (Asset Management) Evidence majetku zaveden
 PS (Project system) Plánování dlouhodobých projektů plánován
 WF (Workflow) Řízení oběhu dokumentů
 IS (Industry Solutions) Specifická řešení různých odvětví analyzován
 HR (Human Resources) Řízení lidských zdrojů zaveden
 PM (Plant Maintenance) Údržba plánován
 MM (Materials Management) Skladové hospodářství a logistika zaveden
 QM (Quality Management) Management kvality analyzován
 PP (Production Planning) Plánování výroby zaváděn
 SD (Sales and Distribution) Podpora prodeje zaveden
Cílovým stavem je vytvořit kompaktní firemní IS založen na SAP R/3 (případně upgrade na
novější verzi) pro manažerské a strategické řízení. Pro provozní řízení procesů budou
zachovány stávající aplikace, které nejdou nahradit univerzálním IS. (dispečerské a
bezpečnostní systémy, projekce, servisní systémy apod.)
1.4. Koncepce systému
Databáze Kaizenů bude realizována jako součást modulu QM s propojením na již zavedené
moduly SAP R/3. Podmínkou realizace bude možnost vstupů a výstupů pomocí middleware.
Poznámka: Instalace terminálů SAP je předmětem licence a nákladů na IS. Z tohoto důvodu
jsou terminály instalovány jen pro uživatele pro, jejíž práci je to nezbytně nutné. Navrhovaná
databáze musí být přístupná bez tohoto omezení.
1.4.1. Vstupy:
Terminál SAP instalován na PC – přímé založení Kaizenu, převedení z jiného formátu nebo
dokumentu.
HTML stránka na Intranetu – umožní založit Kaizen z kteréhokoliv PC s přístupem na
Intranet.
E-mail – standardizovaná šablona umožní zaslat Kaizen z kteréhokoliv PC (E-mailový účet na
poštovním serveru bude omezen pouze na komunikaci s firemními nebo registrovanými účty).
Skener – požadavek archivace veškeré písemní dokumentace. (písemný Kaizen, výpočty
bilancí, posudky apod.).
1.4.2. Výstupy:
Terminál SAP instalován na PC – libovolné sestavy dle oprávnění uživatele.
HTML stránka na Intranetu – informativní náhled databáze s omezenými informacemi.
Možnost filtrování dle požadavků uživatele a zaslání žádosti o získání plného přístupu
k vybranému Kaizenu.
E- mail – 1) export dokumentace k jednotlivým Kaizenům,
2) přehledové maily k jednotlivým oblastem (na základě číselníku) konkrétním
pracovníkům dle funkčního schématu
3) informace pro autora o stavu zpracování Kaizenu
4) upozorňující maily pro překročení stanovené lhůty pro jednotlivé kroky
Tiskové sestavy – reportingy dle potřeby pro management
Moduly SAP – provázaní do modulů kontroling, účetnictví, personalistiky a plánování
projektů
1.4.3. Funkce:
Založení Kaizenu
Každý pracovník může podávat zlepšovací návrhy, které mohou být zrealizovány a tím ušetřit
náklady anebo pozitivně ovlivnit procesy ve firmě. Z důvodu zapojení maximálního množství
pracovníků z každé úrovně (včetně počítačových analfabetů) bude zachována možnost podat
Kaizen v libovolné podobě a médiu. V případě nestandardního formátu převede podaný
Kaizen manažer kvality na standardní formát jednotlivě (de facto provede založení místo
autora).
Zaevidování Kaizenu a přidělení čísla
Založený Kaizen bude postoupen manažerovi kvality. Ten zkontroluje všechny vyžadované
údaje (neboje po konzultaci s autorem doplní). Poté přidělí Kaizenu jedinečný identifikátor
v podobě evidenčního čísla (příklad: 2011-001-83-22-3), ve kterém budou dle zvoleného
číselníku zakódovány následující informace:
Rok – údaj generován automaticky
Pořadové číslo – údaj generován automaticky (absolutný v celé firmě)
Organizační jednotka – údaj generován automaticky
Provoz – údaj zadán dle subjektivního posouzení na základě číselníku (konkrétní pracoviště
nebo dílna, proces apod.)
Oblast zlepšení – údaj zadán dle subjektivního posouzení na základě číselníku (bezpečnost,
úspora materiálů, úspora směn apod.)
Posouzení Kaizenu a přidělení čísla
Zaevidovaný Kaizen bude na základě číselníku postoupen příslušnému garantovy odbornosti
dané oblasti nebo procesu. Role tohoto pracovníka je posoudit smysluplnost, přínos a
realizovatelnost Kaizenu. V náročnějších případech pro kompetentní posouzení bude mít
několik možností:
a) Přizvat další odborné pracovníky z organizační jednotky – vytvořit komisi
b) Konzultovat s garanty odbornosti za stejnou oblast z jiných organizačních
jednotek – vytvořit kolegium
c) Konzultace s manažerem kvality
Výsledkem tohoto kroku bude návrh stavu Kaizenu:
1) Přijat
a. K realizaci
i. Návrh vedoucího realizačního týmu
ii. Odhadované náklady a přínosy
b. Převedení Kaizenu do optimalizačního projektu
i. Odhadované náklady a přínosy
c. Bez realizace – zařazení do „zásobníků nápadu“
2) Nepřijat
a. Duplicitní – problematika řešena jiným Kaizenem nebo postupem
b. Zamítnut – Kaizen nemá smysl, náklady přesahují přínosy nebo
odporuje legislativě
Přijetí Kaizenu
Posouzený Kaizen bude zpětně vrácen manažerovi kvality, který obvykle akceptuje návrh
garanta odbornosti (v odůvodněných případech se nemusí řídit tímto návrhem)
V případě
1) a; b; c; – je do ostatních modulů SAP generován pokyn pro vyplacení motivační
odměny autorovi
1) a – jmenuje vedoucího realizačního týmu a postupuje mu přijatý Kaizen
1) b – je generován návrh managementu firmy (nebo organizační jednotky) a
dokumentace na založení nového optimalizačního projektu a převedení do
modulu „plánování dlouhodobých projektů“
2) a; b; – je generován mail autorovi se stručným odůvodněním zamítnutí (hodnocení
garanta odbornosti) a poděkováním manažera kvality za aktivitu a snahu
pomoc firmě.
Realizace Kaizenu
Přijatý Kaizen k realizaci bude postoupen vedoucímu realizačního týmu. Ten navrhuje
(implicitně nastavené termíny jsou automaticky schváleny – delší termíny vyžadují schválení
manažera kvality) termíny zahájení a ukončení realizace, jmenuje realizační tým. (Další
funkce mimo IS: vyjednává se zodpovědnými manažery podmínky realizace, potřebné finance
a pracovníky. Nese zodpovědnost za průběh realizace).
Po ukončení realizace provede finanční bilanci (výpočet nákladů a přínosu – autorizován
manažerem příslušného procesu nebo pracoviště) a předloží návrh odměny pro realizační tým
a jejího rozdělení.
Ukončení Kaizenu
Manažer kvality po kontrole dokumentace, odsouhlasení realizace a finanční bilance
zodpovědným manažerem, posune Kaizen do stavu zrealizován. Dle přijatých pravidel je
generován pokyn do ostatních modulů pro vyplacení odměny za realizaci pro realizační tým a
autora Kaizenu.
Prohlížení databáze
Do intranetového přehledu jsou zařazené všechny přijaté nápady v jakémkoliv stádiu
realizace. Veřejně dostupné budou pouze následující informace:
Číslo Kaizenu
Název
Anotace
Pracoviště
Oblast
Stav Kaizenu
Zájemce o bližší informace musí požádat manažera kvality o zpřístupnění podrobné
dokumentace Kaizenu. Po schválení tohoto požadavku je zájemci umožněn přístup ke
Kaizenu prostřednictvím SAPu nebo zasláním informací pomocí generovaného mailu.
Oborové přehledy
Na základě číselníků budou zodpovědným řídícím a odborným pracovníkům (rovněž
garantům odborností a členům odborných komisí) všech organizačních jednotek automaticky
zpřístupněné všechny Kaizeny (z celé firmy), které se dotýkají oblasti, za kterou nesou
zodpovědnost. Jednou měsíčně bude generován informativní mail s přehledem nově přijatých
Kaizenů v dané oblasti
1.4.4. Architektura systému:
SAP R/3 je klient/server aplikace využívající třívrstvý model. Prezentační vrstva nebo klient
komunikují s uživatelem. V aplikační vrstvě je uložena business logika a databázová vrstva
zaznamenává a ukládá všechna data systému včetně transakčních a konfiguračních dat.
Obrázek 1- Architektura SAP R/3
Funkčnost systému SAP R/3 je programována vlastním proprietárním jazykem ABAP
(Advanced Business Application Programming). ABAP, neboli ABAP/4, je jazykem čtvrté
generace (4GL) umožňujícím vytvářet jednoduché, ale výkonné programy. R/3 obsahuje také
kompletní vývojové prostředí, které umožňuje vývojářům modifikovat existující programový
kód SAPu nebo vytvářet vlastní funkčnost, od reportů až po transakční systémy, s využitím
SAP frameworku. ABAP komunikuje s databází pomocí SQL dotazů, které umožňují vybírat,
měnit a mazat data. Dále umožňuje vytvářet grafická uživatelská rozhraní a middleware pro
integraci s jinými systémy.
1.4.5. Zabezpečení systému
K systému budou uživatelé přistupovat přes terminál SAP s výjimkou možností založení
Kaizenu přes intranetový formulář a prohlížení veřejné části databáze. Veškerý přístup do
firemního IS je chráněn hesly na více úrovních (počítač, doména, aplikace). Přístupy a editace
v SAPu budou protokolovány a archivovány minimálně 24 měsíců. V rámci navržené
databáze budou nadefinovány tyto role:
- Uživatel / Autor
- Manažer kvality
- Garant odbornosti
- Odborný pracovník
- Vedoucí realizačního týmu
- Administrátor
Uživatel
Bude to běžný uživatel IS s možnostmi
1) Vložit vlastní Kaizen včetně přidání přílohy k nápadu,
2) Prohlížet veřejnou část databáze přijatých Kaizenů dle kritérií,
3) Náhled konkrétního Kaizenu – řešená problematika (bez detailů),
4) Podat žádost o zpřístupnění dostupné dokumentace k vybranému Kaizenu
Autor nápadu
Je uživatel, který je zapsán na první pozici autorů daného Kaizenu (tzv. navrhovatel). Autor
nápadu bude muset být zadán při vložení nového nápadu (implicitně bude určen zadavatel
nápadu).
Bude mít tyto možnosti:
1) Stejné jako běžný uživatel,
2) Editovat Kaizen (základní údaje, např., popis nápadu, další autory nápadu, přílohy), ve
které je určen jako hlavní autor.
3) Náhled na podaný Kaizen včetně veškerých informací ve kterékoliv fázi zpracování.
Manažer kvality
Hlavní činností manažera kvality bude správa Kaizenů podaných v rámci jeho organizační
jednotky.
Dále bude mít tyto možnosti:
1) Stejné jako běžný uživatel
2) Stejné jako „Autor“
4) Generovat identifikátor dle číselníku
5) Editovat podaný Kaizen (doplňovat nebo opravovat)
6) Přiřazení garanta odbornosti – osoba způsobilá k posouzení Kaizenu dle oblasti
7) Určit vedoucího realizačního týmu
8) Vyplnit finanční ukazatele (očekávané úspory, odhadované náklady, výše odměny,
bilance),
9) Určit stav Kaizenu a posouvat do dalších stavů
10) Spravovat číselníky
11) Vytvářet reporty
12) Schvalovat požadavky na zpřístupnění Kaizenu pro uživatele
13) Editovat kontakty – schvalovat mailové adresy pro automaticky generovanou
komunikaci mimo firmu (soukromé maily autoru apod.)
14) Přístup k veškeré dokumentaci v databázi – v případě jiných organizačních jednotek
bez práva editace
15) Prohlížení logovacích protokolů ve spravovaných Kaizenech
Garant odbornosti
Pracovník odborně způsobilý posuzovat podané Kaizeny v oblasti, za kterou nese
odpovědnost. Implicitně bude posuzovat Kaizeny dle zařazení do číselníku.
Bude mít tyto možnosti v rámci přiřazeného Kaizenu:
1) Stejné jako běžný uživatel,
2) Stejné jako autor nápadu,
3) Posuzovat přidělené Kaizeny
4) Přizvat další pracovníky do procesů posuzování
5) Doplnit odhadované finanční ukazatele.
6) Přístup k veškeré dokumentaci v databázi (bez práva editace) z přidělené oblasti
7) Navrhovat vedoucí realizačních týmů
Odborný pracovník
Řídící nebo odborný pracovník s přístupem do vybraných oblastí databáze (na základě
zařazení nápadů dle číselníku).
Bude mít tyto možnosti v rámci přiřazeného Kaizenu:
1) Stejné jako běžný uživatel,
2) Stejné jako autor nápadu,
3) Přístup k veškeré dokumentaci v databázi (bez práva editace) z přidělené oblasti
Vedoucí realizačního týmu
Bude uživatel, kterého manažer kvality schválí na pozici vedoucí týmu určitého nápadu.
Bude mít tyto možnosti v rámci přiřazeného nápadu:
1) Stejné jako běžný uživatel
2) Stejné jako autor nápadu
3) Přiřadit členy týmu
4) Přístup k veškeré dokumentaci v databázi (bez práva editace) z přidělené oblasti
5) Určit odhadovaný termín realizace
6) Určit skutečný začátek a konec realizace (Datum od - do)
7) Doplnit finanční ukazatele
8) Návrh rozdělení odměny
Administrátor
Bude to nejvyšší role v systému. Oprávnění v rozsahu manažera kvality pro všechny
organizační jednotky s právem editace a možností prohlížení logovacích protokolů.
1.4.6. Komentář k technické proveditelnosti
Hardware
V současné době je IS ve firmě provozován formou outsourcingu. Navržená databáze
nevyžaduje další finanční výdaje pro zadavatele. Zajištění dostatečného výkonu a kapacity je
záležitosti dodavatele na základě dlouhodobého smluvního stahu. (Poznámka:Pro realizaci
návrhu je nasazený hardware dostačující a nevyžaduje vícenáklady ani pro dodavatele.)
Software
SAP R/3 je provozován na základě dlouhodobé licenční smlouvy s firmou SAP ČR. Navržená
databáze je pouze doplnění modulu QM. Veškeré potřebné programové nástroje jsou součástí
licence.
1.4.7. Požadované dokumenty
Pro realizaci je nutné schválit:
a) Novou směrnici pro vyplácení mimořádných odměn. Stávající platné vnitrofiremní
předpisy neumožňují výplatu mimořádných odměn na základě generovaných pokynů
(u mimořádných odměn musí být podpis navrhovatele a odůvodnění).
b) Inovovat směrnici o projektu Kaizen. Současná směrnice nepředvídá všechny
možnosti ID SAP R/3 – většina rozhodnutí je vyžadována v písemné formě.
1.4.8. Finanční náklady pro realizaci
1) Investiční náklady: hardware 0 Kč (outsourcing)
Software 0 Kč (licence)
2) Personální zdroje:
řízení projektu 100 000 Kč
vývojový tým 450 000 Kč
programátorská skupina 0 Kč (dodavatel v rámci smlouvy)
3) Ostatní provozní náklady rozšíření licence ročně* 2 000 000 Kč (nové terminály)
Celkem 2 550 000 Kč (cca 99 000€)
*Poznámka: Táto částka je vynucená rozšířením SAPu o modul QM (managementu kvality) a
přímo nesouvisí s realizací tohoto návrhu. V procesu řízení kvality bude nutné instalovat nové
terminály SAP i pro další pracovníky, pro jejíž činnost nebyly doposud nutné.
1.4.9. Časový harmonogram postupu
1. E1 – Návrh konceptu, připomínkování konceptu – IQ/2012
2. E2 – Tvorba projektové dokumentace – IIQ/2012 – IIIQ/2012
3. E3 – Implementace projektu – IVQ/2012
4. E4 – Zahájení provozu – IQ/2013
5. E5 – Vyhodnocení projektu –IVQ/2013
1.4.10. Personální kritéria
1) Řídící výbor:
- vrcholný orgán řízení projektu. Pro tento projekt nebude potřeba zakládat nový řídící
výbor. Funkci převezme již existující řídicí výbor pro SAP.
(generální ředitel, výrobní ředitel, finanční ředitel, ředitel pro kvalitu, manažer
projektu SAP, ředitelé organizačních jednotek, gestor za objednatele, gestoři za
dodavatele)
2) Vývojový tým:
- ředitel pro kvalitu (vedoucí projektu), manažer kvality za každou OJ, analytici
zadavatele, analytici dodavatele
3) Programátorská skupina:
- zajišťuje dodavatel
1.5. Podmínky realizace koncepce
Základní podmínkou realizace je rozhodnutí TOP managementu firmy zavést do firemního IS
modul QM. Samotná tvorba databáze Kaizen a její implementace do modulu QM je v režii
dodavatele služeb a nepředstavuje vícenáklady pro zadavatele kromě zanedbatelných
personálních nákladů na vlastní pracovníky ve vývojovém týmu.
1.6. Harmonogram postupu
Je zpracován do následující tabulky
IQ/2012 IIQ/2012 IIIQ/2012 IVQ/2012 IQ/2013 IIQ/2013 IIIQ/2013 IVQ/2013
I/201
4
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
E1 X X X
E2 X X X X X X X
E3 X X X X X
E4 X X X X X X X X X X X X
E5 X
1.7. Odpovědnosti za naplnění koncepce
Řídící výbor – odpovídá za zajištění vstupů pro projekt (finance, smlouvy apod.). Vytváří
časoprostor pro stávající pracovníky firmy pro práci na projektu (pro potřeby projektu nebude
nutné najímat nové pracovníky). Svojí autoritou a energií zdůrazňuje prioritu projektu ve
firemním prostředí a vyvíjí tlak pro úspěšné dokončení projektu.
Vývojový tým – odpovídá za analytickou část projektu. Kromě důkladné analýzy má za úkol
vytvořit číselníky, návrh personálního obsazení garantu odbornosti, předložit zadání a
vývojové diagramy pro programátorskou skupinu.
Programátorská skupina – odpovídá za dodání požadovaného produktu, jeho funkčnost a
implementaci.
2. Propagace řešení systému
Řešení a navržený projekt je v souladu s firemní strategií pro rozvoj IS firmy. Pro realizaci a
provoz nevyžaduje vícenáklady (kromě licenčních poplatků), rovněž nevznikne potřeba
najímat nové pracovníky. Funkční databáze nebude předmětem přijetí nebo nepřijetí řadových
uživatelů, ale její používání bude v rámci projektu Kaizen jedním s činitelů ovlivňujícím
nadstavbovou složku mzdy.
II. Projektový úkol
3. Osnova projektového úkolu
3.1. Úvodní zpráva
Zadavatel projektu předložil požadavek na vytvoření a implementaci databáze nápadu
KAIZEN do modulu QM SAP R/3. Tato databáze je určena pro evidenci, zpracování a správu
nápadu podávaných v rámci projektu Kaizen (Systému Trvalého Zlepšování). Cílem řešení je
maximálně využívat iniciativu a tvůrčí potenciál pracovníků zapojených do Kaizenu. Výstupy
z tohoto IS musí být přístupné co nejširšímu okruhu pracovníku bez rizika zneužití osobních
dat nebo duševního vlastnictví. Integrace do stávajícího IS SAP R/3 má snížit nároky na
spotřebu práce při správě a realizaci nápadů. Sekundárním výstupem z tohoto systému bude
kritérium pro hodnocení aktivity a zapojení do projektu Kaizen.
3.2. Předpokládané chování systému
Projekt Kaizen je zaměřen na všechny pracovníky firmy a to zejména na segment provozních
funkcí (dělníci a manažeři 1. linie), u kterého se nepředpokládá přístup k terminálům SAP.
Přesto, že celý navrhovaný systém bude založen na robustném a výkonném softwarovém
jádru SAP R/3, musí navržené řešení umožnit podávat Kaizen každému pracovníkovi firmy
libovolným způsobem, bez nutnosti přístupu k SAPu.
Další funkce systému bude správa Kaizenu – schvalování a realizace. V současné době na
jedné organizační jednotce je ročně podáno 200 až 300 Kaizenů, z níž je převážná většina
přijata a určena k realizaci. Tyto přijaté nápady jsou formou miniprojektů realizovány.
Dozorovat, vést v písemné formě dokumentaci a udržovat komunikaci osobně nebo mailem je
nad možnosti jednotlivce (táto činnost pro manažera kvality nepředstavuje hlavní náplň
práce). Prvotně odhadované přínosy se nepromítají v plné výší do účetnictví firmy (cca
50%!!!) z důvodu: časových prodlev; přetěžování klíčových pracovníků; zamrznutí přijatého
Kaizenu ve fázi realizaci; po úspěšné realizaci na jednom pracovišti nedochází ke
standardizaci; pracovníci nejsou informování o úspěšných realizacích na jiných organizačních
jednotkách apod. Automatizovaný systém zpracování Kaizenů má výše uvedené ztráty
eliminovat. Nastavení systému má znemožnit „uspání“ Kaizenu jednak ve fázi posuzování,
tak i ve fázi realizování. Pro jednotlivé kroky budou nastaveny implicitně časové lhůty, na
odůvodněnou žádost může manažer kvality stanovovat individuální termíny. Po překročení
časové lhůty na zpracování Kaizenu, bude generován mail s upozorněním na adresu
„provinilce“ (činnost pracovníku v procesu schvalování nebo realizace Kaizenu je většinou
doplňková k hlavní náplni práce dle pracovní smlouvy – práce v SAP může mít náhodný
charakter). Při dalším nečinnosti bude tento mail generován nadřízenému pracovníku
„provinilce“.
Výstupy a sestavy budou na základě číselníku snadno filtrovatelné. Klíčovým prvkem
výstupu bude distribuce cílených přehledů dle pracovišť a oblasti zlepšování. Pro maximální
rozsah bude probíhat pomocí generovaných mailů. Každý pracovník firmy zodpovídající za
konkrétní proces nebo pracoviště bude pravidelně informován o nápadech z celé firmy na
zlepšení v oblasti jeho zodpovědnosti. Cílená distribuce zamezí zahlcení pracovníků
nepotřebnými informacemi. Kromě pasivní informační funkce (obdržení informace) musí
systém umožnit aktivní vyhledávaní informací v rozsahu oprávnění. Zásadní podmínkou
zadání je rovněž prohlížení veřejně přístupné části databáze pro kteréhokoliv pracovníka na
libovolném PC připojeném na firemní intranet. Z důvodu ochrany duševního vlastnictví
budou detailní informace a dokumentace poskytovány pracovníkům mimo schválený číselník
jen po schválení manažerem kvality.
3.3. Vymezení etap výstavby systému
1) E1 – Zpracování konceptu – IQ/2012
a) F1 Návrh konceptu I/2012
b) F2 Připomínkování II/2012
c) F3 Zpracování připomínek III/2012
2) E2 – Tvorba projektové dokumentace – IIQ/2012 – IIIQ/2012
a) F4 Vytvořeni číselníku III-IV/2012
b) F5 Připomínkovaní číselníku V/2012
c) F6 Definice uživatelů a personální obsazení VI-VII/2012
d) F7 Zpracování zadání pro programátory VII/2012
e) F8 Konzultace s programátory VIII/2012
3) E3 – Implementace projektu – IVQ/2012
a) F9 Programování databáze IX/2012
b) F10 Implementace do modulu QM X-XI/2012
c) F11 Simulovaný provoz XII/2012
4) E4 – Zahájení provozu – IQ/2013
a) F12 Zkušební provoz bez propojení I-III/2013
b) F13 Zkušební provoz s propojením IV-VI/2013
c) F14 Provoz bez omezení od 1. 7. 2013
5) E5 – Vyhodnocení projektu – I/2014
3.4. Souhrn nákladů na realizaci projektu
Investiční náklady: 0 Kč
Hardware je provozováno outsourcingem na základě dlouhodobých hospodářských smluv.
Firma platí poskytované služby a případné nutné investice jdou na vrub poskytovatele služeb.
Potřebný software je předmětem poskytnuté licence, která zahrnuje na základě smlouvy i
poskytování služeb spojených se zaváděním dalších modulů. Firma si zajistí pouze
analytickou část projektu vlastními pracovníky ve spolupráci s dodavatelem softwaru.
Personální náklady: 550 000 Kč
Pro tento projekt bude využit řídící výbor pro projekt SAP doplnění členy řídícího Výboru
Kaizen (až na 2 osoby shodné složení). Očekává se pouze potřeba nákladů pro materiální
zajištění jednání.
Vývojový tým bude sestaven z pracovníků útvarů řízení kvality. Manažeři kvality a analytici
útvarů řízení kvality mají tuto obdobnou činnost v náplni práce. Očekává se pouze potřeba
nákladů pro materiální zajištění jednání a refundace nákladů členů týmu. Vývojový tým bude
doplněn SAP konzultanty a analytiky dodavatelem softwarového řešení. Náklady na tyto
pracovníky ponese dodavatel.
Ostatní provozní náklady: max 2 000 000 Kč ročně
Současná licenční smlouva stanovuje cenu licence bez ohledu na zavedené moduly SAP a
poskytované služby. Konstrukce ceny je na základě současné smlouvy závislá na počtu
instalovaných terminálů a fixních nákladů. Podrobnosti jsou předmětem obchodního
tajemství. Zavedení modulu QM bude vyžadovat instalaci a zpřístupnění SAPu skupině
pracovníků, kteří doposud pro výkon své práce tento přístup nepotřebovali. Samotná databáze
KAIZEN pravděpodobně až na výjimky nebude vyžadovat instalaci terminálů nad potřeby
zprovoznění modulu QM. Přesný počet potřebných terminálů bude předložen až ukončení
fáze F6 tohoto projektu.
Poznámka: Tento projekt maximálně využívá již uzavřené smlouvy s dodavateli služeb a IS a
vzniklé vícenáklady na realizaci databáze KAIZEN jsou v poměru ročních nákladů firmy na
provoz IS zanedbatelné.
Použitá literatura:
VLASÁK, R.; BULÍČKOVÁ, S. Základy projektování informačních systémů. 1. vyd. Praha:
Karolinum, 2003. ISBN 80-246-0727-1.
SVOZILOVÁ, Alena. Zlepšování podnikových procesů. 1.vyd. Praha: Grada, 2011. ISBN
978-80247-3938-0
IMAI, Masaaki. Kaizen: metoda, jak zavést úspornější a flexibilnější výrobu v podniku. Vyd.
1. Brno: Computer Press, c2007. ISBN 978-80-251-1621-0
BOYET, Valentina A. SAP ČR. [online]. Dostupné z: http://www.sap.com/cz/index.epx/
Interní materiály firmy 2009-2011-nepublikováno.
Příloha č. 1 Diagram procesu schvalování Kaizenu