BENCHMARKING KNIHOVEN - JAK POROVNÁVAT VÝKONY KNIHOVEN PhDr. Vít Richter* BENCHMARKING JAKO METODA PRO HODNOCENÍ VÝKONU KNIHOVNY Knihovny jako instituce poskytující veřejné služby a financované z veřejných rozpočtů jsou velmi často svými zřizovateli vyzývány k tomu, aby prokázaly svou efektivnost a užitečnost. To platí nejen při každoročním rozhodování o rozpočtu knihovny, ale také v případě, že knihovna požaduje finanční prostředky na rozšíření či zlepšení svých služeb, nebo provozovatel knihovny usiluje o úspory a snížení rozpočtu. Pokud je tento požadavek vysloven, nastává pro knihovnické manažery nelehký úkol jak prokázat, že právě jejich knihovna dosahuje dobrých výsledků. Je to obtížné mimo jiné proto, že knihovna je jedinečná instituce v místě svého působení a nemá s kým se objektivně porovnat. Veřejné knihovny mohou pro hodnocení své činnosti použít tří nástroje: ■ sledovat svou činnost s využitím dat obsažených v ročním statistickém výkazu knihovny (KULT (MKSR) 10-01), ■ porovnávat podmínky pro svou činnost s parametry nastavenými standardem pro veřejné knihovny,1 ■ využít metodu benchmarkingu pro vzájemné srovnání s nejlepšími knihovnami ve své oblasti a inspirovat se jejich výsledky pro zlepšování vlastní činnosti. Benchmarking je jednou z metod využívaných v oblasti strategického managementu. Jeho první využití můžeme zaznamenat v sedmdesátých letech 20. století u společnosti Xerox Corp.2 V oblasti řízení a managementu kvality je benchmarking charakterizován například jako „soustavné srovnávání a hodnocení vlastních procesů, produktů nebo služeb s obdobnými aktivitami jiných institucí, které umožňuje realistické nastavení cílů a stanovení efektivních strategií, jejichž realizace umožňuje dosažení těchto cílů."3 Metodu benchmarkingu dnes aplikují nejen komerční firmy, ale je rozšířen i ve veřejné správě4 a také v oblasti knihovnictví. Zřejmě nejznámějším příkladem užití benchmarkingu v knihovnách je německý systém BIX - Der Bibliotheksindex,5 který byl také největší inspirací pro český projekt Benchmarking knihoven. Pro oblast knihoven můžeme benchmarking definovat jako metodu vzájemného srovnávání výkonu a činnosti * Národní knihovna ČR, Praha e-mail: Vit.Richter@nkp.cz knihoven, která umožňuje zjišťování nejlepších výsledků a jejich uplatnění ve vlastní činnosti knihovny. Benchmarking nelze zúžit na pouhé jednorázové porovnávání výkonu a činnosti knihovny, ale chápeme ho jako dlouhodobý a opakovaný proces, který motivuje a vede ke zlepšování činnosti knihovny jako celku. Postup benchmarkingu lze stručně shrnout do pěti základních kroků: 1. Analýza vlastních výkonů a situace knihovny Jak to děláme my? 2. Nalezení knihovny pro vzájemné porovnávání, analýza její činnosti Jak to dělají oni? 3. Vzájemné srovnávání, analýza dosažených výsledků, identifikace silných a slabých stránek Kdo je v tom nejlepší? 4. Změny ve vlastní činnosti, využití nových postupů a získaných zkušeností Co můžeme využít ve vlastní praxi? 5. Měření dosažených výsledků, zjištění účinnosti změn Dosáhli jsme změny, zlepšili jsme se? Postup benchmarkingu znázorňuje i obr. 1. Obr. 1 Pět základních kroků benchmarkingu KNIŽNICA-ROČ. 14, Č. 3 (2013) VÍT RICHTER / BENCHMARKING KNIHOVEN PROJEKT BENCHMARKING KNIHOVEN Projekt Benchmarking knihoven zahájila Národní knihovna ČR ve spolupráci s NIPOS6 v roce 2005 a první sběr dat a porovnávání knihoven se uskutečnilo s daty za rok 2006. V roce 2012 bylo do projektu zapojeno 202 českých knihoven. Po dohodě se Slovenskou národní knihovnou v Martině byl projekt v dubnu 2012 rozšířen i na slovenské knihovny.7 Do slovenského benchmarkingu v tomto roce vstoupilo 54 knihoven (tab. 1), celkový počet zapojených knihoven dosáhl v roce 2012 čísla 257. Pro srovnání lze uvést, že v německém Bibliotheksindexu bylo v roce 2012 zapojeno 269 veřejných knihoven. Tab. 1 Počet knihoven zapojených do slovenského benchmarkingu v roce 2012 podle krajů Kraj Počet knihoven Banskobystrický 13 Bratislavský 3 Košický 2 Nitriansky 6 Prešovský 11 Trenčiansky 5 Trnavský 5 Žilinský 9 Celkem 54 Účast v projektu je otevřena všem veřejným knihovnám provozovaným či zřizovaným obcí nebo krajem, nezávisle na jejich velkosti. Podmínky účasti v projektu bychom mohli shrnout do následujících bodů: 1. Přihlásit se jako účastník projektu a dodržovat dohodnutá pravidla. 2. Mít zájem, motivaci a také určitou odvahu ke vzájemnému srovnávání. Nemá smysl vstupovat do benchmarkingu čistě formálně. Výsledky srovnání mohou přinést některá nepříjemná zjištění, která by měla být chápána především jako výzva pro budoucí zlepšení. 3. Poskytnout souhlas pro práci s daty. Souhlas se vztahuje jak pro Národní knihovnu ČR, která provádí nezbytné analýzy, tak na všechny účastníky projektu, kteří mohou data využívat pro své hodnocení. 4. Nepoužívat data jiných knihoven bez souhlasu. Zveřejnění některých výsledků může být někdy citlivé, proto platí zásada, že ten, kdo chce publikovat data ojiných knihovnách si musí zajistit jejich souhlas ke zveřejnění. 5. Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání. Jedním z cílů projektů je navázání kontaktů s jinými knihovnami a vzájemná diskuse o dosažených výsledcích. 6. Být připraven poskytnout účastníkům informace a know-how o své činnosti. 7. Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti. Nejdůležitější podmínkou pro účast v projektu je schopnost poskytnout kompletní a spolehlivá statistická data 0 své činnosti. Podstatnou část těchto dat tvoří ekonomické údaje (různé druhy příjmů a výdajů), což je limitem pro neprofesionálni knihovny. Do projektu ale mohou vstoupit i nejmenší knihovny, pokud jsou schopny požadované údaje shromáždit. Knihovny, které neposkytnou úplná a spolehlivá data, jsou z databáze vyřazeny. Účast v projektu je bezplatná. Sběr dat a podkladů pro hodnocení uplynulého roku probíhá vždy v průběhu března a dubna, což je nejvhodnější období pro vstup do projektu. Je možné se přihlásit i v průběhu roku, ale vložení dat nových účastníků potom probíhá s určitým zpožděním, protože je limitováno pracovními kapacitami. Kontakt se slovenskými veřejnými knihovnami a ověřování jejich údajů zabezpečuje PhDr. Iveta Kiláro-vá, CSc, ze Slovenské národní knihovny v Martině (email: iveta.kilarova@snk.sk). KATEGORIZACE KNIHOVEN Základním kritériem pro výpočet výkonových indikátorů pro veřejné knihovny je počet obyvatel v obci. Vychází se z předpokladu, že od rozsahu obsluhované populace se odvíjí jak druhové spektrum služeb, tak 1 jejich objem, tj. knihovny v obci určité velikosti jsou přibližně stejně velké a nabízí obdobné typy služeb. Aby vzájemné srovnávání knihoven bylo co nejobjek-tivnější, jsou zúčastněné knihovny rozděleny do několika velikostních kategorií podle počtu obyvatel obce či města, ve kterém sídlí. Kategorizace knihoven je totožná s tou, která je používána ve standardu VKIS,8 ale k základnímu členění jsou přiřazeny dvě speciální kategorie pro krajské knihovny. Pro ilustraci je možno uvést počty knihoven zapojených v jednotlivých kategoriích v SR a ČR. V kategoriích nad 5 000 obyvatel je zahrnuto dostatečné množství knihoven, které garantuje spolehlivost zjištěných údajů (tab. 2). V budoucnu bude prospěšné soustředit se na menší knihovny a také na proporcionální zastoupení slovenských knihoven. Tab. 2 Počty knihoven zapojených v jednotlivých kategoriích v SR a ČR Kategorie knihoven ČR SR Celkem Do 1 000 obyvatel 9 1 10 Od 1 001 do 3 000 obyvatel 27 3 30 Od 3 001 do 5 000 obyvatel 26 2 28 Od 5 001 do 10 000 obyvatel 47 6 53 Od 10 001 do 20 000 obyvatel 34 12 46 Od 2 0001 do 40 000 obyvatel 30 16 46 Více nech 40 000 obyvateli 18 7 25 Krajské knihovny bez městské funkce 6 6 Krajské knihovny s městskou funkcí 6 7 13 Celkem 203 54 257 K N I Ž N I C A - R O Č . 14, Č. 3 (2013) VÍT RICHTER / BENCHMARKING KNIHOVEN VSTUPNÍ DATA Základ pro hodnocení a výpočet výkonových indikátorů tvoří 26 statistických údajů o činnosti knihovny: 1. Počet obyvateľov v sídle verejnej knižnice k 31.12. sledovanom roku (KULT MK10-01 Modul 4, riadok 3) 2. Knižničné jednotky spolu k 31.12. sledovaného roku (KULT MK 10-01 Modul 2, riadok 1) 3. Počet exemplárov dochádzajúcich periodík (KULT MK 10-01 Modul 2, riadok 14) 4. Ročný prírastok knižničných jednotiek (KULT MK 10-01 Modul 2, riadok 15) 5. Aktívni používatelia (KULT MK 10-01 Modul 4, riadok 1) 6. Z toho používatelia do 15 rokov (KULT MK 10-01 Modul 4, riadok 2) 7. Návštevníci knižnice spolu (KULT MK 10-01 Modul 4, riadok 4) 8. Počet návštev webovej stránky knižnice (údaj z pomocnej evidencie) 9. Výpožičky spolu (KULT MK 10-01 Modul 3, riadok 1) 10. Vzdelávacie a kultúrno-spoločenské podujatia pre verejnosť (KULT MK 10-01 Modul 5, riadok 1) 11. Počet študijných a čitateľských miest k 31.12. (KULT MK 10-01 Modul 3, riadok 21) 12. Počet osobných PC s pripojením na internet pre verejnosť (KULT MK 10-01 Modul 6, riadok 2) 13. Návštevníci využívajúci internet v knižnici (údaj z pomocnej evidencie) 14. Plocha knižnice pre používateľov v m2 (KULT MK 10-01 Modul 3, riadok 23) 15. Počet prevádzkových hodín pre verejnosť za týždeň (KULT MK 10-01 Modul 3, riadok 24) 16. Priemerný evidenčný počet zamestnancov (prepočítaný) (KULT MK 10-01 Modul 7, riadok 1) 17. Tržby spolu (v EUR) (KULT MK 10-01 Modul 7, riadok 15) 18. Transfery na činnosť od zriaďovateľa (v EUR) (KULT MK 10-01 Modul 7, riadok 10) 19. Iné výnosy, dary, granty (v EUR) (KULT MK 10-01 Modul 7, riadok 17) 20. Príjmy z hlavnej činnosti spolu (v EUR) (KULT MK 10-01 Modul 7, riadok 9) 21. Výdavky na hlavnú činnosť (v EUR) (KULT MK 10-01 Modul 7, riadok 19) 22. Osobné náklady (v EUR) - z ekonomických podkladov súčet: mzdové náklady s odvodmi + dohody mimo pracovného pomeru (dohody o vykonaní práce, o pracovnej činnosti, o brigádnickej práci študentov = osobné náklady) + sociálne poistenie (= odvody) + sociálne náklady 23. Výdavky na nákup knižničného fondu (v EUR) (KULT MK 10-01 Modul 7, riadok 22) 24. Výdavky na nákup licencií a databáz (v EUR) (KULT MK 10-01 Modul 7, riadok - nevykazuje sa) 25. Počet detí do 15 rokov v obci/meste (údaj v databáze krajských školských úradov) 26. Celkové ročné výdavky zriaďovateľa (v EUR) (zdroj: záverečný účet VÚC, resp. mesta, obce za rok 2012) Knihovna, která vstoupí do projektu, je vyzvána k předání vybraného souboru statistických dat, z nichž 24 je přebíráno z ročního statistického výkazu knihovny (KULT (MK SR) 10-01) a pouze dva musí být zvlášť zjišťovány (počet dětí do 15 let v obci/městě a celkové výdaje obce, města či kraje, které knihovnu provozuje). Sběr údajů pro benchmarking je prováděn pomocí webového formuláře, do kterého knihovny vyplní požadované údaje. Po odevzdání dat jsou provedeny kontrolní testy shromážděných údajů, případně se provádí jejich korekce a doplnění. BENCHMARKINGOVÁ DATABÁZE Statistická data jsou vložena do benchmarkingové databáze, kde jsou propočteny výkonové indikátory, které jsou určeny pro vzájemné srovnávání. Tuto databázi na základě zadání Národní knihovny ČR vytvořil a provozuje NIPOS. Databáze obsahuje údaje o knihovnách z let 2006 až 2011 a umožňuje kromě propočtu výkonových indikátorů zjištění minimálních, průměrných a maximálních hodnot indikátorů pro jednotlivé kategorie knihoven, výpočet hodnoty mediánu a kromě toho vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven včetně sledování vývojových trendů jednotlivých indikátorů v průběhu více let. Veškeré údaje vložené do databáze a další informace o knihovnách jsou přístupné pouze účastníkům projektu. Účastníci projektu mají k dispozici seznam všech knihoven zúčastněných v projektu (záložka „Knihovny") s údajem o počtu obyvatel obce, ve které knihovny působí. Podle tohoto kritéria je možno vybrat knihovny ke srovnávání. V záložce „Srovnání" je nutno potom vybrat příslušnou velikostní kategorii knihoven, ve které se nacházejí knihovny určené ke srovnávání; můžeme si vybrat rok, ve kterém chceme data srovnávat, a také rozhodnout, zda údaje o financování mají být uvedeny v EUR nebo v CZK. Přepočet měn se provádí podle jednotného směnného kurzu stanoveným Ministerstvem financí ČR. Po zadání knihoven do databáze a provedení příkazu ke komparaci se zobrazí tabulka (obr. 2), která uvádí následující skupiny údajů: ■ indikátory dvou srovnávaných knihoven, ■ hodnoty minimálního a maximálního indikátoru dosaženého ve sledované velikostní kategorii knihoven, ■ průměrná hodnota indikátoru a hodnota mediánu v rámci sledované velikostní kategorie knihoven - výpočet průměrných hodnot a mediánu můžeme ovlivnit tím, zda si zvolíme výpočet ze všech knihoven (volba CZ + SK) nebo ze slovenských knihoven (volba SK) nebo pouze z českých knihoven (volba CZ); obecně se doporučuje volit propočet z co největšího počtu knihoven, tj. volba CZ + SK, ■ celostátní průměrná hodnota indikátoru zjištěna z celkového počtu knihoven, které odevzdaly kvalitně vyplněný statistický výkaz; tento průměr je vypočítán zatím pouze z knihoven v ČR. KNIŽNICA-ROČ. 14, Č. 3 (2013) VIT RICHTER / BENCHMARKING KNIHOVEN zvolení mena: Benchmarking knihoven vyhodnocováni výkonu a kvality činnosti knihoven metodou benchmarkingu O CZK provů2ujé Národní informační a poradenské středisko pro kulturu- Praha a eur Úvod Knihovny Přehled Srovnání Tremly 0 benchmarking Kontakt Ve Srovnaní můžete porovnávat výkony jednotlivých knihoven meii sebou, s průměrem celé skupiny. nebo s celostátním průměrem Vyberte rok: 2011 0 skupinu: 20 001 - 40 000 obyvatel z zemi: CZ+SK U] První knihovna: Vranov nad Topľou (23059} [*] (čslu íávcrce udává paíei obyvatel = utsluhovanuu papuůdi) Druha knihovna: Rimavská Sobota (24040) [~J (tíitov iávurcc udává poiet cbyvatel ^ obsluhuvanBu Porovnání VýkonÚ iK] excnrtovattsta MrnvnániJn XLSi hodnoty vybraných hodnoty celé skupiny (knihoven: 46) celoštátni průměry CZ indikátor 1. knihovna 2. knihovna min, přiměř medián max. průměr počet knihoven Podmínky pro činnost knihovny 1, Objem knihovního fondu na IDO D obyvatel 3 1B7.D5 4311,93 1 307.95 3 950,5? 3595,34 7 532.13 4656 39 2.*5í nc-íiovy knižního fondu 3.50 1,54 0,16 332 3,19 9H37 4,6 39 3. Objem přírůstků ne 1000 obyvatel 111..40 67,05 4.39 529^ 112-5 360,03 212,9 39 4, Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel 3.29 4.03 1.32 5,05 5,00 9,25 9,1 39 5. Počet internetových stanic ne 1000 obyvatel 0.73 0.53 0,09 0,64 0,54 1,91 0.7 39 6, Plocha fcnihovny pro uživatele- v m2 ne 1 000 obyvatel 32,94 i2.72 9.39 36h70 32,66 94,93 35,5 39 7, Počet studijních mist no 1000 obyvatel 3.25 2,20 0.45 3,05 2,59 3,10 3.1 39 3, Počet zaměstnanců (úvazků} na 1 ŮOO obyvatel ľ:; 0,92 '. ': 0.61 0.61 0,97 0.7 33 9, Počet zaměstnanců (úvazků) na 10M registrovaných čtenářů 3,29 5,98 1,72 3ř73 3,63 6.42 4.1 33 10. Počet za mě stnsnců (úve-zkůř na 10-D-Q návštěvníků 0.23 0,29 0.09 0 22 0,19 o,5a 0.1 33 11. Počet hodin pro veřejnost lýíJně 49,00 45 SC 23,00 45.39 45,00 :Ě Čí 43,1 39 12.14 výdajů na knihovnu z celtových výdajů zřizovatele 0,10 0,16 Qr10 034 0.Ü6 2,00 (?) (?} Uživatelé, sljžby 13. Registrovaní čtenáři - ",í z obsluhované populace 21.09 15,31 6,1 D 56 S3 1650 33,23 16, 39 Obr. 2 Vyhodnocování výkonů a kvality činnosti knihoven metodou benchmarkingu PŘÍKLAD SROVNÁVÁNÍ VÝKONU A ČINNOSTI KNIHOVEN Jako příklad pro vzájemné porovnávání byly pro tento příspěvek zvoleny dvě knihovny - Knižnica Mateja Hre-bendu z Rimavské Soboty (24 040 obyvatel) a Hornozem-plínska knižnica z Vranova nad Topľou (23 069 obyvatel). Obě knihovny působí ve městech přibližně stejné velikosti a jejich provozovatelem je příslušný kraj. Vranovská knihovna byla mimo jiné zvolena také proto, že se jedná o knihovnu, která vstoupila do benchmarkingu jako první slovenská knihovna již v roce 2008. Právě na této kni- hovně byly testovány možnosti využití benchmarkingu na Slovensku. Výhodné rovněž je, že z této knihovny jsou ke srovnání k dispozici data za poslední 4 roky, na kterých je možno sledovat i vývojové trendy posledních let. Předmětem vzájemného porovnávání je celkem 30 výkonových indikátorů (tab. 3), jejichž definice vychází z mezinárodní normy ISO 11620 Ukazatele výkonnosti knihoven.9 Indikátory jsou rozděleny do tří základních skupin: ■ nabídka, podmínky pro činnost knihovny, ■ využívání knihovny, služby, ■ financování, výdaje, efektivita. Tab. 3 Příklad srovnávání výkonu a činnosti dvou knihoven - Vranov nad Topľou a Rimavská Sobota Indikátor Hodnoty vybraných knihoven Hodnoty celé skupiny (knihoven: 46) Celostátní průměry Vranov nad Topľou Rimavská Sobota min. průměr medián max. průměr počet knihoven Nabídka, podmínky pro činnost knihovny 1. Objem knihovního fondu na 1 000 obyvatel 3 187 4 342 1 808 3 951 3 596 7 532 4 656 39 2. % obnovy knižního fondu 3,5 1,5 0,2 3,3 3,2 9,4 4,6 39 3. Objem přírůstků na 1 000 obyvatel 111 67 4 129 112 360 213 39 4. Počet exemplářů docházejících periodik na 1 000 obyvatel 3 4 1 5 5 9 9 39 5. Počet internetových stanic na 1 000 obyvatel 0,78 0,58 0,09 0,64 0,54 1,91 0,70 39 K N I Ž N I C A - R O Č . 14, Č. 3 (2013) VÍT RICHTER / BENCHMARKING KNIHOVEN... Indikátor Hodnoty vybraných knihoven Hodnoty celé skupiny (knihoven: 46) Celostátní průměry Vranov nad Topľou Rimavská Sobota min. průměr medián max. průměr počet knihoven Nabídka, podmínky pro činnost knihovny 6. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1 000 obyvatel 33 43 9 37 33 95 36 39 7. Počet studijních míst na 1 000 obyvatel 3 2 0 3 3 8 3 39 8. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1 000 obyvatel 0,69 0,92 0,16 0,61 0,61 0,97 0,70 38 9. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1 000 registrovaných čtenářů 3 6 2 4 4 8 4 38 10. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1 000 návštěvníků 0,23 0,29 0,09 0,22 0,19 0,58 0,10 38 11. Počet hodin pro veřejnost týdně 49 45 28 45 45 59 43 39 12. Internetové služby: webová stránka, OPAC, interaktivní funkce, soubor odkazů, virtuální informační služba, elektronické informační zdroje, pro-aktivní informační služby (email, SMS, newsletter) 12 11 4 13 13 22 - - Využívání knihovny, služby 13. Registrovaní čtenáři-% z obsluhované populace 21 15 6 17 16 38 17 39 14. Registrovaní čtenáři do 15 let — % z obsluhované populace mládeže do 15 let 49 40 10 36 31 78 - - 15. Počet návštěv na 1 obyvatele 3,0 3,2 1,0 3,1 3,0 7,8 3,5 39 16. Počet virtuálních návštěv na 1 obyvatele 0,81 0,39 0,00 1,39 1,08 5,34 1,90 38 17. % návštěvníků internetu z celkového počtu návštěvníků 6 17 0 11 12 24 11 39 18. Počet výpůjček na registrovaného čtenáře 22 67 16 38 35 72 36 39 19. Obrat knihovního fondu 1,5 2,3 0,7 1,7 1,6 4,3 2,3 39 20. Kulturní a vzdělávací akce na 1 000 obyvatel 13,0 9,0 1,0 13,2 12,0 35,2 14,6 38 Financování, výdaje, efektivita 21. % výdajů na knihovnu z celkových výdajů zřizovatele 0,10 0,18 0,10 0,81 0,86 2,00 - - 22. Celkové provozní náklady v přepočtu na 1 obyvatele (EUR) 10,2 11,5 1,7 11,1 10,3 24,2 13,6 31 23. Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) v přepočtu na 1 obyvatele (EUR) 0,93 0,48 0,07 0,98 0,86 2,93 1,58 31 24. Náklady na nákup licencí na el. inf. zdroje v přepočtu na 1 obyvatele (EUR) 0,00 0,00 0,00 0,02 0 0,16 - 25. Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) na výpůjčku (EUR) 0,20 0,05 0,01 0,17 0,16 0,46 0,27 31 26. % čistých provozních nákladů (bez osobních nákladů a nákladů na knihovní fond) z celkových provozních nákladů 43 19 15 27 25 46 3 31 KNIŽNICA-ROČ. 14, Č. 3 (2013) VÍT RICHTER / BENCHMARKING KNIHOVEN... Indikátor Hodnoty vybraných knihoven Hodnoty celé skupiny (knihoven: 46) Celostátní průměry Vranov nad Topľou Rimavská Sobota min. průměr medián max. průměr počet knihoven Nabídka, podmínky pro činnost knihovny 27. % nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů 9 4 2 9 9 21 12 31 28. % osobních nákladů z celkových provozních nákladů 48 77 43 65 65 80 66 31 29. % získaných dotací a grantů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz 10 3 0 3 2 13 - - 30. % vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz 7 8 2 8 7 18 7 30 Pro zjištění úrovně internetových služeb (viz indikátor č. 12) je používán jednoduchý dotazník, který je koncipován tak, že jeho vyplnění nevyžaduje zvláštní přípravu a není nijak zatěžující, neboť se zpravidla vyplňuje pouze odpovědí typu „ano - ne" nebo se rovněž využívají údaje ze statistického výkazu. Dotazník na internetové služby 1. Má knižnica webovú stránku? (KULT MK 10-01 Modul 6, riadok 3) 2. Poskytuje knižnica online služby, ktoré sú pripravené pre mobilné zariadenie (iPhone, iPad, smartphone)? 3. Je webová stránka prístupná pre zrakovo postihnutých podľa pravidiel Blind Friendly Web ()? 4. Máte na webovej stránke prístup do svojho online katalógu? 5. Ponúkate používateľom na webe vlastné špecializované databázy? Uveďte počet. (KULT MK 10-01 Modul 6, riadok 8) 6. Ponúkate používateľom licencované el. informačné zdroje (EIZ)? 7. Uveďte počet. (KULT MK 10-01 Modul 6, riadok 9) 8. Koľko EIZ je prístupných iba v knižnici? Uveďte počet. 9. Koľko EIZ je prístupných mimo knižnicu? Uveďte počet. 10. Ponúkate virtuálnu informačnú službu Spýtajte sa knižnice? 11. Umožňujete komunikáciu s používateľmi e-mai-lom? 12. Umožňujete komunikáciu s používateľmi pomocou SMS? 13. Využíva knižnica pri komunikácii s používateľom službu Instant messaging (chat, videochat), napr. ICQ a pod.? 14. Umožňujete nahliadnutie do používateľského konta? 15. Umožňujete používateľom objednávanie cez webové rozhranie? 16. Umožňujete používateľom prolongácie cez webové rozhranie? 17. Umožňujete používateľom rezervácie cez webové rozhranie? 18. Zasielate používateľom e-mailom aktuality o službách a aktivitách knižnice? 19. Má knižnica vlastnú prezentáciu na sociálnych sieťach? Pokiaľ áno, uveďte počet. 20. Ponúka knižnica pripojenie wifi pre používateľov? (KULT MK 10-01 Modul 6, riadok 4) 21. URL (internetová adresa) webovej prezentácie knižnice. (KULT MK 10-01 Identifikačný list, riadok 10 -v online formuláři) Zobrazené údaje ukazují, v kterých oblastech činnosti se obě srovnávané knihovny odlišují. Současně lze ověřit, jak se parametry obou knihoven blíží minimálním, průměrným či maximálním hodnotám dosahovaným v rámci příslušné velikostní kategorie knihoven. Všechny tyto údaje jsou zjišťovány a propočítávány z údajů knihoven zařazených do dané kategorie. V případě porovnávání vranovské a rimavské knihovny se jedná o kategorii měst od 20 001 do 40 000 obyvatel, kde je zařazeno 46 knihoven, z toho 16 ze SR. Toto množství knihoven je dobrou základnou hodnocení. Důležitým údajem pro porovnávání je zjištění průměru, tedy jakéhosi středu, od kterého se odvíjí určení, co je výborný či špatný výkon. Výchozí podmínkou je, aby každá knihovna uváděla přesná, ověřená a spolehlivá data. Některé knihovny po vstupu do benchmarkingu velmi často zjišťují, že až doposud využívaly pro hodnocení své činnosti údaje v rozporu se stanovenými definicemi ve statistickém výkazu. Chybně uvedené nebo nespolehlivé údaje mohou negativně ovlivnit vlastní hodnocení u všech knihoven; to platí především pro extrémně nízké nebo vysoké hodnoty. Z tohoto důvodu je vedle aritmetického průměru uváděna i hodnota mediánu. Pro kontrolu lze provést také porovnání s celostátně propočítaným průměrem v této velikostní kategorii. Hodnota celostátního průměru je však pouze orientač- KNIŽNICA-ROČ. 14, Č. 3 (2013) VÍT RICHTER / BENCHMARKING KNIHOVEN ní, protože její výpočet je proveden z údajů uložených v běžné statistické databázi, aniž všechny údaje prošly kontrolou správnosti. To může způsobit, že celostátní průměr nemusí být vždy spolehlivou a ověřenou hodnotou. Pro některé indikátory také nelze celostátní průměr propočítat, protože údaje nejsou předmětem sběru statistických dat a jsou pouze individuálně zjišťovány pro potřebu benchmarkingu. Srovnávací tabulku se všemi údaji je možno si zkopírovat do počítače ve formátu Excel a dále s ní pracovat, archivovat ji či využít pro dodatečné analýzy a vytváření grafů. Benchmarking je založen především na porovnávání kvantitativních (statistických) údajů, které různým způsobem dokládají výkony a činnosti knihovny. Kvantitativní údaje jsou dobrým východiskem pro vzájemné srovnávání, ale z vlastní zkušenosti víme, že jejich vypovídací schopnost má svá omezení, protože v řadě případů nejsou schopny odlišit rozdílnost funkcí, které jednotlivé knihovny vykonávají a v jakém společenském či územním kontextu působí. Z tohoto důvodu jsou od knihoven získávány další údaje, které blíže osvětlují činnost konkrétní knihovny. Pro tento účel knihovny zúčastněné v projektu vyplňují stručný dotazník, který slouží k dokreslení situace jednotlivé knihovny (tab. 4). Tab. 4 Dotazník určený na k dokreslení situace jednotlivé knihovny Sídlo knižnice Vranov nad Topľou Rimavská Sobota Je knižnica regionálnou knižnicou? (Uveďte áno alebo nie) áno áno Prevádzkuje knižnica hudobné oddelenie? nie nie Požičiava knižnica zvukové doku- nie nie menty? Počet pobočiek 0 2 Počet obsluhovanej populácie 22 823 24 040 Vzdelávacie zariadenia v meste (uveďte počet): Počet základných škôl 11 8 Počet stredných škôl 7 6 Počet iných vzdelávacích zariadení 16 6 Počet vysokých škôl Iné 3 Otváracie hodiny Pon-Pia: 8.00 -18.00 h, Štv-12.00-18.00 h, Pon-Str, Pia 8.00-17.00 h, Štv 8.00-13.00 h So-9.00-12.00 h Umiestnenie knižnice v centre mesta v centre mesta Registračný poplatok dospelí 4 €, deti, dôchodcovia, nezamestnaní 2 € dospelí 4 €, deti 2 € Ďalšie funkcie knižnice nemá nemá Dobrovoľníci v knižnici 2 0 Doplňující údaje umožňují osvětlit celkový kontext, ve kterém knihovny pracují. Například počet škol a vzdělávacích zařízení může ukázat na větší nebo menší spá-dovost obce, která může ovlivnit intenzitu využití knihovny. Důležitým údajem je také informace o umístění knihovny nebo o počtu poboček či údaj o rozložení provozní doby nebo o výši registračních poplatků. Při vzájemném porovnávání knihoven je nezbytné si také uvědomit, že indikátory používané v benchmarkingu nepokrývají celou činnost a služby knihovny, chybí zde například meziknihovní výpůjční a reprografické služby, bibliograrkko-informační činnost, vzdělávání pracovníků, ale také vzhled knihovny a jejího interiéru. Pokud knihovna výrazně akcentuje svou funkci kulturního či vzdělávacího centra obce, lze i tyto aktivity jen obtížně promítnout do kvantitativních údajů. GRAFICKÉ VYJÁDŘENÍ - VYUŽITÍ MEDIÁNU Proto, aby byla usnadněna interpretace dosažených výsledků a zlepšila se názornost jejich prezentace, je pro vzájemné porovnávání využit údaj o mediánu. Medián je hodnota, jež dělířadu čísel seřazených podle velikosti na dvě stejně početné poloviny. Platí, že nejméně 50% hodnot je menších nebo rovných a nejméně 50% hodnot je větších nebo rovných mediánu (tab. 5). Pro nalezení mediánu daného souboru stačí hodnoty seřadit podle velikosti a vzít hodnotu, která se nalézá uprostřed seznamu. Pokud má soubor sudý počet prvků, obvykle se za medián označuje aritmetický průměr hodnot na místech n/2 a n/2 + 1. Základní výhodou mediánu jako statistického ukazatele je fakt, že není ovlivněn extrémními hodnotami, KNIŽNICA-ROČ. 14, Č. 3 (2013) VÍT RICHTER / BENCHMARKING KNIHOVEN což se při porovnávání knihoven velmi často stává při nabývá jen dvou možných hodnot, což ale není případ výpočtu aritmetického průměru. Nevýhodné je obvykle porovnávání výkonů knihoven, použití mediánu u souborů, ve kterých sledovaný znak Tab. 5 Medián 0 4 17 34 46 63 74 81 90 112 192 300 350 0% 5% 23% 46% 62% 85% 100% 109% 122% 151 % 259 % 405 % 473 % Pro účely porovnávání označíme hodnotu mediánu jako 100% a následně všechny zjištěné hodnoty indikátorů přepočteme na procenta, tj. hodnoty nalevo od mediánu mají méně než 100% a hodnoty napravo od mediánu dosahují více než 100%. Převodem na procentuální hodnoty je provedena určitá standardizace dat, která následně umožňuje jejich celkové vyjádření a srovnání v jediném grafu. Získané údaje můžeme potom interpretovat tak, že pokud knihovna u některého indikátoru dosahuje hodnoty 100%, pohybuje se mezi srovnávanými knihovnami na úrovni průměru. Pokud vykazuje hodno- ty nižší, lze jí hodnotit jako podprůměrnou, a obráceně, jsou-li hodnoty vyšší než 100%, je v dané kategorii nadprůměrná. V ČR je tento způsob hodnocení využíván při hodnocení soutěže Městská knihovna roku.. .10 Metoda přepočtu mediánu na procenta umožňuje získané hodnoty převést do grafu, který velmi názorně prezentuje zjištěné rozdíly. Graf 1 ukazuje porovnání knihoven z Vranova nad Topľou a Rimavské Soboty. Dosažené hodnoty na první pohled ukazují slabé a silné stránky obou knihoven i oblasti, kde se pohybují na průměrné úrovni. Hodnocení podle mediánu, průměr = 100 ■ Vranov nad Topľou 0 20 40 60 ■ Rimavská Sobota 80 100 120 140 160 KF/1 000 obyv. % obnovy KF Přírůstek/l 000 obyv. Periodika/l 000 obyv. Internet/l 000 obyv. Plocha/l 000 obyv. Stud.místyi 000 obyv. Úvazky/l 000 obyv. Úvazky/l 000 čten. Úvazky/l 000 návšť. Provozní doba % výdajů/rozp. města % obsl. popul. % mládeže Mávštěvy/obyv. Virtual, navšťěvy/obyv. % návštěv internetu Výpůjčky/čtenář Obrat KF Kult. a vzděl. akce/l 000 obyv. nter. služby Provoz, nákl./l 000 obyv. Máklady KF/obyv. Náklady ElZ/obyv.0, j Máklady KF/výpůjčky %provoz.nákl. % nákladů na KF % osobních nákl. % získaných dotací % vlast, příjmů 107 100 ■ 130 I 125 101 107 ■ 111 I 108 Graf 1 Hodnocení knihoven z Vranova nad Topľou a Rimavské Soboty podle mediánu K N I Ž N I C A - R O Č . 14, Č. 3 (2013) VÍT RICHTER / BENCHMARKING KNIHOVEN Při hlubší analýze se vyplatí popsat výsledky slovní formou a využít je pro zpracování stručné SWOT analýzy, tj. udělat si inventuru silných a slabých stránek činnosti knihovny a od toho odvodit hrozby a příležitosti. Výsledky této analýzy mohou potom sloužit pro nastartování změn a formulování priorit pro budoucí rozvoj knihovny. Při vlastním hodnocení jednotlivých indikátorů je nutno dát pozor na to, že dosahování nejvyšších hodnot nemusí vždy znamenat nejlepší výsledky. Zvlášť to platí například u indikátoru počtu zaměstnanců (indikátory č. 8, 9, 10) či osobních výdajů (indikátor č. 28), tj. nižší počet zaměstnanců, nižší mzdové výdaje jsou hodnoceny zpravidla spíše pozitivně. Rovněž není ideální mít vysoké provozní náklady na obyvatele (indikátor č. 22) nebo vysoký podíl provozních nákladů (indikátor č. 26) například na úkor výdajů na nákup knihovního fondu. U těchto indikátorů platí, že čím je jejich úroveň nižší, tím je jejich hodnocení pozitivnější. Podobný princip může v některých případech platit například i u indikátoru objemu knihovního fondu na 1 000 obyvatel (č. 1). Velký objem knihovního fondu nemusí vždy znamenat dobrou nabídku pro uživatele, protože při bližším pohledu můžeme zjistit, že knihovna svým uživatelům nabízí zastaralý knihovnífond. Proto je nutné vzít v úvahu hodnocení dalších indikátorů, které jsou zaměřeny na využívání knihovního fondu. HODNOCEN [VÝVOJOVÝCH TRENDŮ Benchmarkingová databáze umožňuje také sledovat trendy, tj. vývoj jednotlivých indikátorů v průběhu více let. Jako příklad může posloužit vranovská knihovna, která má v databázi uložena data za léta 2008 - 2011 (graf 2). Zde je možno sledovat pozitivní trend růstu objemu nových přírůstků knihovního fondu, kterému odpovídá zvýšení procenta obnovy knihovního fondu, zvýšení výdajů na nákup knihovního fondu na obyvatele i zvýšení podílu částky na nákup knihovního fondu na celkových provozních výdajích. V rozporu s tímto, pozitivním trendem je možno zaznamenat pokles počtu výpůjček. Při bližším zkoumání lze pokles výpůjček vysvětlit tím, že budova vranovské knihovny procházela v roce 2010 rekonstrukcí a tato situace měla vliv na pokles počtu výpůjček. Sledování vývoje také ukazuje, že vranovská knihovna se v posledních letech musela vyrovnat s poklesem osobních nákladů i počtu pracovních úvazků. KF/1 000 obyv. 3193,56 3185,23 2008 2009 201 n přírůstek/1 000 obyv. 3187,05 2011 IUI 7008 2009 2010 2011 % obnovy KF 3.50 3,46 ___-- rfTI 200B 2009 201C 2011 5,14 periodika/1 000 obyv 5,16 200H 2010 2011 internet/1 000 obyv. 0.7S 0,69 0,69 lil 2008 "09 2010 2011 plocha/1 000 obyv. 32,94 32,94 32,35 2008 2009 2010 2011 KNIZNICA-ROC 1 4 , 2 0 13 VÍT RICHTER / BENCHMARKING KNIHOVEN stud. mist./l 000 obyv. 2008 2009 2010 2011 úvazky/1 000 čten. 3,34 2008 2009 2010 2011 provozní doba 49,00 2008 2009 2010 2011 % obsl. popul. 23,19 33'73 2008 2009 2010 2011 návštěvy .'obyv. 2.99 2008 2009 2010 2011 úvazky/1 000 obyv. 2008 2009 2010 21) 11 úvazky/1 000 navít. 0,37 2006 200& 2010 2011 % výdajů/rozp. města [kraje! 200S 2009 2010 2011 % mládeže 48,97 49,93 43,31 2003 200S 2010 2011 virtual, navitévy/obyv. 1,51 2003 2009 2010 2011 K N I Ž N I C A - R O Č . 14, Č. 3 (2013] VIT RICHTER / BENCHMARKING KNIHOVEN... % návštěv inter. 23,58 200Ě 200& 2010 2011 obrat KF 2008 2009 2010 2011 inter, služby 12,00 200S 2009 2010 2011 náklady KF/obyv. 0.85 a,. 5 Der Bibliotheksindex [online]. Berlín : Deutscher Bibliotheksver-band, 2013 [cit. 2013-02-17]. Němčina. Dostupné z: . K N I Ž N I C A - R O Č . 14, Č. 3 (2013) VÍT RICHTER / BENCHMARKING KNIHOVEN 5 NIPOS - Národní informační a poradenské středisko pro kulturu -příspěvková organizace zřízená Ministerstvem kultury ČR; viz . 7 KILÁROVÁ, Iveta. Benchmarking v slovenských knižniciach. Informácia z celoslovenského seminára. In Knižnica [online]. 2012, roč. 13, č. 9, s. 10 - 11 [cit. 2013-02-17]. ISSN 1336-0965. Dostupné z: . 3 Metodický pokyn Ministerstva kultury k vymezení standardu veřejných knihovnických a informačních služeb poskytovaných knihovnami zřizovanými a/nebo provozovanými obcemi a kraji na území České republiky. Informace pro knihovny [online]. Praha : Ministerstvo kultury ČR, 2011 [cit. 2012-09-23]. Dostupné z: . 9 ISO 11620:2008. Information and documentation - Library performance indicators. Geneve: ISO, 2008. Dostupné z: . 10 Cena SKIP a Skanska: Městská knihovna roku 2012. Svaz knihovníků a informačních pracovníků ČR [online]. Praha, 2012 [cit. 2013-02-17]. Dostupné z: . DO PREVÁDZKY ODOVZDALI DIGITÁLNU VEREJNÚ KNIŽNICU USA Dňa 14. marca tohto roku začala na Harvardskej univerzite v meste Cambridge v štáte Massachussets oficiálne svoju činnosť verejná digitálna knižnica Spojených štátov amerických (The Digital Public Library of America, DPLA), ktorá bude poskytovať bezplatný prístup k zbierkam knižníc, múzeí, vysokých škôl a archívov z celého územia Spojených štátov. Projekt vznikol v Berkmanovom centre pre internet a spoločnosť a bol financovaný z prostriedkov nadácií, osobitne Národnou nadáciou pre humanitné vedy (National Endowmentforthe Humanities) a Ústavom múzejných a knižničných služieb (Institute of Museum and Library Services). Miestni odborníci informujú, že v prvom štádiu sa ponuka tejto knižnice bude obmedzovať na aktuálne digitalizované zbierky knižných dokumentov, rukopisných materiálová umeleckých diel, ktoré budú predstavovať jadro tejto celoštátnej digitálnej knižnice. Uvedené jadro sa bude postupne dopĺňať súbormi digitalizovaných ostatných typov zbierkových dokumentov. Informuje o tom Annalisa Quinn prostredníctvom agentúry NPR. 18.4.2013 INFORMAČNÉ A LITERÁRNE ZÁUJMY USMRTENÉHO ÚTOČNÍKA Z BOSTONU Výsledky analýzy registra želaní na Amazone priradene k emailovému účtu Tamerlána Carnajeva, jedného z podozrivých z útoku na maratón v Bostone, ukazujú, že v istom období sa tento mladý človek veľmi zaujímal o metódy vytvárania falošných identít a tiež o techniky získavania priateľov a priazne vplyvných osobnosti. Takisto očakával, že mu niekto daruje slovník čečenského jazyka, knihy o odboji Čečenov proti Rusku, Sueto-niusovo dielo Životopisy dvanástich cisárova Úpadok a pád Rímskej ríše z pera Edwarda Gibbona. Správu o tom priniesol Andrew Leonard na stránke www.salon.com. 19.4. 2013 ŠKOLSKÁ KNIHOVNÍČKA Z DORCHESTERU PRIŠLA O SYNA Osemročný chlapček Martin Richard, ktorý zomrel 15 apríla tohto roku pri bombovom útoku teroristov na maratón v Bostone, bol synom školskej knihovničky z mesta Dorchester. Jeho matka Denise a sestra Jane taktiež utrpeli vážne zranenia a boli hospitalizované. V tejto súvislosti redakcia časopisu Knižnica vyslovuje rodine Martina Richarda úprimnú sústrasť. 16. 4. 2013 T.T. KNIŽNICA-ROČ. 14, Č. 3 (2013) O