Řízení knihovny v praxi Řízení organizací Brno 16.10. 2015 Libuše Nivnická www.kjm.cz https://www.facebook.com/kjmbrno Statutární město Brno finančně podporuje Knihovnu Jiřího Mahena v Brně, příspěvkovou organizaci. kjm_logo brno_logo_vetsi kjm_pruh_knihy_210mm_bez_opice_mensi Řízení knihovny v praxi • •Úvodní zamyšlení: Ø osobnost a role manažera •Výběr z praxe – úvod do problematiky: Øzákladní pojmy ØOrganizace, její poslání a struktura Ø LIDSKÉ ZDROJE Ø MATERIÁLNÍ ZDROJE Ø FINANČNÍ ZDROJE • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •Úvodní zamyšlení: •Co nejvíce trápí manažery knihoven? • Ø Překvapivě zjišťuji, že skoro nic. Ø Zní to paradoxně? Možná, Ø ale protože jsem bojovník, tak jsem zvyklá Ø nestěžovat si, ale Ø pracovat, vydobývat, nevzdávat se, Ø sebehodnotit své kroky. Ø Neupadat do sebeuspokojení. Ø ØAle úspěch a pochvala potěší vždy J. • • kjm_logo Řízení knihovny v praxi • •Pak se tedy naskýtá druhá otázka •Co by mi v práci nejvíce pomohlo: • • celkově pro profesi - obor - působení knihoven : kdyby si stát ( i zřizovatelé) dostatečně uvědomoval, jak silný potenciál zde v podobě knihoven má vybudovaný a mnohem lépe ho využíval - zejména v oblasti vzdělávání, celoživotního učení, informací, sociální oblasti a toto zapracovával do svých koncepcí, tím také projektových možností v oblasti kultury i mimo ni ( MK ČR, MPSV ČR, MŠMT ČR, další ) . kjm_logo Řízení knihovny v praxi •lepší finanční ohodnocení profese knihovník a dalších relevantních činností , dostatečný finanční prostor pro individuální ohodnocení ( ne pouze věkový automat) •možnost pružně řešit potřebu nových pracovních pozic nebo možnost si outsoursovat kvalitní služby • vyšší ochota některých zaměstnanců dívat se na práci a rozvoj služeb pohledem zákazníka - ne mne osobně • time management - lepší organizace vlastního času, stále nesprávný poměr mezi časem věnovaným operativě a strategickým činnostem • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •Základní pojmy: • • ORGANIZACE - uskupení • lidí se společným cílem • MANAGEMENT – proces • směřující k dosažení cílů • MANAŽEŘI – lidé řídící • proces, vytvářející • podmínky pro práci • ostatních pracovníků • • • kjm_logo • •ÚČELNOST – dělat správné věci, konečný stav se co nejvíce přiblíží očekávanému cíli ( poměr mezi očekávaným cílem a dosaženým výsledkem) •EFEKTIVNOST- dělat správné věci správným způsobem ( poměr mezi vstupem - nákladem a výstupem- efektem) •HOSPODÁRNOST- požadovaná kvalita, minimalizace nákladů Řízení knihovny v praxi •ORGANIZACE • A JEJÍ CÍLE : • - cíle a poslání • spočívají v jejím okolí – společenská poptávka, příležitosti, hrozby. •Vždy by mělo jít o • - účelnou a efektivní • reakci na požadavek ( • podnět) okolí • • VNĚJŠÍ OKOLÍ – FAKTORY: Øsociální ( životní styl a změny, demografické, etnické ....) Ølegislativní Ø ekonomické Ø politické Ø technologické ( internet, mobilní sítě, sociální sítě, aj.) • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •ORGANIZACE: • - otevřený a živý systém • - vnitřní zdroje k • naplnění cílů: • LIDSKÉ ZDROJE • MATERIÁLNÍ ZDROJE • FINANČNÍ ZDROJE • INFORMAČNÍ ZDROJE • •Dosažení cílů je nutná: • neustálá interakce s • okolím • a • práce s vnitřními zdroji. • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •ORGANIZACE: •Právní forma, Legislativa •Zřizovatel •Zřizovací listina •Organizační struktura •Organizační řád •Pracovní řád •Interní směrnice •Lidské zdroje •Firemní kultura • • • • • • •http://www.kjm.cz/dokumenty kjm_logo Řízení knihovny v praxi •Zřizovatel •vztah organizace a zřizovatele zakotven: •Zřizovací listina •Zásady vztahu •Rozhodnutí RMB a ZMB •Metodické pokyny •( správní rady ) •ZŘIZOVACÍ LISTINA •http://kjm.data.quonia.cz/z_listina.pdf •Poslání •Historie organizace •Předmět činnosti •Postavení statutárního orgánu •Majetkové vztahy kjm_logo Řízení knihovny v praxi •ZŘIZOVACÍ LISTINA •Hlavním účelem Knihovny je poskytování veřejných knihovnických, informačních, vzdělávacích, kulturních, sociálních a dalších služeb způsobem, který zaručuje všem fyzickým a právnickým osobám rovný přístup k širokému spektru lidských znalostí, kulturním hodnotám a informacím, a to prostřednictvím svých fondů, informačních zdrojů i přístupem k veřejnému internetu. Umožňuje svobodnou výměnu informací a myšlenek ve společnosti, • • • •zároveň Knihovna respektuje právo každého na soukromí a nezávislé rozhodování. •Knihovna je součástí vzdělávací infrastruktury, • rozvíjí komunitní aktivity, podporuje kulturní rozmanitost a sociální integraci. • Knihovna provádí metodickou a výzkumnou činnost v oblastech svého působení; •podílí se na formovaní koncepce veřejných knihovnických a informačních služeb v ČR. • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •Popularizuje interaktivním a srozumitelným způsobem vědu a různorodé oblasti lidské činnosti, čímž vytváří předpoklady pro růst zájmu dětí a mladých lidí o studium všech oborů včetně přírodních, technických a humanitních; •Je místem praktické výuky zejména pro studenty Masarykovy univerzity, kdy přispívá ke zvyšování odborných znalostí a získání praktických zkušeností, čímž vytváří podmínky pro růst počtu studentů a kvality absolventů; • •Realizuje vývoj a tvorbu didaktických nástrojů, interaktivních pomůcek, metodických a vzdělávacích databází, systémů dálkového vzdělávání, odborné, vzdělávací a popularizační aktivity pro vlastní potřebu i pro další organizace a jednotlivce; •Pečuje o odborný růst a zvyšování kvalifikace svých zaměstnanců, organizuje výuku k soustavnému zvyšování jejich odborných kompetencí potřebných k plnění hlavního účelu a předmětu činnosti; • • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •Organizuje a podílí se na pořádání kulturních, společenských a vzdělávacích akcích na pracovištích Knihovny i mimo ně; •Spolupracuje trvale za účelem zvýšení atraktivity a účinnosti své činnosti s kulturními institucemi, školami všech stupňů a dalšími vzdělávacími institucemi, volnočasovými centry, neziskovými organizacemi, státní správou a samosprávou jakož i dalšími fyzickými i právnickými osobami v tuzemsku i zahraničí; • • •Zabezpečuje propagaci předmětu své činnosti, včetně výroby, vydávání, prodeje, pronájmu a půjčování propagačních materiálů a programů v tuzemsku i zahraničí. •Provozuje prodej a předprodej vstupenek na akce zajišťované nebo spolupořádané Knihovnou •Provádí činnosti související s udržením, zlepšením a modernizací pracovišť, rozvojem jejich struktury, zlepšováním organizace a inovacemi služeb, vše s cílem dosahovaní co nejvyšší kvality služeb pro veřejnost; • • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •Zřizovatel povoluje Knihovně tyto okruhy doplňkové činnosti: • •Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona •Obory činnosti: •velkoobchod a maloobchod; •realitní činnost, správa a údržba nemovitostí; •reklamní činnost, marketing, mediální zastoupení; •fotografické služby; •pronájem a půjčování věcí movitých; •provozování kulturních, kulturně-vzdělávacích a zábavních zařízení, pořádání kulturních produkcí, zábav, výstav, veletrhů, přehlídek, prodejních a obdobných akcí; •výroba, obchod a služby jinde nezařazené; •vydavatelské činnosti, polygrafická výroba, knihařské, kartonážní, kopírovací práce. – –Tyto činnosti nesmí narušovat plnění hlavního účelu a předmětu činnosti Knihovny. –Příjmy z doplňkové činnosti musí být odděleně účtovány a sledovány a podléhají dani z příjmu. Doplňková činnost je realizována dle smluvních cen. –Prostředky získané doplňkovou činností použije Knihovna pro financování hlavního účelu a předmětu své činnosti; • • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •ORGANIZAČNÍ STRUKTURA • •http://kjm.data.quonia.cz/organizacni_schema_2014_pr.c.1a19.6..pdf • •Počet zaměstnanců: úvazky 131 ( včetně částečných úvazků) • fyzických cca 150 ( pracovní poměr, jmenování , DPČ) •Struktura pracovišť : ústřední knihovna se dvěma detašovanými pracovišti, depozitář • síť poboček - 31 • kjm_logo Organizační struktura Řízení knihovny v praxi •ORGANIZAČNÍ ŘÁD – STUPNĚ ŘÍZENÍ • •Útvar *organizační jednotka KJM zahrnující okruhy činnosti spojené se službami KJM veřejnosti, s jejím odborným, ekonomickým, technickým a správním zabezpečením; dále se člení na oddělení a úseky, I. stupeň řízení • •Oddělení (v útvaru služeb ústřední knihovny - knihovna) •*organizační jednotka útvaru, jejíž působnost je zaměřena na specializovanou oblast činností, II. stupeň řízení • •Úsek *organizační součást oddělení zodpovídající za vymezenou oblast činností, III. stupeň řízení • • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •ORGANIZAČNÍ ŘÁD •ředitel •vedoucí zaměstnanci •Řízení práce zaměstnanců •Kumulace funkcí v oblasti řízení •Zastupování zaměstnanců •Předávání funkcí •Zásady a principy řízení a kontroly v KJM •Porady •Poradní skupiny a komise •Soustava vnitřních organizačních norem •Metodické řízení a koordinace činnosti • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •INTERNÍ SMĚRNICE •PŘÍKAZ ŘEDITELE •SMĚRNICE •POKYN • • • •Finanční kontrola •Mapa rizik • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •Vnitřní kontrolní systém sestává z •řídící kontroly a interního auditu. • Řídící kontrola v KJM (podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění) je zaměřena především na: průkaznost použití finančních prostředků, správnost použití finančních prostředků a správnost zaúčtování. K výkonu řídící kontroly jsou stanovené funkce: •příkazce operací, dle § 2, odst.a) Vyhl. MF 64/2002 Sb., je ředitelka organizace a vedoucí útvarů v rozsahu svých kompetencí kromě vedoucí útvaru ekonomicko-správního, •správcem rozpočtu, dle § 2, odst.b) Vyhl. MF 64/2002 Sb., je vedoucí útvaru ekonomicko-správního, •hlavním účetním, dle § 2, odst.c) Vyhl. MF 64/2002 Sb., je vedoucí ekonomického oddělení. . kjm_logo Řízení knihovny v praxi •MAPA RIZIK •Právní oblast •Lidský faktor •Personální riziko •Organizační a informační riziko •Provozní riziko •Rizika spojená s majetkem a investicemi •Ekonomická rizika •Dodavatelské služby •Ostatní rizika, nedostatky • • Závažnost Četnost 5 kritická 5 téměř jistá 4 velmi významná 4 pravděpodobná 3 významné 3 možná 2 drobná 2 nepravděpodobná 1 téměř neznatelná 1 téměř vyloučená kjm_logo Řízení knihovny v praxi •LIDSKÉ ZDROJE • •Pracovní týmy •Motivace, hodnocení, benefity •Slučování rodinného a pracovního života •Kolektivní smlouva •Firemní kultura •Kodex zaměstnance •Profesní vzdělávání •Autorizovaná osoba • •Kodex Národní soustava povolání •http://katalog.nsp.cz/uvod.aspx •NKT – Národní katalog kvalifikací •http://www.narodnikvalifikace.cz/ •http://www.vzdelavaniaprace.cz/ •zaměstnance kjm_logo Řízení knihovny v praxi •Firemní kultura •Chování organizace a lidí navenek i dovnitř •Vytvářena souborem mnoha prvků • •Filozofie, poslání, vize, cíle, hodnotový systém, image organizace, komunikační styl, interní vztahy, logo, design, • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •KODEX ETIKY ZAMĚSTNANCŮ •http://kjm.data.quonia.cz/INTRANET/Dokumenty/kodex_zamestnance.pdf •Účelem kodexu je podporovat žádoucí standardy chování zaměstnanců a informovat veřejnost o chování, které je od zaměstnanců oprávněna očekávat. •Zásady ve vztahu ke klientovi •Zásady ve vztahu k zaměstnancům •Zásady kolegiality •Zásady odbornosti a povolání • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •http://www.kjm.cz/prorodinneaktivity •Firemní kultura •Pracovní doba •Rodičovství, mateřská a rodičovská dovolená a návrat do zaměstnání •Organizace práce •Pracovní místo •Informační a komunikační strategie •Kultura vedení •Personální rozvoj •Finanční a nefinanční výhody •Služby pro rodiny plný certifikát Rodina a zaměstnání Audit rodina a změstnání kjm_logo Řízení knihovny v praxi •MAJETEK A NAKLÁDÁNÍ S NÍM •vymezen Zřizovací listinou : •Statutární město Brno předává Knihovně k hospodaření v souladu s ustanoveními zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen z. č. 250/2000 Sb.), následující majetek (dále jen svěřený majetek): • •nemovitý •movitý •vše, co knihovna nabývá ve prospěch zřizovatele •Svěřený majetek statutárního města Brna Knihovna vede v účetnictví a zajišťuje v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen z. č. 563/1991 Sb.), provádění odpisů ze svěřeného majetku. • kjm_logo Řízení knihovny v praxi •Svěřený majetek statutárního města Brna Knihovna vede v účetnictví a zajišťuje v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen z. č. 563/1991 Sb.), provádění odpisů ze svěřeného majetku. • • •Knihovna je povinna nakládat se svým knihovním fondem (zejm. vyřazovat knihovní dokumenty, chránit knihovní fond) v souladu s KnZ a vyhláškou Ministerstva kultury ČR č. 88/2002 Sb., k provedení KnZ. • kjm_logo Řízení knihovny v praxi • FINANČNÍ ZDROJE : •příspěvek zřizovatele •vlastní příjmy z hlavní a vedlejší činnosti •ostatní zdroje ( dary, příspěvky městských částí, granty, kraj – regionální funkce, zdroje EU aj. ) •Plánovací proces: •záměry na rok XX •návrh ročního finančního plánu nákladů a výnosů •úpravy RFP •střednědobý plán •plnění plánu •návrh rozdělení zlepšeného hospodářského výsledku •fondy organizace •Investiční záměr •Plán podávání projektů kjm_logo Řízení knihovny v praxi • •Moje rada na závěr : • • Buďte vždy připraveni. • • • • • • . aneb .... co vše mne potkalo • • kjm_logo •Moje motto: •Knihovna – spolehlivý partner města a chytrý společník pro život – vloženou investici, lásku a péči Brňanům mnohonásobně vrátí každý z 365 dnů v roce.© • Řízení knihovny v praxi •DĚKUJI ZA VÁŠ ZÁJEM • •DOTAZY • •KONTAKT: •nivnicka@kjm.cz kjm_logo • \\file\users\Doc\Nivnicka\Obrázky\011k.bmp