ÚVOD DO PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU Mgr. Markéta Bočková PROJEKT projekt – zpracovaný návrh nebo plán (stavebnictví atd.) projekt – časově ohraničený proces za účelem vytvoření produktu /služby PROJEKT ATRIBUTY PROJEKTU : JEŽKOVÁ, Zuzana. Projektové řízení: jak zvládnout projekty. 2014. vyd. Kuřim: Akademické centrum studentských aktivit, s. 18. ISBN 978-80-905297-1-7. strana 18 >jedinečnost, neopakovatelnost >vymezenost časem, náklady, kvalitou >projekt je rizikový >na jeho realizaci se podílí projektový tým >téma, které má projekt řešit je komplexní a složité >probíhá ve struktuře organizace TROJIMPERATIV „Projekt je časově, nákladově a zdrojově omezený proces realizovaný za účelem vytvoření definovaných výstupů (rámec naplnění projektových cílů) co do kvality, standardů a požadavků.“ Národní standard kompetencí projektového řízení (verze 3.2), příloha č. 3 Výkladový slovník pojmů (verze 3.2) [online]. Společnost pro projektové řízení, občanské sdružení, 2012. Dostupné z: http://www.cspr.cz/images/stories/IPMA-CzNCB-slovnik-pojmu-v3.2.pdf ZÁSADY PROJEKTU 1.Projekt musí být zacílený. Měl by mít svoji cílovou skupinu, pro kterou je určen a pro kterou je nějakým způsobem přínosný. V oblasti nám známé – knihovnictví – jsou cílovou skupinou především uživatelé knihoven a specifické skupiny – menšiny, handicapovaní, studenti, děti, nebo důchodci. Avšak cílovou skupinou mohou být také zaměstnanci knihoven a další. 2. 2.Projekt musí být reálný. Cíl projektu musí být zvolen tak, aby byl dosažitelný. Např. není reálné postavit v českých podmínkách stopatrovou knihovnu. 3. 3.Projekt musí být účelný. Cílová skupina by měla z projektu vždy mít nějaký prospěch. Projekt by měl změnit nějaký stav z nevýhodného na výhodný. 4. 4.Projekt by měl být řešen systémově. Je nutné brát v potaz každou součást projektu. Jakýkoli zásah má na konečný výsledek projektu vliv. Projekt je nutné řešit postupně, je to sled na sebe navazujících aktivit, které nelze přeskakovat a měnit. 5. 5.Efektivita. Efektivní projekt minimalizuje zdroje (finanční a lidské) a maximalizuje výsledný produkt. ÚSPĚŠNÝ PROJEKTU ü naplnil trojimperativ projektu, dosáhl - plánovaných cílů - v plánované kvalitě - v plánovaném čase - při dodržení plánovaných nákladů ü efektivně využíval požadované zdroje ü nevyvolal negativní dopady ü byl oceněn důležitými zainteresovanými stranami ü JEŽKOVÁ, Zuzana. Projektové řízení: jak zvládnout projekty. 2014. vyd. Kuřim: Akademické centrum studentských aktivit, s. 18. ISBN 978-80-905297-1-7. strana 19 NEVÝHODY PROJEKTU > komplexní rozsah projektů a zařazení projektu do hierarchie projektů, které jsou součástí komplexního programu, > specifické požadavky zákazníka projektu, často se objevující až v průběhu realizace, > organizační změny ve společnosti, které nastávají v průběhu projektu, > rizika projektu a obtížně předvídatelné vnější vlivy, > změny v technologii, > plánování a oceňování v předstihu před vlastní realizací. SVOZILOVÁ, Alena. Projektový management. 1. vyd. Praha : Grada, 2006. 353 s. ISBN 8024715015. STANDARDY PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ Standard A Guide to Project Management Book of Knowledge (PMBoK®Guide) - vyvinutý a rozvíjený profesní organizací projektových manažerů Project Management Institute (PMI), ICB International Competence Baseline - spravovaný mezinárodní organizací International Project Management Association (IPMA), standard PRINCE 2 (Projects in Controlled Environment) - spravovaný APM Group, Ltd. - tento standard je zejména oblíbený ve Velké Británii, zemi svého původu, ISO 10006 (Řízení jakosti, směrnice pro management kvality v podniku zaměřený na procesy projektového managementu). Standard IPMA Competence Baseline PROJEKTOVÝ MANAŽER „Osoba, která akceptovala pověření řízením projektu. Je odpovědná řídicím a kontrolním strukturám za dosažení cíle projektu. Manažer projektu odpovídá za plánování, podávání zpráv o stavu projektu a za průběžnou kvalitu dodávaných výstupů. Vedoucí projektu.“ Národní standard kompetencí projektového řízení (verze 3.2), příloha č. 3 Výkladový slovník pojmů (verze 3.2) [online]. Společnost pro projektové řízení, občanské sdružení, 2012. Dostupné z: http://www.cspr.cz/images/stories/IPMA-CzNCB-slovnik-pojmu-v3.2.pdf TECHNICKÉ KOMPETENCE BEHAVIORÁLNÍ KOMPETENCE KONTEXTOVÉ KOMPETENCE -úspěšnost řízení projektu -zainteresované strany -požadavky a cíle projektu -rizika a příležitosti -kvalita -organizace projektu -týmová práce -řešení problémů -struktury v projektu -rozsah a výstupy (dodávky) projektu -čas a fáze projektu -zdroje -náklady a financování -obstarávání a smluvní vztahy -změny -kontrola, řízení podávání zpráv -informace a dokumentace -komunikace -zahájení -ukončení -vůdcovství -zainteresovanost a motivace -sebekontrola -asertivita -uvolnění -otevřenost -kreativita -orientace na výsledky -výkonnost -diskuse -vyjednávání -konflikty a krize -spolehlivost -porozumění hodnotám -etika -orientace na projekt -orientace na program -orientace na portfólio -implementace projektu, programu a portfolia -trvalá organizace -byznys -systémy, produkty a technologie -personální management -zdraví, bezpečnost, ochrana životního prostředí -finance -právo KONTEXT PROJEKTU PROJEKT vliv okolí na projekt vliv projektu na okolí PROJEKT, PORTFOLIO, PROGRAM NÁRODNÍ SÍŤ KARTOGRAFIE NOVÉ GENERACE ZAINTERESOVANÉ STRANY „Zainteresovaná strana je osoba/organizace, která je aktivně zapojena do projektu nebo jejíž zájmy mohou být pozitivně / negativně ovlivněny realizací projektu nebo jeho výsledkem. Často také může ovlivnit průběh projektu či jeho výsledky.“ Nejjednodušší cesta identifikace zainteresovaných stran je pomocí otázek: > Kdo má zájem, aby projekt uspěl? > Kdo projekt podporuje? > Kdo projekt financuje? > Pro koho je projekt určen? > S kým musíme během realizace projektu spolupracovat? Národní standard kompetencí projektového řízení (verze 3.2) [online]. Společnost pro projektové řízení, občanské sdružení, 2012. Dostupné z: http://www.ipma.cz/web/files/narodni-standard-kompentenci-projektoveho-rizeni.pdf > ŽIVOTNÍ CYKLUS PŘEDPROJEKTOVÁ FÁZE > jaký je návrh tématu projektu? > existuje poptávka po navrhovaném tématu? > existují příležitosti pro realizaci projektu? > je vhodné projekt doporučit k realizování? > jaké jsou důvody proč projekt realizovat? > čeho máme realizací projektu dosáhnout? > zapadá téma do vize organizace? > plní některý ze strategických cílů? PŘEDPROJEKTOVÁ FÁZE - studie příležitostí (opportunity study) / studie proveditelnosti (feasibility study) - SWOT, SLEPT analýza - analýza zainteresovaných stran - logický rámec - kritéria úspěšnosti - SMART cíl / trojimperativ SWOT ANALÝZA SLEPT ANALÝZA Social – sociální Legal – legislativní Economic – ekonomické Policy – politické Technology – technologické SMART CÍL S Specific Cíle musí být specifické a konkrétní. M Measurable Cíle musí být opatřeny měřitelnými parametry, podle nichž lze rozpoznat, zda bylo cíle dosaženo. A Agreed Jistota, že zainteresované osoby vědí o co jde a shodli se relevantnosti cíle. R Realistic Cíle musí být dosažitelné s použitím disponibilních zdrojů a realistické. T Time-bound Cíle musí být časově ohraničené, aby byly kontrolovatelné. TROJMIPERATIV PROJEKTOVÁ FÁZE PROJEKTOVÁ FÁZE Výstupem projektové fáze je hotový cíl projektu – realizovaný produkt či služba podle zadání. INICIALIZACE / ZAHÁJENÍ PROJEKTU > definování základních atributů projektu > sestavení projektového týmu ZAKLÁDACÍ LISTINA TÝM PLÁNOVÁNÍ Plán projektu > >souhrnné informace o projektu >požadavky projektu >milníky >hierarchickou strukturu prací (WBS) >síťový graf činností >Ganttův diagram či graf >rozpočet >schéma řízení a organizace projektu – hierarchická organizační strukturu (OBS) >matice zodpovědnosti >definice rozhraní – fáze řízení projektu, životní cyklus projektu >logistickou podporu >komunikační plán >standardy pro řízení a bezpečnost majetku >způsob kontroly projektu WBS – WORK BREAKDOWN STRUCTURE >komplexní popis rozsahu dodávky projektu. >určuje, co se bude dělat. >obsahuje 100 % definovaného cíle a zachycuje všechny dodávky - vnitřní, vnější i prozatímní - z hlediska práce která musí být vykonána. >pomáhá stanovit předem náklady a sledovat postup naplňování dodávky. >je unikátní, pro stejný cíl vytvoří dva různé týmy dvě různé WBS. >je významným výstupem řízení projektu. >představuje hlavní seznam výsledků k provedení. WBS ORGANIZATIONAL BREAKDOWN STRUCTURE - OBS Jméno Role v projektu Zodpovědnost Pravomoc Kontakty Vlastimil Odborník garant služeb a fondu definuje cílovou skupinu a podle ní sestaví vhodný knihovní fond a navrhne služby nákup fondu a databází mail telefon MATICE ZODPOVĚDNOSTI - RACI prvky WBS členové týmu manažer garant fondu a služeb architekt, designer právník administrativní pracovník výběr nábytku - C R A I R - responsible zodpovědnost – co má zodpovědná osoba vykonat A – accountable ručitel/vlastník výsledku nebo schvalovatel – nemusí se podílet na realizaci, ale zajišťuje správnou a efektivní tvorbu C – consulted osoba, která se dodávce vyjádří I – informed kdo má dostávat informace o postupu plnění. GANTTŮV DIAGRAM / GRAF File:GanttuvDiagramCZ.png Ganttův diagram je rozšíření Ganttova diagramu o logické návaznosti činností. http://lorenc.info/3MA381/graf-ganttuv-diagram.htmvytvořeno vytvořeno v Excelu PLÁN ŘÍZENÍ KOMUNIKACE CO jaké informace budou sdíleny PROČ popis dokumentů KDY jaká je periodicita a jaké jsou časové limity odezvy OD KOHO odpovědná osoba PRO KOHO kdo má informaci obdržet JAK jakou formou budou informace předávány členům týmu, případně mimo projekt PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ RIZIKA RIZIKA REALIZACE 1. kontrola 2. informace 3. usměrňování 4. rozhodování 5. motivace 6. administrativně-technické zabezpečení NĚMEC, Vladimír. Projektový management. Praha : Grada Publishing, c2002. S.100-101. REALIZACE - ZMĚNY REALIZACE - ZMĚNY UKONČENÍ POPROJEKTOVÁ FÁZE > analýza ukončeného projektu / postimplementační analýza > zpracování návrhů pro zlepšení dalších projektů > udržovací fáze výsledků projektu > > JEŽKOVÁ, Zuzana. Projektové řízení: jak zvládnout projekty. 2014. vyd. Kuřim: Akademické centrum studentských aktivit, s. 18. ISBN 978-80-905297-1-7. strana 257 > POSTIMPLEMENTAČNÍ ANALÝZA > údaje o analyzovaném projektu > rozbor odchylek a změn > vyhodnocení správnosti odhadů času, nákladů a zdrojů (trojimperativ) > vyhodnocení práce projektového týmu > rozbor způsobu provedení analýzy rizik a jejich monitorování > vyhodnocení jednotlivých subdodavatelů JEŽKOVÁ, Zuzana. Projektové řízení: jak zvládnout projekty. 2014. vyd. Kuřim: Akademické centrum studentských aktivit, s. 18. ISBN 978-80-905297-1-7. strana 257 DĚKUJI ZA POZORNOST Mgr. Markéta Bočková mbockova@phil.muni.cz