VII- Elektronická výměna dat (EDI) VIKMA07 What is EDI?  https://www.youtube.com/watch?v=d1woSaNSnZc  https://www.youtube.com/watch?v=yM8WtsUsFXI EDI  Elektronická výměna dat (EDI - zkratka anglického originálu Electronic Data Interchange) je výměna strukturovaných zpráv mezi počítači, respektive mezi počítačovými aplikacemi.  Data jsou strukturována podle předem dohodnutých standardů a ve formě zpráv následně elektronicky automaticky přenášeny bez přispění člověka.  Běžně se jako EDI rozumí specifické metody výměny zpráv, jež byly dohodnuty na úrovni národních nebo mezinárodních standardizačních společenství pro přenosy dat o obchodních transakcích. Cíle EDI  Cílem EDI je tedy postupně nahradit papírové dokumenty elektronickými, snížit tak náklady spojené s jejich výměnou a současně zvýšit efektivitu a kvalitu prováděných procesů.  EDI doklady mají stejnou právní váhu jako dokumenty „papírové“. Pomocí EDI mohou být propojeny různé informační systémy vně i uvnitř společnosti. EDIFACT  Pro EDI komunikaci bylo do dnešní doby definováno mnoho národních a oborových standardů, jako je ODETTE v automobilovém průmyslu nebo SWIFT v bankovnictví. Tyto standardy jsou však vzájemně nekompatibilní a z toho důvodu vznikl jediný mezinárodní standard pro elektronický přenos dat – UN/EDIFACT.  EDIFACT je obecná a mezioborová norma, v rámci které vznikají konkrétní aplikační normy pro jednotlivá odvětví. EANCOM  Pro oblast obchodu, zejména se spotřebním zbožím, je aplikační normou systém EANCOM, který spravuje EAN International. Jedná se o podmnožinu normy EDIFACT, která pro identifikaci zboží, služeb a komunikujících partnerských organizací využívá systému EAN●UCC.  Pro potřeby ČR jsou vydávány tzv. národní subsety (podmnožiny) zpráv, spravované sdružením GS1 Czech Republic (dříve EAN ČR). Typy EDI zpráv Standard EANCOM v sobě zahrnuje většinu dokumentů obvykle používaných v obchodní praxi. V našich podmínkách jsou v současné době nejvíce rozšířeny následující typy zpráv: ORDERS – Objednávka INVOIC – Faktura DESADV – Avízo o odeslání zboží COMDIS – Obchodní námitka (potvrzení nebo odmítnutí faktury) INVRPT – Přehled zásob PRICAT – Katalog zboží a cen A dále se používají tyto servisní zprávy: CONTRL – Kontrolní zpráva APERAK – Potvrzení o převzetí zprávy aplikací Model tradiční komunikace & EDI Objednání zboží tradičním způsobem – bez využití EDI: 1. Odběratel pořídí objednávku ve svém informačním systému (např. Navision, SAP). 2. Odběratel objednávku ze systému vytiskne a odešle faxem, v lepším případě emailem. 3. Dodavatel přijme objednávku faxem nebo emailem (v tom případě si ji obvykle vytiskne). 4. Dodavatel si objednávku z papírové podoby přepíše do svého informačního systému (např. Money, K2, Navision) 5. Dále probíhá zpracování objednávky, vyskladnění, dodávka zboží, fakturace atd. Model tradiční komunikace & EDI Objednání zboží s použitím EDI:  Odběratel pořídí objednávku ve svém informačním systému (např. Navision, SAP). Pořízená objednávka odchází přes EDI v elektronické podobě dodavateli.  Dodavatel přijme EDI objednávku do svého systému (např. Money, K2, Navision).Objednávka dorazí elektronicky a přijetí vypadá tak, že objednávka automaticky "vznikne" v informačním systému.  Dále probíhá zpracování objednávky, vyskladnění, dodávka zboží, fakturace atd. Výměna všech dalších dokladů (dodací list, příjemka, faktura) může probíhat také přes EDI. Hlavní výhody EDI  je rychlejší, šetří čas (snižuje prodlevy v předání dokumentů, odpadá přepisování zprávy do systému příjemce)  je spolehlivější, zvyšuje kvalitu – odpadají chyby při přepisování dokladů (fax může být nečitelný, překlepy obsluhy)  je levnější, šetří peníze – úspora pracovní síly i nákladů (poplatky za telefon, faxový papír, poštovné atd.) Zajímavosti o EDI  EDI je technologie "stará" již několik desítek let. První projekty EDI vznikaly v 60. letech v oblasti automobilového průmyslu .  EDI komunikaci upřesňují a definují nadnárodní standardy, nejde tedy o žádnou novinku s krátkou životností, ale léty ověřenou technologii, kterou lze používat s obchodními partnery z celého světa.  Díky internetu a moderním technologiím dnes existují EDI řešení, dostupné prakticky každému.  Většina významných obchodních řetězců v ČR i na Slovensku již EDI komunikaci podporuje.  EDI lze používat prakticky v libovolném oboru a odvětví. Implementace EDI Zavedení EDI komunikace se skládá z několika hlavních kroků, které lze zobecnit pro většinu společností. Obsah a náplň jednotlivých kroků se samozřejmě může lišit, v závislosti na okolnostech implementace (používaný informační systém, způsob práce ve společnosti, vybrané EDI řešení a poskytovatel, protistrany apod.). Hlavní body:  Výběr EDI řešení a poskytovatele  Zajištění komunikace  Zajištění identifikace  Zajištění integrace Implementace EDI  Úvodní seznámení s EDI. Je vhodné získat představu, co EDI umožňuje, co může vaší společnosti přinést, co od něj můžete očekávat a co požadovat.  Po seznámení s EDI probíhá na základě získaných poznatků výběr vhodného EDI řešení a poskytovatele. Ve velkých společnostech je tento bod někdy spojen s výběrovým řízením apod.  Poskytovatel s Vámi probere detaily celého procesu, navrhne optimální postupy, kroky a termíny.  Pro integraci s podnikovým informačním systémem je nutné připravit rozhraní pro komunikaci s EDI systémem (možnost implementace importu a exportu inhouse souborů nebo naopak návrh překladových šablon pro již existující importy a exporty). Implementace EDI  Zajištění komunikace s EDI schránkou (EDI poskytovatelem). V současné době se používá obvykle internet a je tedy nutné mít připojení k Internetu, postačí vytáčené připojení k internetovému poskytovateli – ve velké části republiky zdarma).  Zajištění identifikačního čísla GLN společnosti (EAN kód). Toto číslo přiděluje Sdružení GS1 Czech Republic (dříve EAN Česká republika). Výrobci, kteří své zboží označují EAN kódy, již toto číslo mají. V některých výjimečných případech není nutné žádat o EAN kód (konzultujte s EDI poskytovatelem).  Testování EDI rozhraní. Před nasazením úprav podnikového informačního systému je vhodné provést otestování formátů a obsahovou správnost a úplnost. Implementace EDI  Samotná implementace, neboli nasazení EDI řešení. Současně s nasazením EDI řešení začíná testovací provoz s odběratelem/dodavatelem, kterému předchází organizační záležitosti (zalistování zboží v systému protistrany, podpis dodatku smlouvy s obchodním partnerem o poskytování elektronických dat apod.)  Ověřovací provoz EDI výměny zpráv.  Vyhodnocení ověřovacího provozu.  Spuštění ostré výměny EDI zpráv. Implementace EDI  Z uvedeného postupu vyplývá, že je důležitá koordinace a spolupráce mezi obchodními partnery, dodavatelem EDI řešení a dodavatelem nebo implementátorem informačního systému.  Celý postup zavedení EDI trvá přibližně 30-90 dnů, obvykle záleží zejména na možnostech používaného informačního systému. Mnozí producenti nebo implementátoři rozšířených informačních systémů (IS/ERP) již standardně podporují tzv. inhouse formáty, což přináší výrazné zkrácení doby zavedení EDI. Na druhou stranu mohou dobu implementace negativně ovlivnit specifické požadavky či jiné okolnosti. Vývoj EDI  S rozvojem informačních technologií se začaly prosazovat zprávy ve formátu XML (ebXML), které se dnes již běžně používají. V zásadě však jde spíše o formu zpráv, přičemž obsah vychází z ustálených oborových norem UN/EDIFACT.  Mezi nové formáty založené na XML patří např. ISDOC (Information Systems Document), který by měl v budoucnu sloužit jako jeden z formátů pro elektronickou fakturaci.  Zajímavostí je, že jeho budoucí podporu ohlásili významní výrobci účetních a ekonomických systémů v ČR. Bezpečnost dat při EDI komunikaci  Otázky zabezpečení dat přenášených cestou EDI jsou řešeny jednak softwarově přímo v systémech EDI, dále použitím kryptografických metod (šifrování, klíče, digitální podpis) pro komunikaci mezi jednotlivými systémy a v neposlední řadě implementací digitálního podpisu a šifrování přímo do zpráv EDIFACT. Elektronický podpis slouží zejména pro:  ověření identity podepisujícího  ověření integrity zprávy (že zpráva nebyla změněna). Elektronický podpis  Elektronický podpis slouží k ověření totožnosti odesílatele dokumentu. Je to informace, zašifrovaná soukromým klíčem, která se připojuje k elektronickým datům, aby identifikovala odesílatele příjemci, a která rovněž zajišťuje integritu dat. Podpis se vždy vztahuje na data, ke kterým byl připojen. Elektronický podpis je vytvořen pomocí:  kryptografické transformace z elektronické zprávy nebo datového souboru  soukromého klíče podepisujícího subjektu Vlastnosti el. podpisu  Identifikuje původce podpisu - příjemce bezpečně ví, kdo je autorem či odesílatelem zprávy  Zaručuje integritu zprávy - příjemce má jistotu, že zpráva nebyla změněna v průběhu transportu, což ruční podpis může zajistit jen stěží  Zaručuje nepopiratelnost - odesílatel nemůže popřít, že danou zprávu s daným obsahem opravdu odeslal  Prostředky k podepisování může mít daná osoba pod svou výhradní kontrolou, tzn., že podpis nelze napodobit Základní typy EDI řešení  Způsoby EDI komunikace se neustále vyvíjejí a již dávno EDI neznamená drahou technologii určenou pouze pro velké podniky se silným IT zázemím, tak jako tomu bylo v minulosti. Většinu EDI řešení lze zařadit podle způsobu zpracování a distribuce zpráv do tří základních kategorií: 1. Výměna zpráv mezi koncovými subjekty 2. Výměna zpráv prostřednictvím VAN operátora 3. Zpracování a výměna zpráv prostřednictvím poskytovatele EDI služeb EDI komunikace  EDI komunikace slouží především k propojení informačních systémů nezávislých obchodních partnerů. Tyto informační systémy mohou obecně pracovat na různých softwarových a hardwarových platformách a úkolem EDI je propojení těchto systémů na základě obecně přijímaného standardu pro výměnu zpráv.  Pro realizaci EDI komunikace mezi různorodými informačními systémy slouží EDI konvertory. EDI konvertor  EDI konvertor je aplikace, která mění (konvertuje) data z podoby poskytované informačními systémy do EDI formátu, používaném pro přenos zpráv.  Při příjmu zpráv pak EDI konvertor mění (konvertuje) data z EDI formátu do definované podoby, kterou jsou schopny podnikové informační systémy dále zpracovávat. Schéma výměny obchodních zpráv VAN (Value Added Network)  VAN je síť s přidanou hodnotou, která kromě obvyklého účelu – přenosu dat, nabízí i další služby. U EDI komunikace je to typicky záruka za distribuci nezkreslené informace k jejímu adresátovi.  Schéma výměny zpráv přes VAN operátora je velmi podobné předchozímu způsobu, část starostí s provozem EDI řešení v této variantě přebírá VAN operátor, který provozuje síť s přidanou hodnotou. Schéma výměny v síti VAN VAN (Value Added Network)  Hlavní náplní VAN operátora je zejména zajištění distribuce standardních zásilek a zpráv, dále operátor obvykle figuruje také jako dodavatel software, tedy konvertoru a komunikačního software pro napojení na VAN síť.  Konvertor a komunikační software v tomto případě stále zůstávají na straně klienta a s nimi i související pořizovací náklady a dále náklady spojené s jejich správou. Zpracování a výměna zpráv prostřednictvím poskytovatele EDI služeb  Schéma EDI řešení s využitím EDI poskytovatele vychází z modelu komunikace přes VAN operátora. Poskytovatel EDI služeb však provádí také konverzi zpráv.  To spolu s využitím internetu jako hlavní platformy pro komunikaci znamená, že klient na své straně nepotřebuje žádný specializovaný konvertor a žádný specializovaný software pro komunikaci. Jejich funkce zajišťuje EDI poskytovatel, který takto obsluhuje více klientů a je schopen komunikovat i s ostatními EDI poskytovateli a jejich klienty. Schéma výměny – poskytovatelé EDI služeb Zpracování a výměna zpráv prostřednictvím poskytovatele EDI služeb  Důležité je, že EDI řešení je dostupné přes běžně používanou internetovou síť a poskytovatel za uživatele přebírá veškeré činnosti, spojené s konverzí a doručením dat. Díky tomu odpadají klientovi náklady a režie spojené se správou EDI systému. Využití EDI komunikace v obchodních řetězcích  http://www.edizone.cz/elektronicka-vymena-dat-edi/edi-ready- retezce/ Očekávané dopady využití EDI pro organizaci  zvýšení produktivity zaměstnanců  snížení nákladů na poštovné, tisk, evidenci  snížení nákladů na administrativu (personální)  snížení počtu pozdních plateb - pozitivně působí na Cash flow  přehlednější informace o prováděných platbách  zrychlení toku dokumentů  zjednodušení předávání dokladů a jejich archivaci Očekávané dopady využití EDI pro organizaci  omezení chybovosti při ručním zadávání dat  zvýšení bezpečnosti předávaných dokumentů  zkvalitnění vztahů mezi obchodními partnery  menší počet nesrovnalostí v rámci obchodního styku  jednotná komunikace rozdílných systémů a subjektů  efektivnější plánování a řízení výroby, obchodu a cash flow  jednoduší zásobování a strategické plánováni dodávek