Metodický pokyn k digitalizaci
    (tvorba a správa digitální dokumentace) archivního materiálu České národopisné společnosti


1. Snímání a úprava obrazu

Základní etapa pořizování digitální obrazové dokumentace se týká níže uvedených dílčích archivních
celků

a)      příspěvky dopisovatelů (zkráceně PD)

b)      tzv. velké dotazníky (zkráceně VD)

c)      tzv. malé dotazníky (zkráceně MD)

d)      tzv. staré dotazníky (zkráceně STD).


Snímací zařízení: skener

Typ souboru: jpg

Rozlišení: 300 dpi

Režim barev: barevně

Velikost formátu:          a) A4 – při velikosti originálu do formátu A4

                                   b) A3 – při velikosti originálu do formátu A3

Jméno souboru: bude odvozeno od čísla jednacího, kterým je opatřena vždy první strana každé
archivní položky (zpravidla v pravém horním roku; pokud je číslo jednací opatřeno lomítkem, bude
vypuštěno – např. číslo jednací 32/75 bude uváděno v podobě 3275.jpg), pokud má archivní položka
více stran, připojuje se v názvu souboru k číslu jednacímu číslo strany oddělené od čísla jednacího
podtržítkem (např. 1454_1.jpg pro první stranu dotazníku opatřeného č.j. 1454, 1454_2 pro druhou
stranu dotazníku opatřeného č.j. 1454 atd.). Jméno souboru nesmí obsahovat mezery, písmena mimo
standardní latinskou abecedu a další znaky nepovolené na úrovni operačního systému.

Systematizace: jednotlivé soubory digitalizovaného dokumentu budou uloženy vždy v samostatné
složce, jejíž název bude odvozen a) od zkratky příslušející patřičnému archivnímu celku (PD, VD,
MD, STD) a číslu, b) čísla jednacího, c) jména a příjmení dopisovatele, d) názvu obce, e) názvu
okresu – všechny údaje budou odděleny podtržítkem:

Malý dotazník č. 2 opatřený číslem jednacím 1454 zpracovaný Josefem Volným z Ondřejova okres Kolín
bude v digitalizované podobě uložen do složky MD2_1454_Josef Volný_Ondřejov_okres Kolín

Pokud jsou dotazníky v rámci kartonu uspořádány dle územní příslušnosti (Jihomoravský kraj,
Středočeský kraj, Kraj Vysočina apod.), bude pro tyto dílčí složky vytvořena samostatná složka a do
ní teprve jednotlivé dotazníky dle příslušnosti ke kraji vkládány. Je-li takto členěn např. malý
dotazník č. 2, pak bude nejprve vytvořena složka MD2_Středočeský kraj a do ní následně vkládány
složky s digitalizovanou podobou dotazníku – např. tedy složky:

MD2_1454_Josef Volný_Ondřejov_okres Kolín

MD2_2750_Karel Varhánek_Ohaře_okres Kolín

MD2_341_Jan Mrázů_Uhlířská Lhota_okres Kolín

atd.

2. Úprava obrazových dat

Otočení: do „přirozené" polohy, jen o násobky 90°.

Ořez: minimální a maximální velikost okrajů kolem předmětu, nesmí být ořezem zasahováno již do
plochy digitalizovaného dokumentu. Jiné zásahy nejsou povoleny.


3. Ukládání a zálohování

Obrazová data ukládá pracovník pověřený digitalizací pevný disk pracoviště digitalizace (PC
stanice) počítače vždy do složky odpovídajícího názvu (viz odstavec 1, systematizace). Po ukončení
digitalizace svěřeného archivního celku budou data zálohována na externí disk a na CD.


4. Zpracování dat

Ke každému dotazníku bude zpracován pasportizační Záznam o digitalizaci archivního materiálu ve
formátu Excel. Název souboru bude odvozen od názvu složky pro celý dotazník (tedy MD2_1454_Josef
Volný_Ondřejov_okres Kolín.xls) a bude uložen ve složce vytvořené pro každý dotazník.




Záznam o digitalizaci archivního materiálu






Evidenční číslo:

Nevyplňuje se

Číslo jednací:

Uváděno na první straně archivní položky

Jiné číslo / signatura:

Kombinace čísel a písmen z první strany archivní položky







Název dotazníku:


Lokalita:


Okres:


Vyplnil:


Kontakt na dopisovatele:


Datum zpracování:

 Datum zpracování dopisovatelem (je-li uváděno)

Datum přijetí:

 Datum přijetí do archivu ČNS (uváděno na první straně archivního materiálu)

Počet listů:


Počet zaplněných stran:


Počet příloh (specifikace):


Fotografie (počet, čb/bar, rozměry, téma):


Kresby (počet, provedení, rozměry, téma):


Notové záznamy (počet, téma):



Digitalizaci provedl:


Datum digitalizace:






Obsah:




Číslo strany

Název digitálního souboru

Lokality

Klíčová slova tematická