Personal information
management
Group information
management
nástroje pro komunikaci, koordinaci a
kooperaci
Petr Škyřík, KISK
Personal information
management (PIM) is the activities
people perform in order to acquire,
organize, maintain, retrieve, and use
personal information items such as
documents (paper-based and digital), web
pages, and email messages for everyday
use to complete tasks (work-related or not)
and fulfill a person's various roles (as
parent, employee, friend, member of
community, etc.).
More simply, PIM is the art of getting things
done in our lives through information. [zdroj]
(mimo)kontext?
https://www.wir
ed.co.uk/article/c
hinese-
government-
social-credit-
score-privacy-
invasion
Příklad: Na co všechno Evernote
používám (lifehacky.cz)
1. na webový bookmarking (sběr
webových odkazů, které by se „mohly
hodit“) – sběr pomocí web clipperu pro
desktop, pomocí emailového koše na
iOS, pomocí receptu pro ifttt.com,
2. na bookmarking reálného světa (sběr
„odkazů“ na věci, které jsem někde
viděl, potkal – většinou focením nebo
zvukovou nahrávkou – typicky vidím za
výlohou knížku nebo nějakou jinou věc,
kterou si chci později vyhledat atd.)
3. na archív papírové
dokumentace všeho druhu, zejména
různých návodů, smluv, lékařských
nálezů, diplomů a cen útěchy, složenek,
SIPO dokladů, různých slevových karet,
výpisů z bankovních účtů, dokladů
(zvláště od benzínu) a dalších, které
mám buď v digitální podobě, anebo je
obratně naskenuji (v Evernote jsou pak
brzy textově vyhledatelné pomocí OCR)
4. na rychlé checklisty, tedy seznamy
věcí, které nesmím zapomenout např.
před cestou
5. pro tvorbu screenshotů a jejich
anotaci, a také pro anotace PDF – v
kombinaci se sesterskou aplikací Skitch
6. pro digitální kopii svých
dokladů (občanky, řidičáku, atd.), které
mám pak k dispozici i v offline
notebooku i v zahraničí bez připojení k
netu
7. na archivaci vizitek
8. jako wishlist
9. pro výzkum při přípravě náročnějších
článků vyžadujících větší přípravu
10. pro archivaci výtvarné a umělecké
tvorby mých dětí
11. k občasnému vytvoření a nasdílení
jednoduché (a přesto hezké) webové
stránky k nějakému jednorázovému
účelu
12. k vytvoření jednoduché wiki na nějaké
téma (Evernote umí vkládat do
poznámky odkazy na jiné poznámky a
vytvářet obsah, takže to jde celkem
snadno)
Evernote nepoužívám:
 jako fotoalbum
 jako GTD nástroj (tedy ne pro denní
agendu)
 pro obecnou zálohu dat (backup)
 většinou v něm nepíšu delší texty
Group information management
Do znalostního managementu zahrnují organizace mnoho
činností, které provádějí se znalostmi. K nejčastějším
znalostním aktivitám patří:
 Tvorba znalostní strategie – propojení knowledge
managementu a podnikové strategie
 Aktivní řízení procesu tvorby, sběru a archivace znalostí
 Systematické prohlubování získaných znalostí
 Organizování znalostí
 Sdílení znalostí – mechanismus, pracovní prostředí
 Konverze znalostí – skryté x explicitní
 Propojení znalostí do sítí, tvorba znalostních týmů
 Implementace technologií umožňující spolupráci
Pozadí problému – výkon virtuálního týmu
◦ kvalita komunikace (Maznevski a Chudoba, 2000; Kayworth a Leidner,
2000; Sproull a Kiesler, 1986),
◦ plánování a řízení projektu (Kayworth a Leidner, 2000),
◦ koordinace (Maznevski a Chudoba, 2000),
◦ budování sdíleného kontextu (Hinds a Bailey, 2003),
◦ důvěra (Jarvenpaa a Leidner, 1999; Jarvenpaa a kol., 2004; Kanawattanachai a
Yoo, 2002),
◦ angažovanost v týmu a uspokojení členů týmu (Caballer, Gracia a
Peiro, 2005),
◦ rozvoj týmové identity (Fjermestad a Hiltz, 2000),
◦ školení a teambuilding (Kaiser a kol., 2000; Warkentin a Beranek, 1999),
◦ soudržnost (Lurey a Raisinghani, 2001; Maznevski a Chudoba, 2000).
11
12
Současný stav řešení problematiky
◦ organizační perspektiva,
◦ manažerská perspektiva,
◦ personální perspektiva,
◦ technologická perspektiva.
13
Kontrola chování Sdílené mentální
modely
Složení skupiny
Spolupráce Vzájemná provázanost
úkolů
Rozvoj důvěry
Uvědomění si
spolupráce
Obeznámenost s úkoly Delegace vedení
Společné pobídky a cíle Odměny orientované
na tým
Podpora vedení
Komunikace Soudržnost týmu Motivace
Komunikační normy Konflikty týmu Vzájemná znalost
Řešení konfliktů Uspořádání týmu Osobnostní prvky
členů týmu
Koordinace Zmocnění týmu Rozvoj vztahů
Kultura Flexibilita týmu Systém odměn
Hodnocení a odměny Identifikace týmu Jednoznačnost rolí
Pocity izolace Týmové znalosti Týmová setkání
Odmlčení se členů
týmu
Struktura a normy
týmu
Transaktivní paměť
Týmové plánování Technologie
Velikost týmu Školení
14
◦ organizační perspektiva
 virtualita
 individuálníxorganizačníxspolečenská
Současný stav řešení problematiky
15
◦ manažerská perspektiva
Současný stav řešení problematikyManažerská perspektiva:
přispívající faktory – výzvy
spojené s vedením
Cordery,Soo,Kirkman,Rosen,
&
Mathieu(2009)
Hinds&Bailey(2003)
Herteletal.(2004)
Herteletal.(2005)
Jarvenpaa&Leidner(1999)
Kayworth&Leidner(2000)
Kayworth&Leidner(2002)
Kirkmanetal.(20002)
Leinonenetal.(2005)
Townsendetal.(1998)
Překonávání pocitů izolace a odtržení členů
týmu
X X
Členové týmu mohou mít četné a konfliktní
vazby mimo virtuální tým
X
Potřeba zajišťovat rovnováhu mezi technickými
a interpersonálními dovednostmi v rámci týmu
X X X
Pouze minimální množství face-to-face
interakcí
X
Týmový vedoucí musí koučovat na dálku X X X X X
Omezená schopnost udržovat společné cíle X X
Zvýšená tendence k sociální pasivitě X X X
Členové týmu mohou být rozptýleni napříč
několika časovými pásmy
X X
Výzvy spojené s hodnocením a uznáváním
výkonu
X X X X
Motivační výzvy X X X X X
Zvýšená pravděpodobnost nejednoznačnosti
rolí nebo přetížení role
X
16
◦ technologická perspektiva
Současný stav řešení problematiky
Computer Supported Cooperative
Work
Proces týmové spolupráce je kategorizován do následujícíh podcílů
 individuální lidské charakteristiky, jako způsob konverzace, dialogu,
určování povinností,
 organizační aspekty, tedy struktura a kultura organizace,
 problémy návrhu týmové práce, např. zainteresování účastníka do
procesu spolupráce,
 aspekty týmové dynamiky, rychlost rozhodování v pracovním procesu
Použité technologie se týkají především:
 komunikačních mechanismů, které umožňují pracovníkům posílat a
přijímat textové zprávy bez ohledu na jejich geografickou polohu
 prostředků vzdáleného pracovního prostoru, například sdílení
vzdálených pracovních ploch
 sdílení informačních prostředků (databáze)
 prostředky na podporu týmových aktivit, např. spolupráce na
různých verzích stejného dokumentu
Groupware
Groupware jako softwarový nástroj je
zastřešující metodikou Computer Supported
Cooperative Work.
Základní úlohou groupware řešení je podpora
týmů a pracovních skupin v dosahování
společných cílů.
Kategorizace groupware
Podle času spolupráce:
 synchronní řešení – v reálném čase, pokud je žádána vysoká koordinace
činností
 asynchronní řešení – koordinace je nepravděpodobná a nevyžaduje se
Podle úrovně sdílení informací:
 prezentační úroveň sdílení – každý uživatel disponuje stejnou sadou určitých
informací,
 pohledová úroveň sdílení – uživatel má stejné informace, ale jejich způsob
prezentace se může lišit od jiných,
 objektová úroveň sdílení – každý uživatel pracuje nad stejným prostorem
informací, ale má k dispozici jen některé z nich vzhledem k přiděleným
právům.
Podle objektu kooperativní činnsoti:
 zameřeno na uživatele – ohnisko spočívá ve výměně mezi uživateli,
 zaměřeno na dokument - různí uživatelé pracují na stejném dokumentu. Je
nutné zajistit součinnost, aby každý uživatel měl k dispozici aktuální verzi,
 zaměřeno na proces – tuto oblast řeší systémy zaměřené na řízení toku práce
(workflow management).
Model 3C
Groupware podporuje činnost pracovních skupin poskytováním funkcí na komunikaci,
koordinaci a kooperaci - Communication, Coordination and Cooperation (3C
model).
Top 200 Tools for Learning 2019
 List of collaborative software
◦ Facebook Workplace
◦ Google Apps/Drive
◦ Microsoft Office
◦ Basecamp
◦ Trello
◦ Basecamp
◦ Appear.in
◦ …