Archivnictví III kartoteka.jpg Òmetodická a kontrolní činnost archivů vůči původcům dokumentů Òcílem je zabránit zničení dokumentů s trvalou historickou hodnotou Évybrány za archiválie Épřevzaty k uložení do archivu Òskartační řízení Éproces oddělování archiválií od dokumentů bezcenných Ò2. polovina 19. století Évznik novodobé byrokratické správy v rakousko-uherské monarchii Ðsystém spisové manipulace a výběru archiválií Ðuchovávání z hlediska potřeb úřadu Òpříklad Éna základě sněmovního usnesení z let 1865–1866 měl zemský archivář dohlížet na písemnosti zemského výboru a provádět jejich výběr k uložení do archivu Éještě v roce 1918 však nebylo toto usnesení naplněno Ò × _001.jpg NA_brozura_1918.jpg Òmeziválečné období Ékontinuita spisové služby a předarchivní péče Éarchivy Ðdohled nad vyřazováním písemností pouze u státních orgánů politické, soudní a finanční správy Ðinstituce státních archivních inspektorů ×zřízena pro Čechy a Moravu v roce 1942 ×omezené kompetence poradního charakteru ×vyřazování písemností bez archivního dohledu É Òpo roce 1945 Ésnaha o sjednocení praxe při výběru archiválií Épolitický vývoj (znárodňování) Ðrozšíření okruhu organizovaného skartačního řízení u dalších původců ×průmyslových a obchodních podniků, bank a dalších subjektů skartace_1948_1.jpg skartace_1948_2.jpg V roce 1948 vydalo ministerstvo vnitra Kancelářský řád pro ministerstva _002.jpg _002_1.jpg Část textu o skartaci. Archivní příručka. Praha 1965. Òprováděna odedávna Épříležitostně Énesystematicky Òúkolem bylo É zachování vybraných dokumentů Ðpředevším majetkoprávního charakteru Éuvolňování prostor Élikvidace přebytečných písemností Îničení významných archiválií Òprováděno pověřenými pracovníky původců spolu s archiváři Òinstituce Éve smyslu příslušných předpisů navrhuje postupně k vyřazení veškeré dokumenty vzešlé z její činnosti Òodborný archivář Éposuzuje trvalou hodnotu dokumentů, navržených k vyřazení a vybírá z nich archiválie Òúzce spjato s výkonem spisové služby É Òsystém činností, souvisejících s příjmem, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním písemností (skartací) Ézáklad informačního systému subjektu, který pracuje s dokumenty ÒVyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby Ò Òupravuje Épovinnosti původců Ðuchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií Ékompetence archivů Ðvýběr archiválií Ðskartační řízení Ðkontrola ve věcech archivnictví a spisové služby Ðsprávní delikty Ð Ð Ð Ð ÒVeřejnoprávní původci Éorganizační složky státu Éozbrojené síly Ébezpečnostní sbory Éstátní příspěvkové organizace Éstátní podniky Éúzemní samosprávné celky Éorganizační složky územních samosprávných celků (příloha č. 1 a 2) Éprávnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky (příloha č. 1 a 2) Évysoké školy Éškoly a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování Ézdravotní pojišťovny Éveřejné výzkumné organizace Éprávnické osoby zřízené zákonem Ò ÒSoukromoprávní původci Éobchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev Épolitické strany, politická hnutí, spolky, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve, náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, ústavy a obecně prospěšné společnosti Énotáři Éprávní nástupci veřejnoprávních a soukromoprávních původců É É priloha1_1.jpg Òprovádí archiv podle své působnosti Òkritériem výběru archiválií je trvalá hodnota dokumentu vzhledem k Édobě vzniku Ðdokumenty vzniklé do roku 1850 Ðdokumenty z oborů průmyslové a zemědělské výroby, úvěrové soustavy, pojišťovnictví, finančního a důlního podnikání, patenty a vynálezy vzniklé do roku 1900 Ðfotografické záznamy vzniklé do roku 1900 Ðzvukové záznamy vzniklé do roku 1930 Ðfilmové záznamy vzniklé do roku 1930 Éobsahu Ðdokumenty s trvalou hodnotou danou politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem Îk výběru musí být vždy předloženy dokumenty z přílohy č. 2 Épůvodu Ðdokumenty s trvalou hodnotou vzhledem k významu, funkci nebo postavení jejich původce Évnějším znakům Ðdokumenty s trvalou hodnotou vzhledem k jejich výtvarné hodnotě, jazyku, písmu, psací látce, způsobu vyhotovení, případně dalším vlastnostem priloha2.jpg Ò DOKUMENTY, Ò KTERÉ BUDOU PODLE OBSAHU VŽDY PŘEDLOŽENY K VÝBĚRU ZA ARCHIVÁLIE Ò priloha2_2.jpg Òve skartačním řízení Évýběr prováděn z dokumentů Ðveřejnoprávního původce a z dokumentů jeho právního předchůdce Ðsoukromoprávního původce, má-li zřízen soukromý archiv Éskartační řízení Ðpostup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce Ðprovádí se v kalendářním roce po uplynutí skartační lhůty dokumentu Ðprovádí se na základě skartačního návrhu Ðpříslušný archiv vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení skenování0081.jpg skenování0082.jpg 1. Skartační návrh 2. Protokol o skartačním řízení skenování0083.jpg skenování0084.jpg 3. Seznam dokumentů navržených k archivaci 4. Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu Òmimo skartační řízení Évýběr prováděn z dokumentů Ðsoukromoprávního původce Ðveřejnoprávního nebo soukromoprávního původce, které neprošly skartačním řízením Ðnabídnutých vlastníkem České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu darem, ke koupi nebo do úschovy Ðodúmrtí Ðnalezených Ézahajuje se se na žádost původce nebo vlastníka dokumentů Òdokumenty vybrané jako archiválie a určené do péče archivu předá původce nebo vlastník dokumentu na základě protokolu o provedeném skartačním/mimo skartačním řízení určenému archivu Ò skenování0085.jpg skenování0086.jpg 1. Žádost o provedení výběru archiválií mimo skartační řízení 2. Protokol o výběru archiválií mimo skartační řízení skenování0087.jpg skenování0088.jpg 3. Seznam dokumentů BVK, a. s. určených pro výběr Archivu města Brna 4. Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu Òkontroluje výkon spisové služby a provádí výběr archiválií ve skartačním řízení Òu organizačních složek státu s celostátní působností, u jejich správních archivů, u jimi zřízených státních příspěvkových organizací a veřejných výzkumných institucí s celostátní působností a u právnických osob zřízených zákonem s celostátní působností s výjimkou těch, které si zřídily specializované nebo bezpečnostní archivy a u některých soukromých archivů (§ 46) Òprovádí výběr archiválií mimo skartační řízení Éu vrcholných a obdobných orgánů politických stran, politických hnutí, občanských sdružení, odborových organizací, organizací zaměstnavatelů, profesních komor, církví a náboženských společností, nadací a nadačních fondů, obecně prospěšných společností a vybraných fyzických osob Éu dokumentů nabídnutých České republice darem nebo ke koupi a u dokumentů nalezených nebo u dokumentů vlastníků, kteří o to požádají Òposkytuje vlastníkům archiválií odborné, informační a poradenské služby Òrozhoduje o námitkách proti protokolům o provedeném skartačním řízení a o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení podaných původcem nebo vlastníkem dokumentu, u kterého provádí výběr archiválií Òposuzuje protokoly o provedeném skartačním řízení a o výběru archiválií mimo skartační řízení specializovaných archivů organizačních složek státu, jimi zřízených příspěvkových organizací a specializovaných archivů právnických osob zřízených zákonem s celostátní působností É Ò Òu organizačních složek státu s celostátní působností, s výjimkou těch, u kterých ji vykonává ABS a u archivů zřízených těmito organizačními složkami státu Òstátních příspěvkových organizací zřízených zákonem i organizační složkou státu s celostátní působností a u archivů zřízených těmito státními příspěvkovými organizacemi Òveřejných výzkumných institucí zřízených organizačními složkami státu s celostátní působností a u archivů zřízených těmito státními veřejnými výzkumnými institucemi Òprávnických osob zřízených zákonem s celostátní působností a u archivů zřízených těmito právnickými osobami Òkulturně vědeckých institucí pokud mají ve své péči archiválie, které vede v druhotné evidenci NAD NA Òvlastníků a držitelů archiválií uložených mimo archiv, které vede v základní evidenci NA Òsoukromých archivů, zřízených dle § 46 Òkontroluje výkon spisové služby Éu organizačních složek státu s působností na území kraje, okresu nebo obcí a u jimi zřízených příspěvkových organizací Éu orgánů územních samosprávných celků, jejich organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob Éu státních podniků, vysokých škol, škol, zdravotních pojišťoven, veřejných výzkumných institucí a právnických osob zřízených zákonem s jinou než celostátní působností nebo zřízených územním samosprávným celkem Òprovádí výběr archiválií ve skartačním a mimoskartačním řízení u původců dle § 49 Ò Òpodle své územní působnosti Éu organizačních složek státu s jinou než celostátní působností a u archivů zřízených těmito organizačními složkami státu Éstátních příspěvkových organizací zřízených organizační složkou státu s jinou než celostátní působností a u archivů zřízených těmito organizačními složkami státu Éúzemních samosprávných celků, jejich archivů a jejich organizačních složek Éu státních podniků, vysokých škol, škol, právnických osob, zdravotních pojišťoven, veřejných výzkumných institucí, kulturně vědeckých institucí a jejich archivů a soukromých archivů s výjimkou těch u kterých tuto činnost vykonává Národní archiv Évlastníků a držitelů archiválií mimo archiv, které vede základní evidenci SOA Épodnikatelů, kterým byla udělena koncese k vedení spisovny É Òdohlíží na výkon spisové služby u svého zřizovatele nebo jím založených organizačních složek a příspěvkových organizací nebo jiných právnických osob dle § 55 Òprovádějí výběr archiválií u původců, u nichž dohlížejí na výkon spisové služby dle § 79 Òprovádějí výběr archiválií mimo skartační řízení u dokumentů nabídnutých jejich zřizovateli darem nebo ke koupi nebo u dokumentů vlastníků, kteří o to požádají dle § 79 Òdohlížejí na výkon spisové služby u svého zřizovatele (s výjimkou NFA) Òprovádějí výběr archiválií ve skartačním řízení u původců, u nichž dohlíží na výkon spisové služby Òprovádějí výběr archiválií mimo skartační řízení z dokumentů nabídnutých zřizovateli darem, ke koupi nebo do úschovy a z dokumentů vlastníků, kteří o to požádají Òna požádání předkládají NA nebo SOA protokoly o skartačním řízení a o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení Ò Ò Òvykonává ÉMinisterstvo vnitra ČR Ðu veřejnoprávních původců a archivů s výjimkou zpravodajských služeb ČR a jimi zřízených archivů ÉNárodní archiv Éstátní oblastní archiv podle své územní působnosti É É Òkontrolní řád Ézákon č. 255/2012 Sb. o kontrole Òstanovuje Épředmět kontroly Ðuchovávání dokumentů a výběr archiválií Ðvýkon spisové služby Ðpéče o archiválie Ésprávní obvod pro provedení kontroly Éokruh původců, u nichž lze kontrolu vykonávat Òkontrolu Évykonává pověřený zaměstnanec MV ČR, NA, ABS, SOA dle § 72 Éplánovaná (roční plán kontrol) nebo neplánovaná (vnější podnět) Éoznámení o provedení kontroly Éprotokol o kontrole Éna základě provedené kontroly může Ðzakázat činnosti, které mohou způsobit poškození nebo zničení dokumentů nebo archiválií Ðuložit příslušná opatření k odstranění zjištěných nedostatků a k jejich nápravě Ò Òfyzická osoba se dopustí přestupku tím, že Époškodí nebo zničí archiválii nebo dokument Énevrátí vypůjčenou archiválii Évyveze archiválii bez povolení dle § 29 Éje-li vlastníkem archiválie Ðnepečuje o archiválii Ðneoznámí převod vlastnického práva Ðnepořídí bezpečnostní kopii archiválie prohlášené za AKP, NKP Ðnezajistí konzervaci nebo restaurování AKP, NKP Ðnenabídne archiválii ke koupi dle § 28 (přednostně ČR) Òpokuty dle § 73, odst. 7, písm. a-d Év rozmezí od 5 000 do 500 000 Kč Ð Òprávnická osoba nebo podnikající fyzická osoba se dopustí správního deliktu tím, že Ðpoškodí nebo zničí archiválii nebo dokument Ðnevrátí vypůjčenou archiválii Ðvyveze archiválii bez povolení dle § 29 Ðje-li vlastníkem archiválie ×nepečuje o archiválii ×neoznámí převod vlastnického práva ×nepořídí bezpečnostní kopii archiválie prohlášené za AKP, NKP ×nezajistí konzervaci nebo restaurování AKP, NKP ×nenabídne archiválii ke koupi dle § 28 (přednostně ČR) ×neuchová dokument a neumožní výběr archiválie ×nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů ×neprovede skartační řízení ×neumožní dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií Òpokuty dle § 74, odst. 11, písm. a-e Év rozmezí od 5 000 do 1 000 000 Kč Òřízení o přestupcích Ézákon č. 200/1990 Sb. o přestupcích, ve znění pozdějších předpisů Épokuty jsou příjmem státního rozpočtu Évybírá a vymáhá je územně příslušný celní úřad Épřestupky a delikty mohou v první instanci projednávat pouze NA a SOA ÒArchivní a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích. Vydalo nakl. FORUM s. r. o. Praha. 1. vydání srpen 2015. Ò Aktualizace: Ò únor 2016 Ò květen 2016 Ò srpen 2016 Ò listopad 2016 Ò únor 2017 arch1.jpg _005.tif skenování0147.jpg ÒZákon č. 499/2004 Sb. v platném znění ÒVyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby ÒAby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954–2004. Praha 2004. ÒArchivní a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích. FORUM s. r. o. Praha. Aktualizované vydání únor 2017. Ò Ò