La correspondance professionnelle


Malgré le développement des moyens modernes de communication dans les entreprises et institutions
(téléphone, télécopie, courrier électronique), les communications par lettre sont nombreuses. Il ne
faut pas oublier que la lettre constitue une preuve indispensable en cas de contestation ou de
litige et qu’elle doit de ce fait être rédigée en termes précis et mesurés.

Dans la correspondance par écrit, il fait obéir à certaines règles de forme et de grammaire.


La forme de la lettre professionnelle :

v  L’objet de la lettre : un substantif sans article

Exemples: si vous voulez réserver une chambre : Réservation d´une chambre; si vous voulez savoir
qch : Demande de renseignements; si vous voulez rappeler le paiement : Rappel du paiement, etc.


v  Les formules d’appel

Madame, Monsieur,

Messieurs,

lorsque vous ne connaissez pas le destinataire

Monsieur,

Madame,

Mademoiselle,

lorsque vous ne connaissez pas le nom du destinataire

Madame la Directrice,

Monsieur le Directeur,

lorsque le destinataire a un titre particulier

Cher Monsieur Kerebel,

Chère collègue,

lorsque les échanges entre l’expéditeur et  le destinataire sont réguliers ou empreints de
cordialité


v  Le corps de la lettre :    l’introduction

 le développement

 la conclusion


v  Les formules de politesse

Je vous prie de

Nous vous prions de

Veuillez


                   agréer, Monsieur,

                                      l’assurance de        mes/nos sentiments

                                      l’expression de


                                                                              respectueux

                                                                              dévoués

                                                                              distingués

                                                                              les meilleurs

                   agréer, Monsieur,

                   recevoir, Monsieur,

                   accepter, Monsieur,



                                      mes/nos salutations

                                                                              respectueux

                                                                              dévoués

                                                                              distingués

                                                                              les meilleurs


Recevez, Monsieur,

Je vous prie de

Nous vous prions de

Veuillez


                   Croire, Monsieur,

                                      à l’expression de    mes/nos sentiments

                                      à l’assurance de

                                                                              dévoués

                                                                              respectueux

                                                                              distingués


                                                                              les meilleurs


Croyez, Monsieur,


                                      à mes/nos sentiments


Pour télécopie ou message électronique :



Salutations distinguées                        Cordiales salutations

Meilleurs salutations                            Avec mes cordiales salutations

Sincères salutations                              Cordialement

Sincèrement (votre)



La grammaire (et la syntaxe) dans une lettre professionnelle :

v  Phrases courtes – maximum 2 verbes conjugués, une idée par phrase

v  Principaux temps et mode utilisés : présent, passé composé, futur simple, présent du
conditionnel, présent de l’impératif



Activités :


Complétez les lacunes dans les lettres suivantes avec les expressions appropriées :


a)

                Monsieur le Maire,

Je vous prie de bien _______ m´adresser une copie de mon acte de naissance, document qui m´est
nécessaire pour le renouvellement de ma carte d´identité. Je suis né le 2 avril 1992 dans la ville
de Nîmes.

Avec mes remerciements anticipés, je vous _______ d´agréer, __________ , l´expression de ma
considération distinguée.


b)

Monsieur le Directeur,

A la _______ du coup de téléphone que j´ai passé à votre agence ce matin à 10h30, je vous confirme
que j´ai perdu ma carte bancaire.

Comme il est indiqué sur les consigne de sécurité, j´ai fait opposition _______  téléphone auprès
du Centre de mise en opposition.

Je joins la déclaration de perte qui m´a été remise par le commissariat d´Antony.

_______  agréer, Monsieur le Directeur, _________ de ma considération distinguée.



c)

                _______,

                Dans un récent article du Dauphiné Libéré concernant les dernières découvertes
spéléologiques en Basse-Ardèche, il a été fait mention de votre association.

                M´intéressant personnellement à la spéléologie, j´aimerais _________ des
renseignements sur vos réalisations.

Souhaitant par ailleurs faire éventuellement partie d´A.M.V., je vous remercie ________ avance de
bien ________  m´adresser les conditions d´adhésion et un bulletin d´inscription.

                Dans ________  de vous lire, veuillez agréer, Monsieur, l´expression de mes
salutations distinguées.



Sources bibliographiques et autres :

VERDOL, Jacques. Correspondance facile. Paris : Hachette livre. Français langue étrangère, 1997.
ISBN  2 01155083-1

DOBNIK , Nadja. Le français de l’entreprise. Ljubljana , 2005. ISBN : 961-240-055-5

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