(nejen v PowerPointu) 2. část Miloslav Zejda Didaktika astronomie, ÚTFA MU 2021 Výsledek obrázku pro prezentace Obecné zásady úspěšné prezentace (naší prezentace) 1.Úvod 2.Co dělat při předvádění prezentace a.Technika prezentace b.Verbální a vokální projev c.Potíže, obtíže d.Řeč těla 3.Diskuse 4.Závěr • Obecné zásady úspěšné prezentace (naší prezentace) Ødůkladná příprava −vidíme - věříme - rozumíme −minimum informací na obrazu −jednoduchost −výběr barev −obsluha techniky, kontrola −poznámky, tištěné podklady Ø vlastní styl –– nepřebírat projev někoho jiného (slova nejdou „do huby“) –– buďte sví! – oblečení (formálnost x neformálnost), gesta ... –– vhodná gestikulace (důvěryhodnost) – • Obecné zásady úspěšné prezentace (naší prezentace) Ø komunikace s posluchači −zjistit charakter publika −přizpůsobit výrazové prostředky −chování posluchačů −přátelství, ne konfrontace −jsme omylní - omlouváme se! −zapojení posluchačů −nechat posluchače odpočinout (vtípek...) −klid + přehled Ø sebeovládání Ø sebevědomí • ukázka ukázka Technika prezentace •zkouška •čas je vždy omezen, časová rezerva •orientace na hlavní části příspěvku (70 % to, co musíte říci, 20 až 30 % to, co byste měli říci, a max. 10 % to, co byste mohli říci) •koordinace obrazové části a slovního doprovodu •úvod/závěr vždy zpaměti •závěr:nejen rozloučení (poslední šance pro vás i vaše posluchače) o domluvte v klidu o shrňte nejdůležitější body a klíčové myšlenky o zpaměti o využít také k vyvolání okamžité akce u posluchačů (diskuse k tématu) říci.Zdroj:http://finance.idnes.cz/jak-uspesne-zvladnout-prezentaci-dl6-/podnikani.aspx?c=A111006_1 663457_podnikani_zuk Závěr vaší prezentace je poslední šance pro vás i vaše posluchače Závěr spolu s úvodem prezentace patří k nejdůležitějším, ale často také nejpodceňovanějším částem prezentace. V úvodu si posluchači na základě způsobu vystupování, vašeho oblečení a dalších zdánlivých maličkostí o vás vytvářejí první dojem. Stejně tak v závěru prezentace v nich vyvoláte poslední dojem – tedy to, co si z prezentace odnesou a snad i zapamatují. Stává se, že řečník dokončuje svoji prezentaci, děkuje za pozornost a při tom už je na cestě ke dveřím. Pro posluchače je to signál toho, že jste rádi, že už máte prezentaci za sebou. Proto v klidu domluvte, podívejte se na své posluchače a teprve potom odejděte. V závěru shrňte nejdůležitější body a klíčové myšlenky, zkušenější řečníci mohou závěr prezentace využít také k vyvolání okamžité akce u posluchačů (diskuse k tématu, vyplnění dotazníku, podepsání objednávky apod.). Jak efektivně mluvit •co říkáme x jak to říkáme •hlasitost, modulace hlasu •přirozený projev •pozor na parazitní slova •nebojte se chvíli mlčet, dramatické pauzy •ověření funkce mikrofonů, nastavení •kontrola hlasu Námitky při prezentaci Hlavní zásada: zbrkle nepřesvědčujte a neargumentujte – rychle zjistěte, proč je námitka vyslovena a vyřešte příčiny námitek? • Neznalost, nedostatek informací • Nedorozumění (obsahové i jazykové) • Potřeba získat jistotu • Touha se poradit • Rozpor zájmů • Prestiž ukázka Jak zvládnout námitky při prezentaci Hlavní zásada reakce na nepříjemné otázky a námitky zní: zbrkle nepřesvědčujte a neargumentujte. Zjišťujte, proč je námitka vyslovena a otázkami veďte k odpovědi. Pokud si auditorium odpoví samo, tím lépe. A hlavně: námitku překonejte rychle, nenechte se odvést od svého cíle. Jaké jsou obvyklé příčiny námitek? Neznalost, nedostatek informací. Námitka pramení z limitované znalosti problematiky. Nedorozumění. Námitky jsou často důsledkem špatné komunikace, podávání neúplných nebo nepřesných informací. Potřeba získat jistotu. Komunikační partner se potřebuje ujistit, že správně chápe Vaše slova, argumenty. Touha se poradit. Druhá strana má buď skutečný zájem o radu nebo se jedná o falešný projev, kterým chce získat čas. Rozpor zájmů. Námitka odkrývá odlišné zájmy druhé strany. Prestiž. Druhé straně je zatěžko uznat, že má pravdu někdo méně zkušený, s nižším vzděláním, mladší, žena… Kdy a jak odpovídat na námitky? Pokud očekáváme námitky již před zahájením prezentace, můžeme učinit „preventivní“ kroky. Připravme si pozitivní reference nebo vystoupení spokojeného klienta, partnera či příspěvek odborníka - "kapacity" na danou problematiku. Potřebujeme-li získat čas je elegantním a účinným způsobem navrhnout, že tazateli poskytneme doplňující informace např. po dokončení prací na analýze. Vždy však tento slib splňme, jinak klesne náš kredit v očích posluchačů. Musíme-li reagovat ihned, pak je nejvhodnější postup zahájit svou reakci empatickým prohlášením (např. Chápu Váš názor, Rozumím Vašemu stanovisku...) - a následně položit upřesňující otázku (Co konkrétně tím míníte? Rozumím tomu správně, že...?). Teprve poté je správná chvíle pro odpověď: klíčový argument či další upřesnění. Snažte se vyvarovat přílišných emocí nebo dokonce osobních invektiv, protože v tom případě se ostatní posluchači spíše přidají k tazateli než aby podpořili vás. Obtížné publikum "Není na světě člověk ten, aby se zavděčil lidem všem". v Znalec – větší odborník v Nedočkavec v Provokatér v Negativista v Rušič Výsledek obrázku pro audience Jak zvládnout obtížné posluchače? Jedno české přísloví říká: "Není na světě člověk ten, aby se zavděčil lidem všem". Proto je vhodné vědět, jaké typy posluchačů můžete při prezentaci potkat a jak reagovat. Nedočkavec – předbíhá otázkami, netrpělivý, nevydrží vyčkat na „své téma“.Pokud otázka předbíhá výklad nabídněte vysvětlení později (otázku lze zapsat na flip-chart), vhodné je tento typ posluchačů zapojovat do výkladu. Provokatér – nechce se zeptat na konkrétní dotaz, spíše provokovat či rušit. Často působí jistě díky „anonymitě“ mezi skupinou posluchačů. Požádejte tazatele o představení, zmírníte jeho agresivitu. Parafrázujte jeho tvrzení do otázky a zeptejte se ostatních na jejich názor. Negativista – reaguje negativně na Vaše návrhy a tvrzení. Pokuste se jeho negaci zmírnit ne argumenty, ale vhodně položenými otázkami a zapojením ostatních. Za negací se může skrývat také obava či nejistota. Využijte otázky a koučovací přístup. Rušič – při prezentaci se věnuje jiným aktivitám (čtení, používání mobilního telefonu, rozhovor s kolegou apod.), čímž může narušit průběh prezentace. Snažte se jej často oslovovat, zapojovat do diskuse, navažte oční kontakt, případně změňte svou pozici a vzdálenost od posluchače. Znalec – větší odborník: vyzná se v určité problematice lépe a svoji převahu chce demonstrovat. Pokud to nenaruší strukturu Vaší prezentace, oceňte jeho znalosti a dejte mu prostor se vyjádřit (před skupinou nebo po prezentaci). Možná na svých prezentacích narazíte i na další "obtížné" typy posluchačů. Vždy je vhodné k nim nejprve přistupovat vstřícně a otevřeně a teprve po opakovaných negativních reakcích přistoupit k autoritativnějšímu způsobu vedení prezentace. Koneckonců jste to opět vy jako řečník, kdo je zodpovědný za průběh a celkový výsledek prezentace (a ten není žádoucí nechat si "rozbít" rušiči). Kdy a jak odpovídat na námitky? •předcházení námitkám - „preventivní“ kroky - pozitivní reference, vystoupení spokojeného klienta, partnera či příspěvek odborníka - "kapacity" na danou problematiku •odklad – slib, že tazateli poskytneme doplňující informace např. po dokončení prací na analýze; třeba splnit! • okamžitá reakce – 1. prohlášení (např. Chápu Váš názor, Rozumím Vašemu stanovisku...) – 2. položit upřesňující otázku (Co konkrétně tím míníte? Rozumím tomu správně, že...?) – 3. odpověď: klíčový argument či další upřesnění • bez emocí a invektiv! • Hlavně v klidu! Obtížné dotazy aneb „Co budu dělat, když dostanu nepříjemnou otázku?“ mám nechat prostor pro dotazy? - dobrá prezentace = živá, oboustranná komunikace mezi posluchači a přednášejícím; - možnost vytvořit pozitivní interakci mezi vámi a publikem; - zpětná vazba (zjistíte, jak rozumí vašemu sdělení a co je zejména zajímá); - i nepříjemná otázka je lepší než „mlčící hlavy“ – vyjádřením zájmu posluchačů Jak na to? - neutrálně nebo nepříznivě naladěni posluchači (např. povinné školení...); - nepříjemné reakce, otázky a škodolibé poznámky čekejte už předem; - asertivní odpovědi; - vaše chytrá a pohotová reakce ANO „Co budu dělat, když dostanu nepříjemnou otázku?“ Proč nechat posluchačům prostor pro kladení otázek? Za hlavní považuji ten, že dobrá prezentace není monologem řečníka, ale naopak živou a oboustrannou komunikací mezi prezentátorem a jeho posluchači. Právě otázky umožňují vytvořit pozitivní interakci mezi vámi a publikem. Navíc si z otázek posluchačů můžete udělat konkrétní představu o tom, jak rozumí vašemu sdělení a co je obzvláště zajímá. Možná si teď v duchu říkáte: „to je sice hezké, ale mou přirozenou reakcí na nečekaný, nepříjemný dotaz je vnitřní napětí, vyschlé hrdlo a hlasitý tlukot srdce spolu s přívalem adrenalinu.“ Může to být způsobeno tím, že většina z nás otázky z publika spontánně vnímá jako útok či ohrožení. Otázka nám narušuje připravený scénář. Přesto je i sebe nepříjemnější otázka lepší než „mlčící hlavy“. Je totiž vyjádřením zájmu posluchačů a třeba i testem, zda a jak dokážeme situaci zvládnout. Pokud máte opravdu velké obavy, můžete se s někým dohodnout dopředu na jedné otázce... Obtížné dotazy aneb „Co budu dělat, když dostanu nepříjemnou otázku?“ Jak na to? - odpověď politika Ukázka ze seriálu Jistě, pane premiére – jak vést rozhovor s novináři Technika zradila - porucha techniky - kontakt na zodpovědného technika - vyřešit do 5 minut - krizový scénář - záložní materiály a zdroje (tištěné i elektronické) - testy techniky a mikrofonu předem! Krizový scénář je nepostradatelnou pomůckou – rozhodně to není ztráta času! Mikrofon si pokud možno vyzkoušejte předem a nastavte si jej nebo nechte nastavit dle vašeho hlasu. Pozor také na zpětnou vazbu u reproduktorů, vyzkoušejte si jej v pohybu v místech kolem reproduktorů. Klíčové projevy řeči těla Oční kontakt - okamžitá zpětná vazba - rozdělujte svůj pohled rovnoměrně mezi všechny posluchače – v plném sále ve směru písmene W (M) - Pohyb v prostoru - stát čelem k posluchačům - účelný pohyb – vždy k cíli (např. plátnu, flip-chartu, posluchačům aj.) - vyvarujte se „rituálních tanečních“ pohybů - respektujte osobní zóny svých posluchačů [USEMAP] (ukázka) Pohled je výbornou okamžitou zpětnou vazbou. Pokud nevěnujete svůj pohled posluchačům, přicházíte o kontakt s nimi. Rozdělujte svůj pohled rovnoměrně mezi všechny posluchače. Pokud je v sále mnoho posluchačů rozdělujte svůj pohled ve směru písmene W (začněte v předních řadách, postupujte dozadu, pak se vraťte očima na střed atd.) Pohyb – ukázka z filmu Marečku, podejte mi pero Držení těla a postoj ucit_komplet nezalomený postoj - mírné naklonění dopředu => Váš zájem; rozkročení cca na šířku svých ramen Vyvarujte se zalomeného postoje - shrbení, vystrčené břicho, zaklonění vzad Řeč těla mluví jak o vás, tak o posluchačích. Vy jste ale více vidět! U posluchačů si všímejte projevů nezájmu, únavy.... Gesta a ruce Ote vřená gesta – nejvhodnější; • ideální pozice rukou - v oblasti pasu (tzv.královská zóna); • lze vyzkoušet - vezmete do rukou nějaké předměty (propisku, ovladač, brýle aj.); • s předměty, které držíte v rukou si nehrajte; • zkušení prezentátoři - obě ruce volné pro gestikulaci, ukazování ... Uzavřená gesta - vytváříme nějakou blokádu zkřížené ruce, desky v rukou, skrývání rukou za zády, za stolem nebo řečnickým pultem => prezentátor působí méně jistě a přesvědčivě david6 Nejvhodnější jsou otevřená gesta - při kterých nevytváříme žádnou fyzickou překážku mezi námi a posluchači. Dáváme tím najevo svou jistotu a otevřenost v komunikaci. Ideální pozice rukou je v oblasti pasu (tzv.královská zóna). Toto držení rukou si můžete sami vyzkoušet pokud si vezmete do rukou nějaké předměty – např. propisku, ovladač, brýle aj. Nicméně zkušení prezentátoři mají obvykle obě ruce volné tak, aby mohli průběžně gestikulovat, ukazovat dlaní na plátno nebo rozdávat potřebné materiály posluchačům. Uzavřená gesta jsou taková, při nichž vytváříme nějakou blokádu - zkřížené ruce, desky v rukou, skrývání rukou za zády, za stolem nebo řečnickým pultem). Používáním těchto gest působíme méně jistě a přesvědčivě. S předměty, které držíte v rukou si nehrajte Otevřeným postojem, při kterém před tělem nijak nekřížíme ruce nebo nohy, vysíláme k posluchačům pozitivní signály o tom, že před nimi nic neskrýváme. Na druhou stranu vystoupit před neznámé lidi s holýma rukama, bez možnosti přidržet se stolu nebo se schovat za řečnický pultík je pro většinu z nás velmi náročné až stresující. Často potřebujeme zejména v úvodu prezentace nějakou oporu, které se zachytíme a svedeme do ní své napětí a trému. Ideální je samozřejmě mít ruce prázdné a volně s nimi gestikulovat. Přesto doporučuji raději vědomě zvolit nějakou vhodnou „berličku“ (často to bývá propiska, ukazovátko, dálkové ovládání, kartičky s poznámkami aj.), než být statečný za každou cenu a své napětí přenášet do nervózních gest, pohybů či postoje. Pozor však na bezděčné pohyby a hraní si s předmětem, který držíte v rukou. Může se pak lehce stát, že vaši posluchači budou s pobavením sledovat, co se odehrává ve vašich dlaních a vaše sdělení jim unikne. Po prezentaci „ Musíš být zticha, abys slyšel.“ „ Dobře mluví ten, kdo řekne všechno, co je třeba, a nic víc, než je třeba.“ (Rochefoucauld) Desatero zásad etické a účinné diskuze w Tvůj oponent není nepřítelem ale partnerem při hledání pravdy. w Snaž se druhým porozumět. w Mluv jen tehdy, máš-li k věci co říci. w Sdělení musí být stručné, strukturované, srozumitelné a sdělné. w Mluví jen jeden. w Netriumfuj, neironizuj a nepoučuj. w Tvrzení bez věcných důkazů nevydávej za argument. w Nejdříve argumenty, popis situace, potom varianty, návrh vždy až na konec. w Drž se tématu. w Nesnaž se mít za každou cenu poslední slovo a nezaměňuj dialog s monologem. Zdroje: Ø Informační centrum LF UP Olomouc (K. Langová) Ø AV Media – prezentační univerzita Ø M. Alley: The Craft of Scientific Presentation Ø A. Pease: Řeč těla Ø D. Gruber: Řečnické triky Ø časopis 21. století Ø internet (např. www.uspesnaprezentace.cz) Ø život J Ukázky •Marečku, podejte mi pero •Jistě, pane premiére •Teorie velkého třesku •Dobyvatelé ztracené archy •Archiv ČT Závěr Domácí úkol: výběr tématu, „nalezení“ názvu a příprava prezentace termíny: do 1.4. – výběr tématu, název 20.4., 4.5. - předvedení prezentace ukázka z přípravy projevu pana premiéra – ze seriálu Jistě, pane premiére