Příloha č. 5c Režimu zacházení se sbírkou Moravské galerie v Brně
Depozitární řád - studijní depozitář
1. Depozitář je uzavřený, volně nepřístupný prostor, sloužící výlučně k uložení a ochraně svěřených sbírkových předmětů. Kromě prostor, jmenovitě určených jako depozitáře, mohou k uložení sbírky sloužit na přechodnou dobu i jiné prostory, splňují-li stanovené podmínky (depozitář sloužící jako provizorní z dislokační ch důvodů nebo tranzitní depozitář). Ve všech depozitářích platí přísný zákaz kouření, používání otevřeného ohně či jakýchkoli tepelných zdrojů a konzumace potravin.
2. Depozitář musí splňovat požadavky bezpečnosti a protipožární ochrany. Na vhodných místech musí být vyvěšeny protipožární předpisy a umístěny prvozásahové hasební prostředky. Depozitář musí být vybaven přístroji zabezpečujícími požadované vyvážené mikroklima a měřiči sledujícími jeho hodnoty, případně - vyžaduje-li to povaha uloženého materiálu - závěsy nebo jiným zařízením, které zamezuje přímému působení světelného záření. Depozitáře v budově UMPRUM a v Rečkovicích jsou vybaveny klimatizací.
3. Depozitář musí být vybaven řádnými úložnými systémy, optimálními z hlediska požadavků, kladených na uložení jednotlivých typů sbírkových předmětů. Veškerá technická a manipulační zařízení, sloužící k nakládání se sbírkovými předměty, musí vyhovovat bezpečnostním předpisům a musí se pravidelně kontrolovat. Za kontrolu technického stavu odpovídá vedoucí provozně-technického oddělení MG.
4. Každý depozitář musí být svěřen do správy konkrétního pracovníka (správce depozitáře), který ručí za stav a počet uložených sbírkových předmětů a za dodržování depozitárního řádu.
5. Vstup do depozitáře musí být zajištěn bezpečnostním zámkem. Klíče od depozitářů se ukládají pod pečetí a mohou být vydány pouze příslušným pracovníkům, uvedeným v klíčovém režimu MG, a to na základě písemného záznamu o převzetí a zpětném předání klíčů.
6. Depozitář skla v budově UMPRUM, Husova 14, 1. patro, místnost č. 211 má charakter studijního depozitáře, přístupného badatelům a veřejnosti pouze v konkrétně předem stanovených dnech a hodinách, určených ředitelem MG spolu s příslušným kurátorem. Přístup do depozitáře má pouze jeho správce; ostatní pracovníci včetně ředitele organizace, badatelů a návštěvníků mohou vstoupit jen v jeho doprovodu.
a) V návštěvních dnech a hodinách stanovených pro veřejnost bude depozitář skla střežen správcem depozitáře skla a jedním členem ostrahy, zabezpečujícím vstup do depozitáře. Najednou smí do depozitáře vstoupit max. 15 osob. Clen ostrahy musí dbát na dodržení uvedeného počtu návštěvníků a zajistit, aby do místnosti samovolně nevstupovali další návštěvníci. Dveře do depozitáře musí být zavřené v důsledku nastavené klimatizace prostoru zabezpečující ochranu sbírkových předmětů.
b) Správce depozitáře zodpovídá za bezpečné uzavření (uzamknutí) všech vitrín s exponáty, aby nedošlo k jejich poškození návštěvníky. V případě nevhodného chování návštěvníků v depozitáři má jeho správce právo vykázat je z depozitáře (prvořadá je ochrana sbírkových předmětů).
c) Správce depozitáře upozorní návštěvníky při jejich vstupu do depozitáře na specifika depozitárního režimu a zákaz fotografování či filmování sbírkových předmětů.
d) V případě nepřítomnosti správce depozitáře ho může (pouze) v návštěvních dnech a hodinách pro veřejnost zastoupit kurátor sbírky skla, za předpokladu, že budou všechny vitríny před jeho vstupem do depozitáře správcem depozitáře uzamčeny.
7. Úklidové práce se mohou v depozitáři provádět pouze za přítomnosti příslušného správce depozitáře.
8. V případě dlouhodobé nepřítomnosti správce depozitáře (nemoc či jiná vážná příčina) může dát ředitel nebo vedoucí příslušného oddělení ze závažných důvodů pokyn ke komisionelnímu otevření depozitáře a manipulaci se sbírkovými předměty. Otevření se musí zúčastnit nejméně dva pracovníci MG. O komisionelním vstupu se vyhotoví protokol, který obdrží všichni zúčastnění a který obsahuje:
a) příkaz ředitele (vedoucího oddělení) k otevření depozitáře
b) seznam osob, které do prostoru vstoupily
c) důvod vstupu a záznam prováděných úkonů včetně inventárních čísel sbírkových předmětů, s nimiž se manipulovalo
d) záznam o době převzetí a opětovného vrácení klíčů s uvedením jména osoby, která je měla k dispozici, včetně čísla pečetě, kterou použila k zapečetění klíčů
e) podpisy osob, které do depozitáře vstoupily.
Příslušný správce depozitáře protokol obdrží po svém návratu.
9.  Povinnosti správce depozitáře:
a) odpovídá za sbírkové předměty jím spravované, a to počínaje jejich uložením v depozitáři (§ 172, 176 ZP)
b) nezveřejňuje informace o sbírkových předmětech, jejich uložení a obsah sbírkových fondů považuje za služební tajemství
c) zajišťuje správné uložení sbírkových předmětů a manipuluje s nimi tak, aby nedošlo k jej ich poškození
d) při přípravě výstav se účastní instalace předmětů z části sbírky jím spravované; vyžaduj e-li to povaha materiálu, sám zajistí nezbytnou manipulaci při instalaci předmětů
e) usiluje o vytvoření a udržení optimálních podmínek pro sbírkové předměty (klima a čistota v depozitářích), vede záznamy o hodnotách teploty a vlhkosti v depozitářích, zjištěné nedostatky dle vlastních možností operativně odstraňuje, popř. hlásí vedoucímu a příslušnému kurátorovi
f) průběžně kontroluje stav sbírkových předmětů, provádí jejich základní ošetření a zajišťuje preventivní péči; podle pokynů kurátora organizuje další speciální zákroky (např. hubení případných škůdců)
g) zajišťuje záznamy o sbírkových předmětech v lokačních knihách a označení sbírkových předmětů inventárními čísly, průběžně aktualizuje záznamy o lokaci
h) řídí se Směrnicí o pohybu sbírkových předmětů č. 7/2001, a to mj.:
- v případě zápůjček sbírkových předmětů mimo MG vede jejich evidenci a sleduje včasné vrácení zapůjčených sbírkových předmětů,
- v rámci MG eviduje veškerý pohyb sbírkových předmětů a zodpovídá za řádné vyplnění příslušných dokladů; je povinen osobně předat sbírkové předměty konkrétnímu pracovníku MG a osobně je převzít zpět
- zodpovídá za odborné zabalení a zajištění sbírkových předmětů pro transport, dbá, aby při manipulaci se sbírkovými předměty a jejich přemisťování byla dodržena všechna bezpečnostní opatření
i) nebezpečí poškození sbírkových předmětů, nezajištění jejich bezpečnosti před zcizením, případně zcizení sbírkových předmětů je povinen neprodleně oznámit příslušnému vedoucímu (vjeho nepřítomnosti přímo řediteli MG nebo jeho zástupci) a - v případě zcizení - vedoucímu OBOS
j) předkládá sbírkové předměty ke studiu badatelům, a to podle pokynů ředitele, vedoucího oddělení nebo příslušného kurátora, a dbá při tom ustanovení badatelského řádu.
V Brně dne
ředitel Moravské galerie v Brně