VZOROVÁ VÝROCNÍ ZPRÁVA NEJEN PRO NADACE – PRÍJEMCE PROSTREDKU Z NIF © Fórum dárcu, 2006 Milí prátelé z nadacního sektoru, na základe cetných dotazu na Fórum dárcu jsme pro Vás pripravili publikaci, která má být praktickým pruvodcem pri sestavování výrocní zprávy nadacního subjektu. Pri tvorbe materiálu jsme vycházeli zejména ze zákona o nadacích a nadacních fondech, ze smluv nadací – príjemcu príspevku z NIF s FNM a také z každorocních analýz výrocních zpráv nadacních subjektu. Berte, prosím, tuto publikaci jako pomucku, která Vám pripomene všechny povinné náležitosti Vaší výrocní zprávy. Ing. Jaromír Adamec Monika Granja PaedDr. Jaroslava Jalovecká Petra Lenková Peter Porubský Publikace vznikla v rámci projektu „Vzdeláváme ceské dárce“ za podpory Nadace Ceské sporitelny. Výrocní zpráva – nutné zlo, nebo výzva? Splnit zákonné požadavky je povinnost, ale udelat z výrocní zprávy pusobivý a úcinný nástroj komunikace je Vaše jedinecná príležitost. – Využijte ji, jak nejlépe dokážete! 1. Titul · Obálka je to první, co ctenár uvidí. Vytvorte ji jako poutavou pozvánku do celé výrocní zprávy. · Vedle titulu publikace a názvu (loga) nadace/nadacního fondu, mužete uvést i podtitul – heslo, motto, vetu jednoznacne definující Vaši nadaci/nadacní fond. 2. Vstupní dvojstrana · „Otevrete“ svou výrocní zprávu poutave, zajímave a presvedcive. Vyvolejte zájem v ní listovat. · Vstupní dvojstrana je ideálním místem pro základní charakteristiku nadace, její vizi, cíle, prínos ci úspechy. Bylo by škoda ji využít (jen) k umístení obsahu výrocní zprávy. · Význam a poslání nadace muže pusobive vyjádrit napríklad osobní vzkaz, podekování predstavitele vámi podporené organizace, príjemce daru. 3. Obsah · Úvodní prehled jednotlivých kapitol prispeje k orientaci ve výrocní zpráve. Zvolte vhodnou strukturu predstavení vaší cinnosti tak, aby nejlépe odpovídá zamerení nadace - napr. clenení o podle projektu, o podle programových oblastí, o podle regionu. 4. Slovo predsedy správní rady, zrizovatele, reditele nadace/nadacního fondu · Úvodní slovo zástupce nadace/nadacního fondu by nemelo chybet v žádné výrocní zpráve, a melo by být personifikováno fotografií. · Prostor pro osobní zamyšlení a reflexi uplynulého roku, zejména: o zhodnocení naplnení cílu a poslání nadace/nadacního fondu o pripomenutí nejduležitejších projektu, událostí a jejich výsledku o predstavení zámeru pro další období o zmínení pripravovaných projektu o informace o zapojení nadace do širších (mezinárodních) struktur a spolupráce s dalšími subjekty o podekování spolupracovníkum a prátelum nadace/nadacního fondu o zduraznení významu sponzoru a partneru a podekování jim 5. Poslání nadace/nadacního fondu · Nejjednodušší je využít informace ze statutu a heslovite popsat hlavní poslání a cíle, které sledujete. · Clenové Fóra dárcu – Asociace nadací a Asociace nadacních fondu se mohou zmínit o tom, že se hlásí k etickému kodexu. 6. Historie · Pochvalte se historií, je jenom Vaše a nikdo Vám jí nevezme. Je to jedinecný nástroj, jak ukázat stabilitu nadace. · Heslovite a chronologicky se zminte o duležitých meznících (lépe se orientuje v bodech než v souvislém textu). · Nezapomente na ocenení, která Vaše nadace/nadacní fond získala, nebo která naopak udeluje. · Pripomente obecne respektované osobnosti, které byly s Vaší nadací/nadacním fondem v minulosti nejak spojeny. 7. Lidé v nadaci/nadacním fondu – clenové SR, dozorcí rady, zrizovatel, zamestnanci… · V nadacní práci, víc než kde jinde platí, že za vším stojí lidé. Jejich osobní kredit, schopnosti a obetavost jsou potvrzením duveryhodnosti i budoucnosti nadace. · Jmenovitý seznam clenu správní rady a dozorcí rady mužete doplnit strucným predstavením každého z nich (ve dvou vetách). · Predstavíte-li jmenovite zamestnance nadace/nadacního fondu, jiste to poteší nejen je. · Vhodne použité fotografie výrocní zprávu „zlidští“ . 8. Cinnost nadace/nadacního fondu v minulém roce · Rozhodnete se, jestli budete cinnost nadace popisovat chronologicky (po jednotlivých mesících) nebo podle hlavních programu (projektu). · Strucne popište cíle a prubeh, zhodnotte výsledek akce/projektu, prípadne uvedte, kdo za nej odpovídal. · Vyzdvihnete prínos a úspechy. · Fotografie z akcí a podporených projektu, citace príjemcu nadacních príspevku a lidí z podporených organizací priblíží verejnosti Vaši práci. 9. Sponzori, patroni, partneri nadace/nadacního fondu · Máte-li významné sponzory a partnery, respektované osobnosti - patrony nadace, dejte jim prostor pro osobní vyjádrení – je to dobrá reklama a navíc, i v prípade sponzoru platí, že „príklady táhnou“. 10. Grantová pravidla nadace/nadacního fondu · Nadace – príjemci prostredku z NIF meli až dosud povinnost uvádet grantová pravidla pro rozdelování nadacních príspevku z výnosu z NIF. Podle posledních podepsaných dodatku ke smlouvám s FNM tato povinnost již neexistuje. · Zverejnená grantová pravidla rozhodne dodají na transparentnosti. 11. Programy/projekty nadace/nadacního fondu · Za každým programem/projektem muže následovat seznam príjemcu a výše poskytnutých nadacních príspevku pro tento program/projekt (bod 9) – efektem je pak prehledný a jasný obraz o tom, co Vaše nadace/nadacní fond podporuje. · Vhodne použité grafy poskytují okamžitý prehled o vývoji daného ukazatele v case nebo jeho podílu v rámci celku. Využijte je, zejména, když je cím se „pochlubit“. o Kolácový graf ukáže napr. pomer rozdelení prostredku do jednotlivých oblastí, programu ci mezi regiony. o Liniový ci sloupcový dokumentuje napr. vývoj celkové výše nadacních príspevku v jednotlivých letech. 12. Prehled poskytnutých nadacních príspevku · Prehled osob, jimž byly poskytnuty nadacní príspevky, v hodnote vyšší než 10 000 Kc a zhodnocení, zda a jakým zpusobem byly nadacní príspevky použity, vyplývá z § 25 NadZ!!! Fyzické osoby, kterým byl poskytnut nadacní príspevek ke zdravotním ci jiným humanitárním úcelum a vyžadují zachování anonymity, neuvádíme. · Pro snazší a rychlou orientaci doplnte základní statistiku: o celkový pocet poskytnutých nadacních príspevku, o celková hodnota poskytnutých nadacních príspevku, o prumerná výše nadacního príspevku... · Pokud deláte statistiku pravidelne, je zajímavé využít srovnání s minulými roky (rust objemu poskytnutých nadacních príspevku presvedcí i nejvetšího pochybovace). 13. Prehled prijatých daru · Nezapomente, že povinnost uvádet ve výrocní zpráve prehled všech prijatých daru vyšších než 10 000 Kc vyplývá z § 25 NadZ!!! Tento prehled obsahuje i seznam osob, které dary poskytly, krome tech dárcu, kterí požadují zachování anonymity. · I tady ctenár ocení základní statistiku a grafické znázornení – napr. podílový graf výše prijatých daru podle typu dárcu (fyzické osoby, firmy, obec, kraj...). 14. NIF – vypisují nadace, které jsou príjemci príspevku z NIF · Povinné informace týkající se prostredku z NIF: Je potreba rozlišit, za jaké období byla povinnost poskytnout nadacní príspevek plnena. Specifickým príkladem je, že preplatky v jednom období jsou zapocitatelné pro další období. o výše príspevku z NIF vloženého do nadacního jmení, o výnosy z príspevku z NIF vloženého do nadacního jmení za príslušný rok (2005), urcené k rozdelení do konce kalendárního roku následujícího po roce, za který je výnos z príspevku z NIF stanoven podle algoritmu uvedeném v dodatku ke smlouvám. o výnos z príspevku z NIF vloženého do nadacního jmení za minulý rok (2004 – tento údaj jste uvádeli ve výrocní zpráve za rok 2004) a seznam príjemcu nadacních príspevku poskytnutých z výnosu NIF a výše techto nadacních príspevku, o samostatný výrok auditora pro prostredky z NIF. · Nepovinné informace: o historické pozadí NIF, o grantová pravidla (bod 7) o informace o zpusobu výpoctu výnosu a komentár k významu administrativne stanoveného výnosu o celková výše nadacních príspevku z NIF poskytnutých v roce 2005 z výnosu 2005 (pokud byly výnosy z roku 2005 rozdelovány v roce 2005) 15. Vztahy s verejností · Nekdy se musíte pochválit sami, ale ješte lépe je, když to o vás reknou/napíšou druzí. - Strucný monitoring médií ocení nejen sponzori nadace/nadacního fondu. 16. Podekování · Bez podekování nejvetším dárcum se snad neobejde žádná výrocní zpráva nadace/nadacního fondu. · Podekovat, ale mužete úplne všem – treba jen jejich uvedením drobným písmem v dlouhém seznamu na poslední strane. Urcite se tam najdou a poteší je to. 17. Financní zpráva · Prehled o majetku a závazcích nadace/nadacního fondu o Melo by se jednat o jiný pohled než pohled zverejnený v rozvaze. Protože je nadace/nadacní fond sdružením majetku, doporucuji uvést tyto údaje tak, aby bylo zrejmé, jaký majetek nadace/nadacní fond má, v prípade financního majetku v jaké forme je uložen, prípadne kdo jej spravuje, v prípade nemovitostí jejich popis. o U závazku je vhodné uvést údaje s ohledem na významnost. Za vhodné považuji uvést i závazky z titulu uzavrených smluv o nadacních príspevcích, které ješte nebyly realizovány (poskytnuty), a tudíž se o nich podle ceských úcetních predpisu neúctovalo. · Prehled o použití majetku nadace/nadacního fondu o Majetek nadace/nadacního fondu je obecne užíván k dvema základním úcelum. Prvním úcelem jsou nadacní príspevky, které se však uvádejí jako samostatný bod výrocní zprávy, druhou variantou použití majetku jsou náklady spojené se správou nadace/nadacního fondu. Podrobnejší údaje o správních nákladech mohou pomoci ctenárum výrocní zprávy se zorientovat ve financní nákladnosti vlastní správy oddelene od nákladu na projekty (programy), které z pohledu zákona jsou soucástí správních nákladu, nicméne o náklad na správu v pravém slova smyslu se nejedná. · Zhodnocení, zda nadace/nadacní fond dodržuje pravidlo stanovené pro omezení nákladu souvisejících se správou nadace/nadacního fondu o Na základe ustanovení § 22 NadZ je nadace/nadacní fond povinna mít stanoveno pravidlo pro omezení nákladu souvisejících se správou nadace/nadacního fondu. Toto pravidlo je povinna uvést v nadacní listine ci statutu. o Zhodnocení plnení tohoto pravidla je povinna uvést ve výrocní zpráve. Zákon nepožaduje, aby zároven bylo uvedeno vlastní pravidlo, nicméne uvedení informace, že je neco plneno, aniž by bylo uvedeno co, prípadne bez výpoctu kolik procent cinily ve skutecnosti náklady na správu v hodnoceném úcetním období a bez provedení srovnání, nepusobí príliš duveryhodne. · Zhodnocení základních údaju uvedených v rocní úcetní záverce o Hodnocení ekonomické situace nadace/nadacního fondu je vetšinou soucástí úvodního slova predsedy správní rady ci reditele. Vlastní pohled na údaje obsažené v úcetní záverce však muže ctenári pomoci zorientovat se predevším proto, že úcetní záverka nevýdelecných organizací neobsahuje ve výkazu zisku a ztráty porovnání s predcházejícím úcetním obdobím, je jinak strukturována než úcetní výkazy podnikatelu, ale predevším výsledek hospodarení nemusí vždy být tím hlavním údajem, který napovídá o organizaci to podstatné. · Výrok auditora doplnený o závažnejší informace ze zprávy auditora o Nejen úcetní záverka podléhá overení auditorem. Dle ustanovení § 21 odst. 3 ZoÚ podléhá overení auditorem i výrocní zpráva. Tato skutecnost znamená, že by výrok auditora uverejnený ve výrocní zpráve mel obsahovat informaci, že tato výrocní zpráva byla overena. o Dle NadZ se nezverejnuje celá zpráva auditora, ale pouze jeho výrok. Pokud však zpráva obsahuje závažnejší informace, je nadace/nadacní fond povinna uvést i tyto. Muže se napr. jednat o tzv. zduraznení skutecností, výhrady, … · Rocní úcetní záverka o Rocní úcetní záverka je prílohou výrocní zprávy. Zákon sice nestanoví, že je nedílnou prílohou, tedy její soucástí, výrocní zpráva bez úcetní záverky však ztrácí smysl. Duležité je ješte navíc podotknout, že dle ustanovení § 21a odst. 1 ZoÚ se úcetní záverka zverejnuje v rozsahu, v jakém byla sestavena, tj. vcetne prílohy k úcetní záverce. Príloha k úcetní záverce sestavené k 31.12.2005 (v souladu s §§ 29 a 30 vyhlášky c. 504/2002 Sb.) 1. Název a sídlo úcetní jednotky: (viz § 30 odst. 1 písm. a) vyhlášky a § 18 odst. 2 ZoÚ) 2. Právní forma úcetní jednotky: (viz § 30 odst. 1 písm. a) vyhlášky a § 18 odst. 2 ZoÚ) 3. Vymezení úcelu, pro který byla úcetní jednotka zrízena: (viz § 30 odst. 1 písm. a) vyhlášky a § 18 odst. 2 ZoÚ) 4. Ostatní cinnosti úcetní jednotky: (viz § 30 odst. 1 písm. a) vyhlášky) 5. Statutární orgány a zmeny provedené v úcetním období: (viz § 30 odst. 1 písm. a) vyhlášky) 6. Informace o zakladatelích: (viz § 30 odst. 1 písm. b) vyhlášky) 7. Vklady do vlastního jmení: (viz § 30 odst. 1 písm. b) vyhlášky) (povaha, výše techto vkladu a zápis vkladu do príslušného rejstríku) 8. Úcetní období za které je sestavena úcetní záverka a rozvahový den (viz § 30 odst. 1 písm. c) vyhlášky a § 18 odst. 2 ZoÚ) 9. Použité úcetní metody: (viz § 30 odst. 1 písm. c) vyhlášky a §§ 32 – 42 vyhlášky) (taktéž se zde uvede popis prípadných odchylek od techto metod s uvedením jejich vlivu na majetek a závazky, financní situaci a výsledek hospodarení úcetní jednotky) · Vymezení nákladu souvisejících s porízením dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku · Vymezení nákladu souvisejících s porízením cenných papíru a podílu, zásob a pohledávek · Ocenovací rozdíly pri uplatnení reálné hodnoty a ocenení ekvivalencí u cenných papíru a podílu · Ocenovací rozdíly pri uplatnení reálné hodnoty u zajištovacích derivátu · Ocenovací rozdíly pri uplatnení reálné hodnoty u derivátu k obchodování · Postup tvorby a použití opravných položek · Odpisování majetku · Postup tvorby a použití rezerv · Vzájemné zúctování · Metoda kursových rozdílu (vcetne uvedení použitého kursu CNB k rozvahovému dni viz § 30 odst. 1 písm. e) vyhlášky) 10. Zpusob zpracování úcetních záznamu (viz § 30 odst. 1 písm. c) vyhlášky a § 4 odst. 4, 5 ZoÚ) 11. Zpusob a místo úschovy úcetních záznamu (viz § 30 odst. 1 písm. c) vyhlášky a viz §§ 31 a 32 ZoÚ) 12. Informace o významných událostech, které nastaly mezi rozvahovým dnem a okamžikem sestavení úcetní záverky (viz § 19 odst. 5 ZoÚ a § 30 odst. 1 písm. d) vyhlášky) 13. Úcasti v obchodních spolecnostech (viz § 30 odst. 1 písm. f) vyhlášky) 14. Prehled splatných závazku pojistného na SZ, ZP a danových nedoplatku (viz § 30 odst. 1 písm. g) vyhlášky) 15. Informace o akciích a podílech (viz § 30 odst. 1 písm. h) vyhlášky) 16. Majetkové cenné papíry, vymenitelné a prioritní dluhopisy (viz § 30 odst. 1 písm. i) vyhlášky) 17. Dlužené cástky vzniklé v daném úcetním období se zbytkovou dobou splatnosti vyšší než 5 let (viz § 30 odst. 1 písm. j) vyhlášky) 18. Dluhy kryté plnohodnotnou zárukou danou úcetní jednotkou (viz § 30 odst. 1 písm. j) vyhlášky) 19. Celková výše závazku neobsažených v rozvaze (viz § 30 odst. 1 písm. k) vyhlášky) 20. Výsledek hospodarení v clenení podle hlavní a hospodárské cinnosti a pro úcely dane z príjmu (viz § 30 odst. 1 písm. l) vyhlášky) 21. Informace o zamestnancích (viz § 30 odst. 1 písm. m) vyhlášky) 22. Odmeny a funkcní požitky clenum statutárních, kontrolních nebo jiných orgánu (viz § 30 odst. 1 písm. n) vyhlášky) 23. Úcasti clenu statutárních, kontrolních a jiných orgánu a jejich rodinných príslušníku v osobách s nimiž úcetní jednotka uzavrela za vykazované úcetní období obchodní smlouvy nebo jiné smluvní vztahy (viz § 30 odst. 1 písm. o) vyhlášky) 24. Další majetková plnení clenum statutárních, kontrolních a jiných orgánu (viz § 30 odst. 1 písm. p) vyhlášky) 25. Vliv zpusobu ocenování financního majetku na výpocet zisku nebo ztráty (viz § 30 odst. 1 písm. q) vyhlášky) 26. Danové úlevy na dani z príjmu (viz § 30 odst. 1 písm. r) vyhlášky) 27. Informace o zmenách danové povinnosti bežného ci minulých úcetních období (viz § 30 odst. 1 písm. s) vyhlášky) 28. Komentár k významným položkám resp. skupinám položek rozvahy a výkazu zisku a ztráty (viz § 30 odst. 1 písm. t) vyhlášky) napr. dlouhodobé bankovní úvery, prijaté dotace 29. Prehled prijatých daru (viz § 30 odst. 1 písm. u) vyhlášky) 30. Prehled poskytnutých daru (viz § 30 odst. 1 písm. u) vyhlášky) 31. Prehled o verejných sbírkách (viz § 30 odst. 1 písm. v) vyhlášky) 32. Zpusob vyporádání výsledku hospodarení z predcházejících úcetních období (viz § 30 odst. 1 písm. w) vyhlášky) 33. Další informace dle úvahy úcetní jednotky a informace vyžadované zvl. práv. predpisy (viz § 30 odst.2 vyhlášky) – napr. pravidlo omezení nákladu souvisejících se správou nadace 34. Okamžik sestavení úcetní záverky: (viz § 18 odst. 2 ZoÚ) Sestavil:………..… ………………….. (podpisový záznam statut. orgánu)(viz § 18 odst. 2 ZoÚ) POZNÁMKA V rozvaze, výkazu zisku a ztráty není potreba uvádet nenaplnené rádky. V príloze k úcetní záverce není potreba uvádet nenaplnené body. 18. Základní informace o nadaci/nadacním fondu · sídlo nadace/nadacního fondu · kontaktní adresa · telefon, fax, e-mail, web stránky · bankovní spojení · ICO Vždy je vhodné mít výrocní zprávu preloženou do anglického jazyka. Nikdy nevíte, kdy Vás osloví bohatý zahranicní dárce... ;) Dva základní typy grafu, které lze využít ve výrocní zpráve: Sloupcový graf Historický vývoj nadacního jmení naší nadace 13 000 000 Kc 13 000 000 Kc 14 000 000 Kc 11 500 000 Kc 11 000 000 Kc 10 000 000 Kc rok 2000 rok 2001 rok 2002 rok 2003 rok 2004 rok 2005 Další príklady, kdy je vhodné použít sloupcový graf: · pocet nadacních príspevku za jednotlivé roky, · výše nadacních príspevku za jednotlivé roky, · prumerná výše nadacního príspevku za jednotlivé roky, · celková výše získaných daru za jednotlivé roky... Kruhový – kolácový graf Podporené programové oblasti v roce 2005 46% 30% 24% Vzdelávání Sociální oblast Kultura a umení Další príklady, kdy je vhodné použít kruhový graf: · rozdelení nadacních príspevku v jednotlivých regionech, · rozdelení nadacních príspevku podle príjemcu, · prehled prijatých daru od jednotlivých typu dárcu (fyzická osoba, firma, obec...)...