Co je to projekt?

Projekt ve smyslu organizace sledu nějakých (managerských) činností můžeme charakterizovat jako plán, postup nebo činnost, které jsou realizované v různých oblastech. Jedná se o aktivity, které mají dočasný charakter, kdy je pevně daný začátek a konec. Výstupem projektu je vytvoření unikátního produktu nebo služby. Zároveň platí, že projekt je dokončen v okamžiku, kdy jsou naplněny cíle a záměry investorů. Projekty též často definuje skutečnost, že jsou zaměřené na jasně specifikované cíle, jsou limitovány časem a finančními prostředky. Podstatou všech projektů je zavedení nové služby či produktu, která na trhu chybí a které budou uspokojovat konkrétní cílovou skupinu.

Zásadní jsou tedy otázky: 

• Co?
• Kdy?
• Pro koho?

Jednotlivé činnosti, aktivity, fáze projektu musí na sebe jasně navazovat a jasně směřovat ke splnění určitého vytknutého cíle, jehož dosažení vyžaduje spolupráci mezi profesemi. Zde si uvedeme přehledně charakteristické znaky projektu. Můžeme prohlásit že projekt je:

• nerutinní a jedinečný
• vede ke změně, zlepšení
• je dočasný, jasně časově ohraničený
• složený z navazujících propojených aktivit
• má jasný cíl, cílovou skupinu i projektový tým
• v týmu jsou jasně vymezené role, zodpovědnosti a pravomoci
• respektuje dlouhodobé cíle organizace, jež projekt podává

 

Projektový záměr

Jedná se de facto o první formulaci nápadu, myšlenky, kterou chceme realizovat projektem. Jde však o materiál promyšlený, kde jsme zhodnotili řadu kritérií. Podle definice ze stránek www.strukturalni-fondy.cz se jedná o konkrétní představu o budoucím projektu. "Pokud si žadatel napíše projektový záměr na papír, mělo by se jednat přibližně o dvoustránkový dokument, který podává základní informace o projektu -    cíle    projektu,   zdroje financování  ,  způsoby realizace , časový harmonogram a předp  okládané výstupy projektu." ( zdroj)

Projektový záměr, neboli též někdy projektovou fiši, je vhodné strukturovat do podoby srozumitelné pro případného externího zpracovatele projektové žádosti (dokument, který se zpracovává například v Benefit7), nebo pro dalšího spolunavrhovatele projektu. V  projektovém záměru  by se měly objevit tyto části: 

• Název projektu - jasně, stručně, výstižně
• Umístění projektu - místo, kde bude projekt realizován
• Popis projektu
• Cíle - čeho chcete projektem dosáhnout
• Očekávaný společenský efekt
• Finanční stránka projektu v hrubých obrysech
• Analýza problémů, potřeb, činností a rizik, které se váží, jsou spojeny s realizací projektu

Uvedené části se opakují i v samotné struktuře projektu, který budete případně realizovat. Je proto vhodné nastavit si a držet si strukturu od samého počátku. Na závěr je velmi důležité podotknout, že cíle, což jsou hlavní body projektu, kvůli jejich naplnění vlastně projekt realizujeme, musí být REALISTICKÉ, KONKRÉTNÍ, MĚŘITELNÉ a ČASOVĚ ROZLIŠENÉ. Platí tedy, že je tu projekt pro splnění cílů, ne uměle vymyšlené cíle, pro projekt.

 

Projektový cyklus

je celý proces od promyšlení projektového záměru, nalezení vhodného dotačního titulu a zdroje financování přes zpracování žádosti, předložení žádosti k posouzení až po konečné uskutečnění projektu, jeho konečnou administraci a vyhodnocení projektu.

Projektový cyklus má několik fází. Jejich počet se u různých autorů liší. Nejčastěji se jedná o 5 nebo 6 fází. V textu níže se budeme věnovat podrobnější variantě se šesti fázemi.

zdroj:http://www.vbcczech.cz/pool/vzor/upload/projektov%C3%BD%20cyklus.jpg

 

Projektový cyklus začíná nápadem, ten je poté rozvinut ve fázi Programování, kdy je záměr zpracován do podoby, aby mohl být představen širšímu okruhu lidí. Jedná se například o potenciální spolupracovníky v týmu, příjemce výstupů z projektu, politiky, atp.

Ve fázi Identifikace je na místě provést důkladnou analýzu situace v místě, kde se bude projekt realizovat. Je potřeba zjistit, z jakých zdrojů bude projekt realizován - provést dotační audit plus další zdroje. V tomto bodě je rovněž potřeba důkladně prostudovat veškeré náležitosti k dotačnímu titulu, který byl zvolen, zvážit, zda je žadatel chopen splnit všechny požadované podmínky. Pokud je váš projektový záměr slučitelný s programem, titulem ze kterého žádáte o podporu, můžete jej rozvést do podoby projektové žádosti. Nutně musíte analyzovat cílové skupiny a ověřit si, zda výstupy přinášejí skutečně zlepšení.

Formulace - v této fázi se rozpracovává záměr v konkrétních parametrech zvoleného dotačního titulu. Zvažují se finanční i personální kapacity předkladatele, manažerské zajištění. Poměrně často se v této fázi přehodnocují cíle, výstupy a cílové skupiny. Při bližším seznámení se s podmínkami dotačního titulu totiž často zjistíte, že podmínky z nejrůznějších důvodů nenaplňujete, že vaše cíle jsou těžko dosažitelné. Plánovat projekt v této fázi znamená posoudit jeho rozsah, rozpočet, aktivity, načrtnout jeho časový plán a personální obsazení týmu. V této fázi se zároveň promýšlejí všechna rizika a nástrahy, které mohou v budoucnu nastat. Připravují se variantní řešení. Cílem je tedy potvrdit proveditelnost, udržitelnost a smysluplnost projektu v různých podmínkách. Precizně připravený projekt vám v budoucnu ušetří mnoho času a starostí.

Financování - každý projekt, který se uchází o podporu by měl mít zajištěno financování, alespoň částečně, z vlastních zdrojů. To pro případ, že dotaci neobdrží v plné míře. Dvojnásob to platí u projektů, které jsou propláceny až po vlastní realizaci. Je potřeba zvážit, zda realizace projektu nenaruší cash flow organizace, která projekt realizuje. S evropskými penězi ale umí dobře pracovat i komerční banky a proto nabízej celou řadu služeb a produktů pro zafinancování přechodného období než obdržíte dotaci, nebo i pomůžou s tvorbou projektové žádosti.

Implementace - v této fázi je projekt skutečně realizován. Postupujete podle schváleného plánu - harmonogramu v projektové žádosti. Projekt je pravidelně kontrolován formou monitorovacích zpráv a případné nedostatky a problémy jsou operativně řešeny. Vždy je potřeba odstranit všechny nedostatky do podoby, kdy správce dotace s připomínkami vysloví souhlas.

Vyhodnocení - jedná se o závěrečnou fázi projektového cyklu, kdy je zjišťováno a hodnoceno, jaké jsou konkrétní dopady projektu s jím vytyčenými cíly. Zjišťuje se, zda a jak byly cíle naplněny. Závěrečné monitorování poskytovatelem uzavírá projekt.

 

Projektový cyklus je tedy proces, kdy jedna fáze přechází plynule v druhou, generuje pro ni podklady a posouvá tak projekt k jeho úspěšné realizaci. Je to řízené rozfázování, obecný vzorec, jak projekt řídit a co v který čas dělat.

V rámci projektového cyklu se používají doplňkové analytické metody jako například SWOT analýza nebo Matice logických vazeb (Logframe).